Ny knapp för att komma till filstrukturen för ledningssystemet. Ny knapp för att komma direkt till mallbiblioteket. Ny process.

Transkript

1 Senast sparad: Ansvarig: LEDNINGSSYSTEM för försäljning, projektering, installation och service av el- och teletekniska anläggningar Telefonlista Semesterlista Nyhetsbrev Presentationer Ny knapp för att komma till filstrukturen för ledningssystemet Affärsidé Organisation Vägvisare Lagförteckning 1 Strategiprocessen t Mål ISO standarder Mål- och strategitimma Nulägesanalyser Nödläge Kundbehov 2 Försäljning Anbudsliggare 4 Entreprenad 5 Projektering Huvudprocesser 3 Serviceuppdrag Resultat Kunder Medarbetare Lönsamhet Kemikalie- förteckning Leverantörs- register Stödprocesser Förteckning utrustning Ny knapp för att komma direkt till mallbiblioteket Kompetenskarta Kompetenskort Externa dokument Utbildningsplan Mallar 6 Inköp material utrustning 7 Ständiga förbättringar 8 Personlig utveckling 9 Dokumentstyrning 10 Administration/Ekonomi Förslag Avvikelse Ny process. Kundsynpunkt Ingen mall finns, men Leverantörsavvikelse många företag vill ta ett helhetsgrepp och samla rutiner för administration och ekonomi i ledningssystemet LEDER TILL BÄTTRE RESULTAT

2 LEDNINGSSYSTEM 1 Strategiprocessen Vägvisare Organisationsplan Våra mål Formaterad tabell 2 Försäljning 3 Serviceuppdrag 4 Entreprenad Kontroll och provning 5 Projektering 6 Inköp och hantering av material och utrustning 7 Ständiga förbättringar Förbättringsdagar 8 Personlig utveckling 9 Dokumentstyrning 10 Administration och ekonomi

3 Ansvarig: Strategiprocessen 1 Allmänt Vårt ledningssystem är ett stöd för att vi ska få en positiv utveckling och nå våra mål. Ett utbildningsmaterial för att lära mer är EIO-Q Handboken och EIO:s företagshandbok. Arbetssätt Nuläges analys - Styrelsemöte - Ledningsgrupp - Månadsmöte - Konferenser Affärsidé Vägvisare Mål Nulägesanalys Analyserna genomförs minst en gång per år och finns som aktiviteter i System C2. I samband med större förändringar inom företaget görs förnyade analyser i förebyggande syfte. Förklarande text (understrukna ska göras) Dokumentation Ansv. Arkiv Tid 1. Arbetsmiljö Arb.miljö allmän del Arb.miljö service Samst ohälsa mm Samst. sjukfrånvaro 2. Förbättringsdagar (revisioner) Förbättringar Enkät C2 3. Intern riskanalys Intern riskanalys 4. Lagar och andra krav: Genomgång av laglista och andra krav, hur berörs vi och följer vi dem? Laglista Avrapportering C2 Akt. 5. Marknadsanalys: Beakta konjunkturrapport och Framtidsstudie. Marknadsanalys 6. Miljö Miljöledning företag Miljöanalys 7. Nöjd kund (Se arbetssätt inom EIO-Q Intressegrupp) Sammanställning C2 8. Nöjd medarbetare (Se arbetssätt inom EIO-Q Intressegrupp) Sammanställning C2 9. Snabbanalys ISO Snabbanalys 10. Strategisk kompetensanalys Strat. komp.analys Affärsidé, vägvisare och organisation Affärsidé, Vägvisare (Elsäkerhet, Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö, Jämställdhet) och Organisation. Mål För att säkra att alla känner till våra mål, har sett uppföljning och arbetar mot våra mål har vi: målmöte, måltavla, målfest och mål/strategitimma. Nöjda medarbetare 1. Våra mål Sammanställning Akt 2. Mål- och strategitimma Protokoll Enkät C2 Arbetssätt Arbetssätt * finns beskrivna för processerna ledningssystemet. Processerna och viktiga dokument framgår av startsidan i systemet (miniatyr t.h.). Att arbetssätten fungerar säkerställs med processmått på utvalda processer. Nöjda kunder Ökad lönsamhet Kommentar [1]: Länkar till mapparna med resultat från nöjd kund och nöjd medarbetarenkät. Kommentar [2]: Länk till mall borttagen, eftersom den görs i C2. Kommentar [3]: Tydligare och enhetligare med tabell för Våra mål och Mål- och strategitimma. Kommentar [4]: Hänvisning till ledningssystemets startsida och en miniatyrbild av den. Processmått 1. Nöjd medarbetarenkät: Mål (feb/aug) fråga 1 och 2. Sammanställning Kommentar [5]: Tydligare och enhetligare med tabell för Processmått som i de andra rutinerna. *) I arbetssätten finns ingen konstruktion och utveckling som kräver en utvecklingsmodell, varför avsnitt 7.3 i ISO 9001 utesluts. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

