PM CM-tjänster. Stockholm

Transkript

1 Stockholm AVTALSDOKUMENT Denna PM med sina bilagor, Supplement ABK 09 och Omfattningsbeskrivning, är avsedda att vara hjälpmedel och avtalsdokument för beställaren vid dennes upphandling av konsulttjänster för Construction Management [CM]. Byggherrarna Sverige AB Drottninggatan 33, 2 tr Stockholm kansli@byggherre.se

2 Innehållsförteckning AVTALSDOKUMENT FÖR CM-TJÄNSTER CM-TJÄNSTER... 2 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR UPPDRAGET... 3 Skeden... 3 Objekt och projekt... 6 Delad entreprenad... 6 CM-konsultens tjänster... 9 Omfattningsbeskrivning Uppdragsområden Byggherrarna Sverige AB 1 (15)

3 CM-tjänster INLEDNING Construction Management (CM) är varken en entreprenadform eller en entreprenadrättslig upphandlingsform utan avser de konsulttjänster som beställaren anlitar för att förstärka sin egen organisation när beställaren önskar genomföra sitt projekt på delad entreprenad och inte har egna resurser eller kompetens för detta. Föreningen Byggherrarna har under samarbetat med CM-bolagen i syfte att definiera omfattning och ansvar gällande konsulttjänsten Construction management. Vi har i vårt arbete funnit att de på marknaden rådande avtalen och hjälpmedlen inte har varit helt tillfyllest för att definiera omfattningen och ansvaret för denna typ av tjänster. Arbetet har resulterat i denna PM med tillhörande Omfattningsbeskrivning [ ] Supplement ABK 09 [ ] Dessa dokument är avsedda att vara hjälpmedel och avtalsdokument för beställaren när denne vill upphandla konsulttjänsten Construction Management [CM] med CMbolagens medlemmar. De som deltagit i detta arbete är Nicklas Björklund, Kilpatrick Townsend & Stockton Advokat KB Magnus Colling, SISAB Stefan Dahlgren, CM-bolagen Pär Dahlström, Huddinge Samhällsfastigheter AB Lennart Hävrén, Byggherrerådgivning AB Peter Wahlström, CoWi Projektbyrån AB Göran Westberg, Ebab samt undertecknad /Helena Lennartsson Byggherrarna Byggherrarna Sverige AB 2 (15)

4 Förutsättningar för uppdraget Construction Management (CM) är varken en entreprenadform eller entreprenadrättslig upphandlingsform utan avser konsulttjänster som kompletterar beställarens egen organisation när beställaren önskar genomföra sitt projekt på delad entreprenad. Beroende på antalet delentreprenader så kan denna konsulttjänst vara mer eller mindre omfattande. Konsulttjänstens omfattning styrs även av i vilka skeden konsultorganisationen ska vara verksam. För att använda våra mallar rätt och anpassa dem till det enskilda uppdraget behöver vi förklara vilka förutsättningar vi antagit för att definiera CM-konsultens uppdrag och ansvar. SKEDEN Beställaren brukar ofta dela in sina projektgenomförande i olika skeden. Vilka skeden beställaren genomför och dess benämningar skiljer sig från beställare till beställare. Oftast är skedesindelning kopplad till beställarens processystem och vilka beslut som denne fattar. Vilka skeden beställaren väljer att förstärka sin egen organisation med externa konsulttjänster för projektledning och byggledning skiljer sig även mellan olika beställare, och från projekt till projekt. Konsultuppdraget avseende CM-tjänster omfattar många olika ansvarsområden som varierar över tid och genom projektets skeden samt är beroende av uppdragets karaktär. Några ansvarsområden är genomgående genom hela projektet medan andra avser enstaka skeden. Vi har för denna omfattningsbeskrivning valt nedanstående indelning och benämning på skedena. I CM-projekt är det inte ovanligt att visa av dessa skeden genomförs parallellt eller förskjutna. Exempelvis kan viss produktion pågå samtidigt som detaljprojektering färdigställs för andra delar. Schematisk skedesindelning av projektet enligt denna omfattningsbeskrivning en del av dessa skeden kan gå omlott i CM-uppdrag. Byggherrarna Sverige AB 3 (15)

