Webb - regelverk för SÄS externa webbplats

Transkript

1 (12) Webb - regelverk för SÄS externa webbplats Sammanfattning SÄS externa webbplats ska vara en pålitlig källa på Internet med information för patienter, potentiella medarbetare, samverkansparter, media och allmänhet [1]. Dokumentet beskriver syfte, mål med SÄS övergripande webbplats samt regelverket för SÄS klinikers och enheters webbplatser. Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Bakgrund... 1 Förutsättningar... 2 Genomförande... 2 Regelverk... 2 Grundstruktur för gallerisida... 3 Grundstruktur för klinik, enhet, eller stab... 4 Bilder... 8 Länkar... 9 Dokument... 9 Sökmotoroptimering... 9 Övriga riktlinjer Uppföljning Dokumentinformation Referensförteckning Länkförteckning Bakgrund Patienter och medborgare inom SÄS upptagningsområden ska ha tillgång till information och tjänster om sjukhuset via Internet i linje med nationella och regionala riktlinjer. Webbplatsen ska bidra till och förstärka besökarnas uppfattning om SÄS i enlighet med visionen SÄS mitt sjukhus [2] och vara av hög kvalitet, informations-, funktions- och bildmässigt. SÄS externa webbplats ska göra det möjligt för patienter och närstående att på ett enkelt sätt skaffa sig information om sjukhuset, få kontakt med vården och kunna förbereda sig inför ett besök. Informationen ska skapa förutsättningar för ökad delaktighet i vården.

2 (12) Webbplatsen ska också ge information till personer som är intresserade av att arbeta eller forska på SÄS och presentera möjligheter till anställning, utveckling och karriär på sjukhuset. Webbplatsen ska tillhandahålla relevant information till andra vårdaktörer och samverkansparter, media och allmänhet. SÄS externa webbplats ska även införliva olika typer av ehälso-tjänster i den takt sjukhusets verksamheter beslutar att använda sig av dessa. SÄS externa webb följer Västra Götalandsregionens riktlinjer kring webb och vi deltar aktivt i att tillsammans med övriga förvaltningar utveckla webben i enlighet med regionens vision Det goda livet [3]. Förutsättningar SÄS informationsenhet ansvarar för att driva och utveckla SÄS externa webbplats tillsammans med SÄS olika verksamheter. en ansvarar för att utveckla navigering och innehåll på SÄS-övergripande sidor samt att tillhandahålla regelverk och rutiner för SÄS verksamheter. en ansvarar för att dela ut behörigheter i Episerver och erbjuder utbildningar och kompetensutveckling löpande under året. Varje klinik behöver ha minst en webbredaktör som ansvarar för att publicera och uppdatera information på verksamhetens egen webbplats. Genomförande Regelverk Varje webbsida har en informationsansvarig, som ansvarar för att informationen är korrekt. Grundprincipen är att verksamhetschefen är informations-ansvarig. Inställningen för vem som är informationsansvarig gör informationsenheten på webbredaktörens begäran. Varje sida ska även ha ett namn på den som har publicerat sidan, Publicerad av (kallas skribent i Episerver). Den externa webbplatsen byggs av sidor av fyra olika slag: startsidan, gallerisidor, innehållssidor och undersidor. Alla galleri-, innehålls- och undersidor skapas på sidtypen Informationssida. Startsidan är startpunkt och den sida under vilken den externa webbplatsens struktur byggs. Det finns en toppmeny och sex ingångar, med bildlänkar, som särskilt riktar sig till målgruppen patient och dess närstående, under denna. Bildlänkarna är; Patient på SÄS, Kontakt med vården, Söka rätt vård, Serviceutbud, Karta och parkering samt Föda barn. Dessutom finns en ingång

3 (12) som riktar sig till målgruppen arbetssökande, Arbeta hos oss. Det finns också en nyhetslista och flera annonser för olika aktuella teman. Gallerisidor är portalliknande startsidor för informationsområden med utpekade målgrupper. Gallerisidorna är Patient på SÄS. Kliniker, Arbeta hos oss, Forskning, Vårdsamverkan, Om SÄS och Press och öppnas från toppmenyn. Innehållssidor används för att presentera informationen inom det aktuella informationsområdet. Innehållssidor öppnas via länkar i vänstermenyer. Klinikernas sidor öppnas från en gallerisida, Kliniker. Undersidor kan användas för sidor med fördjupande information för mindre målgrupper. Sidorna görs tillgängliga i nedfallande vänstermenyer eller i högerkolumnen. Grundstruktur för gallerisida En webbplats för en gallerisida byggs och anpassas för en viss målgrupp. Gallerisidan har en startsida med underliggande innehållssidor, med utfallande menyer och högerkolumn för länkar. Högerkolumnerna har blocken Länkar, Externa länkar och Kontakt. Exempel, gallerisida med vänstermeny, informationsinnehåll och högerkolumn. Undersidor till gallerisidor ska ligga under respektive gallerisida i Episerverstrukturen. Inga genvägar eller inhämtning av data görs i Episerver. Det innebär att webbredaktören får uppdatera, skapa och publicera på flera ställen i Episerver.

4 (12) Grundstruktur för klinik, enhet, eller stab En webbplats för en klinik, enhet eller stab byggs utifrån en gemensam grundstruktur. Den har en startsida med tillhörande högerkolumn och underliggande innehållssidor. Alla innehållssidor skapas på sidtypen Informationssida. Vänstermenyns innehåll Grundstrukturens innehållssidor visas i en vänstermeny som används för navigering på webbplatsen. Sidornas inbördes ordning är fördefinierad för att navigeringsmönstret alltid ska vara detsamma för besökaren. Avdelningar och mottagningar som hör till kliniken presenteras i bokstavsordning. Enheter som avdelningar och mottagningar ingår i presenteras inte. Exempel, alla enheter tillhörande kliniken listas i bokstavsordning. Om informationsinnehållet inte passar under någon av grundstrukturens sidor ovan skapas undersidor att länka till i en högerkolumn. Observera att undersidan helst inte ska ha någon högerkolumn med länkar till ytterligare en nivå. Endast sidor med färdigt innehåll får publiceras. Om innehåll saknas för någon av grundstrukturens innehållssidor ska den döljas och avpubliceras tillsvidare. Startsidans centrala innehåll kliniksida Startsidans centrala innehåll, scenen, utgörs av en introduktionstext, verksamhetsbild (storlek 430x100 px) och en efterföljande text, minst två till tre meningar lång. Tänk på att skriva för målgruppen patienter och allmänhet och inte för medarbetare på SÄS.

5 (12) Exempel, kvinnoklinikens startsida. Högerkolumnernas innehåll I högerkolumnen kan olika typer av innehåll finnas till exempel Kontaktinformation, länkar till dokument och till andra webbsidor Innehåll i högerkolumnen för klinikens startsida: Verksamhetschef eller Kontakta oss. Kontakt med kontaktuppgifter till verksamhetschef eller andra relevanta nyckelpersoner. Arbeta hos oss med länk till undersidor. Enhetens centrala innehåll enhetssida Enhetens centrala innehåll, scenen, utgörs av en verksamhetsbild (storlek 430x100 px) och en kort text, två till tre meningar lång, som skrivs ovanför bilden. Tänk på att skriva för målgruppen patienter och allmänhet och inte för medarbetare på SÄS.

6 (12) Exempel: Ortopedmottagningens sida Högerkolumnernas innehåll Innehåll i högerkolumnen för enhetens startsida: På enheternas startsidor, är olika block kopplade i en högerkolumn. Högerkolumnen innehåller kontaktuppgifter och öppettider (KIV-block), kartor och länk till mina vårdkontakter. Dokument och länkar kan läggas i högerkolumnen.

7 (12) Exempel, Utseende på en högerkolumn på en avdelning. Kontaktsidan i högerkolumnen redigeras på sidan Kontakt i strukturen. Kontakt, öppet- och besökstider, Mina vårdkontakter samt kartfunktioner är kopplade till Katalog i Väst (KIV). Olika KIV-Block används (flikar i Episerver). Via ett HSA-id kopplas uppgifterna från KIV ihop med Episerver. Exempel, Flikarna i KIV-blocken och HSA-id. Till fliken KIV-Kontakta oss finns två editorer med tillhörande fält för rubrik. Detta block används för att manuellt skriva in information, exempelvis namn, telefonnummer och e-postadress till nyckelperson.

8 (12) Exempel, Fliken KIV-Kontakta oss med tillhörande editor. Bilder Alla bilder för publicering på den externa webbplatsen tas eller godkänns av fotograf på Fotomedia [4]. Alla som medverkar på bilder ska ha gett sitt medgivande till detta och vara medvetna om hur bilden kommer att användas. Foton från andra förvaltningar får inte användas. Bilder ska användas i det originalformat som Fotomedia har tillgängliggjort dem i. De ska vara optimerade för webben och av GIF- eller JPEG-format. Bildstorlekar: Klinikers startsida 430 x 100 px Bild till scenen och nyheter 430 x 215 px Mindre bilder 186 x 93 px Bilder kvadratiska 120 x 120 px Annonsbild 191 x 220 px Bannerbild i sidfot 212 x 106 px Porträttbild 160 x 200 px Bild till Facebook 1181 x 787 px Bilder ska alltid ha en beskrivande alternativ text (Alt-text) av tillgänglighetsskäl. För dem som lägger in foton i Image Vault. Skriv alltid copyright SÄS efter ditt namn under Author. Under beskrivning skriver vi namn på person/ föremål/klinik eller avdelning. Under titel skriver vi ämnet, vad det hela handlar om (t.ex. Forsknings- och kvalitetsdagarna 2015 osv).

9 (12) Länkar Alla länkar ska ha ett tydligt och beskrivande länknamn. Använd till exempel Socialstyrelsen som länktext istället för För länkar till webbsida ska alltid länkstilen Länk med pil användas Exempel. Länk med länkstilen Länk med pil (orange ring med vit pil före länktexten). Undantag från denna regel görs vid länkar till bokmärken på sidan i innehållsförteckningar. Både interna och externa länkar ska öppnas i samma fönster. Dokument Dokument laddas ner via upload-katalogen i Episerver Dokument ska publiceras i PDF-format (PDF/A) i första hand för att minimera beroendet av licensierad programvara och att enkelt kunna ta del av dokumentet från mobila enheter. Originaldokument bör alltid i sparas i en nätverksmapp (på G:). Dokumentlänkar i Episerver Precis som länkar till webbsidor ska dokumentlänkar ha tydliga och beskrivande namn. Dokumentlänkar öppnas alltid i nytt fönster. Ange därför en alternativ text Öppnas i nytt fönster för dessa länkar. Länkstilar används för att visa vilken typ av dokument som länken öppnar. Det finns länkstilar för dokument av typerna PDF, Word, Excel, Power-Point och Film. Av tillgänglighetsskäl ska dokumenttypen också alltid anges inom parenteser i klartext efter dokumentlänkens namn, t.ex. Mitt dokument (pdf). Vissa hjälpmedel läser upp länken och användaren får bara information om det som står i text. Exempel. Länkstil för dokument. Dokument öppnas i nytt fönster. Sökmotoroptimering Att använda sökfunktioner är ett vanligt sätt att navigera på webbplatser. För att dina sidor ska bli lättare att hitta och hamna högre upp i sökresultat finns det några saker att tänka på:

10 (12) De ordval du gör vid publicering är viktigt för att det ska gå att hitta innehållet. Föreställ dig vilka sökord och synonymer målgruppen kommer att använda för att söka efter din sida. Skriv ett tydligt och relevant sidnamn. Skriv det viktigaste först lyft fram det unika med ditt innehåll och använd sökord tidigt i texten. Använd rubrikerna och formateringsmallarna för H2 och H3 i texten. Sökmotorerna prioriterar rubrikerna och formateringsmallarna. Ange i redigeringsläge för sidan fem till sex sökord vid Standarsökord för sidor. Ange i redigeringsläge för sidan en sammanfattning av innehållet vid Beskrivning av sidan. Skriv kort och koncist med sökord och nyckelfraser, max 160 tecken. Sammanfattningen är för sökmotorerna. Ange en alt-titel till bilder. Gallra bort inaktuella dokument och webbsidor. Uteslut sidor av typen protokoll och nyheter från sökresultat i Episerver. Det finns också möjlighet att med så kallade key matches låsa söktermer till specifika sidor, som då hamnar överst i sökresultatet. Kontakta webbsupporten webb.sas@vgregion.se för att få vidare hjälp med detta. Det är bra om webbsidor sökmotoroptimeras. Fokusera på att göra start-sidor och sidor som ofta efterfrågas och besöks så sökbara som möjligt. Övriga riktlinjer Enkel adress Ibland finns det behov av att skapa en enkel (kortare) adress till webbsidan, t.ex. för marknadsföring av sidan. När en enkel adress skapas, ange först snedstreck och därefter namnet på sidan, t.ex. /vardhygien. Hela den enkla adressen till sidan blir då Färger Innehåll på webbsidor ska följa den övergripande stilmallen när det gäller färg på text och bakgrund. Undantag får göras i tabeller där bakgrundsfärg behöver användas. Gallra, revidera och arkivera Det publiceras många sidor av olika slag varje år. En del av dessa sidor arkiveras, men många gamla sidor ligger också kvar över tid. På samma sätt växer antalet dokument i upload-katalogen på Episerver. Eftersom det ligger i allas intresse att webbplatsen och sökfunktionen inte belastas av inaktuella sidor och dokument, ska dokumentmappar och webbsidor gås igenom årligen. Fatta i samband med detta beslut om vad som ska revideras, gallras respektive arkiveras.

11 (12) Webbsidor och nyheter kan arkiveras tillfälligt i mappar avsedda för detta (#- symbol före arkivmappens namn) och som inte indexeras mot sökmotorn. Kontakta webbsupporten webb.sas@vgregion.se för inställningar i dynamiska inställningar. Inaktuella webbsidor och nyheter som det inte ligger något värde i att spara ska tas bort. En hjälpfunktion finns i Episerver, en regional städfunktion, för att regelbundet gallra bort gamla webbsidor. Webbredaktören notifieras via e- post när en sida är äldre än ett år. Tre påminnels går ut innan webbsidor tas bort och arkiveras automatiskt. Rubriker Det finns tre rubriknivåer för gruppering av innehållet på sidan. Sidans namn får alltid rubrikstorleken H1. För att styckeindela den löpande texten används rubrikstorlek H2, respektive H3 för underrubriker. Bildtext Det finns ett format för bildtext, text som skrivs under bilder, som är mindre än normaltext. Tabeller Av tillgänglighetsskäl ska tabeller endast användas sparsamt. Tabeller används för att presentera större informationsmängder. I andra fall används istället löpande text med underrubriker. Undvik Fet och kursiv text. Uppföljning Alla webbredaktörer har en viktig roll att medverka aktivt för att uppfylla de krav som ställs. ens webbredaktörer har befogenhet att göra förändringar på webbplatsen och på webbsidor om större avvikelser från regelverket och riktlinjerna hittas.

12 (12) Dokumentinformation För innehållet svarar Isaac Holst, webbutvecklare, kommunikationsstaben Kerstin Holm, informatör, kommunikationsstaben Remissinstanser Henrik Hermansson, kanslichef, kommunikationsstaben Tatiana Castillo Madrid, vik. webbutvecklare, kommunikationsstaben Lena Löfgren, informatör, kommunikationsstaben Fastställt av Maria Bohlin, kommunikationschef, kommunikationsstaben, SÄS Nyckelord internet, webbsidor, publicering, patientinformation, mina vårdkontakter, gallring, manual Referensförteckning 1. Strategi för Västra Götalandsregionens externa kommunikation 2. Strategiplan - SÄS mitt sjukhus 3. Västra Götalandsregionens vision - Det goda livet 4. Riktlinje Fotografering vid Länkförteckning Västra Götalandsregionens styrdokument Strategiplan - SÄS mitt sjukhus Västra Götalandsregionens vision - Det goda livet Fotografering vid