Samverkan Gymnasieskola Genomförande av gemensamt web-baserat intagningssystem Framtagen av Giltig från Dokumentnamn / Reg. Nr.

Transkript

1 1 (7) Innehåll Sammanfattande analys Bakgrund och syfte Analysfasen Informationsträffar Förvaltningschefsträffar Projektgrupp Beslutsfasen Beslut angående samverkan Tekniska beslut IT-träff 14 juni Preliminära kostnader förvaltningschefsträff 20 augusti Genomförandefasen Projektgrupp Upptaktsmöte samt SYV-info 9 och 10 september Utbildning intagningskanslister Utbildning SYV 30/11 (samt 1/12) Friskolor eller ej? IT-träff 26 oktober Uppsättning och drift av teknisk miljö Tankar för framtiden Struktur på utbildningsvägar/val Samverkan mellan utbildningsvägar Samverkan mellan ProCapita och Dexter Förbättrad adress till inloggningssida Systemmässiga förbättringar Bilagor...7 Sammanfattande analys I skrivande stund, några veckor innan systemet ska börja användas av elever, känns det bra. Samtliga elever inom Entreprenörsregionen kommer att ha möjlighet att göra sin ansökan till gymnasieskolan HT05 via nternet. Resan dit har varit lång, med många inblandade och många aktiviteter. Införandet har lett till ibland hetsiga diskussioner kring huruvida utbildningsvägar på friskolor ska finnas med i systemet. Några intagningskanslister känner fortfarande osäkerhet, men utifrån sett (= min åsikt) ser det bra ut. Att samverka kring systemet har ibland lett till att en kommun måste göra avkall på sina önskemål (t ex formulering på individuella val). Jag tror att samtliga känner ett stöd av att ha flera kommuner runt omkring sig att diskutera med. Det har varit enormt värdefullt att ha erfarenheter från kommuner som redan använder systemet, i detta fall Halmstad, som mycket välvilligt har delat med sig av sitt kunnande och sina erfarenheter. Huvudmålet att få igång web-baserat intagningssystem i samtliga kommuner kommer att uppnås. Inför kommande år finns det säkerligen förbättringsmöjligheter, både systemmässiga och samverkansmässiga. 1. Bakgrund och syfte I projektbeskrivningen för Projekt Gymnasiesamverkan identifierades ett av projektets huvudmål som: Analysera och införa Internetbaserat ansökningsförfarande med samordning av hela E-regionens utbud Innan Projekt Gymnasiesamverkan hade två av regionens tio kommuner, Ljungby och Halmstad, system för web-baserat intagningssystem i respektive kommun. Ljungby använder ProCapita (TietoEnator) och Halmstad använder Dexter (IST) och bägge kommunerna hade gjort en intagning (HT03) och höll på att förbereda sin andra (inför HT04). Detta dokument syftar till att sammanfatta vilka aktiviteter som har genomförts inom Entreprenörsregionen och vad resultatet har blivit. På slutet sammanfattas också tankar och rekommendationer för den fortsatta samverkan.

