Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Göta ingenjörregemente (Ing 2) i Eksjö den 29 november 2007.

Transkript

1 INSPEKTIONSRAPPORT / Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Göta ingenjörregemente (Ing 2) i Eksjö den 29 november Förelägganden. Ing 2 ska tillse att alla handlingar som hör till dess arkiv förvaras i arkivlokaler som uppfyller de tekniska krav som ställs i RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3; Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Om godkända arkivlokaler inte kan iordningställas eller uppbringas kan handlingar förvaras i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd (se avsnitt 4 och 8). Handlingar som finns digitalt men som ska bevaras i pappersformat, t.ex. i Ing 2 VHL, ska skrivas ut på papper och kontinuerligt tillföras arkivet. (avsnitt 2, 6 och 10).Anmärkningar. Ing 2 bör slutföra arbetet med dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner. Ing 2 bör i högre utsträckning än idag kontinuerligt överlämna handlingar för arkivering i centralarkivet Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 5 september Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet har den 29 november 2007 inspekterat arkivvården vid Ing 2 i Eksjö och blev där väl mottaget av organisationsenhetens och FMLOG:s personal. Inspektionen var väl förberedd och omfattade sektioner ur staben, Norra Smålandsgruppen, Fältarbetsskolan, Verksamhetssäkerhetsavdelningen, Ing 2:s bidrag till NBG samt Försvarshälsan Eksjö. Under inspektionen avhandlades också i vanlig ordning tillhörande frågor rörande Ing 2:s förvaring av handlingar, arkivredovisning och dokumenthantering. Vid flera av de avdelningar som besöktes vid Ing 2 förvarades handlingarna i god ordning och personalen var väl insatt i gällande gallringsföreskrifter och hanteringsregler. Utbildningsadministrativa handlingar har glädjande nog bevarats i original vid FarbS och endast i kopia översänts till Försvarshögskolan. Krigsarkivet ser också med tillfredsställelse på att kontaktpersoner utsetts på de olika avdelningarna, likaså att ett aktivt arbete med att utarbeta och införa dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner (D/ A-planer) bedrivits. Krigsarkivet kan således sammanfattningsvis konstatera att arkivvården vid Ing 2 bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Inspektion. 1. Ing 2:s organisation och verksamhet. Ing 2 är sedan år 2000 Sveriges enda ingenjörregemente och har cirka 320 anställda. Ing 2 utbildar

2 officerare och värnpliktiga till ingenjörförband med specialkompetens att utföra kvalificerade fältarbeten. Regementet står även till samhällets förfogande vid svåra påfrestningar, till exempel översvämningar, eftersökning av försvunna personer samt släckning av skogsbränder. Ing 2 består förutom av regementschef och stab av bl.a. Fältarbetsskolan, fem stycken värnpliktskompanier, Norra Smålandsgruppen (hemvärnet) och enheter inom ramen för NBG. 2. Kvalitetschefen Kvalitetschefen ansvarar för Ing 2:s verksamhetsledningssystem (VHL-system). I VHL-handboken finns beskrivningar av verksamheten utifrån ett processperspektiv samt även styrande och redovisande dokument. VHL-handboken är ett komplement till arbetsordningen (ArbO) men den senare kommer snart att helt ersättas av VHL-handboken. VHL-handboken förs digitalt i word-format och finns i enlighet med FM:s direktiv för VHL-system i tre nivåer. En del av handlingarna som upprättas inom ramen för VHL skrivs ut, t.ex. order, beslut och protokoll. Men även övrigs handlingar, processbeskrivningar etc., som upprättas ska skrivas ut och tillföras arkivet så länge inte VHL-systemet kan bevaras digitalt. Detta gäller även större och mer betydande ändringar i dokumenten. Enligt Ing 2:s rutiner är det den enhet som upprättar en handling som ska ta ansvar för att handlingen justeras och kontinuerligt tas om hand för arkivering. En D/A-plan har upprättats men ännu inte fastställts för befattningen 3. Miljösamordnare Miljösamordnaren arbetar med miljöärenden för Ing 2:s räkning. Verksamheten styrs till stor del av lagar och förordningar på miljöområdet. En mycket detaljerad D/A-plan finns framtagen. De handlingar som upprättas är till största delen diarieförda skrivelser. 4. Personalsektionen Sektionen upprättar och hanterar diverse personalhandlingar, däribland en mängd olika protokollserier (16 stycken). Vid sektionen förvaras i god ordning personalakter för Ing 2:s anställda. Vitsord och tjänstgöringsomdömen ingår i akterna, något som egentligen inte är förenligt med RA-MS 2004:46, Riksarkivets föreskrifter om överlämnande och införlivande av handlingar inom Försvarsmakten. I denna föreskrift, som meddelar att personalakter för tillsvidare anställd personal och reservofficerare inom FM medföljer den anställde vid byte av organisationsenhet, anges också att vitsord, tjänstgöringsomdömen, beslut i personalärenden samt sekretessbelagda personalärenden ingår inte i personalakterna och medföljer således inte personalakterna vid överlämnandet. Dessa uppgifter/handlingar arkivläggs enligt särskild ordning. Föreskriften tillkom efter framställan från HKV (HKV beteckning :67660). Ing 2 följer dock bestämmelserna i RA-MS 2004:46 i så måtto att original till vitsord och tjänstgöringsomdömen inte överlämnas när en anställd slutar och byter organisationsenhet inom FM. Det framgår även av Ing 2:s arkivredovisning var dessa handlingar ska återsökas. Krigsarkivet erfar att hanteringen av vitsord och tjänstgöringsomdömen skiljer sig mellan olika organisationsenheter; vissa följer föreskriften och arkiverar handlingarna i separata serier medan andra välja att låta dem ingå i personalakterna. Om det finns goda skäl därtill kan Krigsarkivet göra en ändring av bestämmelserna i föreskrifterna och låta den enskilda organisationsenheten avgöra hur vitsorden ska arkiveras. Däremot ser Krigsarkivet inga skäl till att ändra bestämmelsen om att originalen inte får överlämnas i original till annan organisationsenhet.

