VINNOVA 1 (8) Dnr: Uppdragstagare. Bilagor. Prisbilaga (del av. anbud) Organisationsnummer. Bankgiro/plusgiroo. Adress. Fakturaadress Telefonnummer

Transkript

1 RAMAVTAL OM RESEBYRÅTJÄNSTER 1 (8) Datum: Ange datum Uppdragsgivare (VINNOVA) Verket för innovationssystem VINNOVA Organisationsnummer Besöksadress/postadress Mäster Samuelsgatan Stockholm Fakturaadress VINNOVA, FE 34, Strömsund Telefonnummer Kontaktperson Telefonnummer E-post Dnr: Uppdragstagare Organisationsnummer/personnummer Adress Bankgiro/plusgiroo Telefonnummer Kontaktperson Telefonnummer E-post Enhet Projekt (VO-kod/dnr) Avtalets giltighetstid (sista angivna datum är leveransdag om inte annat avtalats) Ange datum Ange datum. Ramavtal Avtalet inkluderar nedan angivna bilagor. Bilagorna ska ha tolkningsföreträde i den ordning som de anges nedan. Bilagor Beteckning (ange med kryss vilka bilagor som ingår i avtalet, numrera därefter de bilagor som ingår i avtalet i den ordning de ska gälla) Nr Förfrågningsunderlag Anbud Prisbilaga (del av anbud) Villkor

2 RAMAVTAL OM RESEBYRÅTJÄNSTER 2 (8) Uppdragsbeskrivning, art, omfattning, utförande Uppdraget avser resebyråtjänster i enlighet med detta avtal, inklusive bilagor. Ersättning och personal Enligt bilaga / Avtal Fast pris Timarvode Dagarvode Exkl moms Kr Uppdragstagaren Uppdragstagaren innehar inte F-skattsedel. innehar F-skattsedel Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, av vilka parterna tagit var sitt. Stockholm Ange datum För VINNOVA Ange ort och datum För Uppdragstagaren Avdelningschef Underskrift Namnförtydligande Titel och namnförtydligande Enhetschef Underskrift Namnförtydligande Titel och namnförtydligande... Förvaltningsdirektör Leif Callenholm

3 3 (8) 1. Omfattning Ramavtalet omfattar resebyråtjänster inklusive förfrågningsunderlag och anbud. självbokningsverktyg och övriga tjänster som omfattas av 2. Handlingarnas inbördes förhållande Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om det i kontraktshandlingar förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, inbördes i följande ordning: Ändringar och tillägg till detta avtal. Detta avtal. Förfrågningsunderlag och eventuella kompletteringar till förfrågningsun nderlaget. Uppdragstagarens anbud och eventuella förtydliganden tilll anbudet. Separat prisbilaga (del av anbud). Villkor för resebyråtjänster VINNOVAs allmänna villkor Följande bilagor kommer att bifogas i det slutliga avtalet: Förfrågningsunderlag och eventuella kompletteringar till förfrågningsun nderlaget. Uppdragstagarens anbud och eventuella förtydliganden tilll anbudet. Separat prisbilaga. 3. Tider 3.1 Avtalsperiod Avtalsperioden är tre år från och med dagen för ikraftträdande, med möjlighet till 12 månaders förlängning från VINNOVAs sida, med oförändrade villkor. Prisjustering enligt p 11.1 får dock ske. VINNOVA ska senast 6 månader före avtalstidens slut meddela Uppdragstagaren om förlängningsmöjligheten ska utnyttjas. 3.2 Resebyråtjänster Uppdragstagaren ska tillhandahålla denna tjänst under hela avtalsperioden. 3.3 Självbokningssystemet Avtalad leveransdag är den dag då självbokningsverktyget ska uppfylla kraven enligt detta avtal. Parterna ska gemensamt bestämma avtalad leveransdag för självbokningsverktyget. Leveransdag ska dock senast inträffa 4 månader efter avtalets ikraftträdande om inte VINNOVA tar initiativ till att avtala om en senare tidpunkt. Avtalad leveransdag för verktyget ska föregås av en leveranskontrollperiod om sju arbetsdagar före avtalad leveransdag. VINNOVA ska godkänna verktyget då det uppfyller kraven enligt detta avtal. Vite ska utgå med kr per påbörjad förseningsvecka. Vite ska dock utgå med sammanlagt högst kr. Om leveransförsening beroende på Uppdragstagaren eller något förhållande på hans sida pågår mer än 90 dagar får VINNOVA genom skriftligt meddelande därom häva avtalet i denna del. Om leveransförsening beror på VINNOVA eller något förhållande på hans sida, får Uppdragstagaren flytta fram installationsdagen och avtalad leveransdag till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. VINNOVA ska därvid ersätta Uppdragstagaren för dennes direkta förluster. Om leveransförsening pågår mer än sammanlagt 90 dagar får Uppdragstagaren genom skriftligt meddelande därom häva avtalet i denna del. I övrigt gäller Avtal 90 bestämmelser under punkten 2 och 3, förutom punkten 3.5. När effektiv leveransdag har inträffat kommer implementering först ske hos en pilotgrupp, som väljs ut av VINNOVA och består av resesamordnare och resenärer. VINNOVA och Uppdragstagaren ska komma överens om pilotperiodens längd och även fastställa tidsplanen för installation av övriga aktuella användare. 3.4 Leveransvillkor Alla färdhandlingar fysiska färdbiljetter eller elektroniska - ska distribueras fritt till VINNOVA. Beställda färdhandlingar ska levereras till den beställandee personen hos VINNOVA minst två dagar före avresan eller enligt överenskommelse. Vid beställning med kort framförhållning, som ej medger vanlig postgång, ska färdhandlingar finnas att tillgå på avreseplatsen eller annan plats enligt överenskommelse med resenär / beställare. Kräver bokningen annat distributionssätt t.ex. bud debiteras VINNOVA faktisk kostnad efter överenskommelse i varje enskilt fall.

