Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för den psykologiska verksamheten vid elevhälsan

Transkript

1 Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (2) Datum Vår referens Helen Salmose Utredare Helen.Salmose@malmo.se Tjänsteskrivelse Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för den psykologiska verksamheten vid elevhälsan GYVF Sammanfattning Den psykologiska verksamheten vid elevhälsan är en hälso- och sjukvårdsverksamhet som bland annat regleras av hälso- och sjukvårdslagen. Malmö kommun (genom kommunfullmäktige) är vårdgivare för all hälso- och sjukvård som sker inom organisationen. Representant för vårdgivaren avseende elevhälsans psykologiska del, har kommunfullmäktige genom reglemente bestämt, är arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden i fråga om gymnasieskolor och gymnasiesärskolor. Vårdgivarens representant på förvaltningsnivå är verksamhetschefen, som har det samlade ledningsansvaret för den psykologiska delen av elevhälsan. Organisatoriskt är den psykologiska verksamheten placerad inom arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens centrala elevhälsa. Denna är fr.o.m organiserad under gymnasieområde 1 under ledning av områdeschefen, som utsetts till verksamhetschef med det samlade ledningsansvaret. Fullgörande och ansvar för enskilda ledningsuppgifter där psykologisk kompetens erfordras har överlåtits åt legitimerad psykolog. I 28 hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), HSL, anges följande: Ledningen av hälso- och sjukvård ska vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Bestämmelsen kompletteras med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). I föreskriftens tredje kapitel anges att vårdgivaren ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. För att bedriva en psykologisk verksamhet inom elevhälsan som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen ska det således finnas ett ledningssystem. Detta är ett system för att fastställa principer för ledning av verksamheten och det ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Bilagt föreligger förslag till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för den psykologiska verksamheten vid elevhälsan inom arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen. Ledningssystemet föreslås gälla fr.o.m Förslag till beslut Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för den psykologiska verksamheten vid elevhälsan inom arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbild- SIGNERAD

2 ningsförvaltningen med giltighet fr.o.m (2) Beslutsunderlag G-Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för den psykologiska verksamheten vid elevhälsan Elevhälsans psykologiska verksamhet - Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Beslutsplanering Arbetsmarknads-, gymnasie och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott Arbetsmarknads-, gymnasie och vuxenutbildningsnämnden Ärendet Enligt bilagd skrivelse. Ansvariga Eva Ahlgren Skoldirektör

3 Malmö stadgymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Elevhälsans psykologiska verksamhet Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Gäller fr.o.m

4 1 Innehållsförteckning Sid 1. Inledning, bakgrund och syfte 2 2. Ansvarsfördelning Om nämnden som vårdgivarens representant Om verksamhetschefen Om den psykologiskt ledningsansvarige Om psykologen 6 3. Processer och rutiner 6 Uppföljning och utvärdering 8 4. Samverkan Samverkan med annan skolpersonal Samverkan övrigt Vårdnadshavare Annan vårdgivare 9 5. Systematiskt förbättringsarbete Riskanalys Egenkontroll Utredning och avvikelser Klagomål och synpunkter Rapporteringsskyldighet Sammanställning och analys Anmälan enligt Lex Maria Anmälan om inte tillfredsställande yrkesutövning Förbättrande åtgärder i verksamheten Förbättring av processerna och rutinerna Avvikelsehantering hos elevhälsans psykologverksamhet Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Kompetenskrav vid anställning Kompetenskrav för psykolog Generell fortbildning Dokumentationsskyldighet Kvalitetsberättelse Patientsäkerhetsberättelse Övrigt Journalföring Tilldelning och behörighet till datajournalsystem Kontroll av åtkomst Författningar 13