5 Vad vi menar genomförs i de enskilda skedena beskrivs övergripande i nedanstående tabell. Skeden Behovsanalys Förstudie Program System Omfattning Att klarlägga behov och definiera mål Under behovsanalysen görs analyser om vad som skapar värde för slutanvändaren och vilka funktioner denne behöver eller vilka behov som ska uppfyllas. Det kan även avse att identifiera vilka brister eller problem som ska lösas. Dessa aktiviteter kan utföras i samråd med slutanvändaren om sådan finnes. Behovsanalysen ska resultera i en målbeskrivning om vad som ska uppnås i projektet. Att ta fram alternativ och välja huvudalternativ Förstudien utgår från resultatet i behovsanalysen. Under förstudieskedet är arbetet inriktat mot det framtida objektet projektresultatet. Här ingår att insamla och bearbeta material, fakta och uppgifter om förutsättningarna och kraven för det kommande projektet. Här ingår även att översiktligt klargöra affärsvillkor för projektet såsom projektekonomi, färdigställandetid, övergripande kvalitetsnivå. Här kan ingå att studera alternativa möjligheter för att lösa behoven och då besluta vilket alternativ som programskedet ska utgå ifrån. Att bestämma hur slutresultatet ska se ut Programskedet utgår från förstudien och avser en vidare bearbetning av insamlat material till en genomarbetad programhandling. Programhandlingen utgör grund och ramar för den planerade anläggningen/byggnaden. Skedet ska resultera i att produkten, det slutliga objektet, är så pass beskriven att den blivande nyttjarens respektive beställarens krav och önskemål på kvalitet, miljö, utformning, funktion och bruksvärde blir uppfyllda och så att resursförbrukning för investering och drift samt tidsåtgång för projektering och produktion kan kalkyleras. Skedet omfattar även framtagande av genomförandeplan, tidsramar och bedömning av slutlig projektkostnad. Programhandlingen är ibland grund för beställarens genomförande/investeringsbeslut och grund för hyresavtal. Programhandlingen används för upphandling av projekterande konsulter men kan också användas för upphandling av i projektet eventuellt ingående totalentreprenader. Att bestämma de dimensionerande systemen Systemskedet utgår från fastställd programhandling och resulterar i en redovisning av projektets uppbyggnad och ekonomi i dess väsentliga drag. Redovisningen ska översiktligt beskriva dimensionerande förutsättningar, arkitektonisk gestaltning, uppbyggnad av de tekniska huvudsystemen med sina gränser och samband, användnings- och förändringsmöjligheter med motiveringar och konsekvenser av valda utföranden och material, avvikelser från normal utformning och standard, speciella förfaranden vid tillverkning och montage, systemkalkyl, inredning och inredningskalkyl samt omfattning av byggnadspåverkande utrustning. Systemskedet kallas ibland huvudhandlingsskedet. Byggherrarna Sverige AB 4 (15)

6 Skeden Detaljprojektering Produktion Provning Besiktning Avslut Omfattning Systemhandlingen kan användas för upphandling av i projektet eventuellt ingående totalentreprenader. Att redovisa alla arbeten som ska ingå i entreprenörernas åtaganden Detaljprojekteringen utgår från fastställd programhandling och beslutad systemhandling och ska resultera i förfrågningsunderlag och bygghandlingar för i projektet ingående utförandeentreprenader. Bygghandlingarna ska genom beskrivningar och/eller ritningar redovisa alla de arbeten som ska utföras av entreprenörerna för en normenlig och fungerande byggnad eller anläggning. Bygghandlingarna ska vara upprättade efter god sed och konsekvent uppdelade i fackområden och sinsemellan samordnade. Att genomföra alla arbeten för att färdigställa objektet Att genomföra den fysiska produktionen av projektets byggnader och anläggningar enligt kontraktsvillkor. Att genomföra arbeten, förskaffa material och inköpa leveranser för att producera eller montera grund, stomme, klimatskal, installationer och inredning m.m. till ett färdigställt objekt. Att pröva funktioner och driftsätta tekniska system Funktionsprovningar genomförs under och i slutet av produktionsskedet samt under driftsättning av de enskilda tekniska systemen. Den samordnade funktionsprovningen genomförs i syfte att säkerställa att funktionskraven för objektet uppfylls. Att besiktiga att entreprenaderna uppfyller kontraktsenliga fordringar Alla entreprenörers arbeten och leverantörers leveranser besiktigas att de utförts i överensstämmelse med kontraktshandlingar samt är fackmässigt utförda för entreprenadernas godkännande. Eventuella brister i utförandet åtgärdas och avtalad garantitid påbörjas. I CM-projekt eftersträvas oftast en gemensam garantitid för delentreprenaderna. Eventuella tillträdessyner med slutanvändarna genomförs för fastställelse att hyresavtalets förutsättningar är uppfyllda. Erforderliga anmälningar till myndigheter görs för att erhålla myndighetsbeslut och för att få ta byggnaden/anläggningen i drift. Att avsluta projektet och överlämna objektet till beställaren Eventuellt kvarstående frågor hanteras. Överlämning sker till driftsorganisation och i förekommande fall till slutanvändare. Projektet avslutas och objektet överlämnas till beställaren. Projektinformation såsom drift- och skötseldokumentation, relationshandlingar, hyresgästinformation etc. färdigställs och överlämnas till beställaren. Byggherrarna Sverige AB 5 (15)

