Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm

Transkript

1 ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Diarienr (åberopas vid korresp) Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen Ansvarig upphandlare Elis Kalered E-post Beställare Rikspolisstyrelsen Upphandlingsförfarande Öppet förfarande Anbud senast Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Anbudssökanden skall vara bunden till sitt anbud t o m Avtalsform Ramavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Avtalet träder i kraft när det undertecknats av båda parter Avtalet gäller i två (2) år Totalt två (2) år från och med den dag avtalet trätt i kraft Förfrågan avser INLEDNING Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, är upphandlande myndighet. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. 1.2 Annonsering Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling och inbjuder till anbudsgivning. Annonsering sker i databasen Mercell ( Annonsen finns även tillgänglig i TED. Postadress Besöksadress Telefon E-post Box Stockholm Polhemsgatan 30 Stockholm rikspolisstyrelsen@polisen.se Telefax (8)

2 1.3 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). 1.4 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska språket och skickas per e-post till ansvarig upphandlare: Elis Kalered E-post: Rikspolisstyrelsen publicerar endast frågor som inkommit till Rikspolisstyrelsen senast den 4 april Endast publicerade svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. 1.5 Polisens upphandlarprofil Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 11 april Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 2.1 Karaktär Denna upphandling avser leverans av operatörsbord till Länskommunikationscentraler (LKC) i hela landet för Rikspolisstyrelsen. Upphandlingen innefattar även optioner för beställning av tillbehör och reparationer. 2.2 Omfattning Anbud skall lämnas på hela åtagandet. Rikspolisstyrelsen har för avsikt att tilldela kontrakt till maximalt en (1) anbudsgivare. Alternativa anbud kommer inte att prövas. 2.3 Avrop Avropande myndighet är Rikspolisstyrelsen. Avrop görs genom tillämpning av villkoren i ramavtalet. 2.4 Volym Rikspolisstyrelsen uppskattar avropsvolymen under avtalsperioden inklusive förlängningsoption till ca 50 st operatörsbord. 2 (8) Anbudsförfrågan

3 Denna volym kan komma att överstigas eller understigas. Rikspolisstyrelsen garanterar inte några avropade volymer under avtalsperioden. 2.5 Avtalstid Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år. Polisen äger rätt men har ej skyldighet att vid två (2) tillfällen förlänga ramavtalet med upp till ett (1) år i taget upp till sammanlagt två (2) år. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivaren och underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilaga 1 Anbudsformulär, och foga det till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av kontraktet bifogas även underleverantörernas företagsuppgifter anbudet, förslagsvis i bilaga 1 Anbudsformulär. 3.2 Uteslutningsgrunder/Registrering Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara fria från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU. Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad, under förutsättning att anbudsgivaren/underleverantörerna är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad. Anbudsgivaren och underleverantörer skall underteckna sanningsförsäkran i bilaga 1 Anbudsformulär och foga den till anbudet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren/underleverantörer. I det fall anbudsgivaren anlitar fler än en underleverantör får anbudsgivaren mångfaldiga den del av sanningsförsäkran som avser underleverantörer till antalet underleverantörer. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina skatte-, avgifts- och registreringsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet. 3.3 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningsår. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela. Rikspolisstyrelsen kommer att begära en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget UC AB och prövningen sker 3 (8) Anbudsförfrågan

4 med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte är lägre än tre (3) baserat på uppgifter från det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med UC AB:s skala. I det fall UC AB inte riskklassificerar anbudsgivaren (gäller exempelvis utländska företag) eller i det fall anbudsgivarens riskklass inte är baserad på uppgifter från det senaste avslutade räkenskapsåret eller i övrigt inte är baserat på ekonomiska värden (gäller exempelvis ekonomiska föreningar) kan anbudsgivaren visa sin ekonomiska ställning genom att bifoga anbudet sin årsredovisning från det senast registrerade och avslutade verksamhetsåret eller annan lämplig handling, såsom kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag, exempelvis Dun & Bradstreet. Inlämnade handlingar får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud med undantag för inskickad årsredovisning som får omfatta det senast avslutade räkenskapsåret. 3.4 Kvalitetsledning Anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetsledningssystem. Anbudsgivaren skall bifoga anbudet intyg om kvalitetscertifiering eller redovisa det egna kvalitetsledningssystemet för verksamheten förslagsvis i bilaga 1 Anbudsformulär. 3.5 Miljöledning Anbudsgivaren skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en miljöcertifiering eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem. Anbudsgivaren skall bifoga anbudet intyg om miljöcertifiering alternativt redovisa det egna miljöledningssystemet för verksamheten förslagsvis i bilaga 1 Anbudsformulär. 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen framgår i avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran i bilaga 1 Anbudsformulär godtas som accept av samtliga ställda krav på föremålet. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran i bilaga 1 Anbudsformulär godtas som accept av samtliga kommersiella villkor. 5.1 Pris Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med punkten 15 Pris, betalning m.m. i bilaga 2 Avtalsunderlag, förslagsvis i bilaga 1 Anbudsformulär. 4 (8) Anbudsförfrågan

5 Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilaga 2 Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 Beställningsuppgifter Anbudsgivaren uppmanas att i anbudet, förslagsvis i bilaga 1 Anbudsformulär, ange de uppgifter som är nödvändiga för att kunna göra avrop eller lägga beställningar, såsom telefonnummer, e-post, adress m.m. 5.3 Avtalsunderlag I bilaga 2 Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.4 Säkerhetsskyddsavtal med anbudsgivare och registerkontroll Antagen leverantör kommer inte att arbeta med sekretessbelagda uppgifter; dock kan anbudsgivarens personal få del av uppgifter som är av betydelse för rikets säkerhet, eftersom arbetet utförs i av Rikspolisstyrelsen anvisade lokaler. För arbetet erfordras att anbudsgivaren har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Rikspolisstyrelsen, se bilaga 3 Säkerhetsskyddsavtal nivå 3. Ramavtalet äger endast giltighet om antagen anbudsgivare har blivit godkänd efter säkerhetsprövning och registerkontroll och säkerhetsskyddsavtal mellan antagen anbudsgivare och Rikspolisstyrelsen har tecknats. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av samtliga säkerhetsskyddsvillkor UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE Grund för tilldelning av kontrakt Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra följande faser i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms 5 (8) Anbudsförfrågan

