2. Förfrågningsunderlag kravspec

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling Botkyrka kommun Lokalvård 2011 Susanne Pettersson 2011:8 Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 2. Förfrågningsunderlag kravspec 2.1. Generella krav Krav och städspecifikation Lokalvårdsinsatser skall räknas efter respektive anbudsområdes objektspecifikation samt städinstruktioner bilaga 5-8 för skola, gymnastik i skola, fritids i skola, förskola. Inför avtalsstart upprättar entreprenören tillsammans med beställarens kvalitetscontroller och representant från objektet ett städschema som utvisar i vilken ordning olika ytor skall åtgärdas. Avsikten är att skapa en planering så att lokalvårdarna kan ha tillgång till fria och sammanhängande ytor med hänsyn taget till pågående verksamheter i lokalerna. I de fall maskiner kommer att användas i lokalvårdsarbetet under tid då verksamheten pågår är det viktigt att iaktta att dessa inte används på sådant sätt att verksamheterna störs av buller. Accepteras ovan? (/ svar) Golvvård Golvvård utföres lägst med den frekvens och metod som anges i bifogade städinstruktioner för de olika lokaltyperna. Leverantören skall intyga att man under hela avtalsperioden har personal som genomgått utbildning avseende skötsel av golv (trä, plast, linolium, sten). Det är viktigt att välja rätt kemikalier till golven för att maximera resultat och livsläng samt minimera halkrisken. Accepteras krav avseende golvvård? (/ svar) Storstädning/ programstädning Utskrivet: :34 Sida 1 av 8

2 Storstädningen avropas separat och skall omfatat de ytor och de lokaler som är föremål för frekvent lokalvård enligt denna upphandling och skall innehålla följande moment; - Tvättning av väggar i toaletter och duschrum - Rengöring av sanitära enheter - Tvättning av dörrar med snickerier samt övriga snickerier utvändigt - Tvättning av kakelväggar, element och rör - Rengöring av fasta belysningsarmaturer, ventiler och kontakter - Putsning av speglar och dörrglas - Avfläckning av väggar i övriga utrymmen - Maskinskurning och 2-lager polishbehandling av golv alt. polering med vax samt rengöring av golvlister - Vid behov, efter överenskommelse med städservice - borttagning av gammal polish före påförande av ny polish Entreprenören ansvarar för ut- och inflyttning av möbler vid storstädning. Accepteras krav avseende storstädning/ programstädning? (/ svar) Fönsterputs Fönsterputs avropas separat och utföres oftast i samband med storstädning. 2-sidig fönsterputs och 4-sidig fönsterputs skall offereras. Accepteras krav avseende fönsterputs? (/ svar) Tillägstjänster Beställaren kan komma att separat och vid behov beställa tilläggstjänster enligt nedan. Dessa tjänster skall faktureras separat och tas ej med i anbudsutvärderingen; - Avdammning rör i tak - Rengöring av ventilationsgaller - Rengöring av spis/ ugn - Rengöring av mikrovågsugn - Rengöring av kylskåp - rengöring av diskbänk och plocka in i diskmaskin - Rengöring av element utanpå och bakom - Tömning av återvinningskärl - Dammsugning eller avborstning av stoppade möbler - Rengöring av sko- och klädskåp - Rengöring av elevskåp - Dammtorkning av bokhyllor bibliotek - Rengöring av soprum - Städning av glaskross, fönsterkross - Rengöring elementgrop gymnastiken - Skurning och polishbehandling av golv - Beställning av förbrukningsvaror (tvål, wc m.m.) - Städning av cafeteria Utskrivet: :34 Sida 2 av 8

3 - Dammsugning av textila mattor Accepteras eventuella tilläggstjänster? (/ svar) 2.2. Krav på personal Generella krav på personal - Samtlig personal skall bära namnbricka, gärna med foto - Personal skall vid begäran kunna legitimera sig med godkänd legitimation - Byte av för objekt/anbudsområde avtalad arbetsledare skall skriftligen meddelas och godkännas av städservice innan arbete påbörjas - Vid byte av städpersonal skall städservice skriftligen delges namn och personnummer på ny städpersonal innan arbetet påbörjas - Obehöriga får ej vistas i lokalen, utan endast entreprenörens personal Accepteras krav på personal? (/ svar) Belastningsregister Personal som arbetar inom verksamhet där det finns direkt kontakt med barn och ungdomar skall uppvisa utdrag ur belastningsregistret för ansvarig chef hos entreprenören enligt lag (2000:873 med ändring 2008:53) om registerkontroll av personal i förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg. Accepteras krav avseende belastningsregister? (/ svar) Larm och nyckelhantering Personalen skall stänga fönster och låsa dörrar i de lokaler som städas. Personalen ansvarar för avlarmning respektive pålarmning. Om larm skulle utlösas på grund av fel från entreprenörens personal skall kostnaden för utryckning från vaktbolag betalas av entreprenören. Entreprenören skall stå för eventuella kostnader som uppstår vid förlust av nycklar/ kort såsom ex. låsbyten. Accepteras krav avseende larm- och nyckelhantering? (/ svar) 2.3. Objektspecifikation - anbudsområde Hammerstaskolan Hammerstaskolan består av 3 byggnader A, B, och C sammankopplad med en inomhuskorridor samt en friliggande byggnad C med bl.a gymnastik, café och klassrum. Verksamheten vid Hammerstaskolan består av grundskola med förskoleklass och fritids. Lokalvårdsinsatsernas omfattning Städbehovsanalys är gjord i samråd med skolan. Lokalvården omfattar ovan nämnda enheter och utförs måndag t.o.m fredag dock Utskrivet: :34 Sida 3 av 8

4 ej s.k röda dagar Lokalvården omfattar inte följande lokaler A , B 2054, C 113,115, 134, D Allmänt om städningen i Hammerstaskolan Städningen skall utföras 39 veckor per år i huvuddelen av lokalerna. Städuppehåll under jullov, sportlov, påsklov, höstlov och sommarlov. Undantag är A-huset rum 1004, , 1047, B-huset rum , 2053, samt D-huset rum där städningen skall utföras 48 veckor per år (städuppehåll 4 veckor på sommaren). Total städyta ca: 3.900m² Tillägg till städinstruktion Dammsugning av stoppade möbler i personalrummet A-huset rum 1011, 1 gång per månad. Städning i skolhälsovårdens lokaler A-huset rum , skall städas 5 dagar/vecka i stället för 2 dagar/vecka. A-huset rum skall städas som träslöjden. Allmänt om storstädning och fönsterputs Storstädning och fönsterputs avropas separat vid behov och utförs mellan vecka 25 och 31. Insatsernas förläggning i tiden Lokalvården utföres mellan kl med början i fritidslokalerna. Byggnad C rum skall vara färdigstädade kl Byggnad C rum städas efter kl och skall vara färdigstädade kl Det är av stor vikt att hänsyn tas till verksamheten vid uppläggning av arbetet så att störningarna minimeras Förskolan Aspen Aspen är en förskola tillhörande Hammerstaskolans rektorsområde. Lokalvårdsinsatsernas omfattning Städbehovsanalys är gjord i samråd med förskolan Lokalvården omfattar samtliga ovan nämnda ytor och utförs måndagar t.o.m fredagar dock ej s.k röda dagar.köket ingår ej. Allmänt om städning i Aspen Städningen skall utföras 48 veckor per år. Storstädning och fönsterputs avropas separat vid behov och utföres vecka Total städyta ca 950 m² Insatsernas förläggning i tiden ( OBS! Pris önskas på Alt.1 och Alt.2 ) Alt. 1 : Lokalvården skall utföras från kl Alt. 2 : Lokalvården skall utföras från kl och framåt. Det är av stor vikt att hänsyn tas till verksamheten vid uppläggning av arbete så att störningar minimeras Förskolan Granen Utskrivet: :34 Sida 4 av 8

5 Förskolan Granen består av 9 separata enplans husenheter förbundna med en inomhuskorridor, tillhörande Hammerstaskolans rektorsområde. På förskolan finns 7 förskoleavdelningar, 1 läs- och skrivcentrum och en ekonomibyggnad. Lokalvårdsinsatsernas omfattning Städbehovsanalys är gjord i samråd med förskolan. Lokalvården omfattar samtliga ovan nämnda enheter och utförs måndag t.o.m fredag dock ej s.k röda dagar.köket ingår ej. Allmänt om städning i Granen Städningen skall utföras 48 veckor per år. Storstädning och fönsterputs avropas separat vid behov och utföres vecka Total städyta ca 1250 m². Insatsernas förläggning i tiden ( OBS! Pris önskas på Alt. 1 och Alt. 2 ) Alt. 1 : Lokalvården skall utföras från kl Alt. 2 : Lokalvården skall utföras från kl och framåt. Det är av stor vikt att hänsyn tas till verksamheten vid uppläggning av arbete så att störningar minimeras Bemanning och organisation för uppdraget Beskriv er tänkta bemanning och organisation för utförandet av uppdraget inom anbudsområde 1 Beskrivning (Fritextsvar) 2.4. Objektspecifikation - anbudsområde Grindtorpsskolan Grindtorpsskolan består av flera byggnader sammankopplad med en inomhuskorridor samt en friliggande gymnastikbyggnad. Verksamheten vid Grindtorpsskolan består av grundskola med förskoleklass och fritis. Lokalvårdsinsatsernas omfattning Städbehovsanalys är gjord i samråd med skolan. Lokalvården omfattar ovan nämnda enheter och utförs måndag t.o.m fredag dock ej s.k röda dagar Lokalvården omfattar inte följande lokaler Köket ingår ej i städningen. Allmänt om städningen i Grindtorpsskolan Städningen skall utföras 39 veckor per år i huvuddelen av lokalerna. Städuppehåll under jullov,sportlov, påsklov, höstlov och sommarlov. Undantag är fritidsavdelningarna ca:1.600 m² där ca: 900m² (byggnad A) städas 43 veckor per år (ej 9 veckor på sommaren) och resterande ca:700m² (byggnad C) städas 52 veckor per år samt expeditionerna (byggnad F) rum som skall städas 48 veckor per år. Tillägg till städinstruktion Combimaskinkörning i matsalen 1 gång/vecka. Städning i skolhälsovårdens lokaler 5 dagar/vecka i stället för 2 dagar/vecka. Utskrivet: :34 Sida 5 av 8

6 Avfläckning av samtliga mellanväggsglas och innedörrar 5 gånger/vecka. Putsning av samtliga mellanväggsglas och innedörrar 4 gånger/år (v9,17,32,44). Invändig putsning av fönster i korridor samt trapphus 9 gånger/år( jan-maj, sep-dec) Allmänt om storstädning och fönsterputs Storstädning och fönsterputs avropas separat vid behov och utförs mellan vecka 25 och 31. Rengöring av högt hängande armaturer och ventilationsrör i tak skall ingå i storstädningen. Total städyta ca: 7.000m². Insatsernas förläggning i tiden Lokalvården utföres mellan kl med början i fritidslokalerna. Huvudéntre och trappor skall vara färdigstädade kl Gymnastikbyggnaden skall städas efter kl och vara färdigstädad kl.8.00 Det är av stor vikt att hänsyn tas till verksamheten vid uppläggning av arbetet så att störningarna minimeras Bemanning och organisation för uppdraget Beskriv er tänkta bemanning och organisation för utförandet av uppdraget inom anbudsområde 2 Beskrivning (Fritextsvar) 2.5. Kvalitetssäkring och uppföljning Kvalitetssäkring och uppföljning Det skall finnas en utsedd arbetsledare för lokalvården som är tillgänglig och på eget initiativ har en löpande kommunikation med kvalitetscontroller på Städservice. Arbetsledaren skall ha kvalitetsuppföljning 1 ggr/vecka i början, med kvalitetscontrollern. Därefter kontinuerliga månadsträffar mellan entreprenör och kvalitetscontroller. Kvalitetsuppföljning skall dokumenteras och undertecknas av båda parter. Loggbok skall finnas på varje objekt för löpande synpunkter. Entreprenören skall utföra egna egenkontroller som skall inlämnas till kvalitetscontroller direkt efter utförd kontroll. Entreprenören är skyldig att utan extra ersättning vidta rättelser vid anmärkning på egenkontroll eller kvalitetsuppföljning samt återrapportera till kvalitetscontroller när detta är utfört. Vid sjukfrånvaro av ordinarie personal skall ersättningspersonal sättas in. Accepteras krav avseende kvalitetssäkring och uppföljning? (/ svar) Icke godkänd kontroll A) Om städningen inte är godkänd vid kvalitetsuppföljningskontroll vid upprepade tillfällen skall entreprenören redovsisa en handlingsplan inom 5 dagar efter rapportering av resultaten. B) Om det vid kontroll visar sig finnas briseter som kan relateras till punkt skall handlingsplan redovisas per omgående. Accepteras kravet avseende icke godkänd kontroll? (/ svar) Utskrivet: :34 Sida 6 av 8

7 2.6. Pris Priser Priser skall lämnas exklusive mervärdeskatt på bilaga 9, samtliga efterfrågade uppgifter skall fyllas i. Priset skall täcka samtliga kostnader för åtagandet enligt detta förfrågningsunderlag med bilagor. Offererade priser skall vara fasta t o m Storstädning och fönsterputs kommer att avropas separat av köparen vid behov, från den entreprenör som blir tilldelad kontrakt för daglig städning av objektet. Accepteras kravet? (/ svar) Pris anbudsområde 1 - Hammerstaskolan samt två förskolor Här kommer upphandlingsenheten ange ert framräknade totalpris per år och område utifrån av er bifogad prisbilaga. I utvärderingspriset för anbudsområde 1, kommer båda prisalternativen på förskolorna att ingå. Totalt anbudspris - område 1 (Prisruta) 100,00 % Pris anbudsområde 2 - Grindtorpsskolan Här kommer upphandlingsenheten ange ert framräknade totalpris per år och område utifrån av er bifogad prisbilaga. Totalt anbudspris - område 2 (Prisruta) 100,00 % 2.7. Kemikalier och utrustning Kemikalier och utrustning Kostnad för städredskap och kemikalier skall ingå i offererade priser. Kemiska produkter som används i entreprenaden, skall uppfylla kraven enligt Miljöstyrningsrådets kriterier för kemisk-tekniska produkter, se Städkemikalier som inte uppfyller dessa egenskapskriterier får endast användas efter särskilt medgivande från beställaren, och vid speciella tillfällen exempelvis klottersanering. Redovisa nedan, vilka produkter ni ämnar att använda. Redskap, maskiner etc. skall vara i gott skick och godkända ur arbetarskyddssynpunkt. Uppfylls kravet avseende kemikalier? (/ svar) Ange vilka produkter ni ämnar använda (Fritextsvar) Förbrukningsartiklar Utskrivet: :34 Sida 7 av 8

8 Toalettpapper, pappershanddukar, sanitetspåsar, tvål, plastbägare m.m. tillhandahålls av respektive objekt. Soppåsar och avfallspåsar skall tillhandahållas av entreprenören. Accepteras kravet? (/ svar) 2.8. Kommersiella villkor Kommersiella villkor Kommersiella villkor för denna upphandling framgår av Botkyrka kommuns kommersiella villkor. Avtalsutkastet skall accepteras i sin helhet. Accepteras krav på kommersiella villkor (/ svar) 2.9. Särskilda kontraktsvillkor Särskilda kontraktsvillkor I denna upphandling tillämpas särskilda kontraktsvillkor enligt bilaga 3, 4 och som är en förutsättning för upphandlingen. Accepteras kraven på särskilda kontraktsvillkor /? (Fritextsvar) Utskrivet: :34 Sida 8 av 8