Förtroende och samverkan i byggandet

Transkript

1 Förtroende och samverkan i byggandet - en studie inom CMB:s Samverkansprojekt Anna Kadefors tekn. dr, Institutionen för Service Management CMB Centrum för Management i Byggsektorn 1

2 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 2 Arbetsgrupp Leif Andersson, Bostadsbolaget Stellan Börjesson, SBS Entreprenad Hans Hofflander, Akademiska Hus Sven-Gunnar Johansson, Bygg-Fast Håkan Josefsson, White Arkitekter Pär Åhman, Sveriges Byggindustrier Anna Kadefors, Service management, Chalmers Göran Lindahl, Byggnadsekonomi, Chalmers Bengt Larsson, Byggnadsekonomi, Chalmers

3 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 3 Syften Studera internationella modeller för och erfarenheter av partneringentreprenader. Relatera kunskap om förtroende i affärsrelationer till förhållandena i byggprojekt. Sammanställa erfarenheter från några nyligen genomförda svenska samverkansprojekt.

4 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 4 CMB - Samverkansprojekt Problem med traditionell styrning Låg flexibilitet - tidig låsning av lösningar Svårt att integrera produktionsaspekter i projekteringen Ineffektiv tidsanvändning Dåliga relationer beställare/konsult - entreprenör Försvarsstrategier snarare än problemlösningsfokus Höga byggkostnader Dålig lönsamhet för entreprenörer Bristande arbetstillfredsställelse

5 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 5 CMB - Samverkansprojekt Vad är meningen med förtroende och samverkan? Avsikten är inte att införa en ny mjukismentalitet Det är inte nödvändigt att förändra bef. regelverk Samverkan är inte en ny entreprenadform. Hela branschen är inte mogen. Attityder och kunskapsaddition är viktiga ingredienser. Avsikten är att uppnå bättre kostnads- och kvalitetsstyrning.

6 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 6 CMB - Samverkansprojekt Citat från tisdag 21 maj 2002 Stora beställare kan hjälpa branschen ut ur byggeländet Med dagens upphandlingar i priskonkurrens i flera led får varje nytt byggprojekt en ny oprövad projektkonstellation. Nya företag och nya människor ska i samverkan producera en komplex produkt på kort tid. Men erfarenhetsåterföring, kostnadseffektivitet och utveckling fordrar kontinuitet därför krävs långsiktiga relationer redan från programskedet. Håkan Birke, tekn dr och VD I Arcona AB

7 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 7 Vem är den viktigaste aktören i byggprocessen? BYGGHERREN

8 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 8 Förtroende och samverkan i byggandet ANNA KADEFORS

9 Förtroende samverkan - effektivitet Kreativ samverkan förutsätter förtroende: - hur uppstår förtroende? - vad kan göra att förtroende bryts ned eller aldrig uppstår? CMB Centrum för Management i Byggsektorn 911

10 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 10 9 Förtroende/misstro påverkas av många faktorer kunskap om den andres intressen ligger det i dennes egenintresse att samarbeta? egna erfarenheter av utbyte med en person eller ett företag information från tredje part: referenser, rykte, skvaller regler och system (t ex kvalitetsystem) yrkesroll och utbildning förknippas med olika kompetens och värderingar men också av den egna personligheten. Det finns high trustees och low trustees.

11 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 11 Ömsesidighet onda och goda cirklar Att ta en initial risk kan starta en positiv spiral: att visa förtroende signalerar att samarbete förväntas och återgäldas med samarbetsattityd. Motsvara ett förtroende. Ger motparten tillfälle att visa sig pålitlig. Att visa misstro föder beteende som gör att misstron rättfärdigas. T ex när detaljstyrning och kontroll återgäldas med att bara det som specificeras och kontrolleras utförs.

