Tjänsteplan Ledning & Styrning

Transkript

1 Tjänsteplan Ledning & Styrning Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Till tjänsteforum Pär E Mindre komplettering av text i avsnitt 2 och 7 Pär E Till prioriteringsforum Pär E Tabell felaktig sid 3, korrigerad Pär E Ändring tabell sid 4 Pär E Ändringar efter möte i prioforum Utvecklingsbudget för e-arkiv minskas för 2017 och tas tillsvidare bort för resten av planperioden. Budget för vidmakthållande stryks tillsvidare. Pär E Prioforumets yttranden infogade Pär E Uppdaterad efter beslutsforum Jenny J

2 Långsiktig inriktning och mål Tjänsteområdet ska bidra till att stötta stadens chefer, på alla nivåer, i arbetet med att styra och leda verksamheten. De kommungemensamma styrnings- och ledningsprocesser som omfattas av området är: - Planerings- och uppföljningsprocessen - Intern styrning och kontroll - Politisk ärendeprocess - Diarieföring och arkivering - Systematisk kvalitetsledning och utveckling Ledord för långsiktig inriktning och mål: - Förenkla, förtydliga och tillgängliggöra ordning och reda och bättre beslutsunderlag - Att processerna stödjer att vi kan möta stadens utmaningar - Sammanhang och beroenden - Stärka kundorientering Utvecklingsinsatser Ledning & styrning utvecklingsinitiativ, tkr Prioritering Summa Förstudie/Utredning: Innehålls-/dokumenthantering - Ersättning nuvarande systemstöd Stöd för hantering av nämndhandlingar Förstudie: Stöd för Webenkäter Förstudie: Stöd för Processkartläggning/Processutveckling E-arkiv Förstudie: Synpunkts-/avvikelsehantering Ospecificerade utvecklingsuppdrag Prioriteringsforumets överväganden och yttranden: Ledningssystem Överväganden: Prioforum ser att frågan om en kanal(portal, ingång) för information om ledning och styrning är angelägen. Att föra samman befintlig information, styrande dokument och verktyg till chefer (enligt en rollbaserad princip) är efterfrågat. Däremot ställer man sig tveksam till att initiera ett separat utvecklingsarbete för att åstadkomma detta; det mest prioriterade är att istället att gå i takt mellan olika tjänsteområden och att Intraservice tar en aktiv roll i att bevaka att befintliga kanalers syfte och informationsinnehåll värnas och att stävja tillväxten av nya överlappande kanaler. Yttrande: Prioriteras ej, däremot vill prioforum göra medskick till beslutsforum att frågan måste samordnas över tjänsteområdesgränser och att Intraservice behöver ta en aktiv roll att bevaka/driva frågan att information, varav lednings- och styrningsinformation är en kategori, tillgängliggörs på ett för användarna så sammanhållet sätt som möjligt Sida 2 (13)

3 Kemikalieregistrering Övervägande: Prioforum ställer sig bakom att staden har gemensam tjänst för detta men ifrågasätter att tjänster/it-stöd lyfts in för gemensam finansiering från att tidigare ha ägts av förvaltningar och utvecklats inom ramen för ordinarie uppdrag och ekonomi. Yttrande: Nomineras som tjänst under förutsättning att: - fördelningen/debiteringen av kostnader blir strikt användningsbaserad där bolag och förvaltningar med liten eller ingen användning bär en mycket liten del av kostnaden. Webenkäter Synpunktshantering Processkartläggning Stöd för innehålls- dokumenthantering Papperslös hantering av nämndhandlingar Yttrande: Ges samtliga hög prioritet Övrigt Yttrande: Prioriteringsforumet anser vidare att en summa bör finnas för ospecificerade utvecklingsuppdrag, vilket tagits med i budgetberedningsunderlaget Ställningstagande tjänsteplan Birgitta rapporterar att SDD-gruppen har reagerat på den för samtliga tjänsteområden sammantagna budgeten för vidmakthållande. SDD har sedan i februari signalerat till Intraservice direktör att man vill se en rationalisering av vidmakthållandet. SDD-gruppen har nu kommit överens om ett gemensamt ställningstagande att återremittera samtliga tjänsteplaner till Intraservice. Agneta understryker att frågan om e-arkiv är viktig för SBK. Den bedöms medföra stora effektiviseringar i verksamheten. Hon tar med sig frågan om kostnaden för e-arkiv 2017 till forum för fackförvaltningarna för avstämning. Utlåtande: Representanterna från SDD kan inte ställa sig bakom förslaget eftersom man vill invänta en genomgång och bedömning av helheten den x juni, men har i sak inte synpunkter på utvecklingsinitiativen. E-arkiv bedöms som ett särskilt viktigt initiativ för staden men kostnaden på 5 mkr 2017 ifrågasätts - i synnerhet innan slutsatserna från förstudien har kunnat bedömas Sida 3 (13)

