Körinstruktioner. DSM Microsoft Dynamics Nav (inkl. Navigationsfönstret)

Transkript

1 DSM Microsoft Dynamics Nav (inkl. Navigationsfönstret)

2 Innehållsförteckning: 1.0 Inledning Illustrationsförklaring Programfönstret Generellt Mus eller tangentbord Markören Verktygstips Hjälp Aktivering av hjälp Hjälpfönstret Generella funktioner Funktioner som kan utföras med F-tangenter Andra funktioner Sökverktyg Sök- och filterkriterier Navigationsrutan Kategorier Hoppa mellan kategoriknapparna Anpassning av kategoriknapparna (kategorierna) Underrubriker Inställning av navigationsrutan Användning av Genvägar Redigering av 'Genvägar' Fönster Kortbaserade arbetsfönster Kolumn-/radbaserade arbetsfönster Anpassning av kolumn-/radbaserade arbetsfönster Kombination av kort- och kolumn-/radbaserade arbetsfönster Funktioner i menyraden Menyn Arkiv Menyn Redigera Menyn Visa Menyn Verktyg Menyn Fönster Menyn Hjälp Funktioner i verktygsfältet Att ange datum Generella Windowsfunktioner Funktioner som kan utföras med Windows-tangenten Sida 2 av 35

3 1.0 Inledning Filen innehåller de vanliga körreglerna som gäller i stort sett hela Navision. Vi vill poängtera att det är möjligt att utföra nästan alla funktioner utan att behöva använda sig av musen, utan istället använda kortkommandon. Dessa funktioner finns beskrivna härunder i enkla punkter. 1.1 Illustrationsförklaring Följande illustrationer används i detta material: (ALT+F5) Tangenter och tangentkombinationer är placerade inom parantes. Menypunkt Menypunkt med undermeny Alt Alt - tangenten Esc Esc - tangenten Shift - tangenten Ctrl Ctrl - tangenten Retur Pil - tangenterna Retur - tangenterna Sida 3 av 35

4 2.0 Programfönstret När du arbetar i Navision arbetar du i fönster. Det finns ett fönster som alltid är öppet och ligger bakom alla andra fönster det heter programfönstret och visas automatiskt när programmet startas. Titellinje Menyraden Verktygsfält Tomt arbetsområde Statuslinje Titellinjen Först på raden visas namnet på ett eventuellt valt bokslut (regnskab?) efterföljt av namnet på programmet "Microsoft Dynamics NAV". Menyraden Visar funktionsmenyerna (vilka beskrivs närmre under punkt 8.0). Verktygsfältet Arbetsområdet Statuslinjen Här finns ett antal ikoner som används för att snabbt välja de mest använda funktionerna. Ikonerna finns under de punkter i det material där den beskrivna funktionen också kan utföras via ikonen. (!) Alla andra fönster i Navision visas i det här området. Visar olika statusinformationer. På den vänstra sidan visas det fullständiga namnet på det aktiva fältet. På den högra sidan visas: - arbetsdatumet - vilket användar-id som används - om det ligger ett filter på informationen - om du håller på att skapa (t.ex. ett nytt konto) - om det arbetas i Infoga eller Överskriv tillstånd (?). Sida 4 av 35

5 3.0 Generellt 3.1 Mus eller tangentbord Det är möjligt att arbeta nästan 100% utan mus och komma runt (?) i Navision nästan uteslutande med hjälp av kortkommandon. Kortkommandona är närmare beskrivna under punkt 5.0, samt under de punkter i detta material som också kan utföras via kortkommandon. 3.2 Markören Markören ser olika ut på skärmen beroende på vad du pekar på med musen eller vilken uppgift du utför. Tre av de viktigaste utseendena markören har är följande: När programmet jobbar och du inte samtidigt kan göra någonting annat på skärmen ser markören ut som ett timglas. När du står i ett textfält ser markören ut som en textmarkör ett lodrätt streck. 3.3 Verktygstips Normalt ser markören ut som en vänsterpekande pil. Med pilen kan du utpeka (?), välja eller aktivera olika element på skärmen genom att klicka eller dubbelklicka på dem. I alla fönster i Navision kan du snabbt se vilken funktion, etc. (?) ett fält eller en knapp i verktygsfältet representerar. Om du till exempel håller pilmarkören över en knapp i verktygsfältet (i ca en sekund), visas ett så kallat verktygstips. I exemplet nedan står det Sök (CTRL+F) i den lilla textboxen. Sida 5 av 35

6 4.0 Hjälp I Navision finns det tillgång till hjälpfunktionen överallt. Det är både möjligt att få hjälp (förklaring) till exakt det fält du står i och att få mer generell hjälp (information) till det arbetsfönster du har aktivt. Dessutom är det också möjligt at söka i hjälpfönstret om det är ett bestämt ämne du önskar få hjälp med (information om). 4.1 Aktivering av hjälp Det finns följande sätt att aktivera hjälpfunktionen på: F1 Du kan aktivera hjälpfunktionen överalt i Navision genom att tycka på (F1). Hjälpfönstret visas på skärmen med information om det ställe i Navision du står. Lokal hjälp. Du kan klicka på denna ikon överst till höger i verktygsfältet (Lokal hjälp). När du klickar på ikonen tar pekaren form som ett frågetecken. Nu kan du klicka på fältet i arbetsfönstret som du vill ha hjälp med så visas hjälpfönstret med information om det önskade fältet. Hjälp Du kan välja funktionen hjälp via funktionsmenyn Hjälp överst på skärmen. Dessa hjälpfunktioner finns beskrivna under punkt 8.6. Du kan tycka på knappen Hjälp som finns nederst i det aktiva arbetsfönstret så visas information om det aktiva arbetsfönstret. Sida 6 av 35

