Projektplan 1(21) Projektnamn Region 2015 Datum Dnr Projektledare Tommy Larserö, Marjetta Leijonhufvud Version 8

Transkript

1 Projektplan 1(21) Region 2015 Projektägare är Landstingsdirektör Rickard Simonsson och Regiondirektör Magnus Persson. Versionshistorik Version Datum Författare Godkänd av Ändringshistorik Tommy Larserö Marjetta Leijonhufvud Checklista inför beslut, BP2 Målen för projektet är tydliga och dokumenterade både vad gäller kostnad/resurser, tid och resultat. Projektets nytta är kalkylerad med hjälp av PENG 1 eller annan metod. Effektmålen är dokumenterade samt hur de skall följas upp och av vem. Mottagaren av projektets leverans är identifierad och har ett tydligt åtagande för att realisera den förväntade nyttan från projektet. Projektets nytta i förhållande till kostnader och insatser i övrigt har kalkylerats, beskrivits och är godkänd av mottagaren och styrgruppen. Förväntat resultat (leverans) från projektet är tydligt definierat, dokumenterat och kopplat till verksamhetens mål och strategier. Risker och osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i riskanalysen, inklusive en handlingsplan för att hantera dem. Kritiska risker är eliminerade. Projektplanen är tidsatt och resurssatt per fas. Projektmedlemmar och referensgrupp är utsedda. Ja Nej 1 PENG är en metod för kalkylering av projektnytta

2 Projektplan 2(21) Samtliga resurser för projektet är säkrade med resurskontrakt och införstådda med åtagandet. Projektets avgränsningar är tydligt definierade och dokumenterade. Tidpunkt för leverans är väl vald och förankrad hos mottagaren. Följd- och förvaltningskostnader för projektet är identifierade och dokumenterade. Juridiska och finansiella aspekter har beaktats. Projektinformationen är uppdaterad i Projektbanken Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller (besluten ska tas av styrgruppen): JA NEJ Datum Kommentar: Beslut att starta Genomförandefasen, BP

3 Projektplan 3(21) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 BAKGRUND Syfte MÅL Målgrupp Projektmål Delområden Effektmål - vilka effekter önskas uppnås med genomförandeprojektet KRAV PÅ PROJEKTET Förutsättningar Avgränsningar Övriga krav ÖVERSIKTLIG TID- OCH LEVERANSPLAN Resurser Budget och finansiering PROJEKTORGANISATION Roller, ansvar och befogenheter Organisationsschema för projektorganisationen KOMMUNIKATION Kommunikativt förhållningssätt och plattform Intressentanalys Information och dialog till projektets intressenter Dokumentation och rapportering inom projektet... 19

4 Projektplan 4(21) 7 KVALITET Kvalitetssäkring av eterna leverantörer RISKER OCH MÖJLIGHETER PROJEKTAVSLUT REFERENSER... 21

5 Projektplan 5(21) 1 Bakgrund Landstinget, kommunerna och regionförbundet i Örebro län har fört en diskussion, i bred förankring, om att förändra samordningsansvaret för det regionala utvecklingsarbetet. Ambitionen är att bilda en ny regional politisk organisation. Örebro läns landsting lämnade i november 2012 in en ansökan till regeringen om att få överta det regionala utvecklingsansvaret och bilda en ny region (se bilaga 1). Följande huvudskäl till regionbildning finns ansökan: Regionen får mer makt över sin egen utveckling. Statens makt över regionala frågor minskar och regionen får ta mer ansvar för sina egna framtidsfrågor. Mer demokratiskt och ett tydligare medborgarperspektiv. Vi får ett direktvalt parlament med tydligare ansvar för beslutsfattandet. Det blir tydligare vem som fattar beslut och vem som ska ta ansvar. Bättre beslutskraft. Ett regionalt parlament underlättar beslutsfattande och ger ett starkare mandat och legitimitet. Resurseffektivt. Det ska bli tydligt hur regionen fungerar och arbetar. Idag finns tre regionala organisationer/myndigheter: landstinget, regionförbundet och länsstyrelsen. Landstinget och regionförbundet går ihop i en regionbildning. I och med att tre blir två blir rollfördelningen tydligare. Det ska vara enkelt att förstå vem man ska vända sig till. Genom att samla kompetens och resurser på regional nivå kan resurserna nyttjas bättre och vara mer fleibla. Den nya regionen ska underlätta och uppmuntra samarbete mellan regionens aktörer Regional utveckling måste ske både lokalt och regionalt. Alla måste hjälpas åt för att regionen ska utvecklas och väa. Det främjar samhörigheten, stimulerar samarbete mellan aktörer i regionen och stärker en regional identitet. Synligare region. En samlad region som vill tänka nytt, kan också ta mer plats, bli mer synlig och definierad för omvärlden, nationellt och internationellt. Självförtroendet och den regionala självbilden kan öka när regionen får större befogenheter kring viktiga utvecklingsfrågor. I en departementspromemoria (bilaga 2) har socialdepartementet i mars 2013 ställt sig positiva till Örebro läns landstings ansökan. Promemorian har under våren varit på remiss. Riksdagen förväntas ta beslut i frågan under våren2014. I flera av landets län pågår liknande processer för att förändra samordningsansvaret för det regionala utvecklingsansvaret i riktning mot att bilda en ny politisk regional organisation. Parallellt med ansökningsprocessen har landstinget, kommunerna och regionförbundet i Örebro län genomfört ett förberedande projekt, Projekt Region 2015 (R2015), med syfte att formulera övergripande förutsättningar för en ny regional organisation. Projektet fokuserade i huvudsak på den nya organisationens roll och uppdrag, politisk organisation, styrmodell och

