Uppdatering EIO Q Ledningssystem

Transkript

1 Uppdatering EIO Q Ledningssystem Oktober 2013

2 Allmänt Generella ändringar Alla dokument i nya office formatet docx, xlsx, xlsm, pptx, etc. Alla länkar internt i ledningssystemet uppdaterade till de nya filnamnen. Länkning till EIO FORM dokumentmallar anpassade till uppdateringen som frisläpptes september Specifika ändringar Ändringar i enskilda dokument framgår av de följande sidorna med ändringsmarkeringar. Att göra uppdateringen Den här ändringen omfattar hela ledningssystemet. Det rekommenderas att utgå från den uppdaterade mappstrukturen och göra egna anpassningar i den. Följ checklistan i slutet av dokumentet, steg för steg Handläggare: Pär Lanner

3 Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: VD LEDNINGSSYSTEM för försäljning, projektering, utförande samt drift och service av installationstekniska anläggningar Telefonlista Semesterlista Nyhetsbrev Affärsidé Vägvisare 1 Strategiprocessen Mål Mål- och strategitimmar Nödläge Presentationer Organisation Lagförteckning ISO standarder Nulägesanalyser Flera egna knappar Kundbehov Huvudprocesser Resultat 2 Försäljning 3 Serviceuppdrag Kunder Anbudsliggare 4 Entreprenad 5 Projektering Medarbetare Länk till resp. processmapp Lönsamhet Leverantörsregister Förteckning utrustning Utbildningsplan Kompetenskarta Kompetenskort Kemikalieförteckning Externa Mallar dokument 10 Stödprocesser 6 Inköp material utrustning 7 Ständiga förbättringar 8 Personlig utveckling 9 Dokumentstyrning Administration/Ekonomi Förslag Avvikelse Kundsynpunkt Leverantörsavvikelse LEDER TILL BÄTTRE RESULTAT

4 Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: VD Strategiprocessen 1 Allmänt Vårt ledningssystem är ett stöd för att vi ska få en positiv utveckling och nå våra mål. Ett utbildningsmaterial för att lära mer är EIO-Q Handboken och EIO:s företagshandbok. Arbetssätt Nuläges analys - Styrelsemöte - Ledningsgrupp - Skyddskommitté - Medarbetarträff - Konferenser Affärsidé Vägvisare Kommentar [1]: Bytt namn på månadsmöte till medarbetarträff. Mål Nulägesanalys Analyserna genomförs minst en gång per år och finns som aktiviteter i System C2. I samband med större förändringar inom företaget görs förnyade analyser i förebyggande syfte. Förklarande text (understrukna ska göras) Dokumentation Ansv. Arkiv Tid 1. Arbetsmiljö Arb.miljö allmän del Arb.miljö service Riskbedömning Samst ohälsa mm VD VD VD VD 2. Förbättringsdagar (revisioner) (Arbetssätt EIO Q Intressegrupp) Förbättringar,, VD Rapp. C2 3. Intern riskanalys Intern riskanalys VD 4. Lagar och andra krav: Genomgång av laglista och andra krav, hur berörs vi och följer vi dem? Laglista VD Akt. 5. Marknadsanalys: Beakta konjunkturrapport på SWOT-analys VD Rapp. C2 6. Miljö Beakta övergripande miljöutredning EIO Q Intressegrupp. Miljö företag Miljöanalys VD VD 7. Nöjd kund (Arbetssätt EIO Q Intressegrupp) Sammanställning VD C2 8. Nöjd medarbetare (Arbetssätt EIO Q Intressegrupp) Sammanställning VD C2 9. Snabbanalys ISO Snabbanalys VD Rapp. C2 10. Strategisk kompetensanalys Strat. komp.analys VD Affärsidé, vägvisare och organisation Affärsidé, Vägvisare (Elsäkerhet, Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö, Jämställdhet) och Organisation. Mål För att säkra att alla känner till våra mål, har sett uppföljning och arbetar mot våra mål har vi: målmöte, måltavla, målfest och mål/strategitimma. Nöjda medarbetare 1. Våra mål och processmål (Arbetssätt EIO Q Intressegrupp) Styrkort VD Rapp. C2 2. Mål- och strategitimmar Protokoll VD Rapp. C2 Arbetssätt Arbetssätt * finns beskrivna för processerna ledningssystemet. Processerna och viktiga dokument framgår av startsidan i systemet (miniatyr t.h.). Att arbetssätten fungerar säkerställs med processmål på utvalda processer. Processmål Att följa årsplanen till 100%. Nöjda kunder Ökad lönsamhet Kommentar [2]: Länk till gemensamma arbetssätt som ska följas. Kommentar [3]: Länkar till enkäter i C2 för förbättringsdag. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [4]: Länk till ny enkät i C2 för SWOT-analys. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [5]: Kompletterat med processmål och gemensamma arbetssätt som ska följas. Kommentar [6]: Länk för att skapa styrkort i C2. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [7]: Länk till enkät för Mål- och strategitimma. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [8]: Ändrat till processmål. *) I arbetssätten finns ingen konstruktion och utveckling som kräver en utvecklingsmodell, varför avsnitt 7.3 i ISO 9001 utesluts. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

5 Årsplan för ledningssystemet (i C2-kolumnen framgår vilka aktiviteter som initieras från EIO för egen inplanering i årsplanen) (Ifylles manuellt) Senast sparad: Utskriftsdatum: Sida: 1(1) Färgkoder markera en cell och tryck på knapparna för färgkodning Inplanerad Genomförd Försenad Inställd Återställ Aktivitet Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Ansvarig(a) Kommentar Löpande Tillämpning av systemet Uppdatering av systemet Möten Mål- och strategitimmar Ledningsgruppsmöte Medarbetarträffar Strategiprocessen Nulägesanalyser Arbetsmiljö - allmän del Arbetsmiljö - service Arbetsmiljö - Riskbedömning Arbetsmiljö - Sammanst ohälsa Förbättringsdagar ledningssystemet Förbättringsdagar arbetsmiljö Förbättringsdagar miljö Intern riskanalys Laglista arbetsmiljö Laglista miljö Laglista arbetsrätt Laglista organisation och ekonomi Laglista el-teleområdet Lagar och andra krav - miljö Marknadsanalys - SWOT-analys Miljöledning företag Miljöanalys Nöjd kund Nöjd medarbetare Snabbanalys ISO Strategisk kompetensanalys Måluppföljning Kvalitet Miljö Arbetsmiljö Lönsamhet Strategiprocessen Försäljningsprocessen Serviceprocessen Entreprenadprocessen Ständiga förbättringar Personlig utveckling Inköp och hantering av material och utrustning Utvärdering leverantörer (1 gång/2 år) Kontroll och kalibrering av utrustning Inventering kemikalier & säk.datablad Personlig utveckling Utvecklingssamtal Dokumentstyrning Inventering externa dokument Gallring Nytt avsnitt för måluppföljning Nytt Knappar för att färglägga planering och uppföljning Nya kolumner för ansvarig och kommentar

6 Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: VD Försäljning 2 Allmänt Försäljningsprocessen ska säkerställa att vi på ett systematiskt sätt säljer in nya entreprenaduppdrag och ramavtal. De som är involverade i försäljningsarbetet ansvarar för att ha läst och förstått kapitlet Försäljning i EIO:s Företagshandbok och checklista Egenkontroll anbud/order med tillhörande kontrollanvisning. Processen Kommentar [1]: Länken ändrad till Mallar eftersom kontrollanvisningen numera ingår i EIO FORM. 1.Kundkontakt Förfrågan 2. Beslut om anbud 3. Utarbeta 4. Granskning Godkännande 5. Lämna anbud 6. Order Aktiviteter Förklarande text Dokumentation Ansv. Arkiv Tid 1. En kundkontakt som leder till en förfrågan, som vi preliminärt - Sälj - - bedömer som intressant att räkna på. 2. Bedömning och beslut om anbud ska lämnas, om ja registrering. Anbudsliggare Sälj Akt. 3. Vid utarbetande av anbud ingår. Checklista Sälj 1. Planering Anbud med bilagor: Sälj 2. Fastställande av krav. Beakta särskilt risker i projektet. Elanbud 3. Kalkylunderlag Bilaga KM-plan 4. Kalkylsammanställning 5. Skrivning av anbudet Till konsument Checklista ska användas vid entreprenader över 250 ksek.,,, 4. Granskning och godkännande av anbud. Vid behov justeras eller kompletteras anbudet enligt steg 3. Vid anbud större än 50 ksek ska mer än en medarbetare delta i granskningen. Kopia av godkända anbud signeras av de som har granskat dem. 5. Anbud överlämnas eller sänds till kunden enligt förfrågan. Registreras i anbudsliggare. 6. När order mottas görs följande. 1. Datering och beställare noteras. 2. Projektledare utses. 3. Genomgång av beställning/kontrakt, i överensstämmelse med anbud. Eventuella avvikelser klargörs med kund, nytt anbud kan bli aktuellt. 4. Ordererkännande 5. Registrering. Upprätta projektpärm. Uppföljning av lämnade anbud görs i anbudsliggare. Processmål Andel erhållna ordrar/lämnade anbud. Kopia anbud VD/ Sälj Anbpärm Anbudsliggare Sälj Akt. Beställning/kontrakt - Original - Kopia Ordererkännande - Original - Kopia Anbudsliggare Sälj Sälj Sälj Sälj Sälj Ordpärm Projpärm Ordpärm Projpärm Akt. Kommentar [2]: Länkarna ändrade till Konsumentverkets hemsida. Kommentar [3]: Ändrat till processmål. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

7 Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: VD Serviceuppdrag 3 Allmänt Serviceprocessen ska säkerställa att vi utför serviceuppdrag och mindre arbeten på ett säkert sätt, med rätt kvalitet och med miljöhänsyn. I processen ingår försäljning av det enskilda uppdraget eller avrop baserat på separat ramavtal. Processen involverar projektledare () och servicemontör (SM). Processen 1. Försäljning Avrop 2. Arbetsorder Genomgång 3. Materialbehov 4. Utföra 5. Kontroll provning 6.Avrapporter a Aktiviteter Förklarande text Dokumentation Ansv. Arkiv Tid 1. Vid avrop görs en resursplanering varefter bekräftelse skickas till kund. Vid nyförsäljning förs en dialog med kunden (ev. platsbesök) för att klargöra behoven och omfattningen av uppdraget, samt ge lösningsförslag. Resursplanering görs för att säkerställa personal- och utrustningsbehov. Beställning Best.erkännande 2. Arbetsorder utfärdas och genomgång görs med servicemontör. Kontroll- och elarbetsansvar åligger den montör som har arbetsordern. Arbetsmetod med, nära eller utan spänning fastläggs. Omfattning av kontroll- och provning fastläggs enligt rutin. Om företagets vanliga miljö- eller arbetsmiljörutiner inte bedöms som tillräckliga görs riskanalys/genomgång av checklista. Vid icke obetydliga tilläggsarbeten måste tilläggsbeställning göras, steg Materialbehovet fastläggs och köps in, enligt rutin. Vid materialval tillämpas Minimikrav på elmateriel (art.nr ). Levererat material, även från kund, hanteras enligt rutin. 4. Uppdraget utförs enligt arbetsordern. Detaljlösningar utförs med tanke på kundfokus, om möjligt i samråd med kund. Vid oklarheter, samt önskemål om ändringar och tillägg meddelas projektledare för besked (steg 2). Arbetsorder Vid behov: Checklista miljö Riskbedömning arbetsmiljö Materialåtgång noteras på arbetsorder Följesedlar Retursedlar Arbetad tid noteras på arbetsorder 5. Kontroll görs alltid under montage, samt före och efter Kontroll av mindre spänningssättning. Funktion provas. Kontroll och provning arbete dokumenteras. Även ytterligare kontroll och provning, enligt vad som fastlagts i steg 2, utförs. 6. Utförda uppdrag redovisas till projektledare. Vid längre uppdrag görs veckorapportering. I rapportering ska ingå den dokumentation som servicemontören har varit ansvarig för. Projektledaren avslutar och fakturerar uppdraget. Processmål Bra flyt i arbetet. Ovanstående från steg 3-5. SM SM SM SM SM SU-pärm SU-pärm SU-pärm Kommentar [1]: Ändrat till rutin. Kommentar [2]: Ändrat till rutin. Kommentar [3]: Ändrat till Processmål. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

8 Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: VD Entreprenad 4 Allmänt Entreprenadprocessen beskriver övergripande hur vi genomför entreprenader. Vid varje entreprenad upprättar vi en kvalitets- och miljöplan för att säkerställa kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Projektledare ansvarar för att de har läst och förstått kapitlen Projektekonomi och Entreprenad i EIO:s Företagshandbok. Processen involverar projektledare (), ledande montör (LM) och montörer. Processen 1. Projektstart 2. Planering Inköp 3. Styrning 4. Utföra 5. Kontroll provning 6.Dokumentation 7. Avslut Förbättring Aktiviteter Förklarande text Dokumentation Ansv. Arkiv Tid 1. Inläsning av projekthandlingar. Påbörja kvalitets- och miljöplan. Framtagning av projektkalkyl. Fastläggande av projektorganisation, förbered delegeringar. Kvalitets- och miljöplan alternativt / Projpärm Projektledaren övertar projektansvaret och projektpärm. KMA-plan [1] 2. Genomgång av offerter, kompletterande offertinfordran. Inköp och leverantörsval görs enligt rutin. Vid materialval tillämpas Minimikrav på elmateriel (art.nr ). Genomgång av miljö och arbetsmiljö, samt riskbedömning. Vid planeringen färdigställs kvalitets- och miljöplan, samt i tillämplig omfattning tidplan, leverans- och avropsplan, bemanningsplan och betalningsplan. Etableringsgenomgång hålls med berörda. Arbetspärm tas fram. Uppstartsmöte med övriga aktörer. 3. Uppföljning av projektets status sker fortlöpande. I uppföljningen ingår framsteg, tidplan, risker, resurser och ekonomi. Uppföljning görs av kvalitets- och miljöplan. Kvalitets- och miljöronder görs på anläggningsplats. Projektmätning., [2] Deltagande vid byggmöten. Ändrings- och tilläggsarbeten hanteras. Fakturering sker enligt betalningsplan. 4. Vid utförandet följs kvalitets- och miljöplanen för projektet, som bl a beskriver förutsättningar för projektet, projektorganisation, krav på dokumentation, resurser, miljö, arbetsmiljö, hantering av avvikelser. 5. Omfattningen av kontroll och provning framgår av kvalitets- och miljöplanen. Den fastläggs utifrån kundkrav och rutin. 6. Anläggningsdokumentation till kund färdigställs. Dokument från arbetspärm gallras och arkiveras. 7. Slutfakturering enligt betalningsplan. Åtgärder för att avhjälpa ev. besiktningsanmärkningar planeras in. Uppföljning (efterkalkyl) av projektet och eftermöte med berörda för erfarenhetsåterföringar. Bankgaranti, säkerhet skrivs ned under garantitiden. Ev. servicebesök under garantitiden noteras. Gallring och arkivering av projektdokument. Processmål[3] Bra projektarbete, mäts genom poäng på projektmätningar[4]. Enligt plan ovan / Projpärm Projektuppföljning Enligt plan ovan / Projpärm Enligt plan ovan LM Arbpärm Projpärm Enligt plan ovan LM Arbpärm Projpärm Enligt plan ovan / Projpärm Enligt plan ovan / Projpärm Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

9 Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: VD Kontroll och provning 4-1 Allmänt Denna rutin beskriver hur utfört arbete kan kontrolleras och provas. Med utgångspunkt från detta fastlägger projektledaren vilken kontroll och provning som är tillämplig i det enskilda uppdraget. Före och efter spänningssättning Hur kontroll och mätning av huvudledningars PEN-, PE- och N- ledare samt anslutna elapparaters skyddsledarfunktion ska utföras före spänningssättning redovisas i dokumenten: Kontroll TN-C före drifttagning, blankett Kontroll TN-S före drifttagning, blankett I dessa två dokument redovisas också hur kontroll ska utföras efter spänningssättning. Andra tillämpliga blanketter är: Kontroll av skyddsjordning, blankett Isolationsmätning starkström, blankett Övrig kontroll och provning Vid behov utförs kontroll och provning utöver det som ingår i ovanstående avsnitt. För att fastställa omfattningen av kontroll och provning används Svensk Standard SS , Elinstallationer i byggnader Del 61: Kontroll före idrifttagning. Enligt standarden ska följande provningar göras om så är tillämpligt och helst följande ordning. Provning av skyddsledarnas och potentialutjämningsledarnas kontinuitet. Mätning av installationens isolationsresistans. Provning av skydd genom SELV och PELV och skydd genom skyddsseparation. Mätning av golv- och väggresistans. Provning av automatisk frånkoppling av matningen. Provning av polariteten. Provning av spänningshållfastheten. Funktionsprovning. Kontroll av termiska verkningar. Kontroll av spänningsfallet Om övrig kontroll eller provning ska göras, så ska det framgå av arbetsorder eller kvalitets- och miljöplan hur den ska göras och dokumenteras, samt i vilken omfattning. I tillämpliga fall används följande blanketter: Egenkontroll projektgenomförande, blankett Kontrollanvisning Mätning av jordtagsresistans, blankett Isolationsmätning tele, blankett Driftprov på elmotor, blankett Kontroll- och provn.protokoll Tele Data Säkerhet, blankett Kontrollanvisning Felaktigheter Eventuella felaktigheter som upptäcks vid kontroll och provning åtgärdas, varefter förnyad kontroll och provning görs. Vid fel som inte enkelt kan avhjälpas kontaktas projektledare för åtgärder och registrering i C2. Övriga fel tas upp i samband med interna möten för erfarenhetsåterföring. Befintliga fel och brister i anläggningen meddelas till kund, blankett Kommentar [1]: Länken ändrad till Mallar eftersom kontrollanvisningen numera ingår i EIO FORM. Kommentar [2]: Länken ändrad till Mallar eftersom kontrollanvisningen numera ingår i EIO FORM. Kommentar [3]: Länk för registrering av avvikelse i C2. Behöver kompletteras med kodnamn. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

10 Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: VD Projektering 5 Allmänt Projekteringsprocessen beskriver övergripande hur vi anpassar en anläggning enligt kundens krav och önskemål antingen genom egen projektering eller genom anlitande av extern konsult. Vid varje entreprenad upprättas en kvalitets- och miljöplan för att säkerställa kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Under projekteringen har vi störst möjlighet att påverka kvalitets-, miljö- och arbetsmiljörelaterade frågor. Projektledare ansvarar för att de har läst och förstått kapitlen Projektekonomi och Entreprenad i EIO:s Företagshandbok, samt Egenkontroll Projektering med kontrollanvisning och Anläggningsdokumentation med kontrollanvisning. Processen 1. Val: Egen/Konsult 2. Genomgång av krav 3. Granskn.- handlingar 4. Extern granskning 5. Bygghandlingar 6. Relationshandlingar Kommentar [1]: Länken ändrad till Mallar eftersom kontrollanvisningen numera ingår i EIO FORM. Kommentar [2]: Länken ändrad till Mallar eftersom kontrollanvisningen numera ingår i EIO FORM. Aktiviteter Förklarande text Dokumentation Ansv. Arkiv Tid 1. Riskanalys görs med avseende på kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Kravspecifikation Projpärm Beslut om projekteringsform baserat på kravspecifikation, objektstyp Riskanalys och storlek: Egen eller Konsult. Vid val av extern konsult tas hänsyn till projektets typ och omfattning, bedömning enligt rutin. Projpärm 2. Genomgång av kundkrav (rambeskrivning, kontrakt m.m., se även Externa dokument) och andra krav (bl a lagkrav). Riktlinjer för materialval fastställs. Omfattning av handlingar och ritningar fastläggs. Klargörande av gränsdragningar mot angränsande teknikområden/sidokonsulter. Kvalitets- och miljöplan påbörjas. Framtagande av arbetsmiljöplan ingår vanligen i samband med totalentreprenader, vägledning fås på Kompetenskrav BAS-P, se kompetenskarta. Ändrings- och tilläggsarbeten hanteras enl. kvalitets- och miljöplan. 3. Utarbetande av tekniska lösningar. Framtagande av granskningshandlingar. Vid behov gör beställaren genomgång av förhandskopior innan granskningshandlingar översänds för formell granskning. 4. Extern granskning sker från beställarens sida. Ändringar och tillägg fastläggs i PM eller motsvarande ändringsunderlag. Kundkrav Egenkontroll del 1 Ritningsförteckning Gränsdragningslista Kvalitets- o miljöplan Arbetsmiljöplan Egenkontroll del 2 Granskningshandlingar Projpärm Projpärm Projpärm Projpärm Projpärm Projpärm Projpärm Projpärm Ändringsunderlag Projpärm 5. Granskningssynpunkter inarbetas och bygghandlingar upprättas. Bygghandlingar Projpärm 6. Efter genomförd entreprenad upprättas relationshandlingar. Relationshandlingar Projpärm Mottagarkvittens sker av levererad dokumentation. Anläggningsdok Projpärm Processmål Egna avvikelser efter fastlagda bygghandlingar. Kommentar [3]: Ändrat till processmål Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

11 Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: VD Inköp och hantering av material och utrustning 6 Allmänt om inköp Inköpsprocessen ska säkerställa att inköp sker på ett systematiskt och korrekt sätt. Viktigt för en bra inköpsprocess är att vi tydligt specificerar vad vi förväntar oss av inköpt produkt eller tjänst, samt att vi väljer leverantörer som kan uppfylla våra behov. De som gör inköp ska ha läst och förstått kapitlet Inköp i EIO:s Företagshandbok. Processen 1. Planering av inköp 2. Val av leverantör 3. Beställning/ kontrakt 4. Ank.kontroll, godk. o attest 5. Förvaring, uttag lager 7. Returer 8. Skada, förlust 10. Bedömning Samverkan 6. Särskild utrustning 9. Leverantörsavvikelse Aktiviteter Förklarande text Dokumentation Ansv. Arkiv Tid 1. Precisera inköpsbehovet. Beakta alltid kvalitet, miljö, arbetsmiljö, Vid inhyrning/ue: Inköp - - samt kompetens vid inhyrning, UE och konsulter. Fastlägg om särskild mottagningskontroll krävs, införs i KM-plan. Inhyrning av montör Proj.pärm 2. Lämplig leverantör väljs i första hand ur vårt leverantörsregister om Leverantörsregister Inköp Akt. det gäller inköp av installationsmaterial, avancerad utrustning, konsulter eller UE. För nya konsulter eller UE görs först en leverantörsbedömning. Bedömning i reg. ovan VD 3. Inköpshandlingar/underlag granskas av ansvarig. Beställning/avtal sänds till leverantören. Avrop under pågående uppdrag kan göras av servicemontör, ledande montör eller enligt vad som fastlagts vid etableringsgenomgången. Beställning/avtal Inköp Projpärm /Ink.pärm 4. Ankomstkontroll innebär: Rätt till innehåll och antal. Inget trasigt. Följesedel signeras: Av den som kontrollerar, fel meddelas ansvarig. För kemiska produkter kontrolleras att aktuellt säkerhetsdatablad finns, samt att produkten finns med i kemikalieföreteckningen. Faktura godk./kontering: Görs av inköpare och attestansvarig. Följesedel Säkerhetsdatablad Kemikalieförteckning Faktura Allmänt om hantering av material/utrustning All hantering av material och utrustning ska ske så skador och förlust undviks. Tänk på koder, nycklar och ritningar. Med särskild utrustning avses sådan som kräver regelbunden kontroll för att säkerställa korrekt resultat, ex.vis instrument, mätutrustning, momentnycklar, kontaktpressningstänger. Mottagare Projpärm Till avslut nn nn Lager Akt. Akt. Ekon. Ekonomi 5. Vid förvaring beakta: Risk för stöld, skador och läckage. Projektledare ansvarar för information om det finns speciella krav på hantering, förvaring, skydd och transport av vissa produkter. Vid uttag från lager: först in först ut. Vid behov datumkontroll. Uttag från lager noteras på arbetsorder eller på Materialsedel. Materialsedel 6. All egen särskild utrustning registreras och hanteras enligt register. Genomförd kontroll och kalibrering dokumenteras. 7. Felaktigt beställt eller överblivet material returneras snarast till grossist alternativt eget lager. Register över utrustn. Kal.- / Kontrollintyg nn nn - / LM Akt. Instrpärm Förlust eller skada av material/utrustning görs till projektledare/chef. Om det är kundens egendom meddelas det skriftligt. Rapportering till kund 9. Leverantörsavvikelser samt ev. förbättringar noteras. Leverantörsavvikelse Inköp C2 10. Bedömning görs vartannat år för de leverantörer som har levererat för över 50 ksek i år och som vi avser att anlita nästa år. Vi samverkar med våra viktigaste leverantörer för att bli bättre. Leverantörsregister Leverantörsprogam VD VD Akt. Kommentar [1]: Tagit bort länk till mall för leverantörsbedömning eftersom den nu görs direkt i leverantörsregistret. Kommentar [2]: Enbart länk till leverantörsregistret, eftersom den även innehåller bedömning. Kommentar [3]: Processmål borttaget, om man inte har ett bra sådant. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