12 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 12 Mer om misstro... Kontroll påverkar personligheten hos den som är satt att övervaka - blir mer uppmärksamma och misstänksamma mot de som är föremål för kontroll. Fokuserar på att finna fel och dolda motiv. Misstänksamma har svårt att engagera sig i den typ av spontan interaktion som kan ge positiva erfarenheter av samverkan.... misstro blir lätt självuppfyllande!

13 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 13 Egenskaper som ger upphov till förtroende för en person Kompetens, förmåga. Välvilja: att visa lojalitet, respekt, tolerans och lyhördhet för motpartens behov. Integritet: att visa pålitlighet, vara öppen och ha samma värderingar (t ex i synen på vad som är ett juste agerande och vad som är god kvalitet). alla tre aspekterna måste vara uppfyllda för att djupt förtroende skall uppstå!

14 CMB Centrum för Management i Byggsektorn Problem i beställar-entreprenörrelationen Entreprenören styrs mot att inta en kritisk attityd till kontraktshandlingarna. Vissa ÄT-arbeten ( extraräkningar ) kan innebära att entreprenören uppfattas tjäna på misstag som beställaren och konsulterna gjort. Att informera om brister i förfrågningsunderlaget vid upphandlingen anses vara en nackdel för entreprenören. Det ligger i beställarens roll att kontrollera och ifrågasätta entreprenören. Tendens att krav på välvilja, respekt och öppenhet inte uppfylls och att förtroende aldrig uppstår eller snabbt bryts ned.

15 CMB Centrum för Management i Byggsektorn Partnering Ett sätt att skapa relationer och arbetssätt som uppmuntrar till ett konstruktivt samarbete mellan olika parter. Möjligheter till öppnare kontrakt med ökad flexibilitet. Kan tillämpas inom olika formella upphandlingsformer och i både enstaka projekt och långvariga relationer. Kan omfatta olika parter och olika skeden av processen. Syftar till att uppnå förbättringar ( mervärde ).

16 CMB Centrum för Management i Byggsektorn Partnering är inte ett kontrakt utan ett erkännande av att varje affärskontrakt innehåller ett implicit element av god tro. kan ses som ett system för att upprätta etiska förhållningsregler för sådana situationer där de formella reglerna inte uppmuntrar till artighet, sunt förnuft, empati och ansvarsfullt agerande.

17 CMB Centrum för Management i Byggsektorn Partnering - bakgrund Började användas mer allmänt av US Army på talet, dvs i offentliga projekt, för att minska konflikter. Allt vanligare i Storbritannien sedan Flera utvecklingsinitiativ från stat och industri har förespråkat partnering. Stort intresse i många andra länder, även Norge och Danmark.

18 CMB Centrum för Management i Byggsektorn Exempel på erfarenheter av partnering Reading Construction Forum: undersökning av 200 projekt (både enstaka projekt och projekt inom långvariga relationer): kostnadsbesparingar på 5-30% och tidsbesparingar på 10-40%. Texas Dept of Transportation: 200 parteringprojekt jämförs med icke-partneringprojekt: partneringprojekt (> 50Mkr) visar klart bättre resultat, både vad gäller kostnad, tid och konflikter.

19 CMB Centrum för Management i Byggsektorn Centrala delar i en partneringprocess relationsbyggande - workshops fokus på gemensamma mål ett system för problem- och konfliktlösning åtgärder för att skapa kreativ samverkan system för uppföljning av målen och mätning av förbättringar

20 CMB Centrum för Management i Byggsektorn Workshops syftar till att etablera umgängesregler som baseras på ömsesidig respekt och välvilja att deltagarna skall få förståelse för varandras behov och framför allt för projektets övergripande mål och syften. att även centrala parter som normalt inte medverkar i byggprocessen (t ex brukare) ges tillfälle att förklara sina mål och att bygga relationer att gemensamt planera system för konfliktlösning och samarbete hålls i början och sedan regelbundet under projektet för uppföljning

21 CMB Centrum för Management i Byggsektorn Gemensamma mål Projektmål: brukar- och ägarnytta, tid, kostnad. Processmål: att samarbeta, underlätta för varandra, kommunicera, lösa problem och konflikter snabbt. Mål dokumenteras ofta i en partneringdeklaration som alla skall skriva under. Alla medverkande skall vara övertygade om att vars och ens intressen bäst tillgodoses genom att de gemensamma målen uppnås.

