Verksamhetsutveckling på Nuklearmedicin

Transkript

1 Verksamhetsutveckling på Nuklearmedicin Projektledare: Johan Fredén Lindqvist, specialistläkare Nuklearmedicin, Klinisk Fysiologi, Område Hjärta-Kärl, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Göteborg Carina Höök, sektionsledare Nuklearmedicin, Klinisk Fysiologi, Område Hjärta-Kärl, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Göteborg CVU Rapportserie 2006: 18

2 Sammanfattning Bakgrund Nuklearmedicinska sektionen på SU/Sahlgrenska (SU/S) bedriver nuklearmedicinsk diagnostik och är en del av Klinisk Fysiologi, som ingår i område Hjärta-Kärl. Knutna till nuklearmedicin är dessutom fysiker och ingenjör från Medicinsk Fysik och Teknik (MFT). Verksamheten på nuklearmedicin har en struktur där många moment skall samordnas tidsmässigt och logistiskt. Hänsyn skall också tas till bl.a. radiofarmaka-, personal-, rumsoch gammakameratillgång. Schemaläggningen är invecklad med flera personalkategorier involverade. Tidvis uppstår långa väntetider till undersökningar och upplevelsen är att det finns för lite personal för att hinna med. Genomförande En projektgrupp med representation från Biomedicinska analytiker/röntgensjuksköterskor (BMA/rtg.ssk), fysiker, läkare och sekreterare bildades. Som underlag användes processkartläggningar av skelettscintigrafi, hjärtscintigrafi och gammakamerakontroller från år 2000, då hela processen kartlades. Arbetet har avgränsats till uppdatering och revidering av processen för skelettscintigrafi och vi har utgått från den tidigare utförda kartläggningen. Våren 2005 lämnades processkartan ut till all personal för genomgång och komplettering. Efter uppdatering identifierades strul-, risk- och problemtillfällen. Även nu involverades all personal. Därefter gjorde projektgruppen en riskanalys. Riskerna bedömdes och prioriterades. En kartläggning av vilka yrkeskategorier som utför respektive aktivitet i processen har gjorts. I förbättringsarbetet används bl.a. PDSA-cykeln (Plan-Do-Study-Act). Resultat En uppdaterad och reviderad processkartläggning av skelettscintigrafi. En tydlig bild av processens helhet har framkommit. Identifiering av svagheter och risker är grunden för det fortsatta förbättringsarbetet, utifrån uppsatta prioriteringar. Mått och mätetal för att nå önskade mål och effekter har tagits fram. Arbetssätt och metoder kan nu appliceras på övriga processer i vår verksamhet. Rapporten finns i sin helhet på CVU:s hemsida under Rapporter.

3 Innehållsförteckning Sid.nr. Inledning/Bakgrund.. 1 Syfte/Mål.. 2 Frågeställningar 2 Metoder... 2 Genomförande 3 Resultat Så går vi vidare. 5 Spridning av erfarenheter och resultat.. 5 Bilagor 1. Planering av arbetet på Nukearmedicin 2. Arbetsbeskrivning för BMA/rtg.ssk 3. Personalens arbetstider 4. Övergripande tidbokningsblad 5. Tidbokningsblad för skelettscintigrafi 6. Att tänka på vid bokning 7. Processkartor för skelettscintigrafi 8. Exempel på en processkarta för skelettscintigrafi, med strul- och riskanalys 9. Mätning av telefonsamtal till expeditionen, mall 10. Krav och processmått, övergripande

4 Inledning/Bakgrund Nuklearmedicinska sektionen på SU/Sahlgrenska (SU/S) bedriver nuklearmedicinsk diagnostik och är en del av Klinisk Fysiologi, som ingår i område Hjärta-Kärl. Inom nuklearmedicin undersöks funktionen hos kroppens organ och vävnader med hjälp av radioaktivt märkta spårämnen (radiofarmaka). Genom att binda det radioaktiva ämnet till olika molekyler kan man bestämma var i kroppen det kommer att hamna. Radiofarmakat injiceras i eller inhaleras av patienten och ansamlas i det organ som skall undersökas. Upptaget registreras sedan med en gammakamera. Vi utför cirka 45 olika typer av undersökningar och har patienter från många olika specialiteter och från många verksamheter på och utanför sjukhuset. Klinisk Fysiologi är indelat i fyra sektioner (Nuklearmedicin, Hjärta, Kärl-Njurar och Mölndal) med cirka 100 anställda; ungefär 50 BMA, 3 rtg.ssk, 5 tekniker/ingenjörer, 17 sekreterare/administrativ personal och 21 läkare. På Nuklearmedicin arbetar totalt 7 BMA, 3 rtg.ssk, 5 läkare, 3 sekreterare, 1 laboratoriebiträde och 1 undersköterska. Av dem arbetar flertalet bara på Nuklearmedicin, men några läkare, BMA och sekreterare arbetar också periodvis på några av Klinisk Fysiologis övriga sektioner. Knutna till Nuklearmedicin är dessutom cirka 4 fysiker och 1 ingenjör från Medicinsk Fysik och Teknik (MFT), för arbete med bl.a. strålskydd, gammakameror och datorsystem. På Nuklearmedicin utfördes år 2004 drygt undersökningar, varav 1580 skelettundersökningar. År 2005 utfördes drygt 5300 undersökningar, varav 1497 skelett-u.s. Antalet skelett-u.s. har under ett antal år legat på ungefär samma nivå. I övrigt går utvecklingen mot mer komplicerade och tidkrävande undersökningar. Verksamheten på nuklearmedicin har en struktur där många moment skall samordnas tidsmässigt och logistiskt. Hänsyn skall också tas till bl.a. radiofarmaka-, personal-, rumsoch gammakameratillgång. Schemaläggningen är invecklad med flera personalkategorier involverade. Tidvis är det långa väntetider till undersökningar. Upplevelsen är att det inte finns tillräckligt med personal för att hinna med. Moment att beakta är: Beställning av radiofarmaka måste ske i förväg. Olika patientförberedelser krävs, t.ex. medicinering, laxering, hydrering, beroende på undersökning. Efter injektion av radiofarmaka tar det tid innan ämnet är fördelat i kroppen så att bilder kan tas. Denna tid varierar från några minuter upp till en vecka, beroende på undersökning. En del injektioner skall ske i samband med någon typ av provokation, t.ex. arbetscykling. Ibland krävs ytterligare bildtagning beroende på utfallet av första bilden, vilket fördröjer övrig verksamhet. En bildtagning tar 5-45 min beroende på undersökning. 1

5 Tid för kvalitetskontroll av gammakameror måste finnas varje dag och vecka. Dessutom krävs förebyggande underhåll 2 gånger/år, 3-5 dagar beroende på gammakamera. Bildbearbetningen kräver stor kapacitet på datorer, nätverk och lagringsutrymme. Syfte/Mål Syftet med verksamhetsutvecklingen, med handledning från Centrum för Verksamhetsutveckling (CVU), är att förbättra och förenkla verksamheten så långt det är möjligt. Målet är korta väntetider, hög nyttjandegrad av gammakameror, bra överblick över verksamheten och att skapa en grund för fortsatt förbättringsarbete. Delmål/avgränsning En uppdaterad och reviderad processkartläggning av skelettscintigrafi, som är den vanligaste undersökningen, där remiss- och svarshantering ingår. Frågeställningar Görs rätt saker? Görs sakerna av rätt person? Görs sakerna i rätt ordning? Vad kan förbättras med eller utan digitalisering? Förväntad betydelse Förenklad och förbättrad verksamhetsstruktur leder till: Kortare väntetid för patienterna - även gällande svar efter genomförd undersökning. Högre nyttjandegrad av gammakamerorna. Bättre samarbete mellan yrkesgrupperna. Mindre slitage på personalen. Metoder Beskrivning av verksamheten. Kartläggning av hela processen för skelettscintigrafi. Analys av processens aktiviteter. Kartläggning av vem som gör vad (yrkeskategorier). PDSA-cykeln (Plan-Do-Study-Act) i förbättringsarbetet. 2

6 Genomförande En projektgrupp med representation från BMA/rtg.ssk, fysiker, läkare och sekreterare bildades. En kartläggning av hela verksamheten gjordes, se bilaga 1. Befintlig dokumentation samlades in, t.ex. planering av arbetet på Nuklearmedicin, arbetsbeskrivning BMA/rtg.ssk, arbetstider, tidbokningsblad, att tänka på vid bokning, se bilaga 1-6. År 2000 gjordes processkartläggningar av skelettscintigrafi, hjärtscintigrafi och gammakamerakontroller. Hela processen kartlades, d.v.s. alla moment från remissankomst till svarsutskick och arkivering. Arbetet här avgränsades till processen för skelettscintigrafi och utgick från den tidigare utförda kartläggningen av processen. Våren 2005 lämnades processkartorna ut till all personal för uppdatering. Projektgruppen reviderade därefter kartorna, se bilaga 7. De uppdaterade och reviderade processkartorna lämnades ut till personalen för identifiering av strul-, risk- och problemtillfällen. Projektgruppen gjorde utifrån detta en riskanalys. Riskerna bedömdes och prioriterades från 1-3, se bilaga 8. Prioriteringarna står för vilken angelägenhetsgrad de har till åtgärd och förbättring och 1 står för högsta prioritet. Detta låg till grund för vad vi efter överenskommelse med verksamhetschefen beslutade att börja förbättringsarbetet med. En kartläggning av vilka yrkeskategorier som utför respektive aktivitet i processen gjordes, se bilaga 7-8. Vid beskrivningen av verksamheten och processkartläggningen aktualiserades den pressade arbetssituationen på expeditionen. Mätningar av telefonsamtal till expeditionen har genomförts. Antal, tidpunkt, ärende, samtalslängd, tid för efterarbete m.m., se bilaga 9. Område Hjärta-Kärl har samtidigt arbetat centralt med dessa frågor inom projektet Kontaktpunkt Hjärta-Kärl. Med anledning av detta har vi inte fullföljt detta spår. I förbättringsarbetet används bl.a. PDSA-cykeln. Krav- och processmått för hela verksamheten på Nuklearmedicin har tagits fram, se bilaga 10. 3

7 Resultat En helhetsbild av processen, där identifierade svagheter och risker ligger till grund för det fortsatta förbättringsarbetet, utifrån uppsatta prioriteringar. Inga onödiga arbetsmoment har identifierats, utifrån de förutsättningar vi har. En del av expeditionsarbetet kan utföras av sekreterare, t.ex. viss tidbokning och telefonsamtal. Samarbetet har utökats mellan BMA/rtg.ssk på expeditionen och sekreterarna. Upplärning av sekreterare på expeditionen påbörjades under våren Detta frigör BMA/rtg.ssk för patientarbete. BMA/ssk kan efter utbildning och delegering bedöma och besvara vissa undersökningar. Processkartläggningen har visat att arbetet utförs i rätt ordningsföljd. Med digitalisering fås minskad risk för feltolkningar p.g.a. svårtydd handstil, dåliga stämplar, otydliga faxade remisser, förkomna remisser, förväxling och sammanblandning av journalhandlingar m.m. Framtagande av s.k. tvingande remisser medför att relevanta uppgifter för aktuell u.s. alltid finns med. Mått och mätetal för att nå önskade mål och effekter har också tagits fram. Arbetssätt och metoder kan nu appliceras på övriga processer i verksamheten. Vi som varit projektledare har fåt utökade kunskaper i bl.a. posterframställning, PDSAcykeln, retorik och att förstå och hantera motstånd i förändringsarbete. Det har varit mycket givande och lärorikt att träffa och utbyta erfarenheter med projektledare från andra verksamheter. Vad har vi lärt oss Det går alltid att förbättra verksamheten genom att ha ett kritiskt förhållningssätt, d.v.s. att ständigt ompröva det man gör. Det är viktigt att aktivt arbeta med förändringar, inget förändras av sig självt. Det är nödvändigt med regelbunden genomgång och justering av hela processen. Det måste finnas någon ansvarig för uppföljning och återkoppling, för varje PDSA-cykel. 4

8 Så går vi vidare Förbättringsarbetet, i vilket all personal involveras, skall nu gå vidare med att olika arbetsgrupper tillsätts. Dessa skall med hjälp av PDSA-cykeln ta sig an de identifierade och prioriterade strul- risk- och problemområdena. Utgångsvärden på t.ex. svarstider, väntetider, nyttjandegrad och antal undersökningar skall tas fram. De skall användas som grund för önskade effekt- och måltal. Expeditionsarbetet har befunnits vara för belastande för en person, med risk för stress och utbrändhet. Detta kan leda till fel i hanteringen. Vi har fått förstärkning med en sekreterare, som hjälper till med tidbokning och att ta emot telefonsamtal. När tillräckligt många sekreterare är upplärda kommer de att överta vissa arbetsuppgifter. Vi räknar då med att en halv BMA/rtg.ssk-tjänst räcker för planering, telefontid och tidbokning, i stället för en hel tjänst som idag. P.g.a. efterfrågan bör behov av/möjlighet till längre öppettider utredas. Detta för att använda apparaturen mer effektivt och för att förkorta väntetiderna. Till detta behövs fler BMA/rtg.ssk, läkare, fysiker och sekreterare. Använda metoder och processer skall regelbundet gås igenom och justeras. Spridning av erfarenheter och resultat Information på arbetsplatsträffar, verksamhetsråd, Lokala Samverkansgruppen och månadsmöte vid avslut. Publicering på Klinisk Fysiologis hemsida. Rapporten finns i sin helhet på CVU:s hemsida under Rapporter. Projektet kommer också att redovisas på en konferens som anordnas av CVU den 13 september Postern kommer att sättas upp på Nuklearmedicin. Vid frågor var vänlig kontakta Carina Höök på telefon eller e-post carina.hook@vgregion.se. 5