I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete finns följande allmänna råd till 7

Transkript

1

2 I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete finns följande allmänna råd till 7 kap 1 Vårdgivare som omfattas av 1 kap. 1 1 och 2 eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS bör med dokumentationen som utgångspunkt varje år upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse av vilken det bör framgå hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet vilka resultat som har uppnåtts Berättelsen bör ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamhetens olika delar och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses Berättelsen bör hållas tillgänglig för den som önskar ta del av den.

3

4 Andelen brukare som är nöjda med sin hemtjänst ska öka Resultatet från Socialstyrelsens "Så tycker de äldre om äldreomsorgen" visar på att hemtjänsten har nått målet som var att öka brukarnas nöjdhet från 89 procent till 91 procent. Arbetet fortsätter med att öka nöjdheten genom uppdaterade genomförandeplaner och delaktighet i utförandet. Under året genomförs två brukarundersökningar dels den nationella på våren. Utifrån resultaten prioriteras förbättringsområden som varje enhet tar fram tre områden som ska arbetas med under nästkommande år. Andelen brukare som är nöjda med sitt särskilda boende ska öka Socialstyrelsens "Så tycker de äldre om äldreomsorgen" redovisar att särskilt boende har nått målet som var att ligga på minst 56 procent och att en ökning har skett från 57 till 64 procent.. Arbetet med att öka nöjdheten fortsätter med att se över inne-och utemiljö, aktiviteter och att uppnå levande genomförandeplaner. Under året genomförs två brukarundersökningar, den nationella på våren och en egen på hösten. Utifrån resultaten från dessa prioriteras förbättringsområden där varje enhet tar fram tre områden som ska arbetas med under nästkommande år. Den genomsnittliga handläggningstiden för att få ekonomiskt bistånd vid nybesök ska minska (antal dagar) Vid ekonomi och vuxenenheten pågår ett systematiskt förbättringsarbete. Socialsekreterarna utvecklar fortlöpande verksamheten genom att planera förändra, kontrollera, förbättra och följa upp verksamheten. Ett stort förbättringsarbete skedde 2015 när det gäller bedömningen av rätt till ekonomiskt bistånd till nyanlända: Genom processkartläggning och vidtagna åtgärder minskade väntetiderna för nyanlända under 2016 för nybesök till max två veckor. Det här innebär att ekonomienheten haft två olika rutiner för ekonomiskt bistånd; en rutin där enheten har s.k. Drop in för nyanlända där handläggningstiden efter åtgärder nu ligger under två veckor samt en rutin för mer traditionell handläggning med tidsbokning, där handläggningstiderna fortfarande är längre än två veckor. För att kunna mäta handläggningstiden för de båda rutinera separat, har en processkartläggning gjorts under hösten Syftet är att separera de båda rutinerna i dokumentationssystemet Procapita, för att kunna få riktiga tidsmått på handläggningen även där ansökan sker traditionellt via tidsbokning. Nya rutiner skapas kontinuerligt och rutinerna uppdateras varje månad.

5 Utbetalningar av ekonomiskt bistånd följs upp månadsvis och analyseras av enhetschef för att upptäcka eventuella felaktigheter. Tillsammans med ekonomerna görs ett antal internkontroller med stickprov för att se om rätt beslut fattats utifrån utredning och normberäkning samt att pengarna utbetalas till rätt person. Även handläggarna gör egenkontroller en gång i kvartalet. Sjukfrånvaron ska minska Inom socialförvaltningen pågår ständigt aktiviteter som ska syfta till att minska sjukfrånvaron. Den genomsnittliga sjukfrånvaron i socialförvaltningen mellan januari och november är 7,7 procent. Sjukfrånvaron varierar mellan de olika verksamhetsområdena Nedan ses statistik från Äpplet där december ännu inte redovisats Sjukskrivning i procent Jan Feb Mars Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Härnösands kommun 7,10 7,27 6,86 6,85 6,10 5,68 4,93 5,13 6,11 6,94 6,52 Socialförvaltningen 9,07 8,33 8,31 8,13 7,70 7,55 6,04 6,57 7,66 8,23 7,94 Inom hemtjänsten har ett genomgripande arbete utförts under våren för att kartlägga sjuk- och friskfaktorer inom hemtjänsten. En åtgärdsplan med avsikt att öka frisknärvaron bland medarbetarna har tagits fram. Arbetet med att implementera de föreslagna åtgärderna och arbetssätten påbörjas under hösten. Sjuktalen inom hemtjänsten har sjunkit under 2016, från 17 procent i januari till 12 procent i november. Enheternas arbete med sjukfrånvaro, rehabilitering och främjande av friskfaktorer ligger bakom förbättringen. Inom särskilt boende har handlingsplaner för att minska sjukfrånvaron upprättats och uppföljning har skett varje månad. Sjuktalen inom särskilt boende har sjunkit från 12 procent i januari till 9 procent för november. De övriga verksamheterna har sjuktal som understiger måltalet om 7 procent. Att inom ramen för gällande lagstiftning erbjuda enskilda och familjer stöd i sin livsföring. I möjligaste mån ska arbetet ske på frivillig grund men där beslut fattas mot den enskildes vilja ska besluten vara rättsäkra och tydliga. Att verka för en god vård och omsorg för äldre och funktionshindrade samt bedriva verksamhet som ger stöd för den enskilde att leva ett självständigt och aktivt liv i gemenskap med andra och känna sig trygg i hur service och omvårdnadsbehovet tillgodoses. Hälso- och sjukvård, socialtjänst och verksamhet enligt LSS är komplexa

6 verksamheter under ständig utveckling. För att fortlöpande och systematiskt utveckla och säkra kvaliteten i verksamheterna behövs ett ledningssystem. I 3 kap. 3 Socialtjänstlagen, 6 Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade och i 31 Hälso- och sjukvårdslagen finns likalydande bestämmelser som anger att kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande ska utvecklas och säkras. I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete föreskrivs att den som bedriver socialtjänst, verksamhet enligt LSS samt hälso- och sjukvård ska upprätta ett ledningssystem. Ledningssystemet ska fastställa principer för ledning av samtliga verksamheter. Det är alltid vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS som har ansvaret för att det finns ett ledningssystem för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten. Däremot är det möjligt att internt uppdra åt någon eller några i verksamhetens organisation att utföra olika uppgifter som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten. Socialnämnd Socialnämnden är den nämnd som fullmäktige bestämt ska svara för det politiska ledningsansvaret av kommunens socialtjänst, verksamhet enligt LSS samt hälso- och sjukvård exklusive skolhälsovården. Socialnämnden ansvarar för att det finns ett ledningssystem för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten. Förvaltningschef Förvaltningschef ansvarar för att leda och fördela det systematiska kvalitetsutvecklingsarbetet i enlighet med, lagar, förordningar och föreskrifter samt nämndens direktiv. Verksamhetschef Verksamhetschef ansvarar för att leda och fördela det systematiska kvalitetsutvecklingsarbetet inom sitt verksamhetsområde i enlighet med riktlinje för systematiskt kvalitetsarbete. Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Medicinskt ansvarig sjuksköterska ansvarar för att individen får en säker och ändamålsenlig hälso- och sjukvård av god kvalitet. Att det finns rutiner för att kontakt tas med läkare eller annan hälso- och sjukvårdspersonal när en patients tillstånd kräver det. Att rutiner finns för att kraven avseende läkemedelshantering, dokumentation, delegering uppfylls. Därutöver ansvarar medicinskt ansvarig sjuksköterska för att det finns utarbetade rutiner enligt Lex Maria och för att anmälningsskyldigheten fullföljs till nämnden, om patient i samband med vård eller behandling drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom.

7 Verksamhetschef HSL Verksamhetschef HSL (1 997:8) ansvarar för att hälso- och sjukvårdsverksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Att mål formuleras samt att uppföljning och analys av verksamheten sker för att åtgärder kan vidtas för att förbättra vården. Verksamhetschefen ansvarar också för att det finns rutiner för användandet av medicintekniska produkter. Enhetschef Enhetschefen ansvarar för hela verksamheten på sin enhet. Till sin hjälp har enhetschefen ofta ett antal specialistfunktioner. Enhetschefen bär ansvar för att medarbetare arbetar i enlighet med fastställda processer och rutiner samt för att driva verksamhetens systematiska kvalitetsarbete. Utöver ovanstående ansvarar enhetschefen också för att ny personal får den introduktion som krävs för att utföra ett arbete av god kvalitet. Verksamhetsutvecklare Bistår verksamhetschefen med att bland annat ansvara för att systematisera och utarbeta metoder och modeller för förvaltningens uppföljningar, inrapportering av statistik samt analys av tillgänglig statistik (t ex i KOLADA och Öppna jämförelser) samt nyckeltal. Vara delaktig i arbetet med socialförvaltningens planerings- och uppföljningsarbete och bidra till utvecklingsarbete inom respektive verksamhetsområde. Utbildnings- och kvalitetssamordnare Har en samordnande roll i kvalitetsarbetet. Ansvarar för utveckling av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete samt att kartlägga processer. Inrapportering av statistik samt utredningarbete. Därutöver ansvar för att det finns utarbetade rutiner enligt Lex Sarah och för att rapporteringsskyldigheten fullföljs Ansvarar för det centrala utbildningskontot och anordnar de utbildningar och kompetenshöjande insatser som efterfrågas i verksamheterna. Medarbetare Var och en som fullgör uppgifter inom socialtjänsten eller i verksamhet enligt LSS är skyldig att medverka i verksamhetens systematiska kvalitetsarbete Medarbetaren är skyldig att följa de riktlinjer och rutiner som fastställs av ledning. Ett ledningssystem ska vara ett levande dokument. Dels i avseendet att förse medarbetare med verktyg i arbetet med att utveckla och förbättra verksamheten, dels i avseendet att fortlöpande utveckla ledningssystemet. Ett systematiskt arbetssätt innebär att ledningssystemet aldrig blir riktigt färdigt. Det ständiga förbättringsarbetet består av följande områden. Ledningssystemet ska ge stöd i arbetet med att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.

8 Riskanalys Egenkontroll Utredning av inkomna avvikelser, rapporter, synpunkter och klagomål Förbättrande åtgärder Förbättring av processer och rutiner Utveckling av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9 Detta är ett projekt som startades i februari 2014 och leds av MAS och Utbildnings- och kvalitetssamordnare. Projektgruppen består av verksamhetsutvecklare samt en person inom administrativa enheten som är modellör av förvaltningens processer. Under 2016 har arbetet intensifierats och målsättningen var att det skulle vara implementerat i slutet av året. Detta var dock inte möjligt men det kommer att ske under våren Ett stort fokus har varit att ta fram förvaltningens processer och kartlägga dessa för att sedan kunna besluta om vilka egenkontroller och kontrollmått som ska gälla. Workshop med ledningsgruppen har hållits och verksamhetsutvecklarna har processat detta i sina ledningsgrupper. En grupp enhetschefer har tillsammans med verksamhetsutvecklarna bildat en testgrupp som arbetat i kvalitetsledningssystemet och det har i stort sett fungerat bra. Projektledarena har även utarbetat en videoguide hur man arbetar med analysen av mått och egenkontroller och denna guide används främst i utbildningssyfte. Processer och rutiner I huvudsak har arbetet gått ut på att kartlägga de lednings, kärn- och stödprocesser som styr våra verksamheter samt att införskaffa ett IT stöd för dessa processer. Valet blev ett system som heter 2c8 vilket är ett program för att skapa processkartor samt att lägga till rutiner och dokument som hör till respektive process.