3 Förvaringen av akterna är mindre god då de förvaras i dokumentskåp som inte torde ge ett fullgott skydd mot brand, brandgas och skadlig upphettning samt vatten och skadlig fukt. Enligt RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3; Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. får handlingar förvaras i förvaringsskåp (t ex dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp, dataskåp) som ger motsvarande skydd som en arkivlokal utförd i enlighet med föreskriften (3 kap, 1 ). Med motsvarande skydd menas att skåpet tillsammans med byggnadens och lokalens förutsättningar motsvarar de krav som ställs på arkivlokaler. En arkivlokal skall normalt vara utförd så att den skyddar mot brand i angränsande utrymme under 120 minuter. Med detta avses också att arkivlokalen skall skydda mot skadlig upphettning, som för pappershandlingar är 70 grader C, och för magnetiska och optiska databärare 55 grader C. Skyddet kan ordnas genom att arkivlokalen utförs i den brandtekniska klassen EI120 samt vid behov kompletteras med åtgärder för att klara skyddet mot skadlig upphettning. 5. Säkerhetsavdelningen En stor del av de handlingar som hanteras vid avdelningen är gallringsbara enligt tidigare gällande gallringsföreskrift 1990:125 (TFG 801:910001) rörande legitimationshandlingar m.m. Denna föreskrift upphävdes under 2007 och förväntas ingå i den gallringsföreskrift för IS UNDSÄK som är under utarbetande och förväntas vara färdig under hösten Intill dess får de gamla föreskrifterna tillämpas. Vid besöket togs särskilt upp till diskussion några olika handlingstyper: 1. Intyg om genomgången skyddsvaktsutbildning. Enligt uppgift läggs uppgifter om sådan utbildning in i IS UNDSÄK men även originalen finns bevarade. Frågan uppkom om dessa uppgifter även läggs in i PLIS. Krigsarkivet vet av erfarenhet att intygen inte sällan efterfrågas i efterhand vilket talar för ett bevarande. Om uppgifterna finns i andra handlingar kan dock en gallring av pappersoriginalen vara möjlig. Detta förutsätter emellertid en gallringsutredning och framställan om utfärdande av gallringsföreskrifter. 2. Beslut om samförvaring av hemliga handlingar och kvalificerat hemliga torde kunna vara gallringsbara efter 10 respektive 25 år vilket dock förutsätter en gallringsutredning och framställan om utfärdande av gallringsföreskrifter. Ett alternativ är att föreskrifter om gallring av samförvaringsbeslut inarbetas i RA- MS 2001:42 (TFG :020002) rörande hanteringen av hemliga och kvalificerat hemliga handlingar. 3. Beslut om utkvittering av vapen. Liksom vid SWEDEC lämnas originalet till vapenförrådet vid FMLOG Försörjningsenheten. En kopia finns kvar vid Ing 2:s säkerhetsavdelning. Enligt uppgift läggs uppgifterna också i LIFT (Lednings- och informationssystem för förnödenhetsförsörjning och teknisk tjänst). En gallring av originalbeslutet kan möjligtvis göras när vapnet återlämnas men det bör utredas om det för t.ex. kontroll kan finnas skäl att ha en något längre gallringsfrist än så eller om handlingstypen ska bevaras. 6. Norra Smålandsgruppen Norra Smålandsgruppen (NSG) organiserar hemvärnet i Jönköpings län i tre hemvärnsbataljoner. Fram till tillhörde NSG Södra militärdistriktet (MD S) i men överfördes vid MD S:s nedläggning till Ing 2. Inga handlingar från NSG har ännu överlämnats för arkivering vid centralarkivet. Ett utmärkt förslag på D/A-plan finns framtaget. Dessutom finns ett ännu inte implementerat förslag på rutiner för arkivläggning av individrelaterade handlingar i personakter. I personakterna ska ingå bl.a. avtal, kontrakt och beslut avseende vapenförvaring i hemmet.