2 2 (7) 2. Analysfasen 2.1. Informationsträffar 18 november Om Dexter, Halmstad Anita Abelid demonstrerade Halmstads lösning. Säljare från IST deltog och presenterade systemet och företaget. Sara Palm berättade om Projekt Gymnasiesamverkan och Entreprenörsregionen. Mötet var välbesökt, både intag och SYV och även ett antal från IT. På vissa håll uttrycktes att det blev väl mycket säljsnack, och att utrymmet för diskussioner inom gruppen skulle ha varit större. Positivt att deltagare från Ljungby var med, då vi kunde ha viss jämförelse mellan systemen. Så här i efterhand kan jag känna att detta möte kom väl tidigt efter att jag tillträtt, och att det hade kunnat bli bättre om jag haft möjlighet att sätta in mig i frågan först innan vi hade ett stort informationsmöte. 19 januari 2004 Om ProCapita, Ljungby Vivi Tisjö och Lars-Erik Hansson demonstrerade Ljungbys lösning. Det var färre deltagare än i Halmstad, men vi hade möjlighet att diskutera mer och kunna jämföra de bägge systemen. 10 mars 2004 Om Dexter för SYV, Bor (Värnamo kommun) Annika Nilsson, Studie- och yrkesvägledare från Halmstad, demonstrerade Dexter. En representant från Studie- och yrkesvägledarna i GGVV kontaktade mig och undrade om vi inte kunde ha en informationsträff med fokus på SYV. Jag kontaktade Halmstad för att se om någon SYV som hade erfarenhet från systemet kunde delge sina erfarenheter. Samtliga kommuner inom regionen bjöds in, men förutom GGVV nappade bara Hylte på inbjudan. Det blev många bra diskussioner kring systemet och dess användning. Under mötet kunde även erfarenheter på andra områden, SYV:are emellan, diskuteras, t ex databas för PRAO-platser Förvaltningschefsträffar Under våren hade vi två träffar för förvaltningscheferna där samverkan kring web-baserat intagningssystem var ett av huvudämnena på agendan. Även på sensommarens träff i augusti fortsatte diskussionerna. 16 januari, Halmstad Vid det första tillfället framkom att samtliga kommuner var fortsatt intresserade att diskutera möjlig samverkan, samtidigt som det framkom tydligt att både Ljungby och Halmstad avsåg att behålla sina system. Både Ljungby och Halmstad uttalade dock att man dels ställer sina resurser och erfarenheter till förfogande, och att man gärna diskuterar samverkan om exempelvis presentation av utbildningar på web-sida etc. Slutsatsen var alltså att övriga kommuner har att ta ställning till samverkan systemmässigt med Ljungby eller Halmstad. 19 mars, Ljungby Inför detta möte hade Sara gjort en sammanställning över de bägge systemen samt med en ansats att utvärdera olika möjliga alternativ. För att kunna fördjupa denna analys och komma fram till ett bättre beslutsunderlag beslöts att tillsätta en projektgrupp bestående av Lars-Erik Hansson från Ljungby, Anita Abelid från Halmstad samt Sara Palm som sammankallande.

3 3 (7) 2.3. Projektgrupp På uppdrag av förvaltningscheferna bildas en projektgrupp. Förutom Lars-Erik och Anita kopplas Ulf Isacson, IT-strateg från Halmstad in. Bilagor: Projektbeskrivning Samverkan Intagningssystem Samverkan Intagning Underlag Underlaget distribueras per e-post till förvaltningscheferna inom regionen. 3. Beslutsfasen 7 kommuner (Vaggeryd, Värnamo, Gnosjö, Gislaved, Älmhult, Markaryd, Laholm) behövde fatta beslut om man ville deltaga i samverkan, med vilken kommun/leverantör, samt vilken servicegrad (om man önskar sköta administrationen lokalt, eller om man vill köpa tjänsterna helt eller delvis från värdkommunen). Hylte samverkar redan med Halmstad Beslut angående samverkan Målsättningen var att beslut skulle fattas under maj månad. Ett par kommuner önskade vänta till juni, då man valt att föra upp beslutet till respektive nämnd. Beslut meddelades enligt