9 Riskanalys Rislanalyser innebär ett framåtblickande och förebyggande arbetssätt. Riskanalyser ska genomföras fortlöpande och inom verksamhetens alla delar. Riskanalyser syftar till att upptäcka brister i verksamheten kvalitet innan en ska inträffat. Aktuella processer och rutiner för riskanalys beskrivs kortfattat. Kopplat till varje process ska en beskrivning av hur uppföljning sker göras samt vem eller vilka som är ansvarig för att processen efterlevs och följs upp. Egenkontroll Till skillnad mot riskanalys innebär egenkontroll att granskning ska göras av den verksamhet som har bedrivits eller bedrivs. Egenkontroll kan beskrivas som en intern granskning av att den egna verksamheten uppnår ställda krav och mål. Egenkontroll innebär att chefen själv ska kontrollera att verksamheten följer de lagar, föreskrifter och riktlinjer som styr verksamheten. Egenkontrollen är en systematisk uppföljning av den egna verksamheten och kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Den ska ske med den frekvens och i den omfattning som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet.

10 Aktuella processer och rutiner för egenkontroll beskrivs kortfattat. Kopplat till varje process ska en beskrivning av hur uppföljning sker göras samt vem eller vilka som är ansvarig för att processen följs och att den följs upp. Särskilt boende På brukarnivå genomförs egenkontroll i form av andelen procent av aktuella genomförandeplaner samt andelen ej aktuella genomförandeplaner. Egenkontroll sker även av planerade gemensamma aktiviteter per dag där måttet är två aktiviteter per vardag/hus samt en aktivitet på lördag och söndag. Samtliga egenkontroller redovisas i en månadsrapport. 1 Hemtjänst De egenkontroller som genomförts i verksamheten är gällande personalkontinuitet, antal aktuella genomförandeplaner, antalet ej aktuella genomförandeplaner, antalet avslutade avvikelser, samt antalet heltidsanställda. 2 Omsorg om funktionshindrade De egenkontroller som genomförts gäller antal arbetsskadeanmälningar, antal tillbud, antal synpunkter samt antalet genomförandeplaner som följts upp de senaste sex månaderna. Individ- och familjeomsorg Granskning av ärenden har gjorts under 2016 av samordnare inom ekonomiskt bistånd. Samtliga ärenden gällande barnfamiljer följs upp för att kontrollera dokumentationsbeslut samt att alla bidrag tagits med vid den ekonomiska beräkningen. Stickprov har gjorts beträffande ovanstående gällande samtliga handläggare. Utbetalningar av ekonomiskt bistånd följs upp löpande och analyseras av enhetschef för att säkerställa att handläggningen blir rätt, t.ex. att beviljat bistånd utbetalas till rätt person. Tillsammans med ekonomerna görs ett antal internkontroller med stickprov för att se om rätt beslut fattats utifrån utredning och normberäkning samt att pengarna utbetalas till rätt person. Barn-och familjeenheten fokus är att följa upp familjehemsplacerade barn. Familjehemsplacerade barn har relativt ofta kontakt med socialsekreteraren, men dessa har i något för stor uträckning besått av social samvaro för att lära känna och vinna förtroende. Genom egenkontroller följer Barn- och familjeenheten upp att de familjehemsplacerade barnen även får de fyra s.k. strukturerade samtalen med en socialsekreterare per år, enligt lag. 1 Se bilaga 1 2 Se bilaga 2

11 Internkontroll Syftet med internkontroll är att säkerställa att kommunens verksamheter bedrivs effektivt och styr mot de mål som kommunfullmäktige beslutat samt att regler och lagar följs. För varje verksamhetsår väljs ett antal förvaltningsövergripande respektive förvaltningsspecifika interna kontroller. En god internkontroll är en förutsättning för att bedriva en effektiv och säker verksamhet, och hantera de risker som kan förhindra detta. Arbetet med internkontrollen i uppföljning och analys av sjukfrånvaron startades upp under året. Information till ledningsgrupp har getts, process har identifierats och en plan för hur arbetet ska fortgå har tagits fram. Verksamhetsmålet om att sjukfrånvaron ska minska följs upp kontinuerligt. Alla vårdgivare och de som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS är skyldiga att bedriva ett systematiskt, fortlöpande och dokumenterat kvalitetssäkringsarbete. Avvikelsehantering är en central process i verksamhetens systematiska förbättringsarbete. Avvikelsehanteringen blickar bakåt och frågan Vad har hänt ska besvaras. Avvikelsehantering är en möjlighet för verksamheten till förbättring genom att lära av gjorda misstag. En öppen inställning till avvikelserapportering är avgörande för en effektiv avvikelsehantering. I utredning och analys av avvikelser är det viktigare att fråga varför än vem. Inkomna avvikelserapporter ska tillsammans med klagomål och synpunkter sammanställas och analyseras för att upptäcka mönster och trender som inte framkommit i utredningen av enskilda händelser. Denna sammanställning och analys ska genomföras både på enhets- och på verksamhetsnivå. Som stöd i arbetet med avvikelser kan Modell för risk- och händelseanalys utgiven av Sveriges Kommuner och Landsting användas. Avvikelser som ständigt återkommer i verksamheten kan vara en signal om att det finns behov av en djupare analys kring dessa händelser för att förebygga upprepning och utreda bakomliggande orsaker. Exempel på bakomliggande orsaker är processer och rutiner, kommunikation och information, teknik och utrustning samt utbildning och kompetens. Under 2016 har ett förbättringsarbete pågått gällande kontrollmåttet antal avslutade avvikelse. Den tid som man har på sig att slutföra en avvikelse har minskats från tre månader till 45 dagar för att få ett bättre flöde. Egenkontroll sker av detta mått för att säkerställa att antalet dagar från händelse till avslut uppfyller kravet. Det totala antalet avvikelser inom omsorg om funktionshindrade och äldreomsorgen uppgick under 2016 till 1654 händelser. Hemtjänst 676 avvikelser varav de tre vanligaste områdena är fallskador, brister i medicinsk behandling samt brister i dokumentationen. Av dessa var 199 ej slutförda vid årsskiftet.