7 Skeden Garantitid Omfattning Att entreprenörerna uppfyller sina garantiansvar Eventuellt uppkomna garantifrågor hanteras och eventuella fel avhjälps under garantitiden. Årstidsbundna provningar genomförs. Garantibesiktningar genomförs. OBJEKT OCH PROJEKT I omfattningsbeskrivningen gör vi skillnad mellan objekt och projekt. Objektet är här likställt med fastigheten och tillbehör till fastigheten enligt Jordabalken. Jordabalken (1970:994) 1 kap; Fastighet och dess gränser 1 Fast egendom är jord. Denna är indelad i fastigheter. En fastighet avgränsas antingen horisontellt eller både horisontellt och vertikalt. 2 kap Tillbehör till fastighet 1; Till en fastighet hör byggnader, ledningar, stängsel och andra anläggningar som har anbragts inom fastigheten för stadigvarande bruk, på rot stående träd och andra växter, naturlig gödsel. Projektet omfattar alla de aktiviteter som planeras och genomförs för att omvandla det befintliga objektet till det framtida objektet, till den färdigställa anläggningen eller byggnaden. Bild: Skillnad mellan objekt och projekt DELAD ENTREPRENAD Delad entreprenad är en entreprenadrättslig upphandlingsform. Vid delad entreprenad delas entreprenaden upp i olika delar där beställaren har avtal med varje delentreprenör. Delentreprenörerna arbetar självständigt och har inga rättigheter eller Byggherrarna Sverige AB 6 (15)

8 skyldigheter gentemot varandra. Att samordna delentreprenörernas arbete åligger beställaren. En skillnad mot generalentreprenad där generalentreprenören i sin tur delar upp sin entreprenad och avtalar med de enskilda entreprenörerna, underentreprenörerna, och ansvarar för att samordna deras arbeten. Hur beställaren väljer att dela upp genomförandet av sitt bygg- eller anläggningsprojekt baseras på projektets specifika förutsättningar. Uppdelningen kan göras med utgångspunkt att vilja nyttja konkurrensfördelar med att handla upp mindre entreprenörer och därmed sänka kostnader eller för att vilja ha en bättre kontroll över processen och genom att styra vilka leverantörer som engageras i projektet. Uppdelningen kan även utgå från behovet att behålla flexibilitet i projektet, för att kunna senarelägga vissa delar eller för att hantera förväntade ändringar i projektet. Det kan t.ex. handla om att börja med grundläggningsarbeten för att parallellt projektera vidare på byggnadsarbeten. Om delar av projektering kan ske parallellt med produktionen kan hela projekttiden kortas ned jämfört med en generalentreprenad. För en generalentreprenad måste all projektering vara färdigställd inför upphandling medan i en delad entreprenad kan delar av projekteringen färdigställas vartefter. Bilden illustrerar skillnaden mellan utförandeentreprenader - en traditionell organiserad som generalentreprenad respektive ett Construction Management upplägg. Där den delade entreprenaden ger möjligheter att korta in projekttiden då projektering kan ske delvist parallellt med produktionen. En delad entreprenad kan omfatta en uppdelning på några enstaka delentreprenader eller till så många som ett 100-tal delentreprenader. Den mycket delade entreprenaden kan liknas med att beställaren avtalar direkt med de entreprenörer som traditionellt ligger längre ned i kontraktskedjan för en generalentreprenör, nivån underentreprenörers underentreprenörer. Byggherrarna Sverige AB 7 (15)

9 Bilden illustrerar avtalsförhållandena i en generalentreprenad respektive mycket delad entreprenad. I en generalentreprenad avtalar beställaren med en part; generalentreprenören. Generalentreprenören anlitar i sin tur underentreprenörer som i sin tur anlitar underentreprenörer underställda underentreprenören. I en mycket delad entreprenad hoppar beställaren över generalentreprenörs- och underentreprenörsledet och avtalar istället direkt med de entreprenörer som vanligen anlitas av underentreprenörer. En mycket delad entreprenad förutsätter stort engagemang och resurser hos beställaren för att samordna alla delentreprenörernas arbete. Den entreprenadrättsliga upphandlingsformen kräver stort administrativt kunnande och resurser. Det rör sig om att samordna omfattningen på arbetet, upphandling och inköp, kommunikation, tidsplanering, disposition av arbetsplatsen, tillhandahålla allmänna hjälpmedel, säkerhetsplanering m.m. En delad entreprenad innebär även att bygghandlingarna måste delas upp så att de enskilda delentreprenaderna får kompletta förfrågningsoch bygghandlingar. Vid eventuellt uppkomna fel i entreprenaderna åligger det beställaren att utreda vem eller vilka av delentreprenörerna som är ansvarig för felet. För att lyckas med en delad entreprenad förutsätter det därför att beställaren har resurser och kompetens att leda, styra och samordna den uppdelade projekteringen och delentreprenörernas arbete. I de fall beställaren inte har dessa erforderliga resurser själv men ändå vill genomföra projektet på delad entreprenad kan beställaren välja att anlita en konsultorganisation för att stärka upp beställarens organisation. Företrädesvis då en CM-organisation. Byggherrarna Sverige AB 8 (15)

10 CM-KONSULTENS TJÄNSTER Construction Management [CM] som genomförandemetod bygger på delad entreprenad. CM-organisationen kompletterar beställarens organisation med sina resurser och kompetenser och kan medverka från initiering av byggprojektet till dess färdigställande. CM-organisationen fungerar som en förstärkning av beställarens egen projekt- och byggavdelning. CM-konsulten kan genom sin kompetens om genomförandemetoden, kunskap om marknaden och inblick i beställarens och projektets förutsättningar föreslå lämplig genomförandestrategi för projektet för att erhålla önskad flexibilitet eller bäst utnyttja möjliga konkurrensfördelar på marknaden. Genom att delentreprenörerna handlas upp av en oberoende part kan både pris och kvalitet konkurrensutsättas vilket skapar förutsättningar för effektivt, hållbart och långsiktigt byggande. Beställaren anlitar en CM-organisation vars konsulter bildar en komplett projektorganisation som planerar, organiserar och leder projektgenomförandet från idé till färdig anläggning. Det kan innefatta allt från planarbete, exploatering, projektutveckling, projektering och kalkylering till upphandling av delentreprenader, samordning, platsorganisation för produktion och uppföljningsarbeten. Beställaren har full insyn i projektet och behåller kontrollen över beslut och kostnader. CM-organisationen tar ansvar för hela processen och företräder beställarens intressen fullt ut. Därtill kan en heltäckande försäkringslösning, särskilt anpassad för CMprojekt, göra att beställaren erhåller trygghet genom hela projektet. Följande kompetensområden bör ingå i konsultens organisation: Projektledning Projekteringsledning Ekonomistyrning Planering Kalkylering Kvalitets- och miljöstyrning Inköp och upphandling Produktionsledning (platschef, arbetsledning) Installationsledning Arbetsmiljöstyrning BAS-P/BAS-U Riskanalys Byggherrarna Sverige AB 9 (15)

11 Därtill kan det i vissa uppdrag vara behövlig med: Hyresgästkoordinator (inflyttning) Information och kommunikation Processledare (HR-/beteendevetare kunskap) Projektledning för brukares utrustning/inredning Samordning konst Det ska särskilt påpekas att CM-organisationen inte är kontraktspart till de projekteringskonsulter eller entreprenörer som engageras i projektet, utan CM-konsulten ansvarar endast för att leda, styra och samordna deras arbeten. Kontraktspart med projektörer och entreprenören är beställaren. Bilden illustrerar schematisk de arbetsuppgifter som vanligtvis åligger konsulten. Byggherrarna Sverige AB 10 (15)

12 Bilden illustrerar de kontraktuella förhållandena, där beställaren är kontraktspart till projektörer, entreprenörer och leverantörer. OMFATTNINGSBESKRIVNING Byggherrarnas omfattningsbeskrivning definierar de arbetsuppgifter som behöver utföras av CM-konsulten och förutsätter att Byggherrarnas Supplement ABK 09 även ingår som kontraktsvillkor. Omfattningsbeskrivningen är en sammanställning över möjliga arbetsuppgifter och ansvarsområden för CM-konsulten. Vissa aktiviteter upprepas i flera skeden medan andra genomförs vid ett tillfälle. Beställaren anger i vilket skede denne vill att aktiviteten ska genomföras genom att kryssa för aktiviteten i kolumnen för önskat skede. För upphandling av uppdrag preciserat i förfrågningsunderlag (enligt ABK 09 kap 1 2) kan omfattningsbeskrivningen ingå som en del av beställarens förfrågningsunderlag. För upphandling av uppdrag preciserat i samråd (ABK 09 kap 1 1) kan listan istället användas av konsulten för att i samråd med beställaren klargöra omfattningen på konsultuppdraget. Omfattningsbeskrivningen innehåller många aktiviteter och kan uppfattas som omfattande. Förhoppningen är att beställaren ska göra en inledande genomgång av vilka aktiviteter denne anser bör ingå i ett CM-uppdrag och denna genomgång sedan kan vara grund för flera projekt, och då med enbart mindre projektanpassningar. UPPDRAGSOMRÅDEN För att strukturera CM-konsultuppdragets omfattning är aktiviteterna enligt omfattningsbeskrivningen indelade i uppdragsområden. Uppdragsområdena ska ses som Byggherrarna Sverige AB 11 (15)

13 gruppering av aktiviteter och är inte nödvändigtvis knutna till särskilda kompetenser eller resurser inom konsultorganisationen. CM-konsultens uppdragsområden Aktiviteter 1 Projektmål och -krav Aktiviteter avseende att identifiera, fastställa och uppdatera målen med projektet och vilka behov projektet ska tillfredsställa. Här ingår att identifiera förväntningar, krav och kriterier för ett lyckat projekt. 2 Förutsättningar objekt och lagkrav Faktabaserat: Aktiviteter avseende hantering av uppgifter om det befintliga objektet. Avser även aktiviteter avseende lag- och myndighetskrav. 3 Intressenter Aktiviteter om att identifiera och analysera intressenter och hur de påverkar projektet. Här ingår att engagera och leda intressenterna samt kommunikation med dessa. Här ingår är även omvärldsbevakning. 4 Övergripande organisering och samordning 5 Omfattning - vad ska produceras i de enskilda skedena 6 Upphandling och avtal externa "resurser" Aktiviteter kring övergripande organisering och samordning avser ledning, samordning och uppföljning av helheten och av konsultens egna resurser. Det avser resurssättning, roller och ansvar inom konsultorganisationen. Här återfinns även övergripande och samordnad kommunikation, rapportering om projektets utveckling och övergripande samordning inför skedesstart och vid skedesavslut. Huvudsakligen administrativa aktiviteter såsom planering, samordning och möten. Aktiviteter avseende ledning, styrning och uppföljning av genomförandet av de enskilda skedena samt resursfördelning för detta. Aktiviteter kring vad som konkret ska produceras i respektive skede såsom handlingar och byggverksamhet. Här ingår aktiviteter som traditionellt härrör till projekteringsledning respektive produktionsledning och samordning, möten och planering för detta. Aktiviteter kring inköp och anskaffning av leveranser, material eller tjänster från externa parter. Här återfinns strategier för genomförande, upphandling och avtalstecknande. 7 Tid Aktiviteter rörande identifiering av tidsberoende aktiviteter, tidsestimering, planering och uppföljning. Byggherrarna Sverige AB 12 (15)

