Leksands Orienteringsklubb, styrelseprotokoll

Transkript

1 Leksands Orienteringsklubb, styrelseprotokoll Protokoll fört vid styrelsemöte den 12 april 2017 Närvarande: Bo Liljegren, Britt-Marie Dalin, Johan Enges, Ola Jäderberg, Åsa Spik, Per Spik samt Mikael Wilén Delges: Styrelsen och på hemsidan ( 1 Mötet öppnas Ordförande öppnade mötet. 2 Föregående protokoll och val av justerare Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. Till justerare utsågs: Ola Jäderberg 3 Styrelsemöten Bosse tog upp lite av hur vi bör jobba effektiv på framtida möten. Det är ett lämpligt tillfälle nu när det är en del nya i styrelsen. Målet är att hitta bättre och effektivare arbetssätt för mötes arbetet. Några av förslag som skall tittas över Agenda Rapporter från respektive kommitte skall lämnas in senast 5 dagar innan mötet. Krav att alla läser igenom rapporterna och att under själva mötet tas endast frågor upp om rapporten. Ledamöterna behöver inte gå igenom rapporterna punkt för punkt Inriktning Ny inriktning på mötena skall vara mer fokus på framtidsfrågor och utveckling Ansvarsfördelning Ansvaret när inte klubbutvecklare medverkar ligger mera på varje enskild styrelserepresentant att göra de punkter som personen är uppsatt på Att göra listan. Denna lista skall bifogas varje styrelseprotokoll. Långsiktig planering Vissa av styrelsemötena skall endast behandla framtida arbet samt långsiktiga planering. Andra av styrelsemötena kan tema för varje möte vara något kring specifika framtidsfrågor. Beslut om följande dagar för styrelsemöten maj kl 18:30 14 augusti kl 18:30 09 oktober kl 18:30 04 december kl 18:30

2 Tema för styrelsemöte 24 maj. Långsiktig planeringsarbete för klubben Leksands OK. Varje kommitte/styrelserepresentant skall ge Bosse input till mötet senast 15 maj 4 Kommittérapporter: Elit: Tyvärr sämre intresse än väntat inför påsklägret i Södermanland april. Som det ser ut nu blir det bara 4 löpare och 2 ledare. På natt-sm utanför Örebro 21 april ställer vi upp med fem löpare. Det är Adelina F, Maja M, Linda L, Marie S och Johan S. På 10-mila i Göteborg april ställer vi upp med två damlag och ett herrlag. Eventuellt kommer vi till herrlaget att ta in en eller ett par löpare från annan klubb för att klara av de tuffare sträckorna. Sen har vi lite klen bemanning på ledarsidan där jag och Lotten är själva på damstafetten. Tobbe och ev Sven Larsson den äldre ansluter till herrstafetten. Ungdom: Under vintern har några ungdomar kört Skid-O. Fina resultat på Skid-O SM, Isabella Joons tog brons i D15 på långdistans och kom 4:a på sprinten. Tuva Spik och Eskil Nääs vann sprinten i D14 respektive H14 (ej SM-status) Maja o Adelina arrangerade en uppskattad träningsdag för ungdomar på sportlovet på temat Gemenskap, Inspiration, Motivation. Pontus arrangerade en minikickoff iform av Tour de LOK i slutet av mars för ungdomar 13 o uppåt och vuxna. På G och Grön-vita gruppen körde kick off helg 1-2 april med Madde som huvudansvarig och ungdomar år som hjälpledare. Grupperna från 9 år och uppåt är igång på tisdagar och torsdag. Peter håller i teknikträningsplaneringen på torsdagar på kartor runt om Leksand. De yngre grupperna skogskul o skärmskoj kör igång veckan efter påsklovet. Lite brist på ledare men vi hoppas vi löser det. Tävlingsmässigt har vi varit på Rånässtafetten i helgen. Vi hade lag i D13-16, H13-16, HD12, inskolning och 2 öppna klasser. Positivt att några ungdomar som inte tidigare velat springa stafett deltog med stöd från lagkompisarna. Vi har bokat gemensam buss och boende till 10-mila i Göteborg och har 2 lag anmälda i HD13-16 stafetten. Vi jobbar med förberedelserna för DOF-lägret juni för dalaungdomar år och siljanskrets samma helg och försöker planera framåt. Till detta lägret MÅSTE ungdomskommitten ta hjälp från andra klubbmedlemmar att genomföra uppgiften. Åsa försöker få lite hjälp av Maria i uppstart av projektlednings arbetet - Kartor till ungdomsverksamheten måste revideras framförallt Källan och Siljansnäs Tekniska: - Planera in ett möte med Anders Thomasson om kartrevidering för ungdomsverksamheten men även kartexpert för klubben MTBO: - Genomförde första träningen idag den 12 april med egna klubbmedlemmar samt en hel del från andra Dala klubbar cirka 50 personer - Tittar på eventuella tävlingar för