12 Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: VD Ständiga förbättringar drivmotor för att bli bättre 7 Ständiga förbättringar för att vi hela tiden ska bli bättre och nå våra mål. Vi drar lärdom av våra misstag när de inträffar, funderar på orsakerna och genomför förbättringar så att det inte ska hända igen. På samma sätt är vi förutseende och genomför förbättringar i förebyggande syfte. Kommentar [1]: Ny bild på flödet. Olika typer av förbättringar Vi registrerar allt som möjliga förbättringar i System C2 under typerna: Förslag Avvikelse, innefattar våra egna misstag och felaktigheter. Avvikelser som föranleder tilläggsdebitering (ÄTA) i uppdrag hanteras enligt rutinerna för Entreprenad respektive Serviceuppdrag. Förbättringsdagar ingår som nulägesanalys i strategiprocessen, se även Kundsynpunkter, inklusive reklamationer och beröm, samt externa miljösynpunkter/frågor. Leverantörsavvikelser. Ledningssystem används för återkommande aktiviteter, ex.vis Nöjd kund, Nöjd medarbetare och Nulägesanalyser. Aktiviteter 1. Alla kan registrera ett nytt förslag, eller annan typ av förbättring, direkt i System C2. Förbättringar kan också meddelas muntligt till arbetsledare eller chef, som gör registreringen i C2. 2. Beslut tas inom 7 dagar: - Genomföra (vem? klart före?) - Utreda (vem? klart före?) - Lägga ner (kommentar) 3. Rapportera när förbättringen är genomförd. Kommentera vad som har gjorts. 4. Följa upp. (Blev det bättre? Ja/Nej. Kommentar) Processmål Antal genomförda förbättringar per medarbetare och år. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum. För att bli bra på ständiga förbättringar! 1. Alla ska vara med och därmed bidra till att uppfylla processmåttet för ständiga förbättringar. 2. Förbättringsarbete ska leda till - Nöjdare kunder - Nöjdare medarbetare - Chefer som lyssnar bättre - Förenklingar i det dagliga - Mindre problem/strul - Bättre ekonomi - Att nå uppsatta mål osv. 3. Förbättringsarbete ska utgå från - uppsatta mål - aktuella problem/strul - resultat på frågor i Nöjd Kund/ Nöjd Medarbetare osv. 4. Arbeta tillsammans i grupparbete och gör t ex fiskben och 5 varför. 5. Små förbättringar prioriteras, undvik stora elefanter! 6. Registrera alla förbättringar i System C2. Både de som redan är genomförda och förslag på förbättringar som ska beslutas. 7. Hantera dina ärenden i tid, se mina att göra i System C2. 8. Fira framgångar! 9. VD ser till att pkt 1 uppnås genom a) vara ett föredöme själv b) månadsvis följer upp att varje personalansvarig chef når pkt 1 c) utse en huvudansvarig som känner ansvar, driver på och hjälper till. Kommentar [2]: Länk till inlämningsformulär för förslag. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [3]: Länk till inlämningsformulär för avvikelse. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [4]: Länk till inlämningsformulär för kundsynpunkt. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [5]: Länk till inlämningsformulär för leverantörsavvikelser. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [6]: Ändrat till processmål Kommentar [7]: Ändrat till år istället för månad. Kan enklare följa upp senaste 12 månader i rapporten Fyra nyckeltal i C2.

13 Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: VD Personlig utveckling 8 Allmänt Processen för personlig utveckling ska säkerställa att medarbetare ges möjlighet till personlig utveckling utifrån egna förutsättningar och företagets kompetensbehov, från nyanställning till avslutad anställning. Respektive chef ansvarar för att processen fungerar och ska ha läst och förstått kapitlen Medarbetare och Utvecklingssamtal i EIO:s Företagshandbok. För ytterligare vägledning inom installationsavtalet används Digital-IS eller kontakt med EIO:s Företagsrådgivare. Varje medarbetare tar en aktiv roll för både sin egen utveckling och för att bidra till företagets utveckling. Vi använder en kompetenskarta för att hålla reda på alla medarbetares kompetens och en utvecklingsplan för planerade kompetensåtgärder. Processen Kommentar [1]: Digital-IS ingår nu som en del av 1.Nyanställning 2. Introduktion 3. Utvecklingssamtal 5. Avslutande av anställning 4. Kompetensutveckling Aktiviteter Förklarande text Dokumentation Ansv. Arkiv Tid 1. Se Nyanställning i kapitlet Medarbetare i EIO:s Företagshandbok. Ansökningshandlingar Chef Personal Ständ. Företagets affärsidé, vägvisare m.m. presenteras för alla sökande som Anställn.avtal,, Chef Personal Ständ. kallas till intervju. Innan beslut om anställning tas ska kompetensprofilen för intressanta sökande fastläggas. Vid anställning av lärlingar se ev. Sekretessavtal Chef Personal Ständ. 2. Introduktionen planeras och genomförs. Introduktion Kompetenskarta Kompetenskort 3. Utvecklingssamtal genomförs årligen. Inför varje samtal förebereder Framtidsplanering sig chefen och medarbetaren genom en checklista med prestationsbedömning och frågor att fundera igenom, samt aktuellt kompetenskort. Vid mötet fastläggs en individuell framtidsplan, som medarbetaren får en kopia av. 4. Utifrån den strategiska kompetensanalysen och resultat från utvecklingssamtal planeras kompetenshöjande aktiviteter in. Genomförande och uppföljning sker enligt plan. 5. Se avslutande av anställning i kapitlet Medarbetare i EIO:s Företagshandbok. Utbildningsplan Kompetenskarta Kompetenskort Kursintyg m.m. Avslutning av anställning Anst.betyg/intyg, Processmål Tillräcklig kompetensutveckling, medarbetarenkät system och struktur fråga 4. Chef Chef Chef Personal Akt. Akt. Chef Personal Akt Chef Chef Chef Chef Chef Chef Personal Personal Personal Akt. Akt. Akt. Ständ. Kommentar [2]: Olika mallar för Installationsavtalet, tjänstemän och övriga. Kommentar [3]: Mall borttagen, eftersom kompetenskort genereras från kompetenskartan. Istället länk till kompetenskartan, där man kan välja mapparna Kompetenskort eller Personliga kompetenskort. Kommentar [4]: Ändrat till processmål- Kommentar [5]: Ändrat till aktuell fråga i medarbetarenkät. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

14 Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: VD Dokumentstyrning 9 Ledord Identifiera, förvara, skydda, återsöka, bestämma arkiveringstid, gallra, göra tillgängligt. Allmänt Samtliga dokument (styrande och redovisande) finns angivna i respektive process. Ansvarig för processen säkerställer att dokument identifieras, är godkända och tar initiativ för uppdatering så att de är aktuella samt tillgängliga för berörda. Gallring sker minst en gång per år. Arkiveringstid om inte annat anges, Akt. innebär att senaste aktuella version sparas tills vidare. Utgångna dokument som bevaras ska tydligt märkas att de ej är giltiga. Rutiner och ej ifyllda mallar, checklistor, mm Arkiveringstid: Endast aktuella (sparar ej tidigare utgåvor). Arkiveringsplats: Namn/märkning: Dokumentets titel anges i klartext i filnamnet. Ändringar: Förändringar registreras i System C2 så att alla har tillgång till vilka ändringar som är genomförda. I rutiner görs ändringsmarkering med streck kanten. Automatiskt senast sparat datum. Behörighet: Skrivrättigheter för mappen med rutiner m.m. har endast den ansvarige för respektive process, anges i sidhuvud. Länk till mallar i rutiner markeras med symbolen. Projekt-/uppdragsdokument Arkiveringsplats: Närarkiv (bokhylla/server mm) Slutarkiv (arkivrum/server) Namn/märkning: Märks med projektnummer Gallring: Vid projektavslut kastas sådana dokument som inte sparas vidare (följesedlar, fraktsedlar mm). Annan dokumentation (än projekt/uppdrag) Arkiveringsplats: Närarkiv (bokhylla/server mm) Slutarkiv (arkivrum/server) och fysiska arkiveringsplatser Struktur på servern och backup rutin: - Grundstrukturen på servern framgår av figuren till höger. - Backup rutin: Daglig backup görs genom. Ansvarig är eller. - För icke nätverksanslutna PC ansvarar användaren för att backup görs på CD, USB-minne eller motsvarande. Fysiska arkiveringsplatser -.. Externa dokument Dokument med externt ursprung som tillhör ett visst projekt eller uppdrag behandlas som projekt- /uppdragsdokument enligt ovan. För övriga externa dokument gäller följande: Standarder, branschkrav, samt allmänna kundkrav, exempelvis ramavtal, anges i förteckningen Externa dokument. Tillämpliga lagar och förordningar mm som styr vår verksamhet framgår av Laglistor, som hålls uppdaterade på Aktuell utgåva av EIO:s blanketter finns på Ansvarig för uppdatering är. Kommentar [1]: Uppdaterat med ny bild över mappstrukturen. Kommentar [2]: Omformulering för att tydliggöra att den som är ansvarig för processen och rutinen också är den som har behörighet till den mapp där rutinen finns. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

15 Checklista Uppdatering EIO Q Ledningssystem Förberedelser Byt namn på mappen med befintligt ledningssystem till Ledningssystem gammal. Tips! För det fortsatta arbetet är det bra att öppna en varsin utforskare bredvid varandra för de ovanstående mapparna. Ladda ner den uppdaterade zip filen med EIO Q Ledningssystem länk till sidan. Extrahera den på samma plats som det befintliga ledningssystemet. Befintligt system Ledningssystem gammal Uppdateringar Ledningssystem Dokumentmallar EIO FORM Vid dokumentändringarna är det överskådligt att öppna både det gamla och nya dokumentet bredvid varandra. Befintligt dokument Uppdatering Börja med att ta bort den tomma mappen EIO FORM Ladda ner den senaste uppdateringen av EIO FORM länk till sidan. Spara den i mappen Mallar. Startsida Extrahera zip filen Ta bort zip filen. Döp om mappen EIO FORM till EIO FORM 1. Byt ut till egen logotyp. 2. Byt ut kodnamn i C2 länkarna. 3. Komplettera med ev. egna länkar. 4. Spara startsidan 5. Spara den sedan som enkel webbsidefil. Strategiprocessen Installera filen EioRegister (finns i mappen EIO FORM) på de datorer där man automatiskt vill infoga logotyp m.m. Filen EioRegister finns i mappen EIO FORM. Om ni har anpassade EIO FORM mallar sedan tidigare, gör samma anpassningar i de nya uppdaterade EIO FORM mallarna. 2. Gör planen för kommande år Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Strategiprocessen. EIO, Sida 1(6)

16 Checklista Uppdatering EIO Q Ledningssystem Ersätt detta dokument med er egen affärsidé 2. Observera stavning och filformat: Affärside.docx 1. Inga uppdatering förutom filformat 2. Gör egna anpassningar Flytta över ev. egna dokument Flytta över aktuella laglistor Flytta över dokumenterad lagefterlevnad, äldre laglistor (mappen innehåller en instruktion) Flytta över befintlig dokumentation från marknadsanalys (mappen innehåller en instruktion) Flytta över befintlig dokumentation från Måloch strategitimmar (mappen innehåller mappar för olika typer av möten) Flytta över befintlig dokumentation för de mötestyper som är tillämpliga. Skapa vid behov nya mappar. Flytta över befintlig dokumentation från miljöanalys Flytta över befintlig dokumentation från nöjd kund mätningar Flytta över befintlig dokumentation från nöjd medarbetarmätningar (mapp för de olika nulägesanalyserna) (mappen innehåller en instruktion) Flytta över befintlig dokumentation från ISO Snabbanalys Flytta över befintlig dokumentation från arbetsmiljöanalyserna Flytta över befintlig dokumentation från ISO Strategisk kompetensanalys (mappen innehåller en instruktion) Flytta över ev. befintlig dokumentation från förbättringsdagar 1. Inga uppdatering förutom filformat och länkar 2. Gör egna anpassningar Flytta över befintlig dokumentation från intern riskanalys EIO, Sida 2(6)

17 Checklista Uppdatering EIO Q Ledningssystem Serviceuppdrag 1. Inga uppdatering förutom filformat och länkar 2. Gör egna anpassningar Flytta över befintliga delegeringar Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Serviceuppdrag. Övriga mappar 1. Inga sakändringar 2. Ersätt presentationerna med era egna befintliga presentationer Flytta över ev. övriga mappar som finns under 3 Serviceuppdrag. Entreprenad Övriga mappar Flytta över ev. övriga mappar som finns under 1 Strategiprocessen. Försäljning Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Försäljning. Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Entreprenad. (tom mappstruktur för projekt) Flytta över dokument till mappen Anbud Den nya anbudsliggaren ( ) ger sammanställning över erhållna order för valfri tidsperiod. 1. Kopiera innehållet i den gamla anbudsliggaren. 2. Klistra in det i den nya anbudsliggaren. Övriga mappar (Ny mall för att räkna ut medel på projektmätningar som registrerats i C2, instruktion finns i filen) Projektmappar Flytta över ev. projektmappar Övriga mappar Flytta över ev. övriga mappar som finns under 4 Entreprenad. Flytta över ev. övriga mappar som finns under 2 Försäljning. EIO, Sida 3(6)

18 Checklista Uppdatering EIO Q Ledningssystem Projektering Flytta över befintlig dokumentation om genomförda leverantörsbedömningar. Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Projektering. Övriga mappar Flytta över ev. övriga mappar som finns under 5 Projektering. Inköp och hantering av material och utrustning Alt 1. Om ni redan har gått över till Leverantörsregister med utvärdering i xlsx format: Ersätt detta dokument med er egen fil Alt 2. Om ni har kvar den gamla i xls formatet: För över leverantörsuppgifterna till det nya leverantörsregistret. Flytta över befintlig dokumentation om leverantörssamverkan. 1. Förutom länkar och filformat är den enda ändring att processmål har tagits bort. Om ni har ett relevant mål, lägg till det! Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Inköp material utrustning. 1. Kopiera innehållet i det gamla registret. 2. Klistra in det i det nya registret. Övriga mappar Flytta över ev. övriga mappar som finns under 6 Inköp material utrustning. Flytta över befintlig dokumentation om avfallsmängder Ständiga förbättringar Den nya kemikaliförteckningen ( ) tydliggör förebyggande åtgärder för människan och miljön. 1. Kopiera innehållet i den gamla kemikalieförteckningen. 2. Klistra in det i den nya kemikalieförteckningen. 3. Anpassa åtgärder för människa och miljö. Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Ständiga förbättringar. Övriga mappar Flytta över ev. övriga mappar som finns under 7 Ständiga förbättringar. Flytta över befintlig dokumentation om kontroll av mätutrustning. EIO, Sida 4(6)

19 Checklista Uppdatering EIO Q Ledningssystem Personlig utveckling Utöver den vanliga rutinen finns det ett extra förslag för de företag som använder EUUs Kompetensverktyg (KV). Alt 2. Om ni har äldre utgåva av kompetenskartan 1. Kopiera och klistra in uppgifter i den nya kompetenskartan 2. Flytta över befintligt innehåll i mapparna Alt 1. Den vanliga rutinen 4. Ta bort Personlig utveckling KV.docx Alt 2. Rutin anpassas till kompetensverktyget 4. Ta bort Personlig utveckling.docx 5. Döp om Personlig utveckling KV.docx till Personlig utveckling.docx Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Personlig utveckling. Alt 1. Om ni redan har den senaste utgåvan av kompetenskartan (utg. 5, ) 1. Börja med att radera följande filer och mappar i den uppdaterade strukturen: 1. Kopiera innehållet i den gamla utbildningsplanen. 2. Klistra in det i den nya utbildningsplanen. Flytta över ev. äldre utbildningsplaner. Övriga mappar Flytta över ev. övriga mappar som finns under 8 Personlig utveckling. Dokumentstyrning 1. Byt ut till egen logotyp 2. Uppdatera listorna med styrande dokument, av externt ursprung, för er verksamhet. Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Dokumentstyrning. Övriga mappar 2. Kopiera motsvarande filer i den gamla strukturen. 3. Klistra in i den nya strukturen i mappen. Flytta över ev. övriga mappar som finns under 9 Dokumentstyrning. EIO, Sida 5(6)

20 Checklista Uppdatering EIO Q Ledningssystem Administration och ekonomi Gallring Här finns inga förslag på rutiner från EIO. Flytta över ev. befintlig dokumentation till den uppdaterade strukturen. Om ni har dokument i det gamla formatet (doc) konvertera till det nya (docx): 1. Öppna dokumentet 2. Klicka på Arkiv >> Info >> Konvertera Radera mappen med det gamla ledningssystemet när är allt överflyttat till den uppdaterade mappen. Alternativt arkivera den med lämpligt namn och på lämplig plats, så att den inte används av misstag. 3. Bekräfta med OK och spara sedan filen i docx format. Om ni i rutinerna har länkar till EIO FORM blanketter, uppdatera dessa till de som ligger under Ledningssystem/Mallar/EIO FORM Övriga filer och mappar Flytta över ev. övriga filer och mappar som finns under 9 Administration Ekonomi eller _Administration Ekonomi. Övriga processer Om ni har kompletterat med övriga processer,flytta över dessa till den uppdaterade strukturen Om ni har dokument för övriga processer i det gamla formatet (doc) konvertera till det nya (docx): 1. Öppna dokumentet 2. Klicka på Arkiv >> Info >> Konvertera 3. Bekräfta med OK och spara sedan filen i docx format. Om ni i rutinerna har länkar till EIO FORM blanketter, uppdatera dessa till de som ligger under Ledningssystem/Mallar/EIO FORM EIO, Sida 6(6)