7 4.2 Hjälpfönstret Det hjälpfönster som visas är detsamma oavsett vilken av ovanstående funktioner du använder. Hjälpfönstret ser ut såhär: Dölj: Vid användning av denna funktion döljs vänster sida av hjälpfönstret. Tillbaka / Framåt: Vid användning av denna funktion kan du hoppa fram och tillbaka mellan sidor du visat. Startsida: Vid användning av denna funktion framkommer startsidan i hjälpfönstret. Skriv ut: Vid användning av denna funktion kan du skriva ut den aktuella informationen. Alternativ: Vid användning av denna funktion har du möjlighet att ändra hjälpinställningarna. Vänstersidan: På vänster sida av hjälpfönstret finns där 4 flikar med Innehåll, Index, Sök samt Favoriter. Här kan du söka efter det ämne eller den funktion du önskar få hjälp med. Högersidan: På höger sidan av hjälpfönstret står hjälptexten till det valda ämnet/den valda funktionen. Sida 7 av 35

8 5.0 Generella funktioner Som nämnt under punkt 3.1, är det möjligt att använda kortkommandon i stället för mus till att utföra nästan alla funktioner i Navision. Följade avsnitt visar de vanligaste generella funktionerna, som kan användas i hela Navision. I de flesta generella funktioner finns det möjlighet att antingen välja en ikon, en text eller liknande med musen, ELLER att använda tangenterna. 5.1 Funktioner som kan utföras med F-tangenter Hjälp Redigera F1 F2 Hjälprutan visas på skärmen om du tycker på (F1) eller på knappen. Om inte det ämne du vill ha information om visas kan du använda sökverktyget på fliken Sök hjälprutan. Ger dig möjlighet att redigera/ändra det markerade fält du står i. Första gången du trycker (F2) ställer markören sig först i fältet, andra gången ställer den sig sist i fältet. Infoga F3 Infogar / skapar en ny rad (för exempelvis ett nytt kort, ny faktura osv.). Ta bort F4 Tar bort en rad, ett kort, en leverantör osv. (Det kan inträffa en kontroll som vill förhindra en borttagning.) Lista F5 Om du står i ett fält med följande pilknapp kan du trycka (F5) så får du en lista över de redan skapade leverantörerna, fakturorna osv. Rullmeny Tabell F6 Om du står i ett fält med följande pilknapp kan du trycka (F6) så får du fram en liten rullmeny med de aktuella valmöjligheterna. eller Om du står i ett fält med följande pilknapp kan du trycka (F6), så kommer en tabell med de aktuella valmöjligheterna fram. Filter F7 Fältfilter. När du väljer denna funktion visas en ruta på skärmen, i vilken du kan skriva de fältvärden du vill filtrera efter. OBS: du kan endast filtrera på innehållet i den kolumn du står i. Kopiera Meny F8 F10 När du står på ett fält i en tabell och trycker på (F8) så kopierar du automatisk innehållet i fältet ovanför i samma kolumn, ner i det fält där du befinner dig. Hoppar till Menyraden. Sida 8 av 35

9 5.2 Andra funktioner Hoppa ur fönstret Ecs Tryck på (Ecs) för att stänga det aktuella fönstret. Aktivera meny- och funktionsknappar UTAN mus Alt + Bokstav När det finns en knapp med text kan du trycka på (ALT) + den bokstav som är understruken (som 'K' i 'Kund' - ). Information om det aktuella fältet + F2 När det finns en knapp som ser ut som följande på högersidan av ett fält kan du trycka (SHIFT + F2) så visas information om det aktuella fältet. 5.3 Sökverktyg Du kan använda olika sök- och filtreringsverktyg i Navision. Under punkt 5.4 beskrivs möjligheterna du har för att skapa sök-/filterkriterier. Fältfilter F7 När du väljer denna funktion visas en ruta på skärmen, i vilken du kan skriva de fältvärden du vill filtrera efter. OBS!! du kan endast filtrera på innehållet i den kolumn du står i. Tabellfilter Ctrl + F7 Vid användning av detta verktyg kan du definiera ett tabellfilter. - Ställ dig i den kolumn du önskar att använda verktyget i, välj den funktion som visas till vänster, - Definiera vad du önskar se i rutan som kommer fram på skärmen. Exempelvis från leverantörsnummer ett till tusen (skriv ), - Tryck på OK. Sida 9 av 35

10 FlowFilter + F7 Vid användning av detta verktyg kan du definiera ett FlowFilter. - Välj funktionen som visas till vänster, - Definiera vad du önskar se i rutan som kommer fram på skärmen. Om du till exempel vill se bogförda posteringar i perioden från den 1 januari 2004 till den 30 juni 2004, så skriv Datumfilter = , - Tryck på OK. OBS!! Om det önskas filtrering på ett speciellt tabellintervall, t.ex. kontonummer 1 till 1000, så ska det anges i fältfiltret eller tabellfiltret. Sökning Ctrl + F Med detta verktyg kan du söka i kolumnen du står i. - Ställ dig i den önskade kolumnen i tabellen, - Välj funktionen som visas till vänster. Det kommer nu fram en ruta på skärmen. - Skriv vad du söker efter i det vita fältet och tryck Retur. - Du kommer nu automatiskt till den första raden i tabellen med det innehåll du sökte på. Finns det flera fält i tabellen med samma innehåll, och du inte kom till den önskade raden, kan du trycka på Hitta Nästa -knappen i rutan så kommer du automatiskt vidare till den nästa osv. osv. - När du har hittat den önskade raden så tryck på Stäng -knappen i rutan. Sida 10 av 35

