IBM SmartCloud for Social Business. IBMSmartCloudEngageoch IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

Transkript

1 IBM SmartCloud for Social Business IBMSmartCloudEngageoch IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

2

3 IBM SmartCloud for Social Business IBMSmartCloudEngageoch IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

4 Anmärkning Innan du använder den här informationen och den tillhörande produkten ska du läsa informationen i Meddelanden på sidan 135. Anmärkning Denna utgåva gäller IBM SmartCloud Engage november 2013 och IBM SmartCloud Connections november 2013 och alla efterföljande releaser och ändringar till dess att något annat anges i nya utgåvor. Copyright IBM Corporation 2010, 2013.

5 Kapitel 1. Administration I den här tjänsten är socialt nätverkande och onlinesamarbete integrerat i en uppsättning med verktyg som är tillgängliga på webben. Om du behöver hjälp med att välja vilka e-post- och samarbetstjänster som passar bäst för företaget kontaktar du en IBM-kundtjänstrepresentant. Om du vill ha mer information om de olika tjänsterna går du till IBM SmartCloud for Social Business och sedan klickar du på Vad kan jag göra. Nyheter i IBM SmartCloud for Social Business-administrationen Om du vill kan du få mer information om vilka funktioner som har lagts till sedan den senaste uppdateringen. Kom igång med en tjänst SmartCloud Engage och SmartCloud Connections Du kan använda molntjänsterna till att skapa gemenskaper, aktiviteter eller dela filer mellan medlemmarna i företaget. Du kan konfigurera ditt företagskonto, vilket motsvarar din plats i IBM SmartCloud for Social Business. Du kan anpassa utseendet på företaget så att användarna associerar det med ditt företag och du kan ange säkerhetsinställningar för lösenord och IP-adressintervall. SmartCloud Notes-hybridmiljöer Hybridmiljöer är en kombination av molntjänster och lokala verktyg. Du kan planera, konfigurera och administrera SmartCloud Notes i en hybridmiljö med hjälp av lokala välbekanta verktyg. SmartCloud Notes-tjänstemiljöer I tjänstemiljöer finns Domino-servrarna i molnet. Du kan hantera konton, användare och grupper. Om du vill kunna utföra de här uppgifterna måste administratörsrollen vara tilldelad till dig. IBM SmartCloud inotes Ange och kontrollera domännamnet för företaget. Sedan konfigurerar du företagsinställningarna, hanterar e-post och kontakter och sänder e-postmeddelanden till användarna. Copyright IBM Corp 2010,

6 2 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

7 Kapitel 2. Administrera SmartCloud Engage eller SmartCloud Connections Konfigurera företagskontot. Om du vill komma igång med platsen visar du platskartan genom att välja Administration > Administrationsplatskarta. v Ändra utseendet för företaget. Du kan välja något av de tillgängliga färgschemana eller skapa ett anpassat färgschema. Du kan ändra logotypen i navigeringsfältet. v Konfigurera företagskontoinställningarna. Du kan uppdatera säkerhetsinställningarna, inklusive lösenordstidsgräns för användarna och IP-adressintervallsbegränsningar. Du kan ange vilka som ska visas i den gemensamma katalogen och hantera prenumerationer. v Lägg till användare. Innan en användare kan få åtkomst till företaget måste ett konto skapas för användaren. v Skapa ett välkomstmeddelande. Du kan använda välkomstmeddelandet till att ge nya användare den information de behöver. Du kan till exempel ange de bästa metoderna för delning av program för företaget eller riktlinjer för delning av filer. Du kan även ange vem användarna ska kontakta för att få support. Närliggande information: Kom igång med IBM SmartCloud Engage för administratörer (öppnas i ett nytt fönster) Copyright IBM Corp 2010,

8 4 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

9 Kapitel 3. Systemkrav I det här avsnittet beskrivs systemkraven för IBM SmartCloud for Social Business. Närliggande information: Systemkrav (öppnas i ett nytt fönster) Copyright IBM Corp 2010,

10 6 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

11 Kapitel 4. Anpassa företaget Om du är administratör kan du ändra utseendet på företaget. Du kan designa en företagssida, ange ett standardfärgschema, lägga till fält till användarprofiler och uppdatera dina privata inställningar. Designa företagssidan Du kan skapa en sida som representerar företaget. Du kan ta med kontaktinformation och en kort beskrivning. Den här uppgiften Den här funktionen är tillgänglig för samarbetsprenumerationer. Om du vill göra de här ändringarna måste du logga in på ett administratörskonto. Arbetsordning 1. Visa företagssidan genom att klicka på namnet på företaget i navigeringsfältet. 2. Klicka på Redigera informationen. a. Lägg till eller ändra informationen om företaget. Du kan till exempel skriva en rubrik som visas under namnet på företaget, en kort beskrivning av företaget, kontaktinformation och URL-adressen till företagets webbplats. b. Om du vill ersätta standardbilden med en överförd anpassad bild klickar du på Ändra. 3. Om du vill ändra utseendet för företaget klickar du på Anpassa företagstemat. Klicka på Ändra för det du vill ändra. Du kan ändra färgschemat genom att välja ett standardtema, eller välja färger för de enskilda elementen. Du kan även lägga till en logotyp i navigeringsfältet eller gömma en bild. De här ändringarna påverkar utseendet för alla användare. Närliggande begrepp: Anpassa din varumärkesidentitet på sidan 11 Som leverantör kan du anpassa den information som visas när dina kunder loggar in på sitt företag. Genom att ändra den varumärkesinformation som visas för dina kunder kan du identifiera webbplatsen med ditt företag. Närliggande uppgifter: Lägga till din logotyp i navigeringsfältet Du kan anpassa webbplatsen genom att lägga till din företagslogotyp i navigeringsfältet. När du anpassar logotypen i navigeringsfältet påverkar det inte den bild som visas på inloggningssidan. Lägga till din logotyp i navigeringsfältet Du kan anpassa webbplatsen genom att lägga till din företagslogotyp i navigeringsfältet. När du anpassar logotypen i navigeringsfältet påverkar det inte den bild som visas på inloggningssidan. Den här uppgiften Du kan associera företaget med din varumärkesidentitet genom att lägga till en anpassad logotyp i navigeringsfältet. Om du vill anpassa logotypen anpassar du företagstemat. Om du vill ändra logotypen använder du företagsinställningarna eller redigerar företagssidan. Arbetsordning 1. Välj Administration > Hantera företaget. 2. Klicka på Tema. Copyright IBM Corp 2010,