6 Projektplan 6(21) kommunalt inflytande. I juni 2013 beslutade landstingsfullmäktige om en ny regional politisk organisation för mandatperioden (bilaga 3). Slutrapporten för projektet lämnades in i juni 2013 (bilaga 4). Landstingsstyrelsen beslutade i juni 2013 att landstingets planering och organisationskommitté (POK) i samråd med regionförbundets presidium (RFÖ) ska ansvara för genomförande och införande av den nya organisationen och dess funktionssätt. Som politisk referensgrupp utsågs det förberedande projektets styrgrupp. Landstingsdirektören och regiondirektören fick i uppdrag att leda genomförandearbetet. Projektägare för genomförandeprojektet är landstingsdirektören och regiondirektören. Projektägarna har utarbetat ramar för genomförandeprojektet genom projektdirektiv. Denna projektplan bygger på projektdirektivet och är en arbetsplan för genomförandeprojektet. 1.1 Syfte Syfte och målsättning med genomförandeprojektet är att skapa goda förutsättningar för den nya organisationen med dess roll och uppdrag att fungera från och med 1 januari Mål 2.1 Målgrupp Projektet riktar sig till politiker och personal inom Örebro läns landsting och Regionförbundet Örebro län samt politiker och tjänstemän från länets kommuner. Inom Landstinget finns det verksamheter som endast indirekt blir påverkade av projektet. Intressenter i form av samarbetsparters (t.e Länsstyrelsen, Örebro Universitet) och andra berörda organisationer kommer att involveras i vissa delar av genomförandeprojektet. Politiker och personal inom Landstinget och Regionförbundet ska främst via intranät kunna ta del av vad som händer i projektet och enkelt få svar på frågor om förändringsarbetet. Den eterna webbsida som byggdes upp på kring det förberedande arbetet ska även i genomförandeprojektet användas för att lägga ut information för eterna intressenter och allmänhet. 2.2 Projektmål Projektets mål är att planera, ta fram beslutsunderlag samt i vissa delar verkställa för ett bra genomförande så att den nya regionorganisationen kan fungera enligt plan från 1 januari De delar i Genomförandeprojektet som är färdigställda skall redovisas i ett gemensamt dokument 15 oktober Vissa delområden/aktiviteter kommer inte vara avslutade utan fortsätter in på 2015.