5 2 Elevhälsans psykologiska verksamhet vid arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 1. Inledning, bakgrund och syfte Den psykologiska verksamheten vid elevhälsan är en hälso- och sjukvårdsverksamhet och regleras bland annat av hälso- och sjukvårdslagen. Malmö kommun (genom kommunfullmäktige) är vårdgivare för all hälso- och sjukvård som sker inom organisationen. Representant för vårdgivaren avseende elevhälsans psykologiska del, har kommunfullmäktige genom reglemente bestämt, är arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden i fråga om gymnasieskolor och gymnasiesärskolor. I 28 hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) anges följande: Ledningen av hälso- och sjukvård ska vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Bestämmelsen kompletteras med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). I föreskriftens tredje kapitel anges att vårdgivaren ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. För att bedriva en psykologisk verksamhet inom elevhälsan som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen ska det således finnas ett ledningssystem. Detta är ett system för att fastställa principer för ledning av verksamheten och det ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med stöd av ledningssystemet ska ansvarig kunna planera leda kontrollera följa upp utvärdera och förbättra verksamheten För ledningssystemet krävs att det ska finnas en tydlig ansvarsfördelning dokumenterade processer och rutiner 2. Ansvarsfördelning Jfr 3 kap. 3 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska ange hur uppgifterna som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra är fördelade i verksamheten. 2.1 Om nämnden som vårdgivarens representant Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden är representant för vårdgivaren för insatser inom den psykologiska verksamheten avseende gymnasieskolor och gymnasiesärskolor som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen.

6 3 Organisatoriskt är den psykologiska verksamheten placerad inom arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens centrala elevhälsa. Denna är fr.o.m organiserad under gymnasieområde ett under ledning av områdeschefen som verksamhetschef med det samlade ledningsansvaret. Fullgörande och ansvar för enskilda ledningsuppgifter där psykologisk kompetens erfordras har överlåtits åt legitimerad psykolog Om verksamhetschefen Vårdgivaren representeras på förvaltningsnivå av verksamhetschefen. Verksamhetschefen för den psykologiska delen av elevhälsan har det samlade ledningsansvaret, vilket inte kan överlåtas till annan befattningshavare. Verksamhetschefens ansvar och uppgift är enligt beslut i nämnden att: Systematiskt kvalitetsarbete känna till de författningar, styrdokument och vetenskapliga rön för hälso-och sjukvårdsväsendet respektive utbildningsväsendet som berör psykologisk elevhälsa ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten i ett dokument ange hur uppgifterna som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten är fördelade i verksamheten inom ramen för ledningssystemet ta fram, fastställa och dokumentera processer, rutiner och metoder för hur det systematiska kvalitetsarbetet kontinuerligt ska bedrivas för att kunna styra, följa upp och utveckla verksamheten och dess resultat varje år upprätta en sammanhållen verksamhetsberättelse senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse upprätta en verksamhetsplan ansvara för att redovisa verksamhetens resultat för nämnden Löpande verksamhet ansvara för den löpande verksamheten inom sitt område och se till att den fungerar på ett tillfredsställande sätt se till att den psykologiska insatsen tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet och god vård ansvara för att det finns de direktiv, instruktioner och rutiner som den löpande verksamheten kräver ansvara för att den psykologiska elevhälsan har de lokaler, den utrustning och de resurser som behövs för att god vård ska kunna ges ansvara för att inköp av tjänster, produkter, försörjnings- och informationssystem sker i enlighet med gällande rätt och Malmö stads riktlinjer/i samråd med upphandlingsenheten vid Stadskontoret Avvikelser ansvara för att egenkontroll i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd utövas

