Socialnämnden kallas till sammanträde

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Socialnämnden kallas till sammanträde Tid Torsdagen den 30 oktober 2014, kl Plats Rum 225, vån 2, Kommunhuset, Sundsgatan 29, Vänersborg Tove af Geijerstam Ordförande Sylvia Forsström Sekreterare Förhinder för ordinarie ledamot att delta vid sammanträdet anmäls till Helene Bolinder, Sylvia Forsström, Ledamöter Tove af Geijerstam (FP), ordf Lennart Niklasson (S), 1:e v ordf Marie-Louise Bäckman (KD), 2:e v ordf Kerstin Andersson-Carlsson (M) Henrik Harlitz (M) Irma Fredriksson (M) Johanna Olsson (S) Kenneth Persson (S) Ann-Britth Fröjd (C) Lutz Rininsland (V) Marianne Ramm (V) Anna-Karin Sandberg (MP) Morgan Larsson (VFP) Ersättare Hans-J Ackermann (FP) Reidar Eriksson (S) Jarl Helgegren (KD) Jeanette Dahlbom (M) Anna R Svedung (M) Helge Kneese (FP) Maj-Britt Robertsson (S) Leif Höglund (S) Sven-Erik Arvidsson (C) Ann-Christine Wollny (V) Kent Karlsson (V) Tore Söderberg (MP) Magdalena Hansson (VFP) Personalföreträdare Veronica Fredriksson, vårdförbundet Gunilla Nilsson, kommunal Anna-Maria Gustafsson, kommunal Vision Övriga Karin Hallberg, tf socialchef Christer Sundsmyr, avdelningschef, Adm Kristina Wallstedt, tf avdelningschef, VoO Sten Nilsson, avdelningschef, OoF Maria Tapper Andersson, avdelningschef, IFO Ewa Ferm Björklund, avdelningschef, AMA Sylvia Forsström, förvaltningssekreterare

2 Sammanträdesdag Föredragningslista Sid 1 Mötets öppnande val av protokollsjusterare Information om vårdplanering i hemmet 3 3 Månadsuppföljning per september 2014, Dnr SN 2014/ Internrevisor för socialnämndens verksamhetsområde, Dnr SN 2014/ Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner för socialnämnden, Dnr SN 2014/ Yttrande över motion om att införa en äldreombudsman i Vänersborgs kommun, 88 Dnr SN 2014/106 7 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS, avseende 94 kvartal 3, år 2014, Dnr SN 2014/98 8 Anmälan till tingsrätten om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare, enligt 97 6 kap 8 a föräldrabalken, Fb, Sekretess 9 Ordförandeinformation Socialchefsinformation Anmälan av delegationsbeslut Anmälan av protokoll Anmälan av beslut/underrättelser, rapporter/skrivelser, meddelanden 101

3 3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (xx) Information om vårdplanering i hemmet Information av Kristina Wallstedt, tf avdelningschef VoO, om vårdplanering i hemmet. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (xx) Dnr SN 2014/48 Månadsuppföljning per september 2014 Månadsuppföljning lämnas över statistik i enlighet med socialnämndens beslut. Redovisas: nyckeltal från avdelningarna individ- och familjeomsorg, omsorg om funktionshindrade, vård och omsorg samt arbetsmarknadsavdelningen. Utskrivningsklara, betalningsdagar samt orsaker till betalningsdagar. Ekonomiskt bistånd, kostnad och antal hushåll, färdtjänst, kostnad och antal resor samt hemvård, utförd tid och antal vårdtagare. Redovisas också sjukfrånvaro, mertid och övertid. Anmälan av förteckning över inkomna domar under Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 Dnr: SN 2014/48 Socialnämnden Månadsuppföljning per september 2014 Månadsuppföljning Månadsuppföljning redovisas över statistik i enlighet med socialnämndens beslut. Följande redovisas i handlingarna: - Nyckeltal individ- och familjeomsorg, omsorg om funktionshindrade, vård och omsorg samt arbetsmarknadsavdelningen - Utskrivningsklara och betalningsdagar - Orsaker till betalningsdagar - Ekonomiskt bistånd, kostnad och antal hushåll - Färdtjänst, kostnad och antal resor - Hemvård, procentuellt utförd tid och antal vårdtagare - Sjukfrånvaro - Mertid och övertid Socialförvaltningen Christer Sundsmyr Administrativ chef Bilagor: Statistik enligt ovan

6 Redovisning av nyckeltal till Socialnämnden från IFO 6 Typ av nyckeltal Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totalt Medelvärde Barn och unga - Vård utom hemmet - barn under 13 år Antal nyplaceringar i närstående/familjehem ,42 1,08 1,11 Antal nyplaceringar i HVB ,17 0,08 0,44 Totala antalet vårddygn i närstående/familjehem Totala antalet vårddygn i HVB ,50 5,50 21,1 Barn och unga - Vård utom hemmet - ungdomar år Antal nyplaceringar i närstående/familjehem ,42 1,25 1,78 Antal nyplaceringar i HVB ,58 0,83 1,22 Totala antalet vårddygn i närstående/familjehem Totala antalet vårddygn i HVB Barn och unga - Insatser på hemmaplan Antal familjer i familjebehandling ,2 54,4 43,7 Antal ungdomar med individuellt stöd från Plantaget ,0 17,4 19,0 Antal grupper med stöd från Plantaget ,5 2,9 2,9 Barn och unga - Anmälningar och utredningar 0-18* år (*födda t o m 1995) Antal inkomna anmälningar ,2 59,8 85,1 Antal barn av ovan inkomna anmälningar ,9 52,0 68,4 Antal inledda utredningar enligt 11 Kap 1 SoL ,3 30,2 28,7 Antal barn av ovan inledda utredningar ,4 28,8 28,6 Antal utsatta flickor/pojkar år i hederskulturer ,50 0,83 0,13 Ekonomiskt bistånd Antal hushåll Nya hushåll under 25 år ,2 16,9 14,8 Totalt utbetalt försörjningsstöd (i tusental kronor) Vuxna - Våldsutsatta kvinnor/män Antal våldsutsatta kvinnor/män som erhållit stöd och/eller bistånd ,92 3,25 3,25 Vuxna - Missbruk Antal nya placeringar i vård på HVB ,50 1,08 2,22 Totala antalet vårddygn i HVB Vuxna - Boende Antal nätter på Kyrkängens akutboende ,6 23,8 14,7 Antal boende i träningsboende (Marierovägen) ,25 5,92 7,22 Vuxna - Insatser på hemmaplan Antal vuxna i behandling på Språngbrädan Nytt fr ,1 Med reservation för ev fel, p g a ej korrekt lämnade och/eller uteblivna uppgifter, vilka dock rättas till i den månad nyckeltalet hör hemma vid nästkommande redovisning./a Larsson 2014 Uppdaterad senast kl 13:16 Diagram och tabeller till nämnden.xlsx

7 7 Omsorg om funktionshindrade 2014 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Snitt Snitt Snitt Antal boendebeslut SoL/LSS 26/142 26/143 26/143 26/144 26/144 26/144 26/144 26/144 26/144 26/144 25/138 25/136 - varav ej verkställda 3/10 3/11 3/11 3/12 3/12 3/12 3/12 3/12 3/12 3/12 0/6 0/10 Antal personer med boendestöd Ant brukare inom dagl verks LSS med verkst beslut Antal beslut, personer med pers assistans därav pers ass FK (SFB)/LSS (Kommunen) 56/16 57/16 57/16 57/17 56/17 58/18 59/18 60/18 58/19 58/17 58/14 61/13 - därav som valt Privat/Kommunen som leverantör 39/33 41/32 41/32 41/33 43/30 43/33 44/33 45/33 45/32 42/32 37/35 38/36 Antal utförda timmar pers ass (Kommunal regi ) Utförda timmar pers ass är faktiskt utförda timmar i egen regi Pers ass enl statl ers LSS

8 8 Vård och omsorg Snitt Snitt Snitt 2014 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Antal tillgängliga platser utan specifik inriktning ( allvårdsb. ) Antal nyttjade platser 30:e resp månad Antal tillgängliga platser servicehus Antal nyttjade platser 30:e resp månad Antal tillgängliga platser demens Antal nyttjade platser 30:e resp månad Antal inskrivna i HSL (ssk) i eget boende Antal inskrivna i HSL (at/sg) i eget boende 0 Antal tillgängliga platser totalt Totalt antal nyttjade platser Beläggning totalt (%) 99,2% 99,8% 99,6% 99,8% 99,6% 99,2% 99,0% 99,6% 99,2% #### #### #### ###### 98,8 98 Behov av annan boendetyp (internflytt)* Antal personer med hemvårdsbeslut (exkl. entreprenad) Antal personer med hemvårdsbeslut, entreprenad Totalt antal personer med hemvårdsbeslut Antal möjliga timmar, hemvård (exkl entreprenad) Antal möjliga timmar i hemvård, entreprenad Totalt antal möjliga hemvård Antal vårddagar, korttidsvård/växelvård (inkl Regnbågen) Väntetid särskilt boende, dagar Väntetid korttidsboende, dagar Behov av annan boendetyp visar både internflytt och oplacerade som ansökt och fått bifall

9 9 Arbetsmarknadsavdelningen Snitt Snitt 2014 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec OSA, Trygghetsanställningar, Utvecklingsanställningar Lönebidrag, Särskilt anställningsstöd, Nystart Jobb och utvecklingsgarantin FAS 2, sysselsättningsfas Etablering/Samhällsorientering Samverkan och arbetprövning Projekt Hitta ditt vill (avslutas juni 2014) Jobbtorg anvisade avslutade varav till af varav till egen försörjning Praktikplatser inom kommunen, totalt -anmälda varav från socialförvaltningen tillsatta varav inom socialförvaltningen Ungdomsanställningar, totalt

10 Utskrivningsklara och betaldagar 2014 Jämförelse med jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Utskrivningsklara 2013 Betalningsansvar 2013 Utskrivningsklara 2014 Betalningsansvar 2014

11 11 Anledning till betalningsdagar under 2014 Sept. 4 dagar Kvinna inom Nu-sjukvården.Ansöker om korttidsplats. Ingen plats tillgänglig. Kom till Nyhaga. 2 dagar Man inom Nu-sjukvården. Ansöker om korttidsplats. Ingen plats tillgänglig. Kom till Nyhaga. 2 dagar Kvinna inom Nu-sjukvården.Ansöker om korttidsplats. Ingen plats tillgänglig.kom till Nyhaga.

12 12 Tkr Ekonomiskt bistånd , utbetalt Tkr jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec

13 13 Ekonomiskt bistånd , antal hushåll Antal jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec

14 Färdtjänst, kostnad (Tkr) Budget 479 Tkr/mån Tkr jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec

15 15 Färdtjänst, kostnad per resa Kr/resa jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec

16 16 Färdtjänst, antal resor Antal resor jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec

17 Procentuellt utförd tid hemvården (i relation till de möjliga timmarna, resterande tid är resor, planering och APT) 90 procent ,467,3 66,0 62,0 66,4 66,3 67,9 68,6 64,5 66,2 68,3 68,3 68,869,2 69,2 66,7 68,6 71,0 68,6 69,8 64, ,0 0,0 0,0 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Perioden feb-sep är rapporterad utförd tid osäker p.g.a.nytt tidregistreringssystem.

18 18 Vårdtagare hemvården Antal jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec

19 19 Sjukfrånvarostatistik 2014 Socialförvaltningen Sjukfrånvaro i procent Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Förvaltningsledning 301 Ledningsgrupp 0,0 0,8 0,0 0,0 0,4 2,3 0,0 0,0 302 Adm avdelningen 1,1 1,1 0,4 0,0 0,0 0,3 0,5 3,1 Vård och Omsorg 310 Chef avd Vård och Omsorg 1,4 0,0 1,8 0,4 0,0 1,1 0,8 1,4 314 Bistånd, vård och omsorg 12,4 13,8 12,0 10,9 15,2 11,1 13,0 11,2 320 Ringhem 9,4 15,2 10,5 8,0 5,7 3,5 2,4 5,9 321 Demensteam och hemv Mariedal 14,7 13,2 12,9 8,0 9,3 7,3 5,8 7,6 323 Hemsjukv, Vargön och Frändefors 18,1 16,7 16,4 8,1 3,0 0,0 1,6 1,0 324 Ekeliden, Runnarebo och poolen 1,0 3,8 3,7 7,3 7,5 4,6 4,0 4,6 325 Tomtev hemv och Lindbackens gruppb 12,6 12,1 11,8 15,0 12,4 11,9 8,8 12,2 327 Konvaljens gruppboende 0,0 0,0 0,0 1,8 0,0 1,2 0,7 2,9 328 Nyhaga och Regnbågen 17,8 16,2 20,5 15,1 12,1 11,7 9,9 16,1 329 Hemvård centrum grp 1,2 och 5 12,7 9,6 16,6 10,8 8,4 6,8 7,0 9,6 330 Hemvård centrum (F-fors, Blåsut, grp 4) 0,0 13,1 15,2 12,6 11,5 12,0 10,0 14,4 331 Solängen 13,5 12,3 12,6 9,4 10,7 7,8 7,0 10,7 332 Larmmott, Dagv, Anhörigsstöd, nattpatr usk 5,4 5,0 3,2 2,7 6,8 3,4 0,0 0,9 333 Solbacken 3,9 2,8 11,0 7,6 7,6 1,8 2,0 7,5 334 Gläntan och poolen 11,4 14,5 9,5 9,7 13,4 8,5 4,2 7,5 335 Björken 4,3 5,2 7,5 9,1 7,6 4,2 3,1 4,8 336 Linden 8,1 10,9 14,0 9,9 9,0 4,6 3,2 6,5 337 Kommunrehab 5,3 4,2 12,1 11,1 6,3 4,5 3,6 2,9 338 Hemsjukvård centrum 3,4 5,5 7,7 7,4 7,5 4,2 3,8 7,7 339 Hemvård södra 11,2 12,8 15,9 17,1 16,2 13,9 11,4 15,8 340 Kastanjens och Pionens servicehus 16,3 13,0 12,2 11,7 7,5 7,5 6,3 6,8 341 Tärnans och Lunddalas gruppb 9,2 10,2 12,2 18,7 18,7 16,2 15,0 11,6 342 Eken 8,5 7,3 9,4 9,3 8,8 9,0 4,2 3,1 Arbetsmarknadsavdelning 350 Chef avd Arbetsmarknadsavdelning 4,7 1,7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 351 Knutpunkten 4,3 7,2 7,4 4,6 5,2 6,7 4,7 7,6 352 Jobbtorg 3,9 8,5 3,2 1,9 2,0 0,5 0,5 1,5

20 20 Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Omsorg om funktionshindrade 360 Chef avd omsorg o funktionshindrade 0,9 1,2 0,9 1,0 0,3 0,3 0,0 0,3 362 Chef utvecklingsenheten 0,0 1,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 363 LSS b. Tagelgatan, Tegelbruksv, Edsg 14,2 13,7 13,7 11,5 12,8 14,9 7,3 9,8 364 Bistånd 6,0 2,5 3,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 365 LSS b. Karlslsg, Flanaden, Kastanjev. Bang. 2,7 2,0 4,4 3,1 0,5 0,6 0,7 2,0 366 LSS b. Brinkebo. Ankarg 1,2 8,0 6,3 10,7 7,8 8,8 14,3 9,8 9,3 367 LSS b. Snödroppsv, Bladv, Nordkroksv 18,2 19,4 15,4 15,0 12,2 10,1 7,6 10,1 368 LSS b. Forbondeg, Flottng, Enebacksg 8,9 6,1 7,9 10,9 11,8 2,2 2,1 2,5 371 Stöd LSS Barn och ungd, ledsagarserv 3,6 4,4 6,1 2,6 4,1 5,5 4,5 5,9 374 Stöd LSS Vuxna 3,0 11,4 8,0 8,1 10,4 6,4 9,1 13,4 375 Stöd LSS Vuxna 13,0 13,4 9,5 12,0 9,4 8,8 8,2 13,5 376 Stöd LSS Vuxna 12,0 7,8 7,0 4,9 11,7 8,0 5,7 3,4 380 Daglig verksamhet 11,5 14,0 7,3 7,6 7,9 5,2 5,0 1,3 381 Daglig verksamhet 4,9 6,2 5,6 3,3 5,6 5,4 3,2 6,5 384 Psykiatri (boende, stödteam) 14,3 13,7 13,0 9,3 11,3 8,3 4,0 4,3 385 Bemanningspool och adm 6,2 8,7 7,5 6,9 7,1 3,3 2,3 2,4 IFO 390 Chef avd IFO 12,5 12,5 15,4 9,1 8,1 3,0 0,0 0,0 392 Sektionen för familjestöd 4,3 1,6 0,6 0,0 1,0 0,5 0,6 0,2 393 Sektionen för råd och stöd 1,6 0,0 2,8 0,9 0,4 2,7 1,4 0,7 394 Sektionen för missbruksstöd 8,5 12,0 11,3 11,9 9,6 9,9 7,5 10,6 395 Sektionen för försörjningsstöd 2,9 5,0 4,9 3,1 2,2 3,6 3,6 3,1

21 21 Mertid 2014 Socialförvaltningen Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Summa Ant anst Tim/anst Förvaltningsledning 302 Adm avdelningen Vård och Omsorg 310 Chef avd Vård och Omsorg ,0 314 Bistånd, vård och omsorg ,0 320 Ringhem ,4 321 Demensteam och hemv Mariedal ,8 323 Hemsjukv, Vargön och Frändefors ,9 324 Ekeliden, Runnarebo och poolen ,0 325 Tomtev hemv och Lindbackens gruppb ,4 327 Konvaljens gruppboende ,7 328 Nyhaga och Regnbågen ,0 329 Hemvård centrum grp 1,2 och ,6 330 Hemvård centrum (F-fors, Blåsut, grp 4) ,4 331 Solängen ,1 332 Larmmott, Dagv, Anhörigsstöd, nattpatr usk ,9 333 Solbacken ,6 334 Gläntan och poolen ,3 335 Björken ,0 336 Linden ,0 337 Kommunrehab ,0 338 Hemsjukvård centrum ,6 339 Hemvård södra ,3 340 Kastanjens och Pionens servicehus ,7 341 Tärnans och Lunddalas gruppb ,9 342 Eken ,3 Arbetsmarknadsavdelning 350 Chef avd Arbetsmarknadsavdelning ,0 351 Knutpunkten ,0 352 Jobbtorg ,0

22 22 Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Summa Ant anst Tim/anst Omsorg om funktionshindrade 360 Chef avd omsorg o funktionshindrade ,0 362 Chef utvecklingsenheten ,0 363 LSS b. Tagelg, Tegelbruksv, Edsg ,6 364 Bistånd ,0 365 LSS b. Ö.vägen Flan. Kastanjev. Bang ,1 366 LSS b. Brinkebo. Ankarg. Flottningsg ,3 367 LSS b Snödroppsv, Bladv, Nordkroksv ,1 368 LSS b. Ankargatan ,7 371 Stöd LSS Barn och ungd, ledsagarserv ,2 374 Stöd LSS Vuxna ,7 375 Stöd LSS Vuxna ,2 376 Stöd LSS Vuxna ,5 380 Daglig verksamhet ,2 381 Daglig verksamhet ,0 384 Psykiatri (boende, stödteam) ,9 385 Bemanningspool och adm ,0 IFO 390 Chef avd IFO ,0 392 Sektionen för familjestöd ,0 393 Sektionen för råd och stöd ,4 394 Sektionen för missbruksstöd ,9 395 Sektionen för försörjningsstöd ,5 Snitt/mån Totalt Totalt Totalt Totalt

23 23 Övertid 2014 Socialförvaltningen Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Summa Ant anst Tim/anst Förvaltningsledning 302 Adm avdelningen ,2 Vård och Omsorg 310 Chef avd vård och omsorg ,0 314 Bistånd, vård och omsorg ,0 320 Ringhem ,3 321 Demensteam och hemv Mariedal ,3 323 Hemsjukvård Vargön och Frändefors ,6 324 Ekeliden, Runnarebo och poolen ,3 325 Tomtev hemv och Lindbackens gruppb ,3 327 Konvaljens gruppboende ,0 328 Nyhaga och Regnbågen ,1 329 Hemvård centrum grp 1,2 och ,8 330 Hemvård centrum (F-fors, Blåsut, grp 4) ,1 331 Solängen ,7 332 Larmmott, Dagv, Anhörigstöd, nattpatr usk ,8 333 Solbacken ,4 334 Gläntan och poolen ,6 335 Björken ,4 336 Linden ,3 337 Kommunrehab ,0 338 Hemsjukvård centrum ,4 339 Hemvård södra ,5 340 Kastanjens och Pionens servicehus ,8 341 Tärnans och Lunddalas gruppboende ,7 342 Eken ,9 Arbetsmarknadsavdelning 350 Chef avd Arbetsmarknadsavdelning ,0 351 Knutpunkten ,2 352 Jobbtorg ,0

24 24 Ansvar Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Summa Ant anst Tim/anst Omsorg om funktionshindrade 360 Chef avd omsorg o funktionshindrade ,0 362 Chef utvecklingsenheten ,0 363 LSS b. Tagelgatan, Tegelbruksv, Edsg ,9 364 Bistånd ,0 365 LSS b. Karlslsg, Flanaden, Kastanjev. Bang ,1 366 LSS b. Brinkebo. Ankarg 1, ,9 367 LSS b. Snödroppsv, Bladv, Nordkroksv ,1 368 LSS b. Forbondeg, Flottng, Enebacksg ,4 371 Stöd LSS Barn och ungd, ledsagarserv ,3 374 Stöd LSS Vuxna ,8 375 Stöd LSS Vuxna ,2 376 Stöd LSS Vuxna ,6 380 Daglig verksamhet ,0 381 Daglig verksamhet ,2 384 Psykiatri (boende, stödteam) ,3 385 Bemanningspool och adm ,5 IFO 390 Chef avd IFO ,0 392 Sektionen för familjestöd ,1 393 Sektionen för råd och stöd ,1 394 Sektionen för missbruksstöd ,7 395 Sektionen för försörjningsstöd ,2 Snitt/mån: Totalt Totalt Totalt Totalt

25 25 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (xx) Dnr SN 2014/205 Internrevisor för socialnämndens verksamhetsområde Efter att avdelningschef på administrativa avdelningen, tillika internrevisor för socialförvaltningen, avslutat sin tjänst behöver ny internrevisor utses. Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att utse Christer Sundsmyr, administrativ chef, till ny internrevisor för socialförvaltningen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

26 26 Tjänsteutlåtande Dnr: SN 2014/205 1 (1) Socialnämnden Internrevisor för socialnämndens verksamhetsområde Efter att avdelningschef på administrativa avdelningen, tillika internrevisor för socialförvaltningen, avslutat sin tjänst behöver ny internrevisor utses. Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att utse Christer Sundsmyr, administrativ chef, till ny internrevisor för socialförvaltningen. Socialförvaltningen Karin Hallberg Tf socialchef

27 27 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (xx) Dnr SN 2014/206 Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner för socialnämnden Enligt Arkivlagen 6 punkterna 2 och 4 åvilar det kommunala nämnder att upprätta arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner. Socialnämndens nuvarande arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner antogs , 37. Socialförvaltningen har under ledning av kommunens arkivarie gjort ändringar. Förslag till beslut Socialnämnden beslutar anta bilagd arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner för nämndens samtliga avdelningar/enheter. Samtidigt upphör tidigare antagen arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner att gälla. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

28 28 Tjänsteutlåtande Dnr: SN 2014/206 1 (1) Socialnämnden Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner för socialnämnden Förslag till beslut Socialnämnden beslutar anta bilagd arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner för nämndens samtliga avdelningar/enheter. Samtidigt upphör tidigare antagen arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner att gälla. Bakgrund Grunden till ovan nämnda handlingar är Arkivlagen (ArkivL 6 p 2 och 4) från 1991, vilken ålade arkivansvariga kommunala nämnder att senast 1995 upprätta arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner. Nuvarande arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner antogs , 37. Socialförvaltningen har under ledning av kommunens arkivarie gjort förändringar. Socialförvaltningen Karin Hallberg Tf socialchef Christer Sundsmyr Administrativ chef Bilagor Arkivbeskrivning för socialnämnden Dokumenthanteringsplan för gemensamt alla avdelningar/enheter administrativ avdelning vård och omsorg omsorg om funktionshindrade hälso- och sjukvård individ- och familjeomsorg arbetsmarknadsavdelning

29 29 BESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLANER FÖR SOCIALNÄMNDEN Antagna av Socialnämnden 2014-xx-xx

30 30 SOCIALNÄMNDEN Arkivbeskrivning 1-2 Dokumenthanteringsplaner för: Gemensamt alla avdelningar/enheter Administrativ avdelning Vård och omsorg Omsorg om funktionshindrade Hälso- och sjukvård IFO, Individ- och familjeomsorg AMA Arbetsmarknadsavdelningen 80-83

31 31 1 ARKIVBESKRIVNING FÖR SOCIALNÄMNDEN Besöksadress: Sundsgatan 29 Telefon: Vänersborg Organisation och arbetsuppgifter Nämnden består av 13 ledamöter och 13 ersättare. Nämnden ska inom sitt område ansvara för att verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer, som fullmäktige bestämt, samt de föreskrifter, som gäller för verksamheten. Nämnden ska också bereda och yttra sig i ärenden, som berör dess verksamhet. Den äger rätt att föra kommunens talan i mål och ärenden, som rör nämndens verksamhetsområden. Till sin hjälp har nämnden socialförvaltningen och dess olika avdelningar/enheter. Socialnämnd Socialchef Hälso- och sjukvård Administrativ avdelning Omsorg om funktionshindrade LSS: Personlig assistans Ledsagarservice Kontaktperson Avlösarservice Korttidsvistelse Korttidstillsyn Bostad med särskilt stöd för barn Bostad med särskilt stöd för vuxna Daglig verksamhet Omsorgspoolen/Adm. avd. SoL: Psykiskt funktionshindrade Boendestöd Särskilt boende Lagen om färdtjänst Lagen om riksfärdtjänst AMA Vård och omsorg Bemanningsenhet Boendesamordnare Brålanda entreprenad Dagverksamhet och anhörigstöd Handlägger ärenden om insatser enligt SoL; (t.ex. hemtjänst, särskilt boende, trygghetslarm, dagverksamhet, avlastning etc.) Hemsjukvård Hemvård Kommunrehabilitering Korttidsboende Larmmottagning Särskilt boende Individ- och familjeomsorg IFO Alkoholärenden Dödsboanmälningar Ekonomiskt bistånd Familjehem Familjerådgivning Familjerätt Familjeärenden Flyktingmottagning Förmedlingsmedel Uppdragstagare (kontaktperson, kontaktfamilj) Vuxenärenden Ensamkommande flyktingbarn SoL = Socialtjänstlagen LSS = Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade HSL = Hälso- och sjukvårdslagen Assistans enligt socialförsäkringsbalken SFB

32 32 2 Arkivorganisation De olika avdelningarna har närarkiv och mellanarkiv, vilka handhas av arkivredogörarna eller assistenter. I närarkiven finns handlingar, som används i det dagliga arbetet inom avdelningen. För verksamheten finns en dokumenthanteringsplan (arkivbeskrivning). Där redovisas de handlingar som förekommer, hur de hanteras, bevarande- och gallringsföreskrifter, samt leveranstid till kommunarkivet. Socialchef tf Karin Hallberg Avdelningar/Enheter Arkivansvarig Arkivredogörare Administrativ avdelning, socialförvaltning Christer Sundsmyr Elisabeth Andersson Maria Björnberg Hjert Carina Hultberg Vård och omsorg Kristina Wallstedt tf Ann Fredriksson / Eva Forsberg Omsorg om funktionshindrade Sten Nilsson Ann-Sofie Asplind-Johansson / Marica Bäckström Individ- och familjeomsorg Maria Tapper Andersson Gunilla Karlsson / Siv Darheden Hälso- och sjukvård Tommy Carlgren Resp. sjuksköterska / arbetsterapeut / sjukgymnast Personakter: Patientjournal, HSL, SoL- och LSS-akter, exkl. Individ- och familjeomsorg, skickas vid avslut till Ann Fredriksson Bevarande och gallringsansvarig för personakter i Procapita /Systemförvaltare Samordnare Agnetha Norén IFO: Delsystemförvaltare Annelie Larsson / Siv Darheden HSL: Sjuksköterskejournal: Delsystemförvaltare för HSL, Omvårdnadsjournal och Rehabjournal Kerstin Aderum SoL/Socialtjänstdokumentation, delsystemförvaltare Vård och omsorg Lena Gillberg LSS, delsystemförvaltare Ewa Peterson Taxor och avgifter Carina Hultberg AMA Arbetsmarknadsavdelningen Ewa Ferm Björklund Pia Hedberg Sökingångar och register Register över fattade beslut, diarier och innehålls- och arkivförteckningar finns på de olika avdelningarna. Utlämnande av handlingar ska ske enligt Tryckfrihetsförordningens och Offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Antagen av socialnämnden 2014-xx-xx

33 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 33 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 10 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat rekryteringssystem* (från och med 2014) Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag *Heroma är ett digitalt system för hantering av personaldokument, hanteras av KS-Personalkontor. Offentliga jobb hanteras av Barnoch ungdomsnämnden Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst IT* O / K IT-system Dnr i Heroma Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens löneavdelning Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten Ansökningar (tidigare hantering till och med 2014) PapperIT* O / K IT-system Dnr i Heroma 3 år Begärd handling återsänds Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande. Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst. PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens personalkontor / löneavdelning

