Granskning av Personalförsörjning och planering inom

Transkript

1 Kommunrevisionen Omsorgsnämnden Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige - för kännedom Granskning av Personalförsörjning och planering inom. De förtroendevalda revisorerna i Borlänge kommun har gett KPMG i uppdrag att genomföra en granskning angående Personalförsörjning och planering inom i Borlänge kommun. Utifrån ställda revisionsfrågor gör vi följande bedömning: Denna granskning har fokuserat på två områden inom, personalförsörjning och planering av personalinsatser. Vi kan konstatera att det avseende personalförsörjning i stort finns styrning till viss del i form av politiska mål, strategier mm. I dessa fall handlar det om att minska sjukfrånvaron, rätten att arbeta heltid mm. Vad avser strategisk personalförsörjning i övrigt finns inget samlat strategiskt dokument där vi kan utläsa den personalpolitiska ansatsen i arbetet med att säkra kompetensen inom i framtiden. Det finns ett personalpolitiskt program från 2002 och vår uppfattning är att det kan utvecklas. Avseende den andra delen i granskningen, planering av personalinsatser mm så kan vi konstatera att all vikariehanteringen nu ska gå via bemanningsenheten. Bemanningsenheten har ingen pool längre men utgör en väg in för all vikarier inom. Alla tjänster som ska tillsättas tillsätts via bemanningsenheten d v s alla har varit vikarier och vissa har även kommit in via LAS. Verksamheterna planerar brukartiden via ett databaserat verksamhetssystem och vår bedömning är att planeringen av tid fungerar tillfredställande. Det är en mängd variabler att ta hänsyn till vid planering av tid, i synnerhet inom hemtjänsten som är föränderlig. Förutom brukamas behov så är det också personalens arbetstider. Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: 0 Vår uppfattning är att ett finns behov av ett reviderat personalpolitiskt program eller motsvarande. Vi bedömer det som viktigt att arbeta med den strategiska personalförsörjningen mot bakgrund av framtidens behov av arbetskraft inom vården. Det år viktigt att fortsätta arbeta för att Borlänge kommun ska bli en attraktiv arbetsgivare.

2 0 Det finns all anledning for omsorgsnämnden och förvaltningen att arbeta vidare med olika kompetenshöjande åtgärder. Det blir omöjligt att ha mål för utbildningsnivå då det i realiteten inte finns personal i tillräcklig omfattning att tillgå. Det viktigaste arbetet blir därmed det framtidssyftande strategiska arbetet. 0 Fortsätt arbeta med och vidareutveckla den marknadsföringsplan som finns. 0 Det mäts inte idag hur många medarbetare som möter den enskilde brukaren. Vår uppfattning är att detta är ett viktigt mått som bör mätas kontinuerligt och redovisas. Viktigt är att det i detta sammanhang fastställs en definition på kontinuitet. Revisionen begär yttrande över bifogad rapport, senast De förtroendevalda revisorerna i Borlänge kommun. c L/ÅZQÅÃ/ø/ i Mariann Nordlöf Ulla Olsson

3 Personal orsörjning och planering inom Revisionsrapport Advisory Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited Iiability company and a member firm of the KPMG network of independem member finns affiliated with KPMG international Cooperative ( KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

4 Personalfifirsérjning och planering inom Innehåll Sammanfattning 1 Svar på revisionsfrågoma 1 Bedömning och rekommendationer 2 2. Inledning Bakgrund Syfte Avgränsning Revisionskriterier Ansvarig nämnd Metod Projektorganisation 5 3. Ledning, styrning Organisation Politiska mål och viljeinriktningar Uppföljningar Kompetens Rekrytering av personal 8 4. Resursfordelning Bemanningsenhet Enheternas arbete Hur många medarbetare möter brukaren 14 Slutsatser Bedömning av revisionsfrågor Rekommendationer KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

5 Personalfêjrsörjning och planering inom 1. Sammanfattning Vi har av Borlänge kommuns revisorer fått i uppdrag att granska personalfcirsörjning och planering inom. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Syftet med granskningen har varit att bedöma om omsorgsnämnden har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av personaltörsörj ningen inom. 1.1 Svar på revisionsfrågorna Utifrån denna gransknings revisionsfrågor konstaterar vi följande: 0 Har omsorgsnämnden antagit tydliga mål, uppdrag och direktiv avseende personalförsörjning och resursfördelning. Omsorgsnämnden antar mål utifrån kommunfullmäktiges uppdrag. När det gäller personalfrågor så har kommunstyrelsens arbetsgivarutskott ett ansvar. Strategisk plan utgör ett viktigt dokument avseende bl.a. personalfrågor. Kommunstyrelsen har år 2002 antagit ett personalpolitiskt program som enligt vår uppfattning bör revideras. Äldreomsorgens Verksamheter arbetar med resursfördelning, vilket är ett ständigt pågående utvecklingsarbete. Uppdrag och direktiv kommer från omsorgsnämnden. 0 Följer omsorgsnämnden upp mål, uppdrag och direktiv i tillräcklig omfattning? Omsorgsnämnden följer upp mål årligen i årsredovisningen. Detta inkluderar uppföljning av sjukfrånvaro och personalomsättning vilket är mätbara mål möjliga att följa upp. 0 Finns ändamålsenligt stöd för att planera tid hos brukare inkl. planering av kringtid som t.ex. resor? Vi bedömer att det finns ett ändamålsenligt stöd för planering av tid. Att planera tid inom hemtjänsten är komplext mot bakgrund av alla faktorer som måste tas hänsyn till: Brukarnas behov, personalens scheman och arbetstider samt dagliga förändringar. Rättigheten till heltider påverkar även planeringen. 0 Finns ett ändamålsenligt stöd för vikariehantering inkl. hantering av eventuell personalpool? Bemanningsenheten ansvarar för all vikariehantering. Alla som vill vara vikarier anmäler sig till bemanningsenheten som introducerar och anställer. Vid behov av vikarie i verksamheten anmäls detta till bemanningsenheten som tillsätter vikarie. Vi gör den bedömningen att bemanningsenheten, som idag är två enheter, fungerar ändamålsenligt. De vi intervjuat gör också den bedömningen KPMG AB, a Swedish limited Iiability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Comparative ( KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

