Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för den psykologiska verksamheten vid Jobb Malmö

Transkript

1 Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (2) Datum Vår referens Helen Salmose Utredare Helen.Salmose@malmo.se Tjänsteskrivelse Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för den psykologiska verksamheten vid Jobb Malmö GYVF Sammanfattning Den psykologiska verksamheten vid JobbMalmö är en hälso- och sjukvårdsverksamhet som bland annat regleras av hälso- och sjukvårdslagen. Malmö kommun (genom kommunfullmäktige) är vårdgivare för all hälso- och sjukvård som sker inom organisationen. Representant för vårdgivaren avseende JobbMalmös psykologiska verksamhet, har kommunfullmäktige genom reglemente bestämt, är arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Vårdgivarens representant på förvaltningsnivå är verksamhetschefen, som har det samlade ledningsansvaret för den psykologiska verksamheten vid JobbMalmö. Till verksamhetschef har utsetts sektionschefen för Fenix och Portalen, där den psykologiska verksamheten bedrivs. Fullgörande och ansvar för enskilda ledningsuppgifter där psykologisk kompetens erfordras har överlåtits åt legitimerad psykolog. I 28 hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), HSL, anges följande: Ledningen av hälso- och sjukvård ska vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Bestämmelsen kompletteras med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). I föreskriftens tredje kapitel anges att vårdgivaren ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. För att bedriva en psykologisk verksamhet inom JobbMalmö som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen ska det således finnas ett ledningssystem. Detta är ett system för att fastställa principer för ledning av verksamheten och det ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Bilagt föreligger förslag till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för den psykologiska verksamheten vid JobbMalmö. Ledningssystemet föreslås gälla fr.o.m Förslag till beslut Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för den psykologiska verksamheten vid JobbMalmö med giltighet fr.o.m Beslutsunderlag G-Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för den psykologiska verksamheten vid JobbMalmö SIGNERAD

2 Psykologisk verksamhet vid JobbMalmö - Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2 (2) Beslutsplanering Arbetsmarknads-, gymnasie och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott Arbetsmarknads-, gymnasie och vuxenutbildningsnämnden Ärendet Enligt bilagd skrivelse. Ansvariga Eva Ahlgren Skoldirektör

3 Malmö stadgymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Psykologisk verksamhet vid JobbMalmö Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Gäller fr.o.m

4 1 Innehållsförteckning Sid 1. Inledning, bakgrund och syfte 2 2. Ansvarsfördelning Om nämnden som vårdgivarens representant Om organisationen för den psykologiska verksamheten Om verksamhetschefen Om den psykologiskt ledningsansvarige Om psykologen 6 3. Processer och rutiner 6 Uppföljning och utvärdering 7 4. Samverkan Samverkan med annan personal Samverkan med annan vårdgivare 8 5. Systematiskt förbättringsarbete Riskanalys Egenkontroll Utredning och avvikelser Klagomål och synpunkter Rapporteringsskyldighet Sammanställning och analys Anmälan enligt Lex Maria Anmälan om inte tillfredsställande yrkesutövning Förbättrande åtgärder i verksamheten Förbättring av processerna och rutinerna Avvikelsehantering Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Kompetenskrav vid anställning Kompetenskrav för psykolog Generell fortbildning Dokumentationsskyldighet Kvalitetsberättelse Patientsäkerhetsberättelse Journalföring Författningar 12

5 2 Psykologisk verksamhet vid JobbMalmö Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 1. Inledning, bakgrund och syfte Den psykologiska verksamheten vid JobbMalmö är en hälso- och sjukvårdsverksamhet och regleras bland annat av hälso- och sjukvårdslagen. Malmö kommun (genom kommunfullmäktige) är vårdgivare för all hälso- och sjukvård som sker inom organisationen. Representant för vårdgivaren avseende den psykologiska verksamheten vid JobbMalmö, har kommunfullmäktige genom reglemente bestämt, är arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. I 28 hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) anges följande: Ledningen av hälso- och sjukvård ska vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Bestämmelsen kompletteras med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). I föreskriftens tredje kapitel anges att vårdgivaren ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. För att bedriva en psykologisk verksamhet inom Jobb Malmö som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen ska det således finnas ett ledningssystem. Detta är ett system för att fastställa principer för ledning av verksamheten och det ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med stöd av ledningssystemet ska ansvarig kunna planera leda kontrollera följa upp utvärdera och förbättra verksamheten För ledningssystemet krävs att det ska finnas en tydlig ansvarsfördelning dokumenterade processer och rutiner 2. Ansvarsfördelning Jfr 3 kap. 3 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska ange hur uppgifterna som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra är fördelade i verksamheten. 2.1 Om nämnden som vårdgivarens representant Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden är representant för vårdgivaren för insatser vid den psykologiska verksamheten inom JobbMalmö som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen.

