Utskrift, skanning och kopiering - en guide för personal

Transkript

1 Utskrift, skanning och kopiering - en guide för personal Innehåll: Sidan: 1. Kortläsare och USB-kontakt - placering 2 2. Pekskärm och knappsats - personalmaskin 3 4. Inloggning och utloggning på maskin 4 5. Utskrift från GUprint-kön på maskinen 5 6. Standardinställningar 6 7. Filformat som stöds 6 8. Skriva ut via e-post 7 9. Utskrift från dator (PC) - inställningar Utskrift från dator (Mac)- inställningar Skriva ut från USB Skanna till USB Skanna och e-posta Kopiering Har utskriften kommit fram? Utskriftsproblem på maskinen Information om utskrifts- och kopieringstjänsten 17 1

2 1 Kortläsare och USB-kontakt - placering Läsare för GU-kort samt USB-kontakt sitter på högra sidan av maskinen Ta ut USB: ingen särskild utmatning behövs. Dra bara ut USB-stickan ur uttaget 2

3 2. Pekskärm och knappsats - personalmaskiner Viktiga knappar Skärm MENU - tillbaka till GUprint-sidan för hantering av dina utskrifter Om inloggning se avsnitt 4. OBS att läsaren för GU-kortet sitter OBS att du kan få trycka på knappen två gånger eftersom det finns två olika på högra sidan av maskinen. Du kan inte lägga ditt kort på skärmen menyer för skärmen: GUprint och menyn för kopiering/skanning/usb-utskrift INTERRUPT - pausar utskrift/kopieringsjobb. Buffrade sidor kommer ut e-filing, USER FUNCTIONS och används inte. FAX finns på någon enstaka maskin COPY - kopiera SCAN - skanna PRINT - skriv ut från USB ACCESS - logga ut från maskinen Automatisk utloggning sker också efter 45 sekunders inaktivitet på maskinen FUNCTION CLEAR - ångra val av inställningar STOP- avbryta pågående kopiering/utskrift. Buffrade sidor kommer ut 3

4 4. Inloggning och utloggning på maskin Med GU-kort 1. Lägg ditt GU-kort på kortläsaren som finns på högra sidan av maskinen. Ett ljud bekräftar att kortet är läst 2. Ange din PIN-kod och tryck på OK Utan GU-kort 1. Manuell inloggning. Tryck på ID/PASSWORD 2. Tryck på USER NAME respektive PASSWORD för att ange användarnamn och lösenord. Du kan logga in med ditt gusid/xkonto (portallogin) eller med koderna på kopiekortet. Tryck på OK när du matat in dina uppgifter Logga ut med knappen LOGOUT på knappsatsen eller genom att hålla ditt GU-kort mot läsaren Automatisk utloggning sker också efter 45 resp 60 sekunders inaktivitet på maskinen Utloggning avbryter inte pågående utskrift eller kopieringsjobb 4

5 5. Utskrift från GUprint - kön på maskinen Med GUprint kan du hämta ut dina utskrifter vid valfri utskriftsenhet inom GU. Utskriften ligger kvar i 24 timmar Direkt efter inloggning på maskinen kommer du till denna bild Det är startsidan för hantering av utskrifter Vill du i stället kopiera, skanna eller skriva ut från USB så använder du resp knapp på knappsatsen till höger om pekskärmen 1. Användare 2. Dina utskrifter i kön (Pending jobs) 3. Ditt totala saldo. Det innehåller både Internt saldo och ditt PayEx-saldo (Balance) 4. Select Jobs tar dig till listan över dina utskrifter i kö 5. Refresh för att uppdatera listan 6. Print för att skriva ut markerad utskrift 7. Cancel för att radera utskrift från kön 8. Print All för att skriva ut alla utskrifter i kön Back tar dig tillbaka till första sidan i utskriftsgränssnittet Kontrollera kostnaden för utskriften innan du skriver ut! Tycker du att den är för hög så kan det bero på att du begärt färgutskrift. För att ångra en utskriftsinställning måste du ta bort filen ur kön i GUprint och sen skriva ut från programmet i datorn igen med ändrade utskriftsinställningar (se s. 9-10) 5

6 6. Standardinställningar för utskrift och kopiering Utskrift Dator A4, sv/vitt, dubbelsidigt - ändras på datorn E-post A4, sv/vitt, dubbelsidigt - kan inte ändras USB A4, sv/vitt, enkelsidigt - ändras på maskinen Skanna till USB och e-post A4,autocolour, enkelsidigt - ändras på maskinen Kopiera A4, sv/vitt, enkelsidigt - ändras på maskinen 7. Filformat som stöds Utskrift från dator Utskrift via e-post alla filformat Microsoft Office, pdf, jpg Utskrift från USB endast pdf, jpg ger ofta problem - använd annan metod 6

7 8. Skriva ut via e-post Du kan skriva ut genom e-posta in filer till Detta är enkelt sätt att skicka in filer hemifrån. Skicka från tjänstemejl Skicka som bilaga Du kan bifoga mer än en fil Ingen ämnesrad behövs Endast Microsoft Office, pdf och jpg Storleksbegränsning dela upp filen på flera mindre filer om det behövs Utskriften blir svartvit och dubbelsidig. Det kan inte ändras på maskinen 7

8 9. Utskrift från dator (PC) - inställningar 1. Klicka på Printer Properties i utskriftsdialogen om du vill ändra utskriftsinställningar Standardinställningar: svartvitt/dubbelsidigt 2. På fliken Basic finns inställningar för färg/svartvitt, papperstyp och antalet kopior man vill skriva ut GUprint personal 3. På fliken Printing väljer man om utskriften skall vara dubbelsidig eller enkelsidig och om standardinställningar för marginaler skall användas 4. På fliken Others kan man ange om man vill använda speciell pappersstorlek m m 8

9 10. Utskrift från dator (MAC) - inställningar 1. Ändringar av utskriftsinställningarna kan göras via utskriftsdialogen. Välj i den markerade utrullningsmenyn nedan Standardinställningar: svartvitt/dubbelsidigt 2. Under Copies & Pages anger du antalet kopior du vill skriva ut 3. Under Paper handling kan du välja vilka sidor som skall skrivas ut 4. Under Color Settings 1 väljer du utskrift i färg eller svartvitt 9

10 11. Skriva ut från USB 1. Sätt in USB-stickan i uttaget på högra sidan av maskinen. Tryck på knappen PRINT (USB PRINT) till höger om pekskärmen 2. Välj USB i utrullningslistan över Job type Standardinställningar: svartvitt/enkelsidigt Kan ändras på maskinen 3. Markera det dokument du vill skriva ut från listan. Tryck på PRINT på pekskärmen för att skriva ut valt dokument Ta ut USB: ingen särskild utmatning behövs. Dra bara ut USB-stickan ur uttaget Inställningen enkelsidig utskrift kan ändras under Settings. Välj inställningen Book (jfr 12:4). Färginställningen ändras också under Settings Följande filformat stöds vid utskrift från USB: pdf, xps, jpg och prn. OBS inte utskrifter direkt från Office-program som Word och Excel. Om du har en stor fil kan det ta en stund innan utskriften från USB påbörjas. Vänta kvar vid maskinen! Utskriften produceras även om du loggas ut på maskinens pekskärm under väntetiden 10

11 12. Skanna till USB 1. Sätt in USB-stickan i uttaget på högra sidan av maskinen (se s. 2) Tryck på knappen SCAN till höger om pekskärmen 2. Tryck på USB på pekskärmen Standardinställningar: autocolour/enkelsidigt (dvs skanna bara ena sidan av dubbelsidigt dok) Inställningar ändras under Scan setting 3. Välj filformat, filnamn (om du klickar på File Name kan du skriva in ett eget namn) mm. Tryck på OK Multi/single använder du om du vill skanna alla sidor till en gemensam fil resp separata filer Ta ut USB: ingen särskild utmatning behövs. Dra bara ut USB-stickan ur uttaget 4. Skanna dubbelsidigt dokument Tryck på SCAN SETTING 4 forts Tryck på Single/ 2-sided scan 4 forts Välj Book 11

12 12. Skanna till USB, forts 5. Lägg dokumenten som skall skannas i maskinens dokumentmatare. Tryck på SCAN på pekskärmen 6. Har du valt att lägga dokument direkt på glaset så kommer du att få en fråga om du vill skanna in fler dokument. När du skannat in önskat antal sidor tryck då på JOB FINISH på pekskärmen 12

13 13. Skanna och e-posta till dig själv 1. Tryck på knappen SCAN till höger om pekskärmen 2. Tryck på på pekskärmen Standardinställningar: autocolour/enkelsidigt (skanna bara ena sidan av dubbelsidigt dok). Inställningar ändras under Scan setting (se även 12:4) 3. Välj filformat, filnamn m m. Tryck på OK. Filen kommer att e-postas till adress. Du kan inte välja adress 4. Lägg dokumenten som skall skannas i maskinens dokumentmatare. Tryck på SCAN på pekskärmen 5. Har du valt att lägga dokument direkt på glaset så kommer du få en fråga om du vill skanna in fler dokument. När du skannat in önskat antal sidor tryck då på JOB FINISH på pekskärmen 13

14 14. Kopiering 1. Tryck på knappen COPY till höger om pekskärmen Standardinställningar: svartvitt/dubbelsidigt 2. Du kan välja att ändra olika inställningar: zoom, efterbehandling, enkel/dubbelsidigt (simplex/duplex), inställningar för original (text, bild, karta osv) 3. Zoom Under ORIGINAL väljer du originalets format och under COPY det format du vill ha på kopian (1). Du kan också välja zooma med de fasta procenttalen eller pilarna UP och DOWN (2) 4. Efterbehandling Sortering, häftning och binding. De flesta av studentmaskinerna kommer inte att ha häftning Binding - Magazine innebär att maskinen automatiskt placerar flera kopior på samma ark som i en tidskrift. Du kan alltså vika arken på mitten och sidorna kommer i rätt ordning 14

15 14. Kopiering, forts 5 Enkel/dubbelsidigt (2-sided) Siffran till vänster är ditt original och den till höger hur du vill ha kopian 1->1 Enkel sida till enkel sida 1->2 Två enkla sidor blir en dubbelsidig kopia 2->2 Dubbelsidigt original blir dubbelsidig kopia 2->1 Dubbelsidigt original blir två enkla sidor 6. Inställningar för original Standardinställningen TEXT/PHOTO täcker de flesta kopieringsbehov men om du vill ha extra bra färgtryck så kan du välja Photo eller Printed image. Map kan du välja t ex om du har ett original med många tunna linjer 7. Färginställning FULL COLOUR - alla originaldokument kopieras i färg oavsett om de är i färg eller svartvita BLACK - alla kopior blir svartvita AUTO COLOUR - originalen kopieras som de är: sidor med färg kopieras i färg och svartvita sidor blir svartvita OBS att färgkopior är dyrare än svartvita 15

16 14. Kopiering, forts Fliken EDIT innehåller ett antal funktioner av vilka några beskrivs här 8. Edge erase Ta bort yttermarginaler och tunna kantlinjer 9. Book center erase Ta bort den mörka randen i mitten vid bokkopiering. Fliken EDIT, sidan 2 10 Omit blank page Kopiera inte blanka sidor i originalet 11 Outside erase Ta bort svarta kanter. Tryck på ON så gör maskinen en automatisk justering 16

17 15. Har utskriften kommit fram till GUprint-kön? Du kan kontrollera om din utskrift kommit fram till kön utan att gå till skrivaren. Det gör du på Logga in med xkonto/lösenord och gå till Utskrifter i kö. 16. Utskriftsproblem på maskinen Kontakta utskriftsvärden på din institution, eller 2020 vid problem med själva tjänsten 17. Information om utskrifts- och kopieringstjänsten Medarbetarportalen 17