12 3. Klicka på Ändra i avsnittet Logotyp och överför den nya logotypen. 4. Se till att logotypen inte är gömd genom att ange Visa logotyp till Visa. Närliggande uppgifter: Designa företagssidan på sidan 7 Du kan skapa en sida som representerar företaget. Du kan ta med kontaktinformation och en kort beskrivning. Uppdatera användarprofiler Du kan lagra information som är relevant för företaget genom att lägga till anpassade fält till användarprofilen. Som standard innehåller användarprofilen fält för namn och annan kontaktinformation. Arbetsordning 1. Välj Administration > Hantera företaget. 2. Klicka på Profilanpassning. 3. Klicka på Lägg till. Ange ett fältnamn och välj en sekretessinställning. Sekretessinställningen anger vilka som kan visa fältet i sin användarprofil. Visas för alla: Alla som får visa användarens profil får visa det här anpassade fältet. Användare: Det här anpassade fältet visas endast för användare med ett IBM SmartCloud for Social Business-konto. Användare i samma företag: Endast andra medlemmar av användarens företag får visa det här anpassade fältet. Nätverkskontakter: Endast andra medlemmar av användarens företag och användarens andra nätverkskontakter får visa det här anpassade fältet. Resultat De anpassade fälten läggs till till profilen för användare som valfria fält. Ange privat information Du kan visa och uppdatera dina privata inställningar, inklusive, namn, åtkomstnivå, lösenord och landsinställning. Den här uppgiften Det går endast att ändra de alternativ som Ändra visas bredvid. Arbetsordning 1. Klicka på ditt namn i navigeringsfältet. 2. Klicka på Mina kontoinställningar. 3. Uppdatera ditt namn, lösenord, språkinställning eller tidszon genom att klicka på Ändra. Skapa företagsmeddelanden Du kan sända meddelanden till användarna med information som du vill meddela dem om. Meddelanden visas på hemsidan för alla användare i företaget. De här meddelandena är inte samma sak som systemmeddelanden, som sänds från supporten till alla användare med information om webbplatsen. Supporten använder till exempel systemmeddelanden till att meddela om kommande underhåll. 8 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

13 Den här uppgiften Högst tre meddelanden kan visas för användarna, men du kan skapa och spara upp till åtta meddelanden. Arbetsordning 1. Välj Administration > Hantera företaget. 2. Expandera avsnittet med företagsnamnet och klicka sedan på Meddelanden. 3. Klicka på Lägg till meddelande och ange detaljerna för meddelandet. v Rubrik: Ange rubriken för meddelandet. Det går högst att ange 128 enkelbytetecken. v Meddelandetext: Ange innehållet i meddelandet. Det går högst att ange enkelbytetecken. v URL-adress: Det här är ett valfritt fält. Ange en URL-adress som ska användas för visning av meddelandet. v URL-adressbeskrivning: Det här är ett valfritt fält. Ange en beskrivning av URL-adressen i meddelandet. v Slutdatum: Det här är ett valfritt fält. Som standard upphör inte meddelanden att gälla. Om du vill ange ett slutdatum väljer du Meddelandet kommer att upphöra på ett angett datum och anger ett datum och en tid. Du anger datum och tid med den lokala tidszonen. 4. Om du vill spara meddelandet utan att sända det klickar du på Spara, om du vill spara meddelandet och sända det till alla användare klickar du på Spara och aktivera. Resultat Om du vill aktivera ett meddelande när det har sparats klickar du på nedåtpilen bredvid meddelandet och sedan väljer du Aktivera. Du kan även använda den här menyn till att redigera, avaktivera och ta bort meddelanden. Närliggande uppgifter: Skapa prenumerationer på systemmeddelanden för användare Systemmeddelanden skapas av supporten och används till att sända meddelanden om servern, som meddelanden om kommande underhåll. Det här är inte samma sak som de meddelanden administratören kan skapa och sända till användarna. Som standard visas systemmeddelanden när användare loggar in. Administratören kan dessutom ange att systemmeddelanden ska vidarebefordras till e-postkonton för enskilda användare. Skapa prenumerationer på systemmeddelanden för användare Systemmeddelanden skapas av supporten och används till att sända meddelanden om servern, som meddelanden om kommande underhåll. Det här är inte samma sak som de meddelanden administratören kan skapa och sända till användarna. Som standard visas systemmeddelanden när användare loggar in. Administratören kan dessutom ange att systemmeddelanden ska vidarebefordras till e-postkonton för enskilda användare. Den här uppgiften Genom att skapa prenumerationer på systemmeddelanden som e-postmeddelande kan administratören se till att systemmeddelandena läses utan att användare behöver logga in. Arbetsordning 1. Välj Administration > Hantera företaget. 2. Klicka på Användarkonton. 3. Klicka på pilen bredvid den användare du vill skapa en prenumeration på systemmeddelanden för. 4. Välj Prenumerera på meddelanden. Kapitel 4. Anpassa företaget 9

14 Och sedan då? Om du inte vill att e-postmeddelanden ska sändas till en användare som prenumererar på systemmeddelanden väljer du Administration > Hantera företaget > Användarkonton, klickar på pilen bredvid användaren och sedan väljer du Avbryt prenumeration på meddelanden. Närliggande uppgifter: Skapa företagsmeddelanden på sidan 8 Du kan sända meddelanden till användarna med information som du vill meddela dem om. Meddelanden visas på hemsidan för alla användare i företaget. De här meddelandena är inte samma sak som systemmeddelanden, som sänds från supporten till alla användare med information om webbplatsen. Supporten använder till exempel systemmeddelanden till att meddela om kommande underhåll. Arbeta med interna program Du kan ange åtkomst till IBM SmartCloud for Social Business för dina program. Ett internt program är ett företagsprogram som inte är tillgängligt som standard. Genom att registrera de här programmen på servern kan användarna i företaget använda dem. Den här uppgiften Om du vill arbeta med interna program måste du först registrera programmen på servern. Användarna får åtkomst till registrerade program på samma sätt som tidigare, men programmet kan nu interagera med servern. Användare kan till exempel lämna in en fil till programmet där filen sedan blir tillgänglig i för företaget. Registreringen av program är implementerad med hjälp av protokollet OAuth med nyckel/hemlighet-par. Både OAuth 1.0 och OAuth 2.0 kan användas. OAuth 2.0 innehåller nya funktioner, som funktioner för att anpassa hur lång tid ett program har åtkomst till servern. När åtkomsten för programmet upphör att gälla visas en uppmaning för användarna om att ge programmet åtkomst till deras konto. Med OAuth 1.0 är åtkomsten för program några få timmar. Med OAuth 2.0 kan du ge åtkomst för dina interna program i upp till 90 dagar. Du kan välja om du vill aktivera funktioner för OAuth 2.0 för interna program när du registrerar dem. Arbetsordning 1. Välj Administration > Hantera företaget. 2. Klicka på Interna program. 3. Klicka på Registrera program. OAuth 1.0a är aktiverat som standard. Ange ett namn och en beskrivning för programmet. Om du vill ändra namnet på och beskrivningen av programmet klickar du på menyn bredvid det och väljer Redigera egenskaper. Programnamnet får inte vara längre än 50 tecken och programbeskrivningen får inte vara längre än tecken. Om du vill aktivera OAuth 2.0 väljer du OAuth-typ. Om du aktiverar OAuth 2.0 kan du välja åtkomstslängden och även ange en URL-adress för motanrop. Med hjälp av Åtkomstlängd definierar du hur lång tid det tar innan åtkomsten för det interna programmet till servern upphör att gälla. Motanrops-URL-adress används för sändning av känslig information till din server. Du bör sända den här informationen via HTTPS för att undvika möjligheten att den fångas upp. Den här URL-adressen kommer att visas för användaren när han/hon godkänner eller nekar åtkomst för programmet. När du registrerar ett program tilldelas en nyckel och en hemlighet till det. Registrerade program visas i Interna program. 10 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

15 Och sedan då? Det kan hända att du måste återställa nyckel/hemlighet-paret efter att du har registrerat programmet. Du bör till exempel återställa de här värdena om du misstänker att någon har kommit över dem. Om du vill återställa nyckeln och hemligheten klickar du på menyn för programmet och väljer Återställ användarinformation. Uppdatera programmet med den nya användarinformationen. Om du vill visa det nyckel/hemlighet-par för OAuth som har tilldelats för ett program klickar du på menyn för programmet och sedan väljer du Visa användarinformation. Om du vill återkalla åtkomsten till servern för programmet klickar du på menyn för programmet och väljer Ta bort. Närliggande information: Öppen autentisering (öppnas i ett nytt fönster) Anpassa din varumärkesidentitet Som leverantör kan du anpassa den information som visas när dina kunder loggar in på sitt företag. Genom att ändra den varumärkesinformation som visas för dina kunder kan du identifiera webbplatsen med ditt företag. Du kan anpassa den information som visas för kunder när de är inloggade på företaget, när de återställer sitt lösenord och när de visar sin hemsida. Genom att göra de här ändringarna kan du se till att ditt varumärke visas för dina kunder och även påverka ditt eget företag. Du kan anpassa följande varumärkesidentitetsinformation: Inloggningslogotyp Du kan överföra en bild och använda den som logotyp som visas på inloggningssidan och sidorna för återställning av lösenord. Inloggningslogotypen är den bild som visas för användarna när de loggar in på ett företag som tillhör din kund. Den här bilden visas eventuellt även för de användare som loggar in på ditt företag. Den här logotypen visas inte i navigeringsfältet. När du överför en ny bild skrivs den aktuella bilden över. Om du vill spara en kopia av den aktuella bilden bör du hämta den innan du överför en ny. Om du vill uppdatera inloggningslogotypen väljer du Administration > Hantera företaget > Systeminställningar > Tema. Företagsinformation Du kan anpassa den information om ditt företag som visas för dina kunder. Det företagsnamn du anger här visas på den sida dina kunder använder när de loggar in på sitt företag. Den företagsinformation du anger här visas även när e-postmeddelanden sänds till dina kunder. Det e-postmeddelande som sänds när en användare läggs till till ditt företag innehåller din företagsinformation. Om du vill uppdatera din företagsinformation väljer du Administration > Hantera företaget och klickar på Varumärkesidentitet under namnet på ditt företag. Den information du anger genom att välja Varumärkesidentitet > Ändra företagsinformationen påverkar inte det företagsnamn som visas i navigeringsfältet. Om du vill redigera det företagsnamn som visas i navigeringsfältet och i hela företaget väljer du Administration > Hantera företaget > Företagskontoinställningar. Länkar Kapitel 4. Anpassa företaget 11

16 Du kan redigera de länkar som visas i ett företag som tillhör din kund. Du kan använda de här länkarna till att dirigera inloggade användare till ett företag som tillhör din kund eller till egen information. De här länkarna visas i sidfoten på hemsidan. Om du vill uppdatera företagslänkarna väljer du Administration > Hantera företaget och klickar på Varumärkesidentitet under namnet på ditt företag. Supportinformation Du kan redigera de länkar som visas i ditt företag och i ett företag som tillhör din kund. Du kan använda de här länkarna till att dirigera inloggade användare till ett företag som tillhör din kund eller till din supportinformation. Den länk du anger i Support-URL-adress visas på menyn Hjälp, den e-postadress du anger i Support-e-postadress visas i sidfoten på hemsidan. Om du vill uppdatera din företagsinformation väljer du Administration > Hantera företaget och klickar på Varumärkesidentitet under namnet på ditt företag. Om en kund anger en support-e-postadress för sitt företag genom att välja Administration > Hantera företaget > Systeminställningar > Säkerhet åsidosätter den e-postadressen den e-postadress du anger här. Närliggande uppgifter: Designa företagssidan på sidan 7 Du kan skapa en sida som representerar företaget. Du kan ta med kontaktinformation och en kort beskrivning. 12 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

17 Kapitel 5. Konfigurera användarkonton Innan en användare kan få åtkomst till företaget måste ett konto skapas för användaren. Endast administratören kan lägga till användarkonton. Det går att tilldela en eller flera roller till användarkonton som anger vad som visas för användaren och vad användaren kan göra. Det finns flera roller som det går att tilldela till användarkonton: v användare med rollen Användare får visa företagssidan, lägga till filer och dessutom har de åtkomst till sina privata inställningar. De har inte åtkomst till företagsinställningarna och de får inte ändra säkerhetsinställningar som säkerhets- eller profilalternativ, eller ändra företagsteman eller -logotyper. Endast användare med rollen Användare får ha prenumerationer och åtkomst till innehåll v användare med rollen Programutvecklare har den åtkomst som krävs för att kunna integrera interna företagsprogram, men de har inte åtkomst till andra administrationsområden. De har inte åtkomst till företagsinställningarna och de får inte ändra säkerhetsinställningar som säkerhets- eller profilalternativ, eller ändra företagsteman eller -logotyper. Du bör ange den här rollen för användare som du vill ska kunna få åtkomst till Interna program för att kunna registrera anpassade program med hjälp av OAuth. De kan inte prenumerera på någon tjänst, om de inte även har tilldelats till rollen Användare v användare med rollen Administrationsassistent får återställa lösenord för alla användare, men de kan inte återställa IBM Notes-lösenord. De får även sända inbjudningar igen till väntande användare. De kan inte prenumerera på någon tjänst, om de inte även har tilldelats till rollen Användare. v användare med rollen Administratör har åtkomst till och kan ändra alla företagsinställningar som kontaktinformation och -beskrivning, systeminställningar som säkerhetsalternativ, fildelningsregler och företagstemat. De får även lägga till och ta bort användare, hantera roller, tilldela administratörs- eller administrationsassistentsbehörighet till användare, aktivera integrerade program och hantera prenumerationer. De får även återställa inloggningslösenord för alla användare och Notes-lösenord. De kan inte prenumerera på någon tjänst, om de inte även har tilldelats rollen Användare. Lägga till användare Om du är administratör kan du lägga till användare. Innan du börjar Innan du lägger till en användare måste du känna till de roller du vill tilldela användaren till, vilka prenumerationer du vill ge användaren åtkomst till samt användarens e-postadress. Prenumerationer kategoriseras som tjänster av typen Samarbete eller Post. I tjänsterna av typen Samarbete ingår komponenter för socialt nätverkande, som Aktiviteter, Gemenskaper, Filer, Events och Meetings. Vilka komponenter som är tillgängliga för företaget beror på vilka erbjudanden du har köpt. I tjänsterna för Post ingår IBM SmartCloud Notes och IBM SmartCloud inotes. Om du vill lägga till flera användare samtidigt kontaktar du kundtjänstrepresentanten och begär att han/ hon aktiverar integreringsservern. IBM har en integreringsserverprenumerationstjänst som du kan använda till att överföra flera användare samtidigt från din lokala företagskatalog till SmartCloud Engageföretagskatalogen. Med hjälp av den här överföringstjänsten kan du lägga till användare till ditt IBM SmartCloud for Social Business-konto. Du kan även använda integreringsservertjänsten till att överföra ändringar när informationen om användarna i företagskatalogen ändras. Om du har SmartCloud inotes kan du överföra användare från företagskatalogen till inotes-kontaktkatalogen. Om du vill ha mer information läser du i Begära aktivering av integreringsservern och Översikt över integreringsservern. Beroende på vilka tjänster du väljer när du skapar ett konto kan du meddela användarna om det nya kontot på olika sätt. För användare du har konfigurerat en samarbetstjänst för kan du ange en e-postadress som används som kontoidentitet för användaren. De användarna får ett inbjudnings-e-postmed- Copyright IBM Corp 2010,

18 delande som sänds till den angivna adressen. När du konfigurerar ett konto för en SmartCloud Notesanvändare måste du ange ett tillfälligt lösenord som den nya användaren använder när han/hon loggar in. Du måste meddela den nya användaren om det här tillfälliga lösenordet. När du konfigurerar ett konto för en SmartCloud inotes-användare kan du antingen skapa ett tillfälligt inloggningslösenord eller associera det användarkontot med en alternativ extern e-postadress. Det går att sända inbjudnings-e-postmeddelandet till den externa e-postadressen. Arbetsordning Om du vill lägga till en användare väljer du Administration > Hantera företag > Användarkonton > Lägg till användarkonto och sedan anger du den information som krävs för de olika stegen. 1. Ange allmänna användarinställningar och tilldela roller i Användarinformation. Om du vill att användaren ska kunna prenumerera på tjänster måste du välja rollen Användare, om du vill ange att användaren ska få återställa lösenord för andra användare och sända meddelanden om väntande inbjudningar eller inbjudningar som har upphört att gälla väljer du Administrationsassistent, omdu vill att användaren ska få administrationsbehörighet väljer du Administratör och om du vill att användaren ska få registrera interna program väljer du Programutvecklare. 2. Du kan använda Prenumerationer till att välja vilka tjänster användaren ska få åtkomst till, lägga till mobil åtkomst till e-post och tilldela eventuellt ytterligare lagringsutrymme för användning för filer eller e-postmeddelanden. Välj den prenumeration du vill tilldela till användaren. Om du vill aktivera mobil åtkomst till post väljer du alternativ i Tillägg. Om företaget har köpt extra lagringsutrymme kan du tilldela lagringsutrymme till den användare du lägger till. Du kan använda Filstorleksgräns till att ange det totala tillgängliga diskutrymmet för överföring av filer för en användare. Du kan använda Poststorleksgräns till att ange det totala tillgängliga diskutrymmet för post för en användare. Du måste ange extra lagringsutrymme som heltal, som 1 eller 2. Det går inte att ange bråk- eller decimaltal. 3. Använd Tillägg till att aktivera e-postarkivering eller mobila enheter. 4. Använd Kontoinloggning till att ange användarens kontoidentitet. Användaren använder den e-postadress du anger här till att logga in. Det här kallas för en "kontoidentitet". När du skapar ett användarkonto för postprenumerationer finns det ytterligare alternativ du kan ange. v Inställning för den första inloggningen: För SmartCloud Notes-användare måste du skapa ett tillfälligt lösenord som används vid den ursprungliga inloggningen. För SmartCloud inotes-användare kan du skapa ett ursprungligt inloggningslösenord eller ange en alternativ e-postadress som inbjudan ska sändas till. v Endast SmartCloud Notes: Du kan ange det DN-namn som ska användas. De här fälten är valfria. Om du inte anger något utförs försök i SmartCloud Notes att definiera dem. Resultat När du har skapat ett användarkonto är status för kontot väntande tills användaren loggar in eller slutför registreringen. Om du inte har skapat kontot med ett tillfälligt lösenord får användaren ett e-postmeddelande som innehåller en länk till registreringssidan när du har skapat kontot. Användaren måste slutföra registreringen genom att klicka på länken och ange information om land, tidszon och meddelandealternativ, och dessutom måste användaren eventuellt skapa ett lösenord. När den här registreringen har lämnats in kan användaren logga in på företaget. Om e-postmeddelanden för verifiering är aktiverat för företaget får nya användare inget verifierings-e-postmeddelande. Om du är administratör och vill sända inbjudan för ett väntande konto igen klickar du på pilen bredvid namnet på användaren och sedan väljer du Sänd inbjudan igen. Om du vill sända alla inbjudningar som har upphört att gälla igen klickar du på Sänd alla inbjudningar som har upphört att gälla igen. 14 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

19 Och sedan då? Om SmartCloud Notes ingår för företaget läser du i administrationsdokumentationen för SmartCloud Notes om hur du lägger till och driftsätter användare. När en användare har lagts till anges inbjudan som väntande. Väntande inbjudningar är inbjudningar som användarna inte har använt till att registrera sig med och som inte har upphört att gälla. Väntande inbjudningar upphör att gälla efter cirka 28 dagar. När en inbjudan har upphört att gälla går det inte att använda den till att registrera sig för och få åtkomst till företaget. Innan en användare kan slutföra registreringen och logga in måste administratören eller administrationsassistenten sända den inbjudan som har upphört att gälla igen. Om du vill visa status för en inbjudan går du till Användarkonton. Närliggande begrepp: Roller på sidan 23 Mer information om de roller som är tillgängliga för användarkonton. Genom att förstå de olika rollerna kan du välja rätt roller för användarna. Kapitel 6, Hantera användare, på sidan 19 Om du är administratör kan du ta bort, avaktivera och redigera användarkonton genom att klicka på pilen bredvid den användare du vill hantera. Om du är administratör kan du även hantera användarkonton genom att sända väntande inbjudningarigen samt visa användarrapporter. Översikt över integreringsservern på sidan 43 Med hjälp av integreringsservern kan du integrera användar- och gruppdriftsättningsinformation från din lokala administrationsmiljö. Du kan även använda den till att överföra användare från företagskatalogen till SmartCloud inotes-företagskontaktkatalogen. Närliggande uppgifter: Hantera prenumerationer på sidan 25 Om du är administratör kan du starta nya kostnadsfria testprenumerationer, köpa nya prenumerationer, visa prenumerationshistoriken eller uppgradera befintliga testprenumerationer till fullständiga prenumerationer. Testprenumerationer är eventuellt inte tillgängliga för företaget. Sända inbjudningar igen på sidan 19 Om du är administratör eller administrationsassistent kan du sända inbjudnings-e-postmeddelanden som har upphört att gälla till alla väntande användarkonton eller till enskilda konton. Inbjudnings-e-postmeddelandena innehåller en länk som användarna måste använda till att slutföra registreringen. När registreringen är slutförd kan användarna logga in. Återställa lösenord och sända inbjudningar igen på sidan 17 Användare med rollen Administrationsassistent får återställa användarlösenord för platsen och får sända inbjudningar som har upphört att gälla och väntade inbjudningar igen, men de kan inte återställa IBM Notes-lösenord. Begära aktivering av integreringsservern på sidan 43 Om du vill börja använda integreringsservern måste administratören för företaget kontakta en IBM SmartCloud for Social Business-kundtjänstrepresentant och begära att den ska aktiveras. Närliggande information: Produktdokumentation för SmartCloud Notes (öppnas i ett nytt fönster) Lista med tillgänglig IBM SmartCloud for Social Business-dokumentation. (Öppnas i ett nytt fönster.) Aktivera integrerade tredjepartsprogram Du kan förbättra användarproduktiviteten genom att lägga till integrerade lösningar från våra Business Partners. De här molnbaserade erbjudandena kan hjälpa din grupp att arbeta på ett mer effektivt sätt. Kapitel 5. Konfigurera användarkonton 15