12 Särskilt boende och korttidsenheten 825 avvikelser varav de vanligaste områdena är fallskador och brister i medicinsk behandling. Av dessa var 156 ej slutförda vid årsskiftet. Omsorg om funktionshindrade Inom verksamhetsområdet har 153 avvikelser rapporterats varav de tre vanligaste områdena är läkemedelshantering, konfliktsituation samt fallskador. Av dessa 153 var 23 avvikelser ej slutförda vid årsskiftet. Antalet rapporter har under 2016 uppgått till nio stycken. Händelserna i rapporterna har varit fysiskt våld, kränkande behandling och begränsningsåtgärder, våld mellan boende, konversation i sociala medier samt fel användning av hjälpmedel. Av dessa rapporter har två lett till en anmälan om allvarliga missförhållanden eller risk för allvarliga missförhållanden till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) I dessa anmälningar har beslutet varit att IVO avslutat ärendet och inte vidtagit några ytterligare åtgärder. Skälen till det är att de anser att nämnden har identifierat orsaken till det inträffade samt vidtagit eller planerat att vidta åtgärder för att förhindra att något liknande inträffar igen. I oktober genomfördes en utbildning i Lex Sarah för samtliga enhetschefer, verksamhetschefer och verksamhetsutvecklare för att säkerställa att kunskap finns i vad en Lex Sarah innebär samt hur det ska hanteras i våra verksamheter. Härnösands kommun har synpunktshantering som ett led i medborgardialog och kvalitetsarbete. Den ska ge möjlighet för alla medborgare att uttrycka synpunkter, ge förslag till förbättringar och framföra klagomål eller beröm på kommunens olika verksamheter. Genom denna hantering är målet att bli bättre på att ta emot enskildas synpunkter och därigenom utveckla kvaliteten inom verksamheterna. Mottagna klagomål och synpunkter ska utredas i syfte att analysera om avvikelser förekommit i verksamheten. Under 2016 inkom det 35 synpunkter till Socialförvaltningen fördelat på Biståndsenheten (2),hemtjänst (3), hälso- och sjukvård (5), Individ - och familjeomsorg (4), Omsorg om funktionshindrade (5), privata entreprenörer och administration (10), Särskilt boende/äldreboende (6) Några exempel på synpunkter är svårt att få kontakt med sjuksköterska, bemanning nattetid på demensboende, utebliven genomförandeplan, planering av måltider inom hemtjänsten, dålig städning i boende och ordinärt boende, avsaknad av trådlöst bredband/wifi till gruppbostäder och särskilda boenden, felaktig höjning av avgift, avsaknad av ID handlingar för personal inom hemtjänsten, socialförvaltningen reception bristfällig, klagomål på enskilda handläggare mm.

13 Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Dokumentationskravet omfattar alla delar av det systematiska kvalitetsarbetet, såväl ledningssystemets grundläggande uppbyggnad som det systematiska förbättringsarbetet. Aktuella processer och rutiner för dokumentation av det systematiska förbättringsarbetet beskrivs kortfattat. Kopplat till varje process ska en beskrivning av hur uppföljning sker göras, samt vem eller vilka som är ansvarig för att processen följs samt uppföljning. Kvalitetsråd sker en gång i månaden där utbildnings- och kvalitetssamordnaren, verksamhetsutvecklarna och medicinskt ansvarig sjuksköterska diskuterar och följer upp gemensamma och övergripande kvalitetsfrågor. Inbjudna till dessa träffar är även enhetschef för biståndsenheten och systemförvaltare. Kvalitetsråd hålls även på verksamhetsnivå en gång i månaden. Särskilt boende Månadsrapport redovisas varje månad på arbetsplatsträffar ute på enheterna. Nationell brukarenkät genomförs av socialstyrelsen på våren Brukarenkät i egen regi genomförs årligen i november/december i form av att brukarna blir intervjuade av aktivitetsledarna. Sammanställning av 2016 års brukarundersökningar nedan Svarsfrekvensen är 62 procent Frågor från Öppna jämförelser/positiva svar Egen regi H-sand 2015 Riket 2016 Öppna Jämförelser 2016 Egen enkät 2016 Trivs med sitt rum/sin lägenhet Trivs med gemensamma utrymmen Trivs med utemiljön Tycker att maten är bra Upplever måltiderna trevliga Känner sig trygg på sitt boende Personalen tar hänsyn till åsikter och önskemål Känner förtroende för personalen Är nöjd med de aktiviteter som erbjuds Är sammantaget nöjd med sitt boende Fungerande samarbete med anhöriga och boendet

14 Analys Brukarna känner trygghet i sitt boende och trivs i det stora hela. Brukarnas upplevelse är att utemiljön behöver förbättras. Maten som serveras är bra men kan förbättras med valmöjligheter. Förtroendet för personalen har sjunkit vilket förklaras av den stora vikarieomsättningen och deras kunskap. Samarbetet mellan personalen och brukare/anhöriga behöver tydliggöras så att brukarna upplever att anhöriga är delaktiga Aktivitetsledarna är en positiv tillgång för brukarna på boendena. Omsorg om funktionshindrade En brukarenkät inom daglig verksamhet/sysselsättning genomfördes i oktober/november och denna brukarenkät görs länsvis vartannat år. Svarsfrekvensen låg på 75 procent vilket är samma som vid 2014 års enkät. Enkäten är uppbyggd av fem teman och har totalt 17 frågor. Analys Meningsfullhet nöjdheten har ökat sedan 2014 och ligger nu på över 80 procent. Arbetsmiljö- oförändrat resultat och där finns potential att arbeta vidare med frågor som t ex ljudnivå på arbetsplatsen. Trygghet resultat är bra och har ökat sedan föregående mätning. Delaktighet ser en skillnad på att de som har beslut enligt Socialtjänstlagen har en lägre känsla av delaktiget än de som har beslut enligt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Närhet till handledare samt planering är faktorer som påverkar. Bemötande ökning har skett sedan föregående mätning och kan vara ett resultat på ett ökat fokus på delaktighet kring bland annat genomförandeplan. Rapporten finns att del av via länken nedan Hemtjänst Under hösten har en brukarundersökning genomförts vid en av grupperna inom Norra hemtjänsten i och med att Älandsbro gruppen startade som ett projekt. Resultatet blev bl. a att 10 av 11 personer svarade att de upplevde att de, tillsammans med hemtjänst personalen, gått igenom hur de önskar få sina insatser utförda. Av 11 personer svarade enbart fem att de hade upprättat en så kallad genomförandeplan där det ska beskrivas hur de önskar få sina insatser utförda. Utifrån detta skapades en aktivitet i arbetsgruppen där genomförandeplaner fick ett stort fokus och det har medfört att dessa upprättats för alla brukare inom Älandsbro gruppen innan årsskiftet 2016/2017. Under hösten har även en medarbetarenkät genomförts och resultatet av denna är lämnat till respektive ansvarig enhetschef samt verksamhetschef för redovisning inom enheterna. Resultatet visar inte på några större avvikelser

15 men lämnar underlag till enhetschef vid planering av kompetenssatsningar under Individ och familjeomsorgen I enkätverktyget Netigate görs en uppföljning på övergripande nivå gällande skuldsanering och kvinnofrid. Redovisning sker en gång per år till nämnd. En kontinuerlig redovisning sker till nämnden varje tertial för att följa upp utbetalat ekonomiskt bistånd samt vuxen-och barnplaceringar. Beträffande vuxenplaceringar redovisas huruvida målet gällande drogfrihet uppnås. Årligen genomförs en brukarundersökning genom intervjuer med barn och unga som haft kontakt med Barn- och familjeenheten. Syftet är att ta tillvara barnens röster om sitt möte med socialtjänsten och genom dessa identifiera förbättringsbehov samt att vidta åtgärder i enighet med förbättringsbehovet. Sveriges kommuner och landstings (SKLs) Brukarundersökning för Individoch familjeomsorgen genomfördes under hösten Totalt svarade 48 personer på enkäten från de tre områdena Ansökan om ekonomiskt bistånd samt Ungdomar från 13 år och deras föräldrar och Ensamkommande ungdomar från 13 år i kontakt med myndighetsutövande socialsekreterare. Svårigheten att nå ut med enkäten till brukare vid tidsbokade besök gör att en tungt övervägande andel svar har inkommit från ansökan om ekonomiskt bistånd för nyanlända. Detta bör beaktas ved eventuell analys av resultatet.

16 Externa utförare Med anledning av inkomna synpunkter till Socialförvaltningen har ett antal oplanerade verksamhetsbesök på Älandsgården och Ugglans särskilda boenden genomförts. Handlingsplaner upprättdes efter besöken och dessa har följts upp. En uppföljningsplan över Frösunds omsorgs verksamheter har tagits fram och denna kommer att följas upp kvartalsvis. Genom öppna jämförelser kan man jämföra kvaliteten inom socialtjänst och hälso- och sjukvård i hela Sverige. Öppna jämförelser ger insyn och en bred bild av vården och omsorgen om äldre utifrån ett antal indikatorer. Resultaten kan användas för analys, uppföljning och utveckling inom socialtjänstens och hälso- och sjukvårdens verksamheter. Genom öppna jämförelser kan kommuner: jämföra sig med länet, snittet för riket och kommuner över hela landet med liknande förutsättningar lära sig av andra kommuner som lyckats bra med sin verksamhet följa sin verksamhet över tid få specifika mått på verksamhetens kvalitet i vissa fall även göra jämförelser på enhetsnivå få underlag till uppföljning, utveckling och förbättring av sina verksamheter. Allmänhetens nytta av öppna jämförelser Användare av socialtjänstens och hälso- och sjukvårdens tjänster får genom öppna jämförelser insyn i verksamheterna. Till exempel kan den som är anhörig se skillnaderna mellan olika äldreboenden. Öppna jämförelser fungerar också som underlag för det fria valet och ger en insyn i hur skattemedel för offentligt finansierad vård och omsorg används. Jämförelseverktyg på webben Det finns möjlighet till att jämföra vård och omsorg om äldre i ett jämförelseverktyg på Socialstyrelsens webbplats. De data som presenteras bygger på indikatorerna i rapporten Öppna jämförelser - vård och omsorg om äldre, som publiceras årligen. Jämförelserna kan göras på läns, kommun samt stadsdelsnivå. Jämförelseverktyget vänder sig till kommuner. Sedan i maj 2013 finns även Äldreguiden med som har allmänheten som målgrupp. Äldreguiden I Äldreguiden kan du jämföra äldreboenden och hemtjänst i hela Sverige. Både kommunala, privata och ideella verksamheter finns med. Äldreguiden

17 Här finns bland annat information om antal personal och antal platser på äldreboenden, aktiviteter och träning, inflytande och delaktighet samt mat och måltider Äldreguiden bygger till stor del på enkäter som Socialstyrelsen har skickat ut till ansvariga personer i kommunen och såväl enskilt utförd som kommunalt utförd verksamhet ingår. De har dessutom genomfört en granskning av kommunernas webbplatser och har hämtat uppgifter från befintlig statistik. Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? Sedan 2008 undersöker Socialstyrelsen årligen vad de äldre med hemtjänst och särskilt boende tycker om sin äldreomsorg. Socialstyrelsen har i undersökningen frågat alla som är 65 år och äldre som har hemtjänst eller bor på ett äldreboende vad de tycker om sin vård och omsorg. Rådet för främjandet av kommunala analyser (RKA) RKA är en ideell förening som bildats i samarbete mellan staten och Sverige Kommuner och Landsting. Verksamheten startade den 1 januari 2006 med uppdraget är att underlätta uppföljning och analys av olika verksamheter i kommuner och landsting. RKA ska även främja jämförelser mellan kommuner och mellan landsting. Kommun- och landstingsdatabasen (Kolada) I Kolada kan du jämföra och analysera nyckeltal för Sveriges alla kommuner och landsting. Dessa bygger i första hand på officiell statistik och ger besked om verksamheternas kostnad, omfattning och kvalitet. Databasen innehåller också ett stort antal utvecklingsnyckeltal, dvs. nyckeltal från olika utvecklingsprojekt som bedrivs av myndigheterna eller av RKA och SKL. Genom databasen finns möjlighet att följa utvecklingen över tid och göra jämförelser mellan kommuner och landsting på våra viktigaste välfärdsområden. Kolada förvaltas och utvecklas av RKA som en del av uppdraget att främja jämförelser och analyser i kommuner och landsting. Följ länken till Socialstyrelsen för att ta del av den senaste rapporten Biståndsenheten Biståndsenheten har ny enhetschef och en stor omsättning på personal, så stor del under året har rekrytering pågått vilket har medfört att vi ej har kunnat jobba med utveckling av verksamheten i den takt vi önskat. Under sista måndaden av året så har vi nu äntligen kunna anställa så att vi har full bemanning. Införandet av ett nytt arbetssätt som innebar att alla handläggare har ett eget geografisk område som man är ansvarig för. Detta har inneburit att vi har fått bättre kontinuitet både för brukare och handläggare Mottagningstelefon har införts vilket innebär att det är en väg in till biståndsenheten och det har inneburit att vi har frigjort arbetstid för

18 handläggarna, när vi bara har en som har telefontid istället för att alla ska ha det. IBIC har börjat introducerats och nya utredningsmallar har byggts för både LSS och SoL-insatser och en ny IBIC-modullen ska installeras under Utvecklat och permanentat arbetssättet trygg hemgång och teamarbete innebär ett nära arbetssätt och brukarfokus med både hemtjänst, sjuksköterskor, omvårdnadspersonal, enhetschefer, arbetsterapeuter och sjukgymnaster. Biståndshandläggarna har gått IBIC-utbildningen som Socialstyrelsen anordnar. LSS-handläggarna har också gått två LSSutbildningar under året. Biståndsenheten försöker hela tiden delta i utbildningar och omvärldsbevakningar som bidrar till kompetenshöjning. Hemtjänst Inom verksamheten har utbildning i säker läkemedelshantering och Demens ABC genomförts via webben. Brandutbildning har genomförts Omsorg om funktionshindrade Ett bibliotek med kognitiva verktyg finns tillgängligt på Insidan så att personal kan ta del av det. Ett projekt för ökad delaktighet genom att använda samtalsmatta inom gruppbostäderna. Utvecklat möjligheten till delaktighet gällande genomförandeplanerna genom att använda ett kompletterande Pictogram bildstöd inom gruppbostäderna. Tillgång till utbildningsstöd för personal i verksamhetssystem Treserva har skapats genom utbildningsfilmer och kunskapstest på nätet Gemensam mall för fakturaunderlag för brukarrelaterade kostnader har tagits fram för att en enhetlig hantering ska ske. Inom verkssamheten har de nya hygienföreskrifterna implementerats med bl a arbetskläder. Samtlig personal har genomgått utbildning i basal hygien. Särskilt boende Inom verksamhetsområdet har ett boende utbildats i social dokumentation Utbildning i säker läkemedelshantering och Demens ABC har genomförts via webben. Kulturutvecklingsprogrammet har genomförts inom alla enheter och kommer att följas upp kontinuerligt på APT och planeringsdagar. Individ och familjeomsorgen Vid Ekonomi-och vuxenenheten pågår ett systematiskt förbättringsarbete. Socialsekreterarna utvecklar fortlöpande verksamheten genom att planera

19 förändra, kontrollera, förbättra och följa upp verksamheten. Nya rutiner skapas kontinuerligt och rutinerna uppdateras varje månad. Ett stort förbättringsarbete genomfördes 2015 gällande handläggningstiden för bedömning av rätt till ekonomiskt bistånd till nyanlända. Det här innebär att ekonomienheten under 2016 haft två olika rutiner för ekonomiskt bistånd; en rutin där enheten har s.k. Drop in för nyanlända där handläggningstiden efter åtgärder nu ligger under två veckor, samt en rutin för mer traditionell handläggning med tidsbokning, där handläggningstiderna fortfarande är längre än två veckor. För att kunna mäta handläggningstiden för de båda rutinera separat, har en processkartläggning gjorts under hösten Syftet är att separera de båda rutinerna i dokumentationssystemet ProCapita, för att kunna få riktiga tidsmått på handläggningen även där ansökan sker traditionellt via tidsbokning. Konflikthantering, hot och våld, Vräkningsförebyggande arbete, Huskyprojektet arbete med långtidssjukskrivna brukare, Lex Sarah, Handläggning och dokumentation. Återkommande utbildningar är Våld i nära relationer samt, Hedersrelaterat våld i nära relationer samt MI Motiverande samtal Vid Barn- och familjeenhetens verksamhet som är indelad i mottagning, utredning, ensamkommande, insats, familjerätt och resursteam pågår ett ständigt systematiskt förbättringsarbete. Medarbetarna utvecklar fortlöpande verksamheten utifrån de behov som identifieras. Stöd och hjälp ska kunna erbjudas barn och unga med föräldrar utifrån deras behov. Utifrån kartläggningen 2015 identifierades utvecklingsområdet med att hitta en metod för uppföljning av placerade barns uppfattning av sin situation. I samband med barnsekreterarens besök hos de placerade barnen används en skattningsskala för att få fram barnets uppfattning av sin situation. Under hösten 2016 har ett systemstöd tagits fram där socialsekreterarna fyller i skattningsresultatet från de placerade barnen och med hjälp av systemet kan barnens uppfattning följas över tid och genom tydliga, visuella diagram. Resursenheten har kontinuerlig handledning för personalen och återkommande utbildningar angående hot och våld samt riskbedömning. Administrativa enheten Administration Digital hantering av ett flertal arbetsuppgifter som till exempel förteckningar, resebeställningar och besöksregistrering har resulterat i en effektivisering Nämndadministration, arkiv och webb Ett nytt system för synpunktshantering har införts i kommunen. Nämndsekreterarna tar emot synpunkter och vidarebefordrar dem till berörd

20 verksamhetschef. Det är möjligt att sekretessbelägga och ta ut statistik. Administrationen av systemet hanteras centralt i kommunen. E-post som skickas till socialförvaltningens myndighetsbrevlåda hanteras av nämndsekreterarna som vidarebefordrar till berörda. Utveckling av socialförvaltningens sidor på Insidan och hemsidan sker kontinuerligt. Socialförvaltningen har under året arbetat med processkartläggning av förvaltningens verksamheter vilket dokumenterats i systemet 2c8. Därefter sker integration av processerna till det kommunövergripande verksamhetssystemet Stratsys. Under året har gallring av personakter inom Individ- och familjeomsorgen utförts. I samband med detta har även gallring i verksamhetssystemet Procapita genomförts. Under 2017 beräknas Individ- och familjeomsorgens gallring vara helt i fas. Systemförvaltning Uppgifter om tidsperioder går nu att utläsa på fakturor som avser hemtjänst. Tidigare fanns endast uppgifter om vilken månad debiteringen avsåg. Genomgång av behörigheter har genomförts i verksamhetssystemet Treserva, planeringssystemet TES och nyckelfria låssystemet Phoniro. Totalt avregistrerades ca 820 personer som inte längre är aktuella för att ha behörighet. Upphandling av nyckelfritt låssystem påbörjades under året med anledning av att avtalet med nuvarande leverantör upphör inom kort. Omvärldsanalys har skett angående mobilitet för användare av verksamhetssystemet Treserva. En digital användarhandbok finns nu som innehåller text- och videoguider för användare av Procapita, det verksamhetssystem som används inom Individ- och familjeomsorgen. Genom den digitala handboken kan användarna även se hur förändringar och nya moduler rent praktiskt påverkar systemet. Användarhandboken finns alltid tillgänglig och bidrar till en kvalitetssäkring av utdata genom att alla användare får samma information och vägledning. Guiderna uppdateras kontinuerligt. Ett forum finns nu på kommunens intranät för alla användare av Procapita. Förändringar i systemet, tips om guider och systemuppdateringar är exempel på information som delges där. Frågor och svar publiceras så alla användare kan ta del av dem. Målsättningen är att alla användare ska ta eget ansvar för att hålla sig uppdaterad Införande av ny bedömningsmodell IBIC (Individens Behov I Centrum) medför att verksamhetssystemte Treserva måste anpassas för biståndsenheten och utförarna. Upphandling av nyckelfritt låssystem genomförs. Uppgradering av TES till webbaserad miljö medför att nya funktioner tillkommer. Lokaler, säkerhet Förarbete bland annat i form av förhandlingar och projekteringar har resulterat i att Individ- och familjeomsorgen kan flytta till Hushållningssällskapets lokaler under nästa år.

21 Projektering har skett inför flytt av Franzéngruppens två dagliga verksamheter inom Omsorg om funktionshindrades verksamhetsområde. Under 2016 blev det klart att annuitetsprocenten kan förhandlas individuellt till varje projekt vilket medför att brandskyddsarbetet kan fortsätta enligt plan. Diverse ombyggnadsprojekt av lokaler som socialförvaltningen disponerar är initierade. Arbetet med att implementera ett kommunövergripande program för kemikaliehantering har påbörjats. Övergripande utbildningar Kunskapssatsning för baspersonal inom äldreomsorgen startades i maj och bestod av kurser och kunskapsseminarier. Socialstyrelsen har under 2016 fördelat stimulansmedel till kommuner för att öka kunskaperna hos baspersonal genom olika kompetensutvecklingsinsatser De kurser som genomförts under 2016 är Vård och omsorgsarbete poäng, förstärkt dokumentation, Vård och omsorgsarbete poäng, Äldres hälsa och livskvalité 200 poäng, Vård och omsorg vid demenssjukdomar 100 poäng samt Palliativ vård 100 poäng Utöver detta har fem kunskapsseminarier med olika teman genomförts. Biståndshandläggarna har utbildats i ÄBIC/IBIC och utbildning i förflyttningsteknik har genomförts för personal inom Hälso- och sjukvården Användarutbildning i INFO OC Rättsdatabas har genomförts för handläggare. Brandskyddsutbildning och Hjärt- och lungräddning (HLR) utbildning genomför kontinuerligt i de olika verksamheterna. En föreläsning i ämnet Hot och våld genomfördes tillsammans med inbjudna kommuner i länet och en utbildning har skett för verkställare i ämnet Lex Sarah. Årets sista föreläsning gällde ämnet Våld i nära relationer. Biståndsenheten Införandet av IBIC vilket innebär att vi dokumentar på ett strukturerat sätt och att alla använder sig av samma mall. Hemtjänst Arbetskläder för personalen kommer att införas under året IBIC i verkställigheten kommer att medföra en mer strukturerad genomförandeplan Införandet av e- Learning för kompetensförsörjning

22 Omsorg om funktionshindrade För att uppnå målet att bli en attraktiv arbetsgivare kommer titelbyte att ske under 2017/2018. De nya titlarna är stödassistent och stödpedagog och berör hela länet. Utveckla möjligheten till delaktighet gällande genomförandeplanerna genom att använda ett kompletterande Pictogram bildstöd inom daglig verksamhet och sysselsättning Samverkan med sociala företag för att fler brukare ska kunna få möjlighet att komma ut på arbetsmarknaden. Särskilt boende Införa ett salutogent arbetssätt det så kallade Aronprojektet Aron projektet med ett salutogent arbetssätt startades i oktober 2016 på korttidsenheten och kommer under året att implementeras inom ytterligare två särskilda boenden. Detta är en fortsättning på kulturutvecklingsprogrammet som belyser arbetssättet med våra brukare och ger redskap för bättre planering och mer individuell omvårdnad. Individ och familjeomsorgen Under 2017 kommer IFO att genomföra ett stort arbeta med att kvalitetssäkra, dokumentera och utveckla arbetsprocesserna, med fokus på myndighetsutövningen. Det är även meningen att reviderade och uppdaterade rutindokument och Pro Capita-guider länkas till arbetsprocesserna så att IFO får tydliga modeller över handläggningen. Dessa handläggningsmodeller kommer inte enbart att användas i Stratsys, utan även som webbaserat handläggarstöd med åtkomst från dokumentationssystemet Pro Capita samt som utbildningsmaterial för nyanställda handläggare. Administrativa enheten Rekrytering av intendent inom socialförvaltningen. Ombyggnationer av Hushållningssällskapets lokaler. Arbetet med brandskyddsfrågor fortsätter. Diverse verksamheter flyttar vilket medför ombyggnationer, anpassningar etc. Arbetet fortsätter i samverkan med andra förvaltningar med att ta fram styrande dokument för hantering av kemikalier. Planering finns för centralt inköp av ett kemikaliehanteringssystem. Samarbete sker med andra kommuner i frågan. Bilagor

23 1. Sammanställning av egenkontroller inom särskilt boende 2. Sammanställning av egenkontroller inom hemtjänst

24 Avvikelser skall slutföras varje månad Axelrubrik Mål: alla skall ha en genomförandeplan Bilaga 1 120% Genomförandeplaner / brukare 100% 80% 60% 40% 20% 0% Brunnegården 63% 67% 67% 70% 52% 37% 37% 37% 52% 56% 74% 52% Härnögården 59% 59% 65% 78% 89% 83% 78% 83% 67% 56% 61% 56% Högsjögården 88% 94% 82% 91% 97% 88% 70% 36% 58% 79% 79% 64% Koltrasten 29% 29% 32% 37% 46% 49% 44% 39% 70% 55% 56% 23% Korttidsenheten 81% 93% 67% 67% 52% 67% 67% 63% 44% 37% 63% 52% Nattpatrull Solbacken 85% 85% 85% 90% 95% 90% 95% 90% 95% 75% 75% 80% Ädelhem 82% 88% 90% 98% 92% 80% 43% 45% 63% 84% 88% 82% 140% Ej aktuella genomförandeplaner 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Brunnegården 0% 0% 0% 0% 0% 0% 67% 63% 48% 48% 30% 48% Härnögården 0% 0% 0% 0% 0% 0% 22% 17% 33% 44% 39% 44% Högsjögården 0% 0% 0% 0% 0% 0% 30% 64% 42% 24% 21% 39% Koltrasten 0% 0% 0% 0% 0% 0% 54% 61% 33% 45% 44% 78% Korttidsenheten 0% 0% 0% 0% 0% 0% 119% 104% 100% 104% 81% 85% Solbacken 0% 0% 0% 0% 0% 0% 10% 10% 5% 25% 25% 20% Ädelhem 0% 0% 0% 0% 0% 0% 57% 55% 37% 16% 12% 18% 250% 200% Avvikelser slutförda 150% 100% 50% 0% Brunnegården 46% 25% 25% 0% 8% 0% 20% 67% 0% 15% 0% 0% Härnögården 88% 200% 88% 33% 44% 60% 82% 60% 0% 100% 0% 0% Högsjögården 107% 100% 90% 100% 100% 100% 18% 38% 22% 67% 0% 0% Koltrasten 0% 0% 0% 0% 0% 14% 0% 13% 25% 8% 0% 0% Korttidsenheten 0% 0% 100% 0% 50% 0% 0% 50% 100% 50% 0% Nattpatrull 0% 0% 100% 0% 100% Solbacken 82% 25% 80% 80% 71% 71% 58% 89% 88% 75% 71% 67% Ädelhem 83% 14% 100% 47% 0% 0% 52% 13% 17% 83% 9% 40%

25 Mål 1 aktivitet per helgdag Mål 2 aktiviteter per vardag Aktiviteter två på vardagar och en på helgdagar Aktiviteter vardag / mål 100% 200% 180% 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Brunnegården 2% 5% 5% 3% 0% 22% 75% 95% 73% 43% Härnögården 83% 107% 88% 123% 10% 96% 98% 105% 120% 69% Högsjögården 155% 143% 138% 180% 74% 70% 98% 119% 105% 88% Koltrasten 114% 190% 136% 153% 179% 154% 141% 176% 157% 138% Korttidsenheten 145% 145% 129% 135% 83% 57% 134% 136% 118% 76% Nattpatrull Solbacken 60% 90% 79% 85% 19% 72% 82% 93% 107% 102% Ädelhem 129% 88% 107% 123% 26% 28% 105% 131% 109% 124% Aktiviteter helg / mål 100% 180% 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Brunnegården 0% 0% 0% 0% 0% 0% 38% 10% 13% 0% Härnögården 20% 56% 80% 60% 20% 63% 63% 50% 38% 20% Högsjögården 50% 67% 20% 170% 100% 38% 75% 50% 63% 40% Koltrasten 0% 33% 120% 80% 40% 38% 50% 100% 88% 40% Korttidsenheten 100% 56% 80% 130% 50% 50% 138% 120% 88% 50% Nattpatrull Solbacken 10% 122% 0% 0% 0% 0% 63% 70% 100% 100% Ädelhem 0% 0% 0% 30% 0% 0% 25% 0% 0% 70%

26 Bilaga 2

27