7/16 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Transkript

1

2

3 Landstingsstyrelsens personalberedning PROTOKOLLSUTDRAG SID 1(2) D A T U M D I A R I E N R LS-LED /16 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Diarienummer: LS-LED Behandlat av Mötesdatum Ärendenr 2 Landstingsstyrelsen Landstingsstyrelsens personalberedning Personalberedningens förslag Landstingsstyrelsens beslut Reviderad Fördelning av arbetsmiljöuppgifter godkänns att gälla från och med Proposition Ordföranden Jacob Sandgren (S) ställer förvaltningens förslag under proposition och finner att det bifalls. Sammanfattning Landstinget har från och med 2016 en ny tjänstemannaorganisation och det har konstaterats att behov finns av en övergripande revidering av nuvarande fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Förslaget till ny fördelning av arbetsmiljöuppgifter har anpassats till nuvarande tjänstemannaorganisation. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Protokollsutdrag Revidering av Styrdokument rörande arbetsmiljöansvar (LS 158/10) Förslag Reviderad Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Beslutet expedieras till Jan Grönlund, landstingsdirektör Solveig Lampe, HR-direktör Personalberedningens ordförande Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(2)

4 Landstingsstyrelsens personalberedning PROTOKOLLSUTDRAG SID 2(2) D A T U M D I A R I E N R LS-LED Jörgen Striem, biträdande landstingsdirektör Mikael Palo, verksamhetsområdeschef Kultur och Utbildning Helena Söderquist, verksamhetsområdeschef Verksamhets- och ledningsservice Ann-Sofie Karlsson, sektionschef Hälsa och Arbetsmiljö Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se SID 2(2)

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(3) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Ann-Sofie Karlsson Enheten för hälsa och arbetsmiljö LS-LED Ä R E N D E G Å N G Landstingsstyrelsen Landstingsstyrelsens personalberedning M Ö T E S D A T U M Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Förslag till beslut Personalberedningens förslag till landstingsstyrelsens beslut Reviderad Fördelning av arbetsmiljöuppgifter godkänns att gälla från och med Sammanfattning Landstinget har från och med 2016 en ny tjänstemannaorganisation och det har konstaterats att behov finns av en övergripande revidering av nuvarande fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Förslaget till ny fördelning av arbetsmiljöuppgifter har anpassats till nuvarande tjänstemannaorganisation. Bakgrund Nuvarande fördelning av arbetsmiljöuppgifter Revidering av styrdokument rörande arbetsmiljöansvar antogs av landstingsstyrelsen 2010, Ls 158/10. Från och med 2016 har landstinget en ny tjänstemannaorganisation och det har konstaterats att behov finns av en övergripande revidering av nuvarande fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Revideringen har handlagts av HRstaben. Uppgifter inom arbetsmiljön ska utföras på den nivå där det blir mest effektivt. Ärendebeskrivning Arbetsmiljöarbetet ska genomföras som en naturlig och integrerad del av det dagliga arbetet. Enligt arbetsmiljölagen (AML) är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön. Uppgifter inom arbetsmiljö ska utföras på den nivå där det blir mest effektivt. De flesta beslut i en organisation har en arbetsmiljöaspekt därför ska arbetsmiljöarbetet bedrivas som en naturlig och integrerad del av det dagliga arbetet i samverkan med medarbetare och berörda fackliga organisationer. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR C:\Docserver\aa22763b-4cdd a2f bfe348\Working\d7884e3f f8-a d912b422\305029_6_0.DOCX Utskriftsdatum: SID 1(3) :25

6 Den som tilldelas uppgifter inom arbetsmiljöområdet behöver ett väldefinierat uppdrag med befogenheter, resurser och kunskaper att driva en bra verksamhet och tillräckliga förutsättningar. Förslaget till ny Fördelning av arbetsmiljöuppgifter har textmässigt minskats ner och kompletterats med tillägget att fördelning till underställd chef inte kan göras innan berörd chef genomgått landstingets arbetsmiljöutbildning eller likvärdig utbildning. Gemensam värdegrund för personalfrågor föreslås ingå i dokumentet då det är landstingets övergripande policy för personalfrågor och inkluderar även arbetsmiljön. Anpassningar har gjorts till nya tjänstemannaorganisationen i och med att förvaltningarna upphört och ersatts av verksamhetsområden. Förenklingar föreslås beträffande den skriftliga fördelningen och utgör i förslaget endast en bilaga för samtliga chefsnivåer istället för som tidigare fyra. Konsekvenser Uppgiftsfördelningen innebär att arbetsmiljöarbetet fördelas från arbetsgivarens högsta nivå och neråt i organisationen. Syftet med fördelningen är att uppgifterna läggs på dem som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller att det till att de blir utförda. Det är en förutsättning i stora organsationer att fördela arbetsmiljöuppgifterna så att ett systematiskt arbetsmiljöarbete kan genomföras och att åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall kan vidtas utan onödigt dröjsmål för att förbättra såväl den fysiska som den psykosociala arbetsmiljön. Perspektivbelysning Ärendet är inte perspektivbelyst. Ärendets beredning Ärendet har beretts av HR-staben. Beslutsunderlag Protokollsutdrag Revidering av Styrdokument rörande arbetsmiljöansvar (LS 158/10) Förslag Reviderad Fördelning av arbetsmiljöuppgifter ORG NR C:\Docserver\aa22763b-4cdd a2f bfe348\Working\d7884e3f f8-a d912b422\305029_6_0.DOCX Utskriftsdatum: SID 2(3) :25

7 Beslutet expedieras till Jan Grönlund, landstingsdirektör Solveig Lampe, HR-direktör Personalberedningens ordförande Jörgen Striem, bitr landstingsdirektör Mikael Palo, verksamhetsområdeschef Kultur och Utbildning Helena Söderqvist, verksamhetsområdeschef VLS Ann-Sofie Karlsson, sektionschef Hälsa och Arbetsmiljö Diariet ORG NR C:\Docserver\aa22763b-4cdd a2f bfe348\Working\d7884e3f f8-a d912b422\305029_6_0.DOCX Utskriftsdatum: SID 3(3) :25

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25 HR-staben H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Ann-Sofie Karlsson LS-LED Fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Landstinget Sörmland Denna instruktion utgör tillsammans med lagstiftning och föreskrifter samt landstingets Gemensam värdegrund för personalfrågor grunden för fördelning av arbetsmiljöuppgifter och befogenheter mellan olika befattningshavare inom landstinget. Generella krav och förutsättningar Arbetsmiljöarbetet ska genomföras som en naturlig och integrerad del av det dagliga arbetet. Huvudansvaret för arbetsmiljön har arbetsgivaren Landstinget Sörmland. Enligt Arbetsmiljölagen (AML) kan arabetgivaren inte göra sig av med sitt arbetsmiljöansvar. Arbetsgivren kan inte heller straffa någon när det inträffat en arbetsplatsolycka. Det är således enbart arbetsuppgifter som kan fördelas inte ansvar. Ven som ska straffas om en olycka inträffar kan bara avgöras i efterhand av domstol. Däremot har de som får arbetsmiljöuppgifter fördelade har en intern skyldighet gentemot arbetsgivaren att utföra uppgifterna på det sätt som var meningen. Uppgifter inom arbetsmiljö ska utföras på den nivå där det blir mest effektivt. De flesta beslut i en organisation har en arbetsmiljöaspekt och i alla arbeten och arbetsmoment finns arbetsmiljöaspekter som måste beaktas. Arbetsmiljöarbetet ska därför genomföras som en naturlig och integrerad del av det dagliga arbetet i samverkan med medarbetare och berörda fackliga organisationer. Viktiga förutsättningar för dem som tilldelas uppgifter inom arbetsmiljö är att de får ett väldefinierat uppdrag med befogenheter, resurser och kunskaper att driva en bra verksamhet med tillfredsställande arbetsmiljöverktyg. Arbetsgivaren ska se till att de som tilldelas uppgifter har kunskaper om: Regler som har betydelse för arbetsmiljön. Fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall. Åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall. Sidan 1(8)

26 Arbetsförhållanden och insatser som främjar hälsa och en tillfredsställande arbetsmiljö. Roller och ansvar En uppgiftsfördelning är personlig och skriftlig. En uppgiftsfördelning genomförs vid ett personligt möte för att gemensamt gå igenom innebörden av och förutsättningar för arbetsmiljöarbetet. Det ska framgå hur uppdraget ser ut, vilka uppgifter som avses och vilka befogenheter som ges. Innan arbetsmiljöuppgifter fördelas ska mottagande chef ha genomgått landstingets arbetsmiljöutbildning eller likvärdig utbildning. Intill dess kvarstår ansvaret hos närmast överordnad chef. Den som fördelar arbetsuppgifterna ska säkerställa att mottagaren har eller ges befogenheter, resurser och kompetens att utföra arbetsuppgifterna. Den som tilldelas arbetsuppgifterna ska ges tillgång till nödvändiga underlag för beslut. En underskriven uppgiftsfördelning diarieförs på respektive enhet. Vid längre frånvaro ska ersättare utses. Vid behov ska ny uppgiftsfördelning genomföras, t ex om en chef slutar eller i samband med en omorganisation. Medarbetare på berörd arbetsplats ska informeras om hur uppgifterna är fördelade, t ex i samband med arbetsplatsträffar. Landstingsfullmäktige är högsta beslutande organ i Landstinget Sörmland och har, i enlighet med kommunallagens regler, fastställt ett reglemente för landstingsstyrelsen. Enligt detta reglemente är landstingsstyrelsen landstingets centrala arbetsgivarorgan och har ett övergripande arbetsgivar- och arbetsmiljöansvar. Landstingsstyrelsens uppgifter är att: Se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön. Som arbetsgivare övergripande ansvara för att ett målinriktat och förebyggande arbetsmiljöarbete bedrivs som en integrerad och prioriterad del av den ordinarie verksamheteten. Se till att landstingsdirektören har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet. Ge landstingsdirektören rätt att fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med. SID 2(8)

27 Se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms i samband med förändringar. Följer upp att arbetsmiljöarbetet fungerar i verksamheten. Styrelsen har arbetsgivaransvaret för landstingsdirektören där Landstingsstyrelsens ordförande har det yttersta ansvaret.. Landstingsdirektör Landstingsdirektören företräder arbetsgivaren och har ett övergripande tjänstemannaansvar för arbetsmiljön inom Landstinget Sörmland. Ansvarar på uppdrag av styrelsen att landstingets verksamheter uppfyller intentionerna i arbetsmiljöpolicyn ( Gemensam värdegrund för personalfrågor ) samt kraven i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och arbetsmiljöverkets föreskrifter. Landstingsdirektören organiserar, leder och följer upp arbetsmiljöarbetet på landstingsövergripande nivå. Samverkar med centrala fackliga företrädare i övergripande arbetsmiljöfrågor. Landstingsdirektören kan fördela ansvaret för arbetsuppgifter samt befogenheter inom arbetsmiljö vidare direkt till underställda chefer. Uppföljning Den som fördelat arbetsuppgifter har alltid kvar ett uppföljningsansvar och ska därför tillsammans med dem som tilldelats uppgifter regelbundet gå igenom hur arbetet fungerar. Ett lämpligt tillfälle att göra detta är i samband med medarbetarsamtalet (chef/chef). Returnering av tilldelad arbetsuppgift Den som inte har möjlighet att utföra tilldelad arbetsmiljöuppgift på grund av brister i befogenheter, resurser eller kunskaper ska omgående informera överordnad chef om detta. Om bristerna inte kan åtgärdas ska aktuell uppgift returneras. Det innebär inte att man säger upp sin chefsuppgift, ansvaret för övriga arbetsmiljöuppgifter kvarstår. Returneringen sker skriftligt och ska innehålla en beskrivning av ärendet och orsaken till returneringen. Se bilaga 2. Samordningsansvar När två eller flera arbetsgivare samtidigt bedriver verksamhet på ett arbetsställe, måste de samråda och gemensamt verka för att åstadkomma tillfredsställande skyddsförhållanden. Lagen säger att dem som låter utföra SID 3(8)

28 byggnads- eller anläggningsarbete är ansvarig för att skyddsåtgärderna samordnas på det gemensamma arbetsstället. Vanligen är byggherren samordningsansvarig. Samordningsansvaret gäller även när ett fast driftsställe är gemensamt arbetsställe för flera verksamheter. Det måste klargöras vilka chefer som har samordningsansvar. På det aktuella arbetsstället ska anslås vem som är samordningsansvarig för skyddsåtgärder. Övriga arbetsgivares ansvar för den egna verksamheten kvarstår trots att de ska följa den samordningsansvariges anvisningar. Skyddsombud och medarbetare Medarbetarna ska medverka aktivt i arbetsmiljöarbetet, följa givna föreskrifter och använda aktuella skyddsutrustningar. Den enskilde medarbetaren ska snarast anmäla olycksfall eller tillbud samt förhållanden som kan utgöra risk för olycksfall eller ohälsa till närmaste chef. Samverkan ska ske i nära samarbete med skyddsombud och medarbetarna. Skyddsombudet är medarbetarnas företrädare i arbetsmiljöfrågor på arbetsplatsen och har till uppgift att företräda medarbetarna i arbetsmiljöfrågor och verka för en tillfredsställande arbetsmiljö. Skyddsombudet ska även kontrollera att arbetsgivaren uppfyller kraven på systematisk arabetsmiljöarbete. Bilagor: 1. Uppdragsbeskrivning och blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter 2. Blankett för returnering av arbetsmiljöuppgifter SID 4(8)

29 HR-staben Bilaga 1 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Landstingsdirektören har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön men har möjlighet att fördela arbetsmiljöuppgifter till chefer. Syftet med delegeringen är att ansvaret för en arbetsuppgift ska ligga på den nivå, där den kan fullgöras mest effektivt och att de skyldigheter som arbetsmiljölagen lägger på arbetsgivaren kan fullgöras i praktiken. Mottagande chef ska ha tillräckliga kunskaper om: Hur man bedriver ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete samt det regelverk som har betydelse för hälsa och arbetsmiljö på arbetsplatsen Faktorer som främjar en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö Arbetsmiljöuppgifter som kan fördelas på varje chefsnivå anges nedan. Fördelningen ska vara skriftlig och undertecknas i samband med tillträdande av chefsbefattning. Fördelningen följer chefsbefattningens uppdrag och upphör i samband med chefsbefattningens avslutande. Innan arbetsmiljöuppgifter fördelas ska mottagande chef ha genomgått landstingets arbetsmiljöutbildning eller annan likvärdig utbildning. Intill dess kvarstår ansvaret hos närmast överordnad chef. Arbetsmiljöuppgifter som inte bedöms möjliga att utföra kan returneras till närmast överordnad chef genom blanketten Returnering av arbetsmiljöuppgift. Överenskommelse Fördelning av arbetsmiljöuppgifter I min egenskap av chef för: Verksamhet/Avd. fördelar jag de arbetsmiljöuppgifter som följer av arbetsmiljölagen och som faller inom ditt ansvarsområde. Mottagare: Personnr: Befattning: Sidan 5(8)

30 Bilaga 1 Särskilda arbetsmiljöuppgifter för landstingsdirektör Hålla styrelsen underrättad om arbetsmiljösituationen i landstinget Tillse att överenskommelse avseende företagshälsovård träffas Tillse att arbetsmiljöutbildning bedrivs för chefer och skyddsombud Särskilda arbetsmiljöuppgifter för landstingsdirektör, stabschefer, verksamhetsområdeschefer, divisionschefer och verksamhetschefer Se till att övergripande arbetsmiljömål inkluderas i verksamhetsplanering och budget. Övergripande organisera, genomföra och följa upp arbetsmiljöarbetet. Bedöma behov av och skapa förutsättningar för utbildning inom arbetsmiljöområdet. Omedelbart, inom 24 timmar, anmäla dödsfall, olycksfall och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket samt informera överordnad chef. Arbetsmiljöuppgifter för alla chefer Driva ett aktivt hälso- och arbetsmiljöarbete i samarbete med medarbetare, personalorganisationer och skyddsombud utifrån ett hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande perspektiv Verka i enlighet med Gemensam värdegrund för personalfrågor och övriga styrdokument av betydelse för landstingets hälso- och arbetsmiljöarbete Ha kunskap om lagar, författningar, riktlinjer och avtal inom arbetsmiljöområdet och se till att dessa efterlevs med hänsyn till verksamhetens uppgifter. Inkludera arbetsmiljöaspekter i verksamhetens mål och budget Tillämpa Landstingets Sörmlands samrådsavtal Bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete genom att regelbundet kartlägga, planera, genomföra och följa upp åtgärder i syfte att såväl säkra som utveckla en god fysisk, psykologisk och social arbetsmiljö, inklusive genomföra skyddsrond. Se till att rutiner och skyddsföreskrifter t ex för brand, säkerhet, utrustning och kemikalier görs kända och att rutinerna följs Genomföra förebyggande åtgärder för att minska fysisk och psykisk belastning som kan leda till att de anställda drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. SID 6(8)

31 Bilaga 1 Se till att medarbetare informeras om risker i arbetsmiljön och att nyanställda medarbetare, medarbetare som varit borta en längre tid, vikarier, studerande och praktikanter får introduktion som inkluderar hälso- och arbetsmiljöaspekter Tydliggöra vem som gör vad vid eventuella akuta krissituationer på arbetsplatsen, sätta in resurser för krisbearbetning och följa upp händelsen Bevaka sjukfrånvaro och vid behov initiera, utreda och följa upp åtgärder för arbetsanpassning och rehabilitering, genom att tillämpa landstingets process för rehabilitering Vidta åtgärder och följa upp förbättringsarbetet till följd av resultatet från medarbetarenkät. Utreda tillbud och arbetsskador tillsammans med skyddsombud Omedelbart, inom 24 timmar, anmäla dödsfall, olycksfall och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket samt informera överordnad chef I medarbetarsamtal inkludera frågor om hälsa och arbetsmiljö samt försäkra sig att medarbetarna har tillräckliga kunskaper för sitt arbete Beakta arbetsmiljökonsekvenser genom riskbedömningar och konsekvensanalyser inför organisations- och verksamhetsförändringar, vid om- och nybyggnation samt vid inköp Åtgärda akuta brister i arbetsmiljön samt rapportera till överordnad chef hur arbetsmiljöarbetet fortskrider Genomföra en årlig revision hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar Ort och datum Chef som fördelar arbetsmiljöuppgift Chef som mottar fördelning av arbetsmiljöuppgift Namnförtydligande Namnförtydligande Denna fördelning skrivs i 2 original varav parterna behåller var sitt. Ärendet diarieförs. SID 7(8)

32 Bilaga 2 Returnering av arbetsmiljöuppgift Undertecknad returnerar härmed i enlighet med ansvar och uppgiftsfördelning avdeende arbetsmiljöuppgifter inom Landstinget Sörmland nedan beskrivet arbetsmiljöärende åter till Mottagare av returneringen: Den som returnerar: Befattning: Returnerad arbetsuppgift: Anledning till returnering: Ort och datum Chef som fördelar arbetsmiljöuppgift Ort och datum Chef som mottar fördelning av arbetsmiljöuppgift Namnförtydligande Namnförtydligande Denna fördelning skrivs i 2 original varav parterna behåller var sitt. Ärendet diarieförs. Sidan 8(8)