7 4 ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från elever och vårdnadshavare, personal, andra myndigheter, föreningar, organisationer och övriga intressenter ta emot rapporter om avvikelser i enlighet med 6 kap. 4 patientsäkerhetslagen (2010:659) från verksamhetens personal utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada (avvikelser) vidta nödvändiga omedelbara och andra åtgärder i anledning av en avvikelse vid behov göra anmälan enligt Lex Maria i ett dokument analysera och sammanställa inkomna rapporter om risk för vårdskada eller vårdskada, klagomål och synpunkter och utifrån vad som framkommer vidta åtgärder som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet Personal säkerställa att verksamhetens personal känner till och arbetar i enlighet med processerna och rutinerna i ledningssystemet säkerställa att det finns skolpsykologer i den omfattning som tillgodoser behovet ansvara för att skolpsykologer har rätt kompetens för att kunna bedriva psykologisk elevhälsa av hög säkerhet och god kvalitet medverka i meritvärdering och anställningsintervju vid nyanställning av skolpsykologer ansvara för rutiner för individuell introduktion av personal och bevaka personalens möjligheter till fortbildning ansvara för att skolpsykologerna är informerade om de bestämmelser som gäller för hantering av patientuppgifter och behörighet anmäla till IVO om legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal på grund av sjukdom eller missbruk bedöms inte kunna utöva sitt yrke tillfredsställande Personuppgiftshantering ansvara för att rutiner finns så att journaler förs i enlighet med lag ansvara för uppföljning av patientuppgifternas kvalitet och ändamålsenlighet ansvara för informationssäkerhetsarbetet inom verksamheten ansvara för att det finns ett dokument Informationssäkerhetspolicy i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2008:14 ansvara för att det finns fungerande rutiner för styrning av behörigheter i det digitala journalsystement PMO och för spårning (loggning) av användare tilldela behörigheter i det digitala journalsystemet PMO ansvara för att utdelade behörigheter för åtkomst till patientuppgifter är ändamålsenliga och förenliga med hälso- och sjukvårdspersonalens och andra befattningshavares aktuella arbetsuppgifter ansvara för att hälso- och sjukvårdspersonalen är informerade om de bestämmelser som gäller för hantering av patientuppgifter ansvara för att uppföljning av informationssystemens användning sker genom regelbunden kontroll av loggarna utreda misstanke om obehörig åtkomst

8 5 Samverkan och samordning ansvara för att det finns rutiner kring samverkan och samarbete med andra myndigheter och internt Information svara på frågor från myndigheter, elever, vårdnadshavare och medier vad gäller verksamheten bedriva ett aktivt informationsarbete utåt och inåt 2.3 Om den psykologiskt ledningsansvarige Verksamhetschefen har uppdragit åt legitimerad psykolog att fullgöra och ansvara för vissa ledningsuppgifter som verksamhetschefen behåller ett övergripande ansvar för. Det innebär att så länge den psykologiskt ledningsansvarige har dessa ledningsuppgifter utförs de av denne och inte av verksamhetschefen. Verksamhetschefen har själv att bevaka att uppdraget utförs på ett tillfredsställande sätt. Beslutet kan återkallas av verksamhetschefen. Uppgifterna för den psykologiskt ledningsansvarige är att: Systematiskt kvalitetsarbete känna till de vetenskapliga rönen för hälso-och sjukvårdsväsendet respektive utbildningsväsendet som berör psykologisk elevhälsa inom ramen för ledningssystemet ta fram, fastställa och dokumentera processer, rutiner och metoder för hur det systematiska kvalitetsarbetet kontinuerligt ska bedrivas för att kunna styra, följa upp och utveckla verksamheten och dess resultat varje år upprätta en sammanhållen verksamhetsberättelse senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse Löpande verksamhet ansvara för att det finns de direktiv, instruktioner och rutiner som den löpande verksamheten kräver Avvikelser ansvara för att egenkontroll i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd utövas ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från elever och vårdnadshavare, personal, andra myndigheter, föreningar, organisationer och övriga intressenter ta emot rapporter om avvikelser i enlighet med 6 kap. 4 patientsäkerhetslagen (2010:659) från verksamhetens personal utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada (avvikelser) vidta nödvändiga omedelbara och andra åtgärder i anledning av en avvikelse vid behov göra anmälan enligt Lex Maria i ett dokument analysera och sammanställa inkomna rapporter om risk för vårdskada eller vårdskada, klagomål och synpunkter och utifrån vad som framkommer vidta åtgärder som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet

9 6 Personal medverka i meritvärdering och anställningsintervju vid nyanställning av skolpsykologer ansvara för rutiner för individuell introduktion av personal och bevaka personalens möjligheter till fortbildning ansvara för att skolpsykologerna är informerade om de bestämmelser som gäller för hantering av patientuppgifter och behörighet anmäla till IVO om legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal på grund av sjukdom eller missbruk bedöms inte kunna utöva sitt yrke tillfredsställande Personuppgiftshantering ansvara för att rutiner finns så att journaler förs i enlighet med lag ansvara för uppföljning av patientuppgifternas kvalitet och ändamålsenlighet ansvara för att det finns fungerande rutiner för styrning av behörigheter i det digitala journalsystement PMO och för spårning (loggning) av användare tilldela behörigheter i det digitala journalsystemet PMO ansvara för att utdelade behörigheter för åtkomst till patientuppgifter är ändamålsenliga och förenliga med hälso- och sjukvårdspersonalens och andra befattningshavares aktuella arbetsuppgifter ansvara för att uppföljning av informationssystemens användning sker genom regelbunden kontroll av loggarna utreda misstanke om obehörig åtkomst Samverkan och samordning ansvara för samverkan i vårdprocesserna inom och mellan yrkesgrupper, olika funktioner, enheter, nivåer, verksamheter och ansvarsområden samt olika vårdgivare, om det inte finns hinder för detta enligt lag Information svara på frågor från myndigheter, elever och vårdnadshavare vad gäller verksamheten när det krävs psykologisk sakkompetens. 2.4 Om psykologen Psykologen är organiserad i den förvaltningsövergripande elevhälsoorganisationen och arbetar konsultativt på uppdrag från skolorna med direkta elevärenden och i viss omfattning med handledning för lärare och elevassistenter. Som hälso- och sjukvårdspersonal har psykologen ett personligt yrkesansvar, vilket innebär att alltid vara ansvarig för att fullgöra sina arbetsuppgifter. Psykologen ska ha god kännedom om och följa den lagstiftning som gäller inom hälsooch sjukvården, dvs. hälso- och sjukvårdslagen, patientsäkerhetslagen, patientdatalagen, patientlagen, offentlighets- och sekretesslagen samt de bestämmelser och föreskrifter som i övrigt gäller för verksamheten, t. ex. skollagen. 3. Processer och rutiner Jfr 4 kap. 2 SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Vårdgivaren ska i varje process identifiera de aktiviteter som ingår

10 7 bestämma aktiviteternas inbördes ordning för varje aktivitet utarbeta och fastställa de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet Rutinerna ska dels beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras, dels ange hur ansvaret för utförandet är fördelat i verksamheten. Ansvarsområde Elevhälsoarbete Psykologen arbetar indirekt med elever via handledning och konsultation till skolpersonal. Identifierade processer och aktiviteter 1.Konsultation 2.Handledning Rutiner/arbetssätt enligt respektive verksamhetschef 1.Stöd till enskild lärare i arbete med exempelvis elever i behov av särskilt stöd eller yrkesroll. 2.Grupp eller arbetslag som regelbundet över tid går i handledning för att utveckla arbetssätten. Uppföljning Verksamhetschef Kontinuerlig uppföljning på verksamhetsmöten. Hälso- och sjukvård Psykologen arbetar direkt med elever i Samverkan med föräldrar och skolpersonal. 3.Utbildningsinsatser 1.Utredning/bedömning 3.Fortbildning Utredning/diagnostik och bedömning kan röra inlärningssvårigheter, neuropsykologiska frågeställningar, emotionella och psykiska problem. Alla insatser som gäller bedömning, diagnostik och utredning ska bygga på vetenskap och beprövad erfarenhet. Testbatterier ska vara standardiserade och i den mån det är möjligt normerade efter svenska förhållanden. Vid införandet av nya tester ska utbildning ges till utföraren. Vid uppdatering av psykosomatiska tester ska den senaste upplagan införskaffas och det gamla testet förstöras. Inköp av testmaterial sker från godkända leverantörer. Verksamhetschef Kontinuerlig uppföljning på verksamhetsmöten. 2.Remisshantering 2.Verksamhetschefen har ansvaret för att upprätta rutiner för remisshantering. 3.Samtal, råd och stöd 3.Samtal, råd och stöd till elever och vårdnadshavare. 4.Journalföring 4.Rutiner för journalföring och granskning av journaler. Skolutveckling 1.Stöd till skolledning 1.Konsultation i enskilda ärenden. Verksamhetschef 2.Kompetensutveckling för skolpersonal 2.Kortare utbildningsinsatser för särskilda personalgrupper. Kontinuerlig uppföljning på verksamhetsmöten.