6 Personalfbrsérjning och planering inom ] -20 Personalpool har funnits, men finns ej längre inom. 0 Finns rutiner för att säkerställa att ett begränsat antal medarbetare möter brukaren? Det finns inga specifika rutiner för att mäta hur många medarbetare som möter brukaren. Det görs ej heller mätningar angående detta, vilket tidigare gjorts. Dock strävar man efter i planeringen att så få som möjligt ska möta brukaren bl.a. med att man planerar s.k. dagkontinuitet. 0 Fungerar rekryteringsprocessen ändamålsenligt för att bemanna organisationen med rätt kompetens? Hur arbetar förvaltningen proaktivt med tillgången på kompetens? Det är svårt idag att rekrytera personal till med adekvat utbildning. De flesta som kommer in via vikarieenheten har ej utbildning. Förvaltningen är medveten om vikten att rekrytera personal av olika personalkategorier och har genomfört en rad marknadsaktiviteter i syfte att marknadsföra yrket och kommunen. Förvaltningens ambition är att arbeta vidare med att utveckla marknadsföringsplanen i syfte att kunna rekrytera kompetenta medarbetare. 1.2 Bedömning och rekommendationer Denna granskning har fokuserat på två områden inom, personalförsörjning och planering av personalinsatser. Vi kan konstatera att det avseende personalförsörjning i stort finns styrning till viss del i form av politiska mål, strategier mm. I dessa fall handlar det om att minska sjukfrånvaron, rätten att arbeta heltid mm. Vad avser strategisk personalförsörjning i övrigt finns inget samlat strategiskt dokument där vi kan utläsa den personalpolitiska ansatsen i arbetet med att säkra kompetensen inom i framtiden. Det finns ett personalpolitiskt program från 2002 och vår uppfattning är att det kan utvecklas. Avseende den andra delen i granskningen, planering av personalinsatser mm så kan vi konstatera att all vikariehanteringen nu ska gå via bemanningsenheten. Bemanningsenheten har ingen pool längre men utgör en väg in för all vikarier inom. Alla tjänster som ska tillsättas tillsätts via bemanningsenheten d v s alla har varit vikarier och vissa har även kommit in via LAS. Verksamheterna planerar brukartiden via ett databaserat verksamhetssystem och vår bedömning är att planeringen av tid fungerar tillfredställande. Det är en mängd variabler att ta hänsyn till vid planering av tid, i synnerhet inom hemtjänsten som är föränderlig. Förutom brukarnas behov så är det också personalens arbetstider. Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: 0 Vår uppfattning är att ett finns behov av ett reviderat personalpolitiskt program eller motsvarande. Vi bedömer det som viktigt att arbeta med den strategiska personalförsörjningen mot bakgrund av framtidens behov av arbetskraft inom vården. Det är viktigt att fortsätta arbeta för att Borlänge kommun ska bli en attraktiv arbetsgivare KPMG AB, a Swedish limited Iiability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lntemational Cooperative ( KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

7 Persona/försörjning och planering inom 0 Det finns all anledning för omsorgsnämnden och förvaltningen att arbeta vidare med olika kompetenshöjande åtgärder. Det blir omöjligt att ha mål för utbildningsnivå då det i realiteten inte finns personal i tillräcklig omfattning att tillgå. Det viktigaste arbetet blir därmed det framtidssyftande strategiska arbetet. 0 Fortsätt arbeta med och vidareutveckla den marknadsföringsplan som finns. 0 Det mäts inte idag hur många medarbetare som möter den enskilde brukaren. Vår uppfattning är att detta är ett viktigt mått som bör mätas kontinuerligt och redovisas. Viktigt är att det i detta sammanhang fastställs en definition på kontinuitet. 2. Inledning 2.1 Bakgrund och resurs- Vi har av Borlänge kommuns revisorer fått i uppdrag att granska personalförsörjning planering inom. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Att ha tillgång till personal i tillräcklig omfattning och med rätt utbildning inom är av stor betydelse for en god kvalitet i verksamheten. För den enskilde brukaren kan det antas att det är viktigt att möta ett begränsat antal medarbetare. Utan en kvalitetssäkrad tillgång till personal finns en risk att kvaliteten i verksamheten försämras och brister i omsorgen om gamla. Revisorerna bedömer därför att det är väsentligt att granska omsorgsnämndens styrning och uppföljning av personalförsörjningen inom. 2.2 Syfte Syftet med granskningen har varit att bedöma om omsorgsnämnden har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av personalförsörjningen inom. Granskningen har haft följande frågeställningar: 0 Har omsorgsnämnden antagit tydliga mål, uppdrag och direktiv avseende personalförsörjning och resursfördelning? 0 Följer omsorgsnämnden upp mål, uppdrag och direktiv i tillräcklig omfattning? 0 Finns ändamålsenligt stöd för att planera tid hos brukare inkl. planering av kringtid som t.ex. resor? 0 Finns ändamålsenligt stöd för vikariehantering inkl. hantering av eventuell personalpool? 0 Finns rutiner för att säkerställa att endast ett begränsat antal medarbetare möter brukaren? 2016 KPMG AB, a Swedish limited Iiabilily company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International"), a Swiss entily. AII rights reserved.

