ÖREBRO LÄNS LANDSTING. Verksamhetsberättelse 2014 Område Landstingsfastigheter. En förvaltning sex områden

Transkript

1 ÖREBRO LÄNS LANDSTING Verksamhetsberättelse 2014 Område Landstingsfastigheter En förvaltning sex områden

2 Innehåll Syfte Rapportering Målområde Kund Målområde Personal och kompetens Målområde Organisation Målområde Miljö Målområde Information och kommunikation Målområde Ekonomi Kostnader och förbrukning Produktion Mål och måluppfyllelse Utmaningar inför framtiden

3 Verksamhetsberättelse Område Landstingsfastigheter år 2014 Syfte För att landstingets huvudverksamheter ska fungera på ett så effektivt sätt som möjligt, är det av stor vikt att serviceprocessen fungerar väl. Landstingsfastigheters uppdrag är att tillhandahålla en total fastighetsverksamhet med förvaltning, produktion, teknisk fastighetsdrift och parkverksamhet så att landstinget kan bedriva sin verksamhet mot fastställda mål till nytta för länsinvånarna. För uppdraget har Landstingsfastigheter en organisation uppdelad i tre avdelningar: Fastighetsavdelning, Teknik- och Produktionsavdelning samt Driftavdelning tillsammans drygt 100 personer. Det dagliga arbetet utförs i väl dokumenterade processer som ingår i ett certifierat system. Landstingsfastigheter informerar sig kontinuerligt om verksamheternas behov via återkommande förvaltarmöten som hålls separat för USÖ, Karlskoga lasarett, Lindesbergs lasarett, Primärvården, Psykiatri, Habilitering och hjälpmedel samt Folktandvården. Framkomna behov vidarebefordras från Landstingsfastigheters förvaltare till övriga medarbetare inom vår organisation. Behov som hänförs till byggnadsinvestering sammanställs årligen av Landstingsfastigheter i investeringsdokument för vidare beslut. Landstingsfastigheter ansvarar som lokalhållare även för externt inhyrda lokaler. Lokalbehov från verksamheterna drivs vidare i Landstingsfastigheters processer via funktionsutredningar, projektering, upphandling och byggande. Detta arbete utförs av våra lokalplanerare, projektledare och installationssamordnare. Landstingsfastigheters driftavdelning säkrar landstingets fastighetsfunktion via kontroll, tillsyn och skötsel. Installationssamordnarna och Driftavdelningen arbetar även kontinuerligt med uppföljning och åtgärder för att reducera landstingets samlade energiförbrukning. Våra konsthandläggare arbetar med att köpa in konstverk, hänga, inventera och vårda landstingets konst samt handla upp byggnadsanknuten sådan

4 Rapportering Målområde Kund Inom Landstingsfastigheters ansvarsområde beträffande brandskydd har diskussioner pågått med Brandmyndigheten angående nödvändigt brandskydd inom främst lokaler med överliggande patienter. Tillsammans med myndigheten utreds hur en säker evakuering av boende kan utföras och vilka krav som därmed kan ställas på verksamhet och brandskydd. Utredning och kostnadsberäkning har pågått för sprinkleranläggningar inom dessa lokaler. Detta medför att investeringar inom fastigheternas brandskydd kommer att öka inom de närmaste åren. Landstingsfastigheter har tagit fram ett åtgärdspaket för att uppfylla den nationella handlingsplanen för att åtgärda s.k. enkelt avhjälpta hinder (HIN). Arbete har utförts för att åtgärda de brister som synliggjorts enligt utförd inventering. Inventeringen omfattar även åtgärder som faller utöver enkelt avhjälpta hinder. Dessa åtgärder utförs successivt i samband med ombyggnader och renoveringar. Detta arbete fortsätter även kommande år. Driftavdelningen har lagt ner ett stort arbete med att införa datorstöd för planerad tillsyn och service av fastigheterna, de system som finns i husen samt våra parker. Detta för att säkerställa en god funktion till nytta för våra hyresgäster. Vårt mål med detta är ett minskat antal felanmälningar. Under året har ett nytt beställnings- och felanmälanformulär publicerats på intranätet där kunden får återkoppling och kan följa sitt ärende. Även lös konst kan numera beställas via formuläret. I det systematiska operativa förbättringsarbetet jobbar vi aktivt med avvikelsehanteringssystemet i Platina och har under året haft 22 st. avvikelser och mottagit 29 st. utredningsärenden. Förutom arbetet genom Platina har vi även gjort en grovriskanalys avseende Miljö där vi tagit fram olika scenarier (ex. vis läckage av köldmedia, medicinska gaser och olja, avfallssortering, avbrott i fjärrvärme- eller fjärrkyleleverans m m) där vi tittar på orsaker, konsekvenser och ev. förbättringar som kan genomföras

5 Målområde Personal och kompetens Landstingsfastigheter har fortfarande ett behov av att utöka resurserna inom Teknik- och produktionsavdelningen för att möta framtida utmaningar bl.a. i form av Etapp 2 (lokaler för att ersätta verksamheter i nuvarande A-huset m m). För att klara av planering, projektledning m.m. för dessa projekt har en rekryteringsprocess pågått under Vi kommer att behöva rekrytera ytterligare personer under 2015 för att klara uppdraget. Landstingsfastigheter har haft ett sjuktal under 2014 (jan-nov) på 3,3 %. Målområde Organisation Landstingsfastigheter arbetar vidare med det processorienterade och certifierade ledningssystemet (kvalitet, miljö och arbetsmiljö). Systemet säkerställer ett gemensamt arbetssätt för oss inom Landstingsfastigheter. Två externa revisioner har genomförts under året. Internrevisioner med egen och annan ÖLLpersonal har genomförts under året. Målområde Miljö Inom energiområdet har vi gjort insatser och planerar ständigt för nya projekt. Vi har arbetat efter landstingets Miljö- och hållbarhetsprogram för För att nå landstingets mål att minska utsläppen av koldioxid, har utredningar och kostnadsberäkningar utförts för energisparprojekt. Utredningen kring ny mediaförsörjning (värme och kyla) med energibrunnar/borrhålslager vid USÖ har legat till grund för diskussioner med EON om prissättning och leverans av förnybar fjärrvärme och fjärrkyla som alternativ. Detta har resulterat i ett längre avtal om leverans av förnybar värme och kyla till landstingets samtliga anslutna fastigheter, utan extra kostnad. Konkret innebär detta en minskning av Landstingets miljöpåverkan för energianvändning med drygt 2100 ton CO 2 per år. Tillsammans med genomförda energiprojekt under perioden 2010 till 2014 är minskningen drygt 3000 ton CO 2 per år. En grundläggande kurs i miljökunskap för personalen är ett krav för att uppfylla Landstingsfastigheters certifiering enligt ISO14001:2004. Utbildningen är ett sätt att utöka kunskapen i miljöfrågor och är inriktad på klimat, energi, kemikalier, läkemedel, miljöanpassade produkter, avfall m.m. Fortlöpande har ny personal fått utbildning interaktivt genom landstingets Miljöenhet samt har några i personalen även gått ½-dags grundläggande miljöutbildning. Landstingsfastigheter deltar även i miljöarbetet genom medlemskapet i Byggvarubedömningen, vars syfte är att eliminera farliga ämnen och säkerställa att alla byggvaror är godkända och klassade. Landstingets energiförbrukning går bl.a. åt till uppvärmning och kylning av lokaler, ventilation, belysning, medicinteknisk utrustning och datorer. De dominerande energikällorna är el och fjärrvärme, men biogas, olja för reservkraft, pellets och sol-el förekommer också

6 Landstingsfastigheter har länge arbetat med att reducera energiförbrukningen. Under 2014 har energiarbetet fortsatt med att ersätta äldre ineffektiva försörjningssystem till energieffektiva och miljösmarta system. Arbetet med miljömålområde energi bidrar främst till att möta utmaningen Låg klimatpåverkan. Arbetet bidrar också till Hållbar resursanvändning genom utfasning av fossila bränslen. Under 2014 har även ett samarbete inletts med Örebro kommun avseende ökad leveranssäkerhet av biogas till ångproduktion vid USÖ. Detta kommer då att minska vår oljeförbrukning som annars ersätter utebliven gasleverans. Utbildning av driftpersonal i energieffektiv driftoptimering är planerad att starta under februari Utbildningen kommer att ske i flera steg med återkommande uppföljning. Energiförbrukningen per yta är lägre 2014 än Målområde Information och kommunikation Fortlöpande anordnar Landstingsfastigheter samordningsmöten med respektive förvaltning för att utbyta information och för att ta in de lokalbehov som kunden har. Genom det nya felanmälan- och beställningsformuläret får anmälaren direkt återkoppling från oss på sina ärenden. För att få förvaltningarnas/verksamheternas förståelse för våra ekonomiska förutsättningar, processer och processtider har pågått ett arbete med att ta fram ett informationsblad som beskriver detta. Målområde Ekonomi Landstingsfastigheter hanterar stora ekonomiska värden. Vi utför därför ett gediget planeringsoch uppföljningsarbete som bl.a. innebär uppföljning av status, ekonomi, tidplaner m.m. för projekt och övriga arbeten. För att följa upp den löpande ekonomin i respektive projekt och i totalbudgeten, arbetar Landstingsfastigheter i ett ekonomikontrollsystem (LFKalk som ligger i Access). Systemet fungerar inte tillfredsställande i alla applikationer, vilket medfört problem sedan Utredningsarbetet har efter lång väntan påbörjats med hjälp av utvecklingsekonom och LandstingsIT. Vi har fått i uppdrag av landstingsledningen att införa s.k. komponentavskrivning på egenägda fastigheter och i samband med detta utreda hur hyreskostnaderna påverkar verksamheterna. Detta arbete har påbörjats. Vår omsättning under 2014 har varit 633,5 Mkr

7 Kostnader och förbrukning Landstingsfastigheter gör varje månad under året uppföljning av egen budget. Under 2014 har upphandling av energi (el, gas och värme) utförts till lägre kostnad än budgeterad, vilket möjliggjorde en reduktion av den interna hyreskostnaden med 8,5 Mkr. Den budgeterade kostnaden för energi var 83,3 Mkr. Utfallet blev 74,8 Mkr. Hyresreduktionen beslutades till 14 Mkr alltså mer än minskad energikostnad (8,5 Mkr). Inom landstingets fastighetsbestånd har en utveckling skett enligt nedan: Driftkostnad (5 år) Driftkostnad kr/kvm Ökade kostnader 2014 för serviceavtal och besiktningar samt ökade kostnader för material (närunderhåll drift) Fjärrvärme (5 år) Värmeförbrukning kr/kvm Fjärrvärme kwh/kvm 96,7 94,7 98, ,2 Fjärrvärme Mkr/år 27,9 20,1 24,7 25,2 22,7 Olja (5 år) Olja kbm totalt * Olja Mkr/år 1,6 1,1 1,4 1,5 1,8 Olja används nu endast för ångproduktion vid utebliven biogasleverans och för reservkraftproduktion. * Den höga förbrukningen 2010 beror på att vi inte fick tillgång till den mängd biogas vi avtalat om med kommunen. Biogasen användes istället till fordon. Den ökade förbrukningen 2014 beror på störningar i leverans av deponigas. Metangas (5 år) Metangas Mkr/år 4,0 4,3 4,0 3,6 3,6 Metangas är ett miljövänligt energislag som används till ångproduktion. Eventuellt överskott används till uppvärmning internt. Fjärrkyla (5 år) Fjärrkyla Mkr/år 2,2 1,9 2,2 2,4 2,5 Finns på USÖ och landstingets kansli. Fjärrkyla är ett miljövänligt sätt att kyla anläggningen

8 El (5 år) Elkostnad kr/kvm Elförbrukning kwh/kvm 100,6 101,4 100,5 98,2 97,8 Elkostnad Mkr/år 49,5 47,5 42,6 40,5 39,5 Energieffektivisering pågår kontinuerligt med att optimera drifttider, effektivisera ventilationsutrustningar mm. Parallellt genomförs investeringar med energieffektiva belysningssystem och elektriska utrustningar. Elförbrukningen totalt har minskat marginellt, beroende på verksamheternas ökade användning av energi till medicintekniska och andra utrustningar. (Bygg-energi till barnakuten USÖ samt akuten Karlskoga lasarett ingår) Elpriset under 2014 har i stort sett varit oförändrat jämfört med Vatten (5 år) Vattenförbrukning kbm/kvm 0,65 0,62 0,63 0,60 0,57 Vattenkostnad Mkr/år 3,8 4,0 4,5 4,5 4,4 Summa media (5 år) - el, värme, biogas, olja, vatten, fjärrkyla Media Mkr/år 89,5 78,9 78,6 78,1 74,8 Ett tiotal utförda energiprojekt under 2014 (investering ca 11 Mkr) har gett en minskad energiförbrukning om kwh/år x 0,80 kronor. Detta ger en årlig besparing om 1,46 Mkr, vilket innebär en återbetalningstid på 7 år och 6 månader för genomförda energiprojekt under Det är troligt att payoff-tiden kommer att öka för framtida energiprojekt, då hittills genomförda projekt till stor del är valda med kriteriet mest lönsamma projekt. Energiutveckling år 2014 jämfört med 2010: El och värme per kvm i kwh där värmen är klimatkorrigerad Universitetssjukhuset Örebro 198,1 192,6 202,6 196,3 186,9 Karlskoga lasarett 234,4 248,1 235,3 235,0 239,6 Lindesbergs lasarett 253,0 233,3 245,8 244,4 230,3 Övriga 169,7 152,0 168,0 158,0 159,4 Totalt 197,3 194,3 198,6 194,0 187,0 Observera att graddagskorrigering ( Klimatkorrigering 2015 ) är från och med 2014 införd och innebär retroaktiv justering av statistik för värme fr o m Enligt landstingets miljö- och hållbarhetsprogram för ställs kravet att den totala energiförbrukningen av el och värme per kvadratmeter bruksarea (BRA) ska vara minst 15 % lägre jämfört med basår Landstingsfastigheter arbetar kontinuerligt med planering och projekt som syftar till att reducera energiförbrukningen. Arbetet är viktigt ur en miljöaspekt men även ur en ekonomisk sådan

9 Att genomföra det planerade fastighetsunderhållet är en av huvuduppgifterna för Landstingsfastigheter. Det är av yttersta vikt att säkerställa de patientnära, tekniska systemen. Under 2014 har sådana åtgärder utförts för 29,6 Mkr. Fastighetsunderhåll planerat och oplanerat (5 år) Fastighetsunderhåll Mkr 46,7 37,6 41,2 44,9 29,6 Byggnadsinvesteringar har genomförts inom flertalet objekt med en fakturerad volym om 245,8 Mkr. Byggnadsinvesteringar (5 år) Byggnadsinvesteringar Mkr 87,6 161,9 253,1 296,5 245,8 Vid årsskiftet 2014/2015 var ca 0,6 % av totalytan outhyrd, eller kvm. Outhyrda landstingsägda lokaler (5 år)/dec Outhyrda lokaler i % 1,2 2,3 1,8 0,8 0,6 Outhyrda lokaler kvm Kärnverksamhetens lokaler är idag uthyrda till nästan 100 %. Detta skapar problem inte minst inom sjukhusen med behovet av evakueringslokaler vid ombyggnader och verksamhetsutveckling. Landstingsfastigheters egna bestånd av lokalytor förändras med tid efter nybyggnation, försäljning och förvärv av fastigheter utifrån verksamhetens behov. Ytan per december 2014 är ca kvm BRA. Egna fastigheter (5 år) Egna fastigheter kvm Fastighetsbeståndet, som idag till stora delar enbart inrymmer kärnverksamhet eller komplement till denna, har under senare år varit relativt konstant. I huvudsak har investeringar genomförts i befintliga lokaler. Inom överskådlig tid kommer beståndet inom landstingets sjukhus att öka, beroende på verksamheters kommande behov av utvecklade lokaler exempelvis för högspecialiserad vård. Landstingets externt inhyrda lokalytor förändras kontinuerligt utifrån behoven. Ytan per december 2014 är ca kvm fördelat på 93 st. hyreskontrakt. Inhyrda lokaler (LOA) (5 år) Inhyrda lokaler kvm Landstingets policy är att verka för att i möjligaste mån ha verksamheterna i egna lokaler

10 Produktion Etapp 2, USÖ Örebro läns landsting (ÖLL) fortsätter satsningen på den högspecialiserade vården bl.a. genom nybyggnation av H-huset (Högspecialitetshuset). I nuläget bedrivs delar av den högspecialiserade vården i huvudsak i A-huset. A-huset är i tekniskt hänseende uttjänt och uppfyller inte dagens krav på funktionalitet. Syftet med byggnadsförnyelsen med bl.a. H-huset är att säkra berörda verksamheters möjlighet att bedriva en patientfokuserad och effektiv vård i moderna lokaler som uppfyller nutida krav på funktionalitet och arbetsmiljö. I projektet ingår om- och tillbyggnad av Akutmottagning samt en gemensam entréfunktion för A- och H-huset. Totalt får H-huset en yta om ca kvm som ska rymma sex kliniker med högspecialiserad verksamhet. Upphandling av konsulttjänster (Byggnadskonstruktion, VVS-konstruktion, Styroch övervakningssystem, Sprinkler, El- och rörpostkonstruktion, Tele-konstruktion, Transportsystemkonstruktion, Brand, Akustik) har avslutats under hösten och ett första projekteringsmöte har hållits. Tillbyggnad av Psykjourmottagning har skett och lokalerna invigts

11 Karlskoga lasarett, omstrukturering Inom Karlskoga lasarett har Etapp 2 pågått, vilken innehåller nya lokaler för Akuten som iordningställts i de lokaler som Kvinnokliniken lämnat. Akutmottagningen har flyttat in i sina nya lokaler under januari. Etapp 3 omfattar nya utökade och ombyggda lokaler för Operationsavdelningen. Nya operationsrum, förberedelserum m m skapas inom de lokaler som akutverksamheten lämnat i etapp 2. Ombyggnationen ska starta under januari 2015 och beräknas vara färdigställd våren Under året har ett nytt ambulansintag byggts istället för det gamla som rivits. Invigning ambulansintag Karlskoga lasarett Lindesbergs lasarett Inom Lindesbergs lasarett pågår om- och tillbyggnad för ny Akutmottagning. Akutmottagningen beräknas vara färdigställd för inflyttning årsskiftet 2015/

12 Div. övriga investeringsobjekt Under året har ett stort antal investeringsobjekt genomförts och påbörjats. (Underhållsobjekten redovisas inte här) Övriga byggnadsinvesteringsprojekt som pågått och/eller färdigställts under 2014 är bl a: Byte av styrutrustning för all fastighetsautomation vid Lindesbergs lasarett Vid USÖ har arbetet med tillbyggnad för Barnakut avslutats och lokalerna invigts Byggnation av fjärrkyla vid Lindesbergs lasarett är genomförd. Resultatet enligt kalkyl beräknas bli att elförbrukningen minskar med 325 MWh/år, och koldioxidutsläppen med 130 ton/år. Driftkostnaden beräknas minska med 250 tkr/år. Utbyte av belysningsarmaturer av kvicksilvertyp till energieffektiv belysning pågår över hela länet och kommer att fortsätta under Ett nytt Landstingsarkiv invid USÖ byggs och beräknas vara klart för inflyttning under våren Ombyggnad för Dialysavdelning vid Lindesbergs lasarett har genomförts Arbete pågår enligt handlingsplanen för att åtgärda s k enkelt avhjälpta hinder (HIN) Odensbackens vårdcentral, ombyggnad av Familjecentral är klar Psykiatrisk jourmottagning invid L-huset, USÖ, har färdigställts Fredsgatan 40, Örebro byggs om till pediatrisk öppenvård för barn

13 Mål och måluppfyllelse Mål och uppdrag samt måluppfyllelse framgår av Landstingsfastigheters uppdaterade verksamhetsplan för Måluppfyllelse enligt Landstingsfullmäktiges verksamhetsplan År 2014 har Örebro läns landsting haft 10 övergripande målområden (kursivt) Att erbjuda för ändamålet väl anpassade lokaler är Landstingsfastigheters sätt att bidra till: - Folkhälsa - God och patientsäker vård - Forskning och högskoleutbildning - Regional utveckling - Trafik, Kultur och bildning Miljöarbetet är en viktig del av Landstingsfastigheters verksamhet. Samordningen görs av Energicontroller/Miljösamordnare, som deltar i landstingets Miljöråd. - Miljö- och hållbarhet Landstingsfastigheters arbete präglas av öppenhet genom tydlig information och tillgängliga lokaler för medborgarna. - Demokrati och insyn Landstingsfastigheters medarbetare har en ständig utveckling genom utbildning, benchmarking och utveckling av ledarskap. - Personal och kompetens Landstingsfastigheter strävar efter att ha en öppen och tydlig information internt och externt inom samtliga målområden. - Information och kommunikation Genom fokusering på självkostnadsprincipen och ett ständigt pågående förbättringsarbete, bidrar Landstingsfastigheter till en god ekonomisk hushållning. - Ekonomi och finansiella förutsättningar

14 Utmaningar inför framtiden Att höja vårt Nöjd-Kund-Index (NKI). Att kunna hantera den stora expolatering som pågår inom USÖ-området och då speciellt H-huset. Att hinna genomföra planerade projekt. Att nå Region Örebro läns ambitiösa hållbarhetsmål. Att ha framförhållning inom personalförsörjning och internutbildning för att möta framtida utmaningar. Att kunna hantera den omflyttning av medarbetare som pågår efter bildandet av Region Örebro län. Att införa en förändrad investeringsprocess. Att genomföra eventuella organisatoriska förändringar anpassat till ny Hälso- och sjukvårdsorganisation