22 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 22 Uppföljning av partneringmål Både hårda och mjuka mål följs upp (t ex hur man uppfattar samarbetet och kommunikationen). Viktigt att alla parter medverkar i uppföljningen och att även beställarsidans insatser följs upp - ömsesidighet. Uppföljning behöver planeras och systematiseras för att fånga upp tendenser till problem tidigt. Uppföljningar ger ett konkret material att diskutera och visa upp.

23 CMB Centrum för Management i Byggsektorn Att planera för konstruktiv samverkan Skapa forum där olika kompetenser och beslutsfattare gemensamt kan diskutera olika aspekter. Korta beslutsvägar och snabb behandling av frågor som behöver utredas. För att kunna balansera kostnad och värde behöver byggherren medverka aktivt.

24 CMB Centrum för Management i Byggsektorn Ett system för konflikthantering Förebyggande åtgärder: samarbetsbefrämjande riskfördelning och åtgärder för att bygga relationsbaserat förtroende. System för snabb, decentraliserad problem- och konfliktlösning: team på olika nivåer i organisationen får en viss tid på sig för att lösa en konflikt.

25 CMB Centrum för Management i Byggsektorn CMB - Samverkansprojekt Andra viktiga aspekter Stöd och resurser från ledningsnivån ovanför den operativa projektledningen. Tillräckliga ledningsresurser. Ekonomiska incitament som ger parterna ett intresse i varandras vinst. Goda möjligheter till vinst - goda insatser skall kunna belönas. Öppna böcker främjar upplevelser av rättvisa och öppenhet. Att beställarkontroll så långt som möjligt ersätts av åtgärder för att tidigt etablera gemensamma värderingar och mål.

26 CMB Centrum för Management i Byggsektorn CMB - Samverkansprojekt Önskvärda egenskaper hos individer Högre krav än normalt på fackkunskaper och social förmåga Förmåga att lyssna och förstå andra parters situation Att kunna kommunicera sin mening och dela med sig av kunskap Nyfikenhet och vilja att ifrågasätta etablerade lösningar Prestigelöshet Tålamod och uthållighet

27 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 27 Fallstudier Centralsjukhuset i Karlstad Södertörns högskola MedicHus sjukhemsombyggnader KappAhls Servicekontor

28 CMB Centrum för Management i Byggsektorn CMB - Samverkansprojekt Sammanfattning fallstudier Tre offentliga beställare, en privat. Två ombyggnader, två nybyggnader. Olika drivkrafter - från nödvändighet till möjlighet. Olika roller och ansvar för entreprenören - från omfattande funktionsansvar till produktion efter färdiga handlingar. Stora fördelar och vissa problem. Projekteringen och ledningsresurser centrala. Viss teambuilding men lite uppföljning och inga system för konflikthantering. Alla är i grunden positiva till arbetsättet.

29 CMB Centrum för Management i Byggsektorn CMB - Samverkansprojekt Medic Hus Äldreboprojekt - bakgrund Medic Hus: en kommunal förvaltning som försörjer stadsdelsnämnderna med boende för äldre och funktionshindrade Äldreboprojektet: ombyggnad av 16 sjukhem för att uppfylla kraven i Ädelreformen Politiskt beslutad tidplan och budget - stark tidspress Första projekten: mindre omfattande ombyggnader - traditionell modell för upphandling fungerar bra Senare större ombyggnader: stor administration av ÄT-arbeten, parterna bevakar sina intressen, tid och budget överskrids Högsbo sjukhem 1999: lågt intresse hos entreprenörer, anbud på mer än 50% över beställarens kalkyl