4 1. Nominering av ny tjänst: Stöd för kemikalieregistrering Se separat nomineringsunderlag för ytterligare information 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen En kommungemensam tjänst som stödjer arbetet med registrering av kemiska produkter underlättar arbetet och ger bra förutsättningar att nå delmålen i det lokala miljökvalitetsmålet Giftfri miljö. Tjänstebeskrivning - Tjänsten erbjuder en plattform för att dokumentera, styra, följa upp och rapportera kemikalieanvändningen inom respektive verksamhet, utveckling av tjänsten - Tjänsten omfattar vidmakthållande av berört IT-stöd - Tjänsten omfattar stöd i arbetet med införande av IT-stödet hos förvaltning eller bolag såsom att genomföra visningar av systemet eller anordna utbildningstillfällen - Tjänsten omfattar användaradministration, användarsupport, registrering av säkerhetsdatablad, uppdatering av inlagda säkerhetsdatablad, inläggning av nya datablad samt uppdatering av begränsningslistor - Kontakt med användarna i staden; information om uppdateringar, anordna användarträffar etc - Marknadsföring av tjänsten - Framtagande av underlag för uppföljning av kemikalieplanen till användarna - Registrering av kemiska produkter på ramavtal - Avtalspart gentemot leverantören Utifrån miljöförvaltningens roll i arbetet med kemikalieplanen bör en del av dessa punkter utföras i samarbete med miljöförvaltningen, exempelvis att driva utveckling av systemet. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Tjänsten är till nytta för förvaltningar och bolag i arbetet med att kartlägga användningen av kemiska produkter. Den underlättar dokumentation, styrning och rapportering av arbetet med att systematiskt minska förvaltningarnas/bolagens användning av farliga ämnen. Minskar den tid som verksamheterna själva behöver lägga på att upprätta rutiner och processer för att registrera kemikalier och underhålla en kemikalieförteckning Alla verksamheter kan dra nyttan av varandras arbete i den gemensamma strukturen och informationsmängden kring kemikaliearbetet. Leder till minskat arbete Genom ett systematiskt arbete och samlad bild kan volymprodukter identifieras och deras eventuella skadliga effekter enkelt överblickas. Detta leder till att staden kan ta ett samlat grepp i nya upphandlingar för att se till att mindre skadliga kemikalier blir tillgängliga för verksamheten och att miljövänliga alternativ används. För staden finns också en nytta i att verksamheterna använder en gemensam tjänst, att koppling mot andra kommungemensamma tjänster upprättas en gång och kommer alla till nytta Underlättar för verksamheterna att ta fram underlag som används för att rapportera måluppföljning mot Göteborgs stads Kemikalieplan och KF's Miljöprogram för Göteborgs stad 1.3 Säkerhetsbehov Sveriges miljölagstiftning (Miljöbalken) Arbetsmiljölagen Göteborgs Stads Miljöprogram Sida 4 (13)

