Kl Hotell Sankt Olof, Malung

Transkript

1 PROTOKOLL Sidan 1 av 5 Tid och Plats Beslutande ledamöter Övriga närvarande Kl Hotell Sankt Olof, Malung Mats Hedlund (vice ordf), Försäkringskassan Fredrik Lindh (ers), Försäkringskassan Annika Simm-Eriksson, Vansbro kommun Nall Lasse Andersson, Landstinget Dalarna Karin Welam Tornemalm, Arbetsförmedlingen Verkställande tjänsteman Ritva Pettersson, Finsam Västerdalarna Coach i Finsamteamet (deltog under 3) Åsa Nilsson 1 Justerare Till justerare valdes Nall Lasse Andersson. 2 Föregående protokoll Föregående protokoll från styrelsemötet godkändes och lades till handlingarna. 3 Information från coach Finsamteamet och styrgruppsrepresentant Åsa Nilsson delgav information om antal deltagare, fördelning mellan kommunerna, vilken försörjning deltagarna hade vid remittering och var de befinner sig på Kvalitetsstegen. Totalt antal deltagare är i dagsläget 16 personer, 12 som bor i Malung-Sälen och 4 i Vansbro och det stora flertalet har sin försörjning från Försäkringskassan. Av dessa 16 personer är det 8 personer som är i arbetsträning över 10 timmar per vecka och två som är i arbetsträning under 10 timmar per vecka, övriga är relativt nya i verksamheten och deltar enbart i individuell coachning. Åsa beskrev också ett avidentifierat fall där en deltagare som behöver utredas för ev funktionshinder har bollats mellan habiliteringen och psykiatrin under en längre period då ingen av dem tyckt att personen var deras ärende, men där Finsamteamet efter många turer fram och tillbaka (där deltagaren farit illa under tiden), till slut lyckats få habiliteringen att ta emot personen för utredning. Styrgruppen hade skickat med Åsa information om att styrgruppens diskussion om hur man ska lösa situationen med ensamarbete för teamet fortgår. Styrgruppen har i ett första skede för att öka säkerheten ordnat så att det finns personlarm för coacherna, men man fortsätter titta på samlokaliseringsfrågan. När det gäller frågan om försäkringar för deltagare som inte har försörjning från någon av parterna har man från Vansbros del löst detta, då Zenitha Hermansson har ordnat så att det finns två olycksförsäkringar att använda i dessa situationer, det återstår att hitta en lösning i Malung-Sälen. Vidare berättade Åsa att hennes chef kommer att sluta sin tjänst vid årsskiftet och att det är av största vikt att Malung-Sälens kommun utser ny chef för henne innan 1 januari 2018, för att hon ska kunna utföra sitt uppdrag som coach i teamet. Det kommer också att börja en coach på 100 %

2 PROTOKOLL Sidan 2 av 5 anställd av Vansbro kommun strax före jul och Marit Klahr som f n jobbar som coach kommer därför i mitten av januari 2018 att övergå till att i stället vara resursperson i teamet på 20 % av heltid. Styrelsen tackade för informationen. 4 Ekonomi och budget 2017 Vi gick igenom den ekonomiska rapporten t o m oktober månad (se bilaga) och kunde konstatera att det gått åt mer pengar än beräknat på vissa poster och mindre på andra, men att det procentuellt sett när det gäller hur mycket medel som gått åt hittills under året ser bra ut. Det har t ex gått åt mer på administrativa tjänster, vilket kan förklaras med flera byten av ekonomiadministratör under året, medan det gått åt mindre på posten revision, men det brukar komma en slutfaktura för detta i slutet av året. När det gäller posten uppföljning är licensavtal för indikatorerna nu tecknat och alla avsatta medel för detta kommer att gå åt. Likaså kommer pengarna som avsatts som sökbara medel till samverkansinsatser/-projekt att gå åt, då det beviljats medel till Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun på kr vardera för uppstart av anhörigstöd till personer som har anhöriga med psykisk ohälsa. Styrelsen tackade för rapporten och lade den till handlingarna. 5 Budget (3-års) och verksamhetsplan för 2018 Man gick igenom det 3-åriga budgetförslaget (se bilaga) och kan konstatera att man under 2018 inte kommer att ha några sökbara medel för insatser/projekt, eftersom anslaget är mindre än för 2017 och det inte kommer att finnas tillräckligt med överskottsmedel för fler insatser/projekt. Styrelsen är medveten om att man med denna budget kommer att gå in i 2019 med väldigt lite medel och kommer därför att se på olika möjligheter till lösningar under året. Styrelsen jobbade under förmiddagen, innan styrelsemötet, fram ett förslag på verksamhetsplan för 2018 (se bilaga) utifrån Finsamteamets självutvärdering av teamkontraktet och styrelsens egen självutvärdering av verksamhetsplanen för Man gick också igenom och reviderade uppdragsbeskrivningarna för förbundschef och styrgrupp. Styrelsen beslutade att fastställa budgetförslaget och verksamhetsplan för 2018, inklusive revidering av uppdragsbeskrivning för förbundschef och styrgrupp, och att man under kommande år ska föra en diskussion med landsting och kommuner om att äska mer medel från staten. 6 Delegationsordning Vid föregående styrelsemöte gav styrelsen verkställande tjänsteman i uppdrag att färdigställa delegationsordning enligt det förslag man beslutade under föregående styrelsemöte (se bilaga). Styrelsen beslutade att fastställa delegationsordningen med korrigeringen att det ska stå förbundschef i stället för verkställande tjänsteman (se 11). 7 Beslut om ansvarsfrihet Besked har inkommit från Landstinget Dalarna och från Malung-Sälens kommun att årsredovisningen för 2016 har godkänts och att ansvarsfrihet har beviljats styrelsen för Finsam Västerdalarna för verksamhetsåret Styrelsen tackade för rapporteringen.

3 PROTOKOLL Sidan 3 av 5 8 Information från verkställande tjänsteman Den 28/11 är det slutseminarium för förstudien om ROSAB kl i Finsam Borlänges lokal på Målaregatan 1 i Borlänge. Verkställande tjänsteman informerade från Förbundschefsdagarna. Nationella rådet hade satt ihop ett intressant program där de bl a informerade om att det nu finns nationellt SUS-stöd att tillgå. Man gick också igenom Kolada - som är ett behovsanalysinstrument, säkerhetsfrågor för personal och anledningar till att det samlas överskottsmedel hos förbunden. Till Dala Teaterns föreställning om att leva med autismspektrumtillstånd, Livet kom så plötsligt, gick samtliga 15 biljetter som förbundet erbjöd till personal hos våra parter åt. Förfrågan hade utgått från Dala Teatern om Finsam kunde finnas med på plats tillsammans med relevanta personer från förbundets parter för att tillhandahålla information om vilket stöd som finns att tillgå för personer med autismspektrumtillstånd och andra funktionsvariationer. Responsen blev god och tillsammans med Finsamteamet fanns personliga ombud, anhörigstöd, SIUS-konsulenter från Arbetsförmedlingen och handläggare från Försäkringskassan på plats för att informera. Den 22 november kl arrangerar förbundet ytterligare en föreläsning på temat psykisk ohälsa, denna gång i Vansbro i samarbete med Vuxenskolan, Vansbro kommun och Svenska kyrkan. Föreläsningen heter Det står en halv cykel i badkaret och handlar om att leva med en anhörig med ADHD-diagnos. När det gäller de av förbundet beviljade medlen till att utveckla anhörigstöd så man även når anhöriga till personer med psykisk ohälsa, så visade verkställande tjänsteman de infoblad anhörigstödjarna i kommunerna har tagit fram, de riktar sig specifikt just till denna målgrupp. Anhörigstödjarna räknar med att ha ett program för aktiviteter klart i januari. De har också deltagit vid förbundets föreläsning om psykisk ohälsa i oktober i Malung och vid Dala Teaterns föreställning om autismspektrumtillstånd, samt kommer att finnas på plats även vid föreläsningen den 22/11 i Vansbro för att sprida information om sin verksamhet. Styrelsen tackade för informationen. 9 Nyheter från förbundets huvudmän Det är omorganisation på gång för Arbetsförmedlingens del, vilket kommer leda till att man blir färre i personalen lokalt. Man kommer inte att ha öppet för spontanbesök i samma utsträckning, utan det blir mer bokade besök i stället. Ingen i personalen kommer att sägas upp, men det kan bli aktuellt med flytt till andra kontor. Karin Welam Tornemalm berättar också att det är stor arbetskraftsbrist och stort fokus på utbildning, så de kommer att kunna anvisa även till utbildning framledes, inte bara till arbete. Nall Lasse Andersson informerade om att det fortfarande är starkt tryck på psykiatrin och att det bara ser ut att öka och att detta är en stående punkt på Hälso- och sjukvårdsberedningens möten. Landstingets ekonomi är bättre än förväntat, vilket också lett till att det nu finns psykiatrisköterska tillgänglig i Vansbro 1 dag per vecka. Annika Simm-Eriksson berättade att hon upplever en förändring i Individ- och familjeomsorgens arbete i Vansbro sedan den nya Ifo-chefen tillträtt och tror att det kommer att leda till förbättringar när det gäller samverkan. Det är också på gång att Aktivitetscentrum ska ta över caféet i Medborgarhuset och att integrationsenheten ska läggas ner fr o m 1 januari 2018.

4 PROTOKOLL Sidan 4 av 5 Mats Hedlund delgav i samband med arbetet med verksamhetsplanen sin syn på ansvar och uppdrag för Finsamteamets styrgrupp, för att tydliggöra om man inom styrelsen hade samsyn angående detta, vilket de bekräftade att de hade. Han informerade också om att Försäkringskassan ska införa aktivitetsbaserade arbetsplatser, digitalisering av vissa enklare ärenden och att man tagit fram nytt digitalt medicinskt underlag som ska förenkla sjukskrivningsprocessen. Försäkringskassan har också ett samarbete med arbetsmiljöverket och Arbetsförmedlingen för att informera arbetsgivare om vilka skyldigheter de har och vilka möjligheter som finns när det gäller att våga anställa personer med funktionsnedsättningar. Mats berättade också att det pågår ett arbete när det gäller lagändring för assistansersättningarna och att det f n är stopp för de försämringar som tillkom p g a en dom i högsta domstolen, i väntan på ändring av lagen. Styrelsen tackade för rapporteringen och var eniga om att den bild kring ansvar och uppdrag för Finsamteamets styrgrupp som Mats Hedlund delgav delas av samtliga närvarande i styrelsen. 10 Sammanträdesplan för 2018 Styrelsen fastställde följande mötestider för 2018, observera dock att datum för möte med revisorer kommer att tillkomma: (tisdag), kl i Malung, styrelsemöte (årsredovisning 2017). (2018-? i Vansbro, möte med revisorer för hela eller delar av styrelsen). ( Nationell Finsamkonferens i Göteborg) (torsdag), kl i Malung, lokal ägardialog (torsdag), kl i Vansbro, styrelsemöte (genomgång revisionsrapport) (torsdag) kl i Malung, självutvärdering och styrelsemöte. OBS! Heldag: självutvärdering av verksamhetsplanen för 2018, därefter styrelsemöte (torsdag) kl i Vansbro, lokal ägardialog (torsdag) kl i Malung, verksamhetsplan och styrelsemöte. OBS! Heldag: göra verksamhetsplan för 2019, därefter styrelsemöte (fastställa budget och verksamhetsplan för 2019). Styrelsen beslutade att anta ovanstående sammanträdesplan för 2018 och att Nall Lasse Andersson och Annika Simm-Eriksson får delta i nationella Finsamkonferensen i Göteborg. 11 Övriga frågor Intern kontroll Ordförande och verkställande tjänsteman hade valt ut ett par områden utifrån revisionsrapporten för den interna kontrollen, se bif granskningsprotokoll. Styrelsen beslutade att man ska följa rekommendationerna i båda granskningsprotokollen, d v s att bibehålla den attestrutin vid utbetalningar man har i dagsläget, samt att införa att de parter som har coachande personal i insatsen Finsamteamet får äska om lönekostnaderna för dessa från förbundet, samt att man under 2018 ska inleda en dialog med ägarna om äskande av kostnader för lokalhyra, el och dyl och om möjligt införa att ägarna står för en del av insatskostnaderna själva.

5 PROTOKOLL Sidan 5 av 5 Samverkansavtal Verkställande tjänsteman har tagit fram ett förslag på samverkansavtal för 2018 för insatsen Finsamteamet (se bilaga). Styrelsen beslutade enligt bifogat förslag på samverkansavtal och ger verkställande tjänsteman i uppdrag att skicka avtalet till parterna för påskrift efter ändring så det står förbundschef i stället för verkställande tjänsteman (se nedan). Förbundsordning Det har kommit återkoppling från ordförandegruppen på det förslag på förbundsordning som styrelsen beslutade om vid styrelsemötet i maj, med rekommendationen att revidera den så den ser likadan ut som övriga förbundsordningar i länet. Styrelsen beslutade att följa ordförandegruppens rekommendation och ger verkställande tjänsteman i uppdrag att revidera Finsam Västerdalarnas förbundsordning så att den ser likadan ut som övriga förbundsordningar i länet. Delårsrapport Styrelsen har beslutat att fastställa delårsrapporten enligt mailkorrespondens och verkställande tjänsteman har via mail skickat den till revisorerna. Styrelsen tackade för rapporteringen. Titelbyte för verkställande tjänsteman Mats Hedlund tog upp att övriga tjänstemän i förbunden i länet har titeln förbundschef (och det är också den benämning nationella rådet använder för tjänstemän i förbunden) och föreslog byte av titel även för verkställande tjänsteman i Finsam Västerdalarna. Styrelsen beslutade att titel för verkställande tjänsteman ska ändras till förbundschef. Ägardialog Då ägardialogen 2 november blev inställd p g a sjukdom, måste ny sådan bokas in. Det har dock inte gått att hitta ett datum då samtliga berörda kan delta, det datum då flest av de tillfrågade meddelat att de kan delta är 1 december. Styrelsen beslutade att ge förbundschef i uppdrag att kalla till ägardialog fredag 1/ i Vansbro. 13 Nästa möte Nästa styrelsemöte är kl den 20/ i Finsams lokaler i Malung, då ska årsredovisningen för 2017 gås igenom och undertecknas. Datum Mats Hedlund, vice ordförande Datum Nall Lasse Andersson, justerare