4 Bland övriga handlingar som upprättas inom hemvärnsverksamheten kan som exempel nämnas övningsrapporter och utbildningsplaner. 7. Fältarbetsskolan Fältarbetsskolan (FarbS) ansvarar för FM:s utbildning inom fältarbetsområdet. Vid FarbS bedrivs dels programbunden utbildning med koppling till officersutbildningen och dels yrkes- och befattningskurser kurser inom området fältarbetstjänst, där kunderna kommer från hela Försvarsmakten. Från och med ingår också en tidigare fristående utvecklingsavdelning med ansvar för funktionsutveckling och materielförsök. I FarbS skolverksamhet upprättas och inkommer ett antal olika typer av studieadministrativa handlingar. En typ av studieadministrativa handlingar, t.ex. utbildningsbevis, är kopplade till de enskilda eleverna vid skolan. Det finns även handlingar som dokumenterar de olika kurserna och utbildningarna vid skolan. Här kan nämnas t.ex. kursplaner och betygslistor. Utkast till D/A-plan för studieadministrativa handlingar finns. Krigsarkivet har sedan 2000 försökt få klarhet i hantering och arkivering av studieadministrativa och utbildningsrelaterade handlingar vid FM:s skolor. Vid arkivinspektioner under årens lopp har uppmärksammats att en del skolor i original har skickat handlingar till FHS, som har haft s.k. programansvar för nivåhöjande utbildningar och har godkänt bl.a. kursplaner. Det har dock inte skett konsekvent; några skolor har skickat handlingar i original medan andra har valt att skicka kopior. Krigsarkivets uppfattning har varit att handlingar ska arkiveras vid den organisationsenhet där de upprättas och att studieadministrativa handlingar speglar den verksamhet som bedrivs vid FM:s skolor oavsett vilket administrativt stöd som erhållits genom SAA. Hösten 2005 inledde Krigsarkivet ett samarbete med FMUE och FHS med syfte att dels fastställa gallringsföreskrifter för studieadministrativa handlingar och dels att fastställa rutiner för arkivering och hantering av handlingarna. Samarbetet resulterade dels i en gallrings-föreskrift, RA-MS 2005:65 och dels i en föreskrift, RA-MS 2005:58, om överlämnade och införlivande av handlingar mellan FM och FHS. Föreskriften formaliserade det överlämnande av handlingar till FHS som i praktiken redan skett men gällde endast handlingar som upprättats och överlämnats t.o.m För handlingar upprättade efter detta datum avsåg FMUE att fastställa nya rutiner i form av en D/A-plan. Enligt det förslag som togs fram skulle en del handlingstyper arkiveras både vid FM:s skolor och vid SAA. Förslaget fastställdes dock aldrig. Hösten 2006 togs förnyad kontakt mellan Krigsarkivet och FMUE i syfte att återuppta arbetet med en dokumenthanteringsplan. Även nu togs ett förslag fram som emellertid inte heller det resulterade i en färdig plan. I november 2007 kontaktade Krigsarkivet ånyo FMUE för att återuppta det avbrutna samarbetet. Ett möte hölls i december Med hänsyn till det nya utbildningssystemet och FHS:s nyvunna status som högskola har förutsättningarna för hantering och arkivering av utbildningsrelaterade handlingar till viss del förändrats, åtminstone vad gäller de nivåhöjande utbildningarna. Krigsarkivet avvaktar ett nytt förslag på D/A-plan. FarbS har, i alla fall inte sedan 2000 skickat några handlingar i original till FHS. De kopior som översänts har av uppföljningsskäl expedierats i form av registrerade skrivelser. Originalhandlingarna finns bevarade i kurspärmar dvs. all dokumentation kring en kurs finns samlat i en pärm. Inga sådana kurspärmar har överlämnats för arkivering vid centralarkivet och finns således inte heller förtecknade. Krigsarkivet anser att kurshandlingarna, om de fortsatt ska förvaras vid FarbS, bör redovisas i en s.k. konceptförteckning.

