Vägen till en värdeskapande kommunikationsfunktion

Transkript

1 Vägen till en värdeskapande kommunikationsfunktion Eva Johannesson, kommunikationschef

2 Eva Johannesson 29 år med kommunikation 17 år som kommunikationschef 9 års universitetsutbildning 8 stora organisationsförändringar i fem organisationer Skånes universitetssjukhus, Lunds universitet, Eslövs kommun, Alfa Laval, Banverket, Sockerbolaget, IM

3 Var tredje Lundabo är 24 år eller yngre 18 procent av Lundaborna är utrikesfödda 2:a bästa stad i Europa i Connectivity 2016 Årets Fairtrade City 2015 Bästa kommunen för unga 2015 Vinnare Lilla ekomatsligan 2015 Årets ungdomskommun :e mest innovativa regionen i världen enligt OECD Lund har nästan invånare varav bor i tätorten Lund Sveriges 12:e största kommun Skånes 3:e största kommun Lunds universitet 350 år Ett av världens 100 bästa lärosäten Lund är landets mest attraktiva studieort Fler än 30 av Lunds universitets forskningsområden anses som världsledande, enligt oberoende utvärderare. Mer än varannan Lundabo har minst treårig eftergymnasial utbildning

4 Lunds kommun 9000 medarbetare 250 olika yrken

5

6 Ett Lund värde för mig? Tydligare röd tråd Enklare att göra sitt jobb Kommunens vision Mer tid till verksamhet Frigöra kreativitet Trygghet om vad som gäller Stolthet att jobba i Lunds kommun Min personliga utvecklingsplan

7 Mer Samarbeten Gemensamma system Effektivitet Kreativitet Tydlig styrning Stolthet Mindre Stuprör Uppfinna hjulet Dubbelarbete Administration Otydliga mål Osäkerhet

8 Ledningsfilosofi Ett Lund Värde för våra huvudpersoner Ledningsfilosofi I Ett Lund utvecklar vi ständigt genom samarbete och tar ett ansvar som sträcker sig lite längre. Tydlig styrning Långsiktighet Medskapande och utveckling Samarbete Ständiga förbättringar Processer

9

10 Nulägesanalys Januari-mars 2014 Dokument och kanaler Observationer Intervjuer och samtal med ca 140 personer

11 Kommunikationsresurser kommunikatörstjänster Små kommunikationsbudgetar Kostnader för kommunikation och marknadsföring 2013: 15,5 miljoner

12 Förutsättningar och utmaningar 2014 Ojämnt fördelade resurser Stor vilja att samarbeta Mycket stor efterfrågan Ramavtal saknades helt Otydliga roller och uppdrag Kombinationstjänster

13 Decentraliserad organisation Otydligt funktionsansvar Intern organisationskommunikation saknades nästan helt Beslutskommunikationen fungerade bara delvis Låg medvetenhet

14

15 Den röda tråden i kommunikationsarbetet Kommunikation som stödjer måluppfyllelse Kommunens vision Budskap Kanaler Målgrupper och medskapare Utvärdering och uppföljning Samarbete och samordning Effekter av kommunikationen

16 Vad har vi gjort? Utvecklat Kultur, arbetssätt, rollfördelning, samarbete, planering, uppföljning Basuppdraget Definierat vårt uppdrag Utvecklingsplan med utgångspunkt från fokusområden och mål Medborgarservice Startat närvaro på facebook

17 Kommunikativt ledarskap Utvecklat redaktionellt arbetssätt Nyhetsbrev för medarbetare Hållbarhetskommunikation Bildbank Kommunikatörsnätverket Nytt verktyg för mediebevakning 6 upphandlingar

18 Domännamnsstrategi Ärendehanteringssystem för webbärenden och samarbete med IT-avdelningens servicedesk Profilprodukter hos extern leverantör Kundtjänstsystem för medborgarservice Förbättring av kriskommunikationsberedskapen Flyktingmottagande, Månsevent, Valborg, Lundakarneval, medborgarlöften, Centrumutveckling, Almedalen m m

19 Web service Awards 2015 Bästa förbättrare Intranät

20

21 KOM HäR!

22 Resan fortsatte KOMMUNENS LEDNINGSGRUPP HRavdelningen Ett Lund Delprojektet Ledarskap Beställning från kommundirektör: Bättre förutsättningar för chefsoch ledarskapet. Beställning från kommunens ledningsgrupp: Gemensam utbildningsbas för alla chefer HR levererar nytt utbildningsprogram för chefs- och ledarutveckling i Lunds kommun

23

24 Avdelningen för kommunikation och medborgarkontakt Enheten för strategisk kommunikation Enheten för medborgarkontakt Ca 8 kommunikatörstjänster Intern kommunikation, ca 2 tjänster Extern kommunikation, ca 5,7 tjänster Servicecenter Telefonväxel Ca 20 medarbetare inom medborgarservice Projektkommunikatör Brunnshög, 0,5 tjänst Medborgarkontor

25 Kommunkontoret

26 Ekonomisk hållbarhet Lund, en attraktiv och kreativ plats Inflytande, delaktighet och service Ekologisk hållbarhet fokusområden Långsiktig kompetensförsörjning Social hållbarhet

27 Inflytande, delaktighet och service Mål inom området: 6fokusområden Invånarna i Lund ska ha goda möjligheter till insyn och inflytande på kommunens verksamheter och beslut. Boende och verksamma i Lunds kommun ska uppleva att de får ett gott bemötande och hög tillgänglighet i kontakten med kommunens verksamheter.

28 Inflytande, delaktighet och service Kommunikation och medborgarkontakt bidrar med: lund.se sociala medier medborgarcenter medborgarkontor telefonväxeln press- och mediearbete intern kommunikation ledningsstöd 6 chefsutbildningar fokusområden språk & tillgänglighet grafisk form redaktionellt arbete kriskommunikation trycksaker kommunikationsstrategier kommunikationsplaner och mycket mera I framtiden även: e-tjänster Synpunktshantering

29 Revision Granskning av demokratisk insyn och informationstillgång Frågeställningar: Har nämnderna en ändamålsenlig kommunikationsplan? Har nämnderna tydliggjort vilket uppdrag som medarbetare inom kommunikationsområdet arbetar efter? Har nämnderna tagit fram utvecklingsmål och indikatorer med utgångspunkt från att invånarna i Lund ska ha goda möjligheter till insyn och inflytande på kommunens verksamhet och beslut? Intervjuer med kommunikatörer Även granskning av nämndsprotokoll och minoritetsspråk

30 0,0600 Kommunikatörstjänster per kommuninvånare Enhet: procent Kommunikatörer bidrar till ökad insyn, transparens, informerade medborgare och en välfungerande demokrati. Kommunikatörer är en brygga mellan den kommunala organisationen och medborgarna, på båda håll. 0,0500 0,0400 0,0300 0,0200 Snitt bland undersökta kommuner: 0,0279 % kommunikationstjst. per kommuninvånare 0,0100 0,0000 Stockholm Göteborg Malmö Uppsala Örebro Tyresö Helsingborg Lund

31 Kommunikatörstjänster per medarbetare Lunds universitet som jämförelse; enhet: omräknade heltidstjänster 0,0120 Internt hjälper kommunikatörer organisationen att uppnå verksamhetsmålen genom att stötta chefer och medarbetare. Bra intern kommunikation är förutsättningen för bra extern kommunikation. Fungerande intern kommunikation behövs för målstyrning, och är en avgörande faktor för att vara en attraktiv arbetsgivare 0,0100 0,0080 0,0060 0,0040 Snitt bland undersökta kommuner + LU: 0,00453 kommunikationstjst. per medarbetare 0,0020 0,0000 Stockholm Göteborg Malmö Uppsala Örebro Tyresö Helsingborg Lund Lunds universitet

32 Kommunikatörstjänster per chef i kommunerna Chefer är en organisations främsta kommunikationskanal. I tider av förändring och effektiviseringar krävs det stora kommunikationsinsatser. Då fungerar kommunikatören som ett ledningsstöd. 0,18 0,16 Lund har färre kommunikatörer per chef än de andra kommunerna i undersökningen. 0,14 0,12 0,1 0,08 0,06 0,04 0,02 0 Göteborg Malmö Tyresö Helsingborg Lund

33 Kommunikatörstjänster fördelade på förvaltningar, Lunds kommun Kultur- och fritidsförvaltningen har ytterligare en marknadsföringstjänst och 0,5 kommunikatör dedikerad till Brunnshög Näringslivsenheten har en marknadsförare anställd. Miljöförvaltningen Utbildningsförvaltningen BSF Lund stad BSF Lund Öster Kultur- och fritidsförvaltningen Socialförvaltningen VOO Lunds renhållningsverk Serviceförvaltningen Tekniska förvaltningen Stadsbyggnadskontoret 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3

34 Kommunikatörstjänster/medarbetare fördelade på förvaltningar Kommunkontoret Miljöförvaltningen Utbildningsförvaltningen Obs! Siffrorna gäller 2016, då VOO har två anställda kommunikatörer. Nästa år kommer man bara att ha en. Kommunkontoret arbetar övergripande med Lunds kommuns kommunikation och enbart till en mindre del med kommunkontorets info. * Enhet: antal månadsavlönade medarbetare per nämnd. BSF Lund stad BSF Lund Öster Kultur- och fritidsförvaltningen Socialförvaltningen VOO Lunds renhållningsverk Serviceförvaltningen Tekniska förvaltningen Stadsbyggnadskontoret 0, , , , , , , , , ,04500 kommunikatörstjänster/antal anställda *

35 Chefsutveckling pågår Chefsforum Jag som chef Introduktion för nya chefer Chefsmoduler Vi som ledningsgrupp Chef över chef Verksamhetsspecifikt

36

37 Kommunikation är avgörande för ledningens förmåga att leda och styra Beslut behöver kommuniceras för att få effekt Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen Hur chefer och ledningsgrupper kommunicerar är en del av ett effektivt ledningssystem

38 Kommunicera i förändring Heldag Max 16 deltagare Varvar teori och praktik Verktyg att ta hem Utgår från fyra faser:

39 Jag-som-chef

40 Jag-som-chef, pilotomgång Tre samtalsledare och tre facilitatorer

41

42 Det där med att skapa värde då?

43 Organisationens uppdrag, mål och behov Kommunikationsavdelningens uppdrag, verksamhetsplan och mål Kommunikationssystemet: aktörer, kanaler, budskap och målgrupper Kommunikationsavdelningens organisering och arbetsprocesser Kommunikation i verksamhetens processer Värdeskapande kommunikation

44 Läget i april 2016 Ökad professionalisering, men stor variation Fler kommunikatörstjänster Fler kommunikatörer i ledningsgrupper Mycket stor efterfrågan Uppdragen behöver bli tydligare

45 Svåra prioriteringar, små resurser Kommungemensam medborgarservice - finansiering Förutsättningarna förändras ständigt Störst behov: interna kommunikation och att stötta projekt och stora förändringar Projektmodell på plats

46 Vad krävs för en värdeskapande kommunikationsfunktion? Nära samarbete med ledningarna Efterfrågan från politikerna Tydlig koppling mellan kommunens utveckling och prioriteringarna Tydliga uppdrag Finansiering Effekt utifrån medborgarnytta och måluppfyllelse Kommunikationsansvariga i förvaltningsledningarna Världsbäst på samarbete och dialog Att kommunikatörerna kommunicerar om sin verksamhet!

47 Nya satsningar Nulägesanalys av internkommunikationen Fortsatt utveckling av kommunikativt ledarskap Beslutskommunikation Kommunikation om stora satsningar för kommunen Förbättrad kommunikationsplattform Servicewebb professionalisering och effektivisering av webborganisationen Hur hantera behov som inte skapar värde för verksamheten?

48 Vad gör man med liten budget? Ta vara på medarbetarnas samlade kompetens Gör det bästa av det man har - ambitionsnivå När det finns utvecklingsbehov: Analysera, kartlägg, avgränsa Gör förstudier Gör pilotprojekt och följ upp mot mål, syfte och effekter Samarbeta! Starta inte projekt utan tillräckliga resurser Visa konsekvenserna God grundplanering underlättar prioriteringar

49 Kommunikatören som verksamhetsutvecklare Kommunikation i verksamhetens processer Kommunikation som stöd för verksamhetsutveckling och förändringar Stimulera utvecklingen av chefers och medarbetares kommunikationskompetens Konsultativ roll Projekt- och processledning Facilitator, medlare, stimulera samarbeten och kontakter Analysera, mäta, utvärdera, strategiarbete

50 Eva Johannesson Kommunikationschef Linkedin: se.linkedin.com/in/evajohannesson

51 Följ Lunds kommun! Facebook.com/lundskommun Linkedin.com/company/lunds-kommun Lund.se Twitter.com/lundskommun Instagram.com/lundskommun Nyhetsbrev för medarbetare: Lund.se/personaltidning Lund.se/en