Slutgiltig kallelse Sektionsmöte 1

Transkript

1 Kallelse Sektionsmöte Styrelsen 15/16 Slutgiltig kallelse Sektionsmöte 1 Plats: Omega Tid: Del 1 Torsdagen den 1 oktober 12:15 Del 2 Torsdagen den 1 oktober 17:15 Preliminär föredragningslista 1. Preliminärer a. Mötets öppnande b. Val av två justeringspersoner tillika rösträknare c. Justering av röstlängden d. Val av mötesordförande e. Val av mötessekreterare f. Mötets behöriga utlysande g. Adjungeringar h. Godkännande av dagordningen i. Godkännande av föregående mötesprotokoll j. Beslutsuppföljning 2. Meddelanden a. Inspektor b. Kårledningen c. Styret d. HArm e. SnH f. SAMO g. DKV h. DSC i. H6 j. HD k. NollK l. photo m. Rustet n. PubF o. Lindholmsfestivalen p. LP (Lindholmspartiet) q. Rekryteringsgruppen 3. Enkla frågor

2 Kallelse Sektionsmöte Styrelsen 15/16 4. Interpellationer a. Sektionstidning 5. GOEROVSBOA Godkännande om ekonomisk redovisning och verksamhetsberättelse samt beslut om ansvarsfrihet a. Styret 2014/ Propositioner a. Fastställande av verksamhetsplan för 2015/2016 b. Fastställande av budget för verksamhetsåret 2015/ Motioner a. Införskaffande av sektionshoodies b. H-sektionsbal c. Drönare d. Svenskt kött e. Har sektionsmöte f. Fikakommitté g. Kaffeautomater loungen 8. Presentation av Mottagningsutvärdering 9. Val a. Fyllnadsval arbetsgruppen för valberedning 9. Övriga frågor 10. Nästa sektionsmöte 11. Mötets avslutande

3 Interpellation Interpellation: Sektionstidning I våras uppkom idén med starta en sektionstidning för H-sektionen, delvis för det känns konstigt Chalmers största sektion saknar en sådan. Tanken är skapa en sektionstidning som skulle kunna fylla många olika funktioner och ge teknolognytta på många olika sätt. Bland annat skulle tidningen kunna vara ytterligare en kommunikationskanal för Styret och de befintliga kommittéerna på sektionen, ge möjlighet till olika företag annonsera och ge allmänt härlig läsning till sektionens medlemmar. Exempel på innehåll skulle kunna vara intervjuer, schema över framtida aktiviteter (modell: skitviktigt), sektionspodcast online, knep och knåp, gästspalter, etc. Ytterligare en aspekt skulle kunna vara ge teknologer möjlighet till bli gästskribenter vilket öppnar upp för möjligheten engagera sig i sektionen utan sitta i en kommitté. Denna interpellation syftar alltså till undersöka om det finns intresse på H-sektionen för en eventuell uppstart av en sektionstidning. Interpellanterna föreslår interpellationen till börja med diskuteras av sektionsmötet i plenum för sedan diskutera frågorna som presenteras nedan i torgform under en ajournering av sektionsmötet. Med ovanstående som bakgrund, föreslår undertecknade sektionsmötet diskuterar följande frågeställningar: I plenum: Finns det intresse på sektionen för uppstart av en sektionstidning? Borde det tillsättas en utredning som ytterligare utreder frågan? I torgform : Se bifogade dokument. Olof Svanberg, Mias Nyman, Patricia Lundgren

4 Verksamhetsberättelse Ordförande Verksamhetsberättelse för Ingenjörsteknologsektionen 2014/2015 Inledning Under verksamhetsåret 2014/2015 har mycket fokus legat på utveckla arbeten som startats tidigare år. Under året har två poster arvoderats under två perioder av året. Ordförande arvoderades halvtid under de första tre läsperioderna och arbetsmarknadsansvarig under hela första läsperioden och delar av den andra. Arbetet för dessa poster har rapporterats under året och har främst använts för utveckla posterna så mindre tid krävs i framtiden. Årets stora projekt Interna projekt Sammarbete programansvariga En struktur för ett samarbete med programansvariga har tagits fram. Strukturen ses upp i början av året där det bestämdes hur ofta mötena skulle vara och hur kallelse skulle ske. I slutet av året utvärderades detta tillsammans med programansvariga och samma struktur kommer användas i fortsättningen. Med på mötena är även studievägledarna. Sektionens organisation Alla kommittéernas instruktioner har uppdaterats. Styrelsen påbörjat arbete med se över sektionens övriga dokument och hållit en workshop för påbörja arbetet med ta fram en vision. Styret har under året varit aktiva med synas, främst genom det nystartade arrangemanget sektionsmöte noll och motionsluncher. Motioneringen har ökat på sektionen vilket styret sett som väldigt positivt. Valberedning Styret har under året försökt öka den nuvarande valberedningens status på sektionen och även utreda dess verksamhet. En arbetsgrupp tillses i slutet av året för jobba vidare med frågan. Utbildning Kursenkäter Studienämden har aktivt jobbat med höja svarsfrekvensen på kursenkäter. Detta har gjorts med affisher, facebook event och sektionens dag. Det har även tagits fram ett pilotprojekt med en föreläsning för nya studenter om vikten av svara på kursänkäter tillsammans med studentcentrum. Utskott för alla program Tidigare har man känt en saknad mellan alla klasser och studienämden och styret. Denna avsaknaden skulle man motvärka med skapa utskott för varje program. Styrelsen ansåg i år det var mer lämpligt SnH får kontakt med programrådsrepresentanterna för skapa den kontakten. Detta bestämde styret skulle göras med i programråden där nu SnH-representanten är med.

5 Verksamhetsberättelse Ordförande Arbetsmarknad Vidareutveckla mentorskapsprogrammet Mentorskapsprogrammet har under året delvis jobbat för få fler mentorspar men framförallt jobbat för en ökad verksamhet för de paren som är med. Detta för skapa raktivitet för mentorer vara med i programmet. Företagskontakt HArm jobbade aktivt med förbättra mässan under året vilket syntes främst på kvalitén på mässan. Både företag och studenter upplevde kvalitén på mässan lyfts då både flöde, utseende och PR inför mässan förbättrats. Under året har det jobbats för en förbättrad relation med företag utöver mässan. Tyvärr har inget större samarbete lyckats komma fram i detta mycket på grund av arbetsmarknadsansvarig valde säga upp sitt uppdrag. De samarbeten som har genomförts har dock gjort det med god kvalitét. Kommittéer Alkoholkultur Styret tog fram riktlinjer för tyda kårens policy angående alkohol på arrangemang. För ta fram dessa riktlinjer genomfördes workshops med kommittéer och internt i styret. Riktlinjerna började även implementeras under verksamhetsåret. Under kommittéutbildningen som hölls under våren var ett av passen gällande alkoholkulturen på sektionen och hur man kan förbättra den. Uppmärksamma kommittéernas verksamhet Förutom kommittéernas instruktioner har uppdaterats har styret varit runt på alla kommittéernas aspningar för uppmärksamma vad kommittéer är ålagda göra. Innan inval av kommittéerna har även en kortare intervju hållits med alla nominerade och vid detta tillfället uppmärksammades instruktionerna ytterligare en gång. Lindholmsfestivalen Lindholmsfestivalen startades genom en motion som lades föregående år. Lindholmsfestivalen genomfördes av en tillfälligt ihops arbetsgrupp för senare utredas om det ska bli en kommitté eller inte. Arbetsgruppen gjorde ett stort jobb och fick ihop en riktigt bra festival. Tyvärr var deltagarantalet alldeles för litet för gå runt och en förändring i det måste ske för göra det hållbart. Information PR-gruppen Alla kommittéers informations- eller PR-ansvariga har skapat en grupp tillsammans under styrets informationsansvariga. Gruppen diskuterar kommunikation på sektionen och sätter i året fram ett mål som de ska jobba med under året tillsammans för förbättra kommunikationen.

6 Verksamhetsberättelse Ordförande Styrelsen 14/15 Veronika Aspvall Ordförande Petra Forsmark Vice ordförande Hanna Olsson Ekonomiansvarig Elin Stenvall Utbidningsansvarig Filip Kleverud Näringslivsansvarig Louise Rubensson Informationsansvarig Hanna Olsson Veronika Aspvall Ekonomiansvarig 14/15 Ordförande 14/15 Styrelsen för Ingenjörsteknologsektionen Styrelsen för Ingenjörsteknologsektionen

7 EKONOMISK REDOVISNING Ekonomiansvarig Ekonomisk redovisning för Ingenjörsteknologsektionen 2014/2015 Inledning Verksamhetsåret 2014/2015 har varit ett mycket händelserikt år för H-sektionen och resulterade till slut i ett positivt resultat på 9208kr. Då vi budgeterat för backa :- kan detta resultat ses som lite märkligt men främsta anledningen till detta är vi tilldelades :- från Högskolan som vi inte förutsett. Vi har under året legat bra enligt budget på de flesta posterna och det har varit främst de större arrangemangen så som HArm-mässan och Lindholmsfestivalen som påverkat det slutliga resultatet. Årets resultat kr Nedan följer de poster som påverkat årets resultat mest. Arvodering Budgeterat 14/15 Utfall 14/15 Diff : : : - Under verksamhetsåret hade vi två arvodering i Styrelsen. Budgeten var gjord utifrån detta skulle motsvara en heltidsarvodering men då vi under året insåg inte behovet fanns valde vi minska arvoderingen och kunde därför spara in pengar. Kvalitetspengar Budgeterat 14/15 Utfall 14/15 Diff 0: : : - I slutet av hösten 2014 fick blev vi tilldelade pengar från EDIT-I och Data. Detta är öronmärkta pengar som ska gå till bland annat teknologlokaler. Då vi inte hade räknat med dessa är detta något som gjort vi istället för backa har gått plus under verksamhetsåret. Rekommendationer avsätta större delen av summan till fonden har dock gjorts till Styret 15/16. Lindholmsfestivalen Budgeterat 14/15 Utfall 14/15 Diff : : : - På våren 2015 arrangerades Lindholmsfestivalen för första gången. Tyvärr hade vi inte vädret på vår sida och detta är något som troligtvis påverkat resultatet. Bidrag söktes från Kåren och vi fick sammanlagt :-. Enligt bokslutet 14/15 backade festivalen ca 8000, men då vissa fakturor fortfarande saknades vid detta tillfälle gör detta siffran blir något missvisande. Medlemsavgifter Budgeterat 14/15 Utfall 14/15 Diff : : :- Vanligtvis överförs medlemsavgifterna en gång per termin. Dock blev detta något förskjutet på våren och avgifterna hann inte komma in innan bokslutet gjordes.

8 EKONOMISK REDOVISNING Ekonomiansvarig HArm Budgeterat 14/15 Utfall 14/15 Diff : : : - Vi hade budgeterat för HArm skulle få in mer pengar än de lyckades med. Detta beror delvis på man inte fick så många företag som man hoppats på till HArm-mässan men kostnaderna fortfarande var stora. Även lunchföreläsningarma blev färre än tänkt. Hanna Olsson Veronika Aspvall Ekonomiansvarig 14/15 Ordförande 14/15 Styrelsen för Ingenjörsteknologsektionen Styrelsen för Ingenjörsteknologsektionen

9 Proposition Styrelsen Proposition 1. Fastställande av verksamhetsplan 2015/2016 Enligt H-sektionens stadgar (6:8) ska det på sektionsmöte 4 bestämmas en preliminär verksamhetsplan som skrivs av det aktuella verksamhetsårets styrelse som sedan ska fastställas på sektionsmöte 1. Förslag Den preliminära verksamhetsplanen har genomgått vissa justeringar (främst strukturella) och ska nu klubbas som slutgiltig. (se bilaga 1) Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar styrelsen: fastställa verksamhetsplanen 2015/2016 enligt (bilaga 1) Styrelsen genom Claudia Ardelean, Ordförande 15/16

10 Verksamhetsplan Styrelsen Bilaga 1. Verksamhetsplan för verksamhetsåret 15/16 Internverksamhet Skapa en vision Fortsätta arbetet med skapa en vision, ta del av tidigare underlag från förra årets styrelse och fastställa visionen. Utifrån visionen skapa uppdrag och prioriterade områden för sedan bygga en verksamhetsplan efter det. Se över sektionens ekonomi Färdigställa den ekonomiska policy som skapats. Utvärdera mallarna som gjorts för kassörerna. Se över sektionens fonder och revidera hur dessa ska skötas i framtiden. Nöjesliv Se över sektionens engagemang Se över hur man skapar engagemang på sektionen och vilken form som är lämplig genom kontakt med andra sektioner. Möjliggöra engagemang utanför kommittéer och utvärdera tidigare engagemang på sektionen. Arbetsmarknad Se över sektionens alumniverksamhet Bygga grundstommen för en alumniverksamhet på sektionen. Skapa ett strukturerat alumninätverk och utreda hur sektionens studenter vill använda alumner. Ta fram en strategi för hur alumner kan vara delaktiga i studenternas studietid. SAMO Vidareutveckla SAMO posten Utveckla vad SAMO ska göra på sektionen och vilken roll SAMO skall ha i styret. Detta genom ta del av instruktioner för andra sektioner och kartlägga vad som krävs på just vår sektion, samt jobba för synliggöra för alla H sektionens studenter vem och vad SAMO är. Utbildning Se över examensarbete Se över hur högskolan utvärderar examensarbete. Se över processen för hur högskolan informerar om examensarbete. Se över hur studenter kan ges bättre stöd i processen, av till exempel andra studenter. Kommunikation Synliggöra engagemang och påverkansarbete Jobba för öka deltagande på sektionsmötet för synliggöra engagemang utanför kommittéer. Utreda det bristande påverkansarbetet och aktivt arbeta för sektionens medlemmar ska veta hur de går tillväga för engagera sig. Synliggöra äskningsmöjligheter. Styrelsen genom Claudia Ardelean, Ordförande 15/16

11 Proposition Styrelsen Proposition 2. Fastställande av budget 2015/2016 Enligt H-sektionens stadgar (6:8) ska det på sektionsmöte 4 bestämmas en preliminär budget som skrivs av det aktuella verksamhetsårets styrelse som sedan ska fastställas på sektionsmöte 1. Förslag Fastställa den förändrade budgeten till slutgiltig. (se bilaga 2) Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar styrelsen: fastställa budgeten 2015/2016 enligt förslag (se bilaga 2) Styrelsen genom Alina Nilander, Ekonomiansvarig 15/16

12 Bilaga 2. Budget för verksamhetsåret 2015/2016 Slutgiltig budget för verksamhetsåret 2015/2016 CHALMERS STUDENTKÅR H SEKTIONEN Slutgiltig 14/15 Preliminär 15/16 Slutgiltig15/16 Ingående balans kr kr kr Intäkter Inkomst Inkomst Inkomst Bidrag skolan kr kr kr HArm kr kr kr Medlemsavgifter kr kr kr Skåpshyra Övrigt kr kr kr SUMMA Intäkter kr kr kr SUMMA Ing. balans och Intäkter kr kr kr Utgifter Utgift Utgift Utgift Arvoderingar kr kr kr Arrangemang kr kr kr Bil mottagning kr - kr kr Äskningar kr kr kr Bidrag examensmiddag kr kr kr Bidrag fadderverksamhet kr kr kr Bidrag Lindholmsfestivalen - kr kr kr Sunfleet kr kr kr Fasta avgifter kr kr kr Resekostnader kr kr kr Inköp material och varor kr kr kr Teambuildning kr kr kr Representation kr kr kr Sektionsmöte kr kr kr Kläder kr kr kr PR kr kr kr Daglig verksamhet kr kr kr Hemsida kr 500 kr kr Kontorsmtrl kr kr kr Telefon kr kr kr Visma - kr kr kr Övrigt kr kr kr Mötesomkostnader kr kr kr Bankkostnader kr kr kr Sektionsnytta kr - kr - kr Fondavsättning - kr - kr kr Placeringar Summa Utgifter kr kr kr Utgående balans kr kr kr SUMMA utgående balans och utgifter kr kr kr

13 Motion Motion 1. Införskaffande av sektionshoodies För ytterligare stärka sektionsandan samt verkligen visa för resten av Chalmers och världen H-sektionen är STÖRST, BÄST och VACKRAST föreslår jag det skall finnas möjlighet för sektionsmedlemmarna, till ett rimligt pris, köpa hoodie-tröjor tydligt märkta med sektionens emblem. Förslagsvis sker detta genom olika beställningsomgångar via Styret. Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar jag: ålägga styret undersöka möjligheten införskaffa ovan nämnda hoodie-tröjor samt rapportera om detta till sektionsmöte Frågor ställs med fördel till Olof Svanberg. Olof Svanberg

14 Motion Motion 2. H-sektions bal Flertalet sektioner på Chalmers anordnar årliga baler, och vi känner det saknas på H-sektionen. Förslag Att tillsätta en arbetsgrupp som kan undersöka möjligheten till anordna en bal där alla får gå, och en bal endast avsedd för treorna. Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar vi: det skall tillsättas en arbetsgrupp. undersöka möjligheten anordna en bal. Josephine Darlington och Nina Hellström

15 Motion Motion 3. Drönare I har en. H har ingenting coolt alls. Förslag H-sektionen borde i PR-syfte skaffa en drönare för på så sätt kunna dokumentera mottagningen och andra evenemang. (Kostar 1300:- typ). Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar jag: H-sektionen införskaffar en drönare. Marcus Nilsson

16 Motion Motion 4. Svenskt kött H-sektionen borde vara ett föredöme och tänka på förse dess medlemmar med närproducerade svenska köttprodukter under arrangemang. Förslag För kompensera för den eventuella extrakostnaden kan styret ge bidrag för mellanskillnaden. Hör med andra sektioner hur det gåt till där, t.ex. Z-sektionen. Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar jag: alla kommittéer ska köpa svenskt kött till alla arrangemang. Andreas Pettersson

17 Motion Motion 5. Har sektionsmöte Då sektionsmötena kan bli något långsamma och endast är en liten procent av sektionens medlemmar som kommer. Förslag För liva upp stämningen på sektionsmötena samt ge sektionens medlemmar ännu en anledning gå på sektionsmötena och skapa något se fram emot inför dessa tycker jag det vore roligt om det infördes någonslags har på mötet. Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar jag: mötesordförande och sekreterare på sektionsmötet ska ha på sig en rolig h var på varje möte. båda harna ska vara nya för varje sektionsmöte. Anna Crona

18 Motion Motion 6. Fikakommittée Genom regelbundet fikande tror vi man kan höja motivationen, trivseln och studieandan på sektionen. Förslag Att det tillsätts en tillfällig kommittée som bjuder sektionens medlemmar på fika regelbundet. Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar motionärerna: en tillfällig kommittée tillsätts vars uppdrag blir minst 2 gånger per läsperiod bjuda sektionens medlemmar på fika. styrelsen sponsrar detta fika ekonomiskt och kommer överrens med den tillfälliga kommittéen om en rimlig summa per fikatillfälle. det tillsätts 4-6 personer under sektionsmöte 1 som kan påbörja detta uppdrag direkt. fikakommittéen får namnet HKEX Anna Crona, Anja Bröyn, Hanna Guldbrand, Andreas Pettersson och Ramzi Khalaf

19 Motion Motion 7. Kaffeautomater loungen Tentaveckor. Förslag En kaffeautomat i loungen för kunna ge oss kaffe när allt annat är stängt. Yrkande Med ovan nämnt som grund yrkar jag: vi ska införa en kaffeautomat/maskin i loungen. Markus Nilsson