11 5.4 Sök- och filterkriterier Det finns många ställen där det går snabbt att hitta önskad information via sökverktygen. Till exempel; om du står i Leverantörstabellen och du ska hitta en bestämd leverantör, så kan du snabbt och enkelt hitta den önskade leverantören genom att söka på t.ex. nummer eller namn. Du kan också ha användning för att söka på en post, datum, period, bilagenummer osv. Uppsättning av filter, definitioner och kriterier kan också användas vid rapportutskrift för att avgränsa de data som kommer ut på rapporten. Exempelvis endast en leverantör, ett konto, ett datum eller en period osv. Sökkriterierna ska ställas in enligt följande principer: Betydelse Exempel Beskrivning/resultat Lika med Intervall 377 Avd Endast värde 377 Endast avd. 1 Intervallet mellan 5 och 100 Allt som ligger föra den 1 januari 2001 Antingen eller Endast fält som har värde 1200 eller 1300 Både och <2000&>1000 Endast fält som är mindre än 2000 och större än 1000 (tecken & kan inte användas ensamt) Skiljt från < >0 Alla tal utom 0 Större än >1200 Alla tal som är större än 1200 Större än eller lika med > =1200 Alla tal som är större än eller lika med 1200 Mindre än <1200 Alla tal som är mindre än 1200 Mindre än eller lika med < =1200 Alla tal som är mindre än eller lika med 1200 Okända tecken *A/S* Alla texter som innehåller A/S Okända tecken *A/S Alla texter som slutar med A/S Okända tecken A/S* Alla texter som startar med A/S Ett okänt tecken Hans?n Alla ord som t.ex. Hansen, Hanson osv. Söker oberoende av stora och små Texter som FIRMA, Firma, firma Sida 11 av 35

12 6.0 Navigationsrutan Navigationsrutan visas automatisk om den var aktiv via (Alt+F1) då du sist stängde programmet. Det sist använda företaget kommer också att bli det aktiva. Allt arbete med företaget utgår från Navigationsrutan. Navigationsrutan kan visas/döljas via (ALT+F1). Navigationsrutan är indelad i två huvudområden: - Kategorier (kategoriknappar) - Underrubriker (för vald kategori) Navigationsruta Underrubriker Kategorier Sida 12 av 35

13 6.1 Kategorier Hoppa mellan kategoriknapparna Panelen är indelad i områden som är relaterade till arbetsområdena. Vart område kan väljas via (Ctrl+Nummer), där Nummer är det nr. i raden där ämnet befinner sig, räknat från ovan (i ovanstående exempel är nr. 4, och kan väljas via (Ctrl+4)). När en kategori väljs kommer underrubrikerna som hör till kategorin att visas. Det kan finnas samma underrubrik eller program på flera ställen. Till exempel Kundkort finns på flera olika kategorier Anpassning av kategoriknapparna (kategorierna) Varje kategoriknapp kan döljas/visas samt flyttas upp/ner högerklicka med musen på den kategoriknapp som du vill ta itu med och anpassa kategorin för dina nuvarande behov (till detta finns det inget kortkommando). Via regleringslinjen ( ) mellan kategorin och underrubriken kan du, genom att dra musen, ge mer eller mindre plats till varje område. Om det finns fler kategoriknappar än du ger utrymme till med regleringslinjen, kan du hitta dem på ett av följande sätt: (Shift + Alt + Pil upp/ned) - kategoriknapparna flyttar sig upp/ned, men du stannar i samma kategori (Ctrl + Alt + Pil upp/ned) - du växlar mellan de olika kategorierna Pil upp/ned ( ) Som du kan se kommer den översta och/eller nedersta kategorin vara markerad med en liten trekantspil för att visa att det finns fler kategorier över/under ( / ). Har du tidigare valt att dölja en eller flera av kategoriknapparna och nu vill ha fram dem igen, kan du högerklicka med musen på en slumpmässigt vald kategoriknapp och välja Visa Då kommer det fram ett arbetsfönster där du kan sätta en bock för vilka kategorier du vill aktivera igen. Tryck på OK så kommer kategorin/-erna du valt fram på den eller de platser i raden där de låg innan de blev dolda. Via området finns det också möjlighet att konstruera din helt egna kategoriknapp för genvägar förmodligen i förhållande till vilka områden/uppgifter som är relevanta för ditt dagliga arbete (se punkt 6.4). Sida 13 av 35

14 6.2 Underrubriker Mest av allt liknar underrubriksområdet det du känner till från Utforskaren. Du kan flytta dig upp/ned i mappstrukturen via (PIL-UPP)/(PIL-NED) och underrubrikerna (mapparna) kan fällas ut/in via (PIL-HÖGER)/(PIL-VÄNSTER). Beroende på vilken typ av eventuellt menyval har (t.ex. ), kommer det visas olika ikoner bredvid raden : Underrubrik Ikon för att starta ett arbetsfönster, till exempel kundkort eller orderinmatning. Ikon för att starta utskrift av en specifik rapport/dokument. Ikon för in- utläsning av data till/från DSM(dataport). Ikon för en specialrutin. Liksom kategoriknapparna kan anpassas, kan du också på olika sätt organisera dina underrubriker per kategori. För musen till den raden du vill bearbeta och högerklicka härmed kommer en undermeny som är lite olika beroende på vilken typ kategorin tillhör. Sida 14 av 35

15 Nästa fönster (Enter) Endast möjligt på denna ikontyp. Här kan du välja att behålla samma arbetsruta när du byter till ett annat element (t.ex. mellan flera kunder/offerter). Öppna i nytt fönster (Ctrl+Enter) Inte möjligt på denna ikontyp. Här kan du välja att öppna en ny arbetsruta när du byter till ett annat element (t.ex. mellan flera kunder / flera offerter). Växla fönster (Shift+Enter) Endast möjligt på denna ikontyp. Om du har flera fönster inom samma ämne öppna (t.ex. flera kundkort), kan du byta mellan de olika öppna fönsterna via denna facilitet. Dölj Visa Döljer den valda kategorin/ den valda menygruppen. Visar ett nytt arbetsfönster där de menyval/menygrupper, som tidigare blivit dolda, kommer finnas listade. Om du sätter bock bredvid linjen och trycker OK kommer de tillbaka bland underrubrikerna, på samma placering de hade innan de blev dolda. OBS: Det är bara de menyval/menygrupper, som är dolda från det aktiva funktionsområdet, som visas i rutan. Du kan inte heller se/visa individuella punkter från en dold menygrupp (underrubrik). Skicka till genvägar (Ctrl+Alt+S) Använder du ofta en viss underrubrik/ett visst menyval kan det vara en fördel att skapa en genväg till den under kategorin Genvägar ( ). Denna facilitet skapar en genväg längst ned i kategorin Genvägar. Kopiera (Ctrl+C) Använder du ofta en viss underrubrik/ett visst menyval kan det vara en fördel att skapa en genväg till den under kategorin Genvägar ( ). Med denna facilitet kan du direkt själv bestämma på vilken plats du vill lägga din genväg under kategorin Genvägar. Sida 15 av 35

16 6.3 Inställning av navigationsrutan Det är också möjligt att göra olika inställningar av själva navigationsrutan. När du högerklickar med musen på kategorititeln över underrubrikerna och menyvalen kommer det fram två olika alternativ: - Uppdatera - Navigeringsrutealternativ Uppdatera: Om något har ändrats bland underrubrikerna (t.ex. av en annan användare) kommer det att uppdateras vid användning av denna funktion. Navigeringsrutealternativ: När du väljer Navigeringsrutealternativ kommer fönstret nedan fram: Enklicksgrupper Om denna inställning markeras öppnas och stängs underrubriksmapparna med ett klick. Annars måste du dubbelklicka för att öppna och stänga underrubrikerna. Visa grupplinjer Om denna inställning markeras kommer det finnas en linje från varje menyval till den mapp som det tillhör. Spåra aktiva fönster Om denna inställning markeras innebär det att när du växlar mellan fönsterna i ett program, kommer motsvarande menyval bli valt. Detta gäller emellertid bara fönster som blivit öppnade från menyn. Växla mellan öppna och nya åtgärder Om denna inställning markeras innebär det att när du vänsterklickar på ett menyval kommer det öppnas i en ny instans av fönstret Sida 16 av 35

17 6.4 Användning av Genvägar Här nedanför är ett exempel på en skapad Genvägsstruktur. Du kan fritt skapa de underrubriker/menyval som du använder i den struktur du anser vara mest lämplig. Du kan hoppa direkt till kategoriknappen Genvägar via (Ctrl+0) Redigering av 'Genvägar' För musen till linjen du vill bearbeta och högerklicka. Nu kommer det fram olika alternativ som skiljer sig lite beroende på vilken typ av menyval du väljer. Sida 17 av 35

18 Nästa fönster (Retur) Endast möjligt på den här typen:. Här kan du besluta om samma arbetsfönster ska behållas när du växlar till ett annat element (t.ex. mellan flera leveranörer). Öppna i nytt fönster (Ctrl+Retur) Inte möjligt på den här typen:. Här kan du besluta om det ska öppnas ett nytt arbetsfönster när du växlar till ett annat element (t.ex. mellan flera leveranörer). Växla fönster (Shift+Retur) Endast möjligt på den här typen:. Har du flera fönster i samma ämne öppna (t.ex. flera kundkort) kommer du kunna växla mellan de öppna fönsterna via denna facilitet. Skapa genväg (Insert) Skapa grupp (Ctrl+Insert) Ta bort (Delete) Byt namn (F2) Flytta upp (Ctrl+Shift+Uppil) Flytta ner (Ctrl+Shift+Nedpil) Klipp ut (Ctrl+X) Kopiera (Ctrl+C) Klistra in (Ctrl+V) Används för att skapa en genväg till ett externt program/dokument eller liknande (t.ex. ett Excel-blad eller Word-dokument). Används för att skapa en ny underrubriksgrupp (mapp). Tar bort ett genvägsval. Om du vill döpa om dina genvägar. Flyttar det valda menyvalet/den valda underrubriken ett steg upp/ner (inom underrubriken). Du kan använda Klipp ut / Kopiera / Klistra in på samma sätt som du känner till från andra program. Använd också dessa funktioner om du vill flytta en genväg till en annan underrubrik. Egenskaper (Alt+Retur) Endast möjligt på den här typen:. Hör din genväg till ett program utanför Navision kommer du via Egenskaper kunna se var den kommer ifrån. (mappträd). Sida 18 av 35

19 7.0 Fönster Det finns flera typer av arbetsfönster i Navision. Arbetsfönsterna kan användas till att visa och/eller redigera elementen i. Det finns två grundläggande typer av arbetsfönster: - kortbaserade - kolumn-/radbaserade (med eller utan informationskolumn). I vissa kolumn-/radbaserade arbetsfönster finns det möjlighet att se informationen i ett kortbaserat arbetsfönster, t.ex. om du står i Kontoplan och vill se registerkortet för ett visst konto, kan du trycka på (SHIFT+F5). 7.1 Kortbaserade arbetsfönster Kortbaserade arbetsfönster används när det bara finns behov av att visa en enskild rad från en tabell. Det finns det finns då plats att visa många fält på en gång. - Du kan hoppa mellan korten genom att trycka på (PAGEUP) eller (PAGEDOWN) - Du kan hoppa till det första kortet genom att trycka (CTRL+HOME) - Du kan hoppa till det sista kortet genom att trycka (CTRL+END) Här nedanför är ett exempel på ett kortbaserat arbetsfönster. Flik Inmatningsfält Kommentarsknapp AssistKnapp Beräknat fält Knapp Sida 19 av 35

20 Flik Kortbaserade fönster är indelade i olika flikar så att man kan ha flera sidor med uppgifter om varje post. När uppgifterna placeras under flikar med beskrivande rubriker, går det snabbare och enklare att få en översikt på de många uppgifterna. Du kan hoppa fram och tillbaka mellan flikarna genom att trycka på (CTRL+PAGEUP) eller (CTRL+PAGEDOWN). Inmatningsfält Beräknat fält Kommentarsknappen I de vita inmatningsfälten kan du ange uppgifter. I statistiska översikter kan det finnas ljusa fält som inte är möjliga att skriva i. Beräknade fält är fält där det visas uppgifter som Navision har beräknat, t.ex. fältet Saldo på kundkortet som visar kundens saldo beräknat utifrån kundens öppna fakturaposter. Kommentarsknappen visar om det finns några kommentarer på den aktuella posten. I kommentarsrutan kan du läsa befintliga kommentarer och/eller skapa nya. Om det inte finns några kommentarer ser kommentarsknappen ut som den till vänster. Om det finns kommentarer ser kommentarsknappen ut som den till vänster istället. Du kan öppna kommentarsrutan genom att trycka på funktionsknappen i nederkanten på fönstret och sedan klicka på Kommentarer i menyn som kommer fram. (Funktionsknappens namn beror på vilket registerkort du använder, t.ex. på Kundkortet heter knappen Kund.) Knappar I nederkanten av registerfönstret finns det en rad med knappar. Det kan förekommer tre typer av knappar enligt följande utseende: Menyknapp: öppnar en meny som ger dig möjlighet att välja mellan en rad olika funktioner, som har att göra med det aktuella kortfönstret/menyknappen. Funktionsknapp: utför den funktion som står på knappen, men först kommer det fram en ruta där du ska fylla i ytterligare upplysningar. Knappar med bara text: utför den funktion som står på knappen. Assistknappar Det finns fyra typer av Assistknappar som alla kan aktiveras genom att trycka på (F6). Assistknappar kan vara osynliga ända tills markören ställs i fältet. De fyra knapparna ser ut enligt följande: Används till att visa uppgifter från en annan tabell, som kan väljas till det aktuella fältet. Sida 20 av 35