34 34 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 11 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten PapperIT* O / K Handläggares rum Syst. ordn. 3 år Begärd handling återsänds Ansökningshandlingar för ej ledigförklarad tjänst PapperIT* O / K Handläggares rum Syst. ordn. Vid inaktualitet Begärd handling återsänds Personalhandlingar PapperIT* O / K Handläggares rum Anställningsbeslut och löneöverenskommelse PapperIT* O Chef / lönekontor Syst. ordn. pärm, IT Pers.akt. Vid inaktualitet Originalen finns på kommunstyrelsens personalkontor / löneavdelning Syst. ordn Insändes till kommunstyrelsens lönekontoret Personalregister hela förvaltningen med personnummer och befattning ar rörande löneutbetalning, ledigheter etc. via självservice PapperIT* O / K Årsvis Bevaras Årligen Gemensam utskrift för alla förvaltningar från kommunstyrelsens personalkontor Se KS: F 8 PapperIT* O / K Olika rum Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm överförs till kommunstyrelsens lönekontor Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring Papper O Handläggare Närarkiv / Dnr Utdrag ur belastningsregistret Papper O Närarkiv Pers-nr, Akt Vid inaktualitet Tidigast efter 1 år Sekretess ingår i automatik i tjänsten och uppdrag. OSL kap Diarieförs och bevaras för förtroendevalda Hanteras av resp. förvaltning/avdelning/ enhet. återlämnas vid begäran, efter notering i akt e.d.

35 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 35 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 12 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag ar rörande frånvaro, uppgifter om. Medarbetarsamtal, protokoll/anteckningar Avgångssamtal, protokoll/anteckningar PapperIT* O / K Chef / handläggare Syst. ordn. 2 år ar rörande arbetsskada, rehabilitering, se dhp kommunstyrelsens personalkontor. Ev. läkarintyg återlämnas till individen. PapperIT* O Chef Syst. ordn. 2 år OSL kap. 39 Lönesamtal anteckningar PapperIT* O Chef Syst. ordn. 2 år Tjänstgöringsbetyg/intyg PapperIT* K Administrativ avdelning Rehabiliteringsutredningar, handlingar rörande, se Kommunstyrelsens personalkontor PapperIT* O / K Chef / handläggare Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs till personakt kommunstyrelsens löneavdelning. Intyg under pågående anställning gallras vid inaktualitet. Utfärdas från av löneavdelning. Pers.nr.ordn Utskrift för arkivering sker från respektive förvaltning. Ärendet gallras i IT-systemet i samband med utskrift. Företagshälsovården, rekvisition Papper O / K Chef / personalsekr. Syst. ordn. Vid inaktualitet, Se även: Kommunstyrelsen: Personalkontoret: Rehabilitering Incident- och skadeanmälan, med bilagor PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet Originalet översänds till kommunstyrelsens säkerhetssamordnare LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Tidsbegränsad anställning PapperIT* O Handläggare Pers.nr.ordn. 1 år Uppsägningar och avsked PapperIT* O Handläggare Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen.

36 36 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 13 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut PapperIT* O Handläggare Pers.nr.ordn. Vid inaktualitet Disciplinåtgärder, skriftlig varning Papper O / K Personalsekr. se lönekontor Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Disciplinåtgärder, bakgrundsmaterial PapperIT* O / K Personalsekr. Syst. ordn. Tidigast efter inklusive kopia av skriftlig varning / chef år, senast vid pensionering. Kravspecifikation: Arbetsmiljöarbetsuppgiftsfördelning (för politiker, chefer m.fl.) Papper O Handläggare Dnr Bevaras 4 år Protokoll, rörande arbetsmiljö, skyddsronder PapperIT* O Närarkiv Dnr Bevaras 4 år ÖVRIGT Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten o.d., interna verksamhetsmöten PapperIT* O / K Handläggare Kron. ordn Vid inaktualitet (4 år) se anm. Bevaras om de innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Nätverksträffar i olika former, protokoll, minnesanteckningar, bilagor e.d. PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, Väsentlig information bevaras Projektgruppshandlingar, av större art PapperIT* O Handläggare Dnr. Bevaras 4 år Underlag kan gallras vid inaktualitet Syst. ordn Projektgruppshandlingar, av mindre art PapperIT* O Handläggare Syst. ordn Vid inaktualitet Underlag kan gallras vid inaktualitet

37 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 37 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 14 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag Postlistor PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet Hanteras från kommunstyrelsens kommunkansli Rekvisitioner, kvittenser o.d. PapperIT* O / K Div. rum Syst. ordn. Vid inaktualitet Om ej annat anges Närarkiv e.d. E-post, Sms, bloggar, cockiefiler e.d. Digitalt O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Röstbrevlåda, e.d. Ljudfil O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Fotografier från miljöerna, ett urval PapperIT* e.d. O / K Närarkiv Handläggare Kron. ordn., IT e.d. Bevaras 4 år Dokumenteras, dateras. Övriga gallras vid inaktualitet Ljudupptagningar/filmmaterial av betydelse Magnetband, IT, O / K Närarkiv Diariet Syst. ordn. Dnr Bevaras 4 år Kan ingå i diarieförda handlingar/personakt. Ljudupptagningar/filmmaterial av ringa eller tillfällig betydelse etc. Magnetband, IT, etc. O / K Handläggare Handläggare Olika rum Närarkiv Egenproducerat informationsmaterial e.d. PapperIT* O Närarkiv Alla rum Dokumentation av kurser, utbildningar PapperIT* O / K Närarkiv och seminarier hållna i egen regi Handläggare Personakt Syst. ordn. Dnr Personakt OSL Vid inaktualitet Kan ingå i diarieförda handlingar, personakt. OSL Ett urval bevaras. Jfr Fotografier från miljöerna Syst. ordn. Bevaras Omedelbart Dateras Syst. ordn. Bevaras 4 år Dateras Skrifter, kataloger, broschyrer, info, utredningar, författningar, cirkulär m.m. från andra myndigheter, företag, föreningar och förbund PapperIT* K Olika rum Syst. ordn. Vid inaktualitet

38 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 38 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 15 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Inventarieförteckningar över specialmaterial för verksamheterna Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans PapperIT* O Handläggare Objektsvis Bevaras Dokumentation rörande brandsyn, e.d. PapperIT* O Diariet Dnr Akt Ritningar och handlingar angående PapperIT* O / K Olika rum Objektsvis byggnader samt fastighetsskötsel och Kron. ordn. uthyrning m.m. kommunarkivet Körrapporter PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. 2 år ar rörande fordon, servicebok m.m. Dokumenthanteringsplaner PapperIT* O / K Arkivredogörare/ ansvarig HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE A) ar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag 10 år 1:a förteckningen och sedan vart 10:e jämna år bevaras. Samlas hos administrativa avdelningen. 4 år Samlas på administrativa avdelningen Bevaras Vid inaktualitet Original finns hos fastighetsenheten PapperIT* O Handläggare Syst. ordn Hanteras på samma sätt som för kommunens övriga fordon, se kommande dhp för samhällsbyggnadsnämnden. Dnr. Olika rum Vid inaktualitet Original bevaras i diarieförda handlingar. Revideras årligen tillsammans med kommunarkivarie. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då arkivexemplar med samma innehåll finns. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet Om ej annat anges. Kontrollera först var originalhandling finns

39 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 39 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 16 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag Inkomna, upprättade eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. ar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet Om ej annat anges. Jfr diarieförda handlingar Vid inaktualitet Om ej annat anges Vid inaktualitet Om ej annat anges Vid inaktualitet Om ej annat anges Vid inaktualitet Om ej annat anges

40 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 40 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 17 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag ar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämningskvitton och kvittoböcker för avgående post. Loggar för e-post och fax och vid kopiering under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. ar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. (exempelvis IT-systemen Stratsys* och Netigate*) PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn., Vid inaktualitet Om ej annat anges Vid inaktualitet Om ej annat anges Vid inaktualitet Om ej annat anges. Väsentliga sammanställningar diarieförs och bevaras. *Används av flera förvaltningar inom kommunen.

41 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Socialnämnden 41 Arkivansvarig: Respektive avdelnings-/enhetschef Arkivredogörare: Resp. arkivredogörare 18 Avd (motsv): Gemensamt alla avdelningar/enheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN (version 2) *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2012-xx-xx Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag B) ar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingar på annat sätt ersatts av nya handlingar. (se nedan) IT, m.m. O / K Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet Om ej annat anges 1. ar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. arna som upprättats och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna överförts till annat lagningsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse ( till exempel adress, telefonnummer, öppettider). 3. ar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form, till exempel fax eller e-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. 4. som har inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseende fel, under förutsättning att rättning har skett. 6. ar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.

42 VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: SOCIALNÄMNDEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Arkivansvarig: Christer Sundsmyr Avd (motsv): Administrativa avdelning *= allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden 2014-xx-xx Media Original ADMINISTRATION Nämnd, protokoll, ärendelista PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. Utskott, protokoll PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. Presidium, protokoll, mötesanteckningar PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. 3-nämndsmöte, protokoll, PapperIT* K Närarkiv Kron. ordn. mötesanteckningar (socialnämnd, barn- och ungdomsnämnd, gymnasienämnd 1) ) Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans Arkivredogörare: Elisabeth Andersson / Maria Björnberg Hjert / Carina Hultberg kommunarkivet Anteckningar om arkiv Anmärkning OSL = Offentlighets- och sekretesslag Bevaras 4 år Bilagor ingår i diarieförda handlingar Bevaras Bevaras 4 år 4 år 4 år Originalhandlingarna återfinns hos barnoch ungdomsnämnden. 1) Gymnasienämnden upphörde Samverkan, protokoll, e.d. LSG, FSG, ledningsgrupp, MBL Protokoll från andra förvaltningar och nämnder PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. PapperIT* K Närarkiv Olika rum Bevaras 4 år Samlas på administrativa avdelningen. APT-protokoll samlas hos resp. enhetschef för arkivering, se dhp Gemensamt alla avdelningar. Dnr 4 år Gallras i samband med arkivering Stiftelsen för Vänersborgs skollovskolonier, protokoll Kommunala pensionärsrådet, KPR, protokoll PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. PapperIT* O Närarkiv Kron. ordn. Bevaras 4 år Bilagor, såsom ansökningar, ingår i diarieförda handlingar Bevaras 4 år Bilagor ingår i protokollet