7 Projektplan 7(21) Från början innehöll projektet 16 delområden som ska färdigställas under olika perioder under projekttiden. Politiska beslut och/eller tjänstemannabeslut fattas löpande under 2013 och Projektplanen är ett levande dokument som justeras utifrån nya förutsättningar. Flera av delprojekten är starkt kopplade till varandra vilket innebär att delprojektledarna valt en gemensam arbetsprocess för vissa delområden. Varje delprojekt (förutom delprojekt ett) har ansvariga delprojektledare. Projektplanens tidplan avser leveranstid för projektledarna till projektägarna. För delprojektledarna innebär detta att deras leveranstid till projektledarna ligger två veckor före om inget annat överenskommits. 2.3 Delområden 1. Organisationens namn I starten av genomförandeprojektet ska den nya regionorganisationen få ett nytt namn. Ansvarig: Politiska planeringsgruppen för Genomförandeprojektet Region Klart: 1 oktober, Reglemente, partistöd, arvodesregler för förtroendevalda En detaljerad fördelning av ansvaret och befogenheterna i den politiska organisationen ska föreslås med utgångspunkt i det förberedande projektet. Den nya politiska organisationens roll, uppdrag, funktionssätt och ärendeberedningsprocess ska också beskrivas. Ansvarig: landstingets planeringsdirektör och regionförbundets enhetschef vid RUS-kansliet Klart: 1 november, Verksamhetsorganisation Med utgångspunkt från verksamheternas logiska samband, effektivitet och god hushållning föreslå ny verksamhetsorganisation för verksamheterna. Den nya politiska organisationen som togs fram under det förberedande projektet utgör den övergripande ramen och styrningen för den kommande verksamhetsorganisationen. Aktiviteten koncentreras till den organisationsnivå som idag motsvaras av landstingets förvaltningsnivå. Lednings- och organisationsmodell för central och förvaltningsledning fastslås och organiseras. För landstingets hälso- och sjukvårdsorganisation inklusive klinisk forskning och utbildning finns ett förslag, från juni I aktiviteten ingår att inom ramen för befintliga delegationsordningar utse ledande tjänstemän för eventuella nya uppdrag.

8 Projektplan 8(21) Ansvarig: Landstingsdirektör och regiondirektör Klart: 1 januari, Gränsdragningar, samverkan, samarbeten och inflytande Tillsammans med kommunerna, med utgångspunkt i den övergripande modellen för samverkan mellan den nya regionen och kommunerna (R2015), ta fram ett beslutunderlag om närmare instruktioner för samverkan och samverkansorganisationens uppdrag, funktionssätt och administration. Instruktionerna ska beslutas av landsting och kommuner. Tillsammans med kommunerna slutföra arbetsgruppens arbete inom R2015 med tanke på Social välfärd. Här ska aktiviteten ha en nära koppling till landstingets förändringsarbete av hälso- och sjukvården. Tillsammans med länsstyrelsen förhandla och föreslå en överenskommelse om gränsdragningar och samarbeten inom ansvaret för sakområden kopplat till den regionala utvecklingen. Överenskommelsen ska, efter dialog med kommunerna antas av landstinget och länsstyrelsen. Ansvarig: Landstingets och regionförbundets projektledare Klart: 1 februari, 2014 (samverkan Region Örebro län och kommunerna i länet) 1 juni, 2014 (samverkan Region Örebro län och Länsstyrelsen) 5. Regionförbundets status efter 2015 Föreslå handlingsplan och beslutsunderlag för regionförbundets status efter 1 januari, Belysa eventuellt behov av ett för kommunerna och regionen fortsatt gemensamt organ eller om förbundet ska avvecklas. Till medlemmarna föreslå en handlingsplan för förbundets tillgångar, skulder och åtaganden. Likalydande beslut krävs av medlemmarna. Ansvarig: Landstingets och regionförbundets projektledare Klart: 1 februari, Skatteväling och fusion Ta fram förslag på hur de ekonomiska konsekvenserna skall lösas utifrån att Regionen tar över Regionförbundets kostnader. Tillsammans med kommunerna föreslå en ekonomisk lösning motsvarande kommunernas del i dagens finansieringsmodell för regionförbundet. Alternativ kan vara skatteväling, avtal om avgift till regionorganisationen, kvittning mot andra oreglerade uppgörelser eller någon annan lösning. Föreslå modell för hur landstingets och regionförbundets tillgångar och skulder ska fusioneras.

9 Projektplan 9(21) Ansvarig: landstingets ekonomidirektör och regionförbundets enhetschef för Ekonomi och administration Klart: 1 februari, Process för ekonomi- och verksamhetsstyrning Aktiviteten avser modell för ekonomi- och verksamhetsstyrning för egen regi såväl förvaltningsform som bolagsform och modell för styrning av frågor där den nya organisationen har finansierings- och uppföljningsansvar men där utföranden också sker i annan regi. Med modell avses bland annat teoretisk förankring, budget(finansierings)modell, ersättningssystem, kodplaner, projektredovisning, årsplanering. I den samlade modellen ingår struktur för övergripande ägardirektiv till ägda bolag och kontrollerade stiftelser eller andra juridiska personer. I arbetet ska beaktas befintlig modell för uppföljning av styrning av alternativa utförare inom hälso- och sjukvården. Ansvarig: Landstingets ekonomidirektör och regionförbundets enhetschef för Ekonomi och administration Klart: 1 mars, Konkretisering av ansvarsfördelning mellan politik och förvaltning, dokumentharmonisering Med utgångspunkt från reglementet ska ett förslag tas fram på delegationsordning och andra spelregler som förtydligar ansvarsfördelning mellan politik och förvaltning. Med utgångspunkt i R2015 föreslå harmonisering, revidering och eventuell utfasning av befintliga styrdokument. Definition för vad olika styrdokument har för status, eempelvis mål, strategier, policy, riktlinjer, rutin. Ansvarig: landstings planeringsdirektör och regionförbundets enhetschef för RUS-kansliet Klart: 1 juni, Övriga administrativa rutiner och processer I uppdraget ingår en inventering av nödvändiga förändringar av administrativa rutiner och processer, bland annat samordning och fusion av diarium, arkiv. I uppdraget ingår att ur en juridisk aspekt belysa om och i så fall hur gällande och befintliga avtal, överenskommelser, försäkringar, med mera kan komma att påverkas av en ny