8 Persønaljörsörjning och planering inom ]-20 0 Fungerar rekryteringsprocessen ändamålsenligt för att bemanna organisationen med rätt kompetens? Hur arbetar förvaltningen proaktivt med tillgången på kompetens? 2.3 Avgränsning Granskningen har omfattat verksamheten inom, d.v.s. hemtjänst och särskilda boenden. 2.4 Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller: 0 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd för ledningssystem för kvalitet i verksamhet SOSFS 2011:9 0 Socialstyrelsens allmänna råd om grundläggande kunskaper hos personalen som jobbar i socialtjänstens omsorg om äldre SOSFS 2011:12 0 Interna regelverk och policys. 2.5 Ansvarig Granskningen nämnd har avsett omsorgsnämnden. 2.6 Metod Granskningen har genomförts genom: 0 Dokumentstudie av relevanta dokument. 0 Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker: I Verksamhetschef särskilt boende. I Verksamhetschef ordinärt boende, hemsjukvård. I Enhetschef särskilt boende. I Enhetschefer hemtjänst. I Enhetschef bemanning ordinärt boende. I Enhetschef bemanning särskilt boende. I Ordförande arbetsgivarutskottet. I Ordförande omsorgsnämnden. I T f personalchef. I Sektorchef sociala sektorn. 0 Rapporten är sakgranskad av Sektorchef, verksamhetschefer samt ordf arbetsgivarutskott KPMG A8, a Swedish limited Iiability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG international Comparative ( KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

9 Personal/Eirsörjning och planering inom Pro jektorganisation Granskningen har utförts av Lena Forssell, certifierad kommunal yrkesrevisor under ledning av Mats Lundberg, kundansvarig för Borlänge kommun. 3. Ledning, styrning 3.1 Organisation Omsorgsnämnden ansvarar for kommunens äldreomsorg och sociala sektorn är närmast ansvarig för verkställigheten inom. När det gäller personalfrågor har kommunstyrelsen ett ansvar via arbetsgivarutskottet och arbetar med frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Utskottet ansvarar även for den strategiska personalforsörjningen. Detta innebär att det i praktiken är två organisationer som har ett ansvar i personalförsörjningsfrågor. Enligt de vi intervj uat behövs ett gediget samarbete för att det ska fungera tillfredställande. Äldreomsorgen är en personalintensiv verksamhet särskilt inom särskilda boenden och hemtjänsten. Två verksamhetschefer leder arbetet inom. Ordinärt boende, hemtjänsten och hemsjukvården består av 16 hemtjänstgrupper samt demensteam och hemsjukvård. Respektive grupp leds av enhetschef. Särskilt boende består av totalt 8 särskilda boenden for äldre inklusive demensvård och korttidsboende. Enhetschefer leder arbetet. Två bemanningsenheter finns inom, en för ordinärt boende och en för särskilt boende. All rekrytering av timvikarier sker genom bemanningsenheterna. Timvikarier ersätter ordinarie personal vid korttidsfrånvaro. Bemanningsenheterna leds av enhetschefer som till sin hjälp har bemanningsassistenter. 3.2 Politiska mål och viljeinriktningar Vi har i vår granskning funnit att ett flertal styrande politiska dokument berör, direkt eller indirekt, personalförsörjningsfrågor och målsättningar att på olika vis arbeta för en hög personalkompetens, minskad sjukfrånvaro, heltider mm. Dokumenten finner vi i flera olika styrande dokument. Dels i kommunstyrelsens, arbetsgivarutskottets styrande dokument och dels i mål och budgetdokument for kommunen som helhet och dels för omsorgsnämnden. Borlänge kommun har antagit ett Personalpolitiskt program. Programmet är antaget 2002 och gäller fortfarande. Programmet beskriver bl.a. hur man ser på personalutvecklingen de närmaste 1 KF , Dnr 12/ KPMG AB, a Swedish limited Iiability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