21 Används till att visa vilka poster som ingår i fältinnehållet. Funktionen finns i de fält som Navision själv beräknar. Används till att visa en meny med redan definierade uppgifter du, från vilka du kan välja ett värde på fältet Används till att öppna ett fönster som visar vad du kan skriva i fältet. 7.2 Kolumn-/radbaserade arbetsfönster Kolumn-/radbaserade arbetsfönster används när det finns behov att visa flera poster från samma tabell åt gången. Det finns i sin tur bara möjlighet att visa ett fåtal fält från varje post i taget. Du kan förflytta dig runt i arbetsfönstret med följande tangenter: Du kan flytta mellan linjer och fält med (PIL-TANGENTERNA) Upp/ner och till höger/vänster. Du kan hoppa en hel sida upp/ner med (PAGEUP)/(PAGEDOWN) Nedanför är ett exempel på ett kolumn-/radbaserat arbetsfönster: Markeringspanel Den aktiva linjen Rullister Radbyte Markeringspanel I markeringspanelen kan det visas olika symboler med bestämd betydelse: Visar raden där markören är placerad; den aktiva raden. Visar att raden är ny och klar att skrivas i. Visar att det är satt en markering på raden. Markeringen försvinner när fönstret stängs. Sida 21 av 35

22 Rullist Du kan använda rullisten till att rulla åt höger/vänster i arbetsfönstret. Det går också att använda (PILTANGENTERNA) till detta. Eller så kan du trycka på pilarna i ändarna av rullisten (som du ser ett exempel av till vänster) med musen för att flytta antingen till höger eller vänster. Sidbyte Du kan hoppa en hel sida upp/ner med (PAGEUP) och (PAGEDOWN). Eller så kan du trycka på pilarna i ändarna av rullisten (som du ser ett exempel på till vänster) med musen för att flytta antingen upp eller ner. Radbyte Du kan flytta en rad upp/ned med (PIL-UPP) och (PIL-NER). Eller så kan du trycka på pilknapparna (som ser ut som till vänster), med musen, för att flytta en rad upp/ner Anpassning av kolumn-/radbaserade arbetsfönster Det är möjligt att anpassa fönstret så att fönstret visas med de funktioner som är mest relevanta för dig (en viss användare). (vindue vises med de mest relevante funktioner m.v. for den enkelte bruger.) Här nedanför finns några av anpassningsmöjligheterna du har beskrivna. Justering av kolumnbredden Justering av kolumnhöjden En kolumn kan breddas genom att placera markören på strecken mellan två kolumner, i toppen av tabellen (rubriksraden), så att pekaren blir en dubbelpil, som den du ser till vänster. När pekaren ser ut så trycker du ner vänster musknapp och drar mot höger eller vänster beroende på hur du vill justera kolumnen. OBS: Det är den kolumn som finns till vänster av dubbelpilen som justeras. Raderna kan justeras till höjden med samma metod som beskrevs ovan. OBS: När du justerar radhöjden justerar du automatiskt ALLA raders höjd och inte bara den du drar i. Bortsett från om du justerar själva rubriksraden. Sida 22 av 35

23 Förflyttning av kolumner Du kan flytta på kolumnerna genom att placera markören på kolumnrubriken på den kolumn som vi vill flytta. Klicka på vänster musknapp, så att pekaren blir en hand (som ser ut som den till vänster), håll musknappen nere och dra kolumnen till det stället i arbetsfönstret där du vill ha den och släpp musknappen. Dölj kolumner Om det finns några kolumner som du inte har någon användning av att se så kan du dölja dem så att de inte tar plats på skärmen och samtidigt öppna ett mer översiktligt arbetsfönster. För att dölja en kolumn måste du först ställa dig i den kolumn som du vill dölja. Tryck sedan: - (ALT+V) för att aktivera menyn Visa överst på skärmen - Tryck på (U) för att aktivera menyvalet Dölj kolumn. OBS: Det är alltid möjligt att plocka fram dolda kolumner igen om de vid en annan tidpunkt skulle bli aktuella igen (se följande avsnitt). Visa kolumner Om det finns några kolumner du gärna vill ha visade på skärmen är det också möjligt. För att få fler kolumner visade på skärmen ska du trycka: - (ALT+V) för att aktivera menyn Visa överst på skärmen, tryck sedan på.. - (E) för att aktivera menyvalet Visa kolumn... Följande bild kommer nu fram på skärmen. Sida 23 av 35