3 - Ekonomisk rapport Klubbutvecklaren hade lämnat en ekonomisk rapport, inga större kommentarer. Vad gäller långsiktiga planeringen så är ekonomin ett viktig område att beakta 6 Rapport från klubbutvecklaren: Sommarlands Parkeringen: I slutet av februari var det möte med Mats Nobelius och de inblandade föreningarna. För året blir det Leksands Ok som har hand om administrationen, vilket innebär kontakt med sommarjobbarna, schema för sommarjobbarna, betala ut löner, summera P-avgifter och sedan fördela detta mot ett uppgjort utbetalningssystem. I korthet är det att Leksands Sommarland står för den budget som är lagd. I budget ingår: - alla kostnader för sommarjobbarnas (löner, arbetsgivaravgifter, försäkring) - ideella ersättningar (vi är garanterade :- per förening) - ersättning för administration (15.000:- som går till oss) - avgifter för swish och bankning av pengar - hyra mannskapsboden Utöver budget blir det en extra bonus beroende på hur mycket inkomster parkeringen inbringar. Föreningarna delar på 32% av summan som blir kvar när budget är avdragen. Dessa 32% fördelas mellan föreningarna efter hur många ideella timmar varje förening har gjort fick vi: :- (garanterad) :- (extra pott) :- (ers. för administration) = :- För 2017 kommer bemanningen av sommarjobbare vara fler per dag, särskilt under högsäsong för att kunna öppna upp fler betalningsställen när det är fina dagar. Under högsäsong är det 1st som jobbar kl 9-17, 1st som jobbar kl 9-13 och 2st som jobbar kl I dagsläget är det 8 ungdomar som anmält intresse att jobba på parkeringen 5st från LOK och 3st från S-näs skidklubb. De är 16 år och uppåt. De ideella föreningarna kommer att bemanna 1-2/7 samt vecka 28, 29, 30,31 med 2 personer per dag. Det blir 10 dagar per förening. Leksands OK ska bemanna 1-2/7 och 10-17/7. Medlemsfakturor och träningsavgifter I slutet av april ska jag börja skicka ut medlemsavgifter+ träningsavgifter. Jag vill invänta tills alla grupperna har startat så jag kan fakturera både medlemsavgift och träningsavgift samtidigt. Kartor, OCAD och sportident De två yngsta ungdomsgrupperna (Skogskul och Skärmskoj) börjar 25/4. I övrigt så är PåG år och Grön-vita (9 år) i gång och det har blivit en del jobb med att lägga in träningar i OCAD. När det gäller kartoriginal har jag inte haft tid att ta tag i detta ännu. Det som försvårar det är att det är en del saker som är korrigerade av amatörer och därför är det svårt att veta vad som är acceptabelt. Jag tänkte eventuellt skriva ut olika kartbitar och fördela detta bland medlemmar så

4 att de får springa över det och markera vad som skulle behöva gås över av en riktigt kartritare för att bli dugligt. Sportident uppdaterat med nya tiden (sommartid) Samarbete COOP Jag har försökt kontakta Niklas vid COOP för att stämma träff men har inte fått någon respons från honom. Tanken är att jag och Micke ska träffa honom och komma överens om hur samarbetat ska fungera. Finn & Vinn Finn & Vinn med start från mitten av maj Kartförsäljning som förra året vid Siljan Turism, Lek & Hobby och Leksands Hälsokost. Per och jag ska sätta oss och börja skissa på kontrollpunkter de närmast dagarna. 7 Kläder Gamla kläder har under senaste tisdagarna sålts ut på rea. Försäljningen har gått bra. Finns dock ännu en hel del kläder kvar. De nya kläderna från Sign är beställda och vi väntar på provkollektionen 8 Sponsoransvariga Ingen rapport 9 Tällberg marathon Britt-Marie och Michael Reander har inlett arbetet med årets lopp 10 Klubbresa Utvärdering från årsmötet konstatera att vi måste vara tydliga i informationen och långsiktigheten. Nu skall det bildas en grupp för att ta fram nya förslag till eventuell resa eller annan aktivitet för åren Represntant från styrelsen är Mikael Wilén 11 Övriga frågor Åsa S tog upp frågan om vi i klubben skulle försöka få till någon form av Hall of fame i klubbstugan. Vi har från klubbens bildande 1981 haft både Världs och Europa mästare som andra fix stjärnor från olika länder som borde uppmärksammas att de har representerat Leksands OK. Åsa fick uppdraget att kontakta Anna Funke och Lars-Arne Forsberg om ideér och faktabearbetning Nästa möte: 24 maj klockan 18:30 Inför nästa möte: ATT GÖRA LISTAN Grupp/kommitte Uppgift Ansvarig Tekniska: Ansök om tävling 2018 Per Tekniska: Möte Anders T om kartansv/org Per Tekniska: Fortsätta att försöka få till grundkartmaterial Per Ungdom/Teknisk Gemensamt styra upp framtida resor så att Johan/Åsa inte det blir olika varianter på samma resa Marknad Styra upp web/socialmedia hur jobbar vi Micke design, gemensam plattform mm

5 Finn och Vinn Planerings möte Per och Maria Maria DOF lägret Bilda en projektgrupp som kan börja Åsa att bearbeta andra klubbmedlemmar Hall off Fame Åsa kontaktar L-A Forsberg samt A Funke Åsa Styrelsen Ansvara att varje grupp/kommitte lämnar in Bosse arbetsmaterial inför nästa styrelsemöte vad gäller långsiktig planering Per Spik Bo Liljegren Ordförande Sekreterare Justerare