11 8 Uppföljning och utvärdering Processer, rutiner och metoder ska årligen granskas för att nå uppsatta mål. Resultat av granskningar ska återföras till ansvariga i organisationen och övriga berörda. Förbättringsåtgärder dokumenteras, analyseras och utgör grunden för reviderade eller nya mål och rutiner. Socialstyrelsen har beskrivit ledningssystemet som en cyklisk process (figuren nedan). Källa : Socialstyrelsens och Skolverkets publikation 2014, Vägledning för elevhälsan sidan Samverkan Jfr 4 kap. 6 SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska identifiera de processer där samverkan behövs för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada. Det ska framgå av processerna och rutinerna hur samverkan ska bedrivas i den egna verksamheten. Det ska genom processerna och rutinerna även säkerställas att samverkan möjliggörs med andra vårdgivare och med myndigheter. 4.1 Samverkan med annan skolpersonal Psykologen ska genom samverkan med övrig personal på skolan, både elevhälsopersonal och skolans pedagogiska personal, arbeta hälsofrämjande och förebyggande för att gemensamt verka för tidig upptäckt av hinder för lärande, hälsa och utveckling. I skolans elevhälsa ska det finnas tillgång till skolsköterska, skolläkare, psykolog, kurator och specialpedagogisk kompetens. Samarbete får ske inom ramen för offentlighets- och sekretesslagens regelverk. Elevhälsans arbete präglas av en hög grad av samverkan mellan elevhälsans personal och övriga personalgrupper. För att kombinera detta med lagens krav på sekretess krävs

12 9 rutiner för att löpande inhämta samtycken samt för att bedöma om samtycke ska inhämtas från eleven eller vårdnadshavare (se nedan). 4.2 Samverkan övrigt Vårdnadshavare Samverkan med vårdnadshavare eftersträvas alltid så långt det är möjligt. Elevens mognad och vårdens innehåll avgör om sekretess gentemot vårdnadshavare ska beaktas. Vid behov av mognadsbedömning ska denna göras enligt 6 kap. 11 Föräldrabalken. Mognadsbedömningen ska journalföras. Denna huvudregel gäller även utlämnande av uppgifter ur journalen Annan vårdgivare Psykologen ska, efter samtycke från vårdnadshavare, samarbeta med hälso- och sjukvården och underlätta informationsöverföring mellan annan vårdgivare och skolan när det bedöms främja lärande, hälsa och utveckling. Vid behov ska remiss utfärdas till annan vårdgivare för bedömning, utredning och behandling. Remisser utfärdas med samtycke från vårdnadshavare eller i förekommande fall eleven själv. 5. Systematiskt förbättringsarbete Ett systematiskt arbete för att förbättra verksamheten ska ske fortlöpande. I förbättringsarbete läggs vikt vid förebyggande åtgärder. Syftet är att förhindra att vårdskador, missförhållanden och andra avvikelser inträffar. Förbättringsarbetet ska leda till att organisationen utvecklas och att misstag inte upprepas. 5.1 Riskanalys Jfr 5 kap. 1 SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivaren uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar och bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. Riskanalys ska alltid göras vid förändringar och nya åtaganden och görs i samband med psykologernas verksamhetsträffar. 5.2 Egenkontroll Jfr 5 kap. 2 SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska utöva egenkontroll. Denna ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. Egenkontrollen kan innefatta: jämförelser av verksamhetens resultat med uppgifter i nationella och regionala kvalitetsregister enligt patientdatalagen jämförelser av verksamhetens resultat dels med uppgifter i öppna jämförelser och dels med resultat för andra verksamheter jämförelse av verksamhetens nuvarande resultat med tidigare resultat målgruppsundersökningar granskning av journaler, akter och annan dokumentation