20 Arbetsordning 1. Välj Administration > Hantera företaget. 2. Klicka på Integrerade tredjepartsprogram så visas alla tredjepartsprogram som kan användas. 3. Gör programmet tillgängligt för användarna genom att klicka på Aktivera för programmet. De integrerade programmen är avaktiverade som standard. Om du vill aktivera ett program för ett visst användarkonto eller för alla användarkonton väljer du Aktivera. Om du väljer Aktivera för alla aktuella användare för ett program aktiveras programmet för företaget och alla aktuella användare. Om du vill anpassa hur lång tid ett visst program ska ha åtkomst till IBM SmartCloud for Social Business anger du ett värde i Åtkomstlängd. Åtkomstlängd används till att definiera hur lång tid det tar innan åtkomsten för det integrerade programmet till IBM SmartCloud for Social Business upphör att gälla. När åtkomsten för programmet upphör att gälla visas en uppmaning för användarna om att ge programmet åtkomst till deras konto. 4. Göra programmet tillgängligt för en användare. Innan användare kan få åtkomst till ett integrerat program måste administratören aktivera programmet för användarens användarkonto. a. Välj Administration > Hantera företaget > Företagskonton. b. Klicka på pilen bredvid den användare du vill ge åtkomst till det integrerade programmet och välj Lägg till tredjepartsprogram. c. Välj vilka integrerade program som ska vara tillgängliga för användaren. Och sedan då? När du aktiverar ett integrerat program för ett användarkonto sänds ett e-postmeddelande till användaren. Eventuellt måste du konfigurera programmen innan det går att använda dem. Om du vill ha mer information läser du i dokumentationen för det integrerade tredjepartsprogrammet. Du kan återställa åtkomsten för ett integrerat program för IBM SmartCloud for Social Business. Om du använder ett program efter att du har återställt åtkomsten visas en uppmaning om att ge programmet åtkomst till ditt innehåll. Lösenordskrav För nya användare vars konton har skapats med ett tillfälligt lösenord visas en uppmaning om att skapa ett lösenord när de loggar in för första gången. Användare vars lösenord har återställts måste också skapa ett lösenord när de loggar in nästa gång. Lösenord måste följa vissa längd- och teckenkrav. Alla platslösenord måste följa följande regler: v den kortaste lösenordslängden är åtta tecken v lösenord måste innehålla minst ett icke-alfabetiskt tecken och minst fyra alfabetiska tecken v lösenord får inte innehålla tre eller fler upprepade tecken och får inte innehålla blanksteg v lösenord får inte matcha något av de åtta senast använda lösenorden v lösenord får inte innehålla ditt namn eller din e-postadress Om en användare har glömt sitt lösenord kan han/hon klicka på Har du glömt ditt lösenord? och återställa sitt lösenord. När användaren klickar på den här länken återställs lösenordet för företaget, men eventuellt inte lösenordet för post. Administratören och administrationsassistenten kan återställa lösenord genom att klicka på pilen bredvid en användare i Användarkonton och välja Återställ lösenord. Administrationsassistenten kan återställa inloggningslösenordet för användare, men kan inte återställa IBM Notes-lösenord. Administratören kan återställa både inloggnings- och IBM Notes-lösenord. Användare som loggar in genom att klicka på Använd användarinformationen för mitt företag använder förenade identiteter och processen för företaget måste användas till att återställa deras lösenord. 16 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

21 Administratören kan använda Systeminställningar > Säkerhet till att ange att lösenord ska upphöra att gälla. När en användare loggar in med ett lösenord som har upphört att gälla visas en uppmaning om att återställa lösenordet. För att förhindra att lösenord återanvänds får användare endast återställa sina lösenord en gång inom en 24-timmarsperiod, men administratören och administrationsassistenten får återställa lösenord för användare när som helst. Närliggande uppgifter: Ange lösenordstidsgräns på sidan 24 Som standard upphör inte lösenord att gälla. Genom att använda en lösenordstidsgräns kan du se till att lösenord ändras med regelbundna intervall. Om du är administratör kan du ange en lösenordstidsgräns för alla användare. Återställa lösenord och sända inbjudningar igen Användare med rollen Administrationsassistent får återställa användarlösenord för platsen och får sända inbjudningar som har upphört att gälla och väntade inbjudningar igen, men de kan inte återställa IBM Notes-lösenord. Den här uppgiften Administrationsassistenten kan hjälpa till med att hantera användarna i företaget genom att sända inbjudningar igen så att administratören slipper göra det. De inbjudnings-e-postmeddelanden som sänds igen innehåller en länk som användarna måste använda till att slutföra sin registrering. När registreringen är slutförd kan användarna logga in. Administrationsassistenten kan även återställa lösenordet för användare som inte får återställa sitt lösenord eftersom den minsta tillåtna lösenordsåldern på 24 timmar ännu inte har uppnåtts. Det går inte att sända inbjudningar igen för användare som endast har skapats med lösenordsalternativet. Det går till exempel inte att sända inbjudnings-e-postmeddelanden till SmartCloud Notes-användare med väntande konton eftersom de kontona har skapats med lösenord, men det går att sända inbjudningar igen till SmartCloud inotes-användare med en alternativ e-postadress eftersom inbjudningarna sänds till de adresser som har angetts som alternativ e-postadress. Arbetsordning v Återställa användarlösenord. 1. Klicka på Administration. 2. Klicka på pilen bredvid den användare du vill återställa lösenordet för. Du kan även klicka på namnet på användaren. 3. Välj Återställ lösenord. Återställ lösenordet genom att utföra de åtgärder som krävs. 4. Meddela användaren om att du har återställt lösenordet. Användaren meddelas inte automatiskt om att du har återställt lösenordet. Du måste meddela användaren om att du har återställt lösenordet, tillsammans med det nya lösenordet om det behövs. v Så här sänder du väntande inbjudningar eller inbjudningar som har upphört att gälla igen: 1. Visa Användarkonton genom att klicka på Administration. 2. Om du vill sända alla inbjudningar som har upphört att gälla igen klickar du på Sänd alla inbjudningar som har upphört att gälla igen. Du även sända en inbjudan som har upphört att gälla eller en väntande inbjudan till en enskild användare genom att klicka på namnet på användaren eller på pilen bredvid användarens namn. Kapitel 5. Konfigurera användarkonton 17

22 Närliggande uppgifter: Lägga till användare på sidan 13 Om du är administratör kan du lägga till användare. Närliggande information: Produktdokumentation för SmartCloud Notes (öppnas i ett nytt fönster) Lista med tillgänglig IBM SmartCloud for Social Business-dokumentation. (Öppnas i ett nytt fönster.) 18 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

23 Kapitel 6. Hantera användare Om du är administratör kan du ta bort, avaktivera och redigera användarkonton genom att klicka på pilen bredvid den användare du vill hantera. Om du är administratör kan du även hantera användarkonton genom att sända väntande inbjudningarigen samt visa användarrapporter. Närliggande uppgifter: Lägga till användare på sidan 13 Om du är administratör kan du lägga till användare. Sända inbjudningar igen Om du är administratör eller administrationsassistent kan du sända inbjudnings-e-postmeddelanden som har upphört att gälla till alla väntande användarkonton eller till enskilda konton. Inbjudnings-e-postmeddelandena innehåller en länk som användarna måste använda till att slutföra registreringen. När registreringen är slutförd kan användarna logga in. Den här uppgiften Väntande inbjudningar är inbjudningar som användarna inte har använt till att registrera sig och som inte har upphört att gälla. Väntande inbjudningar upphör att gälla efter cirka 28 dagar. När en väntande inbjudan upphör att gälla går det inte att använda den till att registrera sig för företaget förrän administratören eller administrationsassistenten sänder den igen. Det går inte att sända inbjudningar igen för användare som endast har skapats med lösenordsalternativet. Det går till exempel inte att sända inbjudnings-e-postmeddelanden till SmartCloud Notes-användare med väntande konton eftersom de kontona har skapats med lösenord, men det går att sända inbjudningar igen till SmartCloud inotes-användare med en alternativ e-postadress eftersom inbjudningarna sänds till de adresser som har angetts som alternativ e-postadress. Endast administratören har åtkomst till Administration > Hantera företaget. Arbetsordning 1. Om du är administratör väljer du Administration > Hantera företaget. Om du är administrationsassistent klickar du på Administration. 2. Klicka på Användarkonton. 3. Sänd inbjudnings-e-postmeddelandet igen. Du kan lägga till anpassat innehåll till inbjudnings-e-postmeddelandet. v Om du vill sända inbjudnings-e-postmeddelanden igen till alla konton som har upphört att gälla klickar du på Sänd alla inbjudningar som har upphört att gälla igen. v Om du vill sända det väntande inbjudnings-e-postmeddelandet för ett enskilt användarkonto klickar du på pilen bredvid det väntande användarkontot och väljer Sänd inbjudan igen. Copyright IBM Corp 2010,

24 Närliggande uppgifter: Lägga till användare på sidan 13 Om du är administratör kan du lägga till användare. Närliggande information: Produktdokumentation för SmartCloud Notes (öppnas i ett nytt fönster) Lista med tillgänglig IBM SmartCloud for Social Business-dokumentation. (Öppnas i ett nytt fönster.) Redigera, avaktivera och ta bort användarkonton Om du är administratör kan du ta bort, avaktivera och redigera användarkonton genom att klicka på pilen bredvid den användare du vill hantera. Innan du börjar Om det finns SmartCloud Notes-användarkonton för företaget läser du i administrationsdokumentationen för SmartCloud Notes om hur du tar bort, avaktiverar eller redigerar användare innan du ändrar något konto. Arbetsordning 1. Välj Administration > Hantera företaget. 2. Klicka på Användarkonton. 3. Klicka på pilen bredvid det användarkonto du vill redigera. Du kan ta bort, avaktivera eller redigera användarkontot. När du tar bort ett användarkonto kan du ange att användarens filer ska flyttas till ett annat konto genom att ange e-postadressen till den användaren i fältet Tilldela till. Anm: Alla filer från det konto du tar bort tas bort permanent om du inte överför filerna till något annat konto genom att ange en e-postadress i fältet Tilldela till. Resultat De här ändringarna används inte förrän den borttagna användaren loggar ut. Och sedan då? Så här överför du ägandeskapet för aktiviteter, gemenskapsmedlemskap och andra kontodata till ett annat konto: 1. Avaktivera det konto du vill överföra ägandeskapet för för att förhindra att någon får åtkomst till det. 2. Bestäm dig för om du vill använda tillfälligt ägandeskap. Det här ges ofta till chefen för den anställda som kontot ursprungligen tillhörde. 3. Bestäm dig för vem du permanent vill överföra ägandeskapet för de innehållstyper som ska överföras till. Flera personer kan ärva innehållet. 4. Ändra lösenordet för kontot och meddela den tillfälliga ägaren, om tillämpbart, om det tillfälliga lösenordet. 5. Aktivera kontot. 6. Överför ägandeskapet till filer till den angivna anställda eller de angivna anställda. 7. Logga in på kontot, eller be den tillfälliga ägaren att logga in på kontot, med det nya lösenordet. Gå till de gemenskaper och aktiviteter som tillhörde den ursprungliga anställda och ändra företagsägaren till den nya anställda eller de nya anställda. 8. När du slutfört alla omtilldelningar av innehållsägandeskap avaktiverar du kontot igen för att bekräfta att allt innehåll har tilldelats på rätt sätt. 20 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

25 9. Ta bort det konto som du har överfört ägandeskap från. När du tar bort kontot tas alla filer, gemenskaper och aktiviteter som ägs av kontot bort permanent. Närliggande information: Produktdokumentation för SmartCloud Notes (öppnas i ett nytt fönster) Lista med tillgänglig IBM SmartCloud for Social Business-dokumentation. (Öppnas i ett nytt fönster.) Återställa inloggningslösenord Användare kan återställa sitt lösenord inom en 24-timmarsperiod genom att klicka på Har du glömt ditt lösenord?. Administratören och administrationsassistenten kan återställa lösenord för alla användare när som helst. Administratören kan återställa lösenord för alla användare när som helst. Administrationsassistenten kan återställa inloggningslösenord när som helst, men administrationsassistenten kan inte återställa IBM Notes-lösenord. Den här uppgiften Du kan återställa lösenord när en användare har glömt sitt lösenord, eller när lösenordet eventuellt har avslöjats. Användare som loggar in genom att klicka på Använd användarinformationen för mitt företag använder förenade identiteter och processen för företaget måste användas till att återställa deras lösenord. Om administratören aktiverar lösenordssynkroniseringsfunktionen för SmartCloud Notes kan användarna även använda sitt nya lösenord till att logga in på IBM Notes-klienten när de ändrar sitt inloggningslösenord. Om du vill ha mer information om den här funktionen läser du i "Administering SmartCloud Notes". Så här återställer du lösenordet för en användare: Arbetsordning 1. Välj Administration > Hantera företaget. 2. Klicka på Användarkonton. 3. Klicka på pilen bredvid den användare du vill återställa lösenordet för. 4. Välj Återställ lösenord och ange det nya lösenordet. Det här är ett tillfälligt lösenord som användaren måste ange nästa gång han/hon loggar in. När användaren gör det visas en uppmaning om att skapa ett lösenord. Om du återställer lösenordet för en användare med en postprenumeration kan du även återställa lösenordet för användaren genom att redigera hans/hennes användarkonto. Klicka på namnet på användaren i Användarkonton och ange det nya lösenordet i avsnittet Prenumerationer > Post. 5. Meddela användaren om att du har återställt lösenordet. Användaren meddelas inte automatiskt om att du har återställt lösenordet. Du måste meddela användaren om att du har återställt lösenordet, tillsammans med det nya lösenordet om det behövs. Och sedan då? Administratören kan använda Systeminställningar > Säkerhet till att ange att lösenord ska upphöra att gälla. När en användare loggar in med ett lösenord som har upphört att gälla visas en uppmaning om att återställa lösenordet. Gömma personer så att de inte visas i företagskatalogen Som standard läggs användare till i företagskatalogen när deras konton blir aktiva. Om du är administratör kan du förhindra att användare visas i avsnittet Personer på företagssidan. Kapitel 6. Hantera användare 21

26 Arbetsordning 1. Klicka på Personer och välj företaget i listan. Du kan även få åtkomst till den här sidan genom att klicka på Hantera katalogen på företagssidan. 2. Välj de användare du vill gömma. 3. Klicka på Göm på företagssidan. Resultat Om du vill visa en gömd användare i företagskatalogen väljer du användaren och väljer Visa på företagssidan. Felsöka inloggningsproblem Lösningar för vanliga problem som kan uppstå vid den första inloggningen eller när ett lösenord har återställts. Tabell 1. Felsöka inloggningsproblem Problem Möjliga lösningar Du får inte något e-postmeddelande med en bekräftelse av registreringen när ett konto har skapats för en tjänst. Ett fel om ett ogiltigt element visas när du försöker bekräfta registreringen med hjälp av länken i e-postmeddelandet med bekräftelsen. Du har försökt återställa lösenordet på inloggningsskärmen men har inte fått något e-postmeddelande med information om hur du återställer lösenordet. v v v v v v v Kontrollera att du har angett rätt e-postadress i Användarkonton > Kontoidentitet. Kontrollera att e-postmeddelandet med bekräftelsen inte har angetts som skräppost i e-postklienten. I de flesta fall kan du förhindra att de här meddelandena anges som skräppost genom att lägga till "signup@lotuslive.com" till din vitlista. Kontakta kundtjänsten på support@lotuslive.com. Försök med att kopiera URL-adressen i e-postmeddelandet med bekräftelsen och klistra sedan in den i adressfältet i webbläsaren. Det här elementet är giltigt i 28 dagar så om du inte accepterar inom den tiden måste du kontakta kundtjänsten på support@lotuslive.com. Kontrollera att e-postmeddelandet med information inte har angetts som skräppost i e-postklienten. Om du fortfarande inte får något e-postmeddelande med information kontaktar du kundtjänsten på support@lotuslive.com. 22 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Administrationshandbok

27 Kapitel 7. Konfigurera företagskontot Du kan konfigurera företagskontot, som att ange säkerhetsinställningar för lösenord, ange IP-adressintervall och hantera prenumerationer. Sessioner är giltiga i 18 timmar. Efter 18 timmar måste du logga in igen om du vill få åtkomst till företaget. Om du vill förhindra att du förlorar data på grund av att sessionen upphör att gälla bör du spara ditt arbete när du lämnar datorn. Roller Mer information om de roller som är tillgängliga för användarkonton. Genom att förstå de olika rollerna kan du välja rätt roller för användarna. v användare med rollen Användare får visa företagssidan, lägga till filer och dessutom har de åtkomst till sina privata inställningar. De har inte åtkomst till företagsinställningarna och de får inte ändra säkerhetsinställningar som säkerhets- eller profilalternativ, eller ändra företagsteman eller -logotyper. Endast användare med rollen Användare får ha prenumerationer och åtkomst till innehåll v användare med rollen Administrationsassistent får återställa lösenord för alla användare, men de kan inte återställa IBM Notes-lösenord. De får även sända inbjudningar igen till väntande användare. De kan inte prenumerera på någon tjänst, om de inte även har tilldelats till rollen Användare. v användare med rollen Programutvecklare har den åtkomst som krävs för att kunna integrera interna företagsprogram, men de har inte åtkomst till andra administrationsområden. De har inte åtkomst till företagsinställningarna och de får inte ändra säkerhetsinställningar som säkerhets- eller profilalternativ, eller ändra företagsteman eller -logotyper. Du bör ange den här rollen för användare som du vill ska kunna få åtkomst till Interna program för att kunna registrera anpassade program med hjälp av OAuth. De kan inte prenumerera på någon tjänst, om de inte även har tilldelats till rollen Användare v användare med rollen Administratör har åtkomst till och kan ändra alla företagsinställningar som kontaktinformation och -beskrivning, systeminställningar som säkerhetsalternativ, fildelningsregler och företagstemat. De får även lägga till och ta bort användare, hantera roller, tilldela administratörs- eller administrationsassistentsbehörighet till användare, aktivera integrerade program och hantera prenumerationer. De får även återställa inloggningslösenord för alla användare och Notes-lösenord. De kan inte prenumerera på någon tjänst, om de inte även har tilldelats rollen Användare. Om du vill tilldela en roll till en användare redigerar du kontot för användaren. Välj Administration > Hantera företaget > Användarkonton och klicka sedan på namnet på användaren. Du kan välja ytterligare roller för användaren i RollAnvändarinformation. Du kan även ta bort en roll från en användare genom att avmarkera den. Om du avmarkerar rollen Användare visas en uppmaning om att överföra användarens data till en annan användare. Genom att överföra användarens data förhindrar du att det innehåll som är associerat med användaren tas bort. Begränsa IP-adressintervall Om du är administratör och vill se till att endast användare från godkända nätverksanslutningar kan logga in kan du definiera en godkänd uppsättning med IP-adresser. Den här uppgiften Genom att begränsa vilka IP-adresser som det går att använda till att få åtkomst till företaget kan du skydda företaget mot att användarinformationen för användare stjäls eller att någon får tillgång till dem via nätfiske. Om du begränsar IP-adresser för nätverket måste den som försöker attackera dig autentisera sig för servern från ditt nätverk för att kunna få åtkomst till stulen användarinformation. Copyright IBM Corp 2010,