Granskning av om/tillbyggnad

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av om/tillbyggnad Ölyckeskolan Eslövs Kommun November 2010 Sven Rosén, auktoriserad revisor/ certifierad kommunal revisor

2 Sammanfattning På uppdrag av Eslövs kommuns revisorer har PwC granskat redovisningen för till/ ombyggnad av Ölyckeskolan. Granskningens revisionsfråga har varit: Hur stor andel av utgifterna för byggande, sanering m m för Ölyckeskolan, under 2009, borde ha klassificerats som driftskostnader? Utifrån genomförd granskning har inte kunnat fastställas storleken av underhållåtgärder som borde klassificeras som driftskostnader. Dock kan konstateras att angivna 3,0 mkr varit alltför lågt belopp. Stödsystem måste införas som är ändamålsenliga för att kunna följa liknande projekt i framtiden. Förkalkylering bör tydligare ange grunderna för utgifternas fördelning. Avräkning av projekt bör genomföras efter slutredovisning och slutbesiktning. 2

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund På uppdrag av Eslövs kommuns revisorer har PwC granskat redovisningen av till/ombyggnaden för Ölyckeskolan. Kommuner och landsting styrs av den kommunala redovisningslagen (KRL). Därutöver styrs redovisningsfrågor av Rådet för kommunal redovisning samt referensgruppen i redovisning för kommuner och landsting. 1.2 Revisionsfråga och metod Revisorerna riktade i sin revisionsberättelse 2009 kritik mot servicenämnden för att det befarades att en del av utgifterna i investeringsprojekt, Ölyckeskolan aktiverats trots att det troligtvis var driftskostnader. Den övergripande revisionsfrågan är: Hur stor andel av utgifterna för byggande, sanering m m för Ölyckeskolan, under 2009, borde ha klassificerats som driftskostnader? Granskningen har genomförts genom samtal med tjänstmän och konsult inom servicenämnden. Stickprovsvis granskning av verifikationer med anknytning till utgifterna, genomgång av byggmötesprotokoll, övriga relevanta handlingar samt besök på Ölyckeskolan har skett. 1.3 Redovisningsteori och praxis I vårt kommunaldemokratiska system är en korrekt och objektiv externredovisning en förutsättning för att politisk organisation eller andra intressenter skall kunna ta del av en kommuns ekonomiska förutsättningar. Den svenska redovisningsmodellen bygger på bokföringsmässiga grunder med hänsyn tagen till vissa specifika förutsättningar som normgivande organ uttalar. Den privata sektorn har även till viss del varit förebild i redovisningsfrågor. Syftet med kommunens redovisning är att ge en rättvisande bild av resultat och ställning som tillsammans med annan information kan ligga till grund för politiskt ansvarsutkrävande. 3

4 1.3.1 Materiella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar avser tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk. En förutsättning för aktivering av en materiell anläggningstillgång är att kommunen har kontroll över desamma och att det är sannolikt att den medför ekonomiska fördelar eller medför framtida servicepotential. Tillgången skall innehas med varaktighet och stadigvarande bruk. Huvudregeln är att dessa tas upp till anskaffningsvärdet vid förvärvstillfället. Utgifter som innebär en förbättring av tillgångens prestanda i förhållande till den nivå som gällde vid den ursprungliga anskaffningen skall räknas in i anskaffningsvärdet. Alla andra utgifter för tillgången skall redovisas som kostnader i den period de uppkommer. Utgifter för att vidmakthålla tillgångens egenskaper och förmåga skall redovisas som kostnader i den period de uppkommer Reparationer och underhåll Reparation och underhåll, dvs åtgärder som syftar till att vidmakthålla en anläggnings tekniska och funktionella status, bokföres som kostnad den period som åtgärden utförs. När det gäller fastigheter är t ex ommurning av skorsten, omläggning av tak, målning och tapetsering exempel på reparation och underhåll. Hit räknas även ändringsarbeten avseende inredningen tex nya fönster- och dörröppningar och flyttning av innerväggar. Gränsdragningen mellan underhåll eller investering är ofta svår att avgöra. För att få en rättvisande bild bör samma principer användas över tid Ny-, till- och ombyggnad Åtgärder som innebär standardförbättringar genom ny-, till-. och ombyggnad ska i princip bokföras som investeringsutgift. Hit hör även andra åtgärder som höjer anläggningens allmänna standard. Exempel på sådana åtgärder är installation av toalett, utbyte av två- till treglasfönster i en fastighet. Endast mellanskillnaden mellan vad som betraktas som värdehöjande och normalt underhåll ska aktiveras. Stora svårigheter uppstår emellertid i praktiken vad gäller gränsdragningen mellan underhållskostnader och standardförbättrande åtgärder. Det är av vikt att bedömning görs initialt i samband med kalkylering av åtgärden. Det är viktigt för kontinuiteten att likartade principer tillämpas. Förändras principerna bör upplysning härom lämnas i årsredovisningen 4

5 1.3.4 Avskrivningsplan Det avskrivningsbara beloppet för en materiell tillgång skall periodiseras enligt en systematisk plan över tillgångens nyttjandeperiod. Perioden kan vara föremål för omprövning under perioden. Rapporten är sakgranskad av berörda tjänstemän. 2 Granskningens resultat Iakttagelser Barn- och familjenämnden anmälde under 2006 behov av tillgänglighetsanpassning av Ölyckeskolan, primärt Bildsal, hus D, den gamla skolan och musiksal, hus E. Behovet relaterades till elevsituationen och krävde en lösning till höstterminen Ingen av byggnaderna klarade dagens tillgänglighetskrav. Förslag till lösning redovisades till kommunstyrelsen i januari 2008 och kommunfullmäktige anvisade medel enligt förslaget som följer; Tillbyggnad med musiksal och bildsal samt kommunikationsytor för att klara nivåskillnader. Åtgärdande av ventilation och elinstallationer i hus E och D. Tillskapande av handikapptoaletter och ev passager Byte av ytskikt i hus D och E. Kostnaden för projektet beräknades till 15,2 mkr, kostnadskalkyl bilaga 1. I redovisningen till Kommunstyrelsen redovisades bilagda kalkyl som grund för nämndens äskanden varvid angavs att finansiering skall ske enl följande: Tillgänglighet i offentliga lokaler Underhållsåtgärder Standardhöjande(hyresgrundande) åtgärder Summa tkr tkr tkr tkr Underhållsmedlen skall belasta 2008 års resultat. 5

6 Tekniskt genomfördes projektet initialt genom att parallellt riva och projektera. Ingen offentlig upphandling genomfördes utan befintliga ramavtal tillämpades vilka kompletterades med mindre upphandlingar. Ekonomiskt har projektet hanterats som tre delar; driftprojekt (rep & underhåll), tillgänglighetsprojekt och traditionell investering, de båda sistnämnda är investeringsmedel, dvs aktivering. Våren 2008 framkom att projektet var i behov av ytterligare åtgärder än vad som initialt beslutats. Exempel på detta är byte av takstolar, demontering av skorsten, mellanbjälkslag klarade inte ljudisolering eller brandkrav, underdimensionerad kulvertanläggning för fjärrvärme, förstärkning av undermålig grund, byte av samtliga radiatorer i hus E, sanering av oljetank, dag och spillvatten var inte separerade vilket åtgärdades, ändrad utfart och parkering. I mars 2009 redovisades projektet för servicenämnden och då konstaterades att projektkostnaden beräknades till 23,4 mkr dvs 8,3 mkr högre än av fullmäktige beslutade medel. Vid denna tidpunkt konstaterades att även fel i hus D måste åtgärdas; Svampangrepp i undergolv samt asbets vilket krävde total sanering, fukt och mögelangrepp på stora delar av källarväggar brister och fel i utförd isolering samt att brandkraven inte uppfylldes. Nödutrymningsväg saknade godkännande, rör och elinstallationer gjordes om i sin helhet, takkupan fick byggas om då konstruktionen var felaktig och handikapptoaletterna klarade inte normerna. Sammanfattningsvis för hus D innebar detta att byggnadens klimatskal byttes ut. Den förlängda byggtiden medförde ökade kostnader för evakueringslokaler, p g a skadegörelser och stölder nyttjades hundbevakning nattetid. Det skall i sammanhanget noteras att vid kostnadskalkyleringen fanns inte tillräckligt underlag från projektering och undersökning varför kalkyleringen saknade väsentligt underlag. Bedömning Projekt Ölyckeskolan visade sig vara behäftad med dolda fel såsom okända utrymmen, angrepp av mögel/källarsvamp mm, tidigare åtgärder på fastigheten har inte genomförts på ett professionellt sätt varför detta sammantaget tyder på eftersatt underhåll. Projektet har även erhållit karaktären av akut utryckning vilket varit fördyrande. Bristande projektuppföljningssystem kopplat till redovisningssystemet saknas för att kunna följa upp kostnadernas fördelning i projektet annat än fördelning på leverantör. Ändamålsenligt system för uppföljning mot förkalkyl saknas. 6

7 Den ekonomiska redovisningen för projektet har redovisats på följande sätt: Investering Underhåll Tillgänglighetsmedel ,4 mkr ,1 mkr 3,0 mkr 3,5 mkr Sammanlagt har projektet kostat 30,0 mkr varav 3,0 mkr redovisats som kostnad under Projektet var vid utgången av 2008 inte färdigställt varför det enligt god redovisningssed borde redovisats som ett pågående projekt. När projektet färdigställts borde en fördelning skett av kostnaderna mellan vad som varit aktiverbara, dvs värdehöjande, medförande en framtida servicepotential. Övriga kostnader skall redovisas som underhåll dvs kostnader för att vidmakthålla tillgångens egenskaper och förmåga. Ovannämnda utgiftsfördelning har skett på så sätt att leverantörsfakturor styrts till resp kontoslag för att uppnå beräknade belopp. Ur redovisningen kan därför inte härledas hur korrekt fördelning skall vara mellan investering och underhåll. Det kan inte uteslutas att belopp som kostnadsförts som underhåll, 3,0 mkr angetts till belopp för vilket utrymme funnits i budget. Kostnadsfört belopp som underhåll borde sammantaget vara betydligt större än 3 mkr, detta utlåtande görs mot bakgrund av iakttagelser och underlag som funnits tillgängliga vid granskningen. Namnförtydligande Namnförtydligande 7