10 Projektplan 10(21) regionorganisation. Vid behov ska nödvändiga åtgärder genomföras med anledning av analysen. Ansvarig: landstingets planeringsdirektör och regionförbundets enhetschef för Ekonomi och administration Klart: 1 juni, Vision och värdegrund för regionorganisationen Ett förberedande arbete genomförs med syfte att skapa ett kunskapsunderlag samt metodik för ett visions- och värdegrundsarbete för hela den nya regionorganisationen. Avsikten är att underlaget ska användas av den nya politiska organisationen som ska arbeta fram och fastställa regionorganisationens nya vision och värdegrund. Ansvarig: Landstingets kommunikationsdirektör och regionförbundets enhetschef för RUSkansliet Klart: 1 september, Personal, arbetsmiljö och facklig samverkan Förbereda och genomföra anställnings- och eventuella personalutvecklingsprocesser föranledda av ny regionorganisation. Anställningarna förväntas ske enligt principerna verksamhetsövergång och konvertering. Avsteg från principen sker i samråd med projektägarna. Genomföra översyn och vid behov föreslå förändringar i gällande samverkansmodeller mellan arbetsgivar- och arbetstagarorganisationerna med anledning av ny regionorganisation. En nära koppling av aktiviteten sker med landstingets förändringsarbete av hälso- och sjukvården. Med utgångspunkt från AFS 2001:01 Systematiskt arbetsmiljöarbete, ska en konsekvensanalys av regionbildningen genomföras som helhet. Konsekvensanalysen har en nära koppling till aktiviteten Verksamhetsorganisation. Ansvarig: Landstingets personaldirektör och regionförbundets personalsekreterare Klart: 1 september, Kommunikation Delprojekt kommunikation ska ta fram ett förslag på hur den framtida kommunikativa infrastrukturen ska se ut i den nya regionorganisationen. I uppdraget ingår också att ta fram strategier för intern och etern kommunikation, en varumärkesstrategi samt planer för arbetet med en ny grafisk profil.

11 Projektplan 11(21) Även vision och värdegrund ligger till grund för den kommunikativa utvecklingen i den nya organisationen. Ansvarig: landstingets kommunikationsdirektör och regionförbundets enhetschef för RUSkansliet Klart: 1 september, Regionorganisationens styrmodell I aktiviteten ingår att föreslå en övergripande och dokumenterad modell för regionorganisationens styrning. Vilka styrdokument som ska finnas och dess inbördes förhållande fastslås (mål hierarki för de politiska styrdokumenten). Befintliga ledningssystem integreras och harmonieras till den nya organisationen. För det samlade delområdet regionorganisationens styrmodell - skall delprojekt två, sju och åtta samordnas eftersom dessa delområden har uppdrag som innefattar olika styrverktyg och tillsammans formar en styrmodell. Ansvarig: landstingets planeringsdirektör och regionförbundets enhetschef för RUS-kansliet Klart: 1 oktober, Lokaler Aktiviteten syftar till att föreslå strategi för en framtida samordning av lokaler för den nya regionorganisationens politiska och administrativa ledning, det så kallade ledningskansliet. Inom ramen för dagens hyrda eller ägda lokaler föreslå en kontorsplanering på kort sikt för den nya regionorganisationens politiska och administrativa ledning (ledningskansliet). I uppdraget ingår samordning av lokalplanering för hela den nya regionorganisationen (även samordningen mellan olika kärnverksamheter vid eventuella förändringar). Ansvarig: landstingets planeringsdirektör och regionförbundets enhetschef för Ekonomi och administration (sker tillsammans med Ledning- och verksamhetsstöds område fastigheter) Klart: 1 november, IT och telefoni Aktiviteten avser anpassning av dagens IT-system, licenser och eventuella hårdvarufrågor till en ny regionorganisation. En nära koppling av aktiviteten sker med landstingets förändringsarbete av hälso- och sjukvården.