6 3 2.2 Om organisationen för den psykologiska verksamheten JobbMalmö är en avdelning inom arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen. Sektionschefen på JobbMalmö med ansvar för Fenix och Portalen är verksamhetschef med det samlade ledningsansvaret. Fullgörande och ansvar för enskilda ledningsuppgifter där psykologkompetens erfordras har överlåtits åt legitimerad psykolog. Fenix är en arbetsmarknadsinsats som riktar sig till unga vuxna mellan år som aldrig kommit in på arbetsmarknaden eller som tidigt slagits ut och riskerar att bli långvarigt arbetslösa och för vilka de reguljära sociala och arbetsmarknadspolitiska insatserna visat sig vara otillräckliga. Målet med verksamheten är att hjälpa deltagarna att utvecklas personlighetsmässigt och socialt och därigenom förbättra deras förutsättningar till att bli självförsörjande genom arbete eller studier. Portalen erbjuder individuell arbetsrehabilitering till långtidsarbetslösa vuxna som behöver mer stöd än vad ordinarie arbetsmarknadsinsatser kan erbjuda. Deltagarna är företrädesvis personer med psykisk ohälsa och/eller socialmedicinsk problematik. Deltagarna får genom hela sin inskrivningstid en egen handläggare som ger hen ett individuellt stöd, sett till individens hela situation. Den kontinuerliga relationen med täta träffar och hög tillgänglighet är det främsta verktyget. 2.3 Om verksamhetschefen Vårdgivaren representeras på förvaltningsnivå av verksamhetschefen. Verksamhetschefen för den psykologiska verksamheten vid JobbMalmö har det samlade ledningsansvaret, vilket inte kan överlåtas till annan befattningshavare. Verksamhetschefens ansvar och uppgift är enligt beslut i nämnden att Systematiskt kvalitetsarbete känna till de författningar, styrdokument och vetenskapliga rön för hälso-och sjukvårdsväsendet respektive arbetsmarknadsområdet som berör den psykologiska verksamheten ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten i ett dokument ange hur uppgifterna som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten är fördelade i verksamheten inom ramen för ledningssystemet ta fram, fastställa och dokumentera processer, rutiner och metoder för hur det systematiska kvalitetsarbetet kontinuerligt ska bedrivas för att kunna styra, följa upp och utveckla verksamheten och dess resultat varje år upprätta en sammanhållen verksamhetsberättelse senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse upprätta en verksamhetsplan ansvara för att redovisa verksamhetens resultat för nämnden

7 4 Löpande verksamhet ansvara för den löpande verksamheten inom sitt område och se till att den fungerar på ett tillfredsställande sätt se till att den psykologiska insatsen tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet och god vård ansvara för att det finns de direktiv, instruktioner och rutiner som den löpande verksamheten kräver ansvara för att den psykologiska verksamheten har de lokaler, den utrustning och de resurser som behövs för att god vård ska kunna ges ansvara för att inköp av tjänster, produkter, försörjnings- och informationssystem sker i enlighet med gällande rätt och Malmö stads riktlinjer/i samråd med upphandlingsenheten vid Stadskontoret Avvikelser ansvara för att egenkontroll i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd utövas ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från deltagare, personal, andra myndigheter, föreningar, organisationer och övriga intressenter ta emot rapporter om avvikelser i enlighet med 6 kap. 4 patientsäkerhetslagen (2010:659) från verksamhetens personal utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada (avvikelser) vidta nödvändiga omedelbara och andra åtgärder i anledning av en avvikelse vid behov göra anmälan enligt Lex Maria i ett dokument analysera och sammanställa inkomna rapporter om risk för vårdskada eller vårdskada, klagomål och synpunkter och utifrån vad som framkommer vidta åtgärder som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet Personal säkerställa att verksamhetens personal känner till och arbetar i enlighet med processerna och rutinerna i ledningssystemet säkerställa att det finns psykologer i den omfattning som tillgodoser behovet ansvara för att psykologer har rätt kompetens för att kunna bedriva psykologisk verksamhet av hög säkerhet och god kvalitet medverka i meritvärdering och anställningsintervju vid nyanställning av psykologer ansvara för rutiner för individuell introduktion av personal och bevaka personalens möjligheter till fortbildning ansvara för att psykologerna är informerade om de bestämmelser som gäller för hantering av patientuppgifter och behörighet anmäla till IVO om legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal på grund av sjukdom eller missbruk bedöms inte kunna utöva sitt yrke tillfredsställande Personuppgiftshantering ansvara för att rutiner finns så att journaler förs i enlighet med lag ansvara för uppföljning av patientuppgifternas kvalitet och ändamålsenlighet ansvara för att patientuppgifter förvaras på ett betryggande sätt inom verksamheten ansvara för att hälso- och sjukvårdspersonalen är informerade om de bestämmelser som gäller för hantering av patientuppgifter