24 Vid sidan av de kolumner som visas i arbetsfönster finns det en bock. Du kan flytta dig upp och ned i fönstret med piltangenterna. Finns det kolumner som du vill ha visade i arbetsfönstret så ställ dig på raden och tryck på mellanrumstangenten så blir det en bock på raden. OBS: Om du ångrar dig, kan du ställa dig på raden igen och trycka på mellanrumstangenten så försvinner bocken igen Kombination av kort- och kolumn-/radbaserade arbetsfönster Vissa arbetsfönster är en kombination av ett kortbaserat och ett kolumn-/radbaserat arbetsfönster. Ett exempel är en försäljningsorder. En försäljningsorder består av några uppgifter om kunden, som passar i ett kortbaserat arbetsfönster, samt några uppgifter om vilka varor det har kommet in en order på. Dessa uppgifter passar bäst i ett kolumn-/radbaserat arbetsfönster. I de arbetsfönster som innehåller en kombination av ett kortbaserat och et kolumn-/radbaserat arbetsfönster gäller samma regler som finns beskrivna under punkt 7.1 och punkt 7.2. Nedanför finns ett exempel på ett kombinerat kortbaserat och kolumn-/radbaserat arbetsfönster: Huvud (kortbaserad) Rader (kolumn-/radbaserad) Sida 24 av 35

25 8.0 Funktioner i menyraden Menyraden innehåller en rad menypunkter, under vilka det finns ett antal olika menyval. För att välja en menypunkt så trycker du på (ALT+BOKSTAV) den bokstav som är understruken i den önskade menyn. För att stänga en menypunkt igen kan du bara trycka på (ESC). När du väljer en menypunkt kommer det fram en undermeny med olika menyval. Här nedanför ser du ett exempel där menypunkten Visa är vald, och följande menyval kommer fram: Aktivt menyval: Menyval som är aktivt och kan väljas. efter menyvalet: Om det finns tre efter menyvalet betyder det att det kommer fram en ruta, där du ska skriva i några val för att funktionen ska bli utförd. Bock : Bredvid några menyval kan det finnas en bock. Det är om menyvalet är valt. (?) Undermeny: Menyval med en liten trekant i kanten har ännu en meny under sig, som kommer fram när du väljer menyvalet. Kortkommandon: Vid de menyval där det står kortkommandon i kanten finns det möjlighet att utföra den önskade funktion genom att trycka kortkommandot. Genom att lära dessa kommandon slipper man att öppna menyrutan Inaktivt (nedtonat) menyval: De menyval som är nedtonade är inte aktiva och kan därför inte väljas. Det finns 6 funktionsmenyer. Varje funktionsmenys undermenyval finns beskrivna i det följande avsnittet. Om det finns kortkommandon till menyvalet så står de i ( ) och en eventuell ikon finns också visad. 8.1 Menyn Arkiv Stäng (ESC) Spara som HTML Databas Företag Stänger det aktuella arbetsfönstret. Det aktuella arbetsfönstret är det där fönsterrubriken är aktiv. Du behöver inte stänga fönsterna i Navision, men du kan välja att göra det för ordningens/enkelhetens skull. Denna funktion kan du använda om du, i stället för att skriva ut en sida, vill spara den som ett HTML-dokument. Under denna punkt finns det en undermeny men de funktioner du kan använda på databaserna i Navision. Funktionerna är: Ny, Öppna, Testa, Expandera, Ta bort, Stäng, Information. Under denna punkt finns det en undermeny med de funktioner du kan använda på ett företag i Navision. Funktionerna är: Nytt, Öppna, Byt namn, Ta bort, Stäng. Sida 25 av 35

26 Utskriftsformat Förhandsgranskning Skriv ut (CTRL+P) Skicka Här kan du ändra utskrivningsmöjligheterna för de enkla rapporterna. Du kan andra val av papper, marginaler och teckensnitt. För att använda funktionerna ska du välja den rapport där inställningarna ska ändras. Med denna funktion kan du se en utskrift på skärmen innan den skickas till skrivaren eller filen. OBS: Funktionerna kan ENDAST användas i fönster där det finns den knapp. Med denna funktion öppnas ett fönster, där du kan precisera vad som ska skrivas ut, antal kopior och om det ska skrivas till en skrivare eller till en fil. OBS: Funktionerna kan ENDAST användas i fönster där det finns en knapp. Denna funktion kan du använda till: - att skapa en genväg (en länk) till et bestämt ställe i Navision på Navigationsrutan under - att skapa en genväg (en länk) till ett bestämt ställe i Navision på din PC:s Skrivbord - att skapa en genväg (en länk) till ett bestämt ställe i Navision och skicka det via e-post. - Att skicka en rapport via e-post. Företag Avsluta Det kan finnas flera företag listade efter varandra, som är/har varit öppnade, med det sist använda företaget överst markerat med en bock. Du kan öppna företagen härifrån genom att klicka på det företag du önskar öppna. Denna funktion stänger alla fönster i Navision och avslutar programmet korrekt. Om du är på väg att utföra en funktion, eller om du behöver svara på en fråga från programmet, uppmärksammar Navision dig om detta innan programmet stängs. 8.2 Menyn Redigera Ångra (CTRL+Z) Klippa ut (CTRL+X) Kopiera (CTRL+C) Klistra in (CTRL+V) Ikoner: Om du gör ett fel i Navision kan du ångra. Med denna funktion kan du t.ex. återställa innehållet i ett fält om du genom en feltryckning råkat radera det. (Om du står kvar i fältet och inte har tryckt Retur.) OBS: Du kan bara ångra en gång. Klipp ut, Kopiera och Klistra in fungerar på samma sätt som i andra Windows-program, där du kan klippa ut, kopiera och klistra in innehål fn ett ställe till ett annat i Navision. OBS: Det går inte att kopiera data från andra program och klistra in dem i Navision. Sida 26 av 35

