Ansvarsfördelning Uppdaterad Personalavdelningen 2012

Transkript

1 Ansvarsfördelning Uppdaterad Personalavdelningen 2012

2 Förord Löneenheten sitter centralt och kör löner för hela KI. Vår devis är: 4 R Rätt lön, till Rätt person, i Rätt tid, och på Rätt sätt Detta är tänkt som en manual/hjälpmedel för att fastställa vem som ska göra vad i alla de olika processer som slutligen ger oss de 4R:en. Katarina Tillgren 16 februari

3 Inledning Arkivering Allt utom resor och stipendiebeslut arkiveras centralt. Kontroll Lön gör stickprovskontroller på underlag. 10:e / månad För att öka kvalitén och motverka stress och övertid behöver löneunderlagen vara löneenheten tillhanda senast den 10:e varje månad. Katarina Tillgren 16 februari

4 Informationsansvar vid anställning: Den anställda Personuppgifter Skatt Arbetstillstånd Institution Samordningsnummer Personnummer Anställningsform Arbetstillstånd BESTA Befattning (obs tydligt vid kombinationsanst) Lön Enhetsnamn (samma som uppgivet i org.träd) Schema, arbetstider Kontering Schablonsemester Löneenheten NOR Kontroller Katarina Tillgren 16 februari

5 gör vad Upplärning av nya användare Resor - granskare Institutionen lär ut sina rutiner Går igenom system och riktlinjer Skicka in behörighetsanmälan efter genomgång Skicka in avanmälan av användare användare Stöd till granskare Ger utbildning/information 2 ggr /år Systemet - Möjlighet att titta runt i systemet och ta ut listor Skicka in behörighetsanmälan för genomgång Institutionen lär ut sina rutiner Går igenom system och riktlinjer Skicka in avanmälan av användare Anställningsavtal Måste ha behörighet till systemet - listor, se ovan Skicka in behörighetsanmälan Genomgång av manualer för att registrera anställningsavtal användare Stöd till användarna användare Stöd till användarna Enskild genomgång av Primula med respektive löneadministratör Ger utbildning/information 2 ggr /år Praktisk arbetsrätt vid KI Genomgång av grundläggande arbetsrätt vid KI Katarina Tillgren 16 februari

6 gör vad 1 Anställningsavtal Stipendiebeslut UBB URA Marie Curie Upprättar i (word är godkänt än så länge) Primula (registrerar) Anställningsändring Upprättar beslut och underlag Primula (registrerar) Arkiverar underlag Skickar kopia på beslut Upprättar i (word är godkänt än så länge) Primula (registrerar) Upprättar i Word på godkänd avtalsblankett Upprättar i Word på godkänd avtalsblankett Korrekt pers nr Ansvarar för att person ansöker om personnummer/samordningsnummer Vid byte skickas underlag till IT-support och Löneenhet Reg om word Kontrollerar logik - stickprov Arkiverar, i evighet Registrera Arkiverar kopior i 2 år Reg. om word Kontrollerar logik stickprov Arkiverar, i evighet Kontrollerar logik - stickprov Arkiverar, i evighet Kontrollerar logik - stickprov Arkiverar, i evighet Ändrar samordingsnummer till personnummer i Primula Arkiverar i evighet Ansvarig för processen Ansvarig för processen Ansvarig för processen Ansvarig för processen Katarina Tillgren 16 februari

7 gör vad 2 Tidsbegränsade uppdragstillägg Upprättar beslut, antingen Beslutsunderlag Godkända blanketter Bevaka slutdatum (lista) Arkiverar i evighet Enstaka uppdragstillägg Fyller i ett underlag - blankett Arkiverar 10 år Arvoden 20% dvs 40 h/m Fyller i ett underlag blankett. Obs! Ange timmar per månad och ange belopp utan semester ersättning. Fyll i Nordeas överföringsblankett och skicka in till Nordea för att slippa utbet kort Arvoden < 20% dvs < 40 h/mån Fyller i ett underlag blankett. Obs! Ange timmar per månad och ange belopp utan semester ersättning. Fyll i Nordeas överföringsblankett och skicka in till Nordea för att slippa utbet kort Arvoden - försökspersoner Fyller i ett underlag blankett Fyll i Nordeas överföringsblankett och skicka in till Nordea för att slippa utbet kort Kontrollerar om arbete på annan institution Arkiverar (evighet) Kontrollerar om arbete på annan institution Arkiverar i 10 år Arkiverar i 10 år Övertid, ob, beredskap Upprättar korrekta underlag till lön Kontrollerar Arkiverar 2 år Ansvarig för processen Reder ut oklarheter Katarina Tillgren 16 februari

8 gör vad 3 Semester Planerar och beviljar semester via PAwebben Bevakar att anställda har haft minst 20 dgr sem Bevakar att det inte sparas mer än 35 dgr Semester ersättning, slutlön Ansvarig för att systemet har korrekta uppgifter Betalar ut månaden efter sista anställningsdag, Semester, intern rörlighet Mottagande institution kontrollerar semester status och fakturerar föregående institution Schablonsemester Informerar om hur schablon semester fungerar och vilka som har det Planerar och beviljar semester manuellt Meddelar löneavdelningen om sem sparas och tas ut SINK Ansöker om SINK Bevakar att inte 6 månader överskrides Lägger ut semester i system så att korrekt semestertillägg utbetalas. Arkiverar Skyddad identitet Meddelar löneavdelningen Kodar personuppgifter i Primula (åker då även ut ur KIMKAT Förmåner Fyller i blankett Obs! Ska godkännas av prefekt i förening med Personaldirektör Registerar Arkiveras Katarina Tillgren 16 februari

9 gör vad 4 Ledigheter Bevakar alla ledigheter (tar ut listor) och håller lön uppdaterad inför lönekörning vid tillbakagång etc Tar emot blanketter/kännedomsärenden från anställda Kontrollerar (schema, barns pers nr etc) Skickar in blankett, bifoga ev underlag Vid barns födelse Skicka in barnets födelsedatum Nyanställd med barn under 3 år: behövs intyg från FK om kvarvarande dagar Delpension Den anställde lämnar in en ansöka om delpension Beslut tas i samråd med UFs pers avd Avstämningskontroll Avslutar ledigheten i systemet Ändrar schema vid behov och bevakar föräldralön, 360 tillfällen inom 3 år Skriver beslut i system Skicka in anmälan till SPV Sjuk Tar emot sjukanmälan/registrera i webben Avstämningskontroll Om > 14 anmäler till FK Bevaka att sjukförsäkran inkommer Bevaka sjukintyg fortsatt sjukskrivning Skicka kopia på sjukintyg Bevaka att semesterlagen följs vid sjukdom Om rehab, skicka in underlag fr FK till lön (listor) Katarina Tillgren 16 februari

10 gör vad 5 Reseorder, reseräkning och utlägg Upprättas och arkiveras. Reseförskott Betalar ut via girovision Skickar underlag till lön och meddelar när reseräkningen är godkänd. Arbetsgivarintyg Skickar förfrågan (via källa) Fyller i institutionsuppgifter Reglerar förskott Anställningsintyg av olika slag Tar fram, skriver ut och skriver under Back-up Fyller i arbetstid, timmar och ersättning skickar tillbaka till institutionen om inte annat avtalats Forskarskatt Ansöker Skickar underlag till lön i Primula Kontroll lönekostnadsspec Tar ut och stämmer av lönekostnadsspecen efter lönekörning Handlingsalternativ Om korrekt signera och sätt i pärm Om fel upptäcks kontakta lön Lön kör lön enligt schema publ. på intranätet. Stora fellön stoppas/extra utbetalning, mindre fel korrigeras i nästa körning Katarina Tillgren 16 februari

11 gör vad 6 Intyg för friskvård Skriver ut och skriver under Back-up Arbetstidsförändring Skickar underlag till lön Ändrar i systemet Manuell utbetalning Institutionen beslutar om utbetalning i samråd med lön Effektuerar utbetalningen via ek systemet Skickar underlaget till lön Lön räknar fram korrekt skatt Lägger in utbetalningen som en förskottsutbetalning Intyg till Försäkringskassan Fyller i vid förfrågan Fyller i vid förfrågan Skatt Skicka in nyanställdas skattsedel till lön Skicka in ev jämkningar Information om tidigare statlig anställning korrekta matriklar Registerar skatteuppgifter Skickar avstämning till nyanställda och uppdaterar Primula vid behov. NOR UF-admin och lön Beräknar tid och anordnar högtid för utmärkelse Katarina Tillgren 16 februari

12 gör vad 7 CSR (centrala skatteregistret) Uppdaterar alla anställdas skatteuppgifter inför kommande år i november. Pensionhandläggning Lön sköter all handläggning och informerar institution Sjukersättning Bevakar att anställda skickar in beslut från FK Skickar in till Löneenheten sjukersättning Skickar beslut till SPV för beslut om sjukpension för individen Namnbyte i Primula och skickar in utdrag från skattemyndigheten till löneenheten SAMT till IT-support Ändrar i lönesystemet om ej gjort Arkiverar i evighet Kombinationsanställda vid sjukdom Kontakta SLL och räknar fram kompl sjuklön sjuklön Dödsfall Meddelar lönekontoret dödsfall Beställer dödsfallsintyg Skickar brev till dödsbo Anmäler till SPV Katarina Tillgren 16 februari