Kallelse/Underrättelse Karl Risp

Transkript

1 Socialnämnden Kallelse/Underrättelse Karl Risp 26 februari 2016 Till ledamöterna i socialnämnden och till övriga för kännedom Kallelse till sammanträde: Socialnämndens arbetsutskott tisdagen den 8 mars. Kl :00 i konferensrum Rügen, plan 4, Rådhuset, Visborgsallén 19 Ordinarie ledamot som inte kan delta på sammanträdet anmäler detta till Karl Risp som kallar in ersättare. Telefon eller e-post karl.risp@gotland.se Justeringsledamot i tur: Jonas Niklasson (C) 1. Socialdirektören informerar Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen. 2. Ekonomisk månadsrapport januari 2016 Bilaga sid. 8 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen. Sammanfattning Månadsrapporten för januari 2016 avser en jämförelse av intäkter och kostnader i förhållande till januari Januari månad ger dock inte en rättvisande bild av kostnadsläget då månaden påverkas av periodiseringar vid årsskiftet. Nettokostnaden för januari 2016 är 109 mnkr enligt ekonomisystemet. Detta stämmer dock inte då kostnaden borde vara 105 mnkr vilket är i nivå med För Besöksadress Visborgsallén 19 Bankgiro Postadress SE Visby Plusgiro Telefon +46 (0) vxl Org nr E-post registrator_son@gotland.se Webbplats (7)

2 Socialnämnden 2 (7) Region Gotland verksamheten ensamkommande barn och privata utförare är inte intäkter och kostnader periodiserade i rätt omfattning. Budgeten för januari uppgår till 101 mnkr. I nuläget går det inte att uppskatta nettokostnaden för helåret. Bedömningen är att kostnaderna kommer att öka mer än den kompensation som erhölls i budgeten. Detta med tanke på att större delen av förvaltningens medarbetare tillhör Kommunals avtalsområde där löneökningarna uppskattas bli högre än den kompensation som ges. sid Breddinförande av digital nattillsyn Bilaga Förslag till beslut 1. Socialnämnden ger socialförvaltningen i uppdrag att införa digital nattillsyn som möjligt komplement till fysisk tillsyn för brukare i ordinärt boende. 2. Återkoppling ska ges från socialförvaltningen till socialnämnden i juni Sammanfattning Digital nattillsyn innebär att brukare som har behov av tillsynsbesök på natten får det helt eller delvis via kamera istället för via fysiska besök. Det är en lösning som ska utgå från brukarens behov. Ökad livskvalitet, ökad integritet och ökad flexibilitet är ledord. Socialförvaltningen genomförde förra vintern ett pilotprojekt där digital nattillsyn provades hos fyra personer. Ibland ersattes fysiska besök nattetid helt av digitala tillsyner och ibland kombinerades digitala tillsyner med fysiska besök. Under projektperioden genomfördes totalt 734 digitala nattillsyner och vid 682 (93 %) av dessa tillfällen behövdes ingen åtgärd. Socialförvaltningen föreslår breddinförande av digital nattillsyn med följande förutsättningar: - Beslut om utformning av tillsyn nattetid tas på utförarnivå och utföraren beskriver i brukarens genomförandeplan hur tillsynen skall ske. Den digitala tillsynen sker med hjälp av en lösning där teknik hyrs eller köps in och tillsynerna utförs av en extern part. Införandet av digital tillsyn begränsas till att gälla tillsyner under natten. Införandet av digital tillsyn begränsas till att gälla personer i ordinärt boende. 4. Handlingsplan för miljöarbete inom socialförvaltningen sid Bilaga Förslag till beslut 2

3 Socialnämnden 3 (7) Region Gotland Socialnämnden antar förslaget till handlingsplan för miljöarbete inom socialförvaltningen som en del av Region Gotlands miljöprogram Sammanfattning Region Gotlands miljöprogram är ett övergripande styrdokument antagen av regionfullmäktige 23 november Syftet är att Region Gotlands samlade verksamhet ska ge största möjliga nytta för medborgarna och samtidigt vara långsiktigt hållbar. Socialnämnden har fått i uppdrag att under våren 2016 sammanställa en handlingsplan enligt miljöprogrammets mål och intentioner. Handlingsplanen för miljöarbete inom socialförvaltningen är framtagen i samråd med avdelningschefer inom omsorg om funktionshindrade, hemsjukvård, särskilt boende samt hemtjänst och förankrad i förvaltningsledningen. Som handlingsplan har socialförvaltningen valt ut tre fokusområden som tillsammans syftar till att göra medvetna miljöval. Framtagna fokusområden är: - Medvetna transporter. - Medveten sopsortering. - Medveten användning av förbrukningsmaterial. 5. Uppdrag. Behov och effekter av en utbyggd familjehemsorganisation sid Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens beskrivning över hur en familjehemsorganisation ska vara uppbyggd för att motsvara dagens behov. Sammanfattning Socialnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att beskriva hur en familjehemsorganisation ska vara uppbyggd för att möta dagens behov. När ett barn omhändertas sker ett ingrepp i en familjs liv oavsett om placeringen sker med stöd av tvångslagstiftning lag med särskilda bestämmelser om vård av unga(lvu) eller i enlighet med föräldrars samtycke enligt socialtjänstlagen (SoL). Syftet med placeringen är att skydda och hjälpa barnen till en tryggare tillvaro under en begränsad tid eller i vissa fall barnets hela uppväxt. Det är därför nödvändigt att socialtjänsten har en organisation som kan erbjuda insatser av god kvalitet. Utgångspunkten är att säkerställa kraven i lagstiftningen och att Barnkonventionens intentioner får genomslag i nämndens verksamhet. Med ökade resurser för familjehemssekreterare som kan arbeta med rekrytering och stöd bedöms förutsättningarna för att kunna attrahera presumtiva familjer att åta sig uppdrag för Region Gotland och möjligheten att kunna behålla dessa familjer öka. Med ökade resurser för socialsekreterare som kan arbeta med att stödja och följa placerade barn bedöms möjligheten att erbjuda en trygg och säker vård öka. 3

4 Socialnämnden 4 (7) Region Gotland Sammantaget bedöms det utökade familjehemsteamet kunna öka kvaliteten på familjehemsvården samt minska det ekonomiska underskottet. Kostnader för ett utökat familjehemsteam beräknas uppgå till 8,23 mnkr. 6. Uppdrag. Behov och effekter av en utbyggd HVB-organisation Bilaga sid Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens redogörelse gällande behov, effekter och kostnader för en utbyggd HVB-organisation. Sammanfattning Förvaltningen har fått i uppdrag att beskriva hur en organisation för hem för vård eller boende (HVB)skulle vara uppbyggd för att minska kostnaderna för externa placeringar samt kunna sälja platser till andra kommuner. Förvaltningen presenterar en organisation med tre HVB-hem med olika huvudinriktningar samt ett stödboende. För att motsvara de kvalitetskrav som ställs på HVB-hem med särskild inriktning krävs särskild kompetens hos de som ska leda verksamheten och den personal som ska arbeta i verksamheten. Samtliga HVB-hemmen ställer krav på anpassade lokaler och kompetens som kan erbjuda ett högt säkerhetstänkande. Kostnader beräknat på ett HVB-hem med 12 personal och föreståndare och 6-8 platser beräknas uppgå till 9, 1 mkr. Kostnader beräknat på ett HVB med 12 personal, föreståndare och 4-6 platser beräknas uppgå till 8, 9 mkr. Det är en utmaning att starta tre specialiserade HVB-hem och det krävs en organisation som kan arbeta med att sälja platser och göra verksamheten känd. Uppbyggnad av en sådan verksamhet tar tid. 7. Uppdrag. Verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar sid Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden godkänner beskrivning över organisation för att undvika externa placeringar bland ensamkommande asylsökande ungdomar. Sammanfattning Socialnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att beskriva en organisation och vilka resurser som krävs för att undvika externa placeringar bland ensamkommande asylsökande ungdomar. Förvaltningen överlämnar en beskrivning av en organisation med tre HVB-hem med fem platser i varje. Verksamheten ställer krav på lokaler och särskild kompetens som vid behov kan erbjuda en hållande miljö och ett högt säkerhetstänkande. För verksamheten krävs personal med högskoleutbildning, kunskaper i suicidprevention, utåtagerande beteende och ångestproblematik. 4

5 Socialnämnden 5 (7) Region Gotland Kostnader för ett HVB-hem med fem platser, förutsatt intäkter från Migrationsverket och en beläggning på 100 %, beräknas uppgå till 5,3 mnkr. 8. Riktlinjer för ersättningar och villkor vid familjehemsvård för barn och unga samt vårdnadsöverflyttning sid Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden antar riktlinjer Ersättningar och villkor vid familjehemsvård för barn och unga samt vårdnadsöverflyttning enligt förvaltningens förslag. Socialnämndens Riktlinjer för ersättning till familjehem, , upphör. Sammanfattning Socialnämnden har befogenhet att utfärda riktlinjer för nämndens verksamheter. Ersättning och villkor för familjehemsvård är av stor betydelse när det gäller att rekrytera och behålla familjehem. Familjehemmet ska genom socialtjänsten ges en god information om de ersättningar och villkor som gäller för uppdraget samt vilket stöd de kan förvänta sig av socialnämnden. Region Gotland följer sedan tidigare Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) rekommendationer när det gäller ersättningsnivåer vid familjehemsvård och vårdnadsöverflyttning cirkulär 08:81 Riktlinjer har upprättats, utifrån vägledning och rekommendationer som framgår av SKL:s cirkulär 08:81, i syfte att förtydliga socialnämndens ansvar inte bara gällande ersättningar utan också utgöra ett stöd för bedömning samt förtydliga vilket stöd familjehem och särskilt förordnade vårdnadshavare kan förvänta sig 9. Fördelning av statliga stimulansmedel för att öka bemanningen inom äldreomsorgen, 2016 sid Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förslaget till fördelning av de statliga stimulansmedlen för att öka bemanningen inom äldreomsorgen. Sammanfattning Regeringen har gett Socialstyrelsen i uppdrag att administrera, fördela medel och löpande följa upp den tillfälliga satsningen på en ökad bemanning inom äldreomsorgen under åren Regeringen avsätter 7 miljarder kronor, varav 2 miljarder kronor årligen

6 Socialnämnden 6 (7) Region Gotland Region Gotland har ansökt och blivit tilldelad kronor för 2015 och kommer att ansöka om mkr för Förvaltningen föreslår att dessa medel under 2016används för att: - ökad nattbemanning på demensboenden som har flera våningsplan - ökad bemanning på korttidsenheten, Korpen - öka rehabiliteringsresurser på särskilt boende 10. Patientsäkerhetsberättelse 2015 Bilaga sid Förslag till beslut Socialnämnden godkänner patientsäkerhetsberättelse för Sammanfattning Några av 2015 års åtgärder för att öka kvaliteten och patientsäkerheten är följande: - Fortsatt arbete med att utveckla dokumentationen i dokumentationssystemet Treserva, samt utvecklingen av HSL-dokumentationen enligt ICF. - Hygienombudsutbildning; 103 stycken ur omvårdnadspersonalen från både egen och enskild regi har genomgått fyra halvdagars utbildningar. - Webbutbildningarna Äldre med diabetes och Jobba säkert med läkemedel har genomförts av många omvårdnadspersonal. - Riktade kvalitetsuppföljningar har synliggjort förbättringsområden inom områdena dokumentation, kommunikation, kompetensutveckling och systematiskt kvalitetsarbete. - Egenkontroll av läkemedelsskåp i särskilda boenden och i hemsjukvården har genomförts. - Arbetet med att utveckla hemsjukvårdens teamarbete och ett smidigare samarbete med primärvården fortsätter. - Arbetet med kvalitetsregistren som nu inryms i den gemensamma handlingsplanen för äldrefrågor har fortsatt att utvecklas och uppföljning visar att fler personer med demenssjukdom fått ett mer individuellt omhändertagande genom BPSD registret och fler personer i livets slut fått ett så kallat brytpunktssamtal med läkare. - Vårdskador och risk för vårdskador rapporteras i olika avvikelsesystem beroende på om det är egen eller enskild regi. Klagomål och synpunkter som inkommer till enheterna och avdelningarna återkopplar till den som lämnat synpunkter. Den sammantagna bedömningen är att det bedrivs en god och säker vård även om det finns flera områden som behöver förbättras under

7 Socialnämnden 7 (7) Region Gotland 11. Kvalitetsberättelse 2015 Bilaga sid Förslag till beslut Socialnämnden godkänner socialförvaltningens kvalitetsberättelse för Övriga ärenden Maria Björkman ordförande 7

8 Anna-Lena Gutedal Tjänsteskrivelse SON 2016/6 12 februari 2016 Socialnämnden Månadsrapport januari 2016 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen. Sammanfattning Månadsrapporten för januari 2016 avser en jämförelse av intäkter och kostnader i förhållande till januari Januari månad ger dock inte en rättvisande bild av kostnadsläget då månaden påverkas av periodiseringar vid årsskiftet. Nettokostnaden för januari 2016 är 109 mnkr enligt ekonomisystemet. Detta stämmer dock inte då kostnaden borde vara 105 mnkr vilket är i nivå med För verksamheten ensamkommande barn och privata utförare är inte intäkter och kostnader periodiserade i rätt omfattning. Budgeten för januari uppgår till 101 mnkr. I nuläget går det inte att uppskatta nettokostnaden för helåret. Bedömningen är att kostnaderna kommer att öka mer än den kompensation som erhölls i budgeten. Detta med tanke på att större delen av förvaltningens medarbetare tillhör Kommunals avtalsområde där löneökningarna uppskattas bli högre än den kompensation som ges. Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör 1 (1) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se 8 Org nr Webbplats

9 Socialförvaltningen Sara Lidqvist, Olof Nysten Tjänsteskrivelse SON 2016/58 Datum Socialnämnden Breddinförande av digital nattillsyn Förslag till beslut 1. Socialnämnden ger socialförvaltningen i uppdrag att införa digital nattillsyn som möjligt komplement till fysisk tillsyn för brukare i ordinärt boende. 2. Återkoppling ska ges från socialförvaltningen till socialnämnden i juni Sammanfattning Digital nattillsyn innebär att brukare som har behov av tillsynsbesök på natten får det helt eller delvis via kamera istället för via fysiska besök. Det är en lösning som ska utgå från brukarens behov. Ökad livskvalitet, ökad integritet och ökad flexibilitet är ledord. Socialförvaltningen genomförde förra vintern ett pilotprojekt där digital nattillsyn provades hos fyra personer. Ibland ersattes fysiska besök nattetid helt av digitala tillsyner och ibland kombinerades digitala tillsyner med fysiska besök. Under projektperioden genomfördes totalt 734 digitala nattillsyner och vid 682 (93 %) av dessa tillfällen behövdes ingen åtgärd. Socialförvaltningen föreslår breddinförande av digital nattillsyn med följande förutsättningar: Beslut om utformning av tillsyn nattetid tas på utförarnivå och utföraren beskriver i brukarens genomförandeplan hur tillsynen skall ske. Den digitala tillsynen sker med hjälp av en lösning där teknik hyrs eller köps in och tillsynerna utförs av en extern part. Införandet av digital tillsyn begränsas till att gälla tillsyner under natten. Införandet av digital tillsyn begränsas till att gälla personer i ordinärt boende. 1 (6) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se 9 Org nr Webbplats

10 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/58 Ärendebeskrivning Digital nattillsyn innebär att brukare som har behov av tillsynsbesök på natten får det helt eller delvis via kamera istället för via fysiska besök. Under sex månader genomförde socialförvaltningen ett pilotprojekt med digital nattillsyn på Gotland. Syftet med projektet var att prova en metod för ökad livskvalitet, ökad integritet, ökad flexibilitet och minskad miljöpåverkan. Fyra brukare deltog i pilotprojektet. För att snabbt komma igång med testet valds en lösning där trygghetsjouren i Malmö, som besvarar trygghetslarm på Gotland, utförde tillsynerna. Kostnaderna för hyra av kamera och tjänsten tillsyn (1-4 gånger/natt) var 1 100:- per kamera och månad. Pilotprojektet utvärderades genom intervjuer med brukare och utvärdering av loggar från trygghetsjouren. Intervjuerna visade att livskvaliteten hos brukarna hade ökat genom bättre nattsömn och minskad oro för att grannar vaknar i samband med fysiska besök nattetid. Loggarna som granskades i samband med utvärderingen sträckte sig från september 2014 till februari Under perioden genomfördes 734 digitala nattillsyner, vilket motsvarar 1,6 tillsyner per brukare och dygn. Av dessa lämnades 682 (93 %) utan åtgärd, vid 29 tillfällen (4 %) tillkallades natthemtjänsten till följd av tekniska problem och vid 23 tillfällen (3 %) tillkallades natthemtjänsten på grund av förmodat behov av fysisk hjälp. De tekniska problemen berodde på en trasig kamera, avbrott i den mobila uppkopplingen eller strömavbrott. Vid tekniskt problem meddelades nattpersonal som istället gjorde fysiskt besök hos brukaren. Hos en av de fyra brukarna förekom inget tekniskt problem under hela projektperioden. Juridik Digital nattillsyn betraktas i juridisk mening som övervakning. Lag om allmän kameraövervakning omfattar övervakning av plats dit allmänheten har tillträde. Enskilda personers hem är inte sådan plats. Bilder av personer som kan identifieras är personuppgifter som regleras av PUL. Enligt PUL krävs inte tillstånd för kameraövervakning, men det material som samlas in måste behandlas i enlighet med lagens krav. I samband med digital nattillsyn samlas inget material in som sparas. I april/maj 2018 beräknas EU:s nya dataskyddsreform träda i kraft och därmed ersätta den svenska personuppgiftslagen. Direktivet skärper kravet på företag att leverera säkra lösningar. Uppgift om att enskild person får hjälp genom digital nattillsyn omfattas av sekretess enligt Socialtjänstlagen (SoL). Kameraövervakning är tillåtet utan samtycke om syftet med övervakningen väger tyngre än ingreppet i individens integritet. Dock bör digital nattillsyn införas med samtycke från individen. Det krävs ingen överenskommelse med fackförbund för att införa kameraövervakning, men övervakningen ska förhandlas enligt MBL 11 på arbetsgivarens initiativ innan beslut fattas. Etik Frågan om digital nattillsyn väcker en rad etiska frågor. Är en demenssjuk person medveten om att denne står under övervakning? Är anhöriga och personal det? Kan man lita till tekniken? 10 2 (6)

11 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/58 Tillsyn är, oavsett hur den utförs, en form av övervakning. Redan idag erbjuds tillsynsbesök, fallövervakande system och olika larmsystem inom socialtjänsten, som alla är en form av övervakning. Nästa steg med att i realtid titta till en brukare, utan att något material spelas in eller sparas, ligger inte långt bort. I samtliga fall måste hänsyn tas till den enskildes integritet. Syftet med tillsyn är att utifrån ett individuellt behov skapa trygghet. Tryggheten skapas med lösningar som passar individen, med minimal inskränkning på den personliga integriteten. För en del individer är det en mindre inskränkning på den personliga integriteten att tillsynen sker utan att någon kommer in i hemmet. Vem beslutar om digital nattillsyn? Många kommuner låter beslutet om fysisk eller digital natthjälp ligga på myndighetsnivå, se exempel i bilaga. I någon kommun har nämnden tagit beslut om att kamera ska vara förstahandsalternativ för tillsyn nattetid. I myndighetsavdelningens riktlinjer för handläggning (SON 2015/169) under avsnitt 6.10 Natthjälp står det att utföraren kan erbjuda webbkamera. Riktlinjerna hänvisar alltså till att utformningen av natthjälp ska hanteras av utföraren. Socialförvaltningen anser att frågan om fysisk eller digital nattillsyn är en fråga om hur hjälpen ska utföras och därmed hanteras av utföraren och specificeras i genomförandeplan. Om behov finns kan frågan senare lyftas om att istället låta beslutet ligga på myndighetsnivå. Socialförvaltningen föreslår därför att beslut om utformning av tillsyn nattetid tas på utförarnivå och att utföraren i brukarens genomförandeplan beskriver hur tillsynen skall ske. Figur 1: Förslag till process för tilldelning av digital nattillsyn 11 3 (6)

12 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/58 Vem utför tillsynen? Under pilotprojektet valde man att låta en extern part utföra tillsynerna eftersom det kunde ge en snabb uppstart utan behov av investering i teknik eller förändring i befintlig organisation. I kontakt med andra kommuner som infört eller är på väg att införa digital nattillsyn framgår att tillsynen sker i egen regi av personal i trygghetsjour eller motsvarande. Socialförvaltningen bedömer att förändringar i befintlig organisation genom uppbyggande av egen trygghetsjour inte är ekonomiskt hållbart på kort sikt. Däremot kan det på längre sikt vara möjligt att genom samarbeten inom regionen bygga upp en funktion i egen regi. Socialförvaltningen föreslår därför att den digitala tillsynen sker med hjälp av en lösning där teknik hyrs eller köps in och att tillsynerna utförs av en extern part. Uppskattat antal kameror Avdelningen för hemsjukvård, som inrymmer natthemtjänsten, uppskattar att 40 brukare på Gotland kan vara aktuella för digital nattillsyn (hösten 2015). Effektiviseringspotential Det är svårt att göra en uppskattning av potentialen för effektivisering eftersom den påverkas av väldigt många faktorer. Det finns heller inga konkreta effektiviseringsberäkningar från de kommuner socialförvaltningen studerat eller varit i kontakt med. Installation, support och teknisk felavhjälpning Hur installation, support och teknisk felavhjälpning hanteras är beroende av vilken lösning och leverantör som väljs. Leverantör kan erbjuda fullständig service eller utbilda personal vid Region Gotland. Samtal har förts med Hjälpmedelscentralen på Gotland om att hantera installation och support av kamerorna. Digital tillsyn även dagtid? Det finns inga tekniska eller legala hinder för att utföra digital tillsyn även dagtid. Det finns dock bättre lösningar för tillsyn på distans dagtid som omfattar möjlighet till kommunikation mellan brukare och omsorgspersonal där båda parter hör och ser varandra. Denna lösning brukar kallas fast eller rörlig bildtelefoni. Genom att begränsa införandet till tillsyn under natten berörs endast insatsen Natthjälp. Socialförvaltningen föreslår därför att införandet av digital tillsyn begränsas till att gälla tillsyner under natten. Tillsynskameror i särskilt boende? Socialstyrelsen anser att alla typer av passiva larm, inklusive nattillsynskameror, innebär begränsningsåtgärder som kräver dokumenterat samtycke. Det ställningstagandet har hittills hindrat Västerås stad från att installera tillsynskameror i särskilda boenden eftersom samtycke är problematiskt när det gäller brukare med nedsatt beslutsförmåga. Västerås stad har ifrågasatt detta resonemang och ser larm 12 4 (6)

13 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/58 och kameror som komplement till manuella rutiner och att det är först när personal ingriper som en begränsningsåtgärd utförs. Västerås stad väntar under vintern 2015/2016 besök från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) för att diskutera frågan och det finns förhoppningar om att det kan leda till att Socialstyrelsen ändrar åsikt i frågan. Region Gotland bör avvakta och bevaka hur frågan utvecklas. Det är tänkbart att införa digitala tillsynslösningar vid särskilda boenden i ett separat projekt framöver. Socialförvaltningen föreslår därför att införandet av digital tillsyn begränsas till att gälla personer i ordinärt boende. Bedömning Brukare Digital nattillsyn är en lösning som främst utgår från brukarens behov. Ökad livskvalitet, ökad integritet och ökad flexibilitet är ledord. Medarbetare Digital nattillsyn har potential att medverka till en bättre arbetsmiljö för natthemtjänsten. Lösningen kan minska oro för att störa brukare som lätt vaknar och minska stress i samband med bilkörning till besök som inte kräver fysisk hjälp. Processer Digital nattillsyn innebär ändrade processer då många tillsyner nattetid kommer att ske på annat sätt än genom traditionella fysiska besök. Samhälle Minskad bilkörning medför minskad negativ miljöpåverkan och sammanfaller väl med Region Gotlands miljöprogram och energiplanen Energi Uppskattningsvis kan ett införande av digital nattillsyn på Gotland med 40 brukare minska utsläppen av koldioxid med kg CO 2 /år. Se beräkning nedan. Antal brukare 40 Besöksfrekvens (ggr/natt) 1,6 Sparad körsträcka (km/besök) 2,75 Dagar per år 365 Utsläpp (gr/km) 48 Totalt kg CO 2 /år 13 5 (6)

14 Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/58 Ekonomi Digital nattillsyn innebär initialt inte någon automatisk kostnadsminskning, snarare genererar det en kostnad i samband med införande och löpande kostnader för teknik, genomförande av tillsyn och kringarbete. Ur ett ekonomiskt perspektiv är drivkraften istället att undvika stora framtida kostnadsökningar i samband med att befolkningen ökar i aktuella ålderskategorier. Initialt resursbehov: Utveckling av rutiner för utförarens dokumentation i genomförandeplan Utveckling av rutiner för information, beslut, informationsöverföring, installation, support, felavhjälpning, avinstallation, uppföljning, utlarmning, loggranskning m.m. Framtagande av informationsmaterial, blanketter Projektledning och övriga projektkostnader (möten, resor, overheadkostnader m.m.) Eventuell upphandling Löpande resursbehov: Månadsavgift för teknik och tillsyn genomförd av extern part Samordning och funktionsansvar Installation, support och felavhjälpning Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om digital nattillsyn Exempel på kommuner Trygghetskamera Göteborgs stad slutrapport 2015 Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Lena Andreasson, avdelningschef hemsjukvård Agneta Nyström, avdelningschef hemtjänst Marit Lindgren, avdelningschef särskilt boende Therese Bendelin, hr-chef Anna-Lena Gutedal, ekonomichef Kristina Pajuäär, administrativ chef Olof Nysten, utvecklingsledare Sara Lidqvist, utvecklingsledare 14 6 (6)

15 Socialförvaltningen Administrativa enheten Bilaga Länkar för fördjupning Film Region Gotlands film om digital nattillsyn, inspelad i samband med pilotprojektet Myndigheten för delaktighet Information, länkar och filmer om tillsyn på natten Malmö stad Artikel om tillsyn nattetid med hjälp av kamera Tillsyn-med-kamera---lyfter-hemtjansten.html 15

16 Slutrapport Utfärdat Diarienummer Attraktiv Hemtjänst Max Domaradzki Central Projektledare Telefon: E-post: Trygghetskamera Slutrapport 16 1(18)

17 Versionshantering Datum Version Beskrivning Ändrat av Färdigställd slutrapport MD Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 2 (18) 17

18 Innehållsförteckning Versionshantering Grundläggande information Bakgrund Syfte Projektnytta Rutiner för rapportering och kommunikation Projektresultat jämfört med projektmål Måluppfyllelse Utfall tidsplan Utfall kostnader, inklusive resurser Effektmål Överlämning/leverans av projekt Framtida frågor Erfarenheter och observationer Förslag till förbättringar Kommentarer från projektet Referenser Bilagor Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 3 (18) 18

19 1. Grundläggande information 1.1. Bakgrund Pilotprojektet Nattfrid som initierades av före detta Hjälpmedelsinstitutet (Hi) och där Göteborgs Stad medverkade, blev startskottet för arbetet med att införa välfärdsteknologi i Göteborgs Stad. I pilotprojektet testades tjänsten tillsyn via kamera som i utvärderingen därefter visade på flera positiva effekter utifrån samtliga studerade perspektiv (omsorgstagare, medarbetare, ekonomi och verksamhet). Resultatet föranledde till att Göteborgs Stad beslutade att upphandla och sedermera införa tjänsten, som numera går under namnet Trygghetskamera Syfte Trygghetskamera är ett kvalitetssäkert alternativ/komplement till ordinarie tillsyn och är i dag en del av programmet Attraktiv Hemtjänst som sjösattes hösten Införandet av Trygghetskamera innebär flertalet nyttoeffekter, bland annat: o Ökad trygghet, inflytande och valfrihet för den enskilde Trygghetskamera bygger på frivillighet vilket ger mer självbestämmande. o Bättre arbetsmiljö för omvårdnadspersonal Mer tid kan läggas på omsorgsinsatser hos de som har mest behov samtidigt som tekniken kan underlätta och ge stöd i det vardagliga arbetet. o Resurser frigörs Trygghetskamera kan frigöra resurser till chefer och ledare vilka kan återinvesteras i verksamheten där det behövs som mest. o Minskade kostnader De första beräkningarna visar på betydande nettoeffekt i form av minskad transsporttid och frigjord tillsynstid Projektnytta Införandet av tjänsten Trygghetskamera stödjer flertalet av målen inom Attraktiv Hemtjänst, bland annat ökad valfrihet och självbestämmande för den enskilde. Det stödjer även de övergripande målen som är satta för Göteborgs Stad, stadsdelen Majorna-Linné och verksamheten Trygghetsjouren: Hållbar stad öppen för alla, Tillsammans skapar vi en stadsdel där alla har möjlighet att leva ett gott liv, Trygghetsjouren ska erbjuda service till de vi är till för. Nedanstående beräkningar på driftkostnad och nettoeffekt baseras på tidigare kalkyler gjorda i samband med förstudien, där även målet om 150 Trygghetskameror sattes. 1 1 Göteborgs Stad (2013) Nattillsyn via kamera, förstudie. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 4 (18) 19

20 Uppskattad driftkostnad för Trygghetsjouren per år vid överlämning efter uppnått mål om 50 aktiva Trygghetskameror respektive 150 aktiva Trygghetskameror. Faktor Värde Not Antal med Trygghetskamera Antal jourledare 1,0 2,0 1) Månadslön/årsarb ) Personalkostnad ) Antal teknisk personal (månadslön/årsarb ) 0,25 0,5 4) Personalkostnad ) Funktionshyra Trygghetskamera ) Omkostn utöver funktionshyra ) OH 4 % ) Driftskostnad år, totalt (kr) Driftskostnad år/ användare (kr) Driftskostnad månad/ användare (kr) ) Bemanning av jourledare under ett helt år 2) Månadslön för jourledare 3) Beräknad m h t nattbemanning 4) Bemanning av teknisk personal under ett helt år 5) Tekniskt arbete kring kameratillsyn 6) Ersättning till leverantör 1100 kr per kamera och månad 7) Övriga kostnader, i kronor per år, server, bil, lokal, administration, övrig arbetsplatskostnad 8) Verksamhets- och förvaltningsoverhead Uppskattad nettoeffekt för hela projektet efter uppnått mål om 50 aktiva Trygghetskameror respektive 150 aktiva Trygghetskameror. Minskad transporttid Frigjorda timmar per tillsyn 0,35 Tillsyner/dygn 1,0 Frigjorda timmar per användare och år 96 Per användare Värde Kronor Totalt vid 50 Totalt vid 150 Kronor per användare och år resp totalt Frigjord tillsynstid Frigjorda timmar per tillsyn 0,5 Tillsyner/dygn 1,0 Frigjorda tim per användare och år 37 Kronor per användare och år resp totalt Driftkostnader per användare Funktionshyra, extern leverantör Ersättning till utförare, Trygghetsjouren Nettoeffekt (kr) per användare/år Samtliga uträkningar baseras på tidigare framtagna kostnadskalkyler från förstudien Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 5 (18) 20

21 1.4. Rutiner för rapportering och kommunikation Rapportering för projektet gjordes månadsvid till processgruppen för processer och teknik i form av uppföljning utifrån rapporteringsmall där status kring tidsplan, avvikelser och risk-/sårbarhetsanalys redovisades. Vid övergången till Attraktiv Hemtjänsten gjordes avstämning istället månadsvis till ansvarig strategiledare. Kommunikationen till övriga intressenter anpassades efter respektive verksamhets behov med huvudprincip att alltid ge både muntlig och skriftlig information. Projektets huvudintressenter var chefer och medarbetare för hemtjänsten, bistånd samt Trygghetsjouren. Informationen bestod av utbildningar, foldrar och broschyrer där övergripande information om Trygghetskamera lyftes fram tillsammans med vanliga frågor och svar. 2. Projektresultat jämfört med projektmål 2.1. Måluppfyllelse Med anledning av att den planerade projekttiden justerades från tre till två år, samtidigt som projektstarten försenades ett halvår, blev samtliga tidigare satta mål justerade. Det ursprungliga projektmålet var att 150 stycken Trygghetskameror skulle vara uppe inom projektets tid och att Trygghetskameror skulle vara uppe efter första året, 2014/2015. Projektmålet justerades istället till att 50 Trygghetskameror skulle vara uppe inför överlämningen sommaren 2015 och att 150 Trygghetskameror skulle vara uppe innan årsskiftet 2016/ Trots anpassning av målet efter justerad tidsplan är måluppfyllelsen mycket svag vilket får anses vara ett misslyckande. Idag är antalet aktiva Trygghetskameror elva stycken vilket är långt ifrån delmålet om 50 aktiva Trygghetskameror innan årets slut. Trots detta är förhoppningen ändå att målet ska kunna uppfyllas innan årsskiftet 2015/2016. Anledningen är att tjänsten först efter september kommer att finns tillgänglig i samtliga stadsdelar. En förklaring till varför måluppfyllelsen inte blivit bättre är att det visade sig vara mycket svårare än väntat att få Göteborgs Stads verksamheter att ta till sig ny teknik. För att möta detta planeras det ytterligare utskick, artiklar och intervjuer om tjänsten under hösten 2015, både internt och externt. Det bör dock tilläggas att det i nuläget är svårt att ge tillförlitliga prognoser då projektet inte varit igång så länge som önskat på grund av ovan nämnda förseningar. 2 Göteborgs Stad (2013) Tillsyn via kamera, projektdirektiv, dnr 0133/12. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 6 (18) 21

22 2.2. Utfall tidsplan Den huvudsakliga prioriteringen för projektet var att resultat och tid skulle gå före kostnad men även tidsplanen har påverkats av den justerade projekttiden och den försenade projektstarten. Ursprungliga tidsplanen utgick ifrån att Trygghetskamera skulle införas i fem stadsdelar per år med överlämning i december Den redigerade tidsplanen satte som mål att Trygghetskamera skulle steginföras i tre stadsdelar under början av 2015 för att sedan implementeras i hela staden våren 2015 med överlämning därefter. En jämförelse mellan utfall och planerad tidsplan visar överlag på god följsamhet till en början där de flesta bedömningarna varit korrekta. Däremot har satt tidsram inte hållit på slutet då framförallt överlämningen försenats från sommaren 2015 till hösten 2015, detta trots tidigare inhämtad tid. Att projektet kunde inhämta tid berodde på att en snabbare upphandling än planerat kunde utföras, avrop på ramavtal. Detta tillsammans med att ingen överklagan inkom gjorde att projektet vann närmare två månaders tid. Att den inhämtade tiden inte kunde stå sig berodde på flera faktorer, bland annat försenade leveranstider, att utbildningar inte genomfördes enligt tidsplan samt att en samordning med projektet Treserva 1:2 inte gjordes i tid. Aktivitet och tidsplan Planerat Utfall Behov, Kravställning, Upphandling Sept 2014 Sept 2014 Projektplanering Aug 2014 Aug 2014 Tillsynscentral Okt 2014 Okt 2014 Steginförande Jan 2015 Mars 2015 Införande hela-staden Maj 2015 Sept 2015 Drift och förvaltning i ordinarie verksamhet. Maj 2015 Sept 2015 Original tidsplan finns att hämta från projektdirektiv Att leveranstider och utbildningar inte genomfördes enligt tidsplan ligger till stor del utanför projektets inflytande, även om en större marginal i planeringen hade varit fördelaktigt. Däremot borde en bättre samordning med Treserva 1:2, men även övriga stadsdelar, gjorts. Detta är ett tydligt förbättringsområde, framförallt med tanke på att det är ett område som helt ligger i projektets förfogande. Att ingen samordning gjordes med Treserva 1:2 i tid medförde till att planerade utbildningar till Trygghetsjouren krockade med Treserva 1:2 utbildningar vilket ledde till över en månads försening. 3 3 Göteborgs Stad (2014) Införande av Trygghetskamera, kommunikationsplan. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 7 (18) 22

23 Vad som däremot fungerat väl under projektets tid är samarbetet mellan hemtjänstens chefer och medarbetare. Hemtjänstens representanter har i stort varit mycket drivande och tagit initiativ i flera frågor vilket lyft projektet i flera avseenden, bland annat i utformning och spridning av information Utfall kostnader, inklusive resurser Kostnader och resurser har under projektet legat i linje med planerat och utfallet stämmer väl överens i både antal timmar och planerad budget. Det som skiljer sig mot planerad budget är den omfördelning av medel som skedde, från informationsinsatser till investeringar som en följd av att projektet självt kunde ta utbildningskostnaderna Effektmål Ett av huvudsyftena till att införa Trygghetskamera var att tjänsten beräknades leda till minskade kostnader i form av minskad transporttid och frigjord tillsynstid. Projektets effektmål tar sin utgångspunkt vid detta syfte och kommer att stå till grund för huruvida projektet varit en lyckad investering för Göteborgs Stad. Respektive förvaltning har ansvar för uppföljning av lokala kostnader samt mätning, uppföljning och realisering av de önskade effekter som redovisas nedan. Inför starten av införandet av Trygghetskamera har mätningar av nuläge genomförts för att kunna jämföra resultatet vid ett antal fastställda mätpunkter efter projektet. Resultatet av effektmätningarna rapporteras linjevägen till förvaltningsledningen. Efter överlämning ansvarar processägare och systemägare för den centrala uppföljningen samt att information sprids till berörda chefer och verksamhetsutvecklare. Effektmålen skall mätas och följas upp efter respektive projektmål uppnåtts och kan endast anses vara uppfyllda om de är lika med eller högre än förväntade effektmål som redovisas i tabellen nedan. Totalt två mätningar skall utföras, det första vid 50 aktiva Trygghetskameror (dock senast innan årsskiftet 2015/2016) och det andra vid 150 aktiva Trygghetskameror (dock senast vid årsskiftet 2015/2016). Effektmål 1 2 Effekt Förväntad årlig kostnadsminskning vid 50 aktiva Trygghetskameror, dock senast årsskiftet 2015/2016, tkr. Förväntad årlig kostnadsminskning vid 150 aktiva Trygghetskameror, dock senast årsskiftet 2016/2017, tkr. Minskade transporter Frigjord tillsynstid SUMMA Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 8 (18) 23

24 Nedan följer mätningsmetoderna, fördelat i tre steg, som skall användas vid uppföljningen av effektmålen. Mätningsmetod och tidsram för mätning får inte ändras i efterhand utan måste följa beslutad modell. Utfallet skall sedan jämföras mot prognosen och utvärderas därefter. I utvärderingen skall även eventuella avvikelser och dess beroenden lyftas fram och klarläggas. Samtliga mätmetoder och aktuella uppskattningar är hämtade från SKL 4 och tidigare utföra kostnadsnyttobedömningar. 5 Mätningsmetod Minskade transporter M1 M2 M3 M4 M5 M6 Andel av alla användare av Trygghetskamera där det uppstår minskade transporter. Antal tillfällen per dygn och användare med minskade transporter. Sparad tid per tillfälle med minskade transporter. Sparad tid per dygn och användare minskade transporter. Sparad tid per år och användare minskade transporter. Sparad tid per år och användare för alla användare av Trygghetskamera. (ex. 75 %) * (ex. 1 tillfällen/dygn) * (ex. 0,35 timmar/tillfälle) * (0,35 timmar/dygn ) (128 timmar/år ) (96 timmar/år ) M7 Aktuell timkostnad. (ex. 350 kr/timme) ** M8 M9 M10 Minskad kostnad per år och användare för alla användare av Trygghetskamera. Antal användare med Trygghetskamera. Kostnadsminskning per år genom minskade transporter bland användare av Trygghetskamera. ( kr) (ex. 50 användare) * ( kr) Övriga användare uppnår individuella vinster men inte minskade transporter. 1/3 I genomsnitt för alla användare av Trygghetskamera med minskade transporter. I genomsnitt för varje användningstillfälle av Trygghetskamera som ger minskade transporter. Beräknas genom att multiplicera M2 med M3. Beräknas genom att multiplicera M4 med 365. Beräknas genom att multiplicera M5 med M1. Tar hänsyn till att minskade transporter inte uppstår hos alla användare av Trygghetskamera. Personalkostnad per timme, genomsnitt (natt). Beräknas genom att multiplicera M6 med M7. Göteborgs Stad förväntas uppnå detta under 2015/2016. Beräknas genom att multiplicera M8 med M9. Avrundat till tusental kronor. Värdet förs över till en sammanställning. *Värden markerade med asterisk skall prognostiseras utifrån den beskrivna metoden och/eller inhämtas från ansvarig verksamhet. Övriga värden skall vara beräknade eller faktiska uppgifter. ** Totala kostnader för personal, administration, lokalhyra, mötestider och gångtider (2014). 4 SKL (2014) Ersättningssystem i hemtjänst g/ersattningssystem/ersattningssystemhemtjanst.1064.html (Hämtad ). 5 Dahlberg, Å (2010). Kostnadsnyttobedömning av hjälpmedel till personer med psykisk funktionsnedsättning. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 9 (18) 24

25 Mätningsmetod Frigjord tillsynstid Andel av alla användare av F1 Trygghetskamera där det uppstår frigjord tillsynstid. Antal tillfällen per dygn och F2 användare med frigjord tillsynstid. F3 F4 F5 F 6 Sparad tid per tillfälle frigjord tillsynstid. Sparad tid per dygn och användare frigjord tillsynstid. Sparad tid per år och användare frigjord tillsynstid. Sparad tid per år och användare för alla användare av Trygghetskamera. (ex. 50 %) * (ex. 1 tillfällen/dygn) * (ex. 0,5 timmar/tillfälle) * (0,5 timmar/dygn) (182 timmar/år) (91 timmar/år) F7 Aktuell timkostnad. (ex. 350 kr/timme) ** F8 F9 F10 Minskad kostnad per år och användare för alla användare av Trygghetskamera. Antal användare med Trygghetskamera. Kostnadsminskning per år genom frigjord tillsynstid bland användare av Trygghetskamera. (31 850kr) (50 användare) ( kr) 2/3 Övriga användare uppnår individuella vinster men inte minskade transporter. I genomsnitt för alla användare av Trygghetskamera med minskade transporter. I genomsnitt för varje användningstillfälle av Trygghetskamera som ger minskade transporter. Beräknas genom att multiplicera F2 med F3. Beräknas genom att multiplicera F4 med 365. Beräknas genom att multiplicera F5 med F1. Tar hänsyn till att minskade transporter inte uppstår hos alla användare av Trygghetskamera. Kostnad för utförd tid per timme, genomsnitt (natt). Beräknas genom att multiplicera F6 med F7. Göteborgs Stad förväntas uppnå detta under 2015/2016. Beräknas genom att multiplicera F8 med F9. Avrundat till tusental kronor. Värdet förs över till en sammanställning. * Värden markerade med asterisk skall prognostiseras utifrån den beskrivna metoden och/eller inhämtas från ansvarig verksamhet. Övriga värden skall vara beräknade eller faktiska uppgifter. ** Totala kostnader för personal, administration, lokalhyra, mötestider och gångtider (2014). Mätningsmetod Sammanställning Effekt Förväntad årlig kostnadsminskning vid 50 aktiva Trygghetskameror, dock senast årsskiftet 2015/2016, tkr /3 Förväntad årlig kostnadsminskning vid 150 aktiva Trygghetskameror, dock senast årsskiftet 2016/2017, tkr. Minskade transporter Frigjord tillsynstid SUMMA Samtliga värden kan även refereras till Västerås stad för enkel jämförelse och överblick då liknande uträkningsmetoder används där för kostnadsnyttoberäkningar av välfärdsteknologi. 6 6 Västerås stad (2014) Kostnadsminskningar i samband med införande av ehemtjänst. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 10 (18) 25

26 3. Överlämning/leverans av projekt Projektledaren har ansvarat för helhetsinförandet av tjänsten, upphandling och implementering. Trygghetsjouren är framöver huvudansvarig för all drift och underhåll av tjänsten i samråd med leverantör i enlighet med avtal. Intraservice är därtill medförd som part för att utreda säkerhetsfrågor och en eventuellt flytt av driften, då för hela Trygghetsjouren. Ansvarsfördelning, rutiner och kontaktpersoner har fastställts i enlighet med projektplan och redovisas nedan. Kontaktpersoner, Intraservice Mats Norén, projektledare Intraservice. Kontaktpersoner, Trygghetsjouren Ansvarig kontaktperson vid allmän information och vägledning: Martin Arvidsson, jourledare Trygghetsjouren. Ansvarig för rutiner och informationsmaterial: Linda Westerberg, jourledare Trygghetsjouren. Martin Arvidsson, jourledare Trygghetsjouren. Ansvarig för hantering av teknik/reservdelar/teknisksupport: Camilla Volmefjord, arbetsledare teknik Trygghetsjouren. Martin Arvidsson, jourledare Trygghetsjouren. Ansvarig för administration/utbildning/användarsupport: Martin Arvidsson, jourledare Trygghetsjouren. Ansvarig för avtalsuppföljning: Maritha Myhrborg, chef Trygghetsjouren. Projektdokumentationen är lagrad i diariet SDF Majorna-Linné och databasen Program för Attraktiv Hemtjänst. Ansvarig för dokumentation och uppföljning/utvärdering: Maritha Myhrborg, chef Trygghetsjouren. Kontaktpersoner, leverantör (Great Security) Kontaktperson för support och beställningar: Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 11 (18) 26

27 Daniel Svensson, Ansvarig Vision, , Robin Svenson, säljare, , Dygnet runt support: Great Security supportkontor, växel: Framtida frågor Det finns flera verksamheter där Trygghetskamera kan göra stor nytta och därför behöver framtida införanden av Trygghetskamera klarläggas inom en snar framtid. På sikt bör att Trygghetskamera implementeras till både funktionshinder och till boenden. Det finns flera vinster med att införa Trygghetskamera till funktionshinder och till boenden relativt snart då det kan bidra till en större spridning av tjänsten överlag inom Göteborgs Stad samtidigt som det kan bidra till en kraftig ökning av nyttoeffekten. Rekommendationen är att därför att ett eventuellt införandettill dessa verksamheter börjar planeras redan efter årsskiftet 2015/2016. Frågorna behöver drivas av styrgruppen som blir huvudansvariga för att arbetet initieras. Ett första steg blir att ta fram en tidsplan tillsammans med ansvariga chefer. Noterbart är att en första förankring redan är gjord till sektorcheferna för funktionshinder. En annan viktig fråga som behöver lyftas är en eventuell ersättning för Trygghetskamera till hemtjänsten. Detta är redan idag en laddad fråga ute i stadsdelarna som behöver fångas upp centralt. Att införa ytterligare en tjänst utan att frågan om ersättning undersökts upplevs som bekymmersamt på stadsdelsnivå och denna oro behöver fångas upp och bemötas tidigt. Om inget görs kan detta på sikt skada förtroendet för framtida tjänster men även viljan att ta till sig ny teknik. Till sist behöver frågan om ansvaret för informationshantering och kommunikation till de nya tjänsterna klargöras. Det krävs allt mer kunskap och avancerade program för att utforma informationsmaterial som ska leva upp till en hög standard. Det är därför inte hållbart att detta ansvar läggs på varje verksamhet. Förslagsvis bör istället framtida hantering av informationsmaterial delas mellan ansvarig verksamhet (ansvar för att information är aktuellt), Konsument- och medborgarservice (ansvar för att hantera material och utföra önskade ändringar) samt Grafiskagruppen (ansvar för att trycka upp material och sprida vidare). Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 12 (18) 27

28 5. Erfarenheter och observationer Projektet har följt en tydlig projektmodell och tidsplan som framtagits utifrån tidigare erfarenheter, framförallt från tidigare genomfört pilotprojekt. Denna kunskap har möjliggjort att viktiga frågor kring säkerhet och organisation fångats upp i ett tidigt skede. Det har även fungerat bra att via direktkontakt med styrgruppen, chefer för hemtjänst och bistånd hitta viktiga nyckelpersoner till arbetsgruppen vilket skapat en god projektmiljö. Det som däremot behöver stärkas upp och förbättras är styrningen och samarbetet mellan olika verksamheter. Det saknas idag klara och tydliga kanaler där tvärprofessionella överläggningar kan göras i både stora och små frågor, detta bidrar idag till onödigt långa handledningstider. Det har även saknas en tydlig arbetsprocess vilket påverkat projektet när det flyttats mellan olika styrgrupper och databaser. Detta har medfört till att rutiner kring avrapportering blivit lidande i viss mån samt att material och behörigheter behövts migreras flertalet gånger vilket tagit onödiga resurser. En annan viktigt erfarenhet är att projektet till en början inte haft avsatta resurser, framförallt personell. Detta har lett till att projektet i flera fall haft svårt att tillskaffa sig behövligt stöd inom en rimlig tid. 6. Förslag till förbättringar För att i framtiden ge bästa möjliga förutsättningar att införa nya tjänster bör samtliga berörda verksamheter finnas med under hela arbetsprocessen, från uppstart till avslut. Idag planeras och beslutat många införanden centralt utan större förankring hos de som det berör mest. Detta medför till att verksamheter får till sig nya direktiv med liten, eller ingen, möjlighet till framförhållning vilket försvårar ett effektivt införande. Det är även viktigt att berörda verksamheter får en tydligare ansvarsroll och krav att själva förhålla sig till och uppfylla. Förslagvis bör en mindre förebredande utredning utföras av verksamheterna som berörs av införandet där de redogör hur de tänker införa och arbeta med den nya tjänsten. På detta sätt kan verksamheterna klargöra vilka extra stödresurser de kommer att behöva samt ge en överblick av närliggande aktiviteter vilket medför att införandet kan samordnas bättre. Det kanske viktigaste förslaget till förbättring, och som direkt kan påverka huruvida framtida införanden av välfärdsteknologi blir lyckade, handlar däremot om Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, slutrapport 13 (18) 28