4 4 (8) 3.5 Fullgörande Brister Uppdragstagaren i fullgörandet av gjorda åtaganden har VINNOVA rätt att använda annan leverantör för att helt eller delvis fullgöra leverans. Om högre pris då måste erläggas åligger det Uppdragstagaren att ersätta VINNOVA för samtliga merkostnader som ett sådant förfarande innebär. 3.6 Äganderätt Framtaget material, exempelvis statistik och resenärsprofiler är VINNOVAs egendom och får inte utnyttjas i andra sammanhang utan VINNOVAs medgivande. Materialet ska tillfallaa VINNOVA senast vid uppdragets slutförande. 3.7 Uppdragstagarens skyldigheter Uppdragstagaren ska utföra uppdraget på ett fackmässigt sätt. Uppdragstagaren ska också med tillbörlig omsorg ta tillvaraa VINNOVAs intressen och samråda med VINNOVA i den utsträckning som det behövs och är möjligt. Uppdragstagaren ska beakta VINNOVAs resepolicy samt riktlinjer för tjänsteresor. 4. Uppdragstagarens avtal med underleverantör Underleverantör(er) som Uppdragstagaren behöver anlita för utförande av förmedlingsuppdraget ska godkännas av VINNOVA. Till underleverantör räknas inte producenter av reserelaterade produkter och tjänster som Uppdragstagaren förmedlar inom ramen för detta avtal, t.ex. hotellogi, flygresor och tågresor. Uppdragstagaren svarar för underleverantörs arbete i alla led som för sitt eget. Uppdragstagaren ska kontrollera att underleverantör(er) fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, t.ex. avseende momsregistrering, inbetalningar av socialförsäkringsavgifter och skatter. VINNOVA förbehåller sig rätten att vid behov ta del av ovan beskrivna kontroll. 5. Organisation 5.1 Organisation och personal Uppdragstagaren ska utföra uppdraget med den organisationn / personal, tillgänglighet och servicegrad som angivits i förfrågningsunderlaget uppdragsbeskrivning / kravspecifikation. Uppdragstagarens personal inklusive personal hos underleverantör som ska utföra uppdraget ska ha erforderlig utbildning, erfarenhet, behörighet för sina arbetsuppgifter, samt visa god samarbetsförmåga och vara serviceinriktade. De ska med engagemang kunna ta initiativ samt arbeta självständigt och flexibelt. Personal inklusive personal hos anlitad underentreprenör ska kunna läsa, förstå och tala svenska och engelska. Uppdragstagaren är skyldig att utan dröjsmål byta ut personal som brister i det som sägs ovan, eller i övrigt ej uppfyller VINNOVAs krav på utförande. Uppdragstagaren ska på begäran från VINNOVA kunna redogöra för hur man planerar sina personalinsatser för att klara frånvaro vid grund av sjukdom, semester och liknande. 5.2 Kontaktpersoner Parterna ska utse minst en kontaktperson var. Om kontaktperson byts ut ska part omgående meddela den andra parten. 6. Uppdragstagarens Ansvar (avropet) 6.1 Dröjsmål med uppdragets utförande Dröjsmål föreligger om avropad bokningstjänst inte utförts och levererats inom den tid som behövts för att resetjänsten ska kunna nyttjas, under förutsättning att detta inte beror på någon omständighet från VINNOVA sida. 6.2 Fel i uppdragets utförande

5 5 (8) Fel i uppdragets utförande föreligger om resultatet avviker från vad som avtalats eller vad VINNOVA särskilt med hänsyn till detta avtal har rätt att kräva. 6.3 Service Level Agreement (SLA) Offererat SLA ska efterlevas. Om VINNOVA påtalar att ett åtagande i SLA ändå vid något tillfälle inte uppfylls, och förbättringsåtgärder inte genomförs eller inte medför att Uppdragstagaren åter uppfyller åtagandet ifråga, ska vite utgå. Om ett SLA-åtagande, 14 dagar efter det att utebliven uppfyllelsee konstaterats och skriftligen påtalats av VINNOVA, fortfarande inte uppfylls, ska vite utgå med 5000 kr. Därefter ska vite utgå med 2000 kr per vecka vid fortsatt utebliven uppfyllelse. VINNOVA kan efterge vite om det står klart att Uppdragstagaren har vidtagit erforderliga åtgärder, och åtagandet ändå inte har kunnat uppfyllas på grund av omständigheter som Uppdragstagaren inte råder över. 6.4 Påföljder vid dröjsmål eller fel Vid dröjsmål eller fel enligt punkterna 6.1 och 6.2 ovan får VINNOVA om dröjsmålet eller felet inte beror på något förhållande på VINNOVAs sida, - kräva att felet avhjälps - göra avdrag på priset i den utsträckning som motsvarar felet eller dröjsmålet. Beträffande åtaganden i SLA gäller därutöver vite enligt häva avtalet i sin helhet även när uppdraget påbörjats om syftet med uppdraget genom kontraktsbrottet blivit i huvudsak förfelat och Uppdragstagaren insett eller bort inse detta - häva avtalet i icke utförd del om kontraktsbrottet har väsentlig betydelse för VINNOVA - kräva ersättning enligt vad som framgår av detta avtal. 6.5 Ersättning vid dröjsmål eller fel Uppdragstagaren är skyldig att ersätta VINNOVA för skada som denne tillfogats till följd av dröjsmål, eller fel, om Uppdragstagaren inte visar att dröjsmålet, eller felet beror på hinder eller omständigheter utanför Uppdragstagarens kontroll som han skäligen inte kunde ha förväntats räkna med vid avtalets ingåendee och vars följder Uppdragstagaren heller inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Beror avvikelsen på någon som Uppdragstagaren har anlitat för att helt eller delvis utföra tjänsten, är Uppdragstagaren fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle varaa fri enligt första stycket. Detsamma gäller om bristen beror på en leverantör som Uppdragstagaren har anlitat. VINNOVA har alltid rätt till ersättning om felet beror på försummelse på Uppdragstagarens sida. Uppdragstagarens skadeståndsansvar är begränsat till direkt skada. 7. VINNOVAs ansvar (avropet) 7.1 Skadestånd Uppdragstagaren har rätt till ersättning för den direkta skada han lider genom VINNOVAs dröjsmål med betalningen, om inte VINNOVA visar att dröjsmålet beror på lag, avbrott i den allmänna samfärdseln eller annat liknande hinder som VINNOVA inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets ingåendee och vars följder han inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. VINNOVA svarar inte heller för dröjsmål med betalning som beror på Uppdragstagaren eller något förhållande på dennes sida. Uppdragstagaren har alltid rätt till ersättning, om avtalsbrottet beror på försummelse från VINNOVAs sida. 8. Ansvar (ramavtalet) 8.1 Hävning VINNOVA har rätt attt häva avtalet helt eller delvis om Uppdragstagaren efter avtalets tecknande i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt avtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom, Uppdragstagaren ska uppfylla bestämmelserna i 10 kap. 1 LOU. VINNOVA ska med omedelbar verkan häva avtalet helt om förhållande enligt 10 kap. 1 LOU föreligger.

6 6 (8) VINNOVA har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om förhållande enligt 10 kap. 2 LOU föreligger. VINNOVA har också rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om Uppdragstagaren före eller efter avtalets tecknande underlåtit att lämna uppgifter om företaget som är av väsentlig betydelse för avtalets tillkomst och/eller desss fortsatta giltighet. Uppdragstagaren äger rätt att säga upp detta avtal helt eller delvis om VINNOVA efter avtalets tecknande i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt avtalett och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodann därom. 8.2 Skadestånd VINNOVA har rätt till ersättning för den direkta skada han lider genom att Uppdragstagaren brister i avtalat åtagande, om inte Uppdragstagaren visar att bristen beror på ett hinder utanför hans kontroll som han inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets ingående och vars följder han inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Beror avvikelsen på en underleverantör (se punkten 4) som Uppdragstagar en har anlitat för att helt eller delvis utföra förmedlingsuppdraget, är Uppdragstagaren fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. VINNOVA har alltid rätt till ersättning om felet beror på försummelse på Uppdragstagarens sida. Uppdragstagarens skadeståndsansvar är begränsat till ett beloppp om motsvarande sex prisbasbelopp. Uppdragstagaren har alltid rätt till ersättning, om avtalsbrottet beror på försummelse från VINNOVAs sida. VINNOVAs skadeståndsansvar är begränsat till ett belopp motsvarande högst sex prisbasbelopp. 9. Försäkringar Uppdragstagaren ska, under kontraktstiden, ha en ansvarsförsäkring som ska vara anpassad för att täcka det ansvar som Uppdragstagaren har enligt detta avtal. Försäkringen ska medföra skydd enligt gängse svenska försäkringsvillkor och med VINNOVA som medförsäkrad. I den mån VINNOVA är skyldig att svara för självrisk, ska VINNOVAs ansvar för sådan självrisk gentemot Uppdragstagaren vara begränsad till ett prisbasbelopp. Bevis om att ovan nämnda försäkringar har tecknats ska överlämnas till VINNOVA i samband med avtalsstart. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till VINNOVA senast en vecka före det att försäkringen går ut. I annat fall äger VINNOVA rätt att teckna försäkringarna på Uppdragstagarens bekostnad. 10. Sekretess Uppdragstagaren förbinder sig att inte röja eller utnyttja VINNOVAs uppgifter, vad det än må varaa (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma Uppdragstagaren tillkänna. Uppdragstagaren innefattar alla personerr som denne på något sätt involverar, för att fullgöra sina åtaganden mot VINNOVA och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. Uppdragstagaren förbinder sig att göra de medarbetare som kommer att sysselsättas med uppdraget uppmärksamma på gällande bestämmelser rörande sekretess, samt även i övrigt hantera uppdraget med den diskretion som är nödvändig. Uppdragstagaren ska omgåendee underrätta VINNOVAs kontaktperson om någon jävsituation uppkommer eller kan tänkas uppkomma vid någonn del av uppdraget.

7 7 (8) 11. Ekonomi 11.1 Pris och prisjustering Transaktionsavgifter och priser för tilläggstjänster enligt prisbilaga ska vara fasta t. o m Därefter får prisjustering årligen ske på Uppdragstagarens initiativ under resterande avtalsperiod inklusive eventuell förlängning. EU:s statistikbyrå Eurostats arbetskostnadsindex Labor Cost Index (LCI) SNI 2002 J+K preliminär tabell ska användas. Baskvartal är kvartal två. Avtalade priser får justeras med 80% av indexförändringen. Förslag till prisjustering ska upprättas av Uppdragstagaren och tillställas VINNOVA senast två månader före tänkt ikraftträdande. Efter godkännande av VINNOVA gäller det justerade priset minst 12 månader Fakturering och betalning Fakturering görs till VINNOVA efter att tjänstenn har utförts och Uppdragstagaren har fullgjort sina förpliktelser enligt detta avtal. Fakturering enligt specifikationer angivna i förfrågningsunderlaget uppdragsbeskrivning/kravspecifikation sker via VINNOVAs resekonto. Resekontot har avropats från något av de ramavtal som Riksgäldskontoret upphandlat för staten. Annat av den upphandlande myndigheten anvisat betalkort-/reskontosystem kan vara aktuellt under avtalstiden. Beträffande separata kontobestämmelser, betalningsvillkor och betalningsansvar gäller vad som överenskommits med av VINNOVA vald resekontoleverantör. Fakturor och följesedlar ska alltid innehålla referens 1: beställar-id och referens 2: resenärens namn samt beställarens namn (kan vara annan än resenären), datum för resan samt från och till destination. Fakturering ska ske per resenär, dvs. samlingsfakturor ska inte tillämpas. Administrativa avgifter, order-, expeditions-, faktureras. faktureringsavgifter, eller andra liknande avgifter får inte Korrekta fakturor betalas 30 dagar efter det att fakturan kommit VINNOVA tillhanda. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger VINNOVA betalning på närmast följande bankdag. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet med VINNOVAs leverantör gälla även för dem. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd. Uppdragstagarens organisationsnummer och uppgifter gällande F-skatt ska alltid vara angivet på fakturan. Fakturorna ska uppfylla kraven enligt mervärdesskattelagen 11 kap 8. Dröjsmålskostnader Dröjsmålsränta (referensränta) får tas ut i enlighet med svensk räntelagstiftning.

8 8 (8) 12. Force majeuree Om part förhindras fullgöra sina åtaganden enligt avtalet av omständighet som part ej kunnat råda över, exempelvis blixtnedslag, arbetskonflikt, eldsvåda, ändrade myndighetsbestämmelser, myndighetsingripande samt fel eller försening i tjänster från underleverantörer på grund av omständigheter som här angivits, ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av avtalad tidpunkt för prestationen och befrielse från skadestånd och andra eventuella påföljder. Om avtalets fullgörande till väsentlig del hindras för längre tid än tre månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet. 13. Överlåtelse av kontrakt Kontraktet får inte av part överlåtas på annan utan den andra partens medgivande. 14. Ändringar och tillägg Part äger rätt att aktualisera förändringar i avtalet. Förändringarr i avtalet kan endast göras om behörig företrädare för parterna skriftligen överenskommit därom. 15. Uppsägning av avtal Parterna äger rätt att säga upp detta avtal med 6 månaders uppsägningstid utan någon kompensation till motparten. Uppsägningen ska vara skriftlig för attt äga giltighet. 16. Reklamation och reklamationsfristerr Om VINNOVA eller beställare vill framställa anspråk mot Uppdragstagaren på grund av fel, skada, förlust eller dröjsmål ska han underrätta Uppdragstagaren om detta inom skälig tid efter det att VINNOVA märkt eller bort märka felet, skadan, förlusten eller dröjsmålet. Reklamation får dock inte ske senare än två år efter det att uppdraget avslutades. Reklamation och underrättelse om anspråk ska ske skriftligen. Krav på felavhjälpande, prisavdrag eller annat skadestånd, ska skriftligen framställas senast tre månader efter det att förseningen, felet eller skadan upptäckts. Se också avsnitt 6 ovan. Motsvarande gäller om Uppdragstagaren vill framställa anspråk mot VINNOVA. 17. Tvist Tvist på grund av detta kontrakt ska i första hand lösas av parterna och i andra hans ska tvist avgöras av Stockholms tingsrätt i enlighet med svensk rätt. Den omständigheten att tvist hänskjutits till rättsligt avgörande berättigar inte Uppdragstagaren att avbryta uppdraget. Inte heller äger VINNOVA rätt attt innehålla belopp som inte direkt omfattas av tvisten, eller underlåta att i övrigt fullgöra sina åligganden. 18. Avtalets ikraftträdande Detta avtal träder ikraft tio (10) dagar efter meddelat tilldelningsbeslut under förutsättning att; båda parter har undertecknat avtalet beslut inte fattas enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 16 kap. 2 om att upphandlingen ska göras om eller att den avslutats först sedan rättelse gjorts.