5 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Kemiska produkter kommer att finnas registrerade i stadens gemensamma databas och användarna behöver lägga mindre tid på att skaffa och registrera nya säkerhetsdatablad Det kommer att finnas en gemensam systematisk struktur i kemikaliearbetet i Göteborgs Stad Det blir möjligt att identifiera volymprodukter i Göteborgs Stad och därmed kunna prioritera arbetet med exempelvis substitution samt kravställande i upphandling där det gör mest nytta. Det blir möjligt att göra jämförelser mellan förvaltningar för att minska användningen av antalet olika kemiska produkter som används i staden samt hitta alternativ för substitution av de farligaste ämnena 1.5 Effekt vid avslag Ovan nämnda effekter kommer inte att uppnås. Mer tid får läggas på arbetet med registrering av kemikalier. Arbetet med att minska mängden av farliga ämnen som hanteras i staden försvåras. Risk finns att förvaltningar och bolag skaffar andra lösningar vilket gör arbetet i staden spretigt, ger färre samordningsvinster och gör rapporteringen gällande åtgärderna i kemikalieplanen svårare. 1.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen. Fördelningen mellan olika förvaltningar/bolag ska baseras på omfattningen av kemikalieanvändningen och nyttan man har av tjänsten i sitt grunduppdrag. 2. Förstudie: Utveckling av stöd för Innehålls-/dokumenthantering 2.1 Mål med utvecklingsinsatsen Stadens hantering av innehåll (se definition nedan) härstammar från mitten av 90-talet. Den befintliga tjänsten, LIS, är ineffektiv och behöver utvecklas, förändras och moderniseras. Det är mycket svårt att hitta information om man inte vet exakt var den finns. Väl fungerande sökfunktioner saknas. När dokument finns, men återsökningen inte fungerar, så skapas nya. Detta leder till dubbellagring och osäkerhet kring vilka dokument som gäller. Med innehåll menas alla typer av informationsbärare. Det kan vara filer, olika typer av dokument, innehåll på webbsidor, i diarier och verksamhetssystem samt olika metadata, det vill säga information om själva innehållet. Andra delar i behovsbilden: Leverantörerna av nuvarande systemstöd satsar inte längre på dessa och förmågan att leverera hög kvalitet och förnyelse sviktar Ett stort antal kommuner har under lång tid samarbetat kring plattformen för dokument- och ärendehantering men fler och fler lämnar nu detta till förmån för andra lösningar. Detta leder till att det ekonomiska underlaget för vidareutveckling och förnyelse minskar Stadens kostnader för underhåll/support av nuvarande systemstöd och hanteringen i samband med uppgraderingar är betydande Målet med denna aktivitet är att, i samarbete med andra initiativ runt innehållshantering och gemensam informationsförsörjning, utreda omfattningen av arbetet med och konsekvenser av en ersättning av nuvarande Sida 5 (13)

6 systemstöd. Det långsiktiga målet är att, mot bakgrund av ovanstående, införa stöd för dokument- /ärendehantering som bättre tillgodoser verksamhetens behov. Innan förstudier/utredningar genomförts är det inte möjligt att uppskatta kostnader men införandet av ny plattform för innehålls-/dokumenthantering i Göteborgs Stad är ett mycket omfattande arbete som sannolikt tar flera år. Detta initiativ har beroenden till, och bör samordnas med, utvecklingsförslag inom tjänsteområde Kommunikation, Programmet för intern service och Programmet för e-samhälle. 2.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Exempel: Som chef vill jag få stöd för mitt ansvar att hantera organisationens information på ett sätt som tillgodoser lagens och stadens krav. För mig som medarbetare ska det vara lätt att veta var jag ska spara information så jag kan hitta igen den när jag behöver. Som medarbetare vill jag kunna nå mitt innehåll oberoende av tid, plats och verktyg. Som kommunikatör vill jag ha kontroll på version och status på information som ska publiceras i olika kanaler (goteborg.se/intranätet) Som nämndsekreterare vill jag vara säker på att det är rätt version av dokument som jag publicerar för politiker och att den information runt nämndens möten som jag publicerar via Nämndhandlingar är korrekt klassad. 2.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 2.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Se ovan under nytta 2.5 Effekt vid avslag 2.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen 3. Förbättrat stöd för papperslös hantering av handlingar 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen "Handlingar" är en del i den befintliga tjänsten Ärendeprocessen som är ett stöd i den politiska ärendeprocessen. Den medger papperslös hantering av nämndhandlingar. Mötesdeltagarna får ut mötesmaterial elektroniskt i sina läsplattor, smarta mobiltelefoner och datorer. Det här initiativet handlar om att tillföra ytterligare funktionalitet till tjänsten. Under 2016 kommer utökad funktionalitet som dokumentsignering (t ex protokoll) vilket är nödvändigt för en helt digitaliserad process av hanteringen av handlingarna. Insatsen medför också visst arbete med införande samt utbildningsinsatser. Den utökade funktionaliteten kommer att medföra något högre licenskostnader. Eventuellt kan vidareutveckling av det här slaget hanteras inom budget Sida 6 (13)

7 för vidmakthållande, men då behöver den utökas. Om möjligt är det önskvärt att införa denna funktionalitet redan under 2016, förutsatt att den kan hanteras inom befintlig budget. Målet med denna aktivitet är att tillföra ovan beskriven funktionalitet till tjänsten Handlingar inom Ärendeprocessen och därigenom förbättra möjligheterna till snabb, enkel, kostnadseffektiv och miljöbesparande hantering av handlingar. En viktig beståndsdel i tjänsten Ärendeprocessen är LIS så detta initiativ bör samordnas med utvecklingsförslag 2 i tjänsteplanen. 3.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Nämndsekreterarens arbete vid publicering av handlingar på goteborg.se är idag en omständlig och tidskrävande procedur. Denna utveckling innebär förenkling av arbetet och stor tidsbesparing. Dokumentsignering är en förutsättning för att hanteringen av handlingar ska kunna bli helt digitaliserad. För närvarande måste de handlingar som ska undertecknas (t ex protokoll) först skrivas ut, undertecknas av berörda personer samt på nytt skannas för att slutligen kunna arkiveras. Det är en omständlig procedur som helt kan elimineras och detta sparar tid, pengar och miljö. 3.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Se ovan under nytta 3.5 Effekt vid avslag 3.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen 4. Förstudie: Stöd för enkäthantering 4.1 Mål med utvecklingsinsatsen I budget för 2016 finns målet att Göteborgarnas möjligheter till inflytande och delaktighet ska öka. I ett systematiskt kvalitetsarbete finns behov av att ta reda på vad kunder, brukare osv tycker och de kommungemensamma enkäter som genomförs av externa undersökningsföretag fyller inte hela det behovet. Inom tjänsten enkätsamordning har nuvarande systemstöd för webenkäter brister, både vad gäller funktion, användarvänlighet, informationssäkerhet och det stöd vi kan påräkna från leverantören. Det är nödvändigt att göra en ny, korrekt kravställning av ett nytt systemstöd. En utredning/förstudie bör göras för att klarlägga behovsbild och krav med målet att på sikt införa stöd för ändamålsenlig och effektiv enkäthantering. 4.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Sida 7 (13)

8 I ett systematiskt kvalitetsarbete behövs olika metoder att ta reda på vad våra kunder, brukare osv tycker och ett funktionellt, användarvänligt och informationssäkert stöd för webenkäter är ett nödvänligt hjälpmedel i detta. 4.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 4.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Ett lättanvänt, effektivt, tillgängligt stöd för kund-/brukar-/medarbetarundersökningar förbättrar möjligheterna att ta in synpunkter och ger möjlighet att ta fram bättre beslutsunderlag. 4.5 Effekt vid avslag 4.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen 5. Förstudie: Stöd för processkartläggning/-processutveckling 5.1 Mål med utvecklingsinsatsen Under 2011 beslutade direktörerna i stadsdelsförvaltningarna, Utbildningsförvaltningen och Social resursförvaltning att finansiera ett arbetssätt för gemensam processutveckling. Ett antal områden identifierades som utvecklas gemensamt för att staden ska kunna erbjuda en mer likvärdig service och uppnå en ökad effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet. Detta innebär att det skapas en samordning över staden där det är prioriterat och till nytta för boende, besökare och företag. Stadsdelsförvaltningarna, utbildningsförvaltningen och social resursförvaltning arbetar gemensamt med processer inom välfärd, utbildning samt kultur och fritid. Några exempel är: vård- och omsorgsprocessen, hälsooch sjukvårdsprocessen, stödprocesser för elevhälsa och administrativa processer för förskola och kulturskola. När en process är beslutad ska den implementeras och gälla för samtliga berörda verksamhetsområden. Det finns för närvarande ingen kommungemensam tjänst till stöd för processkartläggning. Utöver ovan nämnda behov finns ytterligare önskemål, t ex integration med IT-stöd inom befintliga kommungemensamma tjänster. Nuvarande systemstöd är inte upphandlat och ingen kravställning utifrån stadens samlade behov har gjorts. En kartläggning är således gjord, åtminstone inom vissa verksamheter i staden. Denna behöver kompletteras och en utredning/förstudie bör genomföras för att klarlägga behoven och vilka krav som bör ställas på en kommungemensam tjänst till stöd för processkartläggning/processutveckling. På sikt är målet med arbetet att ta fram och nominera en kommungemensam tjänst till stöd för processkartläggning/processutveckling. Detta utvecklingsförslag samordnas med initiativet Gemensamma ärendeprocesser inom programmet för e- samhälle. 5.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Gemensam processutveckling är nödvändig för att staden ska kunna erbjuda en mer likvärdig service och uppnå ökad effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet. Det innebär att det skapas en samordning över staden där det är prioriterat och till nytta för boende, besökare och företag Sida 8 (13)

9 5.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 5.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Se ovan under nytta. 5.5 Effekt vid avslag 5.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen 6. E-arkiv Se bilaga Direktiv e-arkiv för mer information 6.1 Mål med utvecklingsinsatsen I rapport från 2008 Rapport angående elektroniska arkiv från Riksarkivets ges följande definition på begreppet E-arkiv: Elektroniskt arkiv (e-arkiv) utgörs av myndigheters elektroniska handlingar oavsett format med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enlighet med arkivförordningen eller Riksarkivets föreskriver. E-arkiv är en tjänst för elektroniskt bevarande och hantering av digital information. I e-arkivet är informationen frikopplad de system, i vilka den skapats. Innehåller funktioner för inleverans, arkivering, lagring, gallring, administration, återsökning och utlämnande. Säkerställer upprätthållande av autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet hos de allmänna handlingarna. E-arkivets funktioner säkrar handlingarna från informationsförluster genom validering och kontinuerliga kontroller och tester. Målet med denna utvecklingsinsats bör vara att ta fram en kommungemensam tjänst för informationsförvaltning som på ett kostnadseffektivt och säkert sätt tillgängliggör och bevarar digital information för stadens verksamheter, medborgare och näringsliv. En strategi för elektroniskt bevarande måste utgå från den struktur som skapas vid kartläggningen av verksamhetens processer och de handlingstyper och handlingar som uppstår i processerna. Vid hantering av elektroniska handlingar krävs att man redan från början värderar vilken information som ska gallras respektive bevaras, med utgångspunkt i verksamhetens processer. Detta utvecklingsförslag har samband med initiativen 2. Innehålls-/dokumenthantering förbättrat stöd, 5. Stöd för processkartläggning/ processutveckling och 7. Gemensamma ärendeprocesser i denna tjänsteplan och bör samordnas med dessa. Under 2015 finns medel för att ta fram projektdirektiv för arbetet under Under 2016 finns 2 Mkr för genomförande av fördjupad förstudie för kartläggning av behov och krav samt för att ta fram projektplan och detaljerad budget. Efter detta vidtar förberedelser för upphandling, upphandling och successivt införande. Införande av e-arkiv är en process som erfarenhetsmässigt tar flera år Sida 9 (13)

10 6.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Effektivare Billigare Säkrare Information kan och ska återanvändas Återsökning och hämtning på ett ställe Självbetjäning Staden kan minska kostnaderna för informationshantering Samordnad gallring System kan avvecklas Bevarande och långtidslagring i digital form säkras Gemensam metadata Informationen kan inte förändras 6.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 6.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Ett e-arkiv ger organisationen bättre möjlighet att möta kravet på öppenhet. Ett e-arkiv ger möjlighet att uppfylla offentlighetslagstiftningen. Ett e-arkiv ger ett effektivt stöd för att elektroniskt kunna lagra och återsöka alla de tusentals handlingar och ärenden som årligen hanteras. Med ett e-arkiv bevaras handlingar elektroniskt på ett säkert och långsiktigt sätt. Med digitaliserade flöden och elektronisk lagring kan lokalutrymmen minskas och de manuella insatserna kan effektiviseras betydligt. E-arkivet bidrar till en mer transparent organisation och fungerar som basen i verksamhetens informationshantering. Med e-arkiv ges förutsättningar för bättre service, tillgänglighet och verksamhetsutveckling. 6.5 Effekt vid avslag 6.6 Finansieringsform Programmet för e-samhälle och/eller ekonomimodellen. De uppskattade utvecklingskostnaderna för avser avser avrop på SKL:s ramavtal E-arkiv, alternativt ramavtal Informationsförsörjning 2014 med en grundinstallation. De är högst preliminära och bygger på information från nämnda ramavtal samt uppgifter från Stockholms Stad m fl. Anslutningar/integrationer av verksamhetssystem sker successivt under lång tid och hanteras i separata projekt som kan variera mycket i omfattning beroende på komplexitet. Ambitionen är att hålla nere kostnaderna initialt och skapa förutsättningar för ett stegvis införande och lärande och att kunna erbjuda service till verksamheterna. En viktig bit i den förstudie som genomförs under 2016 är att ta fram en så korrekt kostnadsuppskattning som möjligt, både för investering och för framtida införandeprojekt Sida 10 (13)

11 7. E-samhälle: Gemensamma ärendeprocesser Se bilaga Direktiv gemensam ärendeprocess för mer information 7.1 Mål med utvecklingsinsatsen I stadens verksamhet finns flera olika ärendehanteringsprocesser; politisk, myndighetsutövande, medborgares ärenden, synpunktshantering, intern ärendehantering mellan förvaltningar och bolag i staden. Gemensamma principer för ärendehantering, där fokus inte ligger på systemnivå utan handlar om hur informationsutbytet ska ske, bidrar till rättssäkerhet och möjliggör effektivisering av verksamheten. Denna insats syftar till att ta fram en samordnad och digital ärendehantering i staden genom införande av gemensamma arbetssätt och gemensamt systemstöd med fokus på verksamhetens behov. Införande av gemensamma arbetssätt och effektivare ärendehantering handlar inte om att göra alla processer gemensamma. En del i projektet är därför också att definiera vilka processer som kan vara gemensamma. Standarder för gemensamma arbetssätt skapar synergier och effektiviseringar i hur ärenden hanteras i staden Ramverk för enhetlig processframtagning och definition av gemensamma processer ger mer enhetlig och effektiv hantering Gemensamt systemstöd, baserat på gemensamma arbetssätt i enlighet med verksamhetens behov, förenklar, digitaliserar och effektiviserar ärendehanteringen i staden, från registrering till e-arkivering Budget för förstudie, 200 tkr, finns i handlingsplanen för e-samhället Syftet med den är att klarlägga uppdraget och ta fram direktiv för kommande fortsatt arbete kring gemensamma ärendeprocesser. Detta utvecklingsförslag samordnas med initiativen Stöd för processkartläggning resp Utveckling av stöd för Innehålls-/dokumenthantering i denna tjänsteplan. 7.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Medborgarnytta Snabbare handläggning genom effektivare arbetssätt och system Enkelt att följa sitt ärende och enhetlig hantering oavsett förvaltning eller bolag Säkrare hantering till följd av mindre manuellt arbete Verksamhetsnytta Förbättrad tillgänglighet till information ökar effektiviteten och kvaliteten i hantering och beslut Effektivare intern samverkan Kostnadsbesparing till följd av lägre kostnader för systemunderhåll Medarbetarnytta Förenklad hantering av ärenden och dokumentation Förenklad och gemensam tillgång till information Gemensamt språk och förhållningssätt inom Staden Minskat dubbelarbete för administration ger mer tid över för kärnverksamhet 7.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 7.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås En enklare vardag för boende, besökare och företag Direkt påverkan genom att den person som tar kontakt med staden på ett enkelt sätt kan följa sitt ärende Öppen förvaltning, innovation och delaktighet Direkt påverkan genom förutsättningar för öppenhet och delaktighet blir bättre Sida 11 (13)

12 Stadens e-förvaltning och att arbeta mer effektivt Direkt påverkan då stadens medarbetare på ett effektivt sätt kan hantera olika typer av ärenden inom sin egen organisation, genom samverkan med andra delar av stadens verksamheter i de ärenden som berör flera områden. 7.5 Effekt vid avslag 7.6 Finansieringsform Programmet för e-samhälle och/eller ekonomimodellen. Arbete pågår med att klarlägga uppdraget och ta fram direktiv för det kommande förstudiearbetet. Innan dess är det inte meningsfullt med uppskattningar av kostnader för utvecklings- och införandeprojekt, varför utvecklingskostnader för inte specificerats. 8. Förstudie: Synpunkts-/avvikelsehantering 8.1 Mål med utvecklingsinsatsen I budget för 2016 finns målet att Göteborgarnas möjligheter till inflytande och delaktighet ska öka. Synpunktshantering är en viktig del i ett systematiskt kvalitetsarbete och i dialogen med medborgarna. En central del i ett systematiskt kvalitetsarbete och i medborgardialogen är att ta reda på vad kunder/brukare tycker om den service staden levererar. Enkäter och opinionsundersökningar är en del i detta, en annan del är att samla in och ta hand om synpunkter och avvikelser såsom förslag, uppslag, idéer, klagomål och felanmälningar. En effektiv hantering av synpunkter ökar inflytandet, delaktigheten och dialogen och ger möjlighet att snabbt åtgärda fel och brister. Det ger också bra beslutsunderlag till förändringar och prioriteringar. För att det ska vara möjligt måste informationen kunna sammanställas och analyseras. Initialt handlar behovet inom detta område om att få en samlad överblick, en nulägesanalys. - Vilka tjänster/verktyg har vi idag? - Hur rapporteras synpunkter/avvikelser in, hur tar vi hand om dem? (de flesta synpunkter kommer in i mötet med medborgare) - Hur kan vi följa upp dessa på ett mer effektivt sätt? - Hur kan vi omsätta dessa i ett systematiskt kvalitetsarbete? 8.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Vi vill bli bättre på att ge service av hög kvalitet. Därför vill vi ha en bra dialog med medborgare och synpunkter på vår verksamhet är viktiga, såväl positiva som negativa. 8.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad ska tillämpliga lagar och styrande dokument beaktas. 8.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Ger oss möjlighet att ge god kvalitet i stadens service och att bli ännu bättre på det vi gör Sida 12 (13)

13 8.5 Effekt vid avslag Möjligheten till ett systematiskt kvalitetsarbete och förbättring av stadens service försämras 8.6 Finansieringsform En samlad synpunktshantering är till nytta för samtliga verksamheter i staden, förvaltningar och bolag och kostnaden bör nycklas ut till samtliga i ekonomimodellen. 9. Ospecificerade utvecklingsuppdrag Sida 13 (13)