12 Projektplan 12(21) Eventuella anpassningar av telefoniverksamheten med anledning av en ny regionorganisation behöver ses över. Utreda behovet av en ny domän för nya organisationen. Ansvarig: Landstingets Förvaltningschef för LoVS och regionförbundets enhetschef för Ekonomi och administration Klart: 1 januari, Utbildning Planera och genomföra utbildningsinsatser avseende förändrade roller och uppdrag. Insatserna ska anpassas till politiker och tjänstemän. Ansvarig: landstingets personaldirektör och regionförbundets personalsekreterare Klart: 1 januari, 2015 (genomförande av utbildningsinsatser kan pågå under första kvartalet 2015) 2.4 Effektmål - vilka effekter önskas uppnås med genomförandeprojektet Effektmål Under rubrik 1.1 ges en överblick över flera effektmål (beskrivs i punktform) som man vill uppnå med regionbildningen. Nya regionorganisationen ska fullt ut fungera enligt intentionerna från och med 1 januari, 2015 Den personal som blivit direkt berörd av den nya och förändrade organisationen ska känna sig välinformerade och delaktiga i förändringsprocessen. Uppföljning Tid: 2017 Metod: Enkät till politiker och medborgare. Tid: juni 2015 Metod: Intervjua ordf i regionstyrelsen, ordf i nämnderna, regiondirektör samt förvaltningschefer. Tid: febr 2015 Metod: Intervjua slumpmässigt 10 medarbetare som har blivet direkt berörda av

13 Projektplan 13(21) Medarbetarundersökning hösten 2015 organisationsförändringen. Enkät till samtliga anställda. Uppföljning av resultaten. 3 Krav på projektet 3.1 Förutsättningar Inom ramen för en ny hälso- och sjukvårdsorganisation i landstinget kommer ett antal utredningar att genomföras, (bilaga 5), med syfte att stärka hälso- och sjukvården och den kliniska forskningen samt utbildning. Utveckling av en ny hälso- och sjukvårdsorganisation är en viktig del i en ny regional organisation. Utredningsarbetet för detta kommer att ske inom ramen för hälso- och sjukvårdsorganisationen och ha en stark koppling till det samlade genomförandeprojektet. Tillsammans med kommunerna pågår ett arbete med att hitta en långsiktig lösning på det inköpssamarbete som organiseras av Örebro kommun via regionförbundet. Etablering av nya regionala strukturer som till eempel innovationssystem, grants office och Business Region Orebro (BRO) kommer att beröra genomförandeprojektet. Projektets aktiviteter ska bedrivas så att pågående löpande verksamhet inte tappar kraft med avseende utveckling och leverans. I genomförandeprojektet ska en fortsatt stark förankring bibehållas hos såväl kommuner, universitet som länsstyrelse. Pågående gemensamma arbeten och utvecklingsprojekt ska fortsätta. SKL driver samarbetsforum för de län som nu är aktuella för regionbildning. Landstinget och regionförbundet deltar aktivt i detta forum. Flera olika lagar anger krav och regler som projektet har att förhålla sig till, eempelvis Kommunallagen och Lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa län. Nationellt pågår även arbete med att föreslå förändringar i befintlig lagstiftning som projektet måste hålla sig uppdaterade på. 3.2 Avgränsningar Avgränsningar som berör de olika leveranserna redovisas under punkt 2.2 (projektmål) och under punkt 3.1 (förutsättningar).

14 Projektplan 14(21) 3.3 Övriga krav Alla delområden i projektet har beröringspunkter och kopplingar till andra delområden. Detta ställer krav på att arbetsprocessen sker både vertikalt och lodrätt för att säkra upp både fördjupning och helhet. 4 Översiktlig tid- och leveransplan Respektive deluppdrag har olika tidsperspektiv beroende på karaktär. Tjänstemanna- och/eller politiska beslut kommer att fattas löpande under 2013 och De delar i Genomförandeprojektet som är färdigställda hösten 2014 skall i ett dokument redovisas 15 oktober, Flera delar av aktiviteterna förväntas pågå efter Den nya regionorganisationen startar upp 1 januari, En plan ska upprättas för vilka frågor som kräver politiska beslut respektive beslut av tjänstemannaledningen. En detaljerad tid- och aktivitetsplan ska upprättas i samband med utarbetande av kommunikationsplan. Tid Syfte Aktivitet Målgrupp Kommentar Augustisept Uppstart av genomförandeprojektet. Struktur och arbetsordning Utarbetande av projektplan och kommunikationsplan samt delprojektplaner Politiska planeringsgruppen för Genomförandeprojektet, delprojektledare Sept-dec Arbete med delområden. Leverans av 3 delområden 1 nov Reglemente, partistöd, arvodesregler Arbetsordning, riktlinjer, rutiner Politiska planeringsgruppen för Genomförandeprojektet Jan-juni Arbete med delområden Juli-dec Arbete med delområden 15 okt Rapport på alla färdigställda Rapport på alla färdigställda Politiska planeringsgruppen för

15 Projektplan 15(21) delområden delområden Genomförandeprojektet 1 jan 2015 Driftstart av ny regionorganisation Aug 2015 Aug 2015 Uppföljning av genomförandearbetet av nya regionorganisationen Avslut av genomförandeprojektet Färdigställande av uppföljningsrapport POK 4.1 Resurser Genomförandeprojektet är prioriterat i landstingets och regionförbundets arbete. Projektets huvudsakliga bemanning ska ske inom ramen för ordinarie resurser. Landstinget och regionförbundet har tillsatt varsin projektledare för genomförandearbetet. För kommunernas insatser i aktuella aktiviteter svarar respektive kommun. Projektledarna ansvarar för att ta fram en budget för direkta kostnader och intäkter förknippade med det samlade genomförandeprojektet. Budgeten ska godkännas av projektägare som efter bedömning och behov överlämnar budgeten för politisk behandling. För den ekonomiska kontrollen inom projektet ansvarar projektledarna. Som stöd finns en ekonom vid landstingets Ledningskansli. Den ekonomiska utvecklingen inom projektet rapporteras löpande till projektägare och projektledare. Etern controller kommer kontinuerligt att följa upp projektet och rapportera direkt till projektägare och projektets politiska ledning. Namn Uppdrag Procent Period Tommy Larserö Projektledare 100 % Marjetta Leijonhufvud Projektledare 50 %

16 Projektplan 16(21) 4.2 Budget och finansiering Genomförandeprojektets kostnadsbudget (nummer ett) för hela projektperioden är beräknad till 1,2 miljoner kronor. Direkta kostnader som genomförandeprojektet resulterar i är bland annat konsultstöd, utbildningsaktiviteter, informationsmaterial, juridisk rådgivning, sammanträdeskostnader, resor och diverse andra omkostnader. Projektledarlönerna och konsekvenser av själva genomförandet eempelvis ny grafisk profil som eventuellt kräver nya skyltar och ny domän där alla inom den nya regionorganisationen behöver nya e-postadresser - är inte medräknad i projektets genomförandebudget. För att synliggöra alla kostnader skall en andra kostnadsbudget upprättas dels för projektledarkostnaderna dels för övriga kostnader som kan uppkomma med anledning av projektets genomförande eempelvis nya skyltar med mera. Kunskap kring dessa i dagsläget otydliga kostnadskonsekvenser kommer under projektperioden successivt bli alltmer tydliga. Örebro läns landsting svarar för finansiering av projektbudgeten. Projektledarnas löner och övriga personalresursers arbete i projektet svarar respektive organisation för. En mer detaljerad budget är upprättad. 5 Projektorganisation 5.1 Roller, ansvar och befogenheter Landstingets planering och organisationskommitté (POK) ansvarar i samråd med regionförbundets presidium (RFÖ) för den politiska styrningen av genomförandeprojektet. Som politisk referensgrupp finns den tidigare styrgruppen R2015 (bilaga 4). POK rapporterar till landstingsstyrelsen. Motsvarande rapportering sker från regionförbundets presidium till regionstyrelsen. Landstingsdirektören har tillsammans med regiondirektören ansvar för att leda arbetet (projektägare). Förankring, information och diskussion ska fortlöpande ske i landstingets och regionförbundets ledningsgrupper. Övergripande samråd och diskussion med kommunerna ska ske i KC/LD-grupp ledd av regiondirektören. Landstinget respektive regionförbundet har varsin projektledare för genomförandetiden. Landstingsdirektör och regiondirektör utgör tillsammans med projektledarna projektledningen. Arbetet indelas i delprojekt med utsedda ansvariga delprojektledare. Huvudprincipen är att aktiviteterna i varje delområde leds av respektive ansvarig i linjen. Flera av delprojekten har tydliga gemensamma beröringspunkter. Dessa ska hanteras gemensamt av de ansvariga delprojektledarna. Projektledarna ansvarar för helheten och samordnar rapportering till projektägare.