10 Personalfbrsörjning och planering inom lo åren. programmets områden är kompetensutveckling, organisation/arbetstid, information, kommunikation, delaktighet, inflytande, ledarskap, medarbetarskap, rekrytering/rörlighet samt genomförandeplan. Programmet fastslår att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Vid intervjuer framkommer att man kommer att börja titta över det program som finns idag. I strategisk plan för framkommer att rätten till heltidsanställning är en självklarhet. Borlänge kommun tar i det s.k. Vi-projektet ett samlat grepp om bemannings- och schemafrågor med utgångspunkten att heltid ska vara en rättighet och deltid en möjlighet samt att minska planerade delade turer. Inför verksamhetsåret 2015 beslutades att alla anställda ska erbjudas heltider innan l juli Samtidigt beslutades att en ny schemaläggningsprocess skulle vara genomförs senast l juli Schemaläggningsprocessen syftar till att schemaläggning ska ske med delaktighet av personalen, för en god arbetsmiljö och för att undvika orimliga arbetstider. Ett av kommunfullmäktiges mål är att Borlänge kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare. Genom att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla kompetens ska en högre måluppfyllelse nås. Styrdokumenten för detta är Samverkansavtal och ARUBA (Attrahera, Rekrytera, Utveckla, Behålla och Avveckla). En rad olika indikatorer ska mäta detta, bl.a. sjukfrånvaro, personalomsättning, antal medarbetare med sammanhållen arbetstid mm. Kommunstyrelsen har ansvaret att implementera ARUBA i all verksamhet. Dessutom finns på kommunstyrelsens ansvar att driva projekt arbetsglädje. Av kommunens planeringsförutsättningar framgår att det finns en medvetenhet om att andelen av befolkningen i yrkesverksam ålder kommer att minska vilket innebär att den s.k. försörjningsbördan ökar då färre ska försörja fler barn och äldre. l Sektorsplan för sociala sektorn, , skriver omsorgsnämndens ordförande att personalens arbetsvillkor är viktiga för omsorgsnämnden då det påverkar verksamhetens kvalitet samt förmåga till kompetensförsörjning". l sektorsplanen delges statistik från SCB som talar om personalbrist inom Personalbristen kommer att vara extra påtaglig i ett antal län i Sverige varav Dalarna är ett. Arbetsplaner ska tas fram på verksamhetsnivå och ska grundas på beslutade strategier och mål inom sektorn. Vi har tagit del av Verksamhetsplan särskilt boende I planen skrivs bl.a. om personalförsörjning och kompetensförsörjning. Angående personalförsörjning skrivs om stora generationsväxlingar som kommer att leda till stora rekryteringsbehov. Detta tillsammans med volymökningar inom äldre- och handikappomsorgen leder till ett ökat behov av personalresurser. Sociala sektorn upplever redan svårigheter att rekrytera sommarvikarier. Ovanstående är de politiska målsättningar och den politiska styrning vi funnit. Vid intervjuer framkommer att det finns en otydlighet i de målsättningar som finns angående personalförsörjningen inom. Några menar att det inte finns mål, andra menar att det finns. Alla anser att det finns en stor medvetenhet hos omsorgsnämndens politiker om vikten av att arbeta med personalförsörjningsfrågor KPMG AB. a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

11 Personalfbrsöijning och planering inom Vid intervjuer framkommer att de viktigaste rekryteringsbefrämjande åtgärderna som man arbetar med idag är heltider och borttagande av ofrivilliga delade turer. Våra kommentarer: Det finns en politisk styrning via strategiska mål och sektorsplaner, verksamhetsplaner mm. Det personalpolitiska program som finns från 2002, och som vi uppfattar bör arbeta med den strategiska personalförsörjningen är dock ej reviderad. Vår uppfattning är att ett nytt personalpolitiskt program eller motsvarande bör tas fram. Det är flera nämnder inblandande när det gäller personalförsörjning. Dels är det kommunstyrelsens arbetsgivarutskott och dels är det omsorgsnämnden. Detta kan innebära viss risk för otydlighet. 3.3 Uppfdljningar Omsorgsnämnden följer upp sina mål i årsberättelsen. l den senaste, Årsberättelse 2014, som vi tagit del av följer omsorgsnämnden upp vissa personalfrågor såsom sjukfrånvaro och hur man ska arbeta för att minska sjukfrånvaron. Bl.a. nämns den långsiktiga planen Arbetsglädje där medarbetare trivs, utvecklas och känner engagemang. Ambitionen är att minska kort och lång sjukfrånvaro. I kommunens övergripande uppföljning i Årsredovisning 2014 under avsnittet personal följs året upp utifrån målet att kommunen ska vara en god arbetsgivare och att det ska vara attraktivt att arbeta i kommunen. Det konstateras att sjukfrånvaron ökat. Vidare konstateras att personalomsättningen ökat, totalt för hela kommunen 6,8 % och för sociala sektorn 4,9 %, d.v.s. lägre än genomsnittet. Den totala personalomsättningen är lägre i Borlänge än i många andra kommuner. Vidare diskuteras heltid-deltid som vi beskrivit tidigare i denna rapport. Våra kommentarer: Vi gör den bedömningen att de mål som finns följs upp. Detta gäller främst sjukfrånvaro och personalomsättning. 3.4 Kompetens Nya kompetenskrav ställs utifrån nya målgrupper, ny lagstiftning och nationella riktlinjer t.ex. inom demensvården. Nya psykiska funktionsnedsättningar som kräver specialkunskaper, utlandsfödda som kräver kunskaper i språk och kultur mm. Enligt SOSFS 2011:12 ska den som arbetar med stöd och hjälp till äldre ha grundläggande kunskaper. Dessa kunskaper kan erhållas genom vård- och omsorgsprogram eller motsvarande utbildning. Den som arbetar med äldre ska också enligt det allmänna rådet ha tillräckliga kunskaper i svenska KPMG AB. a Swedish limited Iiability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International"). a Swiss entity. All rights reserved.