5 En betydande del av utvecklingsverksamheten bedrivs i projektform och arkivarien har tagit fram ett gediget förslag på särskilda rutiner för hur projekthandlingar ska hanteras. Enligt rutinerna ska för varje projekt en D/A-plan plockas fram utifrån projektplanen. Av rutinerna framgår vidare också vem som ska ansvara för projektdokumentationen och hur den ska struktureras, att avtal ska upprättas med konsulter om att projekthandlingarna är allmänna handlingar som tillhör Ing 2 samt att alla handlingar rörande ett projekt ska samlas i särskilda projektpärmar. Krigsarkivet vill dock, trots de utmärkta rutinerna, påminna om att det i ett projekt, förutom allmänna handlingar, också kan förekomma arbetshandlingar som ska tas om hand för arkivering om de är av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Krigsarkivet vill i det här fallet inte minst understryka betydelsen för framtida forskning. Sådana arbetshandlingar blir allmänna handlingar om de tas om hand för arkivering. 8. Försvarshälsan Eksjö Försvarshälsan Eksjö svarar för hälso- och sjukvård för anställda vid Eksjö garnison. Enheten använder patientjournalsystemet Profdoc sedan mars Ingen inskanning av pappershandlingar görs vilket innebär att samma person kan ha både en digital och en pappersjournal. Vissa medicinska handlingar på papper kommer att finnas under överskådlig tid. I journalskåp förvaras i god ordning journalhandlingar på papper för anställda och värnpliktiga. NBG-anställdas journaler förvaras även de för sig. Det är dock önskvärt att journalerna för den NBGpersonal som också är anställda vid någon enhet inom Eksjö garnison arkivläggs tillsammans med sin ordinarie journal efter fullgjort NBG-uppdrag. Journalskåpen uppfyller inte de tekniska krav avseende arkivhandlingars skydd mot brand, fukt m.m. som uttrycks i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler). Behovet av förvaring av pappersjournaler att minska på sikt men så länge som pappersjournaler hanteras ska de ges ett fullgott skydd. Skyddet mot obehörigt tillträde är emellertid bättre, då skåpen är låsta och lokalen är larmad. Det konstaterades vidare att gallring inom de aktuella journalerna inte skett och att rutiner för detta behövs. Krigsarkivet har meddelat föreskrifter för gallring av vissa medicinska journalhandlingar i RA- MS 2005: Verksamhetssäkerhetsavdelningen Enheten hanterar avvikelserapportering i samband tillbud och olyckor vid Eksjö garnison. Uppskattningsvis rapporteras avvikelser per år. Rapportering görs på särskild blankett, SäkI-blankett som enligt upprättad D/A-plan ska bevaras vid enheten. Kopia av blanketten sänds också till HKV- insatssäkerhetsstaben. Sedan 2005 används också en särskilt exceldokument för avvikelserapportering som också det sänds i kopia till HKV. Excel lämpar sig egentligen inte för utskrift varför handlingen bör bevaras digitalt. Strukturerade dokument, t.ex. i Excel-format, kan överföras till och bevaras i xml-format. Krigsarkivet informerades också om att ett särskilt adb-stöd för avvikelserapportering, ALF, ska börja användas inom FM fr.o.m Krigsarkivet utgår från att Försvarsmakten vid behov tar fram gallringsföreskrifter för systemet samt att man, i det fall systemet ska bevaras digitalt, fastställer en plan för långtidsbevarande. 10. Grundutbildningsbataljonen, Nordic Battle Group (GU-bat, NBG) Ing 2:s bidrag till Nordic Battle Group, NBG utgörs bl.a. av 21. internationella ingenjörkompaniet. Enligt vad Krigsarkivet erfar saknas fastställda rutiner för dokumenthantering och arkivläggning för NBG-

6 verksamheten vid Ing 2. En del inkomna skrivelser kommer bataljonen tillhanda via expeditionen där de i vanlig ordning registreras medan andra kommer direkt till en medarbetare vid bataljonen och registreras i bästa fall i efterhand och i sämsta fall inte alls. Vid bataljonen upprättas också ett flertal handlingstyper som inte ingår ibland Ing 2:s övriga registrerade handlingar. Det är bl.a. olika typer av protokoll, betygsomdömen och planer och ordrar för verksamheten. Den övervägande delen av dessa handlingar finns endast digitalt (i t.ex. Word-format) i enhetens mappstruktur på det interna nätverket. Om en digital handling ska bevaras i sin ursprungliga form krävs att Ing 2 tar hänsyn till att informationen i upptagningen måste kunna överföras och konverteras till nya tekniska miljöer med bibehållen läsbarhet och tillgänglighet. I nuläget bevaras inom FM den här typen av handlