Verksamhetsplan. Denna verksamhetsplan gäller från och med 1 januari 2017 till och med 31 december Datum: Ansvarig: Styrelsen

Transkript

1 Verksamhetsplan Denna verksamhetsplan gäller från och med 1 januari 2017 till och med 31 december 2017 Datum: Ansvarig: Styrelsen 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING DEL I: FÖRUTSÄTTNINGAR 3 BESKRIVNING, PRESENTATION AV ORGANISATIONEN 3 FÖRBUNDETS MÅLGRUPPER OCH FÖRBUNDETS UPPDRAG 4 DEL II: NULÄGE 9 STYRNING, UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING AV FÖRBUNDETS VERKSAMHET 9 ÖVERGRIPANDE KRAV 10 PRIORITERADE KRAV DEL III: FRAMTID 11 FÖRBUNDETS VISION 11 SLUTMÅL 1 11 SLUTMÅL 2 11 SLUTMÅL 3 12 SLUTMÅL

3 Del I: Förutsättningar Beskrivning, presentation av organisationen Finsam Västerdalarna, nedan kallad Förbundet, startade sin verksamhet 1 april Bildandet grundar sig på lagen om finansiell samordning (SFS) av rehabiliteringsinsatser SFS 2003:1210. Motivet för denna lagstiftning är att ge de lokala aktörerna bättre möjligheter att prioritera gemensamma insatser. Syftet är att hindra att människor hamnar i en gråzon mellan de olika aktörernas ansvarsområden. Parternas avtalsmässiga förhållanden regleras i en särskild förbundsordning. Förbundet har sitt säte i Malung-Sälens kommun. Medlemmar i förbundet är: Vansbro kommun Malung-Sälens kommun Landstinget Dalarna Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Enligt förbundsordningen leds förbundets verksamhets av en styrelse som har att besluta om förvaltning och verkställighet. Mandatperioden är fyra år och räknas från och med den 1 januari efter det val av fullmäktige har ägt rum i hela landet. Styrelsen utser bland sina ledamöter ordförande och vice ordförande för mandatperioden. Styrelsen fastställer senast den 30 november en verksamhetsplan och en budget för kommande år. Samordningsförbundet kallas i denna verksamhetsplan omväxlande för Förbundet, Samordningsförbundet eller Finsam. 3

4 Organisation Västerdalarna Finsam Referensgrupper till Finsam Västerdalarna Styrelsen Lokala samverkansgruppen Verkställande Tjänsteman Beredningsgrupper Insatsen Finsamteamet och dess styrning Styrgrupp Finsamteamet 4

5 Förbundets målgrupper och förbundets uppdrag Nedanstående beskrivning beslutades av styrelsen Samordningsförbundets uppdrag är att genom finansiell samordning främja samverkan inom rehabiliteringsområdet mellan aktörerna, vilket ska leda till att återställa den enskildes funktions- och arbetsförmåga. Det innebär att flera av de personer som kommer att bli aktuella i finansiell samverkan befinner sig längre från arbetsmarknaden än de individer som handläggs enskilt hos aktörerna eller i andra samarbeten/projekt. Genom att hitta nya arbetssätt för samverkan och tidigt identifiera möjligheter och hinder för personen, underlätta dennes väg till egen försörjning. Det förebyggande arbetet inom ramen för Finsam ska utvecklas under det löpande arbetet för bästa möjliga gemensamma resultat Målgruppen är personer som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser och uppfyller nedanstående kriterier: Personer i åldern år, med tonvikt på ungdomar och yngre vuxna, som saknar fotfäste på arbetsmarknaden på grund av psykisk ohälsa, psykosocial ohälsa, tidigare missbruk och/eller långvarig smärta. De som under minst 1 år har haft ekonomiskt stöd från Arbetslöshetskassa/sjukpenning/sjukersättning/försörjningsstöd, eller någon annan form av samhällsstöd. Undantag från 1- årsregeln gäller dock för dem som är upp till 30 år. De som är aktuella hos minst 2 myndigheter. Vid ev kö in till Finsam bör man prioritera så här (undantagsfall kan dock finnas utifrån behov): 1) Unga vuxna upp till 30 år. 2) Personer med försörjningsstöd. 3) Övriga som tillhör målgruppen. 4) Därefter, om plats finns, kan även andra som inte tillhör ovan angiven målgrupp men där man bedömer att personen skulle ha nytta av Finsamteamets samordnade stöd, ingå i deras verksamhet. 5

6 Förbundets gruppers, befattningshavares, myndigheters uppdrag och ansvarsområden Uppdrag för förbundets styrelse Nedanstående uppdragsbeskrivning beslutades av styrelsen Styrelsen ansvarar enligt förbundsordningen för förbundets verksamhet, organisation och förvaltning. Denna arbetsorganisation är ett komplement till förbundsordningen. Nedanstående uppdragsbeskrivning bygger på Arbetsordning för FINSAM Västerdalarnas samordningsförbund styrelse, beslutad av styrelsen samt på en revidering och översyn av uppdraget genomfört och Vara övergripande ansvarig för samordning av ingående parter i Finsam. Fastställa förbundets strategiska inriktning och varje år upprätta en verksamhetsplan för förbundets verksamhet och ekonomi. Verksamhetsplanen ska innehålla tydliga, mätbara mål för verksamheten. Verka för förbundets utveckling med beaktande av de långsiktiga konsekvenserna av åtgärder och beslut. Fastställa budgeten. Dessförinnan ska samråd äga rum mellan representanterna för förbundsmedlemmarna om verksamhetens finansiering och omfattning. Enligt lagen ska verksamhetsplanen fastställas senast den 30 november. Besluta om budget, inom av huvudmännens fastställda ekonomiska ram. Försäkra sig om att kontrollen över förvaltningen av förbundets angelägenheter är tillfredsställande. Vid varje styrelsemöte följa upp verksamheten. Årligen ansvara för att verksamheten utvärderas och analyseras (t ex genom självutvärdering). Godkänna ekonomiska åtaganden överstigande kr. Utse firmatecknare. Utse verkställande tjänsteman. Fastställa dennes uppdrag, ersättning och fungera som bollplank. Uppdrag för verkställande tjänsteman Nedanstående uppdragsbeskrivning beslutades av styrelsen För att planera och genomföra förbundets verksamhet, har samordningsförbundet sedan anställt en verkställande tjänsteman/samordnare Dennes nuvarande tjänst är på 75 %. Den verkställande tjänstemannens ansvar och uppgifter regleras i en av styrelsen fastställd arbetsordning. Uppdraget är att: Se till att styrelsens beslut verkställs. Vara processledare för Finsamteamet och tillsammans med chefer från parterna ansvara för dess utveckling. Fortlöpande följa förbundets verksamhet och resultatutveckling samt vidta eller föreslå erforderliga åtgärder. Ansvara för beredning, föredragning och rapportering till styrelsen. Skriva protokoll över styrelsens beslut. Tillsammans med Finsamteamet och dess styrgrupp planera teamets verksamhet utifrån gällande verksamhetsplan för förbundet och tillsammans med styrgruppen följa upp och utvärdera denna planering. Inhämta styrelsens godkännande före beslut angående ekonomiska åtaganden överstigande kr och rättslig tvist. 6

7 Uppdraget för Finsamteamet Nedanstående uppdrag beslutades av styrelsen För coachning och planering av åtgärder på individnivå har samtliga förbundets parter i samverkan tillskapat ett för de båda kommunerna gemensamt Finsamteam. Under 2017 finns 3 personer som jobbar i insatsen, totalt 1,7 tjänst, och 2 personer som är adjungerade från öppenvårdspsykiatrin och arbetsförmedlingen. Tjänstgöringsgraderna för de som jobbar som coacher/handledare i insatsen är fördelade på en person som jobbar på 20 % av heltid, en på 100 % och en på 50 %. Under inledningen av 2017 kommer dock ytterligare en person att jobba på heltid, p g a inskolning av ny personal fram till att personen ifråga tar pension. Finsamteamets verksamhet ska under 2017 ha minst 20 deltagare aktiva samtidigt. Individuell handledning/coachning Teamet ska, tillsammans med individen, upprätta en personlig rehabiliteringsplan och genom handledning/coachning hjälpa personen att hitta sina egna inneboende resurser och stärka sin självkänsla. Förutom individuell coachning stödjer Finsamteamet deltagarna att delta i: Social rehabilitering Friskvård Deltidsstudier Arbetsprövning/arbetsträning eller praktik Gruppverksamhet kring personlig utveckling och jobbsökaraktiviteter Handledare/coacherna ska också, utifrån individernas behov, lämna förslag till styrgruppen, verkställande tjänsteman och beredningsgrupperna/mottagningsteam på lämpliga insatser, eftersträva att hitta passande platser för arbetsprövning, arbetsträning och praktik, samt handleda och stötta individen. De ska också, med stöd av styrgrupp och verkställande tjänsteman, jobba för utveckling av verksamheten och av samverkan. Finsamteamet ska, enligt för den av förbundet använda metoden för systematisk självutvärdering, senast inlämna den årliga självutvärderingen av Teamkontraktet till styrgruppen och förbundets styrelse. Rollen för de fristående grupperna Finsamteamets styrgrupp, lokala samverkansgruppen och beredningsgrupper/mottagningsteam som fungerar som referensgrupper till förbundet. Styrgruppens roll Nedanstående rollbeskrivning beslutades av styrelsen En styrgrupp är knuten till Finsamteamet och består av närmsta chefer till personalen i teamet, eller om denna inte har någon koppling till Finsamteamets verksamhet operativ chef från parten ifråga som berörs av Finsamteamets verksamhet (när det gäller kommunerna kan det t ex vara chef för arbetsmarknadsenheten, socialchef, chef för Individ- och familjeomsorgen eller motsvarande befattningar hos kommunen). Även chefer för adjungerad personal i Finsamteamet ska ingå i styrgruppen. Styrgruppen har följande ansvar: Arbetsleda teamets personal från respektive samverkanspart. Pedagogiskt ansvar för arbetssätt och metoder för insatsens utförande, med hjälp av förbundets verkställande tjänsteman som är processledare för Finsamteamet (se nedan). Jobba för teamets utveckling och tillsammans med Finsamteamet planera teamets verksamhet utifrån gällande verksamhetsplan för samordningsförbundet och följa upp och ut- 7

8 värdera denna planering, allt detta med stöd av förbundets verkställande tjänsteman som är processledare för Finsamteamet. Förbundets verkställande tjänsteman utgör processtöd till styrgruppen och Finsamteamet. Verkställande tjänsteman deltar som adjungerad i styrgruppen och är processledare för insatsen. Processledaren har följande ansvar: Vara föredragande i styrgruppen enligt ovan. Vara rådgivande i lönefrågor till övriga samverkansparter vad gäller Finsamteamets personal. Styrgruppen ska, tillsammans med processledaren, utifrån de mål som samordningsförbundets styrelse formulerat i verksamhetsplanen sätta mål för Finsamteamets verksamhet. Man ska göra en beskrivning över verksamhetsmål kring insatsen och för teamet, som teamet sedan i sin tur bryter ner för hur de vill jobba för att uppnå målen i ett Teamkontrakt. Styrgruppen ansvarar för, med stöd av processledaren, att insatsen utförs i enlighet med de riktlinjer som anges i samordningsförbundets verksamhetsplan och för att Teamkontraktet följs upp och utvärderas enligt självutvärderingsmodellen. Styrgruppen och processledaren, samt i förekommande fall Finsamteamet, ska ha regelbundna avstämningsträffar under verksamhetsåret. Processledaren ska vid dessa avstämningar ge erforderlig information, samt redovisa resultat om insatsen till styrgruppen. Styrgruppen och processledaren ansvarar gemensamt för att lyfta olika utvecklingsfrågor och behov gällande insatsens utförande. Styrgruppen ska, i förekommande fall tillsammans med Finsamteamet, till samordningsförbundets styrelse redovisa den fortlöpande verksamheten inom insatsen två gånger per år, i maj och november månad. Lokala samverkansgruppens roll Nedanstående rollbeskrivning beslutades av styrelsen För övergripande planering och avstämning av sin verksamhet ska förbundet samråda med den lokala samverkansgruppen. Denna består av tjänstemän på chefsnivå från alla i förbundet ingående parter. Försäkringskassan har samordningsansvar. Malung-Sälens och Vansbros lokala samverkansgrupp består av chefer/representanter för Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, kommunerna, primärvården samt psykiatrin. De fungerar som referensgrupp till förbundet. Som sådan kan de vid behov vara rådgivare till förbundets verkställande tjänsteman. Det betyder att de kan lämna förslag till insatser, samt vara rådgivande vid planering av insatser och på det viset ge underlag för styrelsens beslut. Beredningsgruppernas/mottagningsteamets roll Nedanstående rolbeskrivning beslutades av styrelsen De beredningsgrupper som finns i båda kommunerna består av handläggare från de i förbundet ingående parterna. De ska fungera som remissinstans och följa de remitteringsdirektiv som angivits av lokala samverkansgruppen och/ eller styrelsen och i viss mån fungera som referensgrupp till Finsams verksamhet. Försäkringskassan har samordningsansvar. Förbundet kommer under 2017 att fortsätta arbeta för ett mottagningsteams tillskapande och räknar med att det är implementerat senast 2018 och då kommer den roll beredningsgrupperna haft att tas över av mottagningsteamet. 8

9 Del II: Nuläge Styrning, uppföljning och utvärdering av förbundets verksamhet Nedan beskrivs hur denna verksamhetsplan (VP) ska användas av de som ingår i förbundet. Verksamhetsplan som ett styrverktyg Förbundets styrelse är ansvarig för denna VP. Uppdragen och målen i denna plan är övergripande styrande för förbundets verksamheter. Det betyder konkret att Finsamteamet och dess styrgrupp ska uppfatta de mål i denna plan som rör Finsamteamets verksamhet och målgrupper som krav på dem själva vilka de har i uppgift att bidra till att uppfylla. Allas delaktighet i planering bryta ned målen i en egen plan Styrgruppen ska, utifrån sitt uppdrag som styrgrupp för Finsamteamet, samt utifrån den verksamhetsplan för 2017 som styrelsen för Finsam Västerdalarna fastställt, definiera vilka mål som Finsamteamet ska jobba mot. Finsamteamet ska själva, i en för detta ändamål förtryckt planeringsmall (i word-fil), identifiera de mål, som de utifrån sitt eget uppdrag, uppfattar som krav, som på något sätt, är riktade till den egna verksamheten. Utifrån de identifierade kraven ska teamet formulera egna mål, som när de förverkligas, bidrar till att uppfylla de av styrgruppen fastställda målen. Det är också möjligt att identifiera andra/ ytterligare krav riktade till den egna verksamheten och sätta mål utifrån dessa krav. Mallen ska vara färdigdokumenterad och inlämnad till styrgrupp och verkställande tjänsteman enligt det datum som de beslutat. Teamet kan antingen formulera sina mål exakt som de är formulerade av styrgruppen eller formulera egna mål. Kravet är att de egna målen ska uttryckas som slut- och SMART-mål på samma sätt som i tidigare Teamkontrakt. Det betyder konkret att målen ska vara specifika, mätbara, accepterade (av de som satt målen), realistiska och tidsatta d v s visa när det är tänkt att målet ska vara uppfyllt. Allas delaktighet i utvärdering Teamet ska i, en för detta ändamål förtryckt utvärderingsmall (i word-fil), bedöma måluppfyllelse av de egna målen. Utvärderingsmallen ska vara färdigdokumenterad och inlämnad till styrgrupp, styrelse och verkställande tjänsteman enligt de datum som de beslutat. Dessa utvärderingar bildar ett underlag för att utvärdera denna verksamhetsplan. Resultatet av utvärderingen blir en utgångspunkt för sammanställning av nästa VP. 9

10 Övergripande krav I denna verksamhetsplan har styrelsen valt att identifiera följande övergripande krav, som riktar sig till vårt förbund Från statliga styrdokument Lagen om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser SFS 2003:1210 Övriga styrande dokument Förbundsordningen för samordningsförbundet Finsam Västerdalarna, Malung-Sälen och Vansbro. Genomförd självutvärdering av verksamhetsplan 2016 för samordningsförbundet Finsam Västerdalarna. Arbetsordning för Finsam Västerdalarnas verkställande tjänsteman. Enligt förbundsordningen skall förbundet ha följande uppgifter Besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen. Stödja samverkan mellan de i förbundet ingående parterna. Finansiera sådana insatser som ligger inom de samverkande parternas samlade ansvarsområde. Besluta om på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell samordning skall användas. Upprätta verksamhetsplan, budget och årsredovisning för förbundet. Svara för att uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna genomförs Ytterligare specifika krav (från t ex ägardialoger, LSG, styrgrupp, Finsamteam ) Krav för 2017 Både organisatoriskt och fysiskt/lokalmässigt fortsätta arbeta för konceptet En dörr in under Utlandsfödda, föregående års mål ang utvecklad samverkan: De ska inte ses som en särbehandlad målgrupp. Med berörda ägare planera årliga ägardialoger 2 ggr/år. På försommaren ha uppföljning av resultat, på hösten dialog inför nästa år. Fortsätta med årliga dialogträffar med lokala samverkansgruppen (inkl styrgupp?). Vid behov ytterligare förtydliga och informera om de villkor som råder även fortsättningsvis (gäller SIP och att alla parter ska göra sitt innan remittering till Finsam) Antalet deltagare som tillhör arbetskraften ska öka. Deltagare ska när de återremitteras till beredningsgruppen hamna hos rätt myndighet. Jobba med strukturella insatser. Täta till de organisatoriska mellanrummen. 10

11 Del III: Framtid Förbundets vision Vi vill bidra till ökad livskvalitet och skapa förutsättningar för egen försörjning, genom att se till hela människan och dess livssituation. Övergripande strategiska mål för Finsam Västerdalarna Följande arbetssätt tillämpas: Styrelsen sätter övergripande strategiska mål för förbundet, styrgruppen definierar mål för Finsamteamets verksamhet, Finsamteamet formulerar egna mål för hur man ska kunna uppfylla de av styrgruppen definierade målen i ett Teamkontrakt. OBS! Om inget slutdatum för målet är dokumenterat, gäller slutdatum för denna verksamhetsplan. Där inget annat anges är det styrelsen tillsammans som är ansvariga för målens uppfyllande. Prioriterade krav för målet: Antalet deltagare som tillhör arbetskraften ska öka. Deltagare ska när de återremitteras till beredningsgruppen hamna hos rätt myndighet. Mål 1 Antalet deltagare som tillhör arbetskraften ska öka. Deltagare ska när de återremitteras till beredningsgruppen hamna hos rätt myndighet. Ansvariga för uppfyllande av målet är Finsamteamet och dess styrgrupp. Resultat redovisas av Finsamteamet via självutvärdering av Teamkontraktet för Prioriterade krav för målet: Både organisatoriskt och fysiskt/lokalmässigt fortsätta arbeta för konceptet En dörr in under Mål 2 Finsam ska vara delaktiga i införandeprocessen av En dörr in. Prioriterade krav för målet: Med berörda ägare planera årliga ägardialoger 2 ggr/år. På försommaren ha uppföljning av resultat, på hösten dialog inför nästa år. Fortsätta med årliga dialogträffar med lokala samverkansgruppen (inkl styrgupp). 11

12 Mål 3 Få en tydlig riktning för Finsams verksamhet i dialog med parterna genom att: ha en lokal ägardialog under våren 2017 då man bl a redovisar resultat och diskuterar äskande av medel för nästkommande år, samt en under hösten 2017 inför arbetet med verksamhetsplan för ha en gemensam dialogträff för styrelsen för Finsam Västerdalarna och lokala samverkansgruppen under Prioriterat krav för målet: Vid behov ytterligare förtydliga och informera om de villkor som råder (gäller SIP och att alla parter ska göra sitt innan remittering till Finsam). Mål 4 Verka för att SIP (samordnad individuell plan) ska vara genomförd innan remittering till Finsam för de personer där det är aktuellt. Prioriterat krav för målet: Jobba med strukturella insatser. Täta till de organisatoriska mellanrummen Mål 5 Verkställande tjänsteman ska genomföra en samverkanskonferens för chefer och personal hos förbundets parter. Tidplan för planerings-, utvärderings- och förbättringsprocess 2017 Utvärdering av 2017 års Teamkontrakt. Färdigt senast: och inlämnat till styrgrupp, verkställande tjänsteman och styrelse. Utvärdering av 2017 års verksamhetsplan och upprättande av reviderad verksamhetsplan 2017: Färdigt senast: Upprättande av Teamkontrakt 2018 för Finsamteamet: Färdigt senast: och inlämnat till styrgrupp och verkställande tjänsteman. 12