6 uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Anbudet med det lägsta priset fastställs genom tillämpning av nedan angivna metod. Offererade styckepriser i respektive anbud multipliceras och adderas enligt nedanstående formel. 10 st + 10 st Justerbara armstöd + 10 st Sidobord + 2 st Skärmbom för montering av dubbla rader bildskärmar + 6 st Skärmhållare + 5 st Pärmhylla + 5 st Extra avlyftbar teknikhylla + 3 st Timkostnad för arbete vid reparationer + 6 st Timkostnad för restid vid reparationer + 40 st Transportkostnad per mil för resa vid reparationer = Anbudets utvärderingspris Det anbud som har det lägsta utvärderingspriset kommer att anses vara anbudet med lägst pris. 7 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan. 7.1 Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, upprättas skriftligen på svenska i ett (1) komplett exemplar. Hålat A4-papper bör användas. Pärmar, plastfickor, häftklammrar, gem och liknande bör undvikas. 7.2 Anbudets disposition Anbudet bör disponeras på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet med dispositionen i denna Anbudsförfrågan. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bilägga anbudet bör placeras sist i anbudet som särskild bilaga. 7.3 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 18 december 2013, om inte annat överenskommes på initiativ av Rikspolisstyrelsen. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats enligt LOU. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran i bilaga 1 Anbudsformulär godtas som accept av anbudets giltighetstid. 6 (8) Anbudsförfrågan

7 7.4 Anbudets undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som undertecknat anbud. 7.5 Anbudsförsändelse Anbud lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD Anbud som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 7.6 Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 18 april Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista dag att lämna anbud kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Anbud kan även lämnas till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20: Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande. Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 7.8 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 7.9 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. 7 (8) Anbudsförfrågan

8 För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Elis Kalered Upphandlare Bilagor 1. Anbudsformulär 2. Avtalsunderlag, jämte bilagor 3. Säkerhetsskyddsavtal Nivå 3 8 (8) Anbudsförfrågan

9 ANBUDSFORMULÄR Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Bilaga 1 Diarienr (åberopas vid korrespondens) BILAGA 1 ANBUDSFORMULÄR Observera att samtliga obligatoriska krav (skallkrav markerade i fet stil) i Anbudsförfrågan skall vara uppfyllda. Detta är en förutsättning för att anbud ska kunna antas.

10 1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivarens kontaktuppgifter Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Kontaktperson i upphandlingen: (Den som tilldelningsbeslut m.m. ska skickas till) Namn: Befattning: Telefonnummer: Faxnummer: E-post: Kontaktperson i avtalet (Den som ska anges som kontaktperson i avtalet) Namn: Befattning: Telefonnummer: Faxnummer: E-post: Avtalsansvarig (Den som undertecknar avtalet) Namn: Befattning: Telefonnummer: Faxnummer: E-post: Sida 2(7) Bilaga 1 Anbudsformulär

11 Underleverantörens kontaktuppgifter (underleverantör 1) Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Underleverantörens kontaktuppgifter (underleverantör 2) Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Underleverantörens kontaktuppgifter (underleverantör 3) Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Underleverantörens kontaktuppgifter (underleverantör 4) Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Sida 3(7) Bilaga 1 Anbudsformulär

12 2 SANNINGSFÖRSÄKRAN Härmed försäkrar undertecknad på heder och samvete att anbudsgivarens namn - organisationsnummer och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut och att företräda detta: i. inte genom lagakraftvunnen dom är dömd för sådana brott enligt 10 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt; ii. inte är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud; iii. inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande; iv. inte genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen; v. inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen; vi. har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige eller det egna landet; och att vii. av företaget lämnade uppgifter i anbudet är fullständiga och korrekta samt att information av betydelse för utvärderingen av anbudet inte har utelämnats. Härmed bekräftas att anbudsgivaren har tagit del av de kommersiella villkoren i bilagt Avtalsunderlag och accepterar dessa utan reservationer, ändringar eller tillägg. Anbudsgivarens anbud är giltigt till och med Ort Datum Ort Datum Behörig företrädare Behörig företrädare Namnförtydligande Namnförtydligande Befattning Befattning Sida 4(7) Bilaga 1 Anbudsformulär

13 Härmed försäkrar undertecknad på heder och samvete att underleverantörens namn - organisationsnummer och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut och att företräda detta: i. inte genom lagakraftvunnen dom är dömd för sådana brott enligt 10 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt; ii. inte är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud; iii. inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande; iv. inte genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen; v. inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen; vi. har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige eller det egna landet; och att vii. av företaget lämnade uppgifter i anbudet är fullständiga och korrekta samt att information av betydelse för utvärderingen av anbudet inte har utelämnats Ort Datum Ort Datum Behörig företrädare Behörig företrädare Namnförtydligande Namnförtydligande Befattning Befattning Sida 5(7) Bilaga 1 Anbudsformulär

14 Om lämnad plats för nedanstående punkter inte räcker till i detta formulär kan efterfrågad information lämnas på baksidan av formuläret eller på separata blad. 3 EKONOMISK STÄLLNING Lämna begärd information om ekonomisk ställning i det fall anbudsgivaren inte är placerad i någon riskklass hos något affärs- och kreditupplysningsföretag (gäller exempelvis ekonomiska föreningar) eller om anbudsgivaren känner till att dennes riskklass är lägre än 3 eller om riskklassen inte är baserad på några reella värden (gäller exempelvis nystartade företag). 4 KVALITETSLEDNING Lämna intyg om certifiering alternativt en redovisning av det egna kvalitetsledningssystemet för verksamheten. 5 MILJÖLEDNING Lämna intyg om certifiering alternativt en redovisning av det egna miljöledningssystemet för verksamheten. Sida 6(7) Bilaga 1 Anbudsformulär

15 6 PRISER Här kan begärda prisuppgifter lämnas. Post Beteckning/Benämning Pris / styck exkl. moms (se punkt 1 i avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation ) 1 Tillbehör (se punkt 2 Tillbehör i avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation ) 2 Justerbara armstöd 3 Sidobord 4 Skärmbom för montering av dubbla rader bildskärmar 5 Skärmhållare 6 Pärmhylla 7 Extra avlyftbar teknikhylla Reparationer (se punkt 3 Reparationer i avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation ) 8 Timkostnad för arbete vid reparationer 9 Timkostnad för restid vid reparationer 10 Transportkostnad per mil för resa vid reparationer Priserna är fasta under avtalstiden och ska således ej justeras med index eller för valuta eller på annat sätt. Vid eventuell förlängning äger part rätt att en gång per år begära att priserna regleras enligt punkten 16 Indexreglering i bilaga 2 Avtalsunderlag. Indexreglerade priser gäller fasta i ett (1) år. 7 BESTÄLLNINGSUPPGIFTER Lämna efterfrågade kontaktuppgifter för avrop samt uppgifter om vilka tider respektive telefonnummer ska användas. Dagtid Kontorstid kl. Jourtid - Övrig tid kl. - Telefon: E-post: Sida 7(7) Bilaga 1 Anbudsformulär

16 AVTALSUNDERLAG Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Bilaga 2 Diarienr (åberopas vid korrespondens) RAMAVTAL KÖP AV OPERATÖRSBORD PARTER...2 BEHÖRIGHET ATT FÖRETRÄDA POLISEN...2 HANDLINGAR...2 AVTALSTID...2 AVTALETS OMFATTNING...2 KVALITET...3 MILJÖ...3 GARANTIER...3 AVROPSVILLKOR Avropsberättigade Avrop Avbeställning LEVERANS M.M LEVERANSKONTROLL, ACCEPT LEVERANSFÖRSENING, PÅFÖLJDER ANSVAR FÖR FEL, PÅFÖLJDER GENOMGÅENDE FEL PRIS, BETALNING M.M INDEXREGLERING FAKTURERING M.M BEFRIELSEGRUNDER HÄVNING SKADESTÅND ANSVARSBEGRÄNSNING FÖRSÄKRING SÄKERHET OCH SEKRETESS SÄKERHETSSKYDD VERKSAMHET MARKNADSFÖRING PERSONAL UNDERLEVERANTÖR STATISTIK MEDDELANDEN ÖVERLÅTELSE AV AVTALET ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG ICKE AVSTÅENDE TILLÄMPLIG LAG TVIST AVTALSBILAGOR...13

17 1 PARTER Mellan Rikspolisstyrelsen ( Polisen ) och företaget med organisationsnummer org. nr. och säte box/gata, postnummer postadress ( Leverantören ) har följande ramavtal, jämte bilagor, ( Avtalet ) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i Avtalet leverera varor för Polisen. Polisen och Leverantören kan i Avtalet refereras till individuellt som part och kollektivt som parter. 2 BEHÖRIGHET ATT FÖRETRÄDA POLISEN Behörighet att företräda Polisen vad gäller Avtalet och andra rättshandlingar i anslutning till Avtalet samt tvist angående tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden tillkommer Rikspolisstyrelsen/Polisens verksamhetsstöd/affärsenheten/pvit. 3 HANDLINGAR Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar: 1. Säkerhetsskyddsavtal Nivå 3 2. skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet 3. Avtalet 4. förfrågningsunderlaget, daterat , inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar 5. Leverantörens anbud, daterat 200å-mm-dd [Anges vid avtalstecknandet], inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. Allmänna leveransvillkor eller motsvarande standardavtal som Leverantören eventuellt tillämpar för sin verksamhet är inte bindande för Polisen. 4 AVTALSTID Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år. Polisen äger rätt men har ej skyldighet att vid två (2) tillfällen förlänga Avtalet med upp till ett (1) år i taget upp till sammanlagt två (2) år med i övrigt oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till Leverantören senast tre (3) månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper Avtalet ut utan uppsägning. 5 AVTALETS OMFATTNING Avtalet omfattar leverans av operatörsbord ( Varan ) till Länskommunikationscentraler (LKC) för Polisen, emballage samt tillhörande material och dokumentation som är nödvändig för Polisens leveranskontroll och avsedda användning av Varan. Dokumentationen ska vara avfattad på svenska. Polisen äger rätt att kopiera och inom Polisen sprida dokumentationen som följer med Varan. Sida 2(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

18 Avtalet omfattar även montering av Varan på av Polisen anvisad plats. Undantaget från detta är montering och sammankoppling av kopplingsboxar för signalbehandling som utförs av tekniker från Polisväsendets IT-service (PVIT). Post 1 Beteckning/Benämning Avtalet omfattar en option som ger Polisen rätt men inte skyldighet att, enligt samma leveransvillkor som gäller för Varan, beställa: Post 1 2 Beteckning/Benämning Tillbehör Reparationer, Tillbehör samt Reparationer specificeras i avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation Leverantören åtar sig att upprätthålla kapacitet att leverera reservdelar till Varan under en period om minst fem (5) år räknat från leveransdagen. 6 KVALITET Varan ska vara tillverkad i enlighet med god sed på marknaden och uppfylla de kvalitetskrav som angivits i avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation eller som särskilt överenskommits mellan parterna. Varan ska alltid uppfylla de kvalitetskrav som följer av gällande lag. Leverantören ska etablera och upprätthålla ett kvalitetssystem i enlighet med ISO 9000 eller likvärdigt för säkerställande av Varornas kvalitet. Leverantören ska under ordinarie arbetstid hålla sina produktionsanläggningar tillgängliga för Polisens inspektion av kvalitetssystemet, Varans kvalitet samt övriga omständigheter som kan ha betydelse för avtalsenligt uppfyllande av Leverantörens förpliktelser under Avtalet. Om Polisens inspektion visar brister i ovan nämnda avseenden, ska Leverantören, utan oskäligt dröjsmål, vidta rättelse för att återställa den avtalsenliga kvalitetsnivån. 7 MILJÖ Leverantören ska etablera och upprätthålla ett miljöledningssystem i enlighet med ISO eller likvärdigt för säkerställande av Leverantörens miljöledningsarbete. Leverantören ska hålla sitt miljöarbete öppet för granskning av Polisen. Polisen äger rätt att göra inspektioner på plats hos leverantören för att säkerställa att ställda miljökrav uppfylls. 8 GARANTIER Leverantören garanterar att Leverantören fram till Polisens förvärv av Varan ensam innehaft full äganderätt och samtliga rättigheter till Varan. För det fall Leverantören säljer Varan enligt licens eller Varan eljest omfattas av rättigheter som tillhör tredje part garanterar Leverantören att Leverantören äger förfoga över Varan genom att överlåta denna till Polisen till de villkor som anges i Avtalet. Om tredje part riktar anspråk mot Polisen med anledning av att intrång i tredje parts rätt föreligger beträffande Varan ska Leverantören tillse och ansvara för att Polisen hålls skadelös. Sida 3(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

19 Leverantören garanterar att Leverantören vid varje tillfälle innehar samtliga erforderliga och relevanta tillstånd avseende bland annat tillverkning, handhavande försäljning och transport för Varan enligt vid varje tidpunkt gällande lagstiftning och i övrigt gällande regler AVROPSVILLKOR Avropsberättigade Rätt att göra avrop från Avtalet tillkommer Rikspolisstyrelsen ( Beställare ). 9.2 Avrop Polisen äger rätt att avropa Varorna enligt Avtalet under hela avtalstiden och vid tillfällen då Varorna är särskilt efterfrågade ska Polisen utgöra en för Leverantören prioriterad kund. Varorna ska avropas via e-post och innehålla följande: i. Hänvisning till Avtalet. ii. Beställarens namn och kontaktuppgifter. iii. Specificering och omfattning av de Varor som avropas. iv. Tidpunkt då Varorna ska levereras. v. Plats dit Varorna ska levereras. vi. Telefaxnummer för bekräftelse av mottaget avrop. Avrop ska ställas till Leverantören på nedan angivna kontaktuppgifter: [Anges vid avtalstecknandet] Dagtid: E-post: Adress: Postnummer: Postadress: Samtliga avrop ska bekräftas skriftligen per e-post av Leverantören omedelbart efter mottaget avrop. 9.3 Avbeställning Polisen äger rätt att avbeställa avropade Varor som ej har levererats utan ersättningskrav från Leverantören, dock senast fyra (4) veckor innan Avtalad Leveransdag. Avbeställning ska ske skriftligen av Polisen och ska bekräftas skriftligen av Leverantören. Eventuell framställan om ersättningskrav ska ske senast tre (3) månader efter avbeställningen meddelats av Polisen. Leverantören äger rätt till ersättning för nedlagda kostnader samt i övrigt skälig ersättning för merkostnader till följd av avbeställningen. 10 LEVERANS M.M. Leverans och montering av Polisen avropade Varor ska ske till av Polisen anvisad plats vid den tidpunkt som överenskommits mellan Polisen och Leverantören vid varje enskilt avrop ( Avtalad Leveransdag ). Leveranstiden får dock aldrig överskrida åtta (8) veckor från Sida 4(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

20 mottaget avrop. Om avropet avser fler än tolv (12) operatörsbord skall leverans ske senast tolv (12) veckor efter mottaget avrop såvida inte Polisen skriftligen medger längre leveranstid. Leverans får inte, utan Polisens skriftliga medgivande, ske tidigare än Avtalad Leveransdag. Leverans ska anses ha skett den dag då Varorna avlämnats på av Polisen angiven plats samt mottagits, monterats och godkänts av Polisen vid leveranskontroll ( Faktisk Leveransdag ). Faktisk Leveransdag inträder även i det fall Polisen vid leveranskontroll inte avvisar Varorna. Leverans ska ske levererat förtullat (DDP enligt Incoterms 2010 ) exklusive skatter. Leverantören ska även ordna transport och lossa Varan från anländande transportmedel på av Polisen anvisad plats. Leveransavisering ska ske enligt Polisens anvisning per telefon senast en (1) arbetsdag innan leverans. Följesedel inklusive prisuppgifter ska medfölja varje leverans av Varor. Risken för Varorna går över på Polisen vid Faktisk Leveransdag. Leverantören åtar sig att tillse och ansvara för att Varorna är förpackade och levereras i erforderliga och godkända förpackningar/emballage samt att Varorna och förpackningar/emballage senast vid tidpunkten för leverans är märkta enligt vid varje tidpunkt gällande lagstiftning och i övrigt gällande regler. 11 LEVERANSKONTROLL, ACCEPT Polisen ska bereda tillträde till den anvisade platsen samt ta emot Varan och genomföra leveranskontroll. Leveranskontroll och leveransgodkännande av Varan verkställs av utsedd ansvarig tekniker från Polisväsendets IT-service (PVIT) genom dennes försorg. Inom trettio (30) dagar från mottagande av Varan, har Polisen rätt att returnera felaktig Vara tillsammans med skriftlig beskrivning av de fel som Polisen vill göra gällande. I fall Polisen inte returnerar felaktig Vara inom ovanstående tid, eller under samma tid meddelar Leverantören om fel i Varan, ska leveransen anses ha blivit accepterad av Polisen och fullgjord av Leverantören. Om Polisen returnerar Varan eller meddelar om fel enligt ovan, ska Leverantören utan dröjsmål rätta till felet eller bristen tills det att Polisen kan godkänna Varan. Sådant godkännande påverkar dock inte Leverantörens ansvar för fel enligt Avtalet eller enligt gällande lag. 12 LEVERANSFÖRSENING, PÅFÖLJDER Finner Leverantören att Leverantören inte kan hålla avtalad leveranstid eller framstår detta som sannolikt är Leverantören skyldig att omedelbart skriftligen meddela Polisen om förseningen. Därvid ska orsaken till förseningen anges samt såvitt möjligt den tidpunkt då leverans beräknas kunna ske. Beror leveransförseningen på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet enligt punkten 18 Befrielsegrunder ska avtalad leveranstid, efter anmälan enligt ovan, flyttas fram till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. Om leverans inte fullgjorts på avtalad leveranstid och avtalad leveranstid inte har flyttats fram enligt ovan äger Polisen rätt till vite. Vite ska utgå för varje påbörjad sju (7) dagars period som förseningen varar med en procent (1%) av priset för den del av Varan som till följd av Sida 5(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

21 förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 10 procent (10%) av sagda pris. Polisen får dessutom göra gällande de övriga påföljder som följer av Avtalet eller tillämplig lag. Polisen äger rätt att efter eget val tillgodogöra sig upplupet vite antingen genom att vid betalningen för den försenade Varan göra avdrag på priset eller genom att till Leverantören framställa särskilt krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav ska betalning erläggas inom trettio (30) dagar från den dag kravet framställs. 13 ANSVAR FÖR FEL, PÅFÖLJDER Leverantören ansvarar under en tid om fem (5) år ( Garantitid ) räknat från leveransdagen för fel i Vara som beror på bristfälligheter i konstruktion, material, tillverkning eller som består i att Varan i övrigt inte uppfyller avtalade egenskaper. Leverantörens ansvar omfattar inte fel orsakade av omständigheter som tillkommit efter att risken för Varan gått över på Polisen. Leverantörens ansvar omfattar således inte fel förorsakade av Polisens användning av Varan i strid med vad som framgår av användardokumentation eller av Leverantörens instruktioner eller genom försummelse från Polisens sida. Leverantören ansvarar dock för fel som uppstått till följd av att Leverantörens användardokumentation och/eller instruktioner varit bristfälliga. Polisen ska inom skälig tid från det att Polisen upptäckt eller borde ha upptäckt felet meddela Leverantören att fel i Varan föreligger. Efter det att Leverantören från Polisen erhållit meddelande om fel i Varan ska Leverantören inom två (2) arbetsdagar avhjälpa felet. För de delar som bytts ut eller reparerats har Leverantören samma ansvar som för den ursprungliga Varan, räknat från Faktisk Leveransdag av de utbytta eller reparerade delarna. Detta ansvar omfattar även skador som utbytta eller reparerade delar orsakar på andra delar av Varan. Ska felet avhjälpas och är felet av sådan art att det är uppenbart olämpligt att avhjälpandet sker hos Polisen ska Polisen på Leverantörens begäran, bekostnad och risk underlätta arbetets utförande genom att för utbyte eller reparation återsända felaktig Vara eller del av Vara till Leverantören. Om Leverantören inte avhjälper felet eller företar omleverans med den skyndsamhet som omständigheterna kräver, äger Polisen rätt att skriftligen ge Leverantören en slutlig och skälig frist för detta. Är felet inte avhjälpt eller omleverans inte företagen när fristen gått ut äger Polisen rätt till prisavdrag som svarar mot felet. Är felet av väsentlig betydelse för Polisen äger Polisen istället rätt att häva Avtalet enligt punkten 19 Hävning. Oavsett vad som stadgas ovan i denna punkt gäller Leverantörens garantiförpliktelser inte för någon del av Varan längre än fem (5) år från den ursprungliga garantitidens början. 14 GENOMGÅENDE FEL Om fel skulle visa sig inom Garantitiden för de senast levererade Varorna och felet bedöms vara genomgående för alla Varor som levererats enligt detta Avtal, ska Leverantören på egen Sida 6(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

22 bekostnad, samt på sätt, tid och plats varom parterna enas avhjälpa felet eller företa omleverans på alla Varor inklusive sådana Varor, för vilka Garantitiden utgått. Vid avhjälpande eller omleverans av genomgående fel ska Leverantören på egen bekostnad och risk även svara för alla transporter samt för eventuell demontering och inmontering. 15 PRIS, BETALNING M.M. Leverantörens ersättning för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet regleras uttömmande i denna bestämmelse. Polisen ska till Leverantören erlägga betalning i SEK för levererad och av Polisen godkänd Vara, senast trettio (30) dagar efter dagen då faktura som uppfyller villkoren i punkten 17 Fakturering m.m. har inkommit till Polisen. Om Polisen inte erlägger betalning för Varan i enlighet med villkoren i Avtalet är Polisen skyldig att till Leverantören utge dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635), dock förutsatt att Leverantören inom rimlig tid från det att förseningen uppstod, skriftligen, har meddelat Polisen om Polisens försening och uppmanat Polisen att erlägga betalning. Inga andra påföljder får göras gällande i anledning av försenad betalning. Polisen ska till Leverantören erlägga betalning med nedan angivna priser. [Anges vid avtalstecknandet] Post Beteckning/Benämning Pris / styck exkl. moms (se punkt 1 i avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation ) 1 Tillbehör (se punkt 2 Tillbehör i avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation ) 2 Justerbara armstöd 3 Sidobord 4 Skärmbom för montering av dubbla rader bildskärmar 5 Skärmhållare 6 Pärmhylla 7 Extra avlyftbar teknikhylla Reparationer (se punkt 3 Reparationer i avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation ) 8 Timkostnad för arbete vid reparationer 9 Timkostnad för restid vid reparationer 10 Transportkostnad per mil för resa vid reparationer Samtliga priser i denna bestämmelse är angivna exklusive mervärdesskatt. Priser för Varor och Tillbehör inkluderar emballering, frakt och montering. Samtliga priser i denna bestämmelse är fasta under avtalstiden och ska således ej justeras med index eller på annat sätt. Därefter äger part rätt att en gång per år begära att priserna regleras enligt punkten 16 Indexreglering. Indexreglerade priser gäller fast i ett (1) år. Sida 7(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

23 16 INDEXREGLERING Priserna angivna för posterna i punkten 15 Pris, betalning m.m. ska regleras med nedan angivna index: Post Indexbenämning Tillhandahålls av Kontorsmöbelindex: Planmöbler Arbetskostnadsindex för arbetare1 (AKI arb, SNI2007 näringsgren C, preliminära siffror) Trä- och Möbelföretagen (TMF) Statistiska centralbyrån (SCB) 1 I det fall Arbetskostnadsindex för arbetare ej längre finns att tillgå ska posterna 8-10 regleras med Labour Cost Index för arbetare (LCI arb, SNI2007 näringsgren C, preliminära siffror). Fast andel av pris 20% Basmånad mars 2013 Jämförelsemånad mars 2015 Samt vid ytterligare förlängning: 20 % mars 2015 mars 2016 För att indexreglering ska vara giltig måste skriftlig överenskommelse träffas mellan parterna. Indexreglering ska verkställas endast om förändring av index mellan basmånad och jämförelsemånad överstiger +/- två procent (2 %). Indexreglerade priser får tillämpas först vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter att överenskommelse träffats mellan parterna. Det ankommer på den part som åberopar indexreglering att, på egen bekostnad, förevisa skriftlig bevisning avseende huruvida indexreglering skall verkställas eller inte enligt ovanstående förutsättningar. 17 FAKTURERING M.M. Leverantören äger rätt att fakturera Polisen efter det att Varan har levererats och godkänts av Polisen. Faktura ska ställas till nedan angiven faktureringsadress: Rikspolisstyrelsen Box Kiruna På fakturan ska alltid anges: i. Leverantörens namn och organisationsnummer ii. Leverantörens bankgironummer alt. plusgironummer iii. fakturanummer iv. fakturadatum v. avtalsnummer, () vi. Beställarens fakturareferens, s.k. efact ID, som uppges vid avropet ska anges under rubriken Er referens vii. specificering av levererad Vara/Tillbehör/Reparation och dess omfattning viii. á-priser Sida 8(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

24 ix. totalbelopp x. momsbelopp Villkor som tagits in i faktura ensidigt av Leverantören är inte bindande för Polisen. Felaktigt utställda fakturor returneras utan åtgärd. Leverantören äger inte rätt till ersättning för eventuella dröjsmål i samband med felaktigt utställda fakturor. 18 BEFRIELSEGRUNDER Part är befriad från sina åtaganden enligt Avtalet om parten visar att det inträffat ett hinder utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet än Polisen samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda Avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om Avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) dagar till följd av befrielsegrundande hinder. 19 HÄVNING Båda parter äger rätt att häva Avtalet utan kompensation till motparten, i fall motparten har gjort sig skyldig till väsentligt kontraktsbrott och motparten inte rättat till kontraktsbrottet inom trettio (30) dagar från mottagandet av meddelande (med beskrivning av kontraktsbrottet) från den hävande parten. Polisen äger därutöver rätt att häva Avtalet enligt följande: i. Utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Leverantören frångår bilaga 3 Säkerhetsskyddsavtal Nivå 3. ii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Varan är felaktig, leverans av Varan inte fullgörs eller fullgörs för sent och detta inte beror på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet som omfattas av punkten 18 Befrielsegrunder och Polisen är berättigad till maximalt vite enligt punkten 12 "Leveransförsening, påföljder. iii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, vid varje försök av Leverantören att överlåta, delegera eller på annat sätt överföra rättigheterna enligt detta Avtal; iv. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantörens ekonomiska ställning eller kommersiella förmåga försämras i sådan omfattning att Polisen får rimlig anledning att tro att Leverantören inte kan uppfylla Avtalet; Sida 9(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

25 v. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Leverantören har försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknade förfarande; vi. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter eller har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt. Hävning enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till motparten för att vara giltig. 20 SKADESTÅND Häver Polisen Avtalet enligt punkten 19 Hävning äger Polisen rätt till skadestånd. Framställan om krav på skadestånd enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till Leverantören för att vara giltig. Föreligger ersättningsgill skada enligt denna punkt är Polisen skyldig att vidta åtgärder för att begränsa skadan, såvida dessa åtgärder ej orsakar oskälig kostnad, eller eljest är oskäligt betungande. 21 ANSVARSBEGRÄNSNING Leverantören är inte i något fall skyldig att ersätta motparten för indirekt- eller följdskada, förlorad vinst, förlorade besparingar eller förlorade intäkter, dock förutsatt att skadan inte har orsakats uppsåtligen eller av oaktsamhet. 22 FÖRSÄKRING Leverantören är skyldig att teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna åtaganden enligt Avtalet. Ersättning för skada är inte begränsat till det belopp som Leverantören erhåller från försäkringen. Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Polisen uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter. 23 SÄKERHET OCH SEKRETESS Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom Polisen gällande säkerhets- och sekretessföreskrifterna samt tillse att anställda, anlitade konsulter och underleverantörer beaktar dessa regler och föreskrifter. Leverantören är skyldig att informera sig och sina anställda, anlitade konsulter och underleverantörer om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt denna punkt 23 gäller även då Avtalet i övrigt har upphört att gälla. Sida 10(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

26 24 SÄKERHETSSKYDD Leverantören kommer inte att arbeta med sekretessbelagda uppgifter; dock kan Leverantörens personal få del av sekretessbelagda uppgifter då arbetet utförs i av Polisen anvisade lokaler. Avtalet äger endast giltighet under förutsättning att Leverantören har blivit godkänd efter säkerhetsprövning och registerkontroll och säkerhetsskyddsavtal mellan Leverantören och Rikspolisstyrelsen har tecknats. 25 VERKSAMHET Leverantören eller någon på Leverantörens sida får inte under avtalstiden utöva verksamhet som i något avseende negativt kan påverka Polisens förtroende för Leverantören avseende Leverantörens åtaganden enligt Avtalet eller som kan skada Polisens anseende. 26 MARKNADSFÖRING Leverantören äger inte rätt att använda Polisens namn eller det faktum att Leverantören utför leveranser åt Polisen i reklam- och marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang utan att ha inhämtat skriftligt medgivande från Polisen. 27 PERSONAL Leverantören förbinder sig att vid utförandet av sina åtaganden enligt Avtalet använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet. Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. 28 UNDERLEVERANTÖR Leverantören svarar för underleverantörens arbete som för eget arbete. Leverantören äger inte rätt att anlita/byta underleverantör för utförande av i Avtalet nämnda åtaganden eller del därav utan skriftligt medgivande från Polisen. 29 STATISTIK Leverantören är skyldig att utan anmodan lämna statistik till Polisen avseende utförda leveranser som avropats från Avtalet. Statistiken ska skickas via e-post till itavtal.rps@polisen.se. Statistiken ska lämnas årsvis enligt nedan angiven tidsplan: Redovisningsperiod [Anges vid avtalstecknandet] Redovisningstidpunkt [Anges vid avtalstecknandet] Vid eventuellt utnyttjande av option [Anges vid avtalstecknandet] [Anges vid avtalstecknandet] Statistiken ska innehålla uppgift om antal avrop av respektive poster enligt punkt 15 Pris, betalning m.m. Sida 11(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

27 30 MEDDELANDEN Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Avtalet. Meddelanden mellan parterna enligt Avtalet ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser: För Polisen [Anges vid avtalstecknandet] Rikspolisstyrelsen namn efternamn titel adress postnummer postadress Telefon: Mobil: Fax: E-post: För Leverantören [Anges vid avtalstecknandet] namn efternamn titel adress postnummer postadress Telefon: Mobil: Fax: E-post: Det åligger parterna att hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefon- och faxnummer samt e-postadresser. För fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet är Polisen endast skyldig att kontakta Leverantören på de kontaktuppgifter som anges ovan eller de ändrade kontaktuppgifter som Polisen fått del av. 31 ÖVERLÅTELSE AV AVTALET Leverantören äger inte rätt att helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet till tredje part utan skriftligt medgivande från Polisen. 32 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till Avtalet eller annan rättshandling i anslutning till Avtalet är bindande endast i den utsträckning dessa är skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av Parterna. 33 ICKE AVSTÅENDE Om ej annat uttryckligen anges i detta Avtal, ska misslyckande av part att tvinga fram någon bestämmelse i detta avtal eller att utöva sin rätt i relation därtill inte anses utgöra avstående från sådan rätt, dock förutsatt att avståendet inte överstiger tolv (12) månader. Sida 12(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

28 34 TILLÄMPLIG LAG Parternas rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet bestäms i sin helhet med tillämpning av svensk rätt med undantag för dess lagvalsregler. 35 TVIST Tvist angående tillämpning eller tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. 36 AVTALSBILAGOR Följande bilagor ingår i Avtalet: 1. Avtalad specifikation Avtalet har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Stockholm 201_ _- - Ort Ort Datum Datum För Polisen För Leverantören Namn. Namn Namnförtydligande. Namnförtydligande Befattning. Befattning Sida 13(13) Bilaga 2 Avtalsunderlag

29 AVTALAD SPECIFIKATION Avtalsbilaga 1 Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Diarienr (åberopas vid korrespondens) AVTALSBILAGA 1 AVTALAD SPECIFIKATION

30 1 OPERATÖRSBORD De uttryck som i denna avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation markerats med symbolen *, förtydligas genom fotografier i punkt 4 Bilder. 1.1 Gemensamma krav Bordet skall vara konstruerat för användande dygnet runt, alla dagar, sk 24/7drift Bordet skall vara delat i en arbetsyta* och en skärmyta* Arbetsyta*, skärmyta* och skärmbom* skall manövreras av motorer som drivs av 230V växelspänning, 50Hz Samtliga motorer skall ha mjuk start och stopp Arbetsyta* och skärmyta* skall kunna höjas och sänkas separat Bordets elutrustning skall uppfylla lågspänningsdirektivet och elinstallationsreglerna i SS Bordets stativ skall ha fötter med ett justerområde på minst 10 mm för kompensation av ojämnheter i underlaget Bordsskivorna skall vara tillverkade av MDF eller motsvarande Bordsskivornas samtliga hörnor skall vara avrundade (se foto) Bordsskivornas tjocklek skall vara 25 mm eller mer Bordsskivornas ytor skall vara belagda med laminat Bordets sidokanter* skall vara raka och parallella Bordets manöverdon* skall placeras under arbetsytans framkant och vid bordets högra sida Bordets totala bredd exklusive sidobord skall vara 2000 mm Skivornas ytor skall vara ljusgrå enligt NCS Bordet skall vara delbart så att det kan transporteras via passage med 80 cm bredd och 200 cm höjd Kabelkedjor skall kunna öppnas och förslutas utan verktyg. Sida 2(15) Avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation

31 1.2 Arbetsyta* Bordets arbetsytas framkant* skall vara böjd med en radie (radie 2*) på 2500 mm Bordets arbetsytas bakkant skall vara böjd med en radie (radie3*) på 3150 mm Bordets arbetsyta* skall vara 650 mm från bakkant till framkant, räknat i mitten Bordets höj- och sänkbarhet skall för arbetsyta* ge maxhöjd 1300 mm eller mer och lägstahöjd 650 mm eller mindre Vid höjning respektive sänkning av arbetsytan*, skall skärmytan* regleras parallellt med arbetsytan* Bordet skall vara förberett (urtagna hål m.m.) för montering av boxar enligt punkt 5 Ritning för håltagning. Monterade boxar visas i punkt 4 Bilder och i punkt 5 Ritning för håltagning med beteckning Box 1*, Box 2*, Box 3* och fotpedalbox*. För Box 1* och Box2* skall boxarnas plåtflänsar vara 1,5 mm nedsänkta i bordsskivan. För Box 3* och fotpedalbox* förborras hål så att utanpåliggande boxar kan monteras En kopplingslåda* med nedfällbar/öppningsbar täckplåt skall finnas under arbetsytan för att kunna dölja kablage och kunna rymma en kopplingsbox* Kabelkedja med invändigt minimått 60 mm x 30 mm skall finnas mellan arbetsytans täckplåt och teknikskivans håltagning Bordets arbetsyta* skall vara försedd med två (2) st hål och beslag för kabelgenomföring*. 1.3 Skärmyta* Bordets skärmytas framkant* skall vara böjd (radie 4*)och parallell med arbetsytans bakkant Klämriskspann, mm, skall finnas mellan arbetsyta* och skärmyta.* Bordets skärmytas bakkant* skall vara rak Skärmytan* skall kunna justeras i höjd utan att arbetsytan* följer med Skärmytan* skall ha sitt lägsta läge mm under arbetsytan Skärmytans* totala slaglängd (höj- och sänkbarhet) skall vara 190 mm eller mer Bordets skärmyta* skall vara 430 mm från bakkant till framkant*, räknat i mitten Under bordets skärmyta skall det monteras en lodrät 22 mm eller tjockare teknikskiva* av MDF eller liknande (se foto). Sida 3(15) Avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation

32 1.3.9 Bordets skärmyta skall vara försedd med tre (3) st hål och beslag för kabelgenomföring* Hållare för reservutrustning* skall monteras på skärmytans högra respektive vänster sida. Hållarnas mått (b x h x d) skall vara 360 x 110 x 250 mm Plats för två (2) st PC (b x h x d 170 mm x 460 mm x 470 mm) skall finnas under skärmytan* (PC-plats 1* och PC-plats 2*) Teknikutrymmet* skall omslutas av bullerdämpande löstagbara plattor*, 5 mm fiberplattor eller liknande. 1.4 Skärmbom* Skärmbommen* skall vara motordriven Skärmbommen* skall vara vinklingsbar, från vertikalläge och 20 grader bakåt Till skärmbommen skall levereras tre (3) skärmhållare* Skärmhållarna* skall vara justerbara i djupled samt vinklingsbara i horisontelloch vertikal led Skärmhållarna* skall vara försedda med fäste enligt VESA-standard Skärmhållarna skall vara dimensionerade för bildskärmar som är upp till 27 tum stora och har vikt upp till 10 kg. 1.5 Säkerhet Bordet skall klara en lyftkraft av minst 200 kg och varje pelare skall klara minst 100 kg var för sig. Detta förutom bordets egenvikt Bordet skall vara utrustat med ett elektriskt uttag markerat som bordsuttag, där bordets elkraft för höjning/sänkning ansluts Hastigheten på bordet vid höj och sänkning skall vara mellan mm/sek vid full belastning Klämrisk skall ej förekomma då bordet och dess tillbehör justeras. 1.6 Övrig teknik Dubbel kabelkedja (kabelkedja 1*, för kraftmatning respektive signalkabel) skall monteras på vänster (sett från framkant) sida bakom lyftpelare Enkel kabelkedja (kabelkedja 2*) med invändigt minimått 60 mm x 30 mm skall finnas mellan kopplingslådan* och den lodräta teknikskivan (se foto) Enkel kabelkedja (kabelkedja 3*, för signalkablar) skall monteras på höger (sett från framkant) sida bakom lyftpelare Bordet skall vara utrustat med två väggkanaler* med ca mått 120 x 70 mm. I den övre kanalen skall18 st 230-volts-uttag, 37 grader monteras. Dessa uttag Sida 4(15) Avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation

33 skall vara sammankopplade och anslutna till elkabel som är 3 x 2,5 mm och 2,5 m lång. Typ av anslutningskontakt för anslutningskabeln (CEE-don 3 pol 16A eller 16 A kontakt typ F) ska anges i order vid beställning Kablage skall tas in vid stativfotens golvdel i kabelkedja. 1.7 Dokumentation Leverantören skall lämna fullständig dokumentation på svenska eller engelska språket, i digital form och i PDF-format, på operatörsbordet och dess kabeldragningar Dokumentation skall innehålla anvisningar för åtgärder som kan utföras av kundens egen personal, t.ex. återställning av överbelastningsskydd. 2 TILLBEHÖR 2.1 Justerbara armstöd*. Armstöd skall vara mjukt stoppade med slitstark yta av vegetabilgarvat läder. Armstöd skall ha överbelastningsskydd (kollapsskydd) så att varken bordsskivan eller armstöd skadas vid överbelastning. 2.2 Skärmbom för montering av dubbla rader av bildskärmar. 2.3 Skärmhållare* för montering av bildskärm på skärmbom*. Krav enligt punkterna Sidobord* (l x d: 320 mm x 1300 mm, Radie 1*) vänster och/eller höger sida. 2.5 Pärmhylla* för montering under tilläggsskivan. 2.6 Extra avlyftbar teknikhylla* för montering horisontellt på baksidan mellan PChållare. 3 REPARATIONER Med Reparationer avses reparationer av fel som Leverantören ej ansvarar för enligt punkt 13 Ansvar för fel, påföljder i Avtalet. Reparation skall ske inom två (2) arbetsdagar efter det att Leverantören från Polisen erhållit meddelande om att reparation ska ske. 4 BILDER Nedan följer förtydliganden av de uttryck som används i denna avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation. Sida 5(15) Avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation

34 Skärmyta Arbetsyta Armstöd Armstöd Manöverdon Kabelgenomföring Kabelgenomföring Box 2 Framkant Box 1 Sidokant Sida 6(15) Avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation

35 Skärmhållare Kabelgenomföringar Skärmyta Bakkant Skärmbom Bullerdämpande plattor Skärmhållarstativ Teknikutrymme PC-plats 2 Kraftuttag PC-plats 1 Väggkanaler Sida 7(15) Box 3 Avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation

36 Kopplingslåda da Kabelkedja 3 Kabelkedja 2 Fotpedalbox Teknikskiva Kabelkedja 1 Kopplingsbox Kopplingslåda Sida 8(15) Avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation

37 Kraftuttag Teknikhylla Sidobord H Radie 1 Radie 4 Radie 3 Radie 2 Sidobord V Pärmhylla (felvänd på bild) Sida 9(15) Avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation

38 Hållare för reservutrustning 5 RITNING FÖR HÅLTAGNING Följande ritningar anger standard avseende håls placering och storlek. Placering av hål och håls storlek skall, inför beställning, kunna justeras enligt Polisens önskemål för varje enskilt avrop. Sida 10(15) Avtalsbilaga 1 Avtalad specifikation