1 Inledning Hälso- 5 Ekonomi och (18)

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Fastigheter Helårr 2016

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Syfte Aktuella händelser Verksamhetens mål Kund Hållbar utveckling Hälso- och sjukvård Attraktiv arbetsgivare Ekonomi Ekonomi och personal Resultatrapport helår Periodens resultatt Produktions- och nyckeltal Sjukfrånvaro Framtida utmaningar (18)

3 1 Inledning 2 Syfte Uppföljningen i Fastigheters verksamhetsb berättelse utgår från verksamhetsplanen för 2016, vilken i sin tur utgår från förutsättningar, mål, inriktningar och ambitioner somm uttrycks i regionfullmäktiges verk- samhetsplan samt verksamhetens egna mål. Område fastigheters uppdrag är att tillhandahålla en heltäckande fastighetsverksamhet med förvalt- sin ning, produktion, fastighetsdrift och parkverksamhet, så att regionorganisationen kan bedriva verksamhet mot fastställda mål till nytta för länsinvånarna. Fastigheterna ska förvaltas och utvecklas så attt värdet behålls och förvaltningen skaa baseras på långsiktig hållbarhet. Område fastigheter ansvarar också för strategiska fastighets- och lokalförsörjningsfrågor med koncernnyttan som högsta prioritet. 3 Aktuella händelserr Avdelning Byggprojekt har sedan årsskiftet delats uppp i tre grupper (Lokalplanering, El- och VVS- i pro- teknikk samt Byggledning) med varsin gruppchef som delar sin tid mellan ledarskap och arbetet jekt. Vi har rekryterat två personer till heltt nya roller; utrustningsansvarig och inredningsansvarig. Ytterligare tre personer har rekryterats; projektledare el, projektledare VVS samt projektledare bygg. Under senare delen av året har rekryteringg av en nyinrättad tjänst som s förvaltningsledare säkerhetsstöd genomförts. Ersättningsrekryteringar har också skett. Inom avdelning Fastighetsförvaltning har vi omfördelat vårt fastighets-/lokalansvar bland förvaltarna f för att bättre och mer effektivt kunna tillgodose den nya regionorganisationenss behov. Ersättningsre- genom att kryteringar har skett. Brand- och säkerhetssamordnarens samt energicontrollerns roller har h förändrats under året de idag arbetar mer i en förvaltarroll. Avdelningschefenn för Fastighetsdrift avslutade sin tjänst under hösten. Ersättningsrekrytering pågår. Fastighetschefen är tillförordnad avdelningschef tills ny avdelningschef tillträder. Inom avdelning Fastighetsdrift har vi även rekryterat en nyy gruppchef Park. Vi har utökat med en tekniker på Yttre fastigheter samt gjort ersättningsrekryteringar av tekniker på de tree sjukhusen. Under perioden mars-oktober har vi tagit emot en praktikant med funktionsnedf dsättning via Stiftelsen Activa. En praktikant finns hos oss sedan april månad (genom Arbetsförmedlingen) för att få öva sig på svenska språket och då särskilt facktermer inom fastighetsförvaltning och bygg. Driftgrupp Yttre fastigheter har från och med september s tagit hand om en praktikant i det s.k. Tekniksprånget. Under 10 veckor i våras hade vi en praktikant som studerar till fastighetsförvaltare påå Hermods hos oss. Ekonomi Vi fortsätter att utveckla den nya modell för byggnadsinvesteringar som beslutats och vi har även justerat hur vi arbetar med fastighetsinvesteringar framåt. Allt i syfte att förenkla och förtydliga för medarbetare och beslutsfattare. Införandet av komponentavskrivning kommer att få påverkan på hyresnivåer h och det är nödvändigt att det görs en översyn och förändring av gällande hyresmodell. Ett projekt som ska hantera förändringen är igång. Kostnader som tidigare bokförts som underhåll bokförs i större omfattning somm investering. Det inne- med bär att nyckeltal för underhålll inte är jämförbara med andra Regioner/Landsting och inte heller egna historiska nyckeltal. 3(18)

4 Miljö och hållbarhet Regionservice fastigheter tillämpar Miljöbyggnads bedömningskriterier i alla större ny- och ombygg- för nationer där så är lämpligt. Detta ger oss möjlighet att certifiera byggnaden. Region Örebro län har tecknat ett avtal om köp av licens för förnybar el Bra Miljöval-vatten Avtalet omfattar ca MWh per år. Utredning om solceller på våra fastigheterr är genomförd. Beslut togs i Ekonomi-, service- och ägarutskottet den 11 oktober om att vi skaa fortsätta processen för att a söka bidrag. Nytt beslut ska tas när vi vet hur de nya skattereglerna kommer att utformas. Energiinventeringg av USÖ har pågått under 2016 och halvvägs in i arbetet gör vi en paus, fokus f ligger nu på att komma igång och genomföra ett t antal energiprojekt vid USÖ. U Energiinventering på våra yttre fastigheter startades under 2016 med bl.a. Örebro läns museum och Klostergatan 26. Inom avdelning Fastighetsdrift har en driftoptimeringsgrupp startats som träffas regelbundet för att utbyta erfarenheter inom driftoptimering, arbetet med driftoptimering skall fördjupas underr Åtgärder har vidtagits vid USÖ för att minska oljeförbrukningen i samband med produktion av ånga. Klostergatan 26 har anslutits till t E.ON:s fjärrkyla i samband med utbyggnadenu n av fjärrkylnätet i cen- energi- trala Örebro. Fjärrkylan ersätter ordinarie kylmaskiner med lägre elförbrukninge g som följd. Vid Adolfsbergs vårdcentral pågår utvärdering av ventilationsombyggnaden med tillhörande brunnar som används för kyla sommartid och förvärmning av ventilation vintertid. Resultatet ser mycket lovande ut med minskad el- och värmeförbrukning. Inom Regionservice fastigheter används Byggvarubedömningen (BVB) i byggprojekt. BVBB är ett webbaserat verktyg som bedömer och tillhandahåller information om o miljöbedömda byggvaror och påverkar produktutvecklingenn mot en giftfri och god bebyggd miljö. Övrigt Fastigheter har påbörjat arbete att tillsammans med övriga förvaltningar ta fram en Fastighetsutveckl- Ambitionen är attt ha en delrapport klar till årsskiftet 2017/2018. Bureau Veritas har genomförtt revision förr recertifiering av vårt ledningssystem. Vi blev godkända och ingsplan för i första hand våra tre sjukhusområden. Senare ska samtliga fastigheter omfattas. får behålla vår certifiering. Omtag av vårt t verksamhetssystem har påbörjats under hösten och vi har med hjälp av en konsult skapat en plattform för fortsatt arbete under Ambitionen är att omtaget ska avslutas senhösten Avdelning Byggprojekt fortsätter att implementera PTS under planeringsfasen. Under hösten har vi drivit ett projekt för att anpassa och standardisera våra RFP-ritningar. Ett projekt om hur fast och lös utrustning hanteras ekonomiskt ochh strukturellt i byggprocessen har startats med hjälp av Leanfilosofin. En förvaltningsplan för våra IT-system I har tagits fram och beslutats. Det innebär att vi på ett tydligare och mer strukturerat sätt kan arbeta med att säkra och utveckla vårt IT-stöd. Enn resurs med IT- och systemkompetens har tillsammans med förvaltningsledare knutits till t detta arbete. Under sommaren hade vi stora problem med hissarna på USÖ. Ett flertal hissar, bl.a. till helikopter- ordnings- plattan och i A-huset, stod stilla p.g.a. komponentfel. Under cirka en veckas tidd använde vii vakter för att säkerställa tillgången till akuta hisstransporter. Vi har i samråd med Hälso- och sjukvården handlat upp ett nytt överordnat administrativt system s för lås- och passersystem. 4(18)

5 På projektsidan har vi färdigställt följande arbeten: Ombyggnad av vårdcentral och folktandvård på Pilgården i Degerfors.. Nya lokaler för Servicecenter, F-huset USÖ Ny tandvårdsklinik vid Orvar Bergmarks plats, Örebro (extern fastighetsägare) På projektsidan pågår bl.a. följande arbeten: USÖ, Ambulans satellitstation USÖ, M-huset omstrukturering laboratoriemedicin USÖ, Etapp 2 USÖ, Ny godsmottagning och parkeringshus. USÖ, Foto permanenta lokaler USÖ, B-huset poliklinisk verksamhet Urologi Lindesberg, Byggnation reservkraft el Lindesberg, Akutmottagning och saneringsstation Karlskoga, Ombyggnad operationn och steril. USÖ, Karlskoga och Lindesbergs lasarett, reservvattenanläggningar Ny vårdcentral Lindesberg inkl. tandvård (i samverkan med Libo) Kävesta folkhögskola, Musikens hus Capio, Lekebergs vårdcentral Tillbyggnad Campus Radiobaserade inomhusnät (RIN) 4 Verksamhetens mål Symbolförklaringar Färgindikatorer, måluppfyllelse 2016 = uppnått eller överträffa målnivån = mindre, acceptabel avvikelse från målnivån = större negativ avvikelse från målnivån Förändringspilar, utveckling under året, resultat 2016 jämfört medd 2015 = resultatet har förbättrats = resultatet är oförändrat = resultatet har försämrats 5(18)

6 4.1 Kund Mål: Kunden upplever Regionservice tjänster och produkter som lättillgängliga, kostnadseffektiva och väl avstämda utifrån verksamheternas behov. Indikatorer Avvikelsehantering - åtgärder vidtagna inom 3 månader ska vara minst 80 %. Utfall U 848 % Målvärde 80 % Utfallet avser Fastigheter 31 st. inkomna i avvikelser perioden januari-september 2016 enligt Uppföljnings- portalen. Avvikelserna följs upp i ledningsgruppen varje månad. Aktiviteter Slutdatum D. Inventering av ej digitaliserade ritningar, uppdatering och CAD-ritning. Arbetet med uppdatering av våra ritningar pågår kontinuerligt. Tydliggöra gränsdragningar och nödvändiga samarbeten för första, andra och tredje linjens support inför införandet av Servicecenter. Information och diskussion har genomförts i ledningsgruppen. Arbetet fortsätter f genom möten med Servicecenter och Fastighetsdrift. Identifiera tänkbara delar/ /verksamheterr som kan ingå i Servicecenter på sikt. Information och diskussion har genomförts i ledningsgruppen. Arbetet fortsätter f genom möten med Servicecenter och Fastighetsdrift. Genomföra aktiviteter utifrån resultatett av 2015 års kundenkät Kundenkäten har legat till grund för flera av aktiviteterna i VP Bland annat harr felanmälan- förvaltare tarr numera /beställningsformuläret utvecklats så att återkoppling till kund förbättrats. Respektivee fram tidplaner i tidigt skede i byggprojekten som löpande följs upp. Vi har h tagit fram m informationsmaterial om byggprocessen för att få förståelse för den. Arbetet fortsätter Koppla ihop och tydliggöra ansvaret för Regionservice tjänster förr att få en helhet med kundens processer, d.v.s. tydliggöra vem som ansvarar för vad i ärendeflödet. Genom beskrivningen av våra byggprocesser r har vi tydliggjort ansvarsfördelningen. Beskrivningenn används kontinuerligt vid diskussion med kunden. Genom pågående och genomförda Lean-projekt kopplar vi ihop och tydliggör ansvaret för Regionservice tjänster. 6(18)

7 Öka antalet standardiserade tjänster ochh produkter. Arbetet pågår via diskussion med våra kunder och internt inom Regionservice. Ett exempel på standardisering är hanteringenn av sängarnaa på USÖ, Karlskoga lasarett och Lindesbergs lasarett. Ett avtal ska skrivas med verksamheterna för att förenkla hanteringen av utrustningarna samt säker- kommer ställa att de får den service och tillsyn som dee ska ha samt att vi följer spårbarhetsdirektivet. När det gäller patientlyftar är hela länet nu inventerat. Separat upphandling av besiktning och service att göras under våren Etablera forum där vi kan stämma av vårt tjänsteutbud med kunderna Etablering av forum har inte skett. Utveckla beställningsformulären så att de är lätta för kunder att använda Varje verksamhet ser överr beställningsformulär i samråd med kund. Felanmälan-/beställningsformuläret har utvecklats så att återkoppling till kund förbättrats. Arbetet med ytterligare förbättringar fortsätter Utveckla ärendehantering med återkoppling till kund. Återkoppling ska ges somm bekräftelse av ärendet, uppgift om när ärendet ska genomföras, vidd eventuell fördröjning och efter ärendets slutförande. Återkoppling via mejl vid nytt ärende ä samt vid avlutat ärende. Det går att a svara på återkopplingsmejlet som då går till Servicecenter som hanterar svaret. Notering av tekniker kan göras i ärendet som syns på intranätet. Arbetet med ytterligare förbättringar fortsätter Använd ProjektiL/UppdragiL som arbetsmetod vid projekt, förändringar och införande av nya tjänster. ProjektiL/UppdragiL har under året börjat användas i projektarbete (ej byggprojekt). b Pröva och värdera om Regionservice ärr rätt utförare av våra tjänster. Varje område prövar och värderar sina tjänster. t Regionservice har ansvar för att tjänster och produkter finns inom vårtt ansvarsområde, men vi behöver inte själva vara utförare om det finns någon annann som är bättree lämpad. Arbetet är påbörjat inom Fastigheters driftgrupp Park. Ta fram tidplaner i tidigt skede s i byggprojekten som löpande följs upp. Fastighetsförvaltarna har ansvar för att ta framm tidplaner i projekten somm sedan överlämnas till Lokalplanerare/Projektledare. Detta är kommunicerat och implementerat. 7(18)

8 Mål: Kunden upplever att Region rade. Aktiviteter Identifiera och förbättra R av Leanfilosofin. Varje om tera arbetssättet utifrån an I stort sett alla medarbetare har värdeflödesanalyser inom våra ledare men har fått avbrytas p.g Ett projekt om hur fast och lös u med hjälp av Leanfilosofin. En värdeflödesanalys har genom kommunikation. Med digital na utskrifter och tid för enskilda ha Ett arbete avseende ärendehante tillsammans med nämndadmini 4.2 Hållbar utveckli Övergripande mål: Social hållbarhet: Örebro lä och service och möjlighet til Övergripande mål: Ekologisk hållbarhet: Regio varande och kommande gen ling bygger på insikten att n bruka naturen är förenad m Övergripande mål: Ekonomisk hållbarhet: Regi och jämställd hälsa och välf Fastigheter Verksamhetsberä