plan per e-post till Sara Palm av 6 kommuner. Laholm meddelade sitt slutgiltiga besked i september. Samtliga kommuner valde att samverka med Halmstad (eftersom man har IST som leverantör till övriga program inom elevadministration) samt att ha maximal lokal administration Tekniska beslut IT-träff 14 juni Som ett led i beslutsfasen var det ett antal frågor av mer teknisk karaktär som behövde diskuteras och beslutas, exempelvis uppkoppling mot den gemensamma databasen. Till denna träff bjöds IT-ansvariga in. IST deltog med teknisk personal, blivande projektledare samt säljare. 4 av 7 aktuella kommuner deltog och diskussionerna blev mycket bra. Slutsatsen för hur uppkopplingen ska ske blev naturlig för samtliga närvarande. Så här i efterhand önskar jag att vi bättre hade försäkrat oss att inbjudan även gått ut till respektive skolas IT-tekniker, som ett led i förankringsprocessen. Minnesanteckningar IT-träff 14 juni 3.3. Preliminära kostnader förvaltningschefsträff 20 augusti Till förvaltningschefsträffen i augusti förmedlades ett preliminärt kostnadsunderlag. Under mötet beslutades även att projektet kommer att ta eventuella driftskostnader som uppstår under hösten Debitering till respektive kommun kommer alltså att ske först De preliminära kostnaderna ansågs rimliga. Markaryd meddelade att man uppskattade att en del av kostnaden fördelades efter kommunstorlek. Under mötet kom önskemål fram att kostnaderna ska debiteras kvartalsvis. Inför den första debiteringen kommer avtal att skrivas mellan Halmstad och respektive kommun, då även slutgiltiga kostnader för 2005 fastställs. Under detta möte diskuterades även hur man ska ställa sig till information om friskolor. I Halmstad har man valt att informera om vilka utbildningar som finns inom den egna kommunen (dvs utbildningarna finns med i Dexter), men inte att länka vidare till respektive friskolas hemsida. På Halmstads egen hemsida (Utbildningsförvaltningen) nämns även friskolorna, utan vidare länkar. Närvarande förvaltningschefer diskuterade att det känns rimligt att ansluta sig till den princip man valt att använda i Halmstad.

4 4 (7) 4. Genomförandefasen 4.1. Projektgrupp För genomförandet bildades, på förslag från IST, en projektgrupp. Denna grupp bestod av: Pia Kruse, projektledare IST Sara Palm, projektledare Entreprenörsregionen Anita Abelid, Halmstad Ulf Isacson/Charlotte Fredin, Halmstad Projektgruppen sammanstrålade den 26 augusti och diskuterade projektplan m m. Därefter skedde kontakterna mer informellt, exempelvis i samband med utbildningstillfällen. De informella kontaktytorna fungerade eftersom samarbete mellan Halmstad och IST redan fanns, och då samma personer hade kontakt i andra sammanhang (exempelvis IST och Halmstad i frågor kring Dexter för barnomsorg). Projektplan ingår i dokumentet Implementeringsmatris för Dexter för Upptaktsmöte samt SYV-info 9 och 10 september Pia Kruse från IST gick igenom förutsättningar och en frågelista med punkter att utreda inför gemensam drift. Intagningsenheterna samt en SYV-representant från respektive kommun var inbjudna. I direkt anslutning till mötet den 9/9 i Värnamo bjöds samtliga SYV in till en tvåtimmars information. Den senare informationen erbjöds även dagen efter i Älmhult. Under denna dag, särskilt upptaktsmötet, var det mycket information, och det var tur att det dokumenterades, för en del har nog fallit i glömska. Från Värnamo framkom önskemål att samtliga SYV kunde vara med även på upptaktsmötet, vilket gick att ordna och upplevdes positivt. På SYV-informationen kom diskussionen kring vilka utbildningar som skall vara med upp. Helst skulle man se att samtliga riksrekryterande utbildningar samt friskolor i landet fanns med. Att