4 Årsplan Ledningssystemet (Ifylles manuellt) Senast sparad: Utskriftsdatum: Sida: 1(1) Aktivitet Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Strategiprocessen Nulägesanalyser Förbättringsdagar borttaget under Ständiga förbättringar (som Arbetsmiljö avsåg själva genomförandet). Förbättringsdagar Förbättringsdagar finns KAkvar under Nulägesanalys (som främst Intern riskanalys avser planering av förbättringsdagen). Lagar och andra krav KA Marknadsanalys Det blir enklare så! Miljö KA Nöjd kund KA KA KA KA Nöjd medarbetare PA PA PA PA PA PA PA PA PA PA PA Snabbanalys ISO Strategisk kompetensanalys PA Möten Styrelsemöte Mål- och strategitimma Ledningsgruppsmöte Månadsmöte PA PA PA PA PA PA PA PA PA Personalkonferens Inköp och hantering av material och utrustning Utvärdering av leverantörer Kontroll och kalibrering av utrustning KA Personlig utveckling Utvecklingssamtal Dokumentstyrning Inventering externa dokument Gallring PA KA KA Ansvariga = Verkställande direktör KA = Kvalitetsansvarig t i (ledn.repr.) d ) PA = Personalansvarig

5 Ansvarig: Vägvisare 1-1 Vi ska arbeta med ständiga förbättringar för att vi hela tiden ska bli bättre och nå våra mål. Vi följer lagar och våra kunders krav. Kompetensutveckling inom samtliga områden nedan är en viktig del för att lyckas. Elsäkerhet innebär för oss: Vi ska arbeta för att utforma och utföra säkra, samt underhålls- och skötselvänliga elanläggningar. Behörighetsansvaret för elinstallationsarbeten delegeras enligt företagets organisationsplan och delges all personal. Elarbeten utförs av yrkesfolk med god erfarenhet av elarbeten och med elsäkerhetsmässigt anpassad, aktuell och verifierad kunskap. Utförda elarbeten kontrolleras och dokumenteras enligt företagets instruktioner under arbetets gång, före och efter spänningssättning. Elmaterielen som används skall uppfylla kraven i gällande elmateriel- och EMCföreskrifter. För arbeten, som kräver elarbetsansvarig, dvs. arbeten på en spänningssatt eller i bruk tagen anläggning, skall elarbetsansvarig alltid utses för den tid sådan krävs. Allt elarbete skall utföras så att elanläggningen vid överlämnande uppfyller kraven på god elsäkerhetsteknisk praxis. Kvalitet innebär för oss: Lyssna på kund och medarbetare, samt uppfylla behov och förväntningar. Miljö innebär för oss: I allt vi gör strävar vi efter så liten negativ miljöpåverkan som möjligt och undviker föroreningar. Vi strävar efter att föreslå energieffektiva lösningar, samt välja material och produkter som innebär ett bra miljöval och underlättar för återvinning. Vi prioriterar bra miljöval vid transporter och genomför dessa planerat och effektivt. Vi har en effektiv avfallshantering med optimal källsorteringen. Arbetsmiljö innebär för oss: Nöjda medarbetare. Allt arbete planeras och ordnas så att det ger förutsättningar för god hälsa och säkerhet. En förutsättning för att det ska uppnås är att det sker i samverkan och att alla är delaktiga. Maskiner, fordon, redskap och andra tekniska anordningar samt personlig skyddsutrustning ska vara i sådant skick att de ger betryggande säkerhet. Jämställdhet innebär för oss: Att alla individer behandlas lika och känner en gemenskap inom företaget, oavsett kön, ursprung eller sexuell läggning. Att arbetet är förenligt med ett familjeliv. Kom ihåg att uppdatera presentationer när vägvisaren uppdateras. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum, hemsida, presentationer.

6 Ansvarig: Våra mål Vi sätter mål SMART 1-3 Specificerade, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidssatta Målområde Resursåtgång Arbetsmiljömål Övergripande mål Nöjda medarbetare Detaljerade mål Minst 8,0 i snitt på medarbetarenkäter Huvudaktiviteter, inkl ansvar för genomförande. Ytterligare aktiviteter skrivs in i System C2. Fiskben görs på frågeställningar med låg poäng. ansvarar. 1 tim/mån för alla Ska vara uppnått Ansvar och mätmetod för En påminnelse uppföljning om att sätt mål SMART Dec 2009 Medarbetarenkät varje mån. Kvalitetsmål Företagsmål Nöjda kunder Ökad lönsamhet Minst 9,0 i snitt på kundenkäter Resultat 5% före finansiella intäkter Planeras fortlöpande vid mål- och strategitimma baserat på enkätsvar. ansvarar. Följdresultat av nöjda kunder och nöjda medarbetare. Efter behov. Dec 2009 Fyra enkäter per år. - Dec 2009 Sammanställ 2 ggr/år Miljömål Föreslå energieffektiva lösningar. Bra miljöval av material och produkter. Bra miljöval vid transporter och genomföra dessa effektivt. Ha en effektiv avfallshantering. Minskad bränsleförbrukning och utsläpp CO g/km (Startvärde CO g/km) 50% av bilparken ska vara miljöbilar. (Startvärde 12%) Genomgå Eco-driving utbildning. Vid byte av bil, i första hand välja miljöbilar. Om ej möjligt väljs bilar med lägsta CO 2 utsläpp. 25 timmar SEK Jun 2009 Ekonomichef Följs upp varje månad. - Dec 2009 Ekonomichef Följs upp varje halvår. Distribution av dokumentet: Fikarum, ledningsgrupp

7 Ansvarig: Försäljning 2 Allmänt Försäljningsprocessen ska säkerställa att vi på ett systematiskt sätt säljer in nya entreprenaduppdrag och ramavtal. De som är involverade i försäljningsarbetet ansvarar för att ha läst och förstått kapitlet Försäljning i EIO:s Företagshandbok och Checklista Anbud/order med tillhörande kontrollanvisning. Processen 1.Kundkontakt Förfrågan 2. Beslut om anbud 3. Utarbeta anbud 4. Granskning Godkännande 5. Lämna anbud 6. Order Kommentar [1]: Länk till kontrollanvisning: l=http%3a%2f%2fwww.eioq.se%2feioqhandboken%2f6%2fdocument s%2fkontrollanvisning+1+anbud+och+ord er.doc Aktiviteter Förklarande text Dokumentation Ansv. Arkiv Tid 1. En kundkontakt som leder till en förfrågan, som vi preliminärt bedömer som intressant att räkna på. 2. Bedömning och beslut om anbud ska lämnas, om ja registrering. Anbudsliggare Akt. 3. Vid utarbetande av anbud ingår. 1. Planering 2. Fastställande av krav. Beakta särskilt risker i projektet. 3. Kalkylunderlag 4. Kalkylsammanställning 5. Skrivning av anbudet Checklista ska användas vid entreprenader över 250 ksek. 4. Granskning och godkännande av anbud. Vid behov justeras eller kompletteras anbudet enligt steg 3. Vid anbud större än 50 ksek ska mer än en medarbetare delta i granskningen. Kopia av godkända anbud signeras av de som har granskat dem. 5. Anbud överlämnas eller sänds till kunden enligt förfrågan. Registreras i anbudsliggare. 6. När order mottas görs följande. 1. Datering och beställare noteras. 2. Projektledare utses. 3. Genomgång av beställning/kontrakt, i överensstämmelse med anbud. Eventuella avvikelser klargörs med kund, nytt anbud kan bli aktuellt. 4. Ordererkännande 5. Registrering. Upprätta projektpärm. Uppföljning av lämnade anbud görs i anbudsliggare. Checklista Anbud med bilagor: Elanbud Bilaga KM-plan Kontrakt ABS 09 ÄTA ABS 09 Kopia anbud / Anbpärm Anbudsliggare Akt. Beställning/kontrakt - Original - Kopia Ordererkännande - Original - Kopia Anbudsliggare Ordpärm Ordpärm Akt. Kommentar [2]: Länkar till nya ABS 09, finns på >> Medlemssidorna >> Blanketter >> Konsument Processmått 1. Andel erhållna ordrar/lämnade anbud. Statistik Vägg 1 mån Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

8 Ansvarig: Projektering 5 Allmänt Projekteringsprocessen beskriver övergripande hur vi anpassar en anläggning enligt kundens krav och önskemål antingen genom egen projektering eller genom anlitande av extern konsult. Vid varje entreprenad upprättas en kvalitets- och miljöplan för att säkerställa kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Under projekteringen har vi störst möjlighet att påverka kvalitets-, miljö- och arbetsmiljörelaterade frågor. Projektledare ansvarar för att de har läst och förstått kapitlen Projektekonomi och Entreprenad i EIO:s Företagshandbok, samt Checklista Egenkontroll Projektering med kontrollanvisning och Checklista Anläggningsdokumentation med kontrollanvisning. Processen 1. Val: Egen/Konsult Aktiviteter 2. Genomgång av krav 3. Granskn.- handlingar Förklarande text Dokumentation Ansv. Arkiv Tid 1. Riskanalys görs med avseende på kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Kravspecifikation Beslut om projekteringsform baserat på kravspecifikation, objektstyp Riskanalys och storlek: Egen eller Konsult. Vid val av extern konsult tas hänsyn till projektets typ och omfattning, bedömning enligt inköpsrutin. 2. Genomgång av kundkrav (rambeskrivning, kontrakt m.m.) och andra krav (bl a lagkrav). Riktlinjer för materialval fastställs. Omfattning av handlingar och ritningar fastläggs. Klargörande av gränsdragningar mot angränsande teknikområden/sidokonsulter. Kvalitets- och miljöplan påbörjas. Framtagande av arbetsmiljöplan ingår vanligen i samband med totalentreprenader, vägledning fås på Kompetenskrav BAS-P, se kompetenskarta. Ändrings- och tilläggsarbeten hanteras enl. kvalitets- och miljöplan. 3. Utarbetande av tekniska lösningar. Framtagande av granskningshandlingar. Vid behov gör beställaren genomgång av förhandskopior innan granskningshandlingar översänds för formell granskning. 4. Extern granskning sker från beställarens sida. Ändringar och tillägg fastläggs i PM eller motsvarande ändringsunderlag. Kundkrav Egenkontroll del 1 Ritningsförteckning Gränsdragningslista Kvalitets- o miljöplan Arbetsmiljöplan Egenkontroll del 2 Granskningshandlingar Ändringsunderlag 5. Granskningssynpunkter inarbetas och bygghandlingar upprättas. Bygghandlingar 6. Efter genomförd entreprenad upprättas relationshandlingar. Mottagarkvittens sker av levererad dokumentation. 4. Extern granskning 5. Bygghandlingar Relationshandlingar Anläggningsdok 6. Relationshandlingar Kommentar [1]: Länk till kontrollanvisning: l=http%3a%2f%2fwww.eioq.se%2feioqhandboken%2f6%2fdocument s%2fkontrollanvisning+2+projektering.doc Kommentar [2]: Länk till kontrollanvisning: l=http%3a%2f%2fwww.eioq.se%2feioqhandboken%2f6%2fdocument s%2fkontrollanvisning+5+anl%c3%a4ggn ingsdokumentation.doc Processmått 1. Besiktningsanmärkningar relaterade till projektering Protokoll 2. Egna avvikelser efter fastlagda bygghandlingar Avvikelser C2 Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.