14 CM-konsultens uppdragsområden Aktiviteter 8 Ekonomi Aktiviteter kring hantering av projektets finansiering och inkomster och utgifter samt projektets lönsamhet. Budgetering, kalkylering, kostnadsstyrning och prognostisering. Bedömning av ändringars påverkan på ekonomin. 9 Kvalitet, hållbarhet Aktiviteter inom processer gällande kvalitetsoch hållbarhetsstyrning. Uppföljning, validering och verifiering, samt revision. 10 Risk och möjligheter Aktiviteter angående identifiering och analys av risker och möjligheter. Hantering och minimering av risker. Uppföljning och åtgärdsplaner. Strukturen på konsultens aktiviteter inom uppdragsområdena är därpå indelade enligt följande: Initiera Planera Verkställa Kontrollera Avsluta att initiera aktiviteten, företrädesvis i början av varje skede. att planera aktiviteten, oftast initialt i början av varje skede. att kontinuerligt verkställa under hela skedet. att kontinuerligt kontrollera och verifiera under hela skedet. att avsluta och slutrapportera arbetet för skedet. Byggherrarna Sverige AB 13 (15)

15 Övergripande kan aktiviteterna åskådliggöras i nedanstående tabell Initiera Planera Verkställa Kontrollera Avsluta 1 Projektmål och - krav Samla in mål och strategier Upprätta projektmål och -krav Styra och leda arbetet mot projektmål Följa upp mot mål Verifiera och slutredovisa 2 Förutsättningar objekt och lagkrav Inventera och samla in information Upprätta plan för myndighetskontakter Inhämta lov och tillstånd Bevaka tillstånd och följa upp Slutredovisa 3 Intressenter Identifiera och analysera Upprätta kommunikationsplan Hantera intressenter Bevaka och följa upp Slutredovisa 4 Övergripande samordning och organisering "interna" resurser Utveckla projektdirektiv, upprätta delegationsordning, klargöra mandat Definiera projektomfattning, uppskatta resursbehov, upprätta planer för rapportering, möten, IT m.m. Anskaffa projektteamet, leda, styra, samordna projektarbetet Kontrollera och följa upp projektarbetet, rapportera Stänga skedet och projektet slutrapportera 5 Omfattning produceras i skedena Identifiera behov, teknik och alternativa lösningar Definiera omfattning på skedesarbete, planera projektering och produktion Leda, styra och samordna projektering och produktion Kontrollera projektering och produktion Verifiera resultat och sammanställa skedesdokument 6 Upphandling och avtal externa "resurser" Analysera alternativa genomförandeformer Uppskatta resursbehov, planera upphandling/ inköp Sammanställa förfrågningsunderlag och genomföra upphandling/ inköp Kontrollera och följa upp kontraktsvillkor Avsluta kontrakt 7 Tid Identifiera projektets tidsförutsättningar och ramar Bedöma tidsbehov och tidsplanera Samordna tidsstyrning och rapportera Kontrollera tidsplan, följa upp aktiviteter Slutrapportera 8 Ekonomi Upprätta rutiner för ekonomistyrning Estimera kostnader, upprätta budget Ekonomistyra och kalkylera Granska fakturor och följa upp förändringar Slutrapportera 9 Kvalitet, hållbarhet Inhämta beställarens policys Planera kvalitets-, miljöoch arbetsmiljöstyrning, utse BAS-P/-U Utföra kvalitets-, miljö- och arbetsmiljösäkringsarbete Utföra kontroll, revisioner och verifiera Slutrapportera och sammanställa dokumentation 10 Risk och möjligheter Samråda med beställaren Upprätta rutiner Identifiera, analysera och hantera risker Kontrollera, följa upp Sammanställa erfarenhetsdata Byggherrarna Sverige AB 14 (15)

16 Byggherrarna är en intresseförening för professionella byggherrar som arbetar för att stärka och utveckla byggherrerollen och det svenska samhällsbyggandet. Föreningens medlemmar är kontinuerliga byggherrar och beställer årligen byggprojekt för mer än 100 miljarder kronor. Denna PM med tillhörande Supplement ABK 09 och Omfattningsbeskrivning för CM-tjänster har upprättats av Byggherrarna tillsammans med CM-bolagen. Byggherrarna Sverige AB Drottninggatan 33, 2 tr Stockholm kansli@byggherre.se