genomföra detta praktiskt är dock i princip omöjligt, då varje utbildning kräver manuellt underhåll. I Halmstad har man resonerat som så att man tar med de utbildningar som man av erfarenhet vet efterfrågas av eleverna, allt i syfte att underlätta för elevens val. Kommentarer om att det är oetiskt att intagningskanslisterna bestämmer vilka utbildningar som ska vara med framkom. Sara lovade att nämna denna diskussion, för att uppmärksamma skolledningarna på frågan, på kommande skolledarträff (16/9). Bilagor Minnesanteckningar Dexter 9 och 10 september Att utreda inför drift i gemensamt system

5 5 (7) 4.3. Utbildning intagningskanslister Två tillfällen för utbildning av intagningskanslisterna var planerade 6/10 resp 26/10 med Pia Kruse från IST som lärare. Dock framkom önskemål om ytterligare träffar, varför ytterligare två genomfördes under hösten. Jag tycker att det är positivt att det framkom ytterligare önskemål på träffar, för det innebär att man sett det som givande att träffas och diskutera de gemensamma frågorna. Vid det första extra tillfället deltog Pia Kruse från IST andra hälften av dagen, men man klarade sig själv den första delen. Vid det andra tillfället var ingen utomstående med, dvs att man använder varandras kompetens istället för att behöva lita på utomstående, vilket jag upplever mycket positivt inför framtiden. Vid ett av de planerade tillfällena kunde två kommuner inte deltaga. För att kompensera detta ordnades ytterligare en träff där Anita från Halmstad kunde stötta de andra två. Detta är ytterligare ett bevis på fördelen av att samverka kring ett system då intagningskanslister ofta är ensamma i sin kommun blir det en fördel av att känna sina kollegor i de närliggande kommunerna Utbildning SYV 30/11 (samt 1/12) En halvdags utbildning (som erbjöds vid två tillfällen) som hölls av Pia Kruse. Annika Nilsson, SYV från Halmstad samt Britt-Marie Einarsson, intagningskanslist från Gislaved, deltog också för att kunna svara på frågor och överlappa mellan SYV och intag. Eftersom ett par personer tidigt meddelade att man inte hade möjlighet att närvara den 30/11 anordnades ett uppsamlingsheat den 1/12 med Annika Nilsson, SYV från Halmstad, som instruktör. Jag var inte med på dessa tillfällen men har kommunicerat med Pia, Annika och Britt-Marie angående kommentarer. Samtliga tyckte att det gick bra, och att de deltagande studie- och yrkesvägledarna lämnade respektive möte med en känsla av att de vet vad som förväntas av dem. Frågor kring vilka utbildningsvägar som ska vara med kvarstår (se tidigare kommentar från 9 och 10 september). Deltagare Dexter utbildning intag och SYV 4.5. Friskolor eller ej? Som tidigare nämnts har frågan om vilka utbildningsvägar som ska finnas med i registret diskuterats, framförallt huruvida friskolor ska finnas med eller ej. Frågan aktualiserades i Värnamo kommun där förvaltningschefen blivit uppvaktad av John Bauer gymnasiet inom kommunen. För övriga kommuner inom regionen är det bara Halmstad och Ljungby som har friskolor inom kommunens gränser. Förvaltningschefen i Värnamo (med stöd från Gnosjö och Gislaved) beslöt att John Bauer ska vara med i registret, fast utan vidare länkar, dvs samma princip som använts i Halmstad. Det kändes rätt att förvaltningschefen fattade beslut när det fanns olika åsikter kring vilka utbildningsvägar som skulle vara med i registret. En lärdom är att jag borde ha tydliggjort behovet av ett formellt beslut i ett tidigare läge. Frågan hade ju diskuterats i olika forum, och diskuterades säkerligen på hemmaplan mellan träffarna för intagningskanslisterna, men det saknades en genomgripande diskussion på rätt nivå, där konsekvenserna av respektive variant belystes korrekt.