30 CMB Centrum för Management i Byggsektorn CMB - Samverkansprojekt Ny modell för upphandling Från beställarens styrning till att skapa förutsättningar för samarbete - frågade entreprenörer om vad som krävdes för att få bästa kompetensen och kunna uppfylla budget och tidplan Tillräcklig tid för att upphandla UE och planera full styrka från första dagen Krav på beställaren kompetens, kontinuitet, snabba besked Drivkraft för att medverka till kostnadsbesparingar: löpande räkning och incitament Samma standard för alla sjukhem: huvudhandlingskalkyl i förfrågningsunderlaget som entreprenören får reagera på. Upphandling på färdiga handlingar. Stor vikt vid personal och organisation i upphandling (pris 9%).

31 CMB Centrum för Management i Byggsektorn CMB - Samverkansprojekt Det första projektet Gråbergets sjukhem: Beställarens kalkyl 32 Mkr, tid 5 mån (normalt 9) Endast en entreprenör vågade anta villkoren Resultat: kostnad c:a 27 Mkr, tid 4,5 månader Entreprenörarvode 12%

32 CMB Centrum för Management i Byggsektorn CMB - Samverkansprojekt Erfarenheter: Resultat efter 6 projekt: bättre kvalitet, billigare, alltid färdigt i god tid. Entreprenörarvode 8-12% God arbetstillfredsställelse för både beställare och entreprenörer Utvecklad modell för upphandling (60% anbudet, 40% revision av referensprojekt) För varje upphandling mindre skillnader mellan anbuden vad gäller personal och organisation. Bra att kompetensen ökar men priset får större betydelse. Svårt för nya entreprenörer att slå ut en som haft ett projekt och lyckats bra

33 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 33 Erfarenheter av samverkan SVEN-GUNNAR JOHANSSON

34 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 34 Hur ser byggandet ut jämfört med annan verksamhet? Bilindustrin har som Ni alla känner till gått över till färre leverantörer och långsiktiga avtal med höga kvalitetsmål. Handel är en bransch som är i kraftig förvandling och med en ökande globalisering. Hur klarar man information och integrering?

35 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 35 Fyra revolutionära trender som alla hör samman Elektronisk Kommers Integrering av Supply Chain Globalisering Strategiska Allianser

36 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 36 Vad är integration av Supply Chain? Leverantör 1 Konsument Leverantör 2 Tillverk. Grossist Detaljist Definition: Med integration av Supply Chain försöker man optimera information och produktflöde från inköp av råmaterial till leverans och konsumtion av färdiga varor och produkter

37 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 37 Supply Chain i Byggbranschen Leverantör 1 Leverantör 2 Tillverk. Grossist Detaljist Entrepre nör Entreprenören agerar: Bearbetar detaljister Söker alternativa produkter. Etablerar kontakt med ej uppknutna europeiska leverantörer. Går samman med kollegor för att skapa större inköpsunderlag

38 Samverkan - Konkurrens CMB Centrum för Management i Byggsektorn 38 Projektledare Byggherre Arkitekt Tekniska konsulter ANBUD TE / GE KONKURRENS Entreprenör 1 Entreprenör 2 Entreprenör 3

39 Samverkan - Konkurrens CMB Centrum för Management i Byggsektorn 39 Projektledare Byggherre Arkitekt Tekniska konsulter Entreprenör 1

40 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 40 Samverkan - Konkurrens Byggherre Projektpartnering Projektledare Arkitekt Tekniska konsulter Entreprenör 1 Entreprenör ANBUD 1 Prefab, leverantörer, material o UE KONKURRENS Produktionsintegrerad konstruktionsmetodik möjlig

41 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 41 CMB - Samverkansprojekt KappAhl Kontor för KappAhl BTA-yta: 8000 m 2 Prod. kostnad: Byggherre: Projektledning: Arkitekt: Entreprenör: 80 Mkr KF-Fastigheter Bygg-Fast Thomas Eriksson, Teark NCC

42 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 42 CMB - Samverkansprojekt KappAhl