12 Persona/försörjning och planering inom Det bör noteras att någon formell utbildning inte finns för undersköterska men oftast anses t.ex. vård- och omsorgsprogrammet, eller motsvarande inom Komvux, ge den grundläggande utbildning som krävs för att arbeta som undersköterska. En av orsakerna till varför undersköterskor är att föredra framför en person med annan kompetens är att sjuksköterska kan delegera vissa medicinska arbetsuppgifter, t.ex. insulin, sätta sondmat och medicinering till en undersköterska. De vi intervjuat anser att omsorgsutbildningen som finns idag på gymnasienivå har blivit urholkad. Tidigare har funnits vårdutbildningar inom vuxenutbildningen i syfte att utbilda och kompetenshöja befintlig personal men for närvarande genomförs inga sådana utbildningar. I Borlänge finns inget må för utbildningsnivån, d.v.s. hur stor andel undersköterskor man vill ha. Man arbetar för att ha en hög kompetens men verkligheten är att det ej finns tillräckligt många med utbildning och att andra personalkategorier är nödvändiga. De som nu får arbete inom har ofta ej rätt kvalifikationer. De flesta som får arbete kommer via vikariat. Det ställs allt högre krav på de som arbetar inom. Ett område där detta är tydligt är när det handlar om dokumentation av insatser. Alla insatser som den enskilde medarbetaren utför ska dokumenteras i verksamhetssystem. Detta ska göras av den som utfört insatsen d.v.s. den personal som arbetar närmast brukaren. Det är flera personalkategorier inom som berörs. Enhetschefer har varit svåra att rekrytera och det har varit en stor personalomsättning. Sjuksköterskor är en yrkeskategori där det råder stor personalbrist. Sjukfrånvaron har varit och är fortsatt hög. Ett aktivt arbete pågår inom sociala sektorn i syfte att sänka sjukfrånvaron genom satsningen i projektet Arbetsglädje. Våra kommentarer: Det finns all anledning för omsorgsnämnden och förvaltningen att arbeta vidare med olika kompetenshöjande åtgärder. Det blir omöjligt att ha mål for utbildningsnivå då det i realiteten inte finns personal i tillräcklig omfattning att tillgå. Det viktigaste arbetet blir därmed det framtidssyftande strategiska arbetet. 3.5 Rekrytering av personal Förvaltningen har en ambition att arbeta med att öka andelen utbildade undersköterskor. Det är ett problem i hela landet att allt färre personer väljer att utbilda sig inom vårdsektorn. Detta gäller både undersköterskor, enhetschefer och sjuksköterskor. Det är redan idag ett problem och bedömningen är att det kommer att öka. Rekrytering av personal inom sker i regel internt inom kommunen. De som arbetar som vikarier ansöker om och får ofta de vakanta tjänster som uppstår. Många kommer 2016 KPMG AB, a Swedish limited Iiability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

13 MM Borlänge kommun Personalfbrsöijning och planering inom också in genom LAS - företräde. Det händer i princip aldrig att det annonseras externt när det gäller undersköterskor och vårdbiträden. Inför semesterperioden på sommaren krävs många semestervikariat och förvaltningen annonserar i olika media under våren i syfte att rekrytera sommarvikarier. Personer med annat ursprungsland som kommit som t.ex. flyktingar till Borlänge har i vissa fall utbildat sig till undersköterskor. Särskilt anpassade utbildningar med förstärkt svenska och längre arbetspraktik har genomförts och genomförs fortfarande. Detta är något förvaltningen välkomnar men språket är ofta ett problem. Allt starkare regler på dokumentation gör också att det ställs höga krav på språkkunnighet. Några enheter inom framför allt särskilt boende arbetar aktivt med att ta emot elever som gör praktik och vill sedan försöka fånga upp dem som man vill ha när de är klara med utbildningen. Sommaren 2014 erbjöds samtliga vikarier heltidstjänst. Fr.o.m. november 2015 erbjuds alla tillsvidareanställda heltidstjänst med möjlighet till deltid. Sociala sektorn har tagit fram en Marknadsföringsplan för att locka framtida arbetskraft och ge en positiv bild av de yrken som finns inom omrâdet. Marknadsföringsplanen redovisar ett antal aktiviteter: 0 Senior Event. 0 Företagsmässan. 0 FoU dag. 0 Speedmeeting. 0 Infomöte Arbetsförmedlingen. o Informationsträffar med gymnasieskolor. 0 Informationsträffar med högstadium. 0 Informationsträffar med Vuxenutbildningen. Denna plan har tagits fram på initiativ av förvaltningen och är den plan man vill arbeta vidare med och utveckla. Man vill att planen ska vara långsiktig och man vill att planen ska vara levande i organisationen. I Dalarna finns ett nätverk som arbetar med bl.a. frågor om personalförsörjning. Nätverket träffas 2 gånger per år. Region Dalarna finns som stöd. Våra kommentarer: Förvaltningen har en medvetenhet om vikten att rekrytera personal av flera personalkategorier. Sommarsemestrarna är det som tydligast visar behovet av arbetskraft och man har arbetat aktivt för att marknadsföra kommunen. Förvaltningens ambition är att arbeta vidare med att utveckla marknadsföringsplanen i syfte att kunna rekrytera kompetenta medarbetare KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member tirm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG Inlemational Cooperative ("KPMG International"). a Swiss entity. All rights reserved. 9

14 Personalfåirsörjning och planering inom 4. Resursfördelning 4.1 Bemanningsenhet Sen 2013 finns två bemanningsenheter inom, en för särskilt boende och en for hemtjänst. Tidigare fanns en enhet för hela. Syftet med att ha två enheter är att enheterna kan arbeta närmare respektive verksamhet. Bemanningsenheten har bara timvikarier och tillsätter vikariat på max 14 dagar. Vid intervjuer med verksamhetsföreträdare framkommer att den nya organisationen för bemanningsenheterna är mycket brajämfört med tidigare. Man upplever en större närhet och möjlighet att påverka. Det som tidigare varit svårt att påverka är vilken sorts frånvaro som man kan erhålla vikarie för. Bemanningsenhetema är uttalat en väg in. Detta innebär att alla som arbetar inom verksamheterna(undersköterskor och vårdbiträden) kommer in i verksamheten via bemanningsenheterna som korttidsvikarie. Syftet med detta är att det ska vara ett enhetligt förfarande, samma introduktion, lönesättning och information i övrigt. Timvikariema som arbetar får därmed en tillhörighet i bemanningsenheten. Bemanningsenhetema ansvarar för uppföljningssamtal i dialog med aktuell enhetschef. De som uppenbart inte passar att arbeta i verksamheten ska i detta läge få information om det. Uppfattningen hos enhetschefema är att man idag tar tag i problemen direkt. Bemanningsenhetema ansvarar även för LAS-kontroll d.v.s. har kontroll över vilka som uppnår en anställning i antal dagar som innebär ett tillsvidareförordnande. När en enhet behöver vikarie så läggs behovet in i systemet och bemanningsenheterna är ansvariga. Enhetschefer eller gruppledare är ansvariga för att lägga in behov av vikarier i systemet. Alla timvikarier som är anslutna till bemanningsenheten lägger in tillgänglig tid i systemet. Bemanningsenheten matchar behov med tillgängliga vikarier. Om en vikarie inte har varit aktiv på 3 månader så avslutas man ur systemet. De som vill jobba mycket prioriteras. De flesta vikarier är introducerade i hemtjänst eller särskilt boende. Många är introducerade på både och. Bemanningsenhetema lyckas inte bemanna alla behov. l de fall det ej lyckas måste enhetschefema beordra ut ordinarie personal. Enligt enhetschefema är detta relativt vanligt och inte bra. Hel gerna är svårast att bemanna vid frånvaro. Tidigare fanns en pool med personal som var tillsvidareanställd och verksamma där behov av vikarie fanns. Denna pool har lagts ner. Nedan redovisas antalet behov av vikarier per grupp inom hemtjänsten och hur dessa behov har tillsatts eller inte tillsatts. Redovisningen är från oktober månad KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG Intemaüonal Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

15 Borlänge kommun Personalfåirsörjning och planering inom _ A Antal. i "Eh-{r I5, t' e" i' i ' i s, L i; ahah/grupp i 'i g g i iêé_r.it_iry_iag_-._i_-ti D32 *;*1a?!..;;.A g l * O 1 1 L. ingår] :_H3,, bac'ksgérge_n_ ldlkerbergggtu we 2 o 1,lgN:aÃttpa itru.lle_n y g l i i i LW". Summa behov Summa beo Summa turbyte Summa O-vik "i i Av ovanstående kommun, bemanningsenheten. Avser hemtjänsten oktober månad exempel så kan man se att av det totala antalet behov, 1574 tim så är 22 tim O-vik, 7 tim har man klarat med turbyte, 14 tim har beordrats ut och resten är tillsatt av bemanningsenheten. Vi redovisar ovanstående som ett exempel på den uppföljning som görs av bemanningsenheten. Våra kommentarer: Revisorerna har tidigare gjort granskningar som berört bemanningsenheten. Dessa har delvis påvisat brister och konstaterat en ej fullt ut fungerande organisation. Vid denna granskning, som till del handlar om bemanningsenhetens arbete, så kan vi konstatera att enheterna fungerar bättre. Bemanningsenhetens enhetschefer anser att detta beror på att det nu är två enheter som innebär att man arbetar närmare verksamheten vilket underlättar för alla parter. De enhetschefer vi pratat med i denna granskning gör samma bedömning. Vidare gör vi den bedömningen att det planeringssystem som används idag är funktionellt. Vår uppfattning är också att det görs uppföljning och tas fram statistik ur systemen. Dock bedömer vi att den uppföljning som görs bör kvalitetssäkras och att redovisningen av statistiken bör struktureras och fastställas. Det är viktigt att bestämma vad som ska tas fram och vart det ska redovisas KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lntemational Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