17 Projektplan 17(21) All facklig samverkan, information och förhandling sker kontinuerligt i landstingets och regionförbundets centrala samverkansorgan. Projektledarna ansvarar för en samlad, heltäckande projektplan. Projektledarna kan av effektivitetsskäl lägg ihop delprojekt om syfte ändå uppnås. Projektledarna kan också lägga samman olika delprojekt och aktiviteter om behov uppstår under arbetets gång. För varje delprojekt ska en delprojektplan tas fram. Ansvariga för respektive delprojekt avgör organisering och bemanning för arbetet. Delprojektets omfattning och karaktär avgör bemanningen. Delprojektledarna ska löpande skriftligt informera projektledarna om delprojektets status. Varje delprojektområde ska slutrapporteras skriftligt till projektledarna. I vissa fall ska beslutsmaterial produceras i enlighet med gällande formkrav för ärendeberedningsprocessen i landstinget. Projektledarna ansvarar för närmare anvisningar om planering och dokumentation. Angiven tidplan för slutredovisning för varje delprojekt (se under 2.2 Projektmål) anger den tidsram då projektledarna skall redovisa delprojektets slutrapport till projektägarna. Det innebär att varje delprojekt skall slutredovisas två veckor tidigare till projektledarna om inget annat är överenskommet.

18 Projektplan 18(21) 5.2 Organisationsschema för projektorganisationen 6 Kommunikation 6.1 Kommunikativt förhållningssätt och plattform En god kommunikation är en viktig framgångsfaktor för genomförandeprojektet. Öppenhet, lyhördhet och tillgänglighet ska vara ledord för hela processen. Huvudsyftet med kommunikationsarbetet är att skapa kunskap, förståelse och engagemang för projektet och för regionens utveckling internt och eternt. Projektets arbetsform bygger i hög grad på dialog och det är av stor vikt berörda och intresserade känner sig informerade och ges möjlighet ta del av dokumentation, ställa frågor och lämna synpunkter. En viktig framgångsfaktor är att politiker och medarbetare känner engagemang och deltar aktivt i processen i de delar som de är direkt berörda i/av. Upplägget med att linjechefer är utsedda delprojektledare, gör att dessa på ett naturligt sätt kan involvera enhetens medarbetare i

19 Projektplan 19(21) delprojektets arbetsprocess samt kommunicera projektet på befintliga mötesplatser inom enheten. Som grund och kommunikativ plattform skall det finnas särskild webbplats för genomförandeprojektet. Dels den eterna webbsidan som även användes under det förberedande projektet. En banner finns både på landstingets, regionförbundets och länets kommuners egna webbplatser, dels en intern webbsida som både Landstinget och Regionförbundet ska komma åt, via intranäten. På både den eterna och interna webbsidan, ska alla kunna ta del av nyheter och tillgänglig dokumentation. Där finns också möjlighet att lämna synpunkter och frågor direkt till projektledningen. Identifierade nätverk, samverkansforum och kommunikationskanaler ska användas i så hög grad som möjligt. En kommunikations- och aktivitetsplan som ska beakta såväl eterna som interna behov och perspektiv skall upprättas. Det är landstingets kommunikationsdirektör i samråd med projektledarna som är ansvarig för kommunikationsarbetet inom projektet. 6.2 Intressentanalys Örebro läns landsting, Regionförbundet Örebro, länets kommuner, Länsstyrelsen, Örebro Universitet och alla politiska partier påverkas direkt av projektet. Dessa organisationer behöver involveras och engageras i projektet. Näringslivs-, bransch-, intresse-, ideella-organisationer samt andra offentliga och icke offentliga organisationer är andra organisationer som kan påverkas och vill kunna få information om projektet. 6.3 Information och dialog till projektets intressenter Intressenter som blir direkt påverkade av regionbildningen ska inkluderas i en särskild tidplan. Dessa möten syftar både till information och dialog omkring nya och förändrade samverkansfrågor som uppstår med anledning av en ny regionorganisation. En kommunikationsplan för genomförandeprojektet ska tas fram. Kommunikationsplanen ska beakta såväl eterna som interna behov och perspektiv. 6.4 Dokumentation och rapportering inom projektet All skriftlig information internt för projektledare och delprojektledare läggs på virtuell server (