13 10 aktivt arbete för att förändra förhållningssätt och attityder hos personalen som kan leda till brister i verksamhetens kvalitet Egenkontroll innebär systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. 5.3 Utredning av avvikelser Klagomål och synpunkter Jfr 5 kap. 3 SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från: elever och deras närstående personal andra vårdgivare de som bedriver socialtjänst myndigheter föreningar, andra organisationer och intressenter Med klagomål menas att någon klagat på att verksamheten inte uppnår kraven på god kvalitet. Med synpunkter avses övrigt som framförs som berör verksamhetens kvalitet, t.ex. förslag på förbättringar. Klagomål och synpunkter ska utredas. Utredningen ska komma fram till en åtgärd eller slutsats som kommuniceras med den som klagat eller lämnat synpunkter Rapporteringsskyldighet Jfr 5 kap 4 SOSFS 2011:9. Bestämmelser om rapporteringsskyldighet för hälso- och sjukvårdspersonal finns i patientsäkerhetslagen. Bestämmelser om skyldighet för vårdgivaren att utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra vårdskada finns i patientsäkerhetslagen. Det åligger psykologen att till verksamhetschefen anmäla om en elev i samband med vård eller behandling drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av vårdskada. Rapporteringsskyldigheten ska fullgöras enligt verksamhetschefens anvisningar Sammanställning och analys Jfr 5 kap. 6 SOSFS 2011:9. Inkomna rapporter, klagomål och synpunkter ska sammanställas och analyseras för att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet Anmälan enligt Lex Maria Verksamhetschefen är ansvarig för att anmälan görs till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt Lex Maria. Verksamhetschefen ska inför anmälan enligt Lex Maria utreda händelser där vård och behandling har medfört allvarlig skada eller kunnat medföra allvarlig skada för eleven.

14 Anmälan om inte tillfredsställande yrkesutövning Verksamhetschefen ska utan fördröjning anmäla till IVO om legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal på grund av sjukdom eller missbruk bedöms inte kunna utöva sitt yrke tillfredställande. Enligt patientsäkerhetslagen gäller även anmälningsskyldighet när legitimerad personal kan befaras utgöra en fara för patientsäkerheten. Anmälningsplikten gäller på vårdgivarnivå och ska enligt 2 kap. 1 patientsäkerhetsförordningen fullgöras av den Lex Maria-ansvariga. Anmälan ska ske även om den berörda personen har avslutat anställningen när farligheten upptäcks Förbättrande åtgärder i verksamheten Jfr 5 kap. 7 SOSFS 2011:9. På grundval av resultaten av de aktiviteter som anges i 5 kap. 1-6 SOSFS 2011:9 ska de åtgärder vidtas som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet Förbättring av processerna och rutinerna Jfr 5 kap 8 SOSFS 2011:9. Om resultaten av de aktiviteter som anges i 5 kap.1-6 SOSFS 2011:9 visar att processerna och rutinerna inte är ändamålsenliga för att säkra verksamhetens kvalitet, ska processerna och rutinerna förbättras Avvikelsehantering hos elevhälsans psykologverksamhet Psykologen ska i sin rapport till verksamhetschefen beskriva orsaker och vidtagna åtgärder samt ta ställning till vilka förändringar som bör göras för att minimera risken för att händelser upprepas. Verksamhetschefen ska efter utredning av inträffade avvikelser ta ställning till behovet av förändrade rutiner och anvisningar för verksamheten. Händelser som avvikelserapporteras ska tas till vara och inkomna förbättringsförslag ska systematiskt återföras till personalen som ett led i kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet. Frågor som ska besvaras: har verksamheten uppnått kvalitetsmålen har personalen arbetat enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet har identifierade avvikelser åtgärdats har identifierade avvikelser åtgärdats så att de inte inträffar på nytt 6. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Jfr 6 kap. 1 SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Enligt patientsäkerhetslagen är hälso- och sjukvårdspersonalen skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Alla psykologer ska känna till och följa ledningssystemet. För att säkerställa hög patientsäkerhet krävs att psykologen har rätt kompetens och kan arbeta utifrån ledningssystemets processer och rutiner.

