Upphandlingsdagarna 2015 Avtalsförvaltning i praktiken. Sid 1

Transkript

1 Upphandlingsdagarna 2015 Avtalsförvaltning i praktiken Sid 1

2 Agenda Om Statens inköpscentral Dagens frågeställning: Hur bedrivs en effektiv avtalsförvaltning i praktiken? Summering och avslutande ord

3 Om Statens inköpscentral - i siffror Bildades 1 januari 2011 Drygt 55 personer på avdelningen Förvaltar ca ramavtal med ca 700 leverantörer Omsättning samtliga ramavtal 2014: drygt 12 miljarder, varav ITramavtalen drygt 7 miljarder

4 Om Statens inköpscentral - organisation Avdelningschef Ylva Grahn Agering Stabsfunktion Enheten för upphandlingsoch avtalsjuridik Anna Ekberg Enheten för ITupphandling Hans Sundström Enh. för upphandling av varor och tjänster Agneeta Anderson Enheten för ramavtalsförvaltning Zofia Sola

5 Om Statens inköpscentral - uppdrag Vi ansvarar för den statliga inköpssamordningen Vi ingår och förvaltar ramavtal för varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter och som upphandlas ofta, i stor omfattning eller till stora värden

6 - varför? Varför är det viktigt med förvaltning av upphandlade kontrakt? Den upphandlande myndighetens behov tillgodoses Skattemedel används på effektivast möjliga sätt Principerna för offentlig upphandling upprätthålls

7 - processer Förstudie Upphandlare /förvaltare Förvaltare Förvaltning Upphandling Upphandlare

8 - uppdelning mellan upphandling och förvaltning Förvaltning och uppföljning prioriteras och ges resurser Specialisering ger tid, kunskap och erfarenhet i denna del av upphandlingsprocessen Fördelaktigt när det rör sig om ramavtal/kontrakt som löper parallellt med nya upphandlingar

9 - att tänka på vid avtalsförvaltning Förvaltarens roll och ansvar Information och dialog (internt och externt) Uppföljning och revision Sanktioner

10 förvaltarens roll Information & utbildning Råd & stöd Förvaltare Uppföljning & revision Erfarenhetsinsamling

11 - förvaltningsprocessen Information Råd & stöd Uppföljning Erfarenhetsinsamling

12 - dialog Dialog med den egna organisationen och med leverantörer Vad kan anskaffas från avtalet? Hur och när ska anskaffning ske? Vem ska göra vad? kontaktpersoner mötestillfällen hantering av tvister Dialog med enbart leverantörer Leverantörens ansvar Uppföljning av avtal och avtalsleverantörer

13 - uppföljning Försök arbeta proaktivt istället för reaktivt Etablera en metod för uppföljningen typ av uppföljning beviskrav definiera processer Använd systemstöd om möjligt kreditupplysning omvärldsbevakningsverktyg

14 - uppföljning Skriftlig förfrågan Leverantörs svar Intern bedömning Icke godkänd Godkänd Rättelse Komplettering Revision Internt dokument Ytterligare sanktioner

15 - revision Syftet är att på ett mer genomgående sätt kontrollera att leverantören lever upp till sina kontraktuella åtaganden Fokusera revisionerna på krav och villkor som är svåra och resurskrävande att följa upp, exempelvis leverantörskrav särskilda kontraktsvillkor (hållbarhetskrav) krav avseende (t.ex. avgifter, leveransvillkor, priser, resurser etc.)

16 - sanktioner Rätt sanktion till rätt avtalsbrott möjlighet till eskalering Strider mot LOU att efterskänka sanktioner Observera att ej påtalade avtalsbrott kan anses vara accepterade (konkludent handlande) Dokumentation

17 - sanktioner 1 Rättelse 2 Karantän Vite 3 Uppsägning Hävning

18 - erfarenhetsinsamling Samla in synpunkter/erfarenheter från användare och leverantörer om de upphandlade kontrakten/ramavtalen Omvärldsbevaka leverantörsmarknaden t.ex. konkurrenssituation, prisutveckling, trender etc. Ta hjälp av era leverantörer, men glöm inte bort verksamhetens behov Förmedla/använd dessa erfarenhetsrapporter som underlag för nya upphandlingar

19 - summering Dagens frågeställning: Hur bedrivs en effektiv avtalsförvaltning i praktiken? Organisation, processer, ansvarsfördelning och resurser Bra förberedelsearbete skapar goda förutsättningar för fungerande avtal Kommunikation och dialog förankrade avtal hos parterna skapar förtroende Uppföljning metodik Sanktionskatalog som fyller sitt syfte Lär av era misstag. Ta med goda erfarenheter till nästa upphandling

20 Frågor?

21 Frågor? Frågor? Tack! Besök gärna vår webbplats