PING PONG Hjälp och Manualer

Transkript

1 PING PONG Hjälp och Manualer Version Innehållsförteckning Plagiatkontroll 3 Administrationsverktyget 4 Sökytan 7 Aktiviteter 9 Skapa/Redigera 11 Samlingsaktivitet 20 Checklista 23 Tilldela användare 24 Kurstillfällen 29 Skapa aktivitetsgrupper 34 Aktivitetsroller 37 Loggar 44 Användare 45 Skapa användargrupper 46 Skapa/Redigera 51 Importera 57 Lärarvikarier 66 Organisation 68 Inställningar 69 Basinställningar 70 Supporthantering 71 Användarfält 74 Aktivitetsfält 81 Kompetenshanteringen 86 Policyhantering 88 CV 91 Egna texter 94 Öppna sidor 95 Lösenordshantering 96 IUP: Kurstyper 98 Övrigt 99 Skicka supportfråga 102 Rättigheter 104 Gränssnitt 112 Organisationsöversikt 123 Mallar 138 Tilläggstjänster 144

2

3 Sida 3/154 Skapa konton för Plagiatkontroll För att aktivera plagiatkontroll på inlämningsuppgifter måste organisationen ha ett avtal med någon leverantör av en plagiatkontrolltjänst. Vi har för närvarande samarbete med följande leverantörer: Urkund: Turnitin: (Genuine Text: ) Om organisationen, eller någon enhet inom organisationen, har avtal med någon av dessa tjänsteleverantörer tar en PING PONG-supporter på organisationen kontakt med Ping Pong AB för mer information samt aktivering av funktionen på er PING PONG-installation. Flödet ser sedan ut så här: Ping Pong AB skapar ett (eller flera) plagiatkontrollkonto som kopplas till önskad leverantör. Kontot kopplas till den eller de aktivitetsgrupp/er vars aktiviteter ska kunna använda plagiatkontrollfunktionaliteten. Lärare och andra användare med rättigheten Innehållsproduktion aktiverar plagiatkontroll per inlämningsuppgift och publicerar uppgifterna. Studerande lämnar in dokument via funktionen Inlämningsuppgift och dokumenten skickas automatiskt vidare till plagiatkontrolltjänsten. Dokumenten genomsöks och ett resultat skickas tillbaka till PING PONG. Lärare och andra användare med rättigheten Inlämningsuppgiftsrättning granskar uppgiften i Statistikverktyget och bedömer den studerandes uppgift med stöd från plagiatkontrolltjänstens resultat.

4 Sida 4/154 Introduktion till administration i PING PONG Administratörer i PING PONG får ansvar för tre huvudområden: Aktiviteter,Användare och Organisation. Här nedan följer en kort introduktion till de administrativa verktygen i PING PONG. PING PONG är ett LMS, ett Learning Management System, som är helt webbaserat. Detta innebär bland annat att varje enskild användare måste ha ett eget konto för att kunna logga in i PING PONG. I administrationen skapar vi nya konton och ger olika Användare olika rättigheter i systemet. Beroende på vilka rättigheter du som administratör har fått kan du få administrera alla användare eller endast enstaka grupper av användare. Som administratör kan du dessutom ha ansvar för organisationens Aktiviteter. Den vanligaste typen av aktiviteter är kurser. Beroende på vilka rättigheter du har fått får du administrera alla aktiviteter eller endast enstaka grupper av aktiviteter. Några av organisationens administratörer har också ansvar för hur Organisationens PING PONGsystem ska utformas i fråga om bl.a. databasfält och gruppstrukturer. Endast ett fåtal fält och grupper finns fördefinierade. Varje organisation måste således noga tänka igenom hur den egna organisationen ser ut och sedan fundera över hur man vill anpassa PING PONG till densamma. Anpassning av organisationens system görs under fliken Organisation > Inställningar och Organisation > Gränssnitt. Förutsättningar För att du ska få rätt att arbeta i PING PONGs administrationsverktyg måste en administratör ge

5 Sida 5/154 dig rättigheter till hela, eller delar av, det Administrativa verktyget. När du loggar in på PING PONG ser du direkt på din startsida om du har tillgång till Administrationsverktyget. Under Verktyg finns valet Administration om du har fått rättighet att arbeta i någon del av verktyget. När du klickar på Administration öppnas ett nytt fönster och du presenteras för de delar av administrationen du fått tillgång till. Grupphantering Ett centralt begrepp i PING PONGs administration är Grupphantering. Stora delar av administrationen bygger på att organisationen strukturerar sina användare och sina aktiviteter i grupper. Enskilda användare kan tillhöra en eller flera grupper och grupper kan tillhöra andra grupper. Bilden här intill beskriver en del av gruppstrukturen för företaget ACME. Endast de rödmarkerade grupperna har fått rättigheter till de administrativa verktygen. En användare som tillhör gruppen "Säljare_Jönköping" tillhör även grupperna "Försäljning", "Sverige" och "Norden". Gruppen "Säljare_Jönköping" har inte fått rättigheter till de administrativa verktygen. När organisationen börjar arbeta med PING PONG finns endast ett fåtal fördefinierade grupper. De heter Alla grupper,alla kurser,alla användare och Ert organisationsnamn. Ju fler användarna i er organisation blir desto viktigare blir det för er att gruppera era användare i grupper. Detsamma gäller aktiviteter. Rättigheter Ett annat mycket centralt begrepp i de administrativa verktygen är Rättigheter. Några av de grupper som skapas måste få rättigheter att arbeta i olika delar av de administrativa verktygen.

6 Sida 6/154 Bilden ovan vill demonstrera hur en organisation har skapat en grupp med namnet Administratörer. Den gruppen har inte fått några rättigheter. I gruppen Administratörer finns flera undergrupper - Kursadministratörer, Personaladministratörer samt Systemadministratörer. Dessa undergrupper har tilldelats olika rättigheter. Kursadministratörerna har fått rättigheter som rör aktiviteter och utbildning eftersom de tillhör gruppen Utbildningsavdelningen. En annan person i gruppen Utbildningsavd. tillhör inte Kursadministratörer utan hör istället till gruppen Personaladministratörer. Med hjälp av gruppstödet kommer den i er organisation som har alla rättigheter att nå alla användare, aktiviteter och grupper. Administratörer med annan nivå av rättigheter når vissa grupper av användare och aktiviteter. Copyright Ping Pong AB.

7 Sida 7/154 Sökytan När organisationen har vuxit och man har skapat många användargrupper och aktivitetsgrupper blir det viktigt att kunna söka fram en grupp i systemet. Kanske vill du ändra rättigheterna för gruppen eller lägga gruppen i en annan grupp. På många ställen behöver administratören söka fram en användare från en lång lista av användare. Detsamma gäller sökning av aktiviteter och grupper från långa listor av aktiviteter och grupper. För att söka fram en användare, aktivitet eller grupp använder du en sökyta. Denna sökyta återfinns på flera ställen i systemet, framförallt i det Administrativa verktyget,men även i Kompetenshanteringsverktyget. Nedanstående exempel är taget från Skapa/Redigera Användare i Administrationen. Sök en användare För att söka fram en användare, använd något av fyra söksätt (se nedan) eller kombinera söksätten I rullistan överst listas alla användargrupper som du har tillgång till. När du väljer en grupp listas gruppens innehåll längst ner. I den andra rullistan väljer du om du vill söka på "Efternamn, Förnamn", "Användarnamn", "E-postadress" eller "Personfält". Sök fram en användare genom att skriva början på sökbegreppet, t.ex. "And" för att söka efter alla efternamn som börjar på "And", i sökfältet. Alla träffar visas längst ner. Du kan även söka på ett gruppnamn när den förvalda listan "Efternamn, Förnamn" är vald.

8 Sida 8/ Om du söker efter en aktivitet (t.ex. under Aktiviteter > Skapa/Redigera) kan du även söka på Id, t.ex. "id:1234". Under Register kan du klicka på den bokstav som önskad användares efternamn börjar med. Alla träffar listas längst ner. Du kan söka dig fram i grupphierarkin genom symbolerna ovanför den nedre listen: Gå tillbaka till föregående nivå efter att ha öppnat en grupp. Öppna den grupp du har markerad för att se dess innehåll. Visa alla grupper och aktiviteter i den markerade gruppens alla underliggande nivåer. Visa information om markerad aktivitet eller grupp. Klicka på M:et om du vill spara den här gruppen som förvald grupp. Nästa gång du besöker sidan är denna grupp förvald. När den användare du söker syns i nedre listan kan du markera namnet för att granska användarkontot. Copyright Ping Pong AB.

9 Sida 9/154 Aktivitetsadministration Under fliken Aktiviteter skapar administratören nya tomma aktiviteter. Aktiviteterna fylls sedan med lärandematerial och funktioner för kollaboration och lärande, ett arbete som utförs av en användare som har fått rollen Lärare eller någon annan relevant aktivitetsroll i den aktuella aktiviteten. Aktiviteterna kan grupperas och varje aktivitet kan placeras i en eller flera grupper. Användare i systemet kan ges olika roller i aktiviteten, t.ex. Lärare eller Deltagare. Dessa användare kan starta aktiviteten direkt från sin Startsida eller från fliken Aktiviteter > Mina aktiviteter. Flödet 1. En administratör skapar en ny aktivitet i administrationsverktyget under Aktiviteter > Skapa/Redigera. 2. Administratören bestämmer vilka som ska ha tillgång till aktiviteten och vilken roll de olika användarna ska ha i aktiviteten, under Aktiviteter > Tilldela användare. 3. Den nya aktiviteten blir synlig på Startsidan > Mina aktiviteter > Pågående aktiviteter hos de användare som har blivit tilldelade aktiviteten. 4. Användaren kan starta den nya aktiviteten och börja arbeta i den utifrån de rättigheter man har tilldelats. Användare med rollen Lärare kan t.ex. skapa innehåll i aktiviteten och som

10 Sida 10/154 Deltagare får man ta del av det material som behöiga användare har publicerat. Copyright Ping Pong AB.

11 Sida 11/154 Skapa/Redigera aktivitet Under Skapa/Redigera kan du skapa nya aktiviteter, lägga upp information om aktiviteter och göra en mängd olika inställningar för aktiviteterna. Du kan även redigera befintliga aktiviteter. På den här hjälpsidan kan du läsa om hur du skapar och redigerar aktiviteter i administrationsverktyget. I manualen beskrivs: olika aktivitetstyper, hur du skapar en ny aktivitet och redigerar en befintlig, hur du kopierar en befintlig aktivitet. På undersidan Tillgänglighet kan du också läsa om hur du ställer in en aktivitets tillgänglighet. Aktivitetstyper Du kan skapa två olika typer av aktiviteter: Aktivitet och samlingsaktivitet. En Aktivitet är en miljö där en utvald grupp användare samlas för att ta del av till exempel en kurs, diskussion, projektarbete, test eller enkät. En aktivitet kan innehålla flera funktioner, till exempel diskussionsforum, anslagstavla, och innehåll. En samlingsaktivitet är en aktivitetsgrupp som utöver sin grupperande funktion även i sig är en vanlig aktivitet. Samlingsaktiviteten har samma funktionaliteter som en vanlig aktivitet, och är användbara för program som innehåller flera aktiviteter. För mer information om just Samlingsaktiviteter,läs på hjälpsidan Samlingsaktiviteter. Samlingsaktiviteter kan även användas för att implementera en öppen kurswebb/kurskatalog på en utvald webbadress som nås utan inloggning, då i kombination med tilläggsfunktionen sidor. Tänk på att när du har skapat en aktivitet eller samlingsaktivitet går det inte att byta status på en aktivitet till samlingsaktivitet eller tvärtom. Öppna Roller i aktiviteter De vanligaste rollerna i aktiviteter är Deltagare och Lärare. Rollen Lärare ger rättigheter till alla verktyg och funktioner medan Deltagares rättigheter begränsas till att ta del av det material som lärare och andra behöriga skapar och tillgängliggör för deltagarna. Andra roller i aktiviteten kan

12 Sida 12/154 vara Handledare, Hjälplärare, Innehållsproducent o.s.v. Läs mer om roller i aktiviteten på sidan Aktivitetsroller. Skapa en ny aktivitet Skapa en ny aktivitet För att skapa en ny aktivitet klickar du på knappen Ny nere till vänster i fönstret. Välj aktivitetstyp Först måste du välja vilken aktivitetstyp du vill skapa: en vanlig aktivitet eller en samlingsaktivitet. Markera aktivitetstypen du vill skapa och klicka på Nästa. Steg 1: Skapa ny aktivitet Här ställer du in grundläggande inställningar för aktiviteten:

13 Sida 13/154 Namn Ange namn på aktiviteten. Grupptillhörighet Aktiviteten måste tillhöra minst en aktivitetsgrupp. I objektsväljaren söker du fram och markerar de aktivitetsgrupper som din aktivitet ska tillhöra. Ge mig lärarrättigheter Markera det här valet om du ska ha rollen lärare i aktiviteten. (Genom att kontakta Ping Pong AB går det att ställa in det här valet som förvalt.) När du har gjort ovanstående inställningar, klicka på Nästa. Steg 2: Aktiviteten har skapats (eller Redigera aktivitet) I det här steget gör du fler inställningar för aktiviteten. De inställningar du gjorde i steg 1 finns också tillgängliga här, om du vill göra ändringar. Vissa av inställningarna i steg 2 är gruppspecifika, varför du måste spara och öppna igen om du ändrar aktivitetens

14 Sida 14/154 grupptillhörighet efter steg 1. Om du redigerar en redan skapad aktivitet kommer du direkt till det här steget. Följande inställningar finns tillgängliga i steg 2: Information Här fyller du i allmän information om aktiviteten: Du kan ändra namnet och fylla i en beskrivning av aktiviteten. Grupptillhörighet: Här kan du ändra din aktivitets grupptillhörighet. Glöm inte att spara om du ändrar grupptillhörigheten, eftersom vissa av inställningarna bara visas för vissa grupper. Innehållsspråk är det språk som aktivitetens innehållssidor kommer att skrivas på. Du gör den här inställningen för att underlätta för systemets sökfunktioner. Korrekt inställt innehållsspråk ger bättre sökträffar. Den här inställningen påverkar inte språket i PING PONGs användargränssnitt. Max antal SMS*: Här anger du hur många sms som ska kunna skickas från aktiviteten. När en lärare har skickat ett sms visas information om antalet förbrukade poletter. Om organisationen har köpt sms-poletter kan aktivitetens lärare använda dessa för att göra utskick av information från aktiviteten. Aktivitetsfält: I de olika aktivitetsfälten fyller du i önskad information. Vilka fält som syns här beror på hur miljön är konfigurerad. Vanliga fält är förkunskapskrav, kurslängd och datum. Aktivitetsfält kan vara specifika för en aktivitetsgrupp, och därför bara synas i aktiviteter kopplade till den gruppen. En organisationsadministratör kan lägga till nya aktivitetsfält under Organisation > Inställningar > Aktivitetsfält. Kompetenser Du kan även koppla kompetenser till aktiviteten. Det innebär att när en deltagare blir godkänd på aktiviteten så tilldelas denne den eller de kompetenser som du väljer här. Vilka kompetenser som syns här beror på inställningar i PING PONGs kompetenshanteringsverktyg. IP-adresser* Om tilläggstjänster IP-adresser är aktiverad kan du begränsa från vilka IP-adresser det går att nå aktiviteten. Här anger du vilka IP-adresser som inte ska ha tillgång till aktiviteten. Separera adresserna med kommatecken.

15 Sida 15/154 Mål och Framsteg Här kan du välja att tillåta att ett delmål inom aktiviteten ska kunna vara att uppnå godkänt resultat på en eller flera andra aktiviteter. I rullgardinsmenyn väljer du ur vilken aktivitetsgrupp du ska få välja andra aktiviteter. Giltlighetstid Under giltighetstid kan du bestämma hur länge aktivitetens godkännande är giltigt. Det innebär att när en användare blir godkänd på aktiviteten kan du välja att låta godkännandet vara giltigt endast under en begränsad tid. Godkännandet tas inte bort för den som är godkänd, men är alltså inte giltigt när tiden har gått ut. För att aktivera den här funktionen och göra inställningar, gör såhär: 1. Klicka redigera. Ett mindre fönster öppnas. 2. Fyll i önskade val: Använd giltighetstid: markera här för att aktivera funktionen. Giltighet [x] dagar: Fyll i antalet dagar som godkännandet ska vara giltigt. Använd påminnelse: Markera här om du vill att det ska skickas en påminnelse till administratörer innan godkännandet går ut. Påminn [x] dagar innan: Ange hur många dagar innan giltighetstidens utgång som påminnelsen ska skickas. Mottagare: Fyll i e-postadresser till de administratörer som ska få påminnelsen. Skicka meddelande till deltagaren: Markera detta val om du vill att en påminnelse ska skickas till deltagare när godkännandets giltighetstid snart går ut. Meddelandemall för administratörer: Välj vilken mall som ska användas för meddelandet som skickas ut till administratörer. Du skapar nya mallar under Administration > Organisation > Mallar > Påminnelse om giltighetstid. Meddelandemall för deltagare: Välj vilken mall som ska användas för meddelandet som skickas ut till deltagare. Du skapar nya mallar under Administration > Organisation > Mallar > Påminnelse om giltighetstid. 3. Klicka Spara Funktioner i aktiviteten I den utfällbara listan ser du vilka funktioner i aktiviteten som är aktiverade. Tänk på att om aktiviteten är ny har förmodligen inte läraren hunnit ändra i inställningarna än. Checklista

16 Sida 16/154 Här kan du skapa en enkel checklista över saker som behöver göras i samband med aktiviteten. Klicka på knappen Redigera för att skapa listan, bocka i avklarade uppgifter samt ändra eller lägga till uppgifter. Listan visas då i ett eget fönster och genom att klicka på en uppgifts du vem som har skapat uppgiften och vem som har markerat den som slutförd. ser När listan är skapad visas den som ett fält till höger i administrationsverktygets och en stapel visar hur stor andel av uppgifterna som är avklarade. Arkivering Sätt en bock i rutan Arkiverad aktivitet om du inte vill att aktiviteten ska visas i vanliga sökningar i administrationsverktyget. För att söka fram arkiverade aktiviteter bockar du i valet Visa arkiverade under sökfältet. För användare som har tillgång till aktiviteten flyttas den från listan pågående till listan arkiverade aktiviteter, under mina aktiviteter. Öppnar du (eller en annan användare) en arkiverad aktivitet kommer menyerna att vara utgråade, men i övrigt finns all information kvar och aktiviteten fungerar som vanligt med undantag för Senaste nytt som inte längre skickar ut några meddelanden från aktiviteten. Bockar du ur rutan vanligt. Arkiverad aktivitet aktiveras aktiviteten igen och du kan använda den som Hjälpaktivitet Du som har rättigheten Organisationsadministratör för toppgruppen i organisationen kan här söka fram aktiviteter och markera Visa aktiviteten i hjälpen. Observera att bara de användare som har tillgång till aktiviteten kommer att se den i hjälpen. Tillgänglighet Ange vilken typ av tillgänglighet aktiviteten ska ha. Valet påverkar hur dina deltagare får tillgänglighet i aktiviteten. Du kan läsa mer om hur du ställer in tillgänglighet på sidan Tillgänglighet. Om du här ställer in att aktiviteten ska vara anmälningsbar (Anmälan till aktivitet) kan du göra ytterligare två typer av inställningar: Anmälningsfält och E-postmallar. Dessa val dyker upp först efter det att du har sparat aktiviteten och öppnar redigeravyn igen. Anmälningsfält Här kan du skriva in en anmälningsbeskrivning till din anmälningsbara aktivitet och skapa fält

17 Sida 17/154 som deltagaren ska fylla i vid anmälan. Anmälningsfält kan se ut på tre olika sätt: ett textfält med flera rader ett textfält med en rad en rullgardinsmeny Du kan också bestämma om anmälningsfältet ska vara obligatoriskt att fylla i för deltagaren. Gör så här för att skapa ett anmälningsfält: 1. Klicka på knappen Hantera fält. Ett nytt fönster öppnas - här ändrar du instruktionen och skapar nya användarfält. 2. Klicka på länken Ändra instruktionen för att skriva en instruktion till den som anmäler sig. Klicka Spara när instruktionen är klar. 3. Klicka på länken Skapa nytt fält. 4. Välj typ av fält. Klicka Nästa. 5. Ange fältets namn och om det ska vara obligatoriskt att fylla i fältet. Om du har valt ett fält med flera rader så anger du också hur många rader det ska bestå av. Klicka Spara. 6. Lägg till fler fält och flytta dem upp eller ner i förhållande till varandra med hjälp av pilarna. 7. Stäng fönstret när du är klar. Gör så här för att kopiera anmälningsfält från en annan aktivitet: 1. Klicka på Kopiera fält från annan aktivitet. 2. I rullgardinslistan väljer du vilken aktivitet du vill kopiera anmälningsfält ifrån. Klicka Spara. 3. Lägg till fler fält och flytta dem upp eller ner i förhållande till varandra med hjälp av pilarna. 4. Stäng fönstret när du är klar.

18 Sida 18/154 När deltagaren klickar på Anmäl mig i Katalogen kommer den till en sida med anmälningsbeskrivningen och anmälningsfälten. Om deltagaren inte fyller i de obligatoriska fälten så visas en varning och anmälan skickas inte. I funktionen Listor (i administrationsverktyget) visas anmälningsfälten som kolumner om du väljer att ta ut en lista på deltagare i aktiviteter. E-postmallar Här visas en lista med de e-postmallar som används vid automatiska e-postutskick som är kopplade till aktiviteten. Du kan välja mall i rullgardinsmenyn till höger om varje typ av e- postutskick. Om du inte gör några förändringar kommer standardmallar att användas. Du som är organisationsadministratör kan också skapa nya och redigera befintliga mallar. Det gör du genom att klicka på länken Du kan redigera och skapa mallar här. Kopiera en befintlig aktivitet Det är också möjligt att kopiera en befintlig aktivitet. Då följer alla inställningar med till den nya aktiviteten. Om du vill kopiera en aktivitet, gör så här: Gå till Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera. Sök fram den aktivitet du vill kopiera genom sökfältet till vänster på sidan.

19 Sida 19/ Markera aktiviteten. Klicka på knappen Kopiera längst ner till vänster på sidan. Sidan laddas om och du får upp en vy där du kan välja vilka delar av originalaktiviteten som du vill ha med i din kopia. Ange den nya aktivitetens namn och beskrivning och markera ditt urval för kopiering. Sök fram och markera den/de aktivitetsgrupper som den nya aktiviteten ska tillhöra. Detta gör du i objektväljaren till höger i fönstrets övre del. Markera valet Ge mig lärarrättigheter om du ska ha rollen Lärare i aktiviteten. Spara med knappen i fönstrets nedre vänstra hörn. PING PONG arbetar nu en stund med att skapa kopian och när det är klart visas en dialogruta med texten För att avsluta kopieringen, klicka Spara!. Klicka OK i rutan. Klicka Spara i Administrationsfönstret. Nu är kopieringen klar och aktiviteten kan redigeras som en vanlig aktivitet. Gör önskade inställningar, tilldela eventuella lärare, deltagare och/eller andra roller till aktiviteten och starta den för att göra eventuella ändringar. *Tilläggstjänst. En Ping Pong-supporter på din organisation tar kontakt med Ping Pong AB för offert och aktivering av funktionen.

20 Sida 20/154 Samlingsaktiviteter Samlingsaktivitet är en aktivitetsgrupp, som utöver sin grupperande funktion även, i sig, är en vanlig aktivitet med tillhörande funktionalitet såsom diskussionsforum, anslagstavla och innehåll. Ett användningsområde för samlingsaktiviteter kan t.ex. vara program som innehåller flera aktiviteter, kanske rentav indelade i ytterligare samlingsaktiviteter såsom terminer som i sin tur innehåller aktiviteter för de olika delkurser som ingår i en termin under en utbildning. Samlingsaktiviteter kan även användas för att implementera en öppen kurswebb/kurskatalog på en utvald webbadress som nås utan inloggning, då i kombination med tilläggsfunktionen sidor. Öppna Skapa en samlingsaktivitet En samlingsaktivitet skapas i Administrationsverktyget,under Aktiviteter > Skapa/Redigera. Klicka på Ny-knappen längst ner till vänster på sidan och välj sedan Ny samlingsaktivitet,som på bilden nedan. Klicka sedan Nästa. Samlingsaktivitet Aktivitetsgrupp Efter att ha sparat samlingsaktiviteten, kan aktiviteten redigeras som vanliga aktiviteter men med en extra knapp, Redigera grupp fo r samlingsaktivitet.

21 Sida 21/154 Eftersom samlingsaktiviteten i princip ä r en aktivitetsgrupp kan denna redigeras som en sådan. Knappen Redigera grupp för samlingsaktivitet tar användaren till aktivitetsgruppens redigeringsvy, se nedan. Samlingsaktivitetens innehåll En samlingsaktivitet, som t.ex. Sjukgymnastprogrammet i bilden ovan, kan innehålla både vanliga aktiviteter och andra samlingsaktiviteter. I bilden nedan är medlemmarna nya samlingsaktiviteter, i det här fallet terminer, i vilka de olika kurserna (vanliga aktiviteter) som ingår i varje termin placeras. Efter att ha lagt till aktiviteter till en samlingsaktivitet syns de för aktivitetens medlemmar i vänstermenyn:

22 Sida 22/154 Kurswebb: en kombination av Samlingsaktiviteter och Öppna sidor I kombination med tilläggsfunktionen Öppna sidor kan samlingsaktiviteter med fördel användas för att bygga upp och publicera information om kurser och andra aktiviteter på en offentlig/öppen webbplats, d.v.s. tillgänglig för användare utan att de har loggat in i systemet. Adressen blir vanligtvis en underdomän till organisationens toppdomän (t.ex. minakurser.mindoman.se.) och inställningarna görs tillsammans med Ping Pong AB i samband med att funktionen Öppna sidor aktiveras och dessa byggs upp. Om din organisation har tilläggstjänsten Öppna sidor kan du läsa mer i hjälpavsnittet Öppna sidor. Copyright Ping Pong AB.

23 Sida 23/154 Checklista Med funktionen Checklista kan man för varje aktivitet skapa en enkel checklista över saker som behöver göras i samband med kursen/aktiviteten. Skapa en checklista För att skapa en checklista, gör så här: Gå till Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera. Sök fram den aktivitet du vill skapa en checklista för. Markera aktiviteten så att inställningarna för den valda aktiviteten visas till höger. I fältet Checklista,längst till höger, klickar du Redigera. Ett nytt fönster öppnas där du får redigera din checklista. 1. Klicka Lägg till uppgift,för att skapa en ny uppgift. 2. Ange uppgiftens namn och eventuell beskrivning. 3. Ange tidpunkt för påminnelse, om du önskar en sådan. 4. Ange e-postadress/er till den/de som ska få påminnelsen. 5. Spara. 6. Lägg eventuellt till fler uppgifter. 7. Redigera tidigare uppgifter genom funktionknapparna Redigera, Ta bort, Flytta. 8. Stäng det lilla fönstret när checklistan är skapad. Använda checklistan Sök fram aktiviteten och klicka Redigera i fältet Checklista. Markera uppgifter som avklarade genom att sätta en bock i boxen intill aktuell uppgift. När en uppgift bockas i uppdateras sidan och stapeln visas hur stor andel av uppgifterna som är avklarade. Skapa nya uppgifter eller redigera befintliga vid behov, enligt beskrivningen ovan. Under uppgiftens "i" ser du vem som skapat uppgiften och vem som markerat den som slutförd. Copyright Ping Pong AB.

24 Sida 24/154 Tilldela användare För att ge användare tillgång till en aktivitet, oavsett vilken roll användaren ska ha, går du till fliken Tilldela användare. Gör så här: Sök fram den aktivitet som du ska tilldela användare till. Använd sökytan till vänster i fönstret. Välj medlemstyp i rullistan överst till höger. (se nedan) Om du t.ex. vill att en användare ska få tillgång till aktiviteten som deltagare, väljer du listan Aktiverade deltagare. Sök fram de användare eller grupper av användare som ska höra till medlemstypen genom sökytan i mitten av fönstret. Markera önskade användare och använd pilen för att göra dem till medlemmar. Klicka Spara. Medlemstyper En användare kan höra till någon/några av nedanstående medlemstyper i en aktivitet: Grundtyper (finns alltid) Aktiverade deltagare Aktiverade lärare Inaktiverade deltagare Inaktiverade lärare Övriga medlemstyper (beror på inställningar) Anmälda: Syns om anmälningsfunktioner är kopplade till aktiviteten Antagna: Syns om anmälningsfunktioner är kopplade till aktiviteten Passiva: Syns endast för administratörer med rättigheten Aktivering av deltagare Upphörda: Syns när aktiviteten har kurstillfällen Aktiverade via kurstillfälle: Syns när aktiviteten har kurstillfällen. Kurstillfälle: Kurstillfällets namn: Syns när aktivitetens kurstillfällen är anmälningsbara Anmälda (kurstillfällets namn) (antal): Syns när aktivitetens kurstillfällen är anmälningsbara Antagna (kurstillfällets namn) (antal): Syns när aktivitetens kurstillfällen är anmälningsbara Aktiverade (kurstillfällets namn) (antal): Syns när aktivitetens kurstillfällen är anmälningsbara Inaktiverade (kurstillfällets namn) (antal): Syns när aktivitetens kurstillfällen är anmälningsbara Aktivitetsroll/er: Syns när aktiviteten är placerad i en aktivitetsgrupp till vilken en eller flera aktivitetsroller är kopplade

25 Sida 25/154 Om ett kurstillfälle har inställningen "Ej anmälningsbar" så visas det bara om du kryssar i kryssrutan "Visa kurstillfällen som inte är amälningsbara " under rullistan. Aktiverade Den som har blivit tilldelad till en aktivitet tillhör gruppen Aktiverade. Dessa användare kan starta aktiviteten från Startsidan > Mina aktiviteter. Specialfall: om en aktivitet är Publik,d.v.s. tillgänglig genom Katalogen,blir personen inte aktiverad förrän hon loggat in minst en gång. Inaktiverade Administratörer kan flytta aktiverade deltagare och lärare till gruppen Inaktiverade. Detta innebär att användaren inte längre kan starta aktiviteten. All statistik för personen finns dock kvar och hittas i gruppen Inaktiverade. Anmälda Här placeras/syns användare som har anmält sig till aktiviteten. Om aktiviteten har tillgänglighet Anmälan och användare har anmält sig till aktiviteten så hamnar de i denna grupp. De ligger kvar här tills de flyttas till någon annan grupp. Notera att om anmälningar sker till kurstillfällen hamnar de som anmäler sig istället i kurstillfällets Anmälda-lista. De anmälda visas i en lista och får automatiskt en köplats. Köplatsen visas även för användaren själv, i Katalogen. Medlemmar Under fältet Medlemmar finns flera viktiga funktioner tillgängliga för administratören: Flytta till: Genom att markera en eller flera personer i den valda listan och sedan välja

26 Sida 26/154 t.ex. Antagna eller Aktiverade deltagare i rullgardrinsmenyn byta medlemstyp för dessa användare. Flytta till kan administratören smidigt Anmälningslogg: Här finns även funktionen Anmälningslogg där man ser alla händelser för aktiviteten, t.ex. när användare har anmält sig eller avanmält sig. Anmälningsfält: Klicka på Anmälningsfält för att se och redigera information som kommit in genom aktivitetens anmälningsfält. E-posta markerade användare: Genom att markera en eller flera användare och sedan klicka på Skicka meddelande till markerade användare kan man skicka t.ex. kursbekräftelser eller annan information med e-post eller PIM (PING PONG Instant Messaging). Nytt kurstillfälle: Klicka här för att skapa nya kurstillfällen och därmed skapa möjlighet att ge olika grupper tillgång till aktiviteten under olika tidsperioder. Du kan även göra kurstillfällena anmälningsbara genom att gå till Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera > Tillgänglighet > Anmälan och markera valet Kurstillfällena (X st) är anmälningsbara. Antagna Om aktiviteten har tillgänglighet Anmälan och användare efter anmälan har antagits till aktiviteten så hamnar de i denna grupp. De ligger kvar där tills de flyttas till någon annan grupp. Anmälningslogg och möjlighet att skicka meddelande finns även här. Passiva Administratörer kan flytta användare till gruppen Passiva. Detta innebär att användarna inte kan se eller starta aktiviteten men att användare med rollen Lärare i aktiviteten kan se användarna i aktiviteten och därmed förbereda kursen genom att t.ex. skapa projektgrupper och liknande. Lärare kan även ges rättigheten Aktivering av deltagare och på så vis få rätt att själva, genom menyn Verktygslådan i aktiviteten, flytta användare från Passiva till Aktiverade deltagare. Inställningen som möjliggör för lärare att aktivera deltagare görs för grupper (som aktuella lärare placeras i) under Organisation > Rättigheter > Övriga. Upphörda

27 Sida 27/154 I listan Upphörda visas de användare vars tillgång till aktiviteten, genom ett kurstillfälle, har upphört. Genom att markera användare och sedan klicka på Återaktivera med förlängning kan du ge användaren förlängd tillgång till aktiviteten. Läs mer om detta i manualen "Kurstillfällen". Du kan även markera användare och skicka e-post eller PIM till dem genom funktionen meddelande till markerade användare. Skicka Aktiverade via kurstillfälle I listan Aktiverade via kurstillfälle visas de användare som för tillfället har tillgång till aktiviteten genom ett kurstillfälle. Intill vissa namn kan en parentes med informationen "Avslutas år-månaddag" visas. Dessa användare har återaktiverats med förlängning. Läs mer om detta i manualen Kurstillfällen. Genom att markera användare och klicka Skicka meddelande till markerade användare kan du skicka e-post eller PIM till dem. Kurstillfälle: Kurstillfällets namn Om aktiviteten har kurstillfällen som användaren kan anmäla sig till visas varje kurstillfälle i rullgardinsmenyn med val för de underliggande medlemstyperna: Anmälda (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har anmält sig till kurstillfället. Antalet anmälda visas direkt i rullgardinsmenyn. Inifrån listan kan du markera användare och flytta dem till önskad medlemstyp. Notera att om tilläggstjänsten Chefsgodkännande är aktiverad måste en chef godkänna anmälan innan administratören kan flytta personen.

28 Sida 28/154 Om Chefsgodkännande används på anmälningshanteringen kan det se ut som på bilden när administratören tittar på listan Anmälda för ett kurstillfälle, här "Is ". John Carter har fått avslag och kan därmed med fördel flyttas till Inaktiverade deltagare. Susan Lewis har inte hanterats av någon chef ännu och administratören måste därför invänta chefens godkännande eller avslag. Antagna (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har antagits till kurstillfället. Antalet antagna visas direkt i rullgardinsmenyn. För vidare hantering, se Anmälda ovan. Aktiverade (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har blivit aktiverade deltagare på kurstillfället. Antalet aktiverade visas direkt i rullgardinsmenyn. För vidare hantering, se Anmälda ovan. Inaktiverade (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har blivit inaktiverade deltagare på kurstillfället. Antalet inaktiverade visas direkt i rullgardinsmenyn. För vidare hantering, se Anmälda ovan. Tillfällig tillgång till aktivitet Användare med rättigheten Tilldelningsadministratör kan lägga till sig tillfälligt i aktiviteter, som Lärare eller Deltagare. Tilldelningen sker här under Aktiviteter > Tilldela användare. Sök fram en aktivitet och välj, i rullgardinsmenyn längst ner i fönstret, Lägg mig temporärt i > Aktiverad Lärare/Deltagare. När valet görs öppnas aktiviteten automatiskt i ett nytt fönster och du kan se den ur den valda rollens perspektiv. När du loggar ut ur PING PONG försvinner din tillfälliga behörighet. Copyright Ping Pong AB.

29 Sida 29/154 Tidsbegränsa kurser med kurstillfällen Olika typer av kurstillfällen Om du vill att deltagare eller grupper av deltagare ska få tillgång till en aktivitet under olika tidsperioder kan du sätta upp ett eller flera kurstillfällen för aktiviteten. Inställningar kan göras på flera sätt: Bestäm kurstillfällets startdatum. Personer och grupper som placeras i kurstillfället får tillgång till aktiviteten från detta valda datum. Bestäm kurstillfällets slutdatum. Personer och grupper som placeras i kurstillfället får tillgång till aktiviteten till och med detta datum. Tillgång efter första inloggning. Personer och grupper som placeras i kurstillfället får tillgång till aktiviteten i X antal dygn från och med första inloggning. Tillgång efter godkännande. Personer och grupper som placeras i kurstillfället har tillgång till aktiviteten i X antal dygn efter att de har blivit godkända på aktiviteten. OBSERVERA! Systemet kontrollerar var tionde minut, vid varje helt 10-slag (t.ex ), samt när en administratör uppdaterar ett kurstillfälle om några förändringar har skett. Detta innebär till exempel: För ett kurstillfälle där användaren får ha tillgång till aktiviteten i 1 dygn efter godkännande så får en användare som blir godkänd dag 1, ha tillgång till kursen till kl nästa dag. Undantaget är om en administratör gör en förändring mellan och dag 2, då upphör tillgången vid den tidpunkt då administratören sparar. För ett kurstillfälle där startdatum har passerats: Om en ny deltagare placeras i en grupp som sedan tidigare ligger i ett kurstillfälle eller om användaren placeras direkt i ett kurstillfälle så får denne tillgång till aktiviteten vid nästa helt 10-minuterslag. (Då systemet söker efter förändringar). För att snabbare ge deltagaren tillgång till aktiviteten kan administratören gå in och spara om kurstillfället efter att deltagaren har placerats i kurstillfället. OBSERVERA även! Undvik att placera en användare i mer än ett kurstillfälle. Om så sker kommer PING PONG alltid att vara så tillåtande som möjligt och det kan bli svårt att överblicka följderna för den enskilde användare. Inställningarna som görs på var och ett av kurstillfällena kommer att vara gällande oavsett hur många kurstillfällen en person tillhör och det kan skapas "konflikter". Om en användare till exempel ligger i kurstillfället "Tillgång 3 dagar efter godkännande" OCH i kurstillfället "Tillgång 30 dagar efter inloggning" så kommer hon ha tillgång till aktiviteten i 30 dagar även om hon blir godkänd på dag 1. Om den här användaren istället blir godkänd först på dag 30 så kommer hon ha tillgång till aktiviteten i 3 dagar till. Och, faktum är

30 Sida 30/154 att eftersom hon är medlem i "Tillgång 3 dagar efter godkännande" så kommer hon ha tillgång till aktiviteten ända tills hon blir godkänd, och sedan 3 dagar till, oavsett när hon loggade in för första gången. Meddelande när tiden har gått ut När kurstillfället är slut, det vill säga den tidsperiod som är vald har passerats, visas ett meddelande för den som försöker starta kursen. Detta meddelande anger du som är administratör för kurstillfället. Automatisk påminnelse Innan tiden går ut för ett kurstillfälle kan det vara bra att få en påminnelse om att man bör avsluta sin kurs. Här kan administratören skriva ett meddelande och välja hur lång tid innan kurstillfällets sluttid det ska skickas. Meddelandet kan skickas som e-post och/eller PIM (PING PONG Instant Messaging). Notera att påminnelsen alltså inte har någon koppling till anmälningshanteringen för kurstillfället. Precis som i andra meddelanden som skickas från PING PONG går det bra att använda variabler och skriva t.ex. "Hej %name%!" för att göra meddelandet mer personligt. Då skickas användarens namn med i meddelandet, t.ex. "Hej Maria Stjernberg!". Även %firstname%, %lastname%, %login%, % %, %course% och t.o.m. %personfältsnamn% (där personfältsnamn är namnet på ett personfält) kan användas i meddelandet. Tänk dock på att välja en variabel som alla mottagare har fyllt i, annars blir det ett blankt steg i meddelandet. Tänk också på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% kommer nya lösenord genereras till de användare som aldrig har loggat in i PING PONG. För övriga kommer texten "Ditt vanliga lösenord" visas på platsen för lösenordet. Steg-för-steg-instruktion: Skapa ett kurstillfälle Logga in i din PING PONG-miljö. Välj Administration under Verktyg. Välj Tilldela användare under Aktiviteter. Sök fram den aktivitet du vill skapa kurstillfällen för genom sökfältet till vänster i fönstret. Markera aktiviteten. Klicka på länken Nytt kurstillfälle under fältet Medlemmar.

31 Sida 31/ Ge kurstillfället ett lämpligt namn. Det kan t.ex. vara "HT 07" för ett tillfälle med start- och slutdatum eller "1 dygn efter inloggning" för ett tillfälle som ger användaren tillgång till aktiviteten under 1 dygn från första inloggning. Namnet går förstås att ändra senare. Bestäm om kurstillfället ska vara anmälningsbart eller inte med hjälp av kryssrutan. Klicka OK. För ett kurstillfälle med endast startdatum: Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny. Markera valet Endast startdatum. Fortsätt till punkt 9 nedan. För ett tillfälle med slutdatum (och eventuellt startdatum): Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny. Markera valet Fast slutdatum efter vilket gruppen inte får logga in och ange ett slutdatum. Fortsätt till punkt 9 nedan. För ett kurstillfälle med begränsning efter första inloggning: Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny. Markera valet Tillgång till aktiviteten efter första inloggning och ange Antal dagar (egentligen dygn). Fortsätt till punkt 9 nedan. För ett kurstillfälle med begränsning efter godkännande: Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny. Markera valet Tillgång till aktiviteten efter godkännande och ange Antal dagar (egentligen dygn). Fortsätt till punkt 9 nedan. 9. Ange det meddelande som ska visas för en deltagare som försöker starta aktiviteten när kurstiden har gått ut. Om inget meddelande skrivs in används nedanstående standardtext. Så här ser sidan ut som visas för deltagare som inte längre har rätt att starta aktiviteten. Texten som visas kan anges av administratören när kurstillfället skapas.

32 Sida 32/ Välj om du vill att systemet ska skicka en automatisk påminnelse innan kurstiden går ut. 1. Markera om meddelandet ska skickas som e-post och/eller PIM (PING PONG Instant Messaging). 2. Ange hur många dagar (dygn) innan kurstiden går ut som meddelandet ska skickas. 3. Skriv ett påminnelsemeddelande. (Om du inte fyller i något här, men anger antal dygn, så skickas ett standardmeddelande till deltagarna). I meddelandet kan du använda t.ex. %name% för att göra det lite mer personligt. Se ovan, Automatisk påminnelse. 11. Spara! Alla skapade kurstillfällen visas nu under rubriken Kurstillfällen i rullgardinsmenyn överst till höger på sidan. (Förvalt i listan är Aktiverade deltagare). Om du vill redigera ett tillfälle markerar du tillfället i listan och klicka på länken Inställningar för kurstillfället som visas under fältet Medlemmar när ett kurstillfälle är valt. Förlänga tiden för en deltagare När tiden för en deltagare har gått ut hamnar personen i listan personer i denna lista kan förlängas, så här: Upphörda. Tiden för enskilda I Administrationen väljer du Tilldela användare under Aktiviteter. Sök fram den aktivitet du vill göra ändringar för genom sökfältet till vänster i fönstret. Markera aktiviteten. Välj Upphörda i rullgardinsmenyn Aktiverade deltagare. Markera den eller de (håll ner Ctrl) användare du vill förlänga tiden för (återaktivera). Klicka på länken Återaktivera med förlängning. 7. I det lilla fönstret som öppnas anger du hur många dygn, fr.o.m. nu, du vill förlänga

33 Sida 33/ kurstiden för markerade användare. (I vissa webbläsare kan du bli tillfrågad om du vill tillåta scriptbaserade fönster innan du får upp det lilla fönstret. Säg i så fall ja och börja om från steg 6.) Eftersom du utför en, för den specifika användaren, aktiv handling kommer hon få tillgång till aktiviteten från det att du klickar OK. Klicka OK. Du flyttas nu automatiskt till listan Aktiverade via kurstillfälle där du kan se de användare som är aktiverade för stunden, däribland de du just återaktiverade. Dessa kommer nu att ha tillgång till aktiviteten fram till det datum som visas intill användarens namn. Sluttiden blir nästa hela 10-slag efter tidpunkten då administratören klickade OK. D.v.s.: Om administratören klickar OK 09:05 så upphör användarens tillgång till aktiviteten på angivet datum, klockan 09:10. Observera! Användare som ligger i gruppen Aktiverade deltagare har alltid tillgång till aktiviteten, oavsett om de dessutom är placerade i ett kurstillfälle som för tillfället inte har tillgång till aktiviteten. Arkivera ett kurstillfälle Du kan arkivera kurstillfällen under Inställningar för kurstillfälle. Under textrutan med kurstillfällets namn finns en kryssruta intill texten Arkivera detta kurstillfälle. Kryssa i denna om du vill arkivera tillfället. Ett arkiverat kurstillfälle visas inte i rullgardinsmenyn överst till höger på sidan Tilldela användare,men går att få fram genom att kryssa i kryssrutan Visa arkiverade kurstillfällen under rullgardinsmenyn. Notera att arkiveringen av ett kurstillfälle inte påverkar deltagarna och deras tillgång till kurstillfället. Om du vill aktivera ett arkiverat kurstillfälle igen går du in på kryssar ur Arkivera detta kurstillfälle. Inställningar för kurstillfälle och Copyright Ping Pong AB.

34 Sida 34/154 Skapa aktivitetsgrupper Under Aktiviteter > Aktivitetsgrupper skapar vi nya, eller redigerar befintliga Aktivitetsgrupper. Några få aktivitetsgrupper finns alltid i systemet och är statiska. De heter: Alla aktiviteter Alla grupper Er organisations namn. Obs! Det är inte säkert att du har tillgång till alla grupper och nivåer i er organisation. Varför gruppera aktiviteter? Det främsta skälet till att gruppera aktiviteter har med rättigheter att göra: I stora organisationer är det viktigt att olika användare kan få rättigheter att administrera olika aktivitetsgrupper (ofta ämnen, skolor, avdelningar o.s.v.) i systemet. Genom att skapa grupper kan exempelvis den som är kursadministratör för en viss institution eller avdelning få rätt att administrera endast de kurser och andra aktiviteter som tillhör hans/hennes ämne/grupp. Att tänka på när man skapar aktivitetsgrupper Tänk igenom vilka grupper du behöver i din organisation och rita gärna upp hur de ska hänga samman innan du börjar skapa grupperna i PING PONG. Börja uppifrån genom att skapa de grupper som ska ligga direkt under organisationens toppgrupp först. Därefter är det lättare att skapa nya grupper och direkt placera dem i rätt grupp. Tänk igenom hur du namnger dina grupper. Om du exempelvis är administratör för Institutionen för Samhällsvetenskap och skapar en grupp som heter Fördjupningskurser bör den döpas till något som gör den specifik för just din institution. T.ex. Fördjupningskurser SH. Om en annan administratör, t.ex. på Institutionen för Naturvetenskap,skapar en grupp Fördjupningskurser under sin institution blir det svårt för systemadministratören (som ser båda grupperna) att veta vilken aktivitetsgrupp som hör till vilken institution. Av samma skäl som ovan bör man även tänka på att fylla i en beskrivning om varje grupp. Det kan t.ex. vara att gruppen endast är synlig för vissa användargrupper eller vilka kurser/aktiviteter som ska placeras i den.

35 Sida 35/154 Undvik att placera aktiviteter direkt i toppgruppen, placera dem så långt ned i gruppstrukturen som möjligt. En grupp måste alltid ligga i en annan grupp. Det går inte att ta bort en grupp ur dess sista förälder. Exempel: Man kan inte ta bort grupp B ur grupp A om A är sista föräldern till B. Man kan inte lägga grupper i sig själva (Skapa cirkelreferenser). Steg-för-steg-instruktion: Skapa aktivitetsgrupper Logga in i din PING PONG-miljö. Välj Administration under Verktyg. Välj Aktivitetsgrupper under Aktiviteter. Läs instruktionerna som återfinns under rubriken Hantera aktivitetsgrupper. Klicka på knappen Ny grupp och fyll i namnet på din första grupp. Om ni använder flera gränssnittspråk för era användare så kan ni ge gruppen ett namn för varje språk. För de som ser gruppens namn i ett svenskt gränssnitt kan gruppen heta Utvärderingar,för de som har engelskt gränssnitt heter samma grupp, med samma aktiviteter, Evaluations e.d. Lägg även in en praktisk kommentar i beskrivningsfältet. T.ex. om du skapar gruppen Nordenaktiviteter; "Kurser och andra aktiviteter för Norden". Man måste alltid placera en ny grupp i minst en befintlig grupp. Placera gruppen i en lämplig grupp genom att markera önskad grupp. Klicka Spara för att spara den grupp du skapat. Upprepa steg 4-5 för att skapa fler grupper. Skapa flera grupper och över- och underordna grupper i förhållande till varandra Skapa gärna flera grupper men tänk noga igenom hur din struktur ska se ut innan du skapar grupperna. Det är oftast enklare att bygga "uppifrån och ner", d.v.s. börja med de övergripande grupperna för att sedan direkt kunna placera nya grupper i rätt grupp/grupper när de skapas. T.ex.: skapa först Matematik så att du kan lägga Algebra, Geometri,Grundkurser i Matematik o.s.v. direkt i Matematik när du skapar dem. Om grupperna skulle hamna fel går det förstås att ändra strukturen senare. Om du inte redan har över- och underordnat grupper i förhållande till varandra kan du göra det i efterhand. Markera den grupp du vill lägga andra grupper i och klicka först på Redigera och sedan Medlemmar. I det nya sökfältet som dyker upp söker du fram de grupper som ska underordnas och läggas i den aktuella gruppen. När du t.ex. tilldelar grupper (eller aktiviteter) till gruppen Språk markerar du Engelska,Tyska o.s.v. Genom att hålla ned Ctrl-tangenten kan du markera flera grupper som du vill ska ingå i Språkgruppen.

36 Sida 36/ Klicka på pilen och de markerade grupperna blir "medlemmar" i den aktuella gruppen. Spara. När du har lagt upp alla grupper kan du kontrollera att grupperna har blivit rätt strukturerade på två olika sätt: 1. Markera toppgruppen (eller den grupp du vill se strukturen på) och klicka på i- symbolen. I det nya fönstret som öppnas väljer du Visa/dölj gruppstruktur. Här ser du hur dina grupper hänger ihop och om något behöver ändras. 2. Genom att använda sökytan ute till vänster. Klicka på rullisten och välj toppgruppen (Namnet på din organisation). I grupplistan ska du då se alla grupper som ligger direkt i toppgruppen. Markera en och klicka på pilen nedåt höger så öppnas denna grupp och ev. undergrupper syns nu i grupplistan. Öva gärna på att använda sökytan genom att verifiera att alla dina grupper finns och att det går att söka upp en grupp. Copyright Ping Pong AB.

37 Sida 37/154 Aktivitetsroller Användare med den administrativa rättigheten Organisationsadministratör kan skapa Aktivitetsroller och specificera vilka rättigheter varje roll ska ha. Dessa roller kopplas till aktivitetsgrupper och i de aktiviteter som tillhör de valda aktivitetsgrupperna kan användare tilldelas till de nya rollerna. Exempel på roller som kan skapas är Handledare, Lärarassistent, Forumansvarig o.s.v. Här, under Aktivitetsroller,skapar man nya roller samt redigerar eller kopierar befintliga. Systemroller Systemrollerna, Lärare och Deltagare, kan inte ändras men man kan utgå ifrån en sådan roll och skapa en ny genom att välja Kopiera. Rollen Lärare har alla aktivitetsrättigheter (och några till) och rollen Deltagare har inga av dem. Aktivitetsroller I en lista på sidans nedre del visas organisationens skapade aktivitetsroller med information om Namn,vilken Grupp rollen är kopplad till samt Beskrivning. Under Funktioner kan man välja att Redigera, Kopiera eller Ta bort rollen. Skapa en ny roll

38 Sida 38/154 För att skapa en ny roll, gör så här: Klicka på knappen Skapa ny roll längst ner på sidan. Fyll i Namn och Beskrivning på alla språk. Inom organisationen måste varje roll ha ett unikt namn. Markera de Rättigheter som rollen ska ha. För musen över i:et på varje rättighet för att få information om vad rättigheten innebär. Läs mer om rättigheterna nedan. Välj Aktivitetsgrupp. I de aktiviteter som tillhör den valda aktivitetsgruppen kommer den nya rollen att kunna användas. Spara! Redigera en roll Om du vill redigera en roll, klicka på knappen Redigera intill den roll du vill redigera. I redigeraläget kan du lägga till eller ta bort rättigheter, ändra namn eller beskrivning och byta aktivitetsgrupp. När du gör ändringar för en roll bör du tänka på vilka konsekvenser ändringen kan få: Ta bort rättigheter: Alla användare som har rollen förlorar den rättighet som tas bort. Lägg till rättigheter: Alla användare som har rollen får den rättighet som läggs till. Byt aktivitetsgrupp: Om man byter aktivitetsgrupp för en roll kommer rollen visas som "Rollnamn (Historisk)" i de aktiviteter där rollen användes före ändringen. De användare som har rollen får behålla den och de rättigheter som är kopplade till den. Så länge någon användare är tilldelad till den historiska rollen kommer den att finnas kvar i aktiviteten, men när den sista användaren tas bort från rollen så försvinner den helt ur aktiviteten. Flytta en aktivitet (aktivitetsadministration): Om man flyttar en aktivitet från "Aktivitetsgrupp A", som har roller, till "Aktivitetsgrupp B", som inte har det, så påverkas inte de användare som har fått roller i aktiviteten medan den låg i "Aktivitetsgrupp A". De berörda rollerna visas som "Rollnamn (Historisk)" i de aktiviteter där rollen används. Ta bort roller från en aktivitet Om man vill ta bort en roll helt från en aktivitet så måste man arbeta i två steg: 1. Ta bort rollen från den aktivitetsgrupp som aktiviteten ligger i eller ta bort aktiviteten från den aktivitetsgrupp som rollen är kopplad till. 2. Ta bort alla användare från rollen (under Aktiviteter > Tilldela användare > [Välj aktivitet] > "Rollnamn (Historisk)").

39 Sida 39/154 Kopiera roller Genom att kopiera en roll kan du utgå ifrån den rollens inställningar och skapa en ny roll. Intill varje roll finns valet Kopiera,klicka på knappen för att kopiera rollen och gör sedan önskade inställningar. Glöm inte att Spara när du känner dig nöjd med den nya rollens inställningar. Aktivitetsrättigheter För att rättighetssystemet ska vara så flexibelt som möjligt kan varje organisation skapa sina egna aktivitetsroller genom att använda de olika aktivitetsrättigheterna i olika kombinationer för olika aktivitetsgrupper. Nedan följer en beskrivning av de olika aktivitetsrättigheterna som finns i PING PONG. Aktivitet - Funktioner Målredigering: Ger rätt att se sidan Redigera mål i Verktygslådan och där skapa nya delmål och mappar samt göra inställningar för dessa. Forumhantering: Ger rätt att i funktionen Diskutera skapa och redigera diskussionsforum för aktivitetens medlemmar. Projektgruppshantering: Ger rätt att se valet Projektgrupper i Verktygslådan och där skapa och redigera projektgrupper för aktivitetens medlemmar. Anslagshantering: Ger rätt att i funktionen Anslagstavla skapa och redigera anslag som riktas till aktivitetens medlemmar. Vanliga frågor-hantering: Ger rätt att i funktionen Vanliga frågor skapa och redigera frågor och svar som visas för aktivitetens medlemmar. Dokumenthantering: Ger rätt att i funktionen Dokument lägga upp, redigera och ta bort mappar, dokument och länkar i boxen Aktivitetens dokument,där objekten blir tillgängliga för aktivitetens medlemmar. Chathantering: Ger rätt att i funktionen Chat skapa nya varaktiga kanaler för aktivitetens medlemmar samt rensa chathistorik i sparade chatkanaler. Podcasthantering: Ger rätt att i funktionen PodCaster lägga upp nya filer eller redigera befintliga som aktivitetens medlemmar sedan kan prenumerera på. Kalenderhantering: Ger rätt att i funktionen Kalender lägga upp till nya och redigera befintliga händelser i aktivitetens kalender. Aktiviteter - Inställningar Funktionsaktivering: Ger rätt att se valet Inställningar i Verktygslådan och där göra inställningar för aktivitetens Funktioner, Logotyp och, om funktionaliteten är aktiverad, även Navigation. Aktivitetsarkivering: Ger rätt att se valet Inställningar i Verktygslådan och där hantera arkivering

40 Sida 40/154 av aktiviteten. Aktivitet - Kommunikation Meddelandehantering: Ger rätt att se valet Skicka meddelande i Verktygslådan och där skicka meddelanden i form av e-post och/eller PIM till aktivitetens medlemmar. Loggbokshantering: Ger rätt att i funktionen Loggbok se och skriva inlägg, kommentarer och kontaktnotiser i deltagarnas loggböcker, både individuella och projektgruppsknutna, om sådana används. Besvara frågor: Ger rätt att se valet Besvara frågor i Verktygslådan och där svara på frågor från deltagarna i aktiviteten. Användarbildhantering: Ger rätt att i funktionen Medlemmar gå in på en person och med hjälp av knappen Ändra bild byta den valda användarens personliga bild. E-möteshantering: Ger rätt att i funktionen aktivitetens e-mötesrum. E-möte göra inställningar för att tidsbegränsa Aktivitet - Produktionsverktyget Publicering: Ger rätt att se valet Produktionsverktyget i Verktygslådan och där använda verktyget Publicering för det innehåll som har skapats av användare med rätt att skapa och redigera innehåll. Utseendehantering: Ger rätt att se valet Produktionsverktyget i Verktygslådan och där använda verktyget Utseende för att bestämma stil för det innehåll som har skapats av användare med rätt att skapa och redigera innehåll. Innehållsproduktion: Ger rätt att se valet Produktionsverktyget i Verktygslådan och där arbeta med att skapa nytt och redigera befintligt innehåll (sidor, tester, enkäter, inlämningsuppgifter o.s.v.) som publiceras av behörig användare för aktivitetens medlemmar. Statistikverktyget - Statistik Innehållsstatistik: Ger rätt att se sidan Innehåll i Statistikverktyget och där avläsa medlemmarnas aktivitet och eventuella resultat per sida. Testsammanställning: Ger rätt att se sidan Testresultat i Statistikverktyget och där avläsa medlemmarnas resultat per test och fråga. Enkätsammanställning: Ger rätt att se sidan Enkätresultat i Statistikverktyget och där

41 Sida 41/154 sammanställa och avläsa resultat per enkät. Dokumentstatistik: Ger rätt att se sidan Dokument i Statistikverktyget och där avläsa vilka som har besökt aktivitetens dokument. Ställ/Besvara frågor-statistik: Ger rätt att se sidan Ställ/Besvara fråga i Statistikverktyget för att se om frågor har ställts i aktiviteten, vem som i så fall har ställt respektive besvarat dessa samt tidpunkter för dessa händelser. Forumstatistik: Ger rätt att se sidan Diskutera i Statistikverktyget och där avläsa vilka forum som finns i aktiviteten och hur aktiva forumens medlemmar är. Anslagsstatistik: Ger rätt att se sidan Anslagstavla i Statistikverktyget och där avläsa hur många, och vilka, som har läst respektive skrivit anslag. Bloggstatistik (extern blogg): Ger rätt att se sidan Extern blogg i Statistikverktyget och där avläsa URL, status samt antal inlägg per blogg. Översiktsstatistik: Ger rätt att se sidorna Översikt och Inloggningar i Statistikverktyget och där avläsa information om hur ofta, hur många och vid vilka tider medlemmarna loggar in i aktiviteten. Portfoliogranskning: Ger rätt att se sidan Portfolio i Statistikverktyget och där se de dokument som aktivitetens medlemmar har i sina Portfolios. Rapportsammanställning: Ger rätt att använda funktionerna Skapa lista och Resultatrapport i Statistikverktyget och där avläsa statistik och resultat från aktiviteten. Statistikverktyget - Uppföljning Testrättning: Ger rätt att se sidan Fritextsvar i Statistikverktyget och där granska respondenternas svar på frågor, sätta poäng på svaren samt skriva kommentarer. Ger även rätt att se sidan Testresultat och där avläsa medlemmarnas resultat per test och fråga. Inlämningsuppgiftsrättning: Ger rätt att se sidan Inlämningsuppgift i Statistikverktyget och där granska respondenternas svar på uppgifter, sätta poäng och status, skriva kommentarer samt exportera information om markerad inlämningsuppgift. Godkännandehantering: Ger rätt att se sidan Godkännande i Statistikverktyget och där se deltagare och andra medlemmars resultat på aktivitetens delmål. Om inställningar har gjorts så att delmål ska godkännas av Lärare kan även godkännanden verkställas eller återtas här. Portfolioredigering: Ger rätt att se sidan Portfolio i Statistikverktyget och där se befintliga och lägga till nya dokument samt skriva kommentarer till de dokument som aktivitetens medlemmar har i sina portfolios. Aktivitetsrollernas synlighet

42 Sida 42/154 De aktivitetsroller som skapas kommer att synas på flera ställen i PING PONG. Alla mina aktiviteter På sidan Alla mina aktiviteter (Startsida > Aktiviteter > Alla mina aktiviteter) visas de roller som den inloggade användaren har, i en meny till vänster på sidan. Medlemmar I aktiviteten, under valet Medlemmar,visas alla de roller som finns i aktiviteten. I menyn Typ av lista,till höger på sidan, kan man välja att titta på en lista över t.ex. aktivitetens Handledare. Personligt

43 Sida 43/154 På flera ställen i systemet visas en användares namn som en klickbar länk, t.ex. i listorna under Medlemmar,som ovan. När man klickar på ett namn öppnas ett litet fönster med personlig information om den valda användaren. Beroende på administratörens inställningar och användarens personliga val kan man få olika mycket information om personen. Om man befinner sig i en aktivitet när man klickar på personens namn kommer de aktivitetsroller som personern har i den valda aktiviteten att visas i informationsfönstret, som i bilden nedan. Copyright Ping Pong AB.

44 Sida 44/154 Loggar Under fliken Loggar kan administratören följa när de olika rollerna har skapats och se eventuella ändringar. Filtrering När man har arbetat med aktivitetsroller ett tag blir loggen lång och man kan behöva använda filter för att få fram den information man söker efter. Det finns 3 typer av filter: Datumintervall: Om du vill se händelser som har skett Sedan igår, Sedan förra veckan eller Sedan förra månaden markerar du önskat val i rullgardinsmenyn. Person: Om du vill se vad en speciell person har gjort markerar du personen i rullgardinsmenyn. De användare som har rättigheter att skapa och redigera aktivitetsroller kan väljas. Roll: Om du vill se händelser som rör en speciell roll markerar du rollen i rullgardinsmenyn. Copyright Ping Pong AB.

45 Sida 45/154 Användaradministration För att skapa struktur i organisationen och för att ge rätt personer rätt rättigheter måste vi skapa olika användargrupper i systemet. En person kan tillhöra flera olika grupper samtidigt och du som är administratör kan sortera dina användare precis som du vill. För att slippa att organisationens användare försvinner i ett totalt myller, som i bilden här intill, måste vi skapa strukturer och gruppera våra användare. Den eller de personer som ska utforma och anpassa organisationens PING PONG-miljö måste noga tänka igenom hur den egna organisationen ser ut och hur man vill strukturera sin organisation i PING PONG. När det arbetet är gjort är det dags att börja arbeta med anpassningarna i PING PONG. Under fliken Användare ska vi t.ex. bestämma vilka användargrupper vi ska skapa och vilka användare som ska tillhöra de olika grupperna. I manualerna om användaradministration beskriver vi hur du gör för att skapa eller redigera användarkonton, hantera användargrupper, importera användare, skapa listor eller ta bort användarkonton.

46 Sida 46/154 Skapa användargrupper Under Användare > Användargrupper skapar vi nya, eller redigerar befintliga Användargrupper. Några få användargrupper finns alltid i systemet och är statiska. De heter: Alla användare Alla grupper Er organisations namn. Obs! Det är inte säkert att du har tillgång till alla grupper och nivåer i er organisation. Varför gruppera användare? Det finns många skäl till varför man bör gruppera sina användare. Här följer några: Olika användare ska få olika rättigheter i systemet. Genom att skapa grupper kan exempelvis den som är kursadministratör för en viss institution eller avdelning få rätt att administrera endast de användare som tillhör hans/hennes avdelning. Information ska ofta ut till användarna i organisationen. Ibland vill man kunna rikta informationen till enstaka grupper av användare. Genom grupptillhörighet kan användare ges anpassade startsidor där olika avdelningar eller institutioner kan få olika sidelement, bilder och meddelanden. Det är oftast betydligt smidigare att tilldela en grupp användare till en kurs än att lägga till en person i taget. Att tänka på när man skapar användargrupper Tänk igenom vilka grupper du behöver i din organisation och rita gärna upp hur de ska hänga samman innan du börjar skapa grupperna i PING PONG. Börja uppifrån genom att skapa de grupper som ska ligga direkt under organisationens toppgrupp först. Därefter är det lättare att skapa nya grupper och direkt placera dem i rätt grupp. Tänk igenom hur du namnger dina grupper. Om du exempelvis är administratör för Institutionen för samhällsvetenskap och skapar en grupp som heter Lärare bör den döpas till något som gör den specifik för just din institution. T.ex. Lärare SH. Om en annan

47 Sida 47/154 administratör, t.ex. på Institutionen för Naturvetenskap,skapar en grupp Lärare under sin institution blir det svårt för systemadministratören (som ser båda grupperna) att veta vilken lärargrupp som hör till vilken institution. Av samma skäl som ovan bör man även tänka på att fylla i en beskrivning om varje grupp. Det kan t.ex. vara om gruppen ska ha några rättigheter eller vilka användare som ska placeras i den. Undvik att placera användare direkt i toppgruppen, placera dem så långt ned i gruppstrukturen som möjligt. En grupp måste alltid ligga i en annan grupp. Det går inte att ta bort en grupp ur dess sista förälder. Exempel: Man kan inte ta bort grupp B ur grupp A om A är sista föräldern till B. Man kan inte lägga grupper i sig själva (Skapa cirkelreferenser). Steg-för-steg-instruktion: Skapa användargrupper Logga in i din PING PONG-miljö. Välj Administration under Verktyg. Välj Användargrupper under Användare. Läs instruktionerna som återfinns under rubriken Hantera användargrupper. Klicka på knappen Ny grupp och fyll i namnet på din grupp. Om ni använder flera gränssnittspråk för era användare så kan ni ge gruppen ett namn för varje språk. För de som ser gruppens namn i ett svenskt gränssnitt kan gruppen heta Ledning,för de som har engelskt gränssnitt heter samma grupp, med samma medlemmar, Management. Lägg även in en praktisk kommentar i beskrivningsfältet. T.ex. om du skapar gruppen Norden; "Verksamhet och anställda i Norden". Man måste alltid placera en ny grupp i en befintlig. Placera gruppen i en lämplig grupp genom att markera önskad grupp. Klicka Spara för att spara den grupp du skapat. Upprepa steg 4-5 för att skapa fler grupper. Skapa fler grupper och över- och underordna grupper i förhållande till varandra 1. Skapa flera grupper men tänk noga igenom hur din struktur ska se ut innan du skapar grupperna. Det är oftast enklare att bygga "uppifrån och ner", d.v.s. börja med de övergripande grupperna för att sedan direkt kunna placera nya grupper i rätt grupp/grupper när de skapas. T.ex.: skapa först Norden så att du kan lägga Sverige, Norge, Danmark o.s.v. direkt i Norden när du skapar dem. Om grupperna skulle hamna fel

48 Sida 48/ går det förstås att ändra strukturen senare. Om du inte redan har över- och underordnat grupper i förhållande till varandra kan du göra det i efterhand. Markera den grupp du vill lägga andra grupper i och klicka först på Redigera och sedan Medlemmar. I det nya sökfältet som dyker upp söker du fram de grupper som ska underordnas och läggas i den aktuella gruppen. När du t.ex. tilldelar grupper (eller användare) till gruppen Norden markerar du Sverige, Norge osv. Genom att hålla ned Ctrl-tangenten kan du markera flera grupper som du vill ska ingå i Nordengruppen. Klicka på pilen och de markerade grupperna blir "medlemmar" i den aktuella gruppen. Spara. När du har lagt upp alla grupper kan du kontrollera att grupperna har blivit rättstrukturerade på två olika sätt: Markera toppgruppen (eller den grupp du vill se strukturen på) och klicka på i- symbolen. I det nya fönstret som öppnas väljer du Visa/dölj gruppstruktur. Här ser du hur dina grupper hänger ihop och om något behöver ändras. Genom att använda sökytan ute till vänster. Klicka på rullisten och välj toppgruppen (Namnet på din organisation). I grupplistan ska du då se alla grupper som ligger direkt i toppgruppen. Markera en och klicka på pilen nedåt höger så öppnas denna grupp och ev. undergrupper syns nu i grupplistan. Öva gärna på att använda sökytan genom att verifiera att alla dina grupper finns och att det går att söka upp en grupp. Funktioner för användargrupper När man har sökt fram en användargrupp finns det några olika saker man kan göra med gruppen. Redigera Vid klick på Redigera-knappen visas gruppens namn och beskrivning, dess grupptilhörighet och dess medlemmar. Namn och beskrivning är direkt redigerbara på sidan. Tilldela till grupper När du klickar på knappen Tilldela till grupper öppnas ett nytt fönster med två fält - Tillgängliga grupper och Valda grupper. Markera den eller de grupper du vill att den aktuella gruppen ska tillhöra (ligga i) och klicka på pilen för att flytta dem från Tillgängliga grupper till Valda grupper. Gör tvärtom om du vill ta bort den aktuella gruppen ur en överliggande grupp. Observera att gruppen alltid måste ligga i minst en överliggande grupp. Spara i det lilla fönstret när du är klar.

