Information om Google Apps för studentföreningar

Transkript

1 Information om Google Apps för studentföreningar Hej Under lång tid har eposten för studentföreningar hanterats på ett osmidigt och föråldrat sätt. Vi på Kårservice vill nu ändra på detta och kommer hjälpa studentföreningar att gå över till ett bättre system. Med detta system får din förening tillgång till Gmail, Kalender, Dokument och Sites som ingår i Google standardutgåva. Epost-adresser byggs upp enligt följande: ordf@[förening].[kår].liu.se. Epost läses via mail.[förening].[kår].liu.se Domänen hanteras via Rör det sig om en studentförening, är "kår" ersatt med "studorg". Mer information om tjänsten finns på på Ni får ut era gamla listor och ett administratörs konto till er egen Google Appsdomän.

2 Google Apps för studentföreningar vid LiU Du har som administratör blivit tilldelad ansvaret för din sektions/förenings Google Apps-domän. Med detta system får din förening tillgång till Gmail, Kalender, Dokument och Sites som ingår i Google standardutgåva. Epost-adresser byggs upp enligt följande: ordf@[förening].[kår].liu.se. Epost läses via mail.[förening].[kår].liu.se Domänen hanteras via Rör det sig om en studentförening, är "kår" ersatt med "studorg" Mer information om tjänsten finns på på Användarvillkor Studentföreningar vid Linköpings universitet (LiU) som tilldelas användarkonto på Google App-domänen ska ta del av gällande föreskrifter och bekräfta detta genom att en av föreningen utsedd administratör undertecknar en särskild handling (Bilaga 1). Det ankommer på Kårservice att tillse att berörda administratörer tar del av dessa föreskrifter och bekräftar genom undertecknande. Administratören är ansvarig för föreningens handhavande av Google App-domänen gentemot Kårservice. Google Apps-domänen är i första hand avsett för föreningssanknuten verksamhet men får användas för övriga ändamål såsom t ex individuell förkovran, dock under förutsättning att ordinarie verksamhet inte störs. All användning ska ske med iakttagande av gällande lagstiftning. Föreningens åtagande 1. Administration 1. Behörigheter att administrera Google Apps-domänen är personliga och får inte utan tillstånd av Kårservice upplåtas till annan. Behörigheten är tidsbegränsad och upphör i samband med styrelseuppdraget inom den berörda föreningen. Se punkten om överlämning. 2. Lösenord ska hållas hemliga och väljas med omsorg i syfte att försvåra avslöjande. 3. Antalet adresser som skapas inom domänen ska inte vara större än vad som behövs för att driva styrelseverksamhet inom den egna föreningen. 4. Innan e-postlistor skapas skall mottagaren ha medgivit sitt godkännande att dess adress är med på listan. 2. Överlämning 1. Lösenordet skall bytas ut av den nya administratören. 2. Ett nytt kontrakt skall skrivas under av ordförande och utsedd administratör och lämnas till Kårservice.

3 3. Olämplig användning 1. Tillgängliga tjänster, t ex gmail, docs, calender eller sites får inte användas för att förtala, förolämpa, förnedra eller kränka individer eller organisationer. Det är inte heller tillåtet att dölja sin identitet som användare (utom i de fall det är uttryckligen tillåtet). 2. Det är inte tillåtet att skapa e-post adresser innehållandes ord eller förkortningar som kan uppfattas som stötande eller provocerande. 3. Vid all slags publicering ska gällande lagstiftning samt avtal på upphovsrättens område beaktas. Se regler för webbpublisering vid LiU som riktlinjer. 4. Säkerhet 1. Verksamhet som på något sätt stör eller inkräktar på Kårservices administration av google app-domenen är förbjuden. Brott mot denna punkt kan leda till omedelbar avstänging. 2. Olämplig användning gentemot andra användare eller andra system liksom intrång eller försök till intrång mot annat system är förbjudet. 3. Den som upptäcker fel eller störningar som kan påverka säkerhet eller systemdrift eller som misstänker brott mot dessa regler skall anmäla detta till Kårservice. 4. Övervakning och åtgärder 1. Föreningsadministratören har rätt att vid grundad misstanke om brott mot dessa föreskrifter utestänga användare från användning av Google Appskonton. 2. Förenings administratören har rätt att utfärda ytterligare anvisningar för användning och administration av föreningens Google Apps-konton. Kårservices åtagande 1. Övervakning och åtgärder 1. Kårservice har rätt att rensa i brevlådor/lagringsutrymmen som missköts eller är inaktiva. Sådan rensning ska föregås av information till användaren eller om denne ej kan nås, ordförande eller motsvarande i respektive förening. 2. Kårservice har rätt att vid akut driftsituation tillfälligt stänga av individers och föreningars Google Apps-konton. 3. Kårservice har rätt att vid grundad misstanke om brott mot dessa föreskrifter eller grundad misstanke om lagbrott tillfälligt eller permanent stänga av förening från användning av Google Apps-konton.

4 Bilaga 1 Regler för administratörs handhavande av Google Appsdomän. Som ordförande har du möjlighet att delegera ut administratörs rätten av din förenings Google App-domän till en person som du finner lämplig. Ni ska då båda skriva under nedan. Jag som ordförande bekräftar mottagandet av regler för användning av Google Apps-domänen. Jag som blir delegerad ansvaret bekräftar mottagandet av regler för användning av Google Apps-domänen. Vid varje tidpunkt gällande föreskrifter finns införda i Kårservices regelsamling och publiceras på Ordförande Datum Underskrift Namnförtydligande E-postadress Föreningsnamn och org.nr Utsedd administratör Datum Underskrift Namnförtydligande E-postadress Föreningsnamn och org.nr

5