15 Kompetenskrav vid anställning Vid nyanställning ansvarar den chef som anställer för att utdrag ur brottsregistret lämnas in samt att en noggrann kontroll görs av intyg om legitimation, utbildning och kurser. Anställande chef gör också en kontroll av personlig ID-handling. Yrkeslegitimationen ska kontrolleras med Socialstyrelsen, då det fysiska intyget inte förloras vid eventuell indragning av legitimationen Kompetenskrav för psykolog Psykolog inom skolan ska vara legitimerad enligt Socialstyrelsens föreskrifter. Legitimationen utgör en grund för att patientsäkerheten tillgodoses. Psykologen ska ha utbildning, erfarenhet och kompetens för att utföra tilldelade arbetsuppgifter. Psykologen ska kunna utföra en kvalificerad utredning och utvecklingsbedömning av elev Generell fortbildning Psykologens kunskap uppdateras i enlighet med ny kunskap och forskning som är relevant för arbetet inom skolan. Detta kan exempelvis ske genom att verksamhetschef erbjuder professionsspecifik fortbildning för att säkerställa uppdatering kring nya vetenskapliga rön. Psykologen bör erbjudas professionell handledning vid behov. Nyanställda ska erbjudas yrkesspecifik introduktion efter behov. 7. Dokumentationsskyldighet Jfr 7 kap. 1 SOSFS 2011:9. Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. 7.1 Kvalitetsberättelse Vårdgivare bör med dokumentationen som utgångspunkt varje år upprätta en sammanhållen berättelse av vilken det bör framgå hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet vilka resultat som har uppnåtts Kvalitetsberättelsen skrivs som en del i verksamhetsberättelsen, vilken tillställs nämnden för information. 7.2 Patientsäkerhetsberättelse Jfr 7 kap. 2 SOSFS 2011:9. Enligt patientsäkerhetslagen ska vårdgivaren senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Patientsäkerhetsarbetet och att förebygga vårdskador hos elever och ohälsa hos personal ska ske kontinuerligt. Verksamhetschefen ansvarar för att personalen är informerad om rutiner, vad som ska rapporteras och hur det ska ske. Patientsäkerhetsarbetet ska utgå från identifierade avvikelser i verksamheten som årligen sammanställs till en patientsäkerhetsberättelse.

16 13 Enligt patientsäkerhetslagen och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska patientsäkerhetsberättelsen innefatta: avvikelsesammanställning uppgifter om hur egenkontrollen har utförts beskrivning av samverkan med andra aktörer hantering av patientsäkerhetsrisker hantering av övriga klagomål och synpunkter 8. Övrigt 8.1 Journalföring Psykologen ska omgående upprätta journal för de elever som är aktuella för psykologs utredning/insatser. Psykologen ska följa gällande lagstiftning och vårdgivarens rutiner för journalföring. 8.2 Tilldelning och behörighet till datajournalsystem Verksamhetschefen fastslår vem som har ansvar för tilldelning, förändring, borttagning och regelbunden uppföljning av behörigheter i det digitala journalsystemet. Tilldelning av behörighet i journalsystemet ska vara begränsad till det ansvarsområde personalen har och ske efter det att verksamhetschefen gjort en individuell bedömning. Behörigheter ska kontinuerligt läggas till, tas bort och regleras så att endast den som är delaktig i vården har tillgång till journalhandlingar. 8.3 Kontroll av åtkomst Verksamhetschefen fastslår vem som ansvarar för att loggkontroller görs i form av stickprovskontroller. Genomförda loggkontroller dokumenteras och sparas i tio år. Obehörig ingång ska anmälas till verksamhetschefen. Även misstanke om obehörig ingång ska anmälas och utredas av verksamhetschefen. I förekommande fall görs polisanmälan (obehörig läsning rubriceras som dataintrång). 9. Författningar Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Patientdatalagen (2008:355) Patientsäkerhetslagen (2010:659) SOSFS 1997:8 Verksamhetschef inom hälso- och sjukvård och hälso- och sjukvårdslagen 29,30 SOSFS 2004:11 Remisshantering SOSFS 2005:28 Lex Maria SOSFS 2008:14 Informationshantering och journalföring inom hälso- och sjukvården SOSFS 2008:355 Egenkontroll nationella och regionala register SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete