SMC Västra Götaland. Protokoll fört vid styrelsemöte för SMC Västra Götaland söndagen den 6 mars 2016 i Folkets Hus, Uddevalla.

Transkript

1 Protokoll fört vid styrelsemöte för SMC Västra Götaland söndagen den 6 mars 2016 i Folkets Hus, Uddevalla. Närvarande: Ammi Jungblom, Benny Christensen, Gro Olsen, Helena Raaby, Jan Johansson, Kjell Andersson, Lena Olausson, Lillemor Holm, Sture Johansson, Martin Sandin, Jan Rickardsson. 54. Mötets öppnande. Jan R önskade närvarande välkomna och öppnade därmed mötet. 55. Suppleanters eventuella inträde som beslutande. Kjell valdes in som ersättare för Lars Lind. 56. Godkännande av dagordningen. Punkten Inkomna skrivelser tillfördes liksom Stures punkt under övrigt. 57. Föregående mötesprotokoll. Jan R gick översiktligt igenom protokollet. Efter undertecknande kan det läggas till handlingarna. 58. Inkomna skrivelser Följande inkomna skrivelser presenterades och kommenterades: - Inbjudan till NTF Väst och Fyrbodals årsmöten. - Inbjudan till Nollvisionskonferens 2016 NTF på riksdagshuset i Stockholm. NTF tycker att staten glömt bort sitt ansvar för människans del i trafiken, hur agerar människan och hur påverkar det trafiksäkerheten. Tidigare funktionsansvar som Vägverket hade omfattade fordon, väg och människan men förlorades när Trafikverket bildades. Jan deltar preliminärt. Meddela Jan om någon annan vill delta. - Remiss från Trafikverket Systematisk anpassning av hastighetsbegränsningar. Jan R avser skriva remissvar i samråd med Maria Nordqvist. - Dockor för HLR-utbildning (Mini Anne) har kommit. Kan användas för SMC Västs HLR-kurser. Peter Currie är utbildad HLR-instruktör, dock inte certifierad i Sverige. 59. Ekonomiuppföljning t.o.m. februari

2 Först önskades styrelsens godkännande av inköp av Mini Annedockorna för 7600 kr. Styrelsen tillstyrkte beslutet. Budgetförslag Arbetsgrupp Marknad budgetförslaget ändrades enligt bilaga. Tillägg gjordes för smärre annonskostnader på sociala medier. Jan R redovisade Michaels ekonomirapport för januari och februari Helena kommenterade AK:s felprognostiserade kostnader. Ett förskott har betalats för banhyra på Rudskogen. Prognos är lagd för hela hyreskostnaden i juli då kursen hålls. Styrelsen godkände och rapporten lades till handlingarna. 60. Styrande dokument Lillemor och Kjell redovisade sitt arbete. Beslut att fastställa dokument gjordes enligt följande: Beslöts godkänna ändringarna i stadgarna som skickas till Riksstyrelsen för kännedom. Godkändes styrande dokument för ordförande, ledamöter och suppleanter, resereglemente, uthyrning av utrustning och kärra, arbetsgrupperna med smärre ändringar Gro och Mikael ser över dokumenten som gör budget. 61. Arbetsgrupp Administratör 25% Jan R redovisade arbetsgruppens skriftliga rapport. Trots att det hade varit ett enastående tillfälle att deltidsanställa en administratör inom SMC distrikt Västra Götaland nödgas arbetsgruppen tyvärr konstatera att: 1) de arbetsuppgifter som har identifierats såsom administrativa utgör inte tillräckligt många årsarbetstimmar för att motivera en deltidsanställning 2) de arbetsuppgifter som skulle vara aktuella ligger inte jämnt spridda över kalenderåret 3) många av de administrativa arbetsuppgifterna kräver detaljerade svar om exempelvis kursverksamheten via e-post och/eller telefon varvid administratören bara skulle vara en mellanhand 4) SMC Riks har uttalat sig positivt till att distrikten funderar på administrativt stöd lokalt, men har inga arbetsuppgifter att läggas ut från centrala kansliet Enligt Lenas handläggare, Kristina Lundh, handlar det om en arbetsplatsträning, d.v.s. en praktik och inte om en formell anställning Jan R tillförde att han som ordförande inte är beredd att ta det ansvar och eventuella ideella arbete som krävs. Styrelsen beslöt att inte anta Lena som administratör av de skäl som framgår ovan. Skulle behov kvarstå i framtiden är dock styrelsen beredd att ompröva sin inställning. 62. Medlemsmöte Eftersom både riksårs- och distriktsårsmöte genomförs först våren 2017 finns möjlighet att ordna efterfrågat medlemsmöte i början av hösten Därför efterlystes frivilliga för att påbörja arrangerandet. 2

3 Syftet är att medlemmarna ska träffa oss samt ge medlemmarna en rolig aktivitet i slutet av säsongen. Följande riktlinjer ingår i uppdraget; ordnas helst 10 eller 11 september, geografiskt centralt i länet, ordnas mc-tur, ev. Knix eller annan kursform, musikunderhållning, fika och mat, informations- och diskussionsmöte tillsammans med medlemmar och styrelsen. Sture, Lena, Jan J åtog sig uppdraget. Sture frågar Hefni om medverkan. Planeringen bör starta snarast möjligt, d.v.s. nu! 63. Rapport arbetsgrupper a. Valberedningen Tore efterlyste hemsidesplatsen för valberedningens styrande dokument, i övrigt inget att rapportera. b. Skaraborg Ammi rapporterade, haft ett möte, planering årligt tisdagstur, resa till Linköpings flygmuseum, handlardagar hos 4 handlare, Hjulafton i idköping, lokal klubbordisträff. c. Fyrbodal Jan J rapporterade; representerar på Bikedagarna 7-8 maj, har förestått möte med arbetsgrupp Marknad. d. Göteborg Sture rapporterade; Göteborg, planer på att köra HLR men inget hänt ännu. Planering för Mälaren runt igång (19/8). Info finns på hemsidan, arbetsgruppsmöte 15/3, bl.a. planering för representation på handlardagar. e. Marknadsgruppen Budgetförslaget togs upp under 59 ovan. I övrigt rapport från bl.a. senaste mötet i Uddevalla. f. AK Helena rapporterade; Arbetsgruppen hade möte i samband med Mässan, i stora drag är planeringen för 2016 klar. Diverse kurser och konferenser den närmaste tiden. Prognosen ser bra ut också beroende på gynnsam växlingskurs för kostnaderna på Rudskogen. En internutbildning körs i samband med alla kurser, vilket behövs för att få ner olycksstatistiken. Ett annat sätt att få högre kvalitet och större säkerhet är att dra ner antalet kursdeltagare. Första Kinnekullekursen fullbokad, Prova-på-kurs positiv, Falkenberg och Rudskogen börjar fylla på. Helena och Benny kommer att växla över till en ny ledningsgrupp, som introduceras successivt för att säkra en bra överlämning (Magnus Ring, Christoffer Svensson och Linda Alsing). Ordförande pushar för prova-på-kurserna där det finns platser kvar. Avsett för de som inte kört på bana tidigare, kostnad 395 kr. Anmälan på School-GK, även för icke-medlemmar. g. GK Jan R rapporterade; KNIX 10/4 ansvarig Jan R, Avrostning Skövde 16/4 ansvarig Sture J, 42 platser kvar. Avrostning Säve, Göteborg 17/4 ansvarig Ole Holmblad, 23 kvar. Avrostning Trestad Center 23/4, 42 platser kvar, Jan J. Gruskurs Uddevalla 14/5 ansvarig Thomas Wallengren, KNIX 15/5 ansvarig ännu inte utsedd. Knixkurserna fullbokade. 3

4 h. Nationaldagen Sture rapporterade; bemanning på uppsamlingsplatser och sträckorna ännu inte klar. Önskvärt att få någon klubb att medverka. Sture fortsätter jaga. i. Distriktsinfo Ela var frånvarande men hade lämnat förslag och beslut togs enligt följande för inköp av profilkläder. Elas förslag: Mitt förslag är att vi fortsätter med svarta skjortor och hoodar och kompletterar med blå pikéer och vita t-shirts för de som önskar. Beslut - Ja. Elas förslag: Sedan var också frågan vem som skulle få kläder - alla instruktörer och resurser? Beslut - Svarta skjortor och hoodar- ledamöter och företrädare arbetsgrupper. Piké/t-shirt - alla som medverkar vid handlardagar och mässor. Elas förslag: Vilka kläder? T-shirts o kepsar (när vi har hittat en bra modell!)? Beslut - T- shirt, se ovan. Keps avvaktar vi med. Gulingen har skickats till annonsörer, handlare och caféer. Gulingar kan hämtas hos Jan. Gulingar viktigt att det sänds ut till handlare. j. Web Gro rapporterade. Gro tog över e-postadmin från Ali som vi tackar för alla år av väl genomfört arbete. Kurserna finns tillgängliga på vår hemsida. Vi köper flödesplats på FB. Gav relativt bra utslag nådde strax under till en hemul kostnad av 128 kr. Ifrågasattes SMC Göteborgsgrupens facebooksida. Mötet diskuterade och följande beslut togs: - SMC Göteborgsgruppens facebooksida stängs med tillsammans med SMC Västs. - De båda facebooksidorna ersätts med en ny för SMC Västra Götaland. - Facebooksidan SMC Västra Götaland utformas av Gro i samråd med styrelsen och arbetsgruppen. Den nya Facebooksidan redovisas för fastställelse av styrelsen vid nästa styrelsemöte.ansvarig; webmaster. Styrande dokument: Officiell, öppen ändringslogg där vi kan se vad och hur dokumenten ändras. Webmaster ansvarig. 64. Övriga frågor; Sture har blivit kontaktad angående Märkestävlingen som anordnas av Murn s MC i Falköping; önskvärt att SMC Väst är representerat där. Sture jobbar vidare med saken. 4

5 65. Nästa möte. Bestämdes till 8 maj 2016 hos Tore Ternell i Österbitterna. 66. Mötet avslutas. Protokollet justeras Jan Rickardsson Ordförande Lillemor Holm Vice ordförande 5