6 6 (7) 4.6. IT-träff 26 oktober Inbjudan till en halvdagsträff i samband med ett utbildningstillfälle av intagningskanslister. Syftet var bland annat att upprätta kanaler för framtida information kring driften av Dexter/Extens/Citrix. Träffen anordnades på initiativ från IT-tekniker i Vaggeryd, som har haft mindre goda erfarenheter av samverkan i andra sammanhang. Tyvärr kom bara representanter från Vaggeryd och Gislaved (samt Halmstad) vilket givetvis var en besvikelse. Dock upplevde jag att diskussionerna på mötet var mycket bra, då erfarenheter från olika kommuner gällande exempelvis Citrix gjorde att vi kunde lära av varandra. Minnesanteckningar IT träff 26 oktober 4.7. Uppsättning och drift av teknisk miljö Inköp av nödvändig utrustning samt uppsättning har skett av Halmstad kommuns IT-Service. Sammanhållande länk i planeringen var Ulf Isacson från Utbildningsförvaltningen. Sammanhållande länk i uppsättningen och driften var Charlotte Fredin (systemansvarig Extens) från Barn- och utbildningsförvaltningen i Halmstad. Extens och Dexter Halmstad använde ju redan Extens och Dexter varför erfarenheter och kunnande redan fanns. Under hösten har det varit ett större planerat driftstopp för uppdatering (från IST). Extens uppdateringen gick fort medan Dexter tog två dagar. Citrix För att övriga kommuner skulle kunna koppla upp sig mot den gemensamma databasen införskaffades en s k Citrix-server, samt Citrix-klienter. Halmstad kommun hade begränsad erfarenhet av denna teknik. Driftstarten blev krångligare än vad som var tänkt, och intagningskanslisterna fick inte tillgång till funktionaliteten förrän ett par veckor senare än planerat. Nu i december kommer ytterligare justeringar genomföras vilket innebär upp till en dags ytterligare driftstopp. Vissa intagningskanslister har upplevt driftstoppen och förseningen som hinder. Min åsikt är att det framförallt är osäkerheten (vilket är fullt normalt) kring allt det nya som har varit mest negativt. Planerade driftstopp är en nödvändighet. Däremot är det olyckligt att installationen och driftproblemen kring Citrix uppkommit, men jag upplever att detta har varit initiala problem som numera är lösta. 5. Tankar för framtiden 5.1. Struktur på utbildningsvägar/val Under höstens arbete med att lägga in utbildningsvägarna har det varit slående hur olika man bygger upp utbildningsvägarna i respektive kommun. Exempelvis använder någon kommun flera individuella val istället för språkval etc. Någon kommun erbjuder specialutformat program med i princip innehåll som en annan kommun erbjuder som inriktning på nationellt program. Här finns möjlighet att se och lära av varandra Samverkan mellan utbildningsvägar Genom att ha utbildningarna i samma system, samt göra gemensamma intagningskörningar, finns ett underlag för att diskutera vad som styr elevernas val, och att exempelvis undvika att samma specialiseringar erbjuds i närliggande kommuner.

7 7 (7) 5.3. Samverkan mellan ProCapita och Dexter Under hösten har all kraft lagts på att få igång Dexter, varför diskussionerna och erfarenhetsutbytet med Ljungby som använder ett annat system har uteblivit. Jag tror att dels finns mycket att lära av varandra i själva hanteringen av respektive system, och dels borde finnas möjligheter att samverka mer tekniskt, exempelvis samköra intagningarna, vilket exempelvis skulle underlätta intagning av elever över kommungränserna Förbättrad adress till inloggningssida I dagsläget når eleverna inloggningssidan via länkar från respektive kommuns hemsida (eller via Entreprenörsregionens hemsida). Ett önskemål har varit att förenkla detta, exempelvis med en lätt webadress att skriva in (t ex Detta bör undersökas inför kommande år Systemmässiga förbättringar Under arbetets gång har ett antal brister och/eller möjliga systemmässiga förbättringar identifierats. Genom att vara flera kommuner i samverkan blir påverkansmöjligheten mot leverantören (i detta fall IST) större. Jag har uppfattat det som att vi har haft möjlighet att föra fram dessa till IST, att flertalet tas i beaktande inför kommande utveckling av systemet. Dock finns det fortfarande önskemål som ej har genomförts, t ex förtydliga layout på inloggningssidan. 6. Bilagor Projektbeskrivning Samverkan Intagningssystem System för web-baserad intagning samverkansmöjligheter (filnamn: samverkan intagning underlag) Minnesanteckningar IT-träff 14 juni Implementeringsmatris för Dexter för 2004 (excel) Minnesanteckningar Dexter 9 och 10 september Att utreda inför drift i gemensamt system (excel) Deltagare Dexter utbildning intag och SYV Minnesanteckningar IT träff 26 oktober Dessa bilagor kan rekvireras från Utbildningskoordinator Sara Palm på angiven mailadress