27 Radera (DEL) Kopiera länk Kopiera föregående (F8) Denna funktion raderar det du har markerat. Det kan vara en del av et fält, ett helt fält, flera rader eller alla rader. Denna funktion skapar en länk till den plats du står i Navision, som du kan klistra in t.ex. i ett annat program. I arbetsfönster med folumner och rader kan du använda denna funktion för att kopiera innehållet i fältet över ned till det fält du står i. Nytt (F3) Ta bort (F4) Markera Denna funktion används till att skapa/klistra in en ny rad, ett nytt kort osv. Denna funktion används till att ta bort en rad, ett kort osv. Om du har markerat flera rader tas alla de markerade raderna bort. Har du inte markerat något så tas det aktuella kortet/den aktuella raden bort. Vid alla tillfällen du ska utföra åtgärden kommer en ruta upp på skärmen där du måste bekräfta att du vill att borttagningen ska genomföras. OBS: Det är aldrig möjligt att ta bort objekt där det finns öppna poster och där saldot inte är noll. (T.ex. kan du aldrig ta bort en artikel förrän saldot är noll.) Med denna funktion kan du markera den rad du står på i ett arbetsfönster med kolumner/rader. Markera Allt (CTRL+A) Markera objekt Sätt/Ta bort märke (CTRL+F1) Sök (CTRL+F) Ersätt (CTRL+H) Med denna funktion kan du markera alla rader i ett arbetsfönster med kolumner/rader. Används i Navisions utvecklingsmiljö Objekt Designer. Denna funktion sätter ett märke på ett objekt. Nästa gång funktionen används på samma objekt tas märket bort igen. Alla markeringar i ett arbetsfönster försvinner när du stänger fönstret. Funktionen används tillsammans med funktionen Visa, Endast avmarkerade. Denna funktion finns beskriven under punkt 5.3 Sökverktyg. Denna funktion används när du vill ersätta fältinnehållet i flera fält, som har samma innehåll, med ett annat fältinnehåll. OBS: Kan endast användas på fält som går att redigera. Sida 27 av 35

28 8.3 Menyn Visa Gå till Denna punkt innehåller en undermeny, som ger dig möjlighet att snabbt bläddra mellan objekten i ett arbetsfönster. Första (CTRL+HOME) Visar första objektet Föregående (PAGEUP) Visar föregående objekt Nästa (PAGEDOWN) Visar nästa objekt Sista (CTRL+END) Visar sista objekt Fältfilter (F7) Denna funktion finns beskriven under punkt. 5.3 Sökverktyg. Tabellfilter (Ctrl+F7) FlowFilter (Shift+F7) Denna funktion finns beskriven under punkt. 5.3 Sökverktyg. Denna funktion finns beskriven under punkt. 5.3 Sökverktyg. Endast märkta Visa alla (Shift+Ctrl+F7) Används tillsammans med funktionerna Redigera och Sätt/Ta bort märke. När du har avmarkerat några objekt kan du använda denna funktion till att endast få de avmarkerade objekten visade på skärmen. Denna funktion används till att ta bort alla filter från ett fönster, och då tas också funktionen Visa, Endast avmarkerade bort. OBS!! Om du står i ett arbetsfönster och dina data är borta, så är det en bra idé att börja med att använda denna funktion, för i de flesta fallen är datan borta på grund av att ett filter är aktiverat. Om du då använder denna funktion upphävs eventuellt tabell- och fältfilter som måste vara aktiverat. FlowFilter blir inte upphävt, utan får tas bort manuellt Sortera (SHIFT+F8) Verktygsfält Med denna funktion kan du sortera objekten i en tabell så att de får en annan sortering, så att det går lättare och snabbare att överblicka datan i arbetsfönstret. När du väljer denna funktion kommer det fram en ruta på skärmen med de olika sorteringsmöjligheterna du har. Från dessa kan du välja det du önskar och därefter trycka på OK. Med denna funktion kan du välja hur ditt verktygsfält ska se ut, t.ex. ikonernas storlek osv. Sida 28 av 35

29 Dölj kolumn Denna funktion finns beskriven under punkt Anpassning av kolumn-/radbaserade arbetsfönster, Dölj kolumner. Visa kolumn Uppdatera (Ctrl+Alt+F5) Navigationsruta (Alt+F1) Denna funktion finns beskriven under punkt Anpassning av kolumn-/radbaserade arbetsfönster, Visa kolumner. Denna funktion Denna funktion används till att öppna och stänga Navigationsrutan. Är funktionen aktiverad finns det en bock bredvid menyvalet. 8.4 Menyn Verktyg Arbetsdatum Språk Object Designer (SHIFT+F12) Designer (CTRL+F2) Här kan du sätta in ett arbetsdatum, om du har användning för ett annat arbetsdatum än det som Navision föreslår. Arbetsdatumen kan sättas in i alla datumfält genom att skriva bokstaven a i fältet. Här kan du välja mellan de språk som finns i Navision, - om det finns flera språk att välja mellan. Ger tillgång till Navisions utvecklingsmiljö. OBS: Det krävs särskilda rättigheter för att få tillgång till utvecklingsmiljön. Funktionen används också till import och export av objekt. Ger tillgång till den del av Navisions utvecklingsmiljö, som rör anpassning av fönster och rapporter OBS: Det krävs särskilda rättigheter för att få tillgång till utvecklingsmiljön. Navigeringsrutedesigner (Alt+F12) Ger tillgång till den del av Navisions utvecklingsmiljö som rör anpassning av Navigationsrutan. OBS: Det krävs särskilda rättigheter för att få tillgång till utvecklingsmiljön Debugger Denna funktion används när man ska göra felsökningar i Navision. Client Monitor Zooma (CTRL+F8) Denna funktion kan användas till att övervaka kommunikationen mellan Navisionservern och arbetsstationen. De flesta arbetsfönsterna i Navision visar endast ett urval av de fält som är tillgängliga för varje element. När du har ett arbetsfönster öppet kan du använda denna funktionen för att se vilka fält som finns för elementet. OBS: Beräknande fält visas inte. Sida 29 av 35