49 Sida 49/154 Medlemmar Under Medlemmar listas alla personer och/eller grupper som är medlemmar i den valda gruppen. Genom att söka fram personer eller grupper i fönstrets mittersta sökfält kan du markera dem och klicka på pilen för att göra dem till medlemmar i den aktuella gruppen. Om du vill ta bort personer eller grupper ur den valda gruppen markerar du dem och klickar på papperskorgen. Inställningar Klicka på Inställningar för att göra följande val: Visa kompetenshantering under Min profil: Om du vill att användarna i gruppen (och alla grupper som ligger i denna grupp) ska kunna se fliken Kompetenshantering under Min profil på startsidorna ska du markera detta val. Vanligtvis anges detta på hög nivå inom organisationen och man behöver sällan bry sig om denna inställning. Tillåt användarna att redigera sin egen kompetensprofil: Markera det här valet om du vill ge användarna i den aktuella gruppen (och alla grupper som ligger i denna grupp) möjlighet att redigera sin personliga kompetensprofil, d.v.s. själva tilldela sig kompetenser och befattningar. När en grupp är markerad i sökfältet längst till vänster visas ett antal knappar i fönstrets nedre kant. Dessa kan du använda på följande sätt: Skicka meddelande När du markerar en grupp och sedan klickar på Skicka meddelande öppnas ett nytt fönster, Skapa utskick,där den markerade gruppens medlemmar är förvalda som mottagare. I formuläret som visas i fönstret kan du: Visa mottagare: Klicka på Visa mottagare så visas en lista med de personer som ligger i den valda gruppen. Om du vill ta bort någon från utskickslistan kan du klicka på papperskorgen som visas direkt efter den personens e-postadress. Ärende: Ange meddelandets rubrik i fältet Ärende. Meddelande: Här skriver du själva meddelandet. Om du vill sända ut personliga uppgifter kan du använda variabler, klicka på länken Information om att använda variabler överst på sidan för att få mer information. Tänk på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% så kommer nya lösenord genereras till de användare som aldrig har loggat in i PING PONG. För övriga kommer texten "Ditt vanliga lösenord" visas på platsen för lösenordet. Bifogade filer: Klicka på knappen Bifoga fil om du vill skicka med någon typ av fil. Maxstorleken per fil är 7 MB. Alternativ: Här väljer du hur meddelandet ska skickas. Skicka som e-post: Om meddelandet ska skickas till mottagarnas e-postadresser ska detta val användas. Skicks som PIM: Om du vill att meddelandet ska skickas inom PING PONG, som ett internt s.k. PIM, markerar du detta val.

50 Sida 50/154 Skicka kopia till mig själv: Markera här om du vill ha en kopia till den e-postadress du har angivit i PING PONG/en PIM-kopia. Spara som mall: Markera här om du vill spara meddelandet som en mall för att ha något att utgå ifrån vid ett senare utskick. Mallarna visas i en lista till höger i fönstret. Klicka på en mall för att använda den. Du kan förhandsgranska ditt meddelande genom att klicka på knappen Förhandsgranska. När du är nöjd klickar du Skicka. Ta bort Om du vill ta bort gruppen klickar du på knappen några medlemmar om du ska kunna ta bort den. Ta bort. Observera att gruppen inte får ha Avbryt Knappen Avbryt avbryter pågående handling och tar dig tillbaka till flikens grundvy. Spara Spara-knappen används när du vill spara de förändringar du har gjort för gruppen. Specialhantering för organisationer med extern synkronisering För organisationer som importerar eller synkroniserar användare och användardata från externa system regelbundet kan gränssnittet i vissa fall se något annorlunda ut, och/eller fungera annorlunda mot vad som beskrivs ovan. För organisationer med sådana kopplingar (IMS-kopplingar) kan följande inställningar göras: Ta bort knappen Ny,under Användare: För organisationer som inte vill tillåta att man kan skapa nya användare i PING PONG kan vi ta bort knappen Ny under Användare. Tillåt inte redigering av importerade gruppmedlemskap: Möjligheten att redigera gruppmedlemskap som har importerats kan stängas av eller sättas på för organisationer med IMS-kopplade gruppmedlemskap. Copyright Ping Pong AB.

51 Sida 51/154 Skapa/Redigera användarkonto Under fliken Skapa/Redigera kan du skapa nya användarkonton eller redigera redan befintliga användarkonton. Här kan du bland annat ange vilka grupper en enskild användare ska tillhöra eller tilldela användaren rättigheter till olika aktiviteter. På den här hjälpsidan hittar du information om: hur du skapar nya och redigerar befintliga användarkonton. olika typer av fält där du kan göra specifika inställningar för användaren. Vissa fält är standard och vissa är kopplade till specifika tilläggstjänster. Skapa ett användarkonto Gå till Användare > Skapa/Redigera. Klicka på Ny längst ner till vänster. Fyll i den nya användarens uppgifter. Ange användarnamn om du inte vill att systemet ska generera ett användarnamn. Fälten Förnamn,Efternamn,E-post och Befattning är standard. Ytterligare fält kan skapas av organisationen. Om det finns användarfält som är knutna till en vissa grupp måste användaren vara medlem i denna grupp för att fälten ska bli synliga. Ett användarnamn får innehålla följande tecken:.,_-@ abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ. Mellanslag är inte tillåtet. (I samråd med Ping Pong AB kan Organisationen välja andra regler för användarnamn.) Fyll i övriga uppgifter i mån av tid och information. Användaren kan själv fylla i de uppgifter som saknas när hon/han loggar in. Sök fram och markera den eller de grupper som personen ska ingå i. Undvik att placera användaren i organisationens toppgrupp. Klicka på Spara. Nu visas de uppgifter som finns registrerade för den nya användaren. OBS! Lösenordet visas endast vid detta tillfälle. Du måste alltså "fånga upp" det nu för att den nya användaren ska kunna logga in. Om du missar att spara lösenordet kan du alltid gå in och skapa ett nytt. För att meddela den nya användaren de nya användaruppgifterna kan du välja att Skriva ut eller Skicka meddelande. Du kan alltid byta lösenordet om du glömmer att "fånga upp" det i det här läget.

52 Sida 52/154 Redigera ett användarkonto Gå till Användare > Skapa/Redigera. Sök fram den användare du vill redigera genom att använda sökytan till vänster. Markera användarens namn i listan för att redigera information om användaren. När du gjort dina ändringar, klicka på Spara. Nu visas sammanfattning av de uppgifter som finns registrerade för den nya/redigerade användaren. För att delge användaren de nya användaruppgifterna kan du välja att meddelande. Skriva ut eller Skicka Standardfält Dessa informationsfält innehåller basuppgifter om användaren. Användarinformation: Här kan du lägga till eller ändra personlig information om användaren som förnamn, efternamn, e-post och eventuella andra fält som organisationen har angett ska finnas. Om det finns användarfält skapade av organisationen som är knutna till en vissa grupp måste användaren vara medlem i denna grupp för att fälten ska bli synliga. Grupptillhörighet: Här ser du vilka grupper användaren är medlem i. Du kan också ändra grupptillhörighet för användaren: 1. Klicka på knappen Tilldela till grupper. Ett nytt fönster öppnas där du kan se de grupper som användaren redan tillhör (översta fältet) och söka fram nya grupper (nedersta fältet). 2. Lägg till nya grupper genom att söka fram och markera önskade grupper i Objektväljaren eller ta bort befintliga grupper genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn. Var noga med att se till att personen alltid tillhör minst en grupp. Klicka på Spara. 3. Ladda om sidan för att se uppdateringarna. Om du försöker redigera grupptillhörigheter som du av någon anledning inte har tillåtelse till, får du information i varningsmeddelanden* (se informationsrutan längre ner på sidan). Aktiviteter: Här visas de aktiviteter som användaren är medlem i. Om någon av aktiviteterna är arkiverad syns det också här i en utfällbar lista (för att visa dessa, klicka på pilen bredvid texten Arkiverade aktiviteter). Du kan också tilldela personen till en eller flera aktiviteter från den här vyn: Klicka på knappen Tilldela till aktiviteter. Ett nytt fönster öppnas och i listan till vänster söker du fram den aktivitet du vill ge personen tillgång till. I den högra delen av fönstret väljer du i rullistan vilken typ av tillgång användaren ska få till aktiviteten (Anmälda, Aktiverade deltagare o.s.v.). Om du vill ge användaren annan roll än Deltagare eller Lärare,en s.k. Aktivitetsroll,kan du göra det under Aktiviteter > Tilldela användare.

53 Sida 53/ Klicka på pilen för att flytta aktiviteten till användarens aktivitetslista. Håll ner Shift eller Ctrl/Cmd för att markera flera aktiviteter. Listan med aktiviteter som användaren har tillgång till uppdateras nu. Till höger om varje aktivitets namn finns en box där du kan markera om användaren ska vara Anonym i aktiviteten. Läs mer om detta i rutan nedan. Anonym (A) tillgång till aktivitet Genom att sätta en markering i kolumnen A intill en aktivitets namn blir användaren anonym i den valda aktiviteten. Det innebär i praktiken att personens namn inte visas för deltagare i funktionen Deltagare i aktiviteten. För lärare visas personens namn överstruket. Personen kan logga in som vanligt och ta del av aktiviteten, precis som alla andra. Notera dock att om personen i fråga blir medlem i en Projektgrupp,gör inlägg i Diskutera eller på annat sätt aktivt "gör sig synlig" kommer personens namn visas i diskussionsforum o.d. Funktionen används ofta när man vill ha personer som ska faktagranska kursinnehållet. De får då tillgång till innehållet men visas alltså inte i deltagar- eller lärarlistor. Rättigheter: Här visas vilka rättigheter användaren har och för vilka användargrupper dessa rättigheter gäller. Om det inte finns några särskilda rättigheter satta för personen visas inte detta fält. Tilläggstjänster Dessa informationsfält syns endast om organisationen har valt att aktivera motsvarande tilläggstjänst. Vårdnadshavare/Barn: Om tilläggstjänsten Vårdnadshavare är aktiverad kan du se om användaren är kopplad som Vårdnadshavare eller Barn till någon annan i systemet. Har du rättigheten Organisationsadministratör kan du också lägga till eller ändra uppgifter för personen. Klicka på knappen Inställningar så öppnas ett fönster där du kan redigera. Först väljer du om du vill ange barn eller vårdnadshavare till personen. Därefter görs en automatiskt sökning på personens efternamn för att se om det helt enkelt finns barn/vårdnadshavare med samma namn. Om barnet/vårdnadshavaren har ett annat efternamn, fyll i efternamnet i sökfältet och klicka Sök för att hitta personen ifråga. Träffarna visas i en lista i fönstrets nedre vänstra del. Markera den person som ska sättas som barn eller vårdnadshavare och klicka på pilen för att flytta till det högre fältet. Klicka slutligen Spara.

54 Sida 54/154 För att ta bort vårdnadshavare/barn, markera personen som ska tas bort i det högra fältet och klicka på Papperskorgen under fältet. Spara. IUP-mentor: Om tilläggstjänsten IUP (Individuell utvecklingsplan) är aktiverad kan du göra inställningar för vilka grupper personen är IUP-mentor över. Klicka på knappen Inställningar så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Sök fram och markera de grupper som användaren är IUP-mentor över. Dessa visas då i det övre fältet. Ta bort grupper från personen genom att klicka på Papperskorgen intill en grupps namn. Skollärare: Om tilläggstjänsten Skollärare och/eller funktionerna för IUP (Individuell utvecklingsplan) är aktiverade visas valet Skollärare. Här kan du som har rättigheten användaradministratör ange att en användare är lärare till yrket, d.v.s. ansvarar för en eller flera elever på en skola. För att redigera, klicka på knappen Inställningar och sök fram och markera den eller de elevgrupper (användargrupper) eller enstaka elever (användare) som personen är Skollärare för. Rollen används för att enklare kunna skilja "riktiga" lärare, d.v.s. de personer som arbetar som lärare i skolans värld och har ansvar för elever, inte bara inom PING PONG, från de som i PING PONG har fått rollen Lärare i någon aktivitet. Användare som tilldelas rollen Skollärare för minst en användare (kallas här Elev) får valet Mina elever under Verktyg på startsidan. Där kan skolläraren smidigt hitta information som rör en specifik elev. I en lista samlas länkar till de funktioner som är aktiverade för eleven, t.ex: Portfolio, IUP, Schema, Loggböcker och Närvaro. Rollen kan även tilldelas automatiskt via tilläggstjänsten Lärarskapade aktiviteter där man räknas som Skollärare,under det innevarande läsåret (1 juli-30 juni), för de elevgrupper som man har fått rätt att skapa aktiviteter till. Åtgärdsprogram: Om tilläggstjänsten Åtgärdsprogram är aktiverad kan du göra inställningar för vilka grupper användaren är Åtgärdsadministratör och/eller Åtgärdsmentor. Du som har rättigheten användaradministratör kan klicka på knappen Inställningar under respektive roll så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Lägg till nya grupper genom att söka fram och markera önskade grupper i Objektväljaren. Ta bort befintliga grupper genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn. Lärarvikarie: Om tilläggstjänsten Lärarvikarier är aktiverad kan du som har rättigheten användaradministratör skapa kopplingar mellan lärare och deras vikarie(r) under Lärarvikarie. Här väljer du om en Lärare ska Ha vikarie,eller vem en vikarie ska Vikariera för. Befintliga kopplingar visas här och du kan med hjälp av ikonerna redigera kopplingen eller ta bort den. Längst ner i rutan finns även en länk till en Logg över användarens alla kopplingar. Kopplingarna kan skapas genom skapa/redigera användare eller under fliken Lärarvikarier,där du också ser en översikt över alla kopplingar. Du skapar kopplingen genom att välja vilka användare (lärare och vikarie) som den ska gälla för, samt bestämmer start- och slutdatum och vilka av lärarens aktiviteter vikarien ska ha tillgång till. Mer information om tjänsten Lärarvikarie går att läsa under Lärarvikarie.

55 Sida 55/154 Elever/elevgrupper som har tilldelats automatiskt visas inte här (nu), men det ska åtgärdas. Om funktionen för "Logga in som roll" används får Skollärare en flik som heter Medarbetare på startsidan, om de även har någon av rollerna Elev och/eller Vårdnadshavare. Manuell vårdnadshavaradministratör: Här ser du om användaren är Manuell vårdnadshavaradministratör för någon grupp. Du som har rättigheten användaradministratör kan klicka på knappen Inställningar under respektive roll så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Lägg till nya grupper genom att söka fram och markera önskade grupper i Objektväljaren. Ta bort befintliga grupper genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn. Rektor: Om tilläggstjänsten Rektorsroll är aktiverad kan du göra inställningar för vilka grupper användaren är Rektor för. Här ser du om användaren är Manuell vårdnadshavaradministratör för någon grupp. Du som har rättigheten användaradministratör kan klicka på knappen Inställningar under respektive roll så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Lägg till nya grupper genom att söka fram och markera önskade grupper i Objektväljaren. Ta bort befintliga grupper genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn. Chef: Om tilläggstjänsten Chefsgodkännande är aktiverad kan du göra inställningar för vilka grupper personen är Chef över. Klicka på knappen Inställningar så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Sök fram och markera de grupper som användaren är chef över. Dessa visas då i det övre fältet. Ta bort grupper från personen genom att klicka på Papperskorgen intill en grupps namn. Accepterade policyer: Med hjälp av funktionerna för Policyhantering kan organisationen lägga upp egna policyer som användarna måste acceptera för att få logga in i PING PONG. Det kan t.ex. röra sig om att man måste acceptera organisationens hantering av PUL (personuppgiftslagen), sekretessregler eller regler för användning av sociala medier. Längst ner i den högra kolumnen på sidan visas information om vilka policyer den valda användaren har accepterat. Att notera vid redigering av grupptillhörighet När du redigerar en användares grupptillhörighet, på personens Personkort, kan du ibland få varningsmeddelanden. Detta kan bero på: IMS-medlemskap kan ej tas bort: Om en användare har importerats till PING PONG via IMS (kopplingar till andra system) är det inte tillåtet att ta bort användarens medlemskap ur IMS-importerade grupper. Rättigheter: Om du inte är användaradministartör för den grupp du vill ta bort från en användare, har du inte tillåtelse att ta bort gruppen från personen. Redigering av egen grupptillhörighet: Det är viktigt att man inte tar bort sig själv från grupper som ger de rättigheter man själv har. Därför får man en varning när man redigerar sitt eget konto.

56 Sida 56/154 Systemgrupper: (t.ex. Alla användare) kan aldrig tas bort. Specialhantering för organisationer med extern synkronisering För organisationer som importerar eller synkroniserar användare och användardata från externa system regelbundet kan gränssnittet i vissa fall se något annorlunda ut, och/eller fungera annorlunda mot vad som beskrivs ovan. För organisationer med sådana kopplingar (IMS-kopplingar) kan följande inställningar göras: Ta bort knappen Ny,under Användare: För organisationer som inte vill tillåta att man kan skapa nya användare i PING PONG kan vi ta bort knappen Ny under Användare. Tillåt inte redigering av importerade gruppmedlemskap: Möjligheten att redigera gruppmedlemskap som har importerats kan stängas av eller sättas på för organisationer med IMS-kopplade gruppmedlemskap. Copyright Ping Pong AB.

57 Sida 57/154 Importera användare För att slippa skapa ett användarkonto i taget kan du välja att importera användaruppgifter och därmed skapa flera konton på en gång. Importfunktionen kan även användas för att uppdatera användarinformation och för att tilldela användare till grupper och/eller aktiviteter. Vid uppdatering av användardata och grupp- och aktivitetstilldelning är det viktigt att få med någon unik identifierare i importfilen, så att det inte skapas nya konton för användarna. Den vanligaste identifieraren är användarnamn men det går även att använda personnummer (om användarnas personnummer redan finns lagrade i systemet). Saknas en unik identifierare i importfilen så kontrollerar PING PONG visserligen om det finns någon person med samma för- och efternamn i systemet och du får välja om det ska skapas ett nytt konto eller om det befintliga ska uppdateras, men vi rekommenderar ändå att man har en unik identifierare i filen. Uppgifterna som ska importeras till PING PONG måste sparas i en Excelfil eller i en CSV-fil (en textfil som är separerad med komma, tab eller semikolon). I första raden i importfilen anger du, för varje kolumn, vilket fält i PING PONG det motsvarar. Tänk på att kolumner med en tom första rad inte kommer att inkluderas i importen. Följande information kan importeras: Användarnamn, Lösenord, Förnamn, Efternamn, E-post: Fasta fält som alltid finns i PING PONG. Användarfält: Organisationens egna användarfält, t.ex. Mobiltelefon, Avdelning o.s.v. Dubbelkolla att fälten finns skapade i PING PONG innan du försöker importera användarinformationen. Nya databasfält skapas av organisationsadministratören under Organisation -> Inställningar -> Användarfält. Tilldelning till grupper: Tilldelning till grupper kan göras på två sätt: Group: Gruppnamn: Ange gruppens namn enligt formen "Group: gruppens namn" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till gruppen. Observera att du kan ange gruppnamn som ännu inte finns i PING PONG och på så vis skapa gruppen! Group id: Grupp-id: Ange gruppens id enligt formen "Group id: 12345" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till gruppen. Du hittar grupp-id:et genom att söka fram gruppen och klicka på i:et intill sökytan. Tilldelning till aktiviteter för deltagare: Du kan tilldela användare till aktiviteter som Deltagare på två sätt: Course participant: Aktivitetsnamn: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course participant: Aktivitetsnamn" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till aktiviteten som deltagare. Course id participant: Aktivitets-id: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course id

58 Sida 58/154 participant: 1234" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till aktiviteten som deltagare. Tilldelning till aktiviteter för lärare: Du kan tilldela användare till aktiviteter som Lärare på två sätt: Course trainer: Aktivitetsnamn: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course trainer: Aktivitetsnamn" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till aktiviteten som lärare. Course id trainer: Aktivitets-id: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course id trainer: 1234" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till aktiviteten som lärare. Exempelfiler och mer information om de ovanstående möjligheterna finns i gränssnittet på importens förstasida. Notera att du inte kan importera användare till Aktivitetsroller. Tilldelning till sådana roller måste göras i gränssnittet under Aktiviteter > Tilldela användare. Här nedan kan du se hur en Excelfil kan se ut inför import till PING PONG. I det här fallet skapas nya konton för användarna i filen, de tilldelas till gruppen "J-gruppen" och några av dem får tillgång till aktiviteten "IT-stöd" som deltagare. Importen sker i 5 steg. Här nedan kan du läsa vad du ska göra i varje enskilt steg. Steg 1: Ladda upp fil I steg 1 ska du ladda upp en fil med de användaruppgifter du vill importera. Tänk på att de fält som filen innehåller också måste finnas som databasfält i PING PONG för att informationen i filen ska ha någonstans att ta vägen. Nya databasfält skapas av organisationsadministratören under Organisation -> Inställningar -> Användarfält. Klicka på Bläddra/Browse för att söka fram den fil du vill importera. Se bilden nedan.

59 Sida 59/154 Teckenuppsättning: Om du importerar en CSV-fil och känner till vilken teckenuppsättning filen använder kan du välja den teckenuppsättningen i rullgardinsmenyn. Om du inte känner till teckenuppsättningen kan du välja Låt PING PONG gissa och fortsätta importen. Märker du att det blir konstigheter senare kan du gå tillbaka och prova någon annan teckenuppsättning. Övrigt: Mer info om Importhistorik / E-postutskick och Importmallar finns sist i manualen. Klicka Nästa på mitten av sidan för att komma vidare. Steg 2: Fältens ordning I Steg 2 får du se en förhandsvisning av de 5 första raderna i filen du importerar. Matcha fälten: Här ska du matcha fälten i PING PONG med fälten i filen genom att kontrollera att det verkligen är användarnas Efternamn som visas under rubriken Efternamn o.s.v. Om fältnamnet i importfilen inte har någon motsvarighet i PING PONG kommer det att stå "Välj fält" överst i den kolumnen. Sök då i listan under Välj fält och markera det som matchar innehållet i kolumnen. Detta kan t.ex. behövas om det i filen står "Postort" som kolumnrubrik medan fältet i PING PONG heter "Postadress". Observera! Om du har fält i importfilen som du inte vill importera kan du i fäljväljaren markera det sista valet, Använd inte. Informationen i den valda kolumnen kommer då inte att tas med i importen. Uteslut första raden: Om du inte har skrivit några kolumnrubriker i importfilen måste du matcha alla fälten på egen hand. Då är det även viktigt att bocka ur valet Uteslut första raden eftersom detta innebär att den första raden/personen i filen inte importeras. Oftast består den raden av information om vilka fält filen innehåller. (Förnamn, Efternamn o.s.v.) Den raden ska då inte importeras, vi vill inte skapa ett konto för en person med namnet Förnamn Efternamn. Spara inställningarna som en mall: Om du ofta gör importer som innehåller samma typ av information (t.ex. Förnamn, Efternamn, E-post, Telefonnummer) kan du välja att skapa en mall. Genom att skapa Importmallar slipper du göra matchingen av fälten här i steg 2, nästa gång du importerar. I den följande beskrivningen har vi valt att göra importen utan mall. Kontrollera att alla fält är korrekta, du kan behöva skrolla åt höger för att se alla fält. När allt ser korrekt ut, klicka Nästa.

60 Sida 60/154 Felhantering Om PING PONG upptäcker något som har gått fel visas ett varningsmeddelande: Om någon kolumn inte har kopplats till ett fält, visas ett informationsmeddelande. Om det redan finns användare i systemet med samma för- och efternamn som någon i importfilen kommer du att få en lista med varningar och möjliga åtgärder. Kontrollera först om den befintliga användaren är en namne eller om det faktiskt är den person som du har i importfilen och välj sedan: Skapa: Markera detta val om du vill ska en ny användare med samma namn. Uppdatera: Markera detta val om du vill uppdatera den gamla användarens användardata och/eller grupptillhörighet. (Om uppdatera-valet inte finns för en person i listan innebär det att det finns fler än en (1) användare med detta namn i systemet. Är du ute efter att uppdatera uppgifterna måste du då ta med en unik identifierare i importfilen, t.ex. användarnamn.) Låt vara: Markera detta val om du vill fortsätta importen utan att ta med den markerade användaren. Varning om för- eller efternamn saknas för nya konton Varning om användarnamnet innehåller felaktiga tecken Varning om samma användarnamn eller personnummer används på flera rader Varning om ett personfält inte kan valideras enligt inställning för heltal, decimaltal, datum, etc Varning om lösenord innehåller färre än 6 tecken Varning om du försöker uppdatera personnummer för befintliga användare. Detta är inte möjligt. Steg 3: Tilldelning I steg 3 ska du bestämma: Vilka grupper användarna ska tillhöra Vilka aktiviteter de ska få tillgång till. Grupptilldelning - om det inte finns tilldelningskolumner i importfilen

61 Sida 61/154 Om du importerar en fil som helt saknar information om vilken/vilka grupper användarna ska placeras i kommer du till en gruppväljare där du får söka fram och markera den eller de grupper som användarna ska tillhöra. Skapar du nya användare måste du välja minst en grupp. Klicka Nästa när du har valt var användarna ska placeras. Grupptilldelning - om det finns tilldelningskolumner i importfilen Om du väljer att i importfilen ange att användare ska läggas i en eller flera grupper som redan finns i PING PONG visas information om gruppen/erna. Klicka Nästa. Om du i importfilen har angett att användare ska läggas i en grupp som måste du ange var i gruppstrukturen den nya gruppen ska placeras. Klicka har valt var gruppen ska ligga. inte redan finns Nästa när du Felhantering Grupp-id:n som inte finns (eller som man inte har tillgång till enligt Rättigheter): Id:na presenteras i en lista tillsammans med hur många som skulle ha tilldelats. Import en avbryts. Flera grupper med samma namn: Om man angett ett gruppnamn som förekommer mer än en gång i gruppstrukturen får man välja vilken grupp man menar. Tilldelning till minst 1 grupp: Om man missar att placera användarna i någon grupp visas information om att konton som inte redan finns måste tilldelas till minst en grupp.

62 Sida 62/154 Aktivitetstilldelning - om det inte finns tilldelningskolumner i importfilen Om du importerar en fil som helt saknar information om vilken/vilka aktiviteter användarna ska placeras i kommer du till aktivitetsväljaren där du får söka fram och markera den eller de aktiviteter som användarna ska tillhöra. Klicka Nästa när du har valt var användarna ska placeras. Om användarna ska få rollen Lärare kan du markera valet Användarna ska vara lärare på de valda aktiviteterna. Observera att det i många fall kan det vara en fördel att tilldela hela grupper av användare till en aktivitet, istället för att som här tilldela varje enskild användare till aktiviteten. Du kan hoppa över detta steg om du inte vill tilldela användare till aktiviteter. Aktivitetstilldelning - om det finns tilldelningskolumner i importfilen Om du i importfilen har valt att tilldela användarna till en aktivitet visas denna i nästa steg. Felhantering Aktivitets-id:n som inte finns (eller som man inte har tillgång till enligt Rättigheter): Id:na presenteras i en lista tillsammans med hur många som skulle ha tilldelats. Import en avbryts. Flera aktiviteter med samma namn: Om man har angett ett aktivitetsnamn som förekommer mer än en gång i organisationen får man välja vilken aktivitet man menar. Aktivitetsnamn som inte finns: Om man har angett ett aktivitetsnamn som inte hittas i organisationen visas det i en tabell med hur många som skulle ha tilldelats. Import en avbryts.

63 Sida 63/154 När du har gjort dina val, klicka Nästa. Steg 4 När man har gått igenom de tre första stegen med felkontroll är man redo att genomföra import en. Här i steg 4 visas en förhandsvisning av hur import en kommer att genomföras. Alla konton som ska skapas och uppdateras samt rader som inte ska hanteras visas i tabeller. Nya användarnamn, om de inte är angivna i importfilen, skapas enligt mallen "fornamn.efternam". Alla diakritiska tecken såsom å, ä, ö é, ü o.s.v. kommer att omvandlas till a, o, e, u o.s.v. Kontrollera att informationen har hamnat på rätt plats så att det verkligen står t.ex. telefonnummer under rubriken Telefon o.s.v. Om något har blivit fel klickar du på Föregående för att gå tillbaka och ändra. Om allt ser rätt ut kan du klicka på Nästa för att slutföra importen. Steg 5 I steg 5 visas se färdiga kontona. Så, nu är importen klar! Det här är enda gången lösenorden visas så det är bra om du sparar dem på något vis. Du kan välja att skriva ut uppgifterna, eller, om du har importerat e-postadresser kan du välja att e- posta de nya kontouppgifterna direkt till användarna med funktionen Skicka meddelande. E- postutskicken lagras i en logg så att du kan gå tillbaka och se vad du har skickat ut tidigare. Om du hellre vill vänta med att dela ut kontouppgifterna kan du välja att exportera uppgifterna. Välj om du vill exportera till Excel eller CSV. Du kan naturligtvis även göra flera av ovanstående

64 Sida 64/154 saker - t.ex. både e-posta uppgifterna direkt till de nya användarna och spara deras kontouppgifter i en textfil. Om du väljer att exportera uppgifterna kan det se lite olika ut beroende på vilken webbläsare du använder. Välj om du vill öppna filen eller spara den på disk. Om du väljer det senare får du oftast välja var du vill spara filen och vad den ska heta. Dokument från mall: Klicka här om du vill koppla data i listan till en mall för exempelvis kursbekräftelser. Ett nytt fönster (eller flik) öppnas där du får välja vilken mall du vill använda samt hur sidorna ska sparas. Läs mer i manualen om Mallar. Importhistorik / E-postutskick Varje genomfört import tillfälle sparas med tidpunkt, skapade konton och uppdaterade konton. När man tittar på detaljerna för en import så ser man vilka grupper och aktiviteter personerna har tilldelats, om de har loggat in och eventuell e-posthistorik. Man kan skicka e-post till alla användarna och då skapa nya lösenord med %password%. (En mall visas när man klickar på Skicka meddelande). %password% skapar inte nya lösenord för personer som redan loggat in, istället visas informationen Lösenord: (ditt vanliga lösenord i PING PONG) i e-postmeddelandet. Importmallar Med PING PONGs funktion för automatmatchning av fält behöver man sällan använda sig av Importmallar så länge man importerar filer som har kolumnrubriker. Möjligheten finns dock och kan t.ex. användas vid import av filer som saknar just kolumnrubriker. Om du vill skapa importmallar startar du importen som vanligt och markerar valet Spara inställningarna som mall i steg 2. Du får då namnge mallen och ge den en beskrivning. I beskrivningen kan det vara lämpligt att ange vilka fält filen ska innehålla, om importmallen är skapad för Excel-import eller SCV-import och vilken separator som i så fall används. Anger du ett namn på en mall som redan finns, så uppdateras denna. När du vill använda mallen bläddrar du i steg 1 fram din fil och klickar sedan på Nästa. I steg 2 kan du välja mall i rullgardinsmenyn Fältens ordning från mall: "Mallens namn". Tilläggstjänst > "Borttagna-grupp" > Ta bort användare Organisationer som har en utpekad "Borttagna-grupp" kan vid import referera till denna grupp, med namn eller ID,och på så vis ta bort förkryssade användare från alla användargrupper (utom systemgrupper, såsom Alla användare). Man kan även, i samband med borttagandet från "gamla" grupper, tilldela användarna i filen till

65 Sida 65/154 nya grupper genom att placera de nya grupperna i kolumnerna efter (till höger om) Borttagnagruppen. På detta vis kommer användarna som markerats för borttagning att tas bort från alla sina "gamla" grupper, placeras i borttagna-gruppen och tilldelas till de grupper som placerats till höger om borttagna-gruppen i filen. Se exemplet nedan. Här ovan ser vi ett exempel på en importfil där användarna har markerats för borttagning. För att borttagandet ska fungera korrekt måste filen innehålla: någon unik identifierare för användarna, t.ex. användarnamn. namnet eller id-numret på organisationens Borttagna-grupp (här gruppens namn "Borttagna användare"). I fallet ovan kommer alla användarna hamna i gruppen "Borttagna användare" och därmed tas bort ur alla de grupper som de tidigare tillhörde. De 3 användare som dessutom har markerats i kolumnen "Group: Vänner igen" kommer efter importen att finnas i gruppen "Vänner igen". Tänk på att organisationen ofta har satt rättighetsbegränsningen Ej tillträde till PING PONG på Borttagna-gruppen vilket innebär att användare som är placerade i den gruppen inte kan logga in i systemet. Läs mer om Borttagna-gruppen på sidan Tilläggstjänster. En PING PONG-supporter på din organisation tar kontakt med Ping Pong AB för att aktivera "Borttagna-gruppen". Copyright Ping Pong AB.

66 Sida 66/154 Lärarvikarer Skapa en ny koppling mellan lärare och vikarie Du som är användaradministratör skapar och redigerar kopplingar under Administrationsverktyget. Du kan skapa kopplingar mellan lärare och vikarie på tre sätt: Användare i Under fliken Lärarvikarier: För att skapa en ny koppling klickar du på Skapa ny vikarie. Fyll i vikariens personnummer och klicka på nästa. I listan som dyker upp väljer du sedan vilken lärare som vikarien ska kopplas till. Under Redigera användare: Sök fram läraren och markera denna. Under rubriken Lärarvikarie i redigeringsvyn kan du sedan koppla en vikarie till läraren genom att klicka på Har vikarie och söka fram vikarien i fönstret som öppnas. Under Redigera användare: Sök fram vikarien och markera denna. Under rubriken Lärarvikarie i redigeringsvyn kan du sedan koppla en lärare till vikarien genom att klicka på Vikarierar för och söka fram läraren i fönstret som öppnas. Observera! För att skapa kopplingar under Redigera användare måste du vara användaradministratör för både läraren och vikarien. Dessutom måste både läraren och vikarien redan finnas som användare i PING PONG när du går tillväga på något av dessa sätt. För att skapa kopplingen under Lärarvikariefliken måste du däremot bara vara administratör för läraren, och det går att skapa ett konto åt vikarien samtidigt som du skapar kopplingen. När lärare och vikarie har valts enligt något av de tre sätten ovan gör du följande inställningar: Start- och slutdatum: Med dessa datum bestämmer du hur länge kopplingen ska vara aktiv. När slutdatum har passerats kommer vikarien att hamna i gruppen Arkiverade användare. Information: Här fyller du i eventuell information som kommer att visas i den informationsruta som möter läraren och vikarien när de loggar in i PING PONG (under tiden då kopplingen är aktiverad). Aktiviteter: Här markerar du vilka av lärarens aktiviteter som vikarien ska ha tillgång till. Lärarvikarie - översikt Under fliken Lärarvikarie visas alla kopplingar mellan lärare och vikarie som du har tillgång till, d.v.s. de där du är användaradministratör för läraren. Du kan välja att filtrera kopplingarna på aktuella, kommande eller gamla genom att bocka i någon av dessa rutor. Det finns också en objektsväljare som du kan använda för att filtrera fram kopplingar till en viss användare eller inom en grupp. Det är frivilligt att använda objektsväljaren förutom då du filtrerar fram arkiverade kopplingar.

67 Varje koppling i listan går även att redigera, se en logg över och/eller ta bort. Sida 67/154

68 Sida 68/154 Organisationsadministration Här finner du olika typer av manualer för dig som är administratör i PING PONG och har rätt att göra inställningar för organisationens PING PONG-miljö. Manualerna syftar till att vägleda dig genom processer i systemet eller i användning av specifika funktioner.

69 Sida 69/154 Inställningar för organisationen Under fliken Organisation > Inställningar gör du inställningar för din organisations PING PONGmiljö. Du kan till exempel skapa nya användar- och aktivitetsfält i databasen eller redigera befintliga. Här fyller du också i basinformation, såsom adressuppgifter för organisationen. I rullgardinsmenyn Inställningar för till vänster på sidan väljer du vilka inställningar du vill göra. På de följande sidorna beskriver vi de olika möjligheterna.

70 Sida 70/154 Basinformation För att användarna ska få rätt information om organisationen är det viktigt att ha färska uppgifter under rubriken Basinformation. Här fyller du i organisationens adress- och telefonuppgifter. Organisationens PING PONGstartsida är den webbadress som användaren ska gå till för att kunna logga in i PING PONG. Här kan du själv fylla i eller ändra organisationens uppgifter. (Förutsättningen är att du tillhör en grupp som har fått rättigheten Organisationsadministratör). Om det skulle bli aktuellt att ändra organisationens namn ska du ta kontakt med er organisations Ping Pong AB-kontakt. Han eller hon kan göra den ändringen. Glöm inte att Spara om du gör några ändringar.

71 Sida 71/154 Supporthantering Under rubriken Supporthantering lägger du upp organisationens supportkontakter och fyller i en beskrivning av organisationens tekniska supportfunktion. Uppgifterna kommer att synas i huvudmenyn under Support > Kontakt. Beskriv supportfunktionen Under beskrivning fyller du i information på svenska och engelska om hur er tekniska support fungerar. Använd Skicka supportfråga Genom att kryssa i rutan Använd funktionen Skicka supportfråga anger du om din organisation ska använda funktionen Skicka supportfråga. Då kommer en länk att visas i huvudmenyn under Support > Kontakt som användare kan använda sig av när de stöter på problem. Du kan läsa mer om den här funktionen längre ner. Skapa ny supportkontakt Klicka på knappen Skapa ny supportkontakt för att ange en e-postadress och ett namn (personligt eller till en allmän helpdesk eller liknande). Ange vilken roll personen/funktionen har. Lägg till fler supportkontakter genom att klicka på knappen igen.

72 Sida 72/154 Så här kommer informationen att visas för användarna under Support > Kontakt i huvudmenyn. Skicka supportfråga Genom att markera valet Använd funktionen Skicka supportfråga i inställningarna under Supporthantering så visas länken Skicka teknisk fråga i fältet Teknisk support under Kontakt på startsidorna. Frågeformulär När en användare klickar på länken öppnas ett formulär som denne kan använda för att fylla i och skicka in en fråga. Fördelen med att använda den här funktionen till skillnad från att skicka vanlig e-post till supporten är att även viktig teknisk information följer med i meddelandet. Till exempel visas vilken webbläsare och vilket operativsystem som använts samt eventuella

73 Sida 73/154 insticksprogram - information som kan vara viktig i arbetet med att hitta och åtgärda eventuella fel. Bifoga filer Användaren kan också bifoga filer, till exempel skärmdumpar, till sin fråga för att underlätta felsökningen.

74 Sida 74/154 Användarfält Användarfält används för att beskriva din organisations användare. Om ni precis har börjat arbeta med PING PONG är listan tom så när som på PING PONGs fasta fält: Förnamn, Efternamn och E-postadress. Har ni däremot arbetat med PING PONG ett tag har ni förmodligen hunnit skapa ett antal fält som passar för just er organisation. Vanliga fält är till exempel Mobilnummer, Hemadress, Hemsida, Avdelning och Personnummer men man kan även skapa lite mer specialanpassade fält såsom Delegationsrätt för medicin och Kvittensfält. Inställningar för fälten Du kan göra olika inställningar för varje nytt fält du skapar. Längre ner finner du förklaringar till varje enskild inställning. Synlighet Fälten som skapas här kan göras synliga på flera ställen i systemet - på startsidan under fliken Min profil, under Medlemmar i alla aktiviteter, i det Administrativa verktyget under Användare > Skapa/Redigera samt på flera ställen i Kompentensverktyget. Sortera fälten Genom att markera ett fält i listan kan du flytta det uppåt eller nedåt. I den ordning du väljer att spara fälten kommer de att presenteras i systemets olika delar. Fasta fält PING PONG levereras med tre fördefinierade användarfält - Förnamn, Efternamn och E-postadress. För för- och efternamn kan du välja om du vill tillåta användarna att själva redigera

75 Sida 75/154 informationen. För e-post kan du göra samtliga inställningar som listas nedan, utom att ändra själva termen. Tillvalsfält För att ge största möjliga frihet för varje organisation kan du som är systemadministratör själv definiera de användarfält som är relevanta för din organisation. Det går även att knyta fält till specifika användargrupper inom organisationen. Skapa och göra inställningar för användarfält Klicka på knappen Ny längst ner till vänster för att skapa ett nytt användarfält. Här får du ge det nya fältet ett namn. Om vissa avdelningar eller personer inom organisationen använder ett engelskt gränssnitt är det viktigt att skriva in även det engelska ordet för det nya fältet. Typ Här bestämmer du vilken typ av fält du vill skapa. Beroende på vilken typ du väljer får fältet olika egenskaper som påverkar hur användaren kan fylla i fältet. På bilden här intill kan du se vilka olika typer du har att välja bland. Textfält en rad: Genom detta val skapas ett fritextfält som är anpassat för text i en rad. Det är lämpligt för kortare information såsom gatuadress. Textfält flera rader: Ett lite större fritextfält skapas. Den här typen är lämplig för till exempel "Om mig"-fält. Datum: Används för datuminformation, till exempel "Första arbetsdagen". PING PONG säger till om fältet fylls i fel. Heltal: Används för information som ska anges i heltal, till exempel Anställningsnummer. PING

76 Sida 76/154 PONG säger till om fältet fylls i fel. Decimaltal: Används för information som ska anges i decimaltal. PING PONG säger till om fältet fylls i fel. Rullgardinsmeny: Väljer du denna typ får användaren välja ett av de angivna alternativen. Fyll i alternativen på alla aktuella språk. Du kan lägga till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till menyalternativ och ta bort alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet. Flervalsmeny: Här kan användaren välja ett eller flera av de angivna alternativen. Fyll i alternativen på alla aktuella språk. Lägg till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till menyalternativ och ta bort alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet. Kvittens: Det här fältet väljer du när du vill att användaren ska kvittera, eller bekräfta, informationen i ett fält. Det kan till exempel användas för att få en användare att bekräfta att hon har läst och godkänt kraven för att få vara ansvarig för datasalen. När kvittensfältets värde ändrats till Ja av administratören ska användaren vid nästa inloggning godkänna ändringen. Fältets status visas när du redigerar en användare och när du tar ut listor. Om du väljer en grupp i rullgardinsmenyn Administratörsgrupp så kommer bara administratörer som är med i den gruppen att kunna redigera fältets värde. Tänk noga igenom ditt val av typ innan du sparar. Det går inte att i efterhand byta typ på ett Användar- eller Aktivitetsfält från en mer generell fälttyp till en mer specifik, exempelvis från Text till Heltal. Fältet ska synas i Här väljer du var i systemet det nya fältet ska bli synligt. Publik information: Om du markerar detta val så kommer fältet att vara synligt i systemets funktioner för publik information, till exempel i listan över medlemmar i aktiviteter och i det lilla "Visitkortet" (informationsfönstret) som visas när man klickar på en persons namn. Notera att om valet Varje användare väljer synligheten är markerat nedan så visas fältets information endast på de visitkort där den aktuella användaren själv har valt att ha informationen publik. Personuppgifter: En bock här innebär att fältet blir synligt för användaren under Personligt > Personuppgifter på startsidorna.

77 Sida 77/154 Kontaktlista: Bocka i här för att fältet ska synas i funktionen Kontaktlista under Kommunikation på startsidorna. Knappen Skriv e-post visas i Kontaktlistan om användarfältet e-post har markerats med detta val (Fältet ska synas i > Kontaktlista). Kompetenshanteringen: Markera detta val om du vill att fältet ska bli synligt för kompetensadministratörer som arbetar i Kompetenshanteringsverktyget. Statistikverktyget: Om du vill att det aktuella användarfältet ska visas i Statistikverktyget markerar du detta val. Om någon av de övriga synlighetsvalen är markerade blir synlighet för Statistikverktyget automatiskt aktiverat. Chefsrapporter*: Markera detta val om fältet ska synas i funktionen Chefsrapporter. Övrigt Under rubriken Övrigt gör du följande inställningar: Unika värden: Här bestämmer du om informationen som skrivs in i användarfältet för en användare ska vara unikt, det vill säga kan endast användas av en användare. Notera dock att bokstäver inte är shiftlägeskänsliga för fälten, vilket innebär att variationer som till exempel "Chef" och "CHEF" inte kommer att tolkas som olika värden. Varje användare väljer synligheten: Med detta val skapas det en kryssruta intill fältet under fliken Mina sidor > Personligt > Personuppgifter i huvudmenyn. Där kan varje användare själv välja om uppgifterna ska vara synliga för andra användare i systemet, till exempel i Medlems- och Kontaktlistor. Systemets administratörer kommer att se uppgifterna även om personen har valt att inte visa dem publikt. Det här valet används ofta eftersom PUL, personuppgiftslagen, säger att användaren själv måste få välja vilken information som ska finnas tillgänglig för andra användare i system som PING PONG. Notera att om valet avmarkeras i efterhand, då användare redan kan ha valt att dölja sina uppgifter, kommer dessa uppgifter att göras synliga i och med att avmarkeringen sparas. Fältet kan redigeras av användaren: Markera detta val om du vill tillåta användaren att själv redigera sina uppgifter. Fältet måste fyllas i: Om du markerar detta val måste användare fylla i något i fältet för att kunna spara inställningarna under Personligt > Personuppgifter > Ändra personuppgifter.

78 Sida 78/154 Extra egenskaper Här kan ni möjliggöra kopplingar mellan PING PONG och andra administrativa system eller sätta andra specifika egenskaper på ett användarfält. Under Extra egenskaper väljer du kategorin IMS om du skapar någon typ av personfält eller Övriga om du vill sätta andra specifika egenskaper på ett fält. IMS: PING PONG stöder standarden IMS Enterprice. IMS, Instructional Management Systems, är en uppsättning tekniska specifikationer för utbyte av utbildningsmaterial och aktiviteter via nätet. Dessa möjliggör kommunikation och sammankopplingar mellan olika system. Inställningarna för IMS under Extra egenskaper används i första hand av organisationer som vill göra kopplingar/integrationer mellan PING PONG och andra system såsom personaladministrativa system. Om detta är intressant för er kan ni ta kontakt med Ping Pong AB. När du skapar ett nytt fält eller redigerar ett befintligt kan du välja att koppla detta till en IMS-standard för att förbereda för kopplingar till exempelvis organisationens befintliga personaladministrativa system. Övriga: I kategorin Övriga kan andra egenskaper sättas på användarfält. Här nedan finns mer information om detta. Genom att på detta sätt bestämma vilken typ av fält du skapar kan PING PONG "kommunicera på samma språk" som externa system vilket möjliggör export av information från PING PONG till andra system eller import av information till PING PONG från andra system. Detta kräver förstås att även det andra systemet stöder IMS standard. Om du t.ex. skapar användarfältet Gatuadress väljer du IMS > Gata (IMS adr/street). Därmed förstår PING PONG och andra system som följer IMS standard att detta fält innehåller

79 Sida 79/154 information om just gatuadress. Kategorin Övriga innehåller några specialfall som ger fältet olika egenskaper beroende på administratörens val: Beskrivning: Egenskapen Beskrivning kan till exempel användas vid koppling till beskrivningsinformation i andra system. ICQ-nummer: Används för att möjliggöra direkta kopplingar till Instant Message-programmet ICQ. ICQ-symbolen visas i PING PONGs gränssnitt intill användares namn och vid klick på användarens ICQ-nummer kommer man till användarens ICQ-sida på URL: Egenskapen URL är en generell markering av att fältet är en URL. Informationen som skrivs i fältet blir klickbar i PING PONG. Personnummer: Egenskapen Personnummer används för att skapa ett unikt id för varje person. Detta underlättar särskilt vid synkronisering med andra system men gör det även lättare att till exempel skilja studerande med samma namn från varandra. Som standard används formatet yyyymmddnnnn i personnummerfältet. Om något annat format ska användas tar du kontakt med Ping Pong AB i samband med att fältet skapas, för att bestämma format. När fältet har skapats aktiveras en kontroll som validerar att ett ifyllt nummer följer reglerna för den valda formen. Notera att tillfälliga personnummer också kan användas eftersom det alltid är tillåtet att ange bokstäver på någon av de tre första platserna i personnumrets fyra sista siffror. Om du till exempel väljer formen "yyyymmdd-nnnn" är det tillåtet att skriva " T005". Poäng: Den här egenskapen gör att fältet summerar de poäng användaren har samlat på sig genom att bli godkänd på en eller flera aktiviteter. En förutsättning är då att fältet Poäng används även för aktiviteter (läs mer om detta på sidan om aktivitetsfält). Callto: Den som har installerat en programvara för IP-telefoni, till exempel Skype, kan klicka på det ifyllda Skype-namnet för att direkt ringa till någon som har sitt Skype-namn inskrivet i fältet. Källsignatur: Den här egenskapen kan vara bra om man behöver sätta olika signaturer för olika källor (till exempel om en person är lärare på två olika skolor och sätts som resurs i ett schema). Egenskapen används mest i integrationssammanhang. Skola: Egenskapen används i första hand av kommunkunder, där man enkelt vill kunna se vilken

80 Sida 80/154 skola en person tillhör, till exempel Ladulåsskolan. Klass: Egenskapen används i första hand av kommunkunder, där man enkelt vill kunna se vilken klass en person tillhör, till exempel klass 7A. Notera att de egenskaper som endast kan användas på ett fält, försvinner ur listan när de har kopplats till ett fält. Fältet ska synas för När du har gjort dina val och klickat på spara kommer gruppväljaren att synas längst ner i vyn. Där anger du vilka användargrupper fältet ska synas för. Om fältet har en extra egenskap så kan du endast välja organisationens toppgrupp. Har du däremot inte ställt in någon extra egenskap går det att välja en eller flera undergrupper. Observera att om du inte väljer någon grupp kommer så kommer fältet inte att synas i systemet. Du kan se vilka fält som inte har några grupper kopplade till sig i listan över fält till vänster, genom texten ( saknar grupp) som visas bredvid fältets namn.

81 Sida 81/154 Aktivitetsfält Aktivitetsfält används för att beskriva organisationens kurser och andra aktiviteter. Om ni precis har börjat arbeta med PING PONG är listan helt tom. Har ni däremot arbetat med PING PONG ett tag finns det förmodligen ett antal fält som passar för just er organisation. Vanliga fält är till exempel Förkunskapskrav, Pris och Kursdatum. Inställningar Du kan göra olika inställningar för varje nytt fält du skapar. Längre ner finner du förklaringar till varje enskild inställning. Synlighet Det går att välja om fälten ska vara synliga för samtliga aktiviteter i organisationen eller bara för vissa aktivitetsgrupper. Fälten som skapas här blir synliga på flera ställen i systemet: Katalog i huvudmenyn, samt i det Administrativa verktyget under under flikarna Mina aktiviteter och Aktiviteter > Skapa/Redigera. Sortera fält Genom att markera ett fält i listan kan du flytta det uppåt eller nedåt. I den ordning du väljer att spara fälten kommer de att presenteras i systemets olika delar. Skapa och göra inställningar för användarfält

82 Sida 82/154 Klicka på knappen Ny längst ner till vänster för att skapa ett nytt användarfält. Här får du ge det nya fältet ett namn. Om vissa avdelningar eller personer inom organisationen använder ett engelskt gränssnitt är det viktigt att skriva in även det engelska ordet för det nya fältet. Typ Här bestämmer du vilken typ av fält du vill skapa. På bilden kan du se vilka olika typer du har att välja bland. Följande val kan göras: Textfält en rad: Genom detta val skapas ett fritextfält som är anpassat för text i en rad. Textfält flera rader: Ett lite större fritextfält skapas där flera rader text kan skrivas in. Datum: Används för datuminformation, till exempel Kursstart. Heltal: Används för information som ska anges i heltal, till exempel Kurskod. Decimaltal: Används för information som ska anges i decimaltal. Rullgardinsmeny: Väljer du denna typ får användaren välja ett av de angivna alternativen. Fyll i alternativen på alla aktuella språk. Du kan lägga till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till menyalternativ och ta bort alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet. Flervalsmeny: Här kan användaren välja ett eller flera av de angivna alternativen. Fyll i alternativen på alla aktuella språk. Lägg till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till menyalternativ och ta bort alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet. Tänk noga igenom ditt val av typ innan du sparar. Det går inte att i efterhand byta typ på ett aktivitetsfält från en mer generell fälttyp till en mer specifik, exempelvis från Text till Heltal.

83 Sida 83/154 Fältet ska synas i Här väljer du var i systemet det nya fältet ska bli synligt. Aktivitetskatalog: Om du sätter en bock i Aktivitetskatalog kommer uppgiften att vara synlig under i:et i alla aktivitetslistor (Alla, Pågående, Godkända, Arkiverade samt Katalogen). Väljer du att inte bocka i denna ruta visas informationen endast för administratörer under Aktiviteter > Skapa/redigera. Öppna sidor: Bocka i här om du vill att fältet ska visas på organisationens Öppna sidor. Om du bockar i Öppna sidor kommer du även att kunna välja om fältet ska visas som lista på de öppna sidorna. Övrigt Under rubriken Övrigt väljer du om: Unika värden: Informationen som skrivs in i fältet för en aktivitet ska vara unikt, det vill säga kan endast användas av en aktivitet. Notera dock att bokstäver inte är shiftlägeskänsliga för fälten, vilket innebär att variationer som till exempel "Personalrum" och "PERSONALRUM" inte kommer att tolkas som olika värden. Fältet måste fyllas i: Om du vill att fältet ska vara obligatoriskt att fylla i när en aktivitet skapas eller redigeras. Aktivera som filter i Katalogen ska användas. Det innebär att fältet och de värden som finns ifyllda, för de aktiviteter som visas i den aktuella vyn, visas och kan markeras till höger i Katalogvyn. Läs mer om Katalogen. Aktivera som filter i Mina aktiviteter ska användas. Det innebär att fältet och de värden som finns ifyllda, för de aktiviteter som visas i den aktuella vyn, visas och kan markeras till höger i Mina aktiviteter-vyn. Läs mer om Mina aktiviteter.

84 Sida 84/154 Extra egenskaper Här kan organisationen möjliggöra kopplingar mellan PING PONG och andra kursadministrativa system eller sätta andra specifika egenskaper på ett aktivitetsfält. Kursid: Egenskapen används vid import av kursdata från kursadministrativa system såsom Ladok. I detta fält skriver du in kursens unika kod/id. Det gör att man i importen kan identifiera kursen och till exempel tilldela deltagare till den. Poäng: Om synkronisering ska ske mot system som ska ge eller ta emot information om hur många Poäng aktiviteten ger kan denna egenskap användas. Ämne: Om synkronisering ska ske mot system som ska ge eller ta emot information om vilket Ämne aktiviteten hör till kan denna egenskap användas. Ämneskod: Om synkronisering ska ske mot system som ska ge eller ta emot information om aktivitetens ämneskod kan denna egenskap användas. Publiceringsdatum: Egenskapen Notera att de egenskaper som endast kan användas på ett fält försvinner ur listan när de har kopplats till ett fält. Fältet ska synas för När du har gjort dina val och klickat på spara kommer gruppväljaren att synas längst ner i vyn. Där anger du vilka aktivitetsgrupper fältet ska synas för. Om fältet har en extra egenskap så kan du endast välja organisationens toppgrupp. Har du däremot inte ställt in någon extra

85 Sida 85/154 egenskap går det att välja en eller flera undergrupper. Observera att om du inte väljer någon aktivitetsgrupp så kommer fältet inte att synas i systemet. Du kan se vilka fält som inte har några grupper kopplade till sig i listan över fält till vänster, genom texten ( saknar grupp) som visas bredvid fältets namn.

86 Sida 86/154 Kompetenshanteringen Här kan administratören göra inställningar för användning av Kompetenshanteringsverktyget. Befattning Här gör du som är administratör inställningar för hur befattningar ska användas i Kompetenshanteringsverktyget. Användare kan ha flera befattningar: Sätt en bock i det här valet om du vill att användarna ska kunna ha flera samtidiga befattningar. Automatiskt tilldelning av Befattning när alla kompetenser erhållits: Det här valet innebär att när en användare har alla kompetenser som är kopplade till en befattning, tilldelas användaren denna befattning. Användare får själva ändra sina befattningar: Med detta val ger du användare möjlighet att själva, under Min kompetensprofil,ändra på, ta bort eller lägga till befattningar till sin egen profil. Begreppet Befattning Du kan även ändra begreppet "Befattning". Vissa organisationer har till exempel valt att använda termen "Certifikat" istället. Ändringen görs under Administration > Organisation > Inställningar > Egna texter. Se vidare nedan. Personligt > Kompetensprofil Här väljer du vilken vy som ska användas på sidan Min kompetensprofil under Startsidan > Personligt:

87 Sida 87/154 PING PONG Classic: I den här vyn visas först fältet Befattning,där den eller de befattningar som användaren har visas. Strax därunder visas fältet Mina kompetenser,det vill säga de kompetenser användaren har. I fältet Mina kunskapsaktiviteter visas de aktiviteter som användaren själv har lagt upp, såsom utbildningshistorik, samt de organisationsaktiviteter som användaren eller en administratör har kopplat till användaren. Grön/Gul/Röd progressiv kompetensöversikt: I den här vyn visas tre fält intill varandra: Mina kompetenser - de kompetenser användare redan har, Pågående kompetenser - de kompetenser som är kopplade till de kurser/aktiviteter som användaren studerar just nu och Mitt kompetensbehov - de kompetenser som användaren tillsammans med sin chef har definierat som ett behov. Utöver detta finns fältet Befattning där användaren kan matcha sina befintliga kompetenser mot en befattning eller ändra sin egen befattning.

88 Sida 88/154 Policyhantering* Här kan ni lägga upp egna policyer som användare måste acceptera för att få logga in i PING PONG eller anmäla sig till en aktivitet. Det kan till exempel röra sig om att man måste acceptera organisationens hantering av PUL (personuppgiftslagen), sekretessregler eller regler för användning av sociala medier. Du som är Organisationsadministratör får tillgång till den här policyhanteringsvyn där du skapar och redigerar policyer. Policytyper Det finns två olika typer av policyer: Inloggningspolicyer: En inloggningspolicy visas direkt när användaren loggar in och man måste acceptera den för att kunna komma in i systemet. Anmälningspolicyer: En anmälningspolicy visas för den som anmäler sig till en aktivitet till vilken policyn är kopplad. Användaren måste acceptera policyn för att få anmäla sig till aktiviteten. Vanligen visas den här typen av policy under Aktiviteter > Katalog > Anmäl mig, men en anmälningspolicy kan även kopplas till tilläggstjänterna för Extern anmälningshantering*. Skapa en policy När du vill skapa en ny policy, gör så här: Inloggningspolicy Klicka på Ny Inloggningspolicy överst på sidan. Fyll i Titel och Lydelse på organisationens alla språk. Kontrollera texten på Godkännandeknappen. Det finns en standardtext där, men du kan anpassa den till den aktuella policyn om så önskas. Välj vilken eller vilka Grupper som måste acceptera policyn för att få logga in. Spara! Nu är policyn inaktiv och du kan klicka på Förhandsgranska för att se hur den kommer att visas för användarna. Om du vill göra ändringar, klicka Redigera. Aktivera policyn när den är färdig, genom att klicka på Aktivera. När en användare som tillhör en av de valda grupperna försöker logga in, måste denne acceptera den nya policyn.

89 Sida 89/154 Anmälningspolicy Klicka på Ny Anmälningsspolicy överst på sidan. Fyll i Titel och Lydelse på organisationens alla språk. Kontrollera den text som visas intill kryssrutan för godkännande. Det finns en standardtext där, men du kan anpassa den till den aktuella policyn om så önskas. Välj vilken eller vilka Aktivitetsgrupper vars aktiviteter policyn ska användas för vid anmälan. Policyn kommer att visas för den som vill anmäla sig till en aktivitet som är placerad i någon av de valda grupperna och har en anmälningsfunktion aktiverad. Spara! Nu är policyn inaktiv och du kan klicka på Förhandsgranska för att se hur den kommer att visas för användarna. Om du vill göra ändringar, klicka Redigera. Aktivera policyn när den är färdig, genom att klicka på Aktivera. När en användare vill anmäla sig till en aktivitet som tillhör en av de valda grupperna, måste denne acceptera den nya policyn. Anmälningspolicy för aktiviteter med Extern anmälningshantering* En aktiv anmälningspolicy kommer att visas för alla aktiviteter som tillhör de valda aktivitetsgrupperna, oavsett hur anmälan görs. Detta innebär att policyn kommer att användas även på aktiviteter som har Extern anmälningshantering*, om aktiviteten bara tillhör en aktivitetsgrupp för vilken policyn är aktiverad. Policyöversikten Den nya policyn visas nu i Policyöversikten. Här finns information om: Titel: Policyns namn. Typ: Om det är en inloggningspolicy eller en anmälningspolicy. Accepterad av: Här visas det antal användare som har accepterat policyn av det antal som policyn riktar sig till, t.ex. 2/14, det vill säga 2 av 14 har accepterat den aktuella revisionen av policyn. Skapad: Datum för när policyn skapades. Grupper: De grupper som policyn riktar sig till. Revision: Siffran under rubriken Revisioner visar vilken revision av policyn som nu är aktiv och numrerar äldre revisioner där den äldsta blir revision 0. Status: Varje revision av en policy har en status: Aktiv: Policyn är aktiv och användare i de valda grupperna måste acceptera policyn för att få logga in. Inaktiv: Policyn är avstängd och visas inte för någon vid inloggning. Vänteläge: En policy har ändrats och den nya revisionen får då status Vänteläge tills

90 Sida 90/154 den manuellt aktiveras. Inaktuell: En revision av en policy blir automatiskt inaktuell när en ny revision aktiveras. Funktioner: Vilka funktioner som är aktiva för en policy beror på dess status och om någon har accepterat den. Följande funktioner finns: Redigera: Du kan Redigera en policy om den ännu inte har aktiverats, om den är Aktiv eller om den är Inaktiv. Om du väljer att redigera en policy som någon har accepterat får den nya revisionen automatiskt statusen Vänteläge. Det innebär att den gamla revisionen förblir aktiv tills du aktiverar den nya. Notera att om/när du aktiverar den nya revisionen kommer de som har accepterat den förra inte behöva acceptera den nya. Detta innebär att om du vill att alla användare i de valda grupperna ska godkänna en förändrad policy måste du skapa en ny policy. Redigering av en befintlig policy bör därmed endast göras för att korrigera stavfel eller andra mindre textfel som inte förändrar policyns betydelse. Ta bort: Du kan ta bort en policy så länge ingen har accepterat den. Om någon har accepterat den går det, av spårbarhetsskäl, inte att ta bort den. Aktivera: Du kan aktivera policyer som har status Vänteläge eller Inaktiv. När du aktiverar en policy måste användarna i de/de valda grupperna acceptera policyn när de loggar in. Inaktivera: Du kan inaktivera aktiva policyer för att stänga av dem. Förhandsgranska: Om du vill se hur policyn kommer att visas för den som den riktar sig till kan du klicka på Förhandsgranska. Statistik om vem som har accepterat vad Administratörer med rätt att se Organisationsöversikten kan under Användare > Välj grupp > Policy, se vilka som har eller inte har accepterat en policy. Användarinformation Under Administration > Användare > Skapa/Redigera kan användaradministratörer se vilka policyer en användare har accepterat. Mina accepterade policyer Varje användare kan själv se, under denne har accepterat. Startsidan > Personligt > Accepterade policyer,vilka policyer

91 Sida 91/154 CV Här CV gör du inställningar för exempel på hur resultatet kan se ut. om och hur användarna ska få skapa egna CV:n. Här visas ett Inställningar Här gör du som är administratör inställningar för funktionen CV. Ge användarna möjlighet att skapa egna CV:n: Här bestämmer du om användarna ska få möjlighet att skapa CV:n. Med detta val ibockat kan användaren nå sidan CV under Personligt i huvudmenyn. Låt användarna själva välja objekt i sina CV:n: Här bestämmer du om användarna själva ska få välja vilka objekt som ska finnas med i deras CV:n. Ett objekt är till exempel ett användarfält såsom Postadress eller Kompetenser (en lista över alla de kompetenser som användaren har). Låt användarna lägga till egna fält i sina CV:n: Slutligen väljer du om användarna själva ska få lägga till egna fält. Egna fält kan vara till exempel tidigare arbeten eller utbildningar utanför PING PONG.

92 Sida 92/154 Rubrik och logotyp Här kan du sätta en rubrik på CV-mallen och lägga upp en logotyp. Rubrik: Här bestämmer du vilken rubrik som ska synas på CV:t. Genom att skriva: "CV för %name%, %date%" får du automatiskt användarens namn och dagens datum i rubriken, t.ex. "CV för Maria Stjernberg ". Logotyp: Du kan även ladda upp en logotyp för CV:t. Sök fram logotypen genom att klicka Bläddra. Strukturen på organisationens CV-mall Här väljer du vilka objekt som ska finnas med i CV-mallen. Markera objekt till höger och klicka på pilen för att lägga till objekt. Flytta sedan objekten upp eller ner genom att markera objekt och använda pilen uppåt eller pilen nedåt. Om du har satt ett kryss i rutan "Låt användarna själva välja objekt i sina CV:n", under Inställningar, kan de själva bestämma vilka av dessa utvalda objekt de vill använda när de skapar ett CV.

93 Sida 93/154 Visa CV:t Slutligen vill du se hur ett CV kommer att se ut för en användare inom organisationen. Klicka då på Förhandsvisa. Vid rubriken CV här ovan kan du se ett exempel på resultatet.

94 Sida 94/154 Egna texter Som standard finns begreppet Befattning på svenska och Job title på engelska i PING PONGs kompetenshanteringsverkyg och därtill kopplade funktioner. Detta begrepp kan administratören själv ändra, genom att byta ut standardbegreppen i de s.k. textsträngarna, till önskade begrepp. Ändra termen befattning Begreppen (befattning, på engelska job title) används på flera ställen i systemet. Det är därför viktigt att ändra i alla de textsträngar där begreppet används. Markera texten som ska ändras och skriv ett eget begrepp. Tänk på att ändra både under rubriken Texter på Engelska och under Texter på Svenska.

95 Sida 95/154 Öppna sidor Om din organisation har aktiverat möjligheten att ha Öppna sidor i PING PONG-aktiviteter och sidor inom dessa finns valet Öppna sidor i rullgardinsmenyn. I den här vyn väljer du dels om du vill aktivera toppnivå på öppen webb och dels vilken samlingsaktivitet som i så fall ska vara toppnivån. Markera valet Aktivera toppnivå på öppna sidor och välj sedan samlingsaktivitet i rullgardinsmenyn. Om ni vill använda funktionaliteten med Öppna sidor och Samlingsaktiviteter för att skapa en Öppen kurskatalog måste man bestämma vilken samlingsaktivitet som ska användas som den översta nivån på de öppna sidorna. Toppnivåaktiviteten kan till exempel vara en samlingsaktivitet som heter detsamma som organisationen, eller kanske en samlingsaktivitet som heter något i stil med "Utbildningar på Organisationen". Alla samlingsaktiviteter och vanliga aktiviteter som placeras i trädet under denna översta nivå och som markeras för att vara synliga på den öppna webben kan då navigeras fram genom den öppna kurswebben/kurskatalogen, på angiven domän. Den här översta nivån kommer att vara tillgänglig på en särskild domän, till exempel minakurser.mindoman.se. Ta kontakt med Ping Pong AB för att göra inställningarna.

96 Sida 96/154 Lösenordshantering Under Lösenordshantering kan du som är organisationsadministratör ändra organisationens lösenordspolicy och göra egna inställningar för hur hög säkerheten kring lösenord ska vara. Följande inställningar kan göras: Minst antal tecken Här anger du hur många tecken ett lösenord minst måste ha. Tillåtna specialtecken Här anger du vilka specialtecken som tillåts i ett lösenord. Som standard kan användaren välja bland dessa tecken:,.-;:_!%&/+*. Det går bra att ta bort specialtecken eller lägga till andra specialtecken, såsom åäö?=][&%#. Tänk dock på att för många tillåtna tecken kan skapa problem för användaren eftersom tangentbord kan vara olika utformade i olika länder och på olika typer av enheter, till exempel mobila enheter, och att det då kan vara svårt för användaren att hitta de rätta tecknen och ange lösenordet korrekt. Teckengrupper Ett lösenord måste alltid ha tecken från minst 2 teckengrupper, men du kan även välja att använda tecken från 3 eller 4 grupper. Med teckengrupper avses:,.-;:_!%&/+* (specialtecken) abcdefghijklmnopqrstuvwxyz (gemener) ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ (versaler) (siffror) Byteskrav Som standard är valet Kräv att användaren byter lösenord när en administratör eller systemet skapat ett nytt lösenord markerat. Detta innebär att när en användare loggar in med ett lösenord från en administratör eller systemet, blir man direkt ombedd att byta lösenord.

97 Sida 97/154 Du kan också ange: efter hur många dagar man måste byta sitt lösenord. hur många gamla lösenord systemet ska minnas och som därmed inte kan användas igen. När du har gjort förändringar, glöm inte att Spara!

98 Sida 98/154 IUP: Kurstyper* Elevers IUP-ämnen kan hämtas från de aktiviteter som eleverna är registrerade på under pågående läsår. För att detta ska fungera krävs att: Organisationen har en integration för IUP:er skapas med hjälp av funktionen Lärarskapade aktiviteter*. Skapa IUP med kursregistrering som ämnen*. Om aktiviteter har kategoriserats vid IMS-importen kan ni med den här funktionen välja vilka kurstyper som ska användas vid skapande av IUP-ämnen. Anledningen till att detta finns i gränssnittet, och inte hårdkodas in i integrationen, är att ni själva ska kunna anpassa funktionen så att den passar in i den egna PING PONG-installationen. Värt att notera: Alla kurstyper som kommit in via integrationen senaste läsåret (sedan 1 juli) går att välja med en kryssruta för varje. För att vara bakåtkompatibla representeras listan av typer som en så kallad svartlista, där de typer man inte vill ha med lagras. Det betyder att om en ny typ införs, så kommer det att komma med i IUP:erna som standard. För att hindra detta går man till inställningssidan. *Tilläggstjänst

99 Sida 99/154 Övrigt Under övrigt finns ytterligare några inställningar för administratören. Förvalt språk När man skapar användar- och aktivitetsfält samt skapar grupper (för att gruppera användare och aktiviteter) sätter man ett namn på fältet eller gruppen. Man kan då sätta olika namn på fälten för olika språk. På så sätt kan användare som har valt olika gränssnittsspråk se informationen översatt till sitt valda språk. Denna funktion kräver att det finns ett "reservspråk" om det saknas namn på något språk. Ett Förvalt språk måste då fyllas i för att användas som reserv. Förvalt språk bestäms för hela organisationen. Det språk ni väljer i rullistan som visas på bilden här intill kommer att bli organisationens Förvalda språk. Om organisationen har valt svenska som Förvalt språk innebär detta att om det saknas en översättning av ordet Gatuadress kommer ordet Gatuadress på svenska visas även för de användare/grupper som har valt ett engelskt gränssnitt. Aktivitetskatalog Aktivitetsgrupper: Om du vill kunna sortera aktiviteterna som visas i Katalogen i kategorier kan du markera detta val. De aktivitetsgrupper som finns i din PING PONG-miljön visas då som kategorier i Katalogen, se exempel nedan.

100 Sida 100/154 Här visas aktivitetsgrupperna Anställningsvillkor, Arbetsrätt, Demoaktiviteter och Lönebildning som kategorier i Katalogen. Nyhetsbrev: Markera det här valet om du vill att användaren ska kunna anmäla sig till nyhetsbrev i Katalogen. Validering av användarfält vid login Markera det här valet om du vill att organisationens obligatoriska användarfält (som visas under Startsidan > Personuppgifter) ska kontrolleras när användaren loggar in. Vid varje login kontrolleras att fält som är markerade som obligatoriska är ifyllda. Användaren kommer inte vidare förrän uppgifterna är ifyllda. Stark autentisering i IUP* Om du vill höja säkerhetsnivån i IUP-funktionerna kan du aktivera Stark autentisering i IUP. Det innebär att användaren måste skriva in sitt lösenord för att komma åt IUP-funktionerna. För att aktivera funktionen anger du det antal minuter av inaktivitet som ska krävas innan användaren måste logga in igen för att nå IUP-funktionerna. Sätter du "0" stängs stark autentisering av och det krävs inte längre lösenord för att nå IUP-funktionerna.

101 Sida 101/154 Stark autentisering i Åtgärdsprogram* Om du vill höja säkerhetsnivån i funktionerna för Åtgärdsprogram kan du aktivera Stark autentisering i Åtgärdsprogram. Det innebär att användaren måste skriva in sitt lösenord för att komma åt funktionerna för Åtgärdsprogram. Ange det antal minuter av inaktivitet som ska krävas innan användaren måste logga in igen för att nå funktionerna för Åtgärdsprogram. Av säkerhetsskäl går det inte att stänga av Stark autentisering i Åtgärdsprogram. Öppen registrering för vårdnadshavare* Om din organisation har öppen registrering för vårdnadshavare aktiverat anges här den informationstext som visas på den öppna sidan för vårdnadshavare. Spårningskod för Google Analytics* Om din organisation har aktiverat funktionen Öppna sidor* och funktionen för att visa statistik för de öppna sidorna med Google Analytics är aktiverad kan du här ange den Spårningskod (ID för webbegendom) som ger behörighet att se statistik och rapporter från Google Analytics. Läs mer om Google Analytics på För att aktivera Öppna sidor och Google Analytics i PING PONG, ta kontakt med Ping Pong AB. URL till Guiden Varje organisation kan här ändra URL till Guiden (visas under Support > Guiden samt i sidelementet PING PONG-Guide). Genom att skapa en egen guide, specialanpassad för den egna verksamheten, och ange URL till denna här, byts den inbyggda guiden ut mot den specialanpassade. Det här kan till exempel vara intressant för organisationer som arbetar med PING PONG på ett annat sätt än det som beskrivs i den inbyggda Guiden. Om du gör ändringar, glöm inte att Spara. *Tilläggstjänster.

102 Sida 102/154 Skicka supportfråga Här kan du skapa egna fält för det supportformulär som användaren kan nå via huvudmenyn, under Kontakt. Mer information om hur du aktiverar funktionen supportformulär samt vad det innehåller i sitt grundutförande hittar i hjälpavsnittet om inställningar för Supporthantering. Skapa egna formulärfält För att lägga till fält eller information i formuläret klickar du på välja melllan tre typer: Skapa nytt fält. Därefter kan du Textinmatning: Skapar ett fritextfält för användaren att fylla i, där du anger rubriken. Välj ifall det ska vara obligatoriskt eller ej. Kryssruta: Skapar en kryssruta som användaren kan bocka i (till exempel att jag som användare godkänner att supporten får logga in med mina användaruppgifter för att felsöka). Information: För informationstext och upplysningar till användaren. Det är möjligt att använda enklare html-formatering som <b> för fetstil, <i> för kursiv och <u> för understruken. Html-formatering För att göra ett ord fetmarkerat skriver du först taggen "<b>" följt av den text som ska påverkas, och avslutar med "</b>". Exempel: Vissa ord i den här meningen ska vara <b>fetmarkerade</b> medan andra ska vara <i>kursiva</i> eller <u>understrukna</u>. Resultat: Vissa ord i den här meningen ska vara fetmarkerade medan andra ska vara kursiva eller understrukna. Redigera, ta bort och ordna fält I översikten finns länkar för att göra ändringar i ett fält eller ta bort dem. För att ändra fältens ordning, för musen över pilsymbolen med texten Flytta tills muspekaren ser ut som en hand. Därefter kan du hålla ner musknappen, dra och släppa fältet på önskad placering i listan. Logg Klicka på Logg för att se en kronologisk lista över alla ändringar och tillägg som gjorts. Där visas

103 datum för när ett nytt fält skapades eller ändrades och vilken användare som gjorde det. Sida 103/154

104 Sida 104/154 Rättighetsadministration Introduktion till rättighetsadministration i PING PONG Med hjälp av PING PONGs funktioner för grupp- och rättighetshantering kan du bestämma vilka användargrupper som ska ha rätt att administrera andra användargrupper och/eller aktivitetsgrupper. Administratörsrättigheter tilldelas alltså till grupper av användare i PING PONG. Personer som är placerade i en användargrupp får därmed de rättigheter som tilldelats gruppen. Viktigt att notera är att gruppens rättigheter även ärvs av de grupper som placeras i (under) den grupp som har fått rättigheter. När man tilldelar administratörsrättigheter bestämmer man alltså vilka grupper av användare eller aktiviteter som administratörsgruppen skall administrera. Ett exempel: För en kommun med flera skolor kan gruppen "Administratörer Y-skolan" tilldelas t.ex. användaradministratörsrättigheter och aktivitetsadministratörsrättigheter över grupperna "Användare Y-skolan"och "Aktiviteter Y-skolan". I stora organisationer är det inte särskilt effektivt att låta alla administratörer administrera alla personer i hela organisationen. Skapa istället flera grupper och tilldela grupperna rättigheter till valda delar av administrationen. På så sätt kan organisationen släppa in fler användare i de administrativa verktygen men begränsa deras arbetsområden. Administratörsrättigheter För att rättighetssystemet ska vara så flexibelt som möjligt skapar varje organisation sina egna administratörsroller genom att använda de olika administratörsrättigheterna i olika kombinationer för olika administratörsgrupper. Nedan följer en beskrivning av de olika administratörsrättigheterna som finns i PING PONG. Användargrupper Användaradministratören har tillgång till Användare i Administrationen och kan bl.a. redigera användare och användargrupper. Användaradministratören har även tillgång till fliken Användare i Organisationsöversikt. Gränssnittsadministratören har tillgång till fliken Organisation > Gränssnitt och kan göra inställningar

105 Sida 105/154 för välkomstmeddelande, logotyp, gruppbilder, menyalternativ samt layout på startsidan. Informationsadministratören har tillgång till Informationsmeddelande på startsidan och kan skapa meddelanden riktade till grupper av användare. *IUP-administratör (användare) har tillgång till verktygen för IUP (Individuell UtvecklingsPlan) och kan skapa och redigera ämnen/frågeställningar, mallar, bedömningsgraderingar, vägledningar för kommentarer, IUP-dokumentfält och skapa, redigera och ta bort IUP:er för användare i de grupper man får rättigheter över. Kompetensadministratören har tillgång till Kompetenshanteringsverktyget. Resursbokningsadministratören har tillgång till verktygen för förutsättningar för bokning av resurser i Kalendern. Resurshantering och kan skapa Rättighetsadministratören har tillgång till fliken Rättigheter under Organisation i Administrationen och kan göra alla de inställningar som krävs för att tilldela olika grupper av användare rättigheter. Schemagranskare har rätt att se utvalda gruppers scheman. Schemaredigerare har rätt att skapa och redigera scheman för utvalda grupper. Närvarohanteringsadministratören har administrativa rättigheter i PING PONGs närvarohantering. * Närvaroadministratör har administrativa rättigheter i Skolplatsen. Ange den skola som gruppen ska administrera. * Närvaro Rektor har rektorsrättigheter i Skolplatsen. Ange den skola som gruppen ska administrera. * Närvaro Skolvärd har skolvärdsrättigheter i Skolplatsen. Ange den skola som gruppen ska administrera. Värt att notera angående Skolplatsenrättigheterna! När du som rättighetsadministratör vill sätta någon av Skolplatsenrättigheterna på en grupp ska du söka fram och markera den, eller de, skolor som användarna i gruppen ska få rätt att administrera. Om du t.ex. vill ge användarna i gruppen "Ladulåsskolans Skolplatsenadministratörer" rättigheten Närvaroadministratör söker du fram och markerar "Ladulåsskolan" vid redigering av rättigheten Närvaroadministratör. Skolplatsen är ett system för gymnasieskolan som levereras av en av Ping Pong AB:s samarbetsparters. Systemets syfte är att knyta samman hela processen från intagning, elevadministration, individuella val, frånvarorapportering och betygshantering. Skolplatsen vill göra gymnasieskolan lättillgänglig för personalen, eleven och hemmet. En PING PONG-supporter på din organisation tar kontakt med Ping Pong AB för information och aktivering av önskade funktionener.

106 Sida 106/154 Tilldelningsadministratören har tillgång till Tilldela användare under Aktiviteter i Administrationen och kan där göra användare till medlemmar i aktiviteter (deltagare och/eller lärare). Aktivitetsgrupper Aktivitetsadministratören har tillgång till Aktiviteter i Administrationen och kan skapa och redigera aktiviteter. *IUP-administratör (aktivitet) har tillgång till verktygen för koppla ämnen/frågeställningar till aktivitetsgrupper. IUP (Individuell UtvecklingsPlan) och kan Rättighetsadministratören har tillgång till fliken Rättigheter under Organisation i Administrationen och kan göra alla de inställningar som krävs för att tilldela olika grupper av användare rättigheter. Tillgångsadministratören kan ge användare tillgång till aktiviteter under Skapa/Redigera Användare i Administrationen. Obs! Man når inte genom detta Tilldela användare under Aktiviteter. Övriga Aktivering av deltagare: Rättighet att som lärare aktivera/avaktivera deltagare i en aktivitet. Hjälpadministratör: Rättigheten Hjälpadministratör sätts lämpligen på grupper av användare som sköter support mot organisationens användare, t.ex. gruppen "Supportpersonal". Användare med denna rättighet kan skapa frågekategorier och göra inställningar för funktionen Vanliga supportfrågor som visas under Supportfliken på Mina sidor samt i Hjälpen. Hjälpadministratören svarar på frågor som användarna skickar in och kan själv lägga upp frågor och svar i Vanliga supportfrågor. Läs mer under Vanliga supportfrågor. Organisationsadministratören har bl.a. tillgång till fliken följande för er organisation: Organisation i Administrationen och kan göra Redigera inställningar under Administration > Organisation > Inställningar. Redigera Mallar i Administration > Organisation > Mallar. Redigera RSS-feeds, gruppers vikter och bildlänkar under Administration > Organisation > Gränssnitt. Ta ut rapport för hela organisationen i Administration > Organisationsöversikt. Skapa aktivitetsroller och koppla dessa till önskade aktivitetsgrupper. Läs mer under Aktivitetsroller. För organisationer med aktiverade tilläggsfunktioner och/eller kopplingar till externa system kan organisationsadministratören även:

107 Sida 107/154 Ställa in att en aktivitet är en hjälpaktivitet. Ställa in att en aktivitet är aktivitetsmall. Redigera NovaSchem-inställningar. Koppla en användare till en annan i relationen vårdnadshavare/barn. Begränsningar Ej tillträde till PING PONG är en slags "icke-rättighet" som innebär att användare som placeras i en grupp med denna rättighet inte får logga in i PING PONG. Användaren får vid inloggningsförsök ett meddelande om att hon nekas tillträde till PING PONG. Observera att minst en person i er organisation måste ha rollen som Rättighetsadministratör. Den personen kan bestämma vilka delar av administrationen som andra administratörer ska nå. Kombinerade administratörsrättigheter Det är vanligt att man kombinerar administratörsrättigheter. Vissa måste också vara kombinerade för att administratörerna skall kunna komma åt administrationsverktyget. Det gäller t.ex Tilldelningsadministratören och Tillgångsadministratören. Tilldelningsadministratörerna: För att tilldelningsadministratörerna skall kunna tilldela användare till aktiviteter så krävs att den aktuella gruppen får rättigheten "Tilldelningsadministratör" över en eller flera användargrupper och rättigheten "Aktivitetsadministratör" över en eller flera aktivitetsgrupper. En Tilldelningsadministratör kan alltså tilldela deltagare till en aktivitet från "aktivitetshåll" men når inte fliken Användare. Tillgångsadministratörerna: För att Tillgångsadministratörerna skall kunna ge användare tillgång till aktiviteter så krävs att den aktuella gruppen får rättigheten "Tillgångsadministratör" över en eller flera aktivitetsgrupper och rättigheten "Användaradministratör" över en eller flera användargrupper. En Tillgångsadministratör kan ge användare tillgång till aktiviteter från användarens "personkort" (Användare -> Skapa/Redigera), men har ej tillgång till fliken Aktiviteter. Organisationsöversikt: För att ha full tillgång till funktionen aktivitetsadministratör för en eller flera aktivitetsgrupper flera användargrupper. Organisationsöversikt behöver man vara och användaradministratör för en eller

108 Sida 108/154 Aktivitetsroller Användare som får tillgång till aktiviteter kan ges olika rättigheter i aktiviteten. Dessa rättigheter beror på vilken roll användaren har tilldelats i aktiviteten och vilka rättigheter som är satta på den rollen. Standardrollerna är Deltagare,som har mycket begränsade rättigheter och Lärare,som har alla aktivitetsrättigheter. Utöver dessa roller kan organisationsadministratören skapa andra roller för olika typer av arbete inom en aktivitet. Dessa roller skapas under Aktivitet > Aktivitetsroller. Läs mer under Aktivitetsroller. Steg-för-steg-instruktion: Bestämma rättigheter För att underlätta lite tar vi ett exempel: I "Kommunen" finns bl.a. 4 gymnasieskolor. För att säkerställa att personal från en skola inte kan se information om personal och elever på en annan skola skapas en administratörsgrupp per skola. Här nedan sätter vi rättigheter för gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" Logga in i din PING PONG-miljö. Välj Administration under Verktyg. Välj Rättigheter under Organisation. Läs instruktionerna som återfinns under rubriken Tilldela rättigheter till användargrupper. Sök fram gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" (eller den grupp du vill sätta rättigheter på) och markera den i listan. Klicka på knappen Redigera längst ner på sidan. Nu visas gruppens nuvarande rättigheter. Användargrupper 6. Vi börjar med att redigera rättigheter som kopplas till Användargrupper (Den översta boxen). Markera de rättigheter du vill redigera och klicka på knappen Redigera markerade. (Se bild nedan) Om olika rättigheter ska gälla för olika användargrupper är det smidigast att redigera en rättighet i taget medan det tvärtom är effektivast att markera flera om flera rättigheter ska sättas för samma grupp/er. I det här exemplet markerar vi endast Användaradministratör.

109 Sida 109/ I nästa vy ska du söka fram den eller de användargrupper som gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" ska få markerade rättigheter för (d.v.s. kunna administrera). Välj grupp/er genom att sätta en bock i rutan intill önskad grupp. Se nedan. 8. Klicka Spara. I den nya vyn som visas ser du nu vilka grupper "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" har rättigheten Användaradministratör för.

110 Sida 110/ Fortsätt sedan med övriga användargruppsrättigheter som kan vara lämpliga att ge gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1". Det kan t.ex. vara Informationsadministratör för "Lärare Gymnasieskola 1", Tilldelningsadministratör för "Gymnasieskola 1", o.s.v. Aktivitetsgrupper Nästa steg blir att redigera rättigheter som kopplas till Aktivitetsgrupper (Den mellersta boxen). Detta görs enligt samma princip som ovan. Nedan finns detaljerade instruktioner om du vill ha lite hjälp. 10. Markera de rättigheter du vill redigera och klicka på knappen Redigera markerade. (Se bild nedan) Om olika rättigheter ska gälla för olika aktivitetsgrupper är det smidigast att redigera en rättighet i taget medan det tvärtom är effektivast att markera flera om flera rättigheter ska sättas för samma grupp/er. I det här exemplet markerar vi endast Aktivitetsadministratör. 11. I nästa vy ska du söka fram den eller de aktivitetsgrupper som gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" ska få markerade rättigheter för (d.v.s. kunna administrera). Välj grupp/er genom att sätta en bock i rutan intill önskad grupp. Se nedan. 12. Klicka Spara. I den nya vyn som visas ser du nu vilka grupper "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" har rättigheten Aktivitetsadministratör för.

111 Sida 111/ Fortsätt sedan med övriga aktivitetsgruppsrättigheter som kan vara lämpliga att ge gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1". Det skulle t.ex. kunna vara Tillgångsadministratör för aktivitetsgrupperna "Matematik" och "Historia". Övriga rättigheter 14. Under Övriga finns det några specialanpassade rättigheter. Dessa kopplas endast till den grupp du har valt att redigera (den som står överst på sidan, här "Skoladministratörer Gymnasieskola 1"). I kolumnen längst till höger intill varje rättighet i den här boxen finns knappen Aktivera. Klicka på knappen om du vill använda rättigheten för aktuell grupp. 15. Begränsningar Slutligen finns det en slags "icke-rättighet" (Den nedersta boxen). Ej tillträde till PING PONG innebär att användare som placeras i en grupp med denna rättighet inte får logga in i PING PONG. Precis som med ovan Övriga rättigheter kopplas denna endast till den grupp du har valt att redigera (den som står överst på sidan, här "Skoladministratörer Gymnasieskola 1"). I kolumnen längst till höger intill rättigheten i den här boxen finns knappen Aktivera. Klicka på knappen om du vill använda "icke-rättigheten" för aktuell grupp. För att dubbelkolla att allt har blivit rätt kan det vara bra att skapa ett konto och placera i gruppen som man har satt rättigheter på (här "Skoladministratörer Gymnasieskola 1"). Logga sedan in med det nya kontot och kontrollera att allt ser ut som det ska. *Tilläggstjänster. Läs mer under Tilläggstjänster. Copyright Ping Pong AB.

112 Sida 112/154 Gränssnittsinställningar Introduktion till gränssnittsinställningar för din organisations gränssnitt i PING PONG Med hjälp av PING PONGs funktioner för gränssnittsinställningar kan du bl.a. bestämma vilka sidelement och bilder olika användargrupper ska få på sin startsida. Du har flera val i menyn till vänster: Gruppinställningar Gruppers vikter (syns endast för med rättigheten organisationsadministatör på toppnivå) Hantera prenumerationer (syns endast för med rättigheten organisationsadministatör på toppnivå) Bildlänkselement(syns endast för med rättigheten organisationsadministatör på toppnivå) Översikt Här nedan kan du läsa mer om de olika valen. Gruppinställningar Under Gruppinställningar kan du göra en mängd inställningar för den grupp du söker fram och väljer. Om du vill göra anpassningar för en speciell grupp söker du fram den aktuella gruppen och om du vill göra anpassningar för hela organisationen väljer du toppgruppen. Följande anpassningar kan du göra: Startsidan: Här kan du anpassa Startsidan för den valda gruppen. Du kan t.ex. ändra välkomstmeddelande och välja vilka sidelement gruppen ska ha. Menyer: Under fliken Menyer kan du anpassa gruppens startsidesmenyer och genvägar i Huvudmenyn. Bilder: Här kan du ladda upp en logotyp för gruppen och/eller gruppbilder som kan väljas som sidelement under fliken Startsidan. Länkar: Här kan du skapa länkar som sedan kan användas som sidelement eller genvägar. Sidelement: Här gör du inställningar för vilken typ av logotyper som ska visas i sidelementet Senast besökta aktiviteter. Gör så här:

113 Sida 113/154 När du klickar på valet Gruppinställningar laddas Sökytan till vänster på sidan. Använd sökfältet för att söka fram den grupp du vill göra inställningar för och markera gruppen när du har hittat den. Klicka sedan Visa. 1. Startsida Startsidan - Layout Här kan du ändra layouten på gruppens startsida. Gör så här: Klicka på knappen Anpassa startsidan för gruppen. Ett nytt fönster öppnas. I nedre delen av fönstret ser du en förhandsgranskning av de sidelement den valda gruppen har och hur de är placerade. Strax där ovanför visas två boxar - Ej använda sidelement och Använda sidelement. Här listas de sidelement som kan väljas. Du kan flytta element mellan de två boxarna genom att markera ett element och klicka på knappen Flytta > eller < Flytta. Element som placeras i boxen Ej använda sidelement visas inte för användarna. Den mest intressanta boxen här blir därför Använda sidelement. Det är dessa som du kan placera ut på sidan efter egna önskemål eller organisationens policy. Ett element tillhör alltid en av följande kategorier: 1. Valbara: De Valbara elementen syns inte på startsidan för användare som tillhör den aktuella gruppen, men kan väljas av användaren själv (genom att gå till Personligt > Inställningar > Anpassa din startsida). 2. Fixerade: De Fixerade elementen placeras ut av administratören och kan inte flyttas av 3. användaren själv. Standard: Elementen under rubriken Standard visas som standard på startsidan för användare som tillhör gruppen, direkt när de loggar in, men kan väljas bort eller flyttas av användaren själv (genom att gå till Personligt > Inställningar > Anpassa din startsida). Det är elementen under rubriken Valbara som du kan lägga till på gruppens startsida, de andra används redan. För att lägga till ett valbart element till startsidan, eller egentligen, göra ett valbart element till ett standard- eller fixerat element, gör så här: Markera elementet och klicka på knappen Sätt som standard eller Sätt som fixerad. Sidan laddas om och elementet visas i sidans mittendel. Fixerade element kan inte flyttas av användarna själva medan valbara element både kan flyttas och tas bort av användarna själva. För att flytta ett element på sidan, gör så här: Klicka på pilen som pekar i den riktning som du vill flytta elementet. Sidan laddas om och elementet flyttas ett steg i önskad riktning. Upprepa för att flytta elementet ett steg till.

114 Sida 114/ Att ta bort element. Alla element som visas på den nedre delen av sidan, den del som visar gruppens standardvy, är satta som Standard eller Fixerade. För att ta bort ett element, gör så här: Markera valet Valbar strax ovanför elementets rubrik. Sidan laddas då om och elementet visas i listan Valbara i boxen Använda sidelement. Om du vill hindra användarna från att använda elementet kan du flytta det till boxen Ej använda sidelement. Genom att klicka på knappen Till alla i gruppen kan du uppdatera elementets synlighet för alla användare i den aktuella gruppen. Det aktuella elementet blir då åter synligt även för de som har valt att ta bort det från sin personliga vy. Elementet Gruppbilder kan placeras på valfri plats på startsidan och kan sättas som Standard eller Fixerad. Själva bilden/erna laddas upp under Administration > Organisation > Gränssnitt > Gruppinställningar > (välj grupp) > Bilder. Se vidare nedan. Element av typen Bildlänkselement kan även det placeras på valfri plats på startsidan och kan sättas som Standard eller Fixerad. Själva elementet skapas under Administration > Organisation > Gränssnitt > Bildlänkselement. Se vidare nedan. Förändringarna du gör sparas direkt så du kan stänga fönstret när du känner dig nöjd med inställningarna. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika inställningar för startsidan beror visningen på gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se vidare nedan. Ta bort inställningarna Om du av någon anledning vill rensa en grupps alla startsidesinställningar kan du klicka på knappen Ta bort inställningarna. Gruppens startsida återgår då till att ha standardsinställningar. Exempel på element att använda Senast besökta aktiviteter: I elementet visas genvägar till de aktiviteter användaren senast har besökt. Användaren kan välja att visa objekt. Gruppbilder: Administratörer kan ladda upp gruppspecifika bilder som visas i detta startsideselement. Information: En slags anslagstavla där behöriga användare kan lägga upp meddelanden som riktar sig till utvalda grupper. Kontaktlista: I elementet visas en lista på de kontakter som användaren har samlat i sin kontaktlista. Överst visas de som är inloggade. Kommande händelser: Visar en lista på de närmast kommande händelserna från de kalendrar användaren har valt att visa. Grupplänkar: I ett sidelement visas de länkar som har riktats till gruppen. Se vidare nedan.

115 Sida 115/154 Senaste nytt: Genvägar till nya anslag, diskussionsinlägg och andra nyheter från användarens aktiviteter. Projektgrupper: I elementet visas en lista på de projektgrupper som användaren är medlem i. Klicka på en grupp för att komma direkt till gruppens översiktssida. Mina genvägar: Det här elementet gör det möjligt för användaren att själv lägga upp länkar på sin startsida. Kommande uppgifter: Visar en lista på de uppgifter i användarens kalender som har högst prioritet eller där deadline ligger närmast i tiden. PING PONG-tips: I sidelementet visas korta små tips om hur användaren kan utnyttja PING PONGs funktioner på bästa möjliga sätt. PING PONG-guide: Sidelementet leder till en guide som tar användaren på en rundvandring bland de vanligaste deltagarfunktionerna i systemet. Prenumerationer: Genom att lägga upp RSS-prenumerationer, se nedan under Hantera prenumerationer,kan sidelement med RSS-prenumerationer läggas upp. Bildlänkselement: Med ett bildlänkselement skapar man en matris av klickbara bilder som länkas till andra delar av PING PONG. Man laddar upp bilder och väljer sedan länk med en internlänksväljare. IUP: IUP-elementet ger användaren information om aktuellt IUP-arbete. Användare med rollen Lärare får information om hur många elever hon för tillfället kan kommentera, Mentor får information om hur många elever hon för tillfället kan skriva IUP-dokument för och Elever får t.ex. information när det är dags att signera sitt IUP-dokument. YouTube: I YouTube-sidelementet kan man direkt på startsidan söka fram och visa YouTube-klipp. Google-Klocka: Med sidelementet Google-klocka får man en urtavla med tiden, ända ner till sekunder, på sin startsida. Wikipedia: "Wikipedia är ett flerspråkigt webbaserat uppslagsverk med fritt och öppet innehåll som utvecklas av sina användare.", står att läsa på I sidelementet Wikipedia finns ett sökfält där du skriver in en sökterm och klickar Go. Du länkas då ut och kommer direkt till sökresultatet på Wikipedia. Västtrafik: Med sidelementet Västtrafik Reseplanerare kan du direkt söka kommunikationer inom Göteborgs lokaltrafik. SL: Med sidelementet SL Reseplanerare kan du direkt söka kommunikationer inom Storstockholms lokaltrafik. Närvaro, Närvaro för mina barn, Närvaroadministration: För kunder med koppling till externt närvarosystem finns sidelement för Elev, Lärare och Vårdnadshavare för hantering av elevers närvaro. Ladok på web: För kunder som har en "Ladok på web-server" finns en tilläggstjänst som gör det möjligt att aktivera ett startsideselement där information om studentens Program- och Kursregistrering samt Ej avslutade kurser visas. En länk från elementet tar studenten vidare till ytterligare information om poäng, studietakt o.s.v. Ta kontakt med Ping Pong AB för offert samt aktivering av funktionen på er PING PONG-installation. Oberoende av inställningarna som görs här kan användaren själv ladda upp egna bilder och skapa egna prenumerationer på sin startsida.

116 Sida 116/154 Välkomstmeddelande Här kan du anpassa den aktuella gruppens välkomstmeddelade, som visas i ett element på startsidan. Fyll i önskat meddelande på de språk vars fält visas. Med Redigeringsverktyget som visas ovanför varje fält kan du formatera texten och med hjälp av fältet Variabel kan du göra meddelandet personligt genom att t.ex. skriva: "Välkommen %firstname%! Här på din startsida finner du information om dina kurser." Glöm inte att klicka Spara när du är klar med ditt meddelande. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika välkomstmeddelanden beror visningen på gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se vidare nedan. 2. Menyer Under Menyer kan du anpassa gruppens menyer och skapa genvägar till funktioner. Klicka på knappen Anpassa för att komma åt inställningarna. Här visas en lång lista med funktioner som du kan anpassa för gruppen. Listan är sorterad i samma ordning som flikarna visas på startsidan: Aktiviteter Personligt Kommunikation Verktyg Support Under dessa rubriker finns de funktioner till vilka du kan stänga av/sätta på menyalternativ eller skapa genvägar. Menyalternativ: Om du vill att det ska finnas ett valbart alternativ till en funktion i den meny som visas när man för musen över en flik på Startsidan ska du markera valet Menyalternativ intill den funktion du vill göra tillgänglig.

117 Sida 117/154 I exemplet ovan kan du se hur valet Menyalternativ är markerat för Personuppgifter,under rubriken Personligt. Bilden till höger visar hur menyalternativet i och med valet till vänster visas på Startsidan,under fliken Personligt. Ej genväg: Valet Ej genväg innebär att funktionen inte visas som genväg i Huvudmenyn. Valbar genväg: Valet Valbar genväg innebär att funktionen kan nås via en länk i Huvudmenyn, om användaren själv aktiverar länken under Personligt > Inställningar > Verktyg. Värt att notera är att funktioner som kräver behörighet, t.ex. verktyget Administration,endast visas som Valbar genväg (under Personligt > Inställningar > Verktyg) för användare som har behörighet att använda verktyget. Fixerad genväg: Använd valet Fixerad genväg om du vill att alla i gruppen alltid ska ha en länk till funktionen i Huvudmenyn. Glöm inte att klicka Spara när du har gjort förändringar. Tänk på att du (eller användare som tillhör den grupp du redigerar) måste logga ut och in igen för att dessa inställningar ska träda i kraft. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika inställningar för Menyer beror visningen på gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se vidare nedan. 3. Bilder Logotyp Om du vill att gruppen ska ha en specifik logotyp på startsidan så laddar du upp den här. Logotypen visas längst upp i det vänstra hörnet på den valda gruppens startsida. Notera att bilden får vara maximalt 100 pixlar bred och 50 pixlar hög. Laddar du upp en större bild så skalas den automatiskt ner, men bildkvalitén kan då försämras så vi rekommenderar att man själv skalar ner bilden innan man laddar upp den. Klicka Bläddra och sök fram den bild du vill använda. Klicka på Ladda upp för att hämta bilden. Den nya logotypen visas för användare som tillhör den aktuella gruppen. En användare som är inloggad kan behöva ladda om sidan, eller rentav logga ut och logga in igen för att den nya logotypen ska visas. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har logotyper uppladdade beror visningen på gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se vidare nedan.

118 Sida 118/154 Gruppbild Genom att ladda upp en gruppbild kan du göra gruppens startsida lite mer personlig. Gruppbilden kommer att synas i sidelementet Gruppbild så det kan vara en god idé att kontrollera var på sidan elementet har placerats och anpassa bildens utformning efter detta (eller tvärtom). Tänk på att försöka anpassa bildens storlek efter hur användarna i gruppen oftast väljer att visa sin startsida (helskärm eller mindre fönster). Om användaren oftast använder helskärm för sitt webbläsarfönster brukar det fungera bra att göra så här: För ett sidelement som har placerats direkt till vänster eller längst ut till höger på sidan bör bilden vara max 225 pixlar bred medan för en bild som placerats i mittensektionen kan den vara upp till 695 pixlar bred. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har gruppbilder kommer alla dessa bilder att visas för användaren. Placeringen av bilderna beror på den layoutinställning som har gjorts för den högst prioriterade gruppen. Läs mer om gruppers viktning nedan. 4. Länkar Här kan du ange länkar som görs tillgängliga för gruppen. Om gruppen har sidelementet Grupplänkar kommer alla länkar som skapas här visas i elementet. Länkarna kan även visas som genvägar i Huvudmenyn, beroende på dina val: Ej genväg: Valet Ej genväg innebär att länken endast visas i sidelementet Grupplänkar. Valbar genväg: Valet Valbar genväg innebär att länken visas för och kan väljas av användare som tillhör gruppen, under Personligt > Inställningar > Grupplänkar. När administratören sätter en bock intill länken här, visas den i Huvudmenyn för användaren i fråga. Om samma länk (identiskt namn och URL) läggs upp för flera grupper och en användare tillhör flera av dessa grupper kommer länken endast att visas en gång för den aktuella användaren. Fixerad genväg: Använd valet Fixerad genväg om du vill att alla i gruppen alltid ska ha länken i Huvudmenyn. Skapa en genväg genom att fylla i namn (t.ex. Ping Pong AB) och URL (t.ex. ). Välj sedan om länken ska vara en genväg i Huvudmenyn och i så fall som Valbar eller Fixerad. Ta bort länkar genom att klicka på papperskorgen till höger om länken. Glöm inte att klicka Spara när du har skapat nya länkar eller gjort förändringar. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika länkar visas alla länkar som riktas till någon grupp som användaren är medlem i.

119 Sida 119/ Sidelement Här görs inställningar för sidelement. Senast besökta aktiviteter: Här kan du välja utseende för sidelementet aktiviteter. Välj hur du vill att aktiviteternas logotyper ska visas: Inga logotyper (standard) Små logotyper (aktivitetens namn visas precis bredvid logotypen) Normalstora logotyper (aktivitetens namn visas under logotypen) Senast besökta Glöm inte att Spara när du är nöjd med dina inställningar. Gruppers vikter Om en användare är med i flera grupper som har olika välkomstmeddelanden, logotyper, menyer eller startsidor kommer gruppernas vikt att avgöra vilken inställning som gäller för användaren. Här, under Gruppers vikter,gör du inställningar för hur grupper med inställningar ska prioriteras i förhållande till varandra. Inställningar Sammanslagen visning Med valet Använd sammanslagen visning av startsidesinställningar kommer användare som tillhör flera grupper med olika startsidesinställningar få alla element som är kopplade till de grupper han/hon tillhör men inte organisationens standarduppsättning utöver det. Ordningen på sidelement styrs av gruppernas vikter. Länkar som egen meny Med valet Använd en egen meny för genvägs-länkar skapas en ny flik på startsidan där användarens genvägslänkar samlas i en egen meny. Det innebär att alla länkar som normalt visas direkt i Huvudmenyn istället visas under denna meny. Klick på fliken leder till en översiktssida med alla länkar. Inställningen görs under Administration > Organisation > Gränssnitt > Gruppers vikter.

120 Sida 120/154 Viktning I listan visas alla de grupper som har anpassade gruppinställningar. Beroende på vilka anpassningar som har gjorts visas olika symboler intill gruppens namn: [L]: Logotypen har anpassats till gruppen. [V]: Välkomstmeddelandet har anpassats till gruppen. [S]: Startsidan har anpassats till gruppen. [M]: Menyerna har anpassats till gruppen. Gruppen överst i listan har högst vikt och dess inställningar kommer att gälla före alla andra gruppers inställningar. Flytta grupper genom att sätta markören över Upp/Ner-pilarna och ta tag i pilarna och dra till önskad plats. Alltid överst innebär att den markerade gruppen alltid hamnar på högsta prioritet. Observera att när man gör anpassningar för en grupp som tidigare inte har haft några anpassningar, hamnar den gruppen automatiskt överst i listan. Det kan därmed vara viktigt att gå hit och kontrollera viktningen med jämna mellanrum. Hantera prenumerationer Här kan organisationen lägga upp RSS-prenumerationer för att göra dessa tillgängliga som sidelement vid redigering av Startsida - Layout,se ovan. Gör så här: Sök fram adressen till det RSS-flöde du vill göra tillgängligt för organisationen. Ange ett namn, t.ex. "Dagens Nyheters toppnyheter". Ange aktuell URL till valt RSS-flöde, t.ex. Klicka Spara. Varje prenumeration som skapas här visas som ett eget sidelement i listan Valbara i fältet Använda sidelement i fönstret Anpassa startsidan för gruppen och kan där väljas för visning på den aktuella gruppens startsida. Bildlänkselement Med ett bildlänkselement skapar man en matris av klickbara bilder som länkas till andra delar av

121 Sida 121/154 PING PONG. Man laddar upp bilder och väljer sedan länk med en internlänksväljare. Resultatet kan se ut som på bilden nedan. Bildlänkselementet blir valbart för gränssnittsadministratörer under Administration > Gränssnitt > Gruppinställningar > [Välj grupp] > Anpassa startsidan för gruppen,om elementet har gjorts tillgängligt för den valda gruppen. Medlemmar i den valda gruppen kan även själva göra inställningar för elementet under Personligt > Inställningar > Anpassa din startsida. Gör så här för att skapa ett bildlänkselement: 1. Klicka på Skapa ny. 2. Fyll i bildlänkselementets namn. Det kommer att synas för administratörer i listan här på sidan för Bildlänkselement och vid redigering av startsidan för nedan valda grupper samt under Personligt > Inställningar > Anpassa din startsida för användare som tillhör valda grupper. Namnet syns dock aldrig på själva startsidan. 3. Ange antal kolumner,d.v.s. hur många bilder brett elementet ska vara. 4. Välj grupp/er (vars medlemmar och administratörer ska kunna välja sidelementet) genom gruppväljaren till höger. Sök fram och markera önskade grupper. 5. Klicka Lägg till ny bild. Nu visas ett formulär för den första bilden i bildlänkselementet. 6. Klicka Välj bild. Resursdialogen öppnas och du kan välja bilder från Organisationens bilder, Bilder i Mina dokument, Nyligen använda bilder, Bilder i Mina aktiviteter eller Ladda upp bild. 7. Markera önskad bild och klicka Infoga. Bilden visas nu i formuläret. 8. Klicka på länkikonen (jordglod med +-tecken). Resursdialogen öppnas och du kan välja att länka till Aktiviteter eller funktioner under Personligt, Kommunikation, Verktyg eller Support. 9. Markera önskad aktivitet eller funktion och klicka Infoga. 10. Markera Öppna i eget fönster om du vill att den valda funktionen eller aktiviteten ska öppnas i 11. ett eget fönster. Fyll i den text som ska visas när man för musen över bilden i fältet Text vid mouse-over. 12. Upprepa punkt 5-11 för varje ny bild du vill lägga till. 13. Spara. Nu visas alla skapade bildlänkselement i en lista överst på sidan. I listan finns funktioner för att Redigera och Ta bort.

122 Sida 122/154 Översikt Här ser du en översikt över de inställningar som är gjorda för olika grupper i organisationen vad gäller Gränssnitt. Gruppernas namn är länkar som leder direkt till redigering av de olika inställningarna. Copyright Ping Pong AB.

123 Sida 123/154 Organisationsöversikt I Organisationsöversikten tar du fram rapporter över aktiviteter och användare. Verktyget startas från Administrationsverktygets startsida genom länken Organisationsöversikt under rubriken Organisation. För att få tillgång till organisationsöversikten måste du ha Användaradministratörsrättigheter över minst en användargrupp och Aktivitetsadministratörsrättigheter över minst en aktivitetsgrupp. I de olika vyerna i verktyget visas olika typer av listor och med dessa listor kan man ofta göra flera olika saker: Export - Textfil: Klicka här om du vill exportera informationen i listan som en textfil. Denna kan sedan öppnas för vidare behandling i t.ex. ett statistikbehandlingsprogram. Export - Excel: Klicka här om du vill exportera informationen i listan som en Excelfil för vidare behandling i Excel. Dokument från mall: Klicka här om du vill koppla data i listan till en mall för exempelvis diplom eller kursbekräftelser. Ett nytt fönster (eller flik) öppnas där du får välja vilken mall du vill använda samt hur sidorna ska sparas. Läs mer i manualen om Mallar. Skicka meddelande: Klicka här om du vill skicka e-post eller PIM till personerna i listan. Ett nytt fönster (eller flik) öppnas där du skriver ditt meddelande och gör inställningar för meddelandet. Skriv ut: Klicka här om du vill skriva ut listan. Läs mer om de olika flikarna i verktyget här nedan. Aktiviteter Under fliken Aktiviteter kan du ta fram rapporter som rör utvald aktivitet. T.ex. för att se listor på vilka personer som har blivit godkända på en aktivitet. Du arbetar med funktionerna Översikt, Mål, Resultatrapport,Sammanställning och Start och Godkänd. Här nedan kan du läsa mer om dessa funktioner. För alla rapporttyper utom Start och Godkänd kan du markera flera aktiviteter för att få en samlad rapport. Översikt

124 Sida 124/154 I översikten får du en övergripande bild av hur en aktivitet används och hur många av deltagarna som t.ex. är godkända. Gör så här: Börja med att söka fram den eller de aktivitet/er du vill ta ut information om. Använd sökytan till vänster. Läs mer om sökytan i manualen Sökytan. Markera aktiviteten/erna i söklistan. Klicka på knappen Visa längst ner till vänster. Klicka på knappen Översikt. Nedanstående vy visas nu till höger om sökfältet. Välj användargrupp: I rullgardinsmenyn kan du begränsa rapporten genom att välja ut en användargrupp att titta närmare på. Aktivitet: Klicka på namnet för att se aktivitetens beskrivning och annan information som rör aktiviteten. Listorna: Klicka på siffran under en rubrik, t.ex. under Deltagare för att få en lista på de användare som matchar sökkriterierna. Siffran anger helt enkelt det antal som matchar rubriken i kolumnen. Beroende på vilken kolumn du klickar i kan det se lite olika ut: Deltagare, Har startat och Ej startat: Här visas en personlista med den information som finns ifylld i systemet om de användare som matchar valda sökkriterier. Vilka användarfält som visas i listan beror på vilka inställningar som är gjorda under fliken Inställningar. I listan som visas kan du klicka på rubriken i en kolumn för att sortera listan på den kolumnen. Funktionen Hantera fält kan användas om man har kopplat anmälningsfält till aktiviteten. Du kan läsa mer om anmälningsfält och hantering av dessa i manualen Skapa/Redigera aktivitet. Godkända och Ej godkända: Här visas de mål som är uppställda för aktiviteten med markeringar för varje enskild persons måluppfyllnad och framsteg. Välj om du i listan vill Visa godkänd, Visa gradering och/eller Visa status genom att markera i valen och klicka Uppdatera. Anmälda, Avanmälda, Antagna och Ej tillgång: De här kolumnerna kan läggas till genom att gå till fliken Inställningar. I listorna Anmälda,Avanmälda och Antagna visas även eventuella anmälningsfält samt ifylld information. Genom knappen Hantera fält kan administratören redigera eller lägga till data i fälten. Ej tillgång används endast om aktiviteten har kurstillfällen. När kurstillfällets tid har upphört visas användare i denna lista.

125 Sida 125/154 De listor som visas kan exporteras eller användas på andra sätt, se inledningen på hjälpavsnittet. Mål & Framsteg I Mål-vyn kan du granska hur de olika målen i aktiviteten har uppfyllts och göra jämförelser mellan olika aktiviteter. Du kan t.ex. titta på delmål med samma namn från flera aktiviteter för att jämföra dessa. Notera att eftersom rapportens syfte är att kunna jämföra delmål mellan olika aktiviteter kommer den att visa felaktig information om man väljer flera delmål med samma namn, om dessa ligger inom en och samma aktivitet. Gör så här: Sök fram den/de aktivitet/er du vill ta ut information om. Använd sökytan till vänster. Läs mer om sökytan i manualen Sökytan. Klicka på knappen Visa längst ner till vänster. Klicka på knappen Mål. Om du har några mål i aktiviteten/erna visas nu nedanstående vy till höger om sökfältet. I startvyn visas inga mål, så för att få se något kan du göra följande: Välj ett mål i rullgardinsmenyn och klicka på knappen Växla På/Av för att se det valda målet. Klicka på knappen Visa alla för att se en sammanställning av aktivitetens alla mål. När du har gjort något av ovanstående visas en lista med alla deltagare i aktiviteten/erna med information om hur de har uppnått de olika målen. Du kan även minska urvalet av deltagare genom att välja en användargrupp i rullgardinsmenyn.