Dagordning ANKARSMEDEN LÅSSMEDEN SAMFÄLLIGHET

Transkript

1 1

2 Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av 2 justeringsmän tillika rösträknare 5 Godkännande av kallelse och dagordning 6 Återkoppling Underhålls- och Förnyelseplanen från årsstämman 7 Information allmän diskussion ang. förnyelse av samfälligheterna 8 Framställningar från styrelsen enligt särskilda bilagor AA, AB 9 Ersättning till deltagare i referens- och projektgrupper 10 Övriga ärenden a) Svar angående gränssnitt mellan eget och samfälligheten. b) Ansvarsområden för förtroendevalda c) Information angående medlemskap i Villaägarnas Riksförbund d) Förslag till datum för extra stämma i november Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 12 Mötets avslutande. ANKARSMEDEN LÅSSMEDEN SAMFÄLLIGHET

3 Ankarsmeden- Låssmeden 6 samfällighet Underhålls- och förnyelseplan

4 Dokumentets innehåll Svensk Författningssamling Lag (okt 2003)om ändring i lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter; SAMFÄLLIGHETENS TILLGÅNGAR ENLIGT ANLÄGGNINGSBESLUT UNDERHÅLLS- OCH FÖRNYELSEPLAN. 6

5 Förnyelse genom planerat underhåll Samfälligheten är 35 år. Flera installationer och anläggningar börjar nå eller har nått slutet av sin livslängd. Det börjar bli dags för förnyelse och anpassning till ny tid och ny teknik. Arbetena vi har framför oss är de största sedan området byggdes i slutet av talet. ANKARSMEDEN LÅSSMEDEN SAMFÄLLIGHET

6 Åtgärdsområde Kostnad summa kr Återstående Livslängd år Sparande Underhåll Kr/ år Sparande i fonder Kr/ år Invest./ Uh summa kr Asfalt VA- system Fjärrvärme 56 UC Fjärrvärme Kalmar Energi blir ägare Alt. värmekälla Underhålls- och förnyelseplan Garage exkl måln Garage målning Lekplatser redskap Lekplatser övrigt Belysning Kabel TV (17000) Fiberkabel Ingår i fjärrvärmentr Plank, P-pl Vinter Uh Summa kr kr/mån 225 kr/mån om 50% lånas upp 280kr/mån om (lån= )

7 Planerad underhållskostnad per vart 10:e år baserat på underhålls- och förnyelseplanen Sparperiod Totalt sparade medel för drift och Underhåll kr = kr/ hushåll ( ) Framtiden

8 Behov i Förnyelseprocessen Vision och mål Öka engagemanget inom styrelsen genom utpekade ansvarsområden. Öka insikten om samfälligheten bland medlemmarna Information/ träffar/ stämmor Förbättrad kommunikation i föreningen Ny hemsida Ökat engagemang bland medlemmarna för att bidra till måluppfyllelse. Tillvarata medlemmarnas kompetenser Utnyttja styrkan av att vara en förening Medlem hos Villaägarnas Riksförbund ANKARSMEDEN LÅSSMEDEN SAMFÄLLIGHET 8

9 Externa kontakter i Förnyelseprocessen Kalmar Energi Värme AB värme och fiber E on ang. nätavg. El- pris Telia ang. fiber Värmepumpsleverantörer Beläggningsentreprenörer LR- Installation (jour) Solpanels- tillverkare Lantmäteriet Kalmar energirådgivare Villaägarnas Riksförbund Fastighetsmäklare Bank Energimyndigheten Boverket Andra Samfälligheter ANKARSMEDEN LÅSSMEDEN SAMFÄLLIGHET 9

10 Grundläggande principer för förvaltning av gemensamma anläggningar? o Samfälligheten är skyldig att ha en Underhålls- och Förnyelsefond då vi äger och ska förvalta gemensam egendom. o För att räkna ut avsättningen upprättas en Underhållsplan. Med underhållsplanen ska man kunna garantera: Samfällighetens långsiktiga fortlevnad Planerade åtgärder istället för kostsamma akutinsatser Att medel finns till framtida underhåll och förnyelse. Jämnt uttag av årsavgift och slippa eventuella chockhöjningar Underhållsplanen redovisar framtida investeringar varför det också blir lättare att föra över ansvaret till en ny styrelse. ANKARSMEDEN LÅSSMEDEN SAMFÄLLIGHET 11

11 Princip för avsättning till fond Vi måste besluta om principerna för förvaltning av de gemensamma anläggningarna och förstå vilka konsekvenserna blir vid de olika alternativen. 1. Ska varje hushåll genom avsättning till fond solidariskt betala för det slitage som vårt boende (d.v.s. användning), väder och vind utsätter anläggningarna för? 2. Eller är det de fastighetsägare som vid tillfället bor i fastigheterna som ska betala för underhållet när det inträffar? 3. Eller är det ett mellanting av de båda ovanstående principerna där man avsätter till fond men kapar toppar med ett banklån som sedan utdebiteras till respektive nuvarande och kommande fastighetsägare? (Utdebitering under lånets löptid ex 20 år) Är det ok att fondens pengar kan användas till att lägga till ny funktionalitet i anläggningarna? Ex. att utrusta en lekpark med ny utrustning som ger utökad funktionalitet trotts att kostnaden inte finns med i Underhålls- eller Investeringsplanen? ANKARSMEDEN LÅSSMEDEN SAMFÄLLIGHET 12

12 Riskbedömning Sannolikhet att något inträffar och konsekvensen om något inträffar. Fjärrvärmesystemet och vatten- och avloppsystemen är de viktigaste gemensamma anläggningarna inom samfälligheterna. Ju äldre en anläggning blir desto mer underhåll krävs. Under en 30- årsperiod ökar underhållskostnaden rätlinjigt med 4 gånger Inträffade mindre läckor och därav reparationer tyder på pågående nedbrytning Det är därför viktigt att göra en riskbedömning samt försöka förstå konsekvenserna om något händer. 13

13 Riskbedömning Värmesystemet Konsekvens Sannolikhet 5. Nästan säkert Obetydlig Mindre Måttlig Allvarlig Katastrofal Måttlig Betydande Hög Extrem Extrem 4.Troligt Måttlig Betydande Hög Hög Extrem 3. Måttlig Låg Måttlig Betydande Hög Hög 2. Sällsynt Låg Låg Måttlig Betydande Hög 1. Osannolikt Låg Låg Måttlig Betydande Betydande 14

14 Energianvändning kwh i fyra olika småhus 100% 90% 80% 70% 60% % 40% 30% 20% Hushållsel Varmvatten Uppvärmning 10% 0% Sv. snittshus 149m2 Mitt hus 120m2 Parhus Kedjehus 19

15 Energianvändning kwh i fyra olika småhus Hushållsel Varmvatten Uppvärmning 0 Sv. snittshus 149m2 Mitt hus 120m2 Parhus Kedjehus 20

16 25000 Energianvändning (kwh) i mitt eget hus Hushållsel Varmvatten Uppvärmning El värmepump Besparing Fjärrvärme alternativ Värmepumpalternativ 21

17 Årlig energikostnad i mitt eget hus Elpris = 1,50 kr/kwh (Inkl. nätavgift) Fjärrvärme =0,90 kr/kwh (inkl. fast kostn.) Hushållsel Varmvatten Uppvärmning El värmepump Besparing Fjärrvärme alternativ Värmepumpalternativ 22

18 Alternativa värmesystem Fjärrvärme/varmvatten Värmepump Investering kostn :- Årlig förb KWh Årlig kostnad ca :- Livslängd kulv. Livsl. Värmeväxl. 20 år Annan ägare ROT avdrag för installation av värmeväxlare Uh. Kostnad 1500 kr/år Framtida energikostnader??? Ingen ny lantmäteriförrättning?? Genomförande 5-6 månader Stor yttre åverkan genom schaktarbeten Samfälligheten lånar (del) Invest. Kostn kr inkl. ROT Årlig förb KWh Årlig kostnad El ca kr/år Nätavgift ca kr/år Livslängd år Uh. kostn 1000 kr/år Besparing kr/år Återbetalningstid 12 år Garantitid 10 år Ny lantmäteriförrättn. kan krävas?? Genomförande 2-3 månader Minimal yttre åverkan Pump egen del- investering 23

19 Fjärrvärme för- och nackdelar + Fördelar 1. Inga framtida underhållskostnader 2. Varmvattnet kan inte ta slut 3. Bekvämt för fastighetsägarna 4. Hög driftsäkerhet 5. Lantmäteriförrättning?? (individuell energimätning) 6. Bra pris på fiberkabel. (samordningsvinst) 7. Samfälligheten kan lätt låna. 8. Del av asfaltkostnaden ligger i priset. - Nackdelar 1. Bunden till en Leverantör 2. Oreda under 5-6 månader genom schaktarbeten 24

20 Luftvattenvärmepump för- och nackdelar + Fördelar 1. Kort installationstid ingen större oreda 2. Låg årlig kostnad 3. Kort återbetalningstid 4. Bekvämt för fastighetsägarna 5. Miljövänligt alternativ - Nackdelar 1. Ny lantmäteriförrättning krävs (kostnad kr kr) 2. För att få ROT- avdrag krävs eget ägande. (egen finansiering) 3. Fibersamordningen uteblir 4. Kräver el (sårbar vid avbrott) 25

21 Exempel på Värmeväxlar e till varje hus Bredd x djup x höjd 380 x 410 x 780

22 Exempel på Värmepump Inne- resp. utedel 27

23

24 Den smala vägen 29

25 8 Framställningar från styrelsen

26 VISION Samfällighetens ANKARSMEDEN LÅSSMEDEN SAMFÄLLIGHET 31

27 Syfte / Mål Om Ankarsmeden/låssmeden vi hela tiden har målen för ögonen Samfällighetsförening är det lättare att hålla kursen i önskad. riktning. Mål 1. Samfälligheten är attraktiv, välskött och i tiden. Mål 2. Föreningen har en välskött ekonomi som bygger på en Underhålls- och Förnyelseplan. Mål 3. Förening/ styrelse är kreativ, ansvarstagande och har ett stort engagemang. Mål 4. Föreningens medlemmar är väl informerade och har grunderna för att fatta bästa möjliga beslut angående gemensamma värden. Mål 5. Samfälligheten tar tillvara den gemensamma kompetensen och den styrka som en målinriktad och aktiv förening skapar. ANKARSMEDEN LÅSSMEDEN SAMFÄLLIGHET 32

28 Alternativ för fortsatt arbete Styrelsen Arb. grupper Konsult Zero Inslagna vägen Stämman ger styrelsen uppdrag att fortsätta med UhF- planen. Tillsätt ref.grupp Ta fram alternativa och om behov uppstår: Stäm av- och ta hjälp av expert Stämman besluta Ansvarsfulla vägen Du känner samma ansvar för våra gemensamma anläggningar som du känner för ditt eget hus. Du önskar delta i arbetsgrupp för att vara delaktig i Förnyelsen av vår samfällighet. Kostsamma vägen Stämman osäker på om vi klarar allt vi måste ta ställning till. Konsult får komma med färdigt förslag till handlingsplan. Ev. hjälpa till med upphandling, avtal mm. Vi behöver bara bli överrens och besluta Lätta vägen Vi avvaktar och tar hand om problemen när de uppstår.

29 Alternativ styrelsen arbetar med referensgrupp År Vinter Beslut gå igång Avstämning Förstudie Intresse väckning Styrelsen arbetar Involvera ref. grupp Slutför arbetet. Färdiga förslag Anbud Upphandl. Beställning Anläggn.- produktion

30 Alternativ att arbeta i grupper År Vinter Beslut gå igång Avstämning Förstudie Intresse väckning Projektgrupper + Ref. grupp Slutför arbetet. Färdiga förslag Anbud Upphandl. Beställning Anläggn.- produktion Styrgrupp är styrelsen som har överordnat ansvar för projektet. Projektgrupperna tar fram förslag och underlag för styrelsens godkännande och stämmans beslut.

31 Alternativ lägga ut på konsult År Vinter Beslut Beslut gå igång Redovisning Förstudie Intresse väckning Ta fram underlag För Konsultupphand ling Färdiga konsultförslag Anbud Upphandl. Beställning Anläggn.- produktion Styrgrupp är styrelsen som har överordnat ansvar för projektet.

32 Alternativ vi avvakter Första steget Förstudie Intresse väckning Lätta BORDLÄGGER vägen avvakta FRÅGAN ligg lågt

33 : :- Investeringskostnad Luftvattenvärmepump Fjärrvärme :-- Beläggning av asfaltytor :- Fibernät :- Beläggning av asfaltytor : :- Fibernät :- Nytt värmesystem Luftvatten värmepumpar Nytt värmesystem Fjärrvärme

34 Gränssnitt i fråga om ägandet mellan eget och gemensamt eller utomstående. Enligt anläggningsbeslut: a) Värmekulvert Energiverkets leveransgräns mot gemensamhetsanläggningen är insidan av grundmuren i undercentralen. Gemensamhetsanläggningens leveransgräns gentemot var och en av de anslutna bostadsfastigheterna utgörs av respektive fastighets husliv. b) Vatten- och avloppsledningar I enlighet med situationsplan yttre va- ledningar d.v.s. vatten- och avloppsledningarna från de av kommunen upprättade förbindelsepunkterna i Kroggärdesvägen och Raabs väg fram till gränsen för varje ansluten fastighet.

35 Husliv Husliv

36 ANKARSMEDEN- LÅSSMEDEN Ansvar och arbetsuppgifter för förtroendevalda

37 Roller och ansvarsområden Styrelseordförande: Lars-Erik Svensson Uppgift och ansvarsområden Ordförandens roll är att leda styrelsen och vara sammankallande till möten. Huvudansvar för styrelsens arbete. Vara väl bevandrad med föreningens syfte, mål och verksamhet Vara firmatecknare och dela detta ansvar med kassören. Att teckna föreningens firma innebär rätt att skriva under avtal och andra kontrakt i föreningens namn. Ansvarig för är att representera föreningen och vara ansiktet utåt.

38 Roller och ansvarsområden Vice ordförande: Sarah Kembring Uppgift och ansvarsområden Vice ordförande tar över ordförandeposten när ordförande inte kan närvara. Viktigt att ha kunskap om vad ordförandes roll och uppgifter är i föreningen. Kontaktperson för vårt avtal med Tele 2 (Kabelvision) basutbudet Kontaktperson med vår entreprenör angående vinterunderhåll. Ansvarar för samfällighetens el- och belysningsärenden. Ansvarig för undercentralen och samfällighetens samtliga garage beträffande byggnad. Ansvarig för förrådsboden beträffande byggnad..

39 Roller och ansvarsområden Kassör: Magnus Sarenwald Uppgift och ansvarsområden Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna och förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar. Ansvarig för att kontinuerligt informera föreningen angående ekonomin. Ansvarar för granskning av köpta ekonomiska tjänster. Ansvar för förslag till budget, bokslut samt bokföring. Kassören är tillsammans med ordföranden firmatecknare för föreningen. Ansvarig för uppgiftslämnande till Skatteverket. Ansvarig för administration av Nya Hemsidan. Kontaktperson för vårt el. avtal med E. on Säkerställer slutavläsning vid husförsäljning samt avläser och behandlar den årliga värmeförbrukningen tillsammans annan styrelsemedlem.

40 Roller och ansvarsområden Sekreterare: Anitha Broberg Uppgift och ansvarsområden Att skriva protokoll med syftet är att underlätta för styrelsen och föreningens medlemmar att se vad som har diskuterats och beslutats av stämman och styrelsen. Tillsammans med ordförande upprätta verksamhetsberättelse. Kopierar samt distribuerar föreningens handlingar protokoll, årsmöteshandlingar samt speciell information. Ansvarar för att mail- och telefonlistan uppdateras årligen. Assisterar kassören med att få fram ekonomiska underlag och beräkningar till budgeten Deltar och dokumenterar vid inspektion inför vår & höststädning Kontaktperson till delområdernas tillsynsperson. Motta redogörelse för utförda åtgärder i samband med städdagar och andra särskilda tillfällen.

41 Roller och ansvarsområden Styrelseledamot: Therese Nyström Uppgift och ansvarsområden Huvudansvar för att säkerheten på lekplatserna uppfylls enligt gällande regler samt för eventuella reparationer av lekredskap. Ansvarar för eventuella reparationer av ex gräsklippare och övrig utrustning Ansvarig för trafikärenden som långtidsparkerade bilar/husvagnar mm. Ansvarig för att säkerställa iakttagande av trafik- och hastighetsregler. Huvudansvarig för samtliga P- platser utomhus. Respektive tillsynsperson är delansvarig Avläser och behandlar värmeförbrukningen årligen tillsammans med kassören.

42 Roller och ansvarsområden Ansvarig för undercentralen: Uppgift och ansvarsområden Per Carlgren Ansvarar för fjärrvärmen och kallvattnet inom samfälligheten Ansvarar för kontakten med Kalmar Energi (fjärrvärme) och Kalmar kommun (vatten) Regelbunden kontroll av utrustning i Undercentralen Ansvarig för alla el- installationer i Undercentralen.

43 Roller och ansvarsområden Tillsyn av delområden: År 2013 Delområde 1: Hans- Erik Lindeblad, Kv 5 tel Delområde 2: Andreas Jeansson, Rv 20 tel , Delområde 3: Stefan Pettersson, Rv 29 tel Delområde 4: Tobias Svensson, Rv 23

44 Roller och ansvarsområden Arbetsuppgifter för yttre tillsyningsmän Tillsammans med styrelsen se över vilka underhållsarbeten som behöver utföras. Att göra upp jourlistor för området i samråd med medlemmarna. I samråd med styrelsen svara för uppmärkning av P- platser. Ansvarig för att mindre underhållsarbeten blir utförda ex. reparation av räcken, staket, plank, sopställ mm. Ansvar för att kontrollera brunnar i avloppsnätet. Att informera nyinflyttade om bl. a. den gemensamma skötseln, var samfällighetens gemensamma arbetsredskap finns och var nyckel till förrådsboden och stegen finns. Att vara kontaktman mellan medlemmar och styrelse.