20 Projektplan 20(21) Huvudadministratör för dokumentbanken är Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) som också kommer att lägga in nationella dokument omkring regionbildning på samma server. Den politiska ledningsgruppens möten och projektledarmöten dokumenteras och sprids till respektive grupps deltagare. 7 Kvalitet 7.1 Kvalitetssäkring av eterna leverantörer En projektcontroller svarar för kontinuerlig uppföljning och revision av arbetet inom genomförandeprojektet. Controllern rapporterar direkt till projektägare och projektets politiska ledning. Insatsen syftar till att tidigt och kontinuerligt säkra kvaliteten på arbetet inom projektet. Controllern ges full insyn både i form av all dokumentation men också möjlighet närvara på möten. 8 Risker och möjligheter De samlade riskerna med att bilda region har belysts i tidigare delar av processen (bilaga 1). Den främsta risken, att ansökan avslås, bedöms i kraft av en positiv departementspromemoria tillsammans med positiv omvärldsdiskussion i nuläget som liten. Projektets politiska ledning är ansvarig för att kontrollera eventuella risker i den nationella beslutsprocessen. De främsta riskerna i genomförandeprojektet är kopplade till att ordinarie verksamhet tappar fart vilket påverkar både internt som eternt. Egen anställd personal kan komma uppleva oro över den egna arbetsplatsens eventuella förändring. De samlade kostnaderna för landstinget och regionförbundet kommer sannolikt att öka under genomförandeperioden. Vid alla större förändringsprojekt utgör det en risk att någon del brister i kvalitet eller att förseningar uppstår. Andra risker: Den nya organisationen får inte legitimitet i kommuner och omgivande samhälle. Otillräckligt med tid för diskussion, analys och beslut avsätts för projektet från nyckelpersoner. En partipolitisk splittring samt splittring mellan organisationer om organisationsfrågor, finansiering med mera. Nyckelpersoner i projektet slutar, vilket kan påverka tidplanen negativt. Vad händer om vi startar detta projekt? Tid och resurser binds upp i den politiska organisationen och för tjänstemän i berörda organisationer.

21 Projektplan 21(21) För att kontrollera riskerna kommer en kommunikationsplan att tas fram, en särskild revision följer pågående aktiviteter och en månadsvis ekonomisk uppföljning genomförs. En särskild riskanalysplan har tagit fram tas fram för projektet. Projektägarna är ansvariga för riskerna inom genomförandeprojektet. 9 Projektavslut De delar i Genomförandeprojektet som är färdigställda skall i gemensamt dokument slutrapporteras i oktober 2014 för att politiska- och tjänstemannaledningen skall få ett helhetsperspektiv på den nya organisationens utformning och tänkta arbetsmodell innan driftstarten. Viktiga strategiska frågor kommer politiken och tjänstemannaledningen fatta beslut om löpande under Alla delprojekt kommer dock inte kunna slutrapporteras fullt ut i oktober 2014 eftersom vissa aktiviteter och planering förväntas pågå in i De färdigställda delarna som kan slutrapporteras skall redovisas i Landstingsstyrelsen november 2014 och redovisas och beslutas i Landstingsfullmäktige december Genomförandearbetet ska följas upp och utvärderas. En uppföljnings/utvärderingsrapport ska lämnas i augusti Projektledarna ansvarar för utvärdering och uppföljning. Genomförandeprojektet avslutas augusti 2015 och övergår då i förvaltning. 10 Referenser Dokument som har använts i samband med utarbetandet av Projektplanen. Direktiv för genomförande av Region (Utarbetat av projektägarna ) Lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa län. (SFS 2010:630). Remiss till kommuner i Örebro län. Ansökningar från andra landsting. Dokumentation från redan etablerade regioner (Halland, Skåne, Västra Götaland) Offentligt tryck som Ansvarskommittén, Sjöstrands utredning med mera). Bilagor Bilaga 1. Örebro läns landstings ansökan till regeringen om att få överta det regionala utvecklingsansvaret och bilda ny region. Bilaga 2. Departementspromemoria från Socialdepartementet Bilaga 3. Landstingsfullmäktiges beslut om ny regional politisk organisation för mandatperioden Bilaga 4. På väg mot en region (Slutrapport av förberedandeprojekt Region 2015) Bilaga 5. Örebro läns landstings hälso- och sjukvårdsorganisation (landstingsdirektörens redovisning 18 juni 2013).