8 5 Samverkan och samordning ansvara för att det finns rutiner kring samverkan och samarbete med andra myndigheter och internt Information svara på frågor från myndigheter, deltagare och medier vad gäller verksamheten bedriva ett aktivt informationsarbete utåt och inåt 2.4 Om den psykologiskt ledningsansvarige Verksamhetschefen har uppdragit åt legitimerad psykolog att fullgöra och ansvara för vissa ledningsuppgifter som verksamhetschefen behåller ett övergripande ansvar för. Det innebär att så länge den psykologiskt ledningsansvarige har dessa ledningsuppgifter utförs de av denne och inte av verksamhetschefen. Verksamhetschefen har själv att bevaka att uppdraget utförs på ett tillfredsställande sätt. Beslutet kan återkallas av verksamhetschefen. Uppgifterna för den psykologiskt ledningsansvarige är att Systematiskt kvalitetsarbete känna till de vetenskapliga rönen för hälso-och sjukvårdsväsendet som berör psykologisk verksamhet inom ramen för ledningssystemet ta fram, fastställa och dokumentera processer och rutiner för hur det systematiska kvalitetsarbetet kontinuerligt ska bedrivas för att kunna styra, följa upp och utveckla verksamheten och dess resultat varje år upprätta en sammanhållen verksamhetsberättelse senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse Löpande verksamhet ansvara för att det finns de instruktioner och rutiner som den löpande verksamheten kräver Avvikelser ansvara för att egenkontroll i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd utövas ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från deltagare utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada (avvikelser) vidta nödvändiga omedelbara och andra åtgärder i anledning av en avvikelse vid behov göra anmälan enligt Lex Maria i ett dokument analysera och sammanställa inkomna rapporter om risk för vårdskada eller vårdskada, klagomål och synpunkter och utifrån vad som framkommer vidta åtgärder som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet Personal medverka i meritvärdering och anställningsintervju vid nyanställning av psykologer ansvara för rutiner för individuell introduktion av personal och bevaka personalens möjligheter till fortbildning

9 6 ansvara för att psykologerna är informerade om de bestämmelser som gäller för hantering av patientuppgifter och behörighet anmäla till IVO om legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal på grund av sjukdom eller missbruk bedöms inte kunna utöva sitt yrke tillfredsställande Personuppgiftshantering ansvara för att rutiner finns så att journaler förs i enlighet med lag ansvara för uppföljning av patientuppgifternas kvalitet och ändamålsenlighet Samverkan och samordning ansvara för samverkan i behandlingar, utredningar och remisser inom teamet och i enskilda ärenden med berörda andra vårdgivare eller andra yrkesgrupper Information svara på frågor från myndigheter och deltagare vad gäller verksamheten när det krävs psykologkompetens. 2.5 Om psykologen Psykologen är organiserad inom den sektion på Jobb Malmö som ansvarar för Fenix och Portalen. Psykologen arbetar med bedömning, utredning och behandling av deltagare i interdisciplinära team. I ett interdisciplinärt team är flera yrkeskategorier medverkande. De olika professionerna arbetar samordnat och mot gemensamma mål. Psykologen arbetar också i viss omfattning med handledning och utbildning för annan personal inom Jobb Malmö. Som hälso- och sjukvårdspersonal har psykologen ett personligt yrkesansvar, vilket innebär att alltid vara ansvarig för att fullgöra sina arbetsuppgifter. Psykologen ska ha god kännedom om och följa den lagstiftning som gäller inom hälsooch sjukvården, dvs. hälso- och sjukvårdslagen, patientsäkerhetslagen, patientdatalagen, offentlighets- och sekretesslagen m.fl. samt de bestämmelser och föreskrifter som i övrigt gäller för verksamheten, t ex anmälningsplikten för vårdskador. 3. Processer och rutiner Jfr 4 kap. 2 SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Vårdgivaren ska i varje process identifiera de aktiviteter som ingår bestämma aktiviteternas inbördes ordning för varje aktivitet utarbeta och fastställa de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet Rutinerna ska dels beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras, dels ange hur ansvaret för utförandet är fördelat i verksamheten.

