Friskis&Svettis Nynäshamn VERKSAMHETSBERÄTTELSE

Transkript

1 Friskis&Svettis Nynäshamn VERKSAMHETSBERÄTTELSE

2 1 (10) Verksamhetsberättelse 2012 IF Friskis&Svettis Nynäshamn avger härmed vår berättelse för föreningens verksamhet under tiden 1 januari december Styrelsen har bestått av: Gunilla Sandman Ordförande Elisabeth Melin Cejie Ledamot Jaana Hedrén Ledamot Mikael Eklund Ledamot Katarina Fernström Ledamot Malin Junerud Suppleant, Ny för 2012 Maud Sjödén Suppleant Mats Backlund Suppleant, Ny för 2012 Verksamhetschef Den 9:e januari anställdes Yvonne Björnén som Verksamhetschef på 50%.Senare under hösten utökades tjänsten till 75%. Verksamhetschefen ansvarar för att den dagliga (operativa) verksamheten bedrivs enligt styrelsens riktlinjer. Detta har inneburit att styrelsen inte längre behöver vara en operativt arbetande styrelse. En förändringsprocess har inletts där styrelsens fokus flyttas mot mer övergripande frågor som långsiktig planering (strategier), regelverk och policyfrågor. Verksamhetschefens (VC) uppgifter är att genomföra verksamhetsplanens mål, vara adjungerad på styrelsemöten, ansvara för funktionärernas utveckling, vara representant på RIKS Årsstämma, Verksamhetsdagar och Region Stockholm. VC ska vara delaktig i marknadsföringen, rekryteringsgruppens arbete och ledarnas uppföljningsplanering i LUF gruppen. Även kommunicera F&S budskap internt och externt. Ledare Ledargruppen har bestått av: Caroline Ahlstedt, Helene Berg, Eva Berglund, Yvonne Björnén, Annica Cedergren, Mikael Eklund, Malin Junerud, Madeleine Karlsson, Ann-Christine Lagerfeldt, Agneta Lindberg, Göran Lindberg, Susanne Lindqvist, Pernilla Svensson, Marcus Lundell, Maria Nilsson, AnnaKarin Othberg, Marie Sannerud, Elin Strålind, Peter Strålind, Jenny Sundberg och Lena Ulin. Gyminstruktörer Emma Gelin, Fredrik Karlsson, Mattias Lindqvist, Eric Thölix

3 2 (10) Värdgruppen har bestått av: Ingwor Adler, Jenny Andersen, Eva Atterstam, Maria Backlund, Harriet Björklund, Karin Både, Charlotte Simmingsköld, Birgitta Didrikson, Ellinor Molin, Katarina Fernström, Lisa Forslin, Ann-Sofie Forss, Ing-Marie Glanell, Eva Gudmunds, Lars Haeggström, Ann Holmqvist, Kerstin Hydling Falk, Jan Svensson, Anna-Karin Jaxwall, Gunilla Johansson, Marianne Jonsson, Barbro Jägberger, Karola Karlsson, Linda Karlsson, Lotti Koskela, Eva Lindberg, Anna Lindström, Jörgen Lundqvist, Kerstin Modin, Ann-Marie Nilsson, Annika Nissén, Kjerstin Norén, Lisbeth Odenhammar, Åsa Remmerth, Maud Sjödén, Ylva Skilberg, Annika Sundberg, Mats Wahlberg, Niklas Wahlberg, Solveig Voss Jörgensen och Lennart Öst. Styrelsen Styrelsens uppdrag har varit att leda och föra föreningen framåt. Styrelsen har under verksamhetsåret haft 9 protokollförda styrelsemöten. Styrelsens arbete har bland annat bestått av följande: Sammanställa verksamhetsplan för kommande period Sköta föreningens löpande ekonomi Kontakt och kommunikation med Friskis&Svettis Riks Kontakter med externa samarbetspartners ex hyresvärdar, kommunen Ansökan om aktivitetsstöd för ungdomar Beslut om nyutbildning och vidareutbildning av ledare, värdar och styrelse Medverkan i Ordförande Nätverk Stockholm Inhämtning av kunskap/kompetens/erfarenhet kring verksamhet i egen lokal Varit arbetsgivare Ledarna Med anledning av att föreningen nu har egen lokal behövde ledargruppen förstärkas med fler ledare såväl som gyminstruktörer. Sammanlagt har föreningen haft 25 aktiva ledare och instruktörer under året. Vi utbildade Malin Junerud och Pernilla Svensson till Medelledare. Madeleine Karlsson och Marcus Lundell utbildades till Skivstångsledare. Elin Strålind utbildades till Intervall Flex ledare och Göran Lindberg till uteledare. Caroline Ahlstedt och Jenny Sundberg utbildades till Junior respektive Familjeledare med stor tanke på Alla Barnen satsningen inom Friskis&Svettis. Eva Berglund och Ann-Christine var på ett Pass.nu och blev Jympa Soft ledare. I och med att verksamheten utvecklas hela tiden utbildade vi under senare delen av året Jeanette Fryksäter och Anna-Karin Jaxwall till IW ledare. Vi utbildade även Mikael Eklund och Mattias Lindqvist till Cirkelgymledare.

4 3 (10) Vi fick in en ny Bas och Senior jympaledare, Ann-Christine från Nacka. Vi fick också in en ny gyminstruktör från Örebro, Eric Lebert Hirvi som stannade i tre månader pga utomlandsboende. Han planerar att komma tillbaka en period i slutet av Marie Sannerud körde två Step pass i veckan under våren, men blev sedan skadad och körde inga Step pass under hösten. Emma Gelin, gyminstruktör, slutade hos oss pga. studier. Peter Strålind startade Cirkelfys under hösten. Receptionsansvarig och Verksamhetschefen gick Rörisutbildning i Södertälje under hösten. Vilket gjort att vi nu har två Rörisutbildande och två Minirörisutbildade i föreningen. Ledargruppen har under året haft 3 ledarträffar. Då formerna för ledararvode förändrats beslutades det att alla ledare fick åka på Svettisdagarna. Pga. snabba bokningar från övriga Friskis&Svettis föreningar han vi inte med att boka alla ledare som ville. Därför blev vi färre än vad vi planerat. Det var totalt 11st ledare som åkte på Svettisdagarna. Värdarna Värdansvarig under året har varit Linda Karlsson och Maud Sjödén. Tillsammans har de arbetat fram arbetsrutiner och sett till att det funnits värdar på passen, i receptionen och i lokalen under hela året. Vi har eftersträvat att det skall vara två värdar på varje kvällspass, framför allt vid stängning med tanke på säkerheten. De har även sett till att det funnits värdar på passen i Ösmo och Sorunda. Flera gånger har vi varit för få, men det har gått att lösa. Värdansvariga har också ansvarat för rekrytering och utbildning av nya värdar. Vi tog hjälp av befintliga värdar vilket resulterade i flera nya värdar. Totalt har 41 värdar varit aktiva under året. Etableringen av en egen träningsanläggning innebär en stor förändring av värdrollen. Under ledning av Linda Karlsson och Eva Lindberg genomfördes en rad utbildningar i BRP under årets början och även flera BRP träffar för att se till att receptionisterna kan BRP och svara på ev. frågor och funderingar som uppstår i receptionsarbetet. Vad gäller värdar har vi under året tagit bort benämningen Gymvärd och ändrat till att alla heter Värdar och att de finns tillgängliga i hela lokalen. Vi skickade 8st receptionister till Tyresö för en receptionsutbildning i försäljningsteknik. Träningen Utbudet av träning har kunnat breddas rejält i och med att vi nu har en egen träningsanläggning. Utbudet bestod av såväl gruppträning som individuell träning i gymmet. Grunden för gruppträningen har varit den klassiska jympan med intensiteten bas och medel, men vi kunde även introducera många nya typer av pass.

5 4 (10) Utöver den klassiska jympan har vi även erbjudit följande: Jympavarianter o Start o Familj/Junior (3-6 år med förälder, 7-12 år själva) o Puls (bas) o Station (medel) o Intensiv Övrig gruppträning o Core o Dans o Skivstång o Step Gruppträning i gymmet o Cirkelgym o TMI Indoor Walking Träna ute o Löppass o Crosstraining Under året har vi haft pass i Ösmo på måndagar I Sorunda har vi haft pass på onsdagar och söndagar Familjepasset i Sorunda startade året med tisdagar kl.18.00, men flyttades pga. brandkåren till torsdagar kl under hösten. Totalt erbjöds medlemmarna ett schema med 31 aktiviteter per vecka under vårterminen och 37 aktiviteter per vecka under höstterminen. Under sommaren erbjöds 37 jympapass och 4 löppass. Samtliga sju jympapass utomhus var gratis. Vi flyttade utomhusjympan i Svandammen till Stadsparken vilket fungerade väldigt bra. Vi erbjöd 16st gästpass, showpass m.m. Vi höll stängt v.29 och v.30 under sommaren för att vi inte klarade av att ha full bemanning under sommarsemestern. Vi ändrade reglerna för jympapassen. Nu kan alla 13-åringar gå på alla våra jympapass i salarna helt själva. Det gäller från det året du fyller 13. Under julperioden erbjöds 24 träningspass varav 1 var Familj. Vi förlängde terminerna som tidigare slutade i maj och i mitten av december. Vi hade full verksamhet fram till midsommar och fram till veckan innan jul. Sammanlagt genomfördes 1313 träningspass under verksamhetsåret. Vi har dessutom erbjudit 5st Miniröris sista fredagen i varje månad under hösten. Vid alla tillfällen har vi bjudit in alla förskolor i hela kommunen.

6 5 (10) Medlemmar Medlemsantalet ökade med 162,5%. Från 794st året innan till 2084st vid årets slut. Genomförda aktiviteter Utöver ordinarie träningsverksamhet har följande genomförts: Anställt en Verksamhetschef, Yvonne Björnén i januari på 50% som senare under hösten gick upp till 75%. Genomförde en invigning den 14:e jan med över 1000st besökare. En lång kö som ringlade sig ända bort till Sjötelegrafens ingång. Ordförande Gunilla Sandman och Verksamhetschef Yvonne Björnén medverkade på Årsstämman i Göteborg 2 dagar. Gunilla medverkade även på mötesplats för ordföranden på fredagen innan Årsstämman. Receptionsansvarig och Verksamhetschef gick en endagars ledarskapsutbildning i RIKS regi under våren. Verksamhetschefen gick en chefsutbildning Vita Veckan i Åre. Vaccinerade föreningen mot doping. Upprättade en antidopingplan och en dopingpolicy. Upprättade en pärm med rutiner enligt SBA (Systematiskt Brandskyddsarbete) och BASK (F&S eget ramverk för rutiner vid Brand, Akut Skada och Kris). Vi erbjöd våra funktionärer 2st HLR kurser via Röda Korset. En på våren och en på hösten. Vi köpte in en hjärtstartare till lokalen som finns i receptionen. Även en första hjälpen väska köptes in och allt syns tydligt i receptionen. Vi ändrade våra öppettider till hösten. Vi såg till att vi kunde ha mer öppet, totalt 8,5 timme längre i veckan. Kick-off med funktionärer i augusti. Samma helg hade vi även en städdag i lokalen. Många funktionärer hjälpte till att putsa fönster, torka av gymmaskiner, putsa speglar, rengöra omklädningsrum ordentligt och mycket annat. Medverkande på Sorundafestivalen med både bord och träning för barn. Vi skaffade en ny funktionärsuppgift, Fotograf. Elin Strålind, Göran Lindberg och Yvonne Björnén deltog vid F&S Riks Träningskonferens i Örebro. Vi anordnade Träningens dag den 20:e oktober i samarbete med Regionen. Vi var en del av Föreningskonferensen som RIKS anordnade den 5-6 oktober. Vi erbjöd ett antal pass till deltagarna under lördagskvällen.

7 6 (10) Marknadsföring Vi hade en helsida i NP inför invigningen och en helsida med Svettröjan via regionssamarbetet. Vi delade ut information om öppningen till hushållen och hade totalt 6st egna annonser i NP. Sjötelegrafens annonser i NP var vi också med på, 10st totalt under året. Vi gjorde ett medlemserbjudande om 30 dagar extra träning vid förlängning av 6 månaderskort. Erbjudandet gällde fram till Ekonomi Föreningens kassör har varit Jaana Hedrén. Anakta Redovisning AB har ansvarat för bokföring, deklaration och årsbokslut. Verksamheten har i huvudsak finansierats av medlemsavgifter samt försäljning av träningskort. Under 2012 gjorde föreningen en vinst på kr. När det gäller föreningens ekonomi i övrigt hänvisas till resultat- och balansräkning. Medlemsadministration Vi delade ut reklamblad om öppningen av lokalen runt om i kommunen. Vi tog hjälp av alla funktionärer för att nå så många som möjligt. I december skickade vi ut ett medlemsmail till alla medlemmar inför starten 2013 med information om nyheter m.m. Aktivitetsbidrag Som ideell idrottsförening är vi berättigade till aktivitetsbidrag. Aktivitetsbidraget består av två delar, ett kommunalt bidrag samt ett statligt bidrag. Det statliga bidraget administreras av Riksidrottsförbundet. Syftet med båda bidragssystemen är att befrämja idrottsverksamhet för ungdomar. Dessa bidrag gör det möjligt för oss att ha speciellt förmånliga priser på träningskort för alla som är 20 år eller yngre. Mikael Eklund har arbetat med sammanställning av aktivitetsstödslistor och bidragsansökningar. Musik och ljudanläggningar Inför invigningen av Träningsverkstan hade föreningen 3 kompletta och mer eller mindre portabla musikanläggningar. Dessa anläggningar består av komponenter som CD-spelare, förstärkare och högtalare. I Träningsverkstan finns en fast installerad anläggning per sal samt en för gymavdelningen. För att minimera investeringsbehovet, och därmed även minimera lånebehovet, användes komponenter från de befintliga portabla anläggningarna till en fast installation i Måsknuv (Indoor Walking rummet).

8 7 (10) Kvarvarande portabel utrustning har sedan disponerats enligt följande: En portabel anläggning i Vanstaskolan i Ösmo En portabel anläggning i Träningsverkstan disponibel för Sommarjympa och andra aktiviteter utanför våra egna lokaler Bakgrundsmusiken i gymmet köps in via en så kallad Streaming-tjänst. Med denna tjänst kan vi ha varierad bakgrundsmusik i gymmet. Genom tjänsten får vi även möjlighet att schemalägga olika musikstilar till olika tidpunkter på dagen. Detta ger oss möjligheter att på ett enkelt sätt anpassa atmosfären i gymmet till olika grupper av medlemmar vid olika tidpunkter. Hela F&S-rörelsen betalar kollektivt in avgifter till intresseorganisationer som STIM och SAMI för utnyttjandet av upphovsrättsskyddad musik. Detta administreras genom F&S Riks. Kostnaderna fördelas ut bland alla lokala F&S-föreningar baserat på medlemsantal. Att bedriva verksamhet i egen träningsanläggning ställer helt nya krav på IT. IT I receptionen sker försäljning av Träningskort och andra varor mot betalning. För att minimera kontanthantering måste vi kunna erbjuda betalningsalternativ som betalkort och fakturering. Men viss kontanthantering sker ändå i receptionen, och därför har vi kassaterminaler av samma typ som i vanliga butiker. Som ideell förening är vi undantagna från Skatteverkets krav på kassahantering, men det IT-system vi valt att använda, inklusive kassa- och betalkortsterminaler, uppfyller Skatteverkets alla krav. Verksamheten i egen träningsanläggning med många nya typer av träningspass där deltagarantalet begränsas på olika sätt, ställer helt nya krav på bokningsmöjligheter. Den explosionsartade utvecklingen av elektronikprylar som smartphones och surfplattor resulterar också i nya krav på IT-stöd. För att möta upp alla dessa krav valdes systemet BRP från BRP Systems AB som kärnan i föreningens IT-miljö. Valet baserades i huvudsak på utvärderingar och erfarenheter från våra större och starkare grannföreningar i Stockholmsregionen. BRP systemet gör det möjligt för oss att hålla en hög servicenivå på det administrativa planet som även gagnar medlemmarna genom t.ex. ett enkelt bokningssystem. I BRP systemet så ingår även full support, vilket undanröjer behovet av spetskompetens inom detta mycket komplicerade område bland funktionärskåren. Supporten från BRP Systems AB begränsar sig dock till själva programvaran. BRP-systemet körs på en server som är placerad i Träningsverkstan. Mikael Eklund ansvarar för att servern samt övrig utrustning för BRP som incheckningsterminaler, streckkodsläsare och kvittoskrivare är funktionsdugliga. I IT-miljön finns också två stationära datorer, en i receptionen samt en i kanslidelen i Träningsverkstan, för administrativt bruk. Verksamhetschefen disponerar en personlig bärbar arbetsdator. I sin roll som IT-ansvarig ser Mikael Eklund att allt detta fungerar.

9 8 (10) Kläder Inga-Lill Lundqvist är klädansvarig för föreningen. Stadium Promotion är Friskis&Svettis officiella klädleverantör. Stadium ställer mycket tydliga krav på sina leverantörer. All klädproduktion ska ske under acceptabla förhållanden vad gäller miljö, arbetsvillkor och sociala aspekter. Barnarbete accepteras inte, transporter sker med det miljövänligaste alternativet och alla bomullsplagg framställs i ekologisk bomull. De här kraven specificeras noggrant i "Stadiums Code of Conduct" en uppförandekod, som alla leverantörer tagit del av och skrivit under. Designen är F&S egen i färgerna rött och vitt. Den gamla kollektionen, där blåa byxor ingick, har fasats ut. Utbildning och uppföljning Rekryteringsgruppen som består av Elin Strålind, utbildningsansvarig, Elisabeth Melin Ceije, sammankallande, Susanne Lindqvist ledarrepresentant och Göran Lindberg, gymrepresentant har haft ansvarat för ledarnas utbildningar och nyrekrytering av ledare. Maria Nilsson LUF ansvarig har tillsammans med Ann-Christine Lagerfeldt gjort uppföljningar på alla ledare som behövde följas upp under Tidigare under året var rekryteringsgruppen och LUF gruppen en och samma, men består nu av två grupper. Kontaktperson för allmänhet/motionärer Linda Karlsson, Receptionsansvarig och Yvonne Björnén Verksamhetschef har haft ansvar för att mailen som kommit in till kontakt@nynashamn.friskissvettis har lästs, skickats till rätt person och/eller svarat avsändaren. Linda Karlsson tillsammans med receptionisterna har ansvarat för att lyssna av telefonsvararen i receptionen. Hemsida Inom F&S-rörelsen finns riktlinjer om hur hemsidorna skall se ut, men det är upp till varje lokal förening att hitta en teknisk lösning som uppfyller kraven på den visuella upplevelsen. Mikael Eklund har utvecklat och förvaltat den tekniska lösningen för föreningens hemsida. Inför höststarten gjordes en uppfräschning av startsidan så att upplevelsen för besökare blir jämförbar med den man får på angränsande föreningars hemsidor. Vår officiella adress till vår hemsida är Mikael Eklund, Elisabeth Melin Cejie och Yvonne Björnén har tillsammans ansvarat för uppdatering av hemsidans information och lagt ut ny aktuell information.

10 9 (10) Friskispressen Under året har föreningen delat ut Friskispressen till alla medlemmar. Totalt 6 nummer har delats ut. Bilder från vår invigning har varit med i ett nummer. Avslutning Vi är efter året 2012 den största föreningen i kommunen. Vi erbjuder många möjligheter för flera att träna på olika nivåer. Vi har nu ett helt nytt koncept för träning med både jympa, gym och styrketräning i grupp på olika sätt. Vi har satsat på att söka nya ledare på olika sätt. Genom rekrytering och utbildning av nya ledare har vi satsat på både förnyelse och kontinuitet i föreningen inför kommande år. Vi har med gemensamma krafter fått vara med om något fantastiskt vi har lyckats föra detta drömprojekt i hamn och gjort det till en succé. Vi ökade medlemsantalet med hela 162,5% under året och blev därmed årets RAKET på Friskis&Svettis RIKS Årsstämma. Vi har gjort ett mycket bra arbete allihop och det ska vi vara mycket stolta över. Budskapet det ska vara lustfyllt att träna är vår ledstjärna och styrka i verksamheten. Våra medlemmar ska minnas träningen med ett leende det är bl.a. det som gör att våra medlemmar kommer tillbaka år efter år. Föreningen vill rikta ett stort tack, främst till alla medlemmar som tränat med oss under året och givetvis även till alla funktionärer för allt fantastiskt arbete som utförts. Vår målsättning är att du som medlem går hem med en lyckokänsla från våra pass. Underskrifter Nynäshamn Gunilla Sandman Mikael Eklund Jaana Hedrén Elisabeth Melin-Cejie Katarina Fernström