30 Säkerhetskopiera Återställa Behörighet Licensinformation OLE-kontroller Alternativ Denna funktion används till att exportera en säkerhetskopia av dela eller utvalda delar av din Navisiondatabas. Denna funktion används till att återställa en säkerhetskopia av hela eller delar av din Navisiondatabas. Denna funktion används till uppsättning och underhåll av användarrättigheter, roller samt ändringar av lösenord. Med hjälp av denna funktion kan du se licensfilen och vilka delar av programmet den ger tillgång till. Menyvalet ger också tillkomst till at importera och exportera licenser. Funktionen kan användas till att generera en lista över Controls på arbetsstationen. Funktionen ger åtkomst till överordnade systemuppsättningar på arbetsstationen. 8.5 Menyn Fönster Stäng alla Ordna alla Fönster Den här funktionen används till att stänga alla arbetsfönster, så att endast det tomma programfönstret är tillbaka. Den här funktionen kan du använda om du vill minimera några av dina arbetsfönster och därefter arrangera hur de minimerade arbetsfönsterikonerna ska placeras på skärmen. Nederst i den här menyöversikten finns det en översikt över alla de arbetsfönster du har öppnat. Du kan aktivera ett av de öppna fönsterna genom att klicka på fönstrets namn i fönsteröversikten. 8.6 Menyn Hjälp Hjälp för Microsoft Dynamics NAV Classic C/SIDE Reference Guide Förklaring (SHIFT+F1) Detta menyval öppnar det vanliga hjälpfönstret i Navision. Detta menyval öppnar ett fönster med C/SIDE Referens Guide i Navision. C/SIDE är utvecklingsmiljön i Navision. När du använder dig av denna funktionen blir markören en hjälpmarkör (en pil med ett frågetecken). Ställ dig t.ex. i det fält eller fönster du vill ha information om och klicka med hjälpmarkören, så visas den lokala hjälpen om ämnet. Sida 30 av 35

31 Funktionstangenter (CTRL+ALT+F1) Om Microsoft Dynamics NAV Classic. Vid val av denna funktion får du fram en översikt över F-tangenternas funktioner. Den bilden som visas först är F-tangenternas funktion om du använder dem tillsammans med Alt-tangenten. Nederst i det fönster som kommer fram kan du välja kombinationerna av F-tangenterna med Ctrltangenen eller med Shift-tangenten. Vid val av denna funktion kommer det fram en ruta på skärmen med information om vilken Navisionversion du arbetar i. Sida 31 av 35

32 9.0 Funktioner i verktygsfältet Verktygsfältet består av en rad ikoner som visar de mest använda funktionerna. Under de tidigare beskrivna funktionerna finns det också ikoner visade som du kan använda. Det finns dock ett antal ikoner som inte kan knytas direkt till en meny. De ikonerna är beskrivna härunder. För att aktivera ikonerna ska du klicka på dem med musen. Några av funktionerna kan också aktiveras med kortkommandon. Vid de tillfällen det finns ett kortkommando till funktionen står det i ( ) under ikonen. Översikt Om du använder denna ikon får du fram ett arbetsfönster med en lista som innehåller alla de element som redan finns skapade. Huvudmeny (F12) Placerar markören i Navigationsrutan. Sida 32 av 35

33 10.0 Att ange datum I Navision finns det inskrivet ett arbetsdatum som systemet hämtar fram (arbetsdatumet kan ändras). På de ställen där det är nödvändigt att själv skriva in ett datum finns det olika sätt att skriva in ett datum på. Sätten som finns är de här nedanför: Två siffror Exempel: Fyra siffror Exempel: Sex siffror Exempel: Veckodag/veckonr. Exempel: Dagens datum Arbetsdatum Om du ska ange ett datum inom den kalendermånad systemets fastställda arbetsdatum är i så behöver du bara skriva datumet. Om arbetsdatumet är den 5 september 2004, och du vill skriva den 27 september 2004, behöver du bara skriva (27) och trycka (RETUR), så hämtar systemet automatisk 09-04, så att det kommer stå i fältet. Om du vill ange ett datum inom det kalenderår systemets fastställda arbetsdatum är i så behöver du bara skriva dagen och månaden. Om arbetsdatumet är den 5 september 2004, och du vill skriva den 10 februari 2004, behöver du bara skriva (1002) och trycka (RETUR), så hämtar systemet automatisk 04, så att det kommer stå i fältet. Om du ska ange ett helt datum ska du skriva in sex siffror datum-månad-år, som dd-mm-åå, dvs. 2 siffror för datum 2 siffror för månad 2 siffror för år. Om du vill skriva den 7 mars 2010 ska du skriva (070310) och trycka (RETUR), så skriver systemet automatisk i fältet. Om du ska ange en bestämd veckodag i en bestämd vecka i samma kalenderår som arbetsdatumet har, så kan du skriva in de tre första bokstäverna i veckodagen och därefter veckonumret. Om du vill skriva in måndag i vecka 52 så ska du skriva (MÅN52) och trycka (RETUR), så skriver systemet automatisk i fältet. Om du ska ange dagens datum behöver du bara skriva ett (D) och trycka (RETUR) så hämtar systemet automatiskt det datum som, för den dagen, finns registrerat i din dator. Om du ska ange det arbetsdatum som är registrerat i Navision behöver du bara skriva ett (A) för Arbetsdatum och trycka (RETUR), så hämtar systemet automatiskt det arbetsdatum som finns registrerat i Navision. Sida 33 av 35

34 11.0 Generella Windowsfunktioner Som nämnts under punkt 3.1 är det möjligt att använda kortkommandon i stället för mus till att utföra nästan alla funktioner i Navision. Det finns även många funktioner i Windows som kan aktiveras genom hjälp av kortkommandon. I följande avsnitt visas de vanligaste funktionerna som kan användas i Windows och som Navisions plattform är uppbyggd kring Funktioner som kan utföras med Windows-tangenten Öppnar startmenyn. + E Öppnar programmet Windows Explorer (Utforskaren). + D Visar skrivbordet genom att minimera alla öppna program till Aktivitetsfältet. Genom att Ved at upprepa kommandot återupptas alla program igen. + F Öppnar Windows sökruta. + L Låser datorn. Tryck på CRTL + ALT + DELETE för att låsa upp datorn. + M Minimerar alla öppna program i Windows till Aktivitetsfältet. Shift M Återställer alla + tidigare öppna + program i Windows till sin ursprungliga plats. Sida 34 av 35

35 + R Öppnar Windowsfunktionen Kör. + F1 Öppnar Windowsfunktionen Hjälp och support. + Pause/Break Visar grundläggande uppgifter om datorns systeminställningar. + Tab Växlar mellan de öppna programmen på Aktivitetsfältet. Alt + Tab Växlar mellan de öppna programmen på Aktivitetsfältet. Sida 35 av 35