10 7 Arbetsområde: Processer/aktiviteter: Rutiner/arbetssätt: Uppföljning: Bedömning Teamgemensam ärendekonferens Varje vecka enligt i teamet Formerna diskuteras och fastställd agenda utvärderas i teamet Samråd Planering av psykologsamtal Samråd med handläggare/ team om syfte Samråd Handledning och konsultation Psykologsamtal Journalföring Skriva remisser/ underlag till andra vårdgivare/ rehabiliteringsaktörer Samråd med annan vårdgivare Grupphandledning Enskild ärende-konsultation Terapisamtal Stöd- eller rådgivningssamtal Utredningssamtal Tester och frågeformulär Regelbunden journalskrivning av alla psykologsamtal, inkl. ev. skapade underlag Skapa underlag/remiss utifrån definierad frågeställning Inhämta fullmakt inför utbyte av information. Följa etiska riktlinjer för psykologer. Journalförs. Följa etiska riktlinjer för psykologer Arbeta enligt beprövad metodik Journalförs Enligt checklista från Journalföring för psykologer. Krypterat USBminne förvaras säkert. Skapas enligt etiska riktlinjer för psykologer Skrivelser arkiveras Formerna diskuteras och utvärderas i teamet Vid behov direkt med verksamhetschefen, tillika teamchefen. Inhämta feedback från deltagarna. Statistik över antal och art av ärenden. Egen handledning Psykolog med ledningsuppgifter Egen handledning Psykolog med ledningsuppgifter Egen handledning Psykolog med ledningsuppgifter Uppföljning och utvärdering Processer, rutiner och metoder ska årligen granskas för att nå uppsatta mål. Resultat av granskningar ska återföras till ansvariga i organisationen och övriga berörda. Förbättringsåtgärder dokumenteras, analyseras och utgör grunden för reviderade eller nya mål och rutiner. Socialstyrelsen har beskrivit ledningssystemet som en cyklisk process (figuren nedan). Källa: Socialstyrelsens och Skolverkets publikation 2014, Vägledning för elevhälsan sidan 58

11 8 4. Samverkan Jfr 4 kap. 6 SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska identifiera de processer där samverkan behövs för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada. Det ska framgå av processerna och rutinerna hur samverkan ska bedrivas i den egna verksamheten. Det ska genom processerna och rutinerna även säkerställas att samverkan möjliggörs med andra vårdgivare och med myndigheter. 4.1 Samverkan med annan personal Psykologen ska genom samverkan med övrig personal på JobbMalmö arbeta hälsofrämjande och förebyggande för att gemensamt verka för tidig upptäckt av hinder för deltagande i arbetsmarknadsinsats, hälsa och utveckling. Samverkan med annan personal sker bl.a. på de teamgemensamma ärendekonferenserna där ärenden initieras och planeras. Samverkan får ske inom ramen för offentlighets- och sekretesslagens regelverk. 4.2 Samverkan med annan vårdgivare Psykologen ska, efter samtycke från deltagaren, samarbeta med hälso- och sjukvården och underlätta informationsöverföring mellan annan vårdgivare och JobbMalmö när det bedöms främja deltagande i arbetsmarknadsinsats, hälsa och utveckling. Vid behov ska remiss utfärdas till annan vårdgivare för bedömning, utredning och behandling. Remisser utfärdas med samtycke från deltagaren. Samråd med företrädare för andra myndigheter, remittering och annat informationsutbyte sker utifrån den enskilde deltagarens behov och enligt psykologförbundets etiska regler. 5. Systematiskt förbättringsarbete Ett systematiskt arbete för att förbättra verksamheten ska ske fortlöpande. I förbättringsarbete läggs vikt vid förebyggande åtgärder. Syftet är att förhindra att vårdskador, missförhållanden och andra avvikelser inträffar. Förbättringsarbetet ska leda till att organisationen utvecklas och att misstag inte upprepas. 5.1 Riskanalys Jfr 5 kap. 1 SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivaren uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar och bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. Varje medarbetare som uppfattar sådan risk ska anteckna detta och skyndsamt meddela verksamhetschefen, som ska göra bedömningen av risken och av behovet av omedelbara åtgärder. 5.2 Egenkontroll Vårdgivaren ska utöva egenkontroll. Denna ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. Egenkontrollen kan innefatta: jämförelser av verksamhetens resultat med uppgifter i nationella och regionala kvalitetsregister enligt patientdatalagen jämförelser av verksamhetens resultat dels med uppgifter i öppna jämförelser och dels med resultat för andra verksamheter

12 9 jämförelse av verksamhetens nuvarande resultat med tidigare resultat målgruppsundersökningar granskning av journaler, akter och annan dokumentation aktivt arbete för att förändra förhållningssätt och attityder hos personalen som kan leda till brister i verksamhetens kvalitet Egenkontroll innebär systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Varje psykolog följer upp sitt arbete med psykologsamtal och remittering i den egna handledningen. Handledningens innehåll dokumenteras inte. Ärendesamverkan inom teamet utvärderas fortlöpande i de teamgemensamma konferenserna. Verksamhetschefen sammanställer minst en gång per år en dokumentation av psykologernas resultat, omfattande statistik på psykologsamtal, målgrupp och övriga psykologinsatser, samt deras kompetenshöjande insatser för egen och andras del. Denna dokumentation blir en del av den årliga kvalitetsberättelsen. 5.3 Utredning av avvikelser Klagomål och synpunkter Jfr 5 kap. 3 SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från deltagare och deras närstående personal andra vårdgivare de som bedriver socialtjänst myndigheter föreningar, andra organisationer och intressenter Med klagomål menas att någon klagat på att verksamheten inte uppnår kraven på god kvalitet. Med synpunkter avses övrigt som framförs som berör verksamhetens kvalitet, till exempel förslag på förbättringar. Klagomål och synpunkter ska utredas. Utredningen ska komma fram till en åtgärd eller slutsats som kommuniceras med den som klagat eller lämnat synpunkter Rapporteringsskyldighet Jfr 5 kap. 4 SOSFS 2011:9. Bestämmelser om rapporteringsskyldighet för hälso- och sjukvårdspersonal finns i patientsäkerhetslagen. Bestämmelser om skyldighet för vårdgivaren att utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra vårdskada finns i patientsäkerhetslagen. Det åligger psykologen att till verksamhetschefen omedelbart anmäla om en deltagare i samband med behandling drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av vårdskada. Rapporteringsskyldighet ska fullgöras enligt verksamhetschefens anvisningar.

13 Sammanställning och analys Jfr 5 kap. 6 SOSFS 2011:9. Inkomna rapporter, klagomål och synpunkter ska sammanställas och analyseras för att vårdgivaren eller annan berörd myndighet ska kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet Anmälan enligt Lex Maria Verksamhetschefen är ansvarig för att anmälan görs till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt Lex Maria. Verksamhetschefen ska inför anmälan enligt Lex Maria, utreda händelser där vård och behandling har medfört allvarlig skada eller kunnat medföra allvarlig skada för deltagaren Anmälan om inte tillfredsställande yrkesutövning Verksamhetschefen ska utan fördröjning anmäla till IVO om legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal på grund av sjukdom eller missbruk bedöms inte kunna utöva sitt yrke tillfredställande. Enligt patientsäkerhetslagen gäller även anmälningsskyldighet när legitimerad personal kan befaras utgöra en fara för patientsäkerheten. Anmälningsplikten gäller på vårdgivarnivå och ska enligt 2 kap. 1 patientsäkerhetsförordningen fullgöras av den Lex Maria-ansvariga. Anmälan ska ske även om den berörda personen har avslutat anställningen när farligheten upptäcks Förbättrande åtgärder i verksamheten Jfr 5 kap. 7 SOSFS 2011:9. På grundval av de aktiviteter som anges i 5 kap.1-6 SOSFS 2011:9 ska de åtgärder vidtas som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet Förbättring av processerna och rutinerna Jfr 5 kap. 8 SOSFS 2011:9. Om resultaten av de aktiviteter som anges i 5 kap.1-6 SOSFS 2011:9 visar att processerna och rutinerna inte är ändamålsenliga för att säkra verksamhetens kvalitet, ska processerna och rutinerna förbättras Avvikelsehantering Avvikelser ska dokumenteras löpande och rapporteras till verksamhetschefen. Anvisning om vilka typer av händelser som ska rapporteras som vårdskada, tillbud, risk eller avvikelse tillhandahålls av verksamhetschefen. Psykologen ska i sin rapport beskriva orsaker och vidtagna åtgärder samt ta ställning till vilka förändringar som bör göras för att minimera risken för att händelser upprepas. Verksamhetschefen ska bedöma avvikelser och ta ställning till behov av förändrade rutiner och anvisningar för verksamheten. Händelser som avvikelserapporteras ska tas till vara och inkomna förbättringsförslag ska systematiskt återföras till personalen som ett led i kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet. Frågor som ska besvaras: har verksamheten uppnått kvalitetsmålen har personalen arbetat enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet har identifierade avvikelser åtgärdats har identifierade avvikelser åtgärdats så att de inte inträffar på nytt