43 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 43 CMB - Samverkansprojekt KappAhl

44 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 44 CMB - Samverkansprojekt KappAhl

45 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 45 CMB - Samverkansprojekt KappAhl

46 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 46 CMB - Samverkansprojekt KappAhl

47 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 47 CMB - Samverkansprojekt KappAhl Sammanfattning projektet Projektet stoppat av byggherren KF Fastigheter, för höga kostnader. Verksamhetsprogrammet analyseras ånyo, misstänkt ineffektiv layout med garage. Arkitekten tar utmaningen med ett smalare hus. Ett effektivare och bättre kontor skapas, projektet startar, budget 73,5 Mkr. Viss osäkerhet angående utförande kräver öppen redovisning och hänsyn till mjuka parametrar. NCC upphandlas på totalentreprenad En central projektgrupp för hantering av program, kvalitet och ekonomi garanterar projektets status. Arkitekten är anlitat av byggherren och blir projektets kulturbärare och på sätt och viss dess kvalitetsrevisor.

48 KappAhl - Samverkansorganisation CMB Centrum för Management i Byggsektorn 48 KappAhl Bengt Wallin KF Fastigheter Projektledare Jan Eriksson Projektstyrning S-G Johansson Byggledning B-Å Lundqvist Hazell Projektgrupp KF Jan Eriksson S-G Johansson B-Å Lundqvist Oscar Jansson TE B. Ernelind R. Claesson Arkitekt Oscar Jansson ME Platschef TK Arbetsledn. TE Projekteringsledning RC Konstruktör PH Installationskonsulter Prod. Ing. BE Inköp UE

49 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 49 CMB - Samverkansprojekt KappAhl Sammanfattning projektet KappAhl köper Adelsten. Bottenplattan är påbörjad. Garaget bör vara ateljé och kontor. Ny lösning tas fram gemensamt på 1 vecka med priset 8,7 Mkr. Ny totalbudget 82,2 Mkr. NCC motsvarade förtroendet och får vad de begär. Ingen tidsförlängning erfordras. Projektet fortlöper och prognosen pekar under budget, vilket tacksamt noteras av hyresgästen KappAhl, som har ett 50% incitament med KF. Projektet levereras med utlovad kvalitetsnivå och slutkostnaden är 76,6 Mkr. 5,6 Mkr under budget. Ett modernt designkontor med installationsgolv av oljad ek, structural glazing, aluminiumfasad, cederträ och modern inredning för c:a kronor /m 2.

50 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 50 Time for a change? An evaluation of a collaboration form used by Bygg-Fast AB Jenny Johansson Jan Kottucz Mårten Sandell Staffan Waldenström Brita Westerberg Corporate Strategy and Business Development

51 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 51 Fig. 3. What is your opinion about the way of working which is described in the letter? Fig 4. The type of discussion forum, described in the letter, is a waste of time. Fig. 5. There is mistrust between the architect and the contractor.

52 CMB Centrum för Management i Byggsektorn 52 De tre genomsnittligt viktigaste kraven för att genomföra liknande samverkansprojekt är enligt svaren: 1.rätt attityder 2.höga krav på flexibilitet 3.kostnadseffektivitet De tre största hindren är enligt svaren: 1.lagen om offentlig upphandling 2.fel attityder 3.rädsla för kritik Glädjande är att aktörerna insett att detta arbetssätt kan innebära lägre kostnader och bättre produkter. Dessutom inser de vikten av att fokus ska ligga på personliga egenskaper och faktorer i projekten för att skapa ett bra resultat. Det är således viktigt att välja rätt personer till rätt projekt och att de är medvetna om vad som krävs för att projektet i sin helhet ska bli lyckat och inte bara vilka fördelar det egna företaget får.

53 Hemsida CMB Centrum för Management i Byggsektorn 53 Om du visar OH-bilderna Online, kan du klicka på bilderna och komma direkt till CMB:s hemsida! Om CMB Aktuellt Utbildning Forskning Kontakter