9 Företag Serienummer/instrumentnummer Register över utrustning Särskild utrustning Nästa kalibreringsdatum 1. Typ av utrustning 2. Namn, benämning 3. Nummer 4. Förvaring 5. Ansvarig 6. Datum senaste kal. 7. Intervall 8. Utförs av Bildexempel på märkning med Instrumentnummer och Nästa kalibreringsdatum på instrument. EIO Art.nr , Utgåva 2. Ingår i EIO-Q Ledningssystem. Utskriftsdatum: Sida: 1(2)

10 Sida: 1(2) Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: Externa dokument 9-1 Standarder och handböcker Beteckning Dokument EIO art.nr. Utgåva Placering SS Elinstallationsreglerna Elförlaget bok 1 Elförlaget bok 2 Handbok 412 Elinstallationsguiden Elsäkerhetsverkets föreskrifter Minimikrav på elmateriel i olika slags utrymmen enligt installationsreglerna Grafiska symboler för elinstallationsritningar och scheman Handbok 413 Potentialutjämning Handbok 414 Dvärgbrytare (automatsäkringar) 20/400 V. Vägledning för val och installation Handbok 415 Handbok 421 Tillfälliga elanläggningar - Vägledning vid planering, utförande och underhåll Kompendium med regler för dimensionering av ledningsnät för lågspänning SS Kabelförläggning i byggnader SS SS SS SS Elinstallationer i byggnader - Del 61: Kontroll före idrifttagning Elinstallationer i byggnader - Uttag och andra anslutningspunkter - Omfattning och placering Elinstallationer i byggnader - Införing av el- och telekablar i byggnader Elinstallationer i byggnader - Grundläggande dimensioneringsregler Ny elstandard för bostadshus Kvalitets och miljöstandarder Referenser till standarder i ISO och ISO familjen, samt innebörden av kraven i ISO 9001 och ISO finns på Branschkrav Beteckning Dokument EIO art.nr. Utgåva Placering AB 04 AB 92 Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggningsoch installationsentreprenader Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggningsoch installationsentreprenader ABT 06 Allmänna bestämmelser för totalentreprenader ABT 94 Allmänna bestämmelser för totalentreprenader AFTU 99ABT- U 07 Allmänna bestämmelser för underentreprenader på totalentreprenad AB-U 0407 Allmänna bestämmelser för underentreprenader AFU 99 Allmänna bestämmelser för underentreprenader ABK 96 Allmänna bestämmelser för konsulter Distribution av dokumentet: Bokhylla med referenslitteratur - - -

11 Sida: 2(2) Senast sparad: Utskriven: Ansvarig: Externa dokument 9-1 Beteckning Dokument EIO art.nr. Utgåva Placering 1003 EL 92/95 Leveransbestämmelser ALEM 95 Leveransbestämmelser för elektrisk materiel ALEM 09 Leveransbestämmelser för elektrisk materiel EIO 99 AMA AF 07 EL AMA 98 Allmänna leveransbestämmelser, avsedda för mindre arbeten på löpande räkning Administrativa föreskrifter för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader Allmän material- och arbetsbeskrivning för eltekniska arbeten RA 98 EL Råd och anvisningar till EL AMA Kundkrav Beteckning Dokument Utgåva Placering xxx Ramavtal med Distribution av dokumentet: Bokhylla med referenslitteratur