14 11 6. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Jfr 6 kap. 1 SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Enligt patientsäkerhetslagen är hälso- och sjukvårdspersonalen skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Psykologen ska känna till och följa ledningssystemet. För att säkerställa hög patientsäkerhet krävs att psykologen har rätt kompetens och kan arbeta utifrån ledningssystemets processer och rutiner. 6.1 Kompetenskrav vid anställning Vid nyanställning ansvarar den chef som anställer för att utdrag ur brottsregistret lämnas in samt att en noggrann kontroll görs av intyg om legitimation, utbildning och kurser. Anställande chef gör också en kontroll av personlig ID-handling. Yrkeslegitimationen ska kontrolleras med Socialstyrelsen, då det fysiska intyget inte förloras vid eventuell indragning av legitimationen Kompetenskrav för psykolog Psykolog inom JobbMalmö ska vara legitimerad enligt Socialstyrelsens föreskrifter. Legitimationen utgör en grund för att patientsäkerheten tillgodoses. Psykologen ska ha utbildning, erfarenhet och kompetens för att utföra tilldelade arbetsuppgifter. Psykologen ska kunna utföra en kvalificerad utredning och utvecklingsbedömning av deltagare Generell fortbildning Psykologens kunskap uppdateras i enlighet med ny kunskap och forskning som är relevant för arbetet inom JobbMalmö. Detta kan exempelvis ske genom att verksamhetschef erbjuder professionsspecifik fortbildning för att säkerställa uppdatering kring nya vetenskapliga rön. Psykologen bör erbjudas professionell handledning vid behov. Nyanställda ska erbjudas yrkesspecifik introduktion efter behov. 7. Dokumentationsskyldighet Jfr 7 kap. 1 SOSFS 2011:9. Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. 7.1 Kvalitetsberättelse Vårdgivare bör med dokumentationen som utgångspunkt varje år upprätta en sammanhållen verksamhetsberättelse av vilken det bör framgå hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet vilka resultat som har uppnåtts Kvalitetsberättelsen skrivs som en del i verksamhetsberättelsen, vilken tillställs nämnden för information.

15 Patientsäkerhetsberättelse Jfr 7 kap. 2 SOSFS 2011:9. Enligt patientsäkerhetslagen ska vårdgivaren senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Patientsäkerhetsarbetet och att förebygga vårdskador hos deltagare och ohälsa hos personal ska ske kontinuerligt. Verksamhetschefen ansvarar för att personalen är informerad om rutiner, vad som ska rapporteras och hur det ska ske. Patientsäkerhetsarbetet ska utgå från identifierade avvikelser i verksamheten som årligen sammanställs till en patientsäkerhetsberättelse. Enligt patientsäkerhetslagen och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska patientsäkerhetsberättelsen innefatta avvikelsesammanställning uppgifter om hur egenkontrollen har utförts beskrivning av samverkan med andra aktörer hantering av patientsäkerhetsrisker hantering av övriga klagomål och synpunkter Patientsäkerhetsberättelsen tillställs nämnden för information. Den hålls tillgänglig hos verksamhetschefen för den som önskar ta del av den. 8. Journalföring Psykologen ska omgående upprätta journal för de deltagare som är aktuella för psykologs utredning/insatser. Psykologen ska följa gällande lagstiftning och vårdgivarens rutiner för journalföring. 9. Författningar Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Patientdatalagen (2008:355) Patientsäkerhetslagen (2010:659) SOSFS 1997:8 Verksamhetschef inom hälso- och sjukvård och hälso- och sjukvårdslagen 29,30 SOSFS 2004:11 Remisshantering SOSFS 2005:28 Lex Maria SOSFS 2008:14 Informationshantering och journalföring inom hälso- och sjukvården SOSFS 2008:355 Egenkontroll nationella och regionala register SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete