SKRIVHANDBOK. Ursäkta att mitt brev är så långt. Jag hade inte tid att skriva det kortare. Winston Churchill

Transkript

1 SKRIVHANDBOK Ursäkta att mitt brev är så långt. Jag hade inte tid att skriva det kortare. Winston Churchill 1

2 2 Producerad av kommunikationsavdelningen, Region Kronoberg Tryck Löwex Trycksaker AB. Mars 2016.

3 DÄRFÖR HAR VI EN SKRIVHANDBOK Vi hoppas att den här skrivhandboken ska förenkla arbetet för dig som skriver i jobbet. Alla medarbetare i Region Kronoberg använder text och språk i någon form. Både den som skriver och den som läser behöver vårdade, enkla och begripliga texter. Vi arbetar också för medborgarnas bästa, och då måste vårt språk signalera öppenhet och servicevilja. En viktig del av detta är att vanliga begrepp, termer och uttryck skrivs på samma sätt inom regionen. Innehållet i denna bok ligger också på webben. Sök på Skrivhandboken. SPRÅKLAGEN År 2009 fick Sverige en språklag. Den har fyra övergripande mål: svenska språket ska vara huvudspråk i Sverige svenskan ska vara ett komplett och samhällsbärande språk den offentliga svenskan ska vara vårdad, enkel och begriplig alla ska ha rätt till språk: att utveckla och tillägna sig svenska språket, att utveckla och bruka det egna modersmålet och nationella minoritetsspråket och att få möjlighet att lära sig främmande språk. 3

4 SÅ HÄR ANVÄNDER DU SKRIVHANDBOKEN I den första delen av boken finns allmänna råd om vad man bör tänka på när man formulerar sin text. Den röda tråden är att anpassa texten till den som ska läsa och förstå den. Det finns ett avsnitt om hur man disponerar (ordnar) texten så att den blir lättillgänglig, och ett annat avsnitt med exempel på texter före och efter bearbetning. I den andra delen finns språk- och skrivrekommendationer från A till Ö. De flesta är hämtade från Svenska skrivregler, utgiven av Språkrådet. Språkrådet är avdelningen för språkvård inom Institutet för språk och folkminnen och kan ses som Sveriges officiella språkvårdsorgan. I den tredje delen finns ett avsnitt om att skriva på webben. Region Kronobergs skrivhandbok svarar inte på alla språk- och skrivfrågor. Behöver du mer hjälp rekommenderar vi böckerna Svenska skrivregler, Att skriva bättre i jobbet eller Myndigheternas skrivregler. Du kan också få många svar på Institutet för språk och folkminnens webbplats. Fler tips om länkar och litteratur hittar du sist i boken. Vi hoppas att du ska ha stor nytta av skrivhandboken! Har du synpunkter, frågor eller tips så hör gärna av dig till kommunikationsavdelningen. 4

5 VÅGA SKRIVA ENKELT! VEM SKA LÄSA OCH VARFÖR? Fundera på de här frågorna innan du börjar skriva. Vem ska läsa din text? Varför skriver du den? Ska du förklara något? Ska du informera, instruera, förmedla kunskap eller återberätta något? Vad ska läsaren använda din text till? Du bör också fundera över vilka dina läsare är. Då har du ett mottagarperspektiv, det vill säga du kan tänka dig in i läsarens situation och anpassa din text. Behöver läsaren kunna något för att förstå din text? Ta inte läsarens förkunskap för given. Vad vet du om läsarens språkliga kompetens? En fjärdedel av svenskarna läser inte så bra som man bör göra efter att ha gått ut grundskolan. De kan läsa och använda välstrukturerade texter med ett innehåll som är bekant. Så snart de stöter på texter som inte är tydliga och enkla får de däremot problem. DISPONERA TEXTEN: Planera din text och skriv det viktigaste först och detaljerna sist. Tänk på att dina rubriker ska ha täckning i texten. Skriv mellanrubriker för att dela av en lång text. När du byter ämne, byt stycke. Använd en tom rad (blankrad) mellan styckena. Gör en sammanfattning i början om texten är lång. 5

6 SKRIV AKTIVT Använd aktiva verbformer. Tala om vem som ska göra vad! SKRIV INTE: Kontakt tages med undertecknad om fler upplysningar önskas. SKRIV HELLRE: Ta gärna kontakt med mig om du vill ha fler upplysningar. TON OCH TILLTAL Det finns olika typer av texter, som av tradition eller av praktiska skäl skiljer sig åt i ton och tilltal. Också i Region Kronoberg finns en uppsjö av texttyper: brev, journaler, ekonomitexter, medborgarinformation, rapporter, styrdokument, protokoll, föreskrifter med flera. Gemensamt för dessa texttyper är förstås att någon ska läsa dem och förstå dem. Vi är seriösa, trovärdiga och vänliga. Det kan vara bra ledord för tonen i texter som vänder sig till medarbetare, patienter och invånare. Befolka dina texter! Det innebär att det finns en tydlig avsändare (vi, alternativt Region Kronoberg) och mottagare (ofta du). Tänk på en människa, inte en grupp använd direkt tilltal. Försök att undvika man eller ni. Du funkar utmärkt i de flesta fall. Men inte med stort D. SKRIV INTE: Om vård sökts utomlands eller på universitetssjukhus i Sverige senaste halvåret, vänligen meddela detta. SKRIV HELLRE: Om du har sökt vård utomlands eller på något universitetssjukhus i Sverige senaste halvåret, var snäll och hör av dig till oss. 6

7 SKRIV BEGRIPLIGT Skriv kortfattat. Det är lättare att ta till sig en kort text. Skala bort överflödet. Ha något att säga säg det säg inget mer. Skriv som du talar. Men skriv på vårdad svenska. Kolla i ordböcker och språkböcker om du är osäker. Det du lärde i skolan kanske inte gäller i dag. Skriv enkla meningar. Helst ska meningen inte innehålla mer än ord. En text med omväxlande korta och lite längre meningar brukar rekommenderas. Undvik ålderdomliga och svårbegripliga ord. Tips om du inte kommer på en bra synonym: snabbkommandot shift+f7 i Word. Du får upp en lista med synonymer samt ordets betydelse. Förklara svåra men nödvändiga termer. Du kan ta hjälp av Socialstyrelsens termbank, socialstyrelsen.se/terminologi eller Rikstermbanken, rikstermbanken.se. Använd enkla ord Förläng inte ord i onödan. SKRIV INTE: forskningsverksamhet, frågeställning och marknadsföringsinsatser. SKRIV HELLRE: forskning, fråga och marknadsföring. GRANSKA TEXTEN Läs texten högt för dig själv. Låt någon annan titta på din text. Du kan också låta någon i textens målgrupp läsa den. 7

8 SKRIV NORMKRITISKT Tänk på att skriva så att du inte förstärker vanemässiga bilder av ålder, kön, etnicitet, samhällsklass med mera. Skriv jämlikt! Det innebär att du får titta kritiskt på din text och ställa frågor till den, som till exempel: Spelar skribentens ålder, kön, etnicitet eller samhällsklass roll i texten? Vilka kommer till tals? Ges kvinnor och män lika stort utrymme? Finns det schabloner eller stereotyper i texten? Förekommer värdeladdade ord? Finns det kontraster såsom stark-svag eller god-ond? Vems perspektiv har du som textförfattare? Källa: Jämställt språk en handbok i att tala och skriva jämställt. Karin Milles, SKRIV JÄMSTÄLLT Undvik schablonmässiga bilder av män och kvinnor. Skriv inte bara om det ena eller andra könet. Om du kan välja så lyft gärna fram det underrepresenterade könet i texten. En sjuksköterska eller barnmorska behöver inte vara en hon. En läkare behöver inte vara en han. HON, HAN, HEN ELLER DEN? Om man vill skriva om personer i allmänhet, som i exemplet: Vad händer med patientens rättigheter om han/hon/den inte kommer överens med läkarna? finns det olika alternativ. Att skriva han eller hon kan bli tjatigt, liksom att upprepa ordet patienten. Att välja antingen han eller hon kan också bli fel. Man kan använda ett praktiskt och könsneutralt pronomen som hen, eller också formulera om så att pronomenet blir onödigt: Innan skribenten publicerar sin text måste någon annan först läsa igenom den. Det går också att använda pronomenet den: Om en elev vill överklaga bör den först vända sig till rektor. 8

9 MYNDIGHETSTEXT FÖRE OCH EFTER BEARBETNING Före: Uppsökande munhälsobedömning. Avser en i det enskilda hemmet och särskilda boendet utförd bedömning av munhygienen, behovet av olika insatser för att förbättra munhygienen och behovet av nödvändig tandvård. Efter: Med uppsökande tandvård menas att tandvårdspersonal besöker dig i ditt hem eller i det särskilda boendet och bedömer din munhälsa. Tandvårdspersonalen tar reda på om något behöver göras för att förbättra din munhygien och om du har behov av extra tandvård. Före: Inför utfärdandet av de nya reglerna kommer en informationssatsning att ske. Efter: När de nya reglerna börjar gälla kommer vi att informera de personer som VARFÖR BLEV DET SOM DET BLEV? Problemet med före-texterna är att de saknar både mottagare och avsändare. De säger inte vem som gör vad. HJÄLPMEDEL På Institutet för språk- och folkminnens webbplats finns ett klarspråkstest. Testet hjälper dig att se vad som ökar och vad som minskar begripligheten, och hur du kan bearbeta texten. Du kan testa både utkast och färdiga texter. Testet finns i två varianter: 1. Ett test för beslut, brev och liknande kortare texter. 2. Ett test för rapporter och längre texter. På webbplatsen finns också en grundläggande klarspråksutbildning Att skriva bättre. 9

10 VANLIGA SPRÅKPROBLEM Hur böjer man centrum? Ett centrum, flera centrum, centrumet, centrumen. De eller dem? När du tvekar om du ska använda de eller dem i en mening, prova med ett jag eller ett mig istället. Ordet jag har samma form som de, ordet mig har samma form som dem. Skriv inte dom, mej eller dej! Du eller ni? Rikta dig till en person om du kan, inte en grupp. Det ger ett personligt tilltal och du har ändå bara en läsare i taget. Skriv du med litet d. Inte, icke, ej? Använd inte. Icke och ej ger ett ålderdomligt intryck. Mejl, e-post, mail? Använd uttrycken mejl eller e-post. Var eller vart? Var representerar något stillastående, vart en riktning. Exempel: Vart skuttade kaninen? Hon skuttade till skogen. Var skuttade kaninen? Hon skuttade i skogen. Ska eller skall? Använd ska. I riksdag och regering och i nyskrivna lagar och förordningar har man gått över från skall till ska. Särskrivningar irriterar många. Är du osäker på om ett ord ska skrivas ihop eller inte, läs det högt för dig själv. Bland färs. Blandfärs. Blå klocka. Blåklocka. Språkmelodin blir olika och hjälper dig att skriva rätt. 10

11 SPRÅKREKOMMENDATIONER A Ö CITAT Citattecken ska stå intill den text de omger, utan mellanslag. De används till exempel runt citat, boktitlar, namn på konstverk och runt ett uttryck som du vill fästa läsarens uppmärksamhet på. Enkla citattecken används bara om du vill markera ett citat inuti ett annat citat. DATUM OCH KLOCKSLAG Använd samma sätt att skriva datum i texter. I löpande text skriver du den 15 maj I protokoll, dokument eller brev I klockslag markerar du med punkt mellan timme och minut, kl Är det hela timmar kan du skriva kl Mellan siffrorna ska det vara tankstreck. ENHETER OCH NAMN Läs om namnsättning i Region Kronoberg. Sök efter Riktlinje för namnsättning (riktlinjer finns i Platina). FÖRKORTNINGAR bör inte användas i onödan utan hör hemma framför allt i sådan text där utrymmet är begränsat. Språkvårdens rekommendationer är att avsluta de förkortade orden med punkt. Exempel: Bland annat Till exempel bl.a. t.ex. Undvik interna förkortningar i texter till invånare. Skriv till exempel vårdcentral istället för vc. Undvik helst förkortningar även internt. Förkortningar som innehåller e som förkortning för elektronisk, tex e-post, e-tjänstkort, skrivs med gement e och bindestreck. INDRAG När du byter stycke använder du antingen blankrad eller indrag. 11

12 KOLON används bland annat före ett citat, en fråga, en tanke eller en förklaring. Då har du stor bokstav efter kolon. När du använder det före uppräkningar och exempel har du liten bokstav. LAYOUT, TYPOGRAFI, BILDER Se Region Kronobergs grafiska profil på webben, sök efter Manual för den grafiska profilen. Riktlinje finns i Platina. LÄNKAR När du anger länkar i en text avsedd för läsning på papper ska de inte vara understrukna eller färgade. LÄTTLÄST För många läsare är det till stor hjälp med texter som är lättläst-bearbetade. Kontakta kommunikationsavdelningen så får du hjälp. MARKERINGAR Om du särskilt vill betona ett ord, använd kursivering eller fetstil, men använd dem sparsamt annars blir texten svårläst. Använd inte understrykningar, eftersom de förknippas med länkar. Andra sätt att markera i text är att använda citattecken eller att skriva så kallad. Blanda inte olika markeringar i samma mening. PARENTES Om texten inom parentesen är en egen mening sätter du punkt inom parentesen. Om du avslutar en mening med parentes så sätter du punkt efter parentesen. 12

13 POLICY Det heter en policy, flera policyer enligt språkvårdens rekommendation. Du kan också skriva policydokument. PUNKTLISTA Det finns olika sätt att skriva punktlistor. 1. När de olika textleden i punktlistan är en fortsättning på texten direkt före, ska leden inte avslutas med skiljetecken, det första ordet i varje led ska börja med liten bokstav och den sista leden ska avslutas med punkt. Exempel: Gör en punktlista: när du vill göra informationen tydligare när en mening innehåller uppräkningar när du vill förklara komplicerade omständigheter. 2. När de olika leden i listan bildar en fullständig mening, börjar du med stor bokstav och avslutar med punkt efter varje led. Exempel: När du plockar svamp ska du tänka på följande: Ta med en bra svampkorg. Klä dig i grova skor eller stövlar. Plocka bara svampar du är säker på är ätliga. Med led menas här den text som följer efter punkt i punktlistan. RUBRIKER ska vara korta men informativa och gärna innehålla ett aktivt verb. När du skriver en rubrik: använd gemener avsluta inte med punkt avstava inte använd om möjligt högst tre rubriknivåer se till att rubriken stämmer med innehållet. 13

14 SEMIKOLON används mellan satser som har ett nära samband. Man brukar säga att semikolon är lite svagare än punkt och lite starkare än komma. Använd sparsamt. Efter semikolon används liten bokstav. SJUKDOMSNAMN OCH MEDICINSKA TERMER Sjukdomars namn skrivs oftast med gemen begynnelsebokstav: till exempel cancer, polio, tuberkulos, parkinson och alzheimer. När sjukdomar uppkallats efter personer får personnamnet stor bokstav, som i Parkinsons sjukdom, Alzheimers sjukdom och Downs syndrom. Andra sjukdomar, tillstånd och smittoämnen som oftast betecknas med förkortningar skrivs med gemener: damp, adhd, tbc, aids och hiv. För mer information, se SAOL, Svenska Akademins ordlista, Lund & Malmquist Medicinska ord, Rikstermbanken.se eller Socialstyrelsens termbank. SKILJETECKEN Kommatecken sätter du där det behövs en paus eller där meningen annars kan missuppfattas. Komma används också vid uppräkningar, och runt en inskjuten bisats (exempel: Hon valde den blå klänningen, som hängde längst fram, för att hon gillade färgen). SNEDSTRECK Undvik snedstreck om du kan, eftersom de skapar otydlighet. Ett snedstreck betyder eller respektive per. Ofta gör vi misstaget att använda snedstreck istället för och. STOR ELLER LITEN BOKSTAV Region Kronoberg skrivs alltid med versala (stora) begynnelsebokstäver. Om du däremot använder regionen i en löpande text (utan Kronoberg) ska begynnelsebokstaven vara gemen (liten). Andra exempel: Geografiska namn skrivs alltid med versaler. Yrkestitlar skrivs med gemener. Partinamn ska skrivas med stor bokstav, även när de förkortas: Centern, Socialdemokraterna, SSU, V, KDU, Miljöpartisten. Namn på avdelningar och enheter inom en organisation skrivs normalt med gemener: astmamottagningen, kommunikationsavdelningen. Läs om namnsättning i Region Kronoberg. Sök efter Riktlinje för namnsättning (riktlinjer finns i Platina). 14

15 TAL OCH SIFFROR I löptext brukar man skriva tal till och med tolv med bokstäver och därutöver med siffror. Men blanda inte de båda formerna i samma mening. SKRIV INTE: Bussen kostar sexton kronor och resan tar 7 minuter. SKRIV ISTÄLLET: Bussen kostar 16 kronor och resan tar 7 minuter ELLER: Bussen kostar sexton kronor och resan tar sju minuter. Gör ett mellanslag när du skriver 1 000, och så vidare. Jämna antal som kan skrivas som 2 miljoner. Penningbelopp skrivs med siffror. Heltalssiffrorna grupperar du tre och tre bakifrån och skiljer grupperna åt med mellanslag. Sifferbelopp kan förkortas så här: tusen kronor tkr miljoner kronor mnkr miljarder kronor mdkr Procent skriv ut ordet procent i bokstäver i löpande text. Procentteckent % används bara tillsammans med siffror. Då ska det vara ett mellanslag mellan siffran och procenttecknet. TANKSTRECK Tankstrecket är ungefär dubbelt så stort som bindestrecket och kan användas för att ange en paus runt en inskjuten bisats före repliker för att uttrycka en relation (t ex patient läkare). För att göra ett tankstreck i Word trycker du Ctrl och minusteckent på tangentbordet. WEBBADRESSER OCH E-POSTADRESSER Du kan utelämna ordet e-post och bara skriva så här: astrid.jonsson@kronoberg.se. I text avsedd för läsning på papper ska webbadresser inte vara färgade eller understrukna. 15

16 ATT SKRIVA FÖR WEBBEN Att skriva för webben är inte konstigare än att skriva i andra kanaler. Men några saker är bra att känna till. Tänk i första hand på dessa punkter. 1. SKRIV KORT OCH UNDERLÄTTA SKUMLÄSNING Att skriva kort och kärnfullt gäller särskilt på webben, eftersom besökaren ofta letar efter något specifikt. Rubriker, fetmarkering, punktlistor och liknande underlättar skumläsning. 2. ALL TEXT ÄR FORMATERAD OCH KODAD RÄTT Använd rätt formatering för rätt sak och var konsekvent. Det ser bättre ut och underlättar för funktionsnedsatta. Om du klistrar in text gör det oformaterat. Annars kan html-koden bli fel och sidan sluta fungera. 3. UNDVIK UNDERSTRUKEN OCH KURSIVERAD TEXT Det försvårar läsbarheten och kan misstas för länkar. 4. LÄNKAR ÄR BEGRIPLIGA, UTAN NÅGON FÖRKLARING Besökaren ska förstå vart länken leder, utan att klicka på den eller ha läst texten runt den. Det sparar tid för besökaren och underlättar för den som får sidan uppläst för sig. Klicka här, läs mer och liknande är bannlyst! 5. LÄNKTEXTER ÄR TILLRÄCKLIGT LÅNGA Använd gärna flera ord i länktexten, så att den blir begriplig och ger en tillräckligt stor klickyta för den som surfar på mobilen eller är darrhänt. Lägg också länkar på en egen rad, av samma anledning. 6. LÄNKA BARA TILL SERIÖST INNEHÅLL, FRÅN PÅLITLIGA AVSÄNDARE Besökaren ska kunna lita på Region Kronoberg. Därför ska vi också vara reklamfria och inte länka till privata företag. 16

17 7. PDF:ER ÄR SKAPADE PÅ ETT TILLGÄNGLIGT SÄTT Pdf:er som är gjorda på rätt sätt är lättare att navigera i tack vare de länkar som automatiskt skapas, de blir tillgängliga för hjälpmedel och de kan innehålla digitala formulär. Försök att hålla nere storleken på filerna. För den som surfar mobilt kan det vara svårt att öppna filer på flera megabyte. 8. BILDER FÖRSES MED ALT-TEXT Om det blir fel på bilden, beskriver alt-texten vad den skulle ha visat. Det är bra för de som får sidan uppläst också. 9. SIDANS RUBRIK OCH ADRESS SKA ÖVERENSSTÄMMA Välj en bra rubrik på din webbsida redan när du skapar den. Skulle du senare vilja byta rubrik måste du också byta adress. Då fungerar inte länkar till sidan som har sparats eller spridits. SKRIV DET VIKTIGASTE FÖRST Webbplatsbesökarens otålighet gör det extra angeläget att skriva det viktigaste först. Och då handlar det om vad som är viktigast för besökaren inte för dig att nå ut med. Dessutom är det närmast omöjligt att sälja in något till en ointresserad. Besökaren har oftast ett specifikt syfte och vill lösa en uppgift. Besökaren rullar (scrollar) hellre än klickar, inte minst i mobilen. Långa sidor är i allmänhet bättre än en djup struktur med innehållsfattiga sidor. UNDERLÄTTA SKUMLÄSNING Bra rubriker och formatering underlättar skumläsning, och sparar webbplatsbesökaren tid. Ett tips för att kolla om mellanrubriker är bra är att ta dem ur sitt sammanhang och fråga Vem letar efter den här informationen?. Saknas det ett bra svar på den frågan är rubriken tveksam. Samma tänk kan man ha när det gäller att lyfta fram delar av texten med fetmarkering. Använd fetmarkering och liknande sparsamt, annars tappar det önskad effekt. Allt är inte viktigast. 17

18 18 TEXTEN SKA FUNGERA FÖR ALLA Som offentlig myndighet är det viktigt att vi är tillgängliga för alla, oavsett vilka förutsättningar och vilken teknisk utrustning de har. Därför finns riktlinjer för webbpublicering som vi ska följa. Då blir det konsekvent och rätt i den bakomliggande koden, vilket är en förutsättning för att olika hjälpmedel ska fungera. En person som besöker oss via mobilen får tillfälliga funktionshinder motsvarande till exempel svagsynthet om hen befinner sig i dagsljus, och darrhänthet, eftersom allt blir så smått på en mindre skärm. Det finns många som använder hjälpmedel för att ta del av en webbplats. Till exempel uppläsande verktyg, extrem förstoring och särskilda styrdon istället för mus.

19 CHECKLISTA Skriv det viktigaste först Tänk på struktur, formatering, rubriknivåer Förklara svåra ord Undvik förkortningar och interna begrepp Utgå från läsaren Skriv inte längre än nödvändigt Kom ihåg att korrekturläsa. Be gärna någon annan titta på din text. 19

20 HÄR HITTAR DU SPRÅK- OCH TEXTRÅD PÅ NÄTET: Instituet för språk och folkminnen, TT, info.tt.se/tt-spraket Mediespråk, Regeringen, (EU-språk) Språkbanken, spraakbanken.gu.se Språkvårdsportalen, TERMINOLOGI: Rikstermbanken, Socialstyrelsen, Svenska datatermbanken, LITTERATUR: Lund & Malmquist Medicinska ord Studentlitteratur Instituet för språk och folkminnen Svenska skrivregler Barbro Ehrenberg Sundin m.fl.att skriva bättre i jobbet. Norstedts juridik. Myndigheternas skrivregler, Departementsserien, Justitiedepartementet SAOL Svenska Akademiens ordlista. Norstedts ordbok Språkriktighetsboken. Svenska språknämnden och Norstedts Akademiska Förlag PÅ REGION KRONOBERGS INTERNA WEBBPLATS FINNS MER INFO, SÖK PÅ FÖLJANDE: Tillgänglig information Skrivhandbok Grafisk profil Kommunikationsguiden Olika riktlinjer i Platina, till exempel för namnsättning, tillgänglig information 20

21 Farbror Melker! Om du inte kan skriva så jag förstår tycker jag att du ska sluta upp att skriva! Tjorven i Vi på Saltkråkan 21

22 22 A Ö Aktiva verb...6 Centrum Citat...11 Datum och klockslag...11 De eller dem...10 Du eller ni...10 Enheter och namn...11 Formatering...16 Förkortningar...11 Gemener Genus...8 Indrag...11 Inte, icke, ej...10 Klarspråkstest...9 Kolon...12 Layout, typografi, bilder...12 Länkar , Lättläst Markeringar...12 Mejl, e-post, mail...10 Parentes...12 Policy Punktlista Rubriker Semikolon...14 Sjukdomsnamn och medicinska termer Ska eller skall?...10 Skiljetecken...14 Stor eller liten bokstav...14 Särskrivningar Tal och siffror...15 Tankstreck...15 Ton och tilltal....6 Var eller vart...10 Versaler...14 Webbadresser och e-postadresser...15

23 23

24 24