16 Personaljörsörjning och planering inom 4.2 Enheternas arbete Inom tillämpas olika former av scheman för planering av arbetstiden. Inom hemtjänsten har idag det övervägande antalet enheter fasta 8-veckorsscheman. Efter 8 veckor förlängs i regel schemat en ytterligare schemaperiod. Flera av dessa grupper har tidigare haft ISP, individuell schemaplanering, men gått tillbaka till fasta scheman. Anledningen till detta har ofta varit att det tagit mycket tid och kraft att göra och fastställa individuella scheman. Flera enheter inom hemtjänsten tillämpar ISP idag och många är mycket nöjda med det. Inom hemtjänsten tillämpas något som kallas tresamhet vilket innebär att tre enheter har ett närmare samarbete, likvärdiga scheman i syfte att samarbeta om personal. Inom särskilt boende tillämpas flexibla scheman, ISP, liksom fasta scheman på vissa enheter. Heltider har som tidigare nämnts införts. Vissa enheter har haft heltider en längre tid. Det är i vissa fall svårt att lägga scheman med heltidstjänster. Om en medarbetare inte kan läggas på schematid i 4 tim eller mer så ska medarbetaren gå till annan enhet som har ett behov. I praktiken har detta visat sig vara svårt. Verksamheten har ett databaserat planeringssystem som möjliggör planering av tid hos brukare samt restider. Vid intervjuer framkommer att man tycker att instrumentet fungerar bra idag. Budget erhålls för beräknad utförd tid, ej för s.k. kringtid. Vid intervjuer framkommer att detta är ett problem då flera intervjuade anser att de inte har en budget som är relevant. Vår granskning är ej inriktad på detta men vi bedömer att frågan är viktig och eventuellt bör den uppmärksammas framåt. Inom hemtjänsten följs antalet timmar upp regelbundet varje månad. Uppföljningen finns på enhetsnivå och sammanställd totalt. Hemtjänstens verksamhet förändras kontinuerligt och det är av stor vikt att regelbundet göra uppföljning. Den uppföljning på antal utförda tim som görs redovisas också utifrån om det är en utökning eller minskning av det planerade antalet tim. Nedan redovisas antalet servicetimmar inom hemtjänsten de senaste åren KPMG AB. a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

17 Personalförsörjning och planering inom Serwcetlmmar I hem tjanst unnmn tm hunenu un :m: urrm:a lm Budge! Mm 201-: St I a 000 m 09' M s u so! 45 m 4 _ v in saa 4 "3,\ \ _.. 41.I _ 4 _, mm _' zon ' w ua 00-9 oss ' ' l o s. u us v : J ' a, 3,, as m as m,a m i. r. Jan Feb Mar Apr Ma; Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Fig 2: Källa Borlänge kommun. Avser år Av ovanstående kan utläsas att antalet timmar förändras kraftigt varje månad och är. Hemtjänsten är en i allra högsta grad föränderlig verksamhet och det är av stor vikt att ha en flexibel organisation. För 2015 finns vid tidpunkten för denna granskning ej fárdigställd statistik. Dock redovisas att det totala antalet timmar har ökat med tim. vilket medför att det totala antalet utförda timmar år 2015 hamnar på tim. Våra kommentarer: Planeringen av tid för insatser görs i verksamhetssystem och ger möjlighet att planera tiden. Vi bedömer det som ändamålsenligt. Att planera tid inom hemtjänsten är komplext mot bakgrund av alla faktorer som måste tas hänsyn till: Brukarnas behov, personalens scheman och arbetstider samt dagliga förändringar. Rättigheten till heltider påverkar även planeringen. Vi kan konstatera att antalet timmar har ökat kraftigt år KPMG AB. a Swedish limited Iiability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. AII rights reserved.

18 Personal/försörjning och planering inom 4.3 Hur många medarbetare möter brukaren Tidigare mättes hur många medarbetare som den enskilde brukaren mötte, även kallat kontinuitet. Sen ett par år tillbaks så görs inte denna mätning. Detta beror enligt de vi intervj uat på att det finns en otydlighet i vad kontinuitet innebär. Det finns ingen riktig definition. Inom hemtjänsten arbetar man med s.k. dagkontinuitet vilket innebär att man försöker styra så att det är så få medarbetare som möjligt per dag som möter den enskilde. Det finns inga specifika rutiner for att motverka att alltför många medarbetare möter brukaren. I planeringssystemet strävar man efter att så få medarbetare som möjligt ska möta brukaren. Vid intervjuer framkommer att man bedömer att många medarbetare möter den enskilde brukaren. Våra kommentarer: Det mäts inte idag hur många medarbetare som möter den enskilde brukaren. Vår uppfattning är att detta är ett viktigt mått som bör mätas kontinuerligt och redovisas. Viktigt är att det i detta sammanhang fastställs en definition på kontinuitet. 5. Slutsatser Denna granskning har fokuserat på två områden inom, personalförsörjning och planering av personalinsatser. Vi kan konstatera att det avseende personalförsörjning i stort finns styrning till viss del i form av politiska mål, strategier mm. I dessa fall handlar det om att minska sjukfrånvaron, rätten att arbeta heltid mm. Vad avser strategisk personalförsörjning i övrigt finns inget samlat strategiskt dokument där vi kan utläsa den personalpolitiska ansatsen i arbetet med att säkra kompetensen inom i framtiden. Det finns ett personalpolitiskt program från 2002 och vår uppfattning är att det kan utvecklas. Avseende den andra delen i granskningen, planering av personalinsatser mm så kan vi konstatera att all vikariehanteringen nu ska gå via bemanningsenheten. Bemanningsenheten har ingen pool längre men utgör en väg in för all vikarier inom. Alla tjänster som ska tillsättas tillsätts via bemanningsenheten d v salla har varit vikarier och vissa har även kommit in via LAS. Verksamheterna planerar brukartiden via ett databaserat verksamhetssystem och vår bedömning är att planeringen av tid fungerar tillfredställande. Det är en mängd variabler att ta hänsyn till vid planering av tid, i synnerhet inom hemtjänsten som är föränderlig. Förutom brukarnas behov så är det också personalens arbetstider. 5.1 Bedömning av revisionsfrågor Utifrån denna gransknings revisionsfrågor konstaterar vi följ ande: 0 Har omsorgsnämnden antagit tydliga mål, uppdrag och direktiv avseende personalförsörjning och resursfördelning KPMG AB, a Swedish limited Iiability company and a member firm of the KPMG network of independent member finns afiiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG lnternational"). a Swiss entity. All rights reserved.

19 Personalfåirsörjning och planering inom Omsorgsnämnden antar mål utifrån kommunfullmäktiges uppdrag. När det gäller personalfrågor så har kommunstyrelsens arbetsgivarutskott ett ansvar. Strategisk plan utgör ett viktigt dokument avseende bl.a. personalfrågor. Kommunstyrelsen har år 2002 antagit ett personalpolitiskt program som enligt vår uppfattning bör revideras. Äldreomsorgens verksamheter arbetar med resursfördelning, vilket är ett ständigt pågående utvecklingsarbete. Uppdrag och direktiv kommer från omsorgsnämnden. 0 Följer omsorgsnämnden upp mål, uppdrag och direktiv i tillräcklig omfattning? Omsorgsnämnden följer upp mål årligen i årsredovisningen. Detta inkluderar uppföljning av sjukfrånvaro och personalomsättning vilket är mätbara mål möjliga att följa upp. 0 Finns ändamålsenligt stöd för att planera tid hos brukare inkl. planering av kringtid som t.ex. resor? Vi bedömer att det finns ett ändamålsenligt stöd för planering av tid. Att planera tid inom hemtjänsten är komplext mot bakgrund av alla faktorer som måste tas hänsyn till: Brukarnas behov, personalens scheman och arbetstider samt dagliga förändringar. Rättigheten till heltider påverkar även planeringen. 0 Finns ett ändamålsenligt stöd för vikariehantering inkl. hantering av eventuell personalpool? Bemanningsenheten ansvarar för all vikariehantering. Alla som vill vara vikarier anmäler sig till bemanningsenheten som introducerar och anställer. Vid behov av vikarie i verksamheten anmäls detta till bemanningsenheten som tillsätter vikarie. Vi gör den bedömningen att bemanningsenheten, som idag är två enheter, fungerar ändamålsenligt. De vi intervjuat gör också den bedömningen. Personalpool har funnits, men finns ej längre inom. 0 Finns rutiner för att säkerställa att ett begränsat antal medarbetare möter brukaren? Det finns inga specifika rutiner för att mäta hur många medarbetare som möter brukaren. Det görs ej heller mätningar angående detta, vilket tidigare gjorts. Dock strävar man efter i planeringen att så få som möjligt ska möta brukaren bl.a. med att man planerar s.k. dagkontinuitet. 0 Fungerar rekryteringsprocessen ändamålsenligt för att bemanna organisationen med rätt kompetens? Hur arbetar förvaltningen proaktivt med tillgången på kompetens? Det är svårt idag att rekrytera personal till med adekvat utbildning. De flesta som kommer in via vikarieenheten har ej utbildning. Förvaltningen är medveten om vikten att rekrytera personal av olika personalkategorier och har genomfört en rad marknadsaktiviteter i syfte att marknadsföra yrket och kommunen. Förvaltningens ambition är att arbeta vidare med att utveckla marknadsföringsplanen i syfte att kunna rekrytera kompetenta medarbetare KPMG AB, a Swedish limited Iiability company and a member firm of the KPMG network of independent memberfirms affiliated with KPMG Intemaüonal Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. AII rights reserved. l 5

20 Borlänge kommun Personalförsöijning och planering inom Rekommendationer Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: 0 Vår uppfattning är att ett finns behov av ett reviderat personalpolitiskt program eller motsvarande. Vi bedömer det som viktigt att arbeta med den strategiska personalförsörjningen mot bakgrund av framtidens behov av arbetskraft inom vården. Det är viktigt att fortsätta arbeta för att Borlänge kommun ska bli en attraktiv arbetsgivare. 0 Det finns all anledning för omsorgsnämnden och förvaltningen att arbeta vidare med olika kompetenshöjande åtgärder. Det blir omöjligt att ha mål för utbildningsnivå då det i realiteten inte finns personal i tillräcklig omfattning att tillgå. Det viktigaste arbetet blir dänned det framtidssyftande strategiska arbetet. 0 Fortsätt arbeta med och vidareutveckla den marknadsföringsplan som finns. 0 Det mäts inte idag hur många medarbetare som möter den enskilde brukaren. Vår uppfattning är att detta är ett viktigt mått som bör mätas kontinuerligt och redovisas. Viktigt är att det i detta sammanhang fastställs en definition på kontinuitet. Datum KPMG som ovan AB WW4 Lena Forssell QEts Lun berg Certifierad kommunal yrkesrevisor ndansvarig Borlä ge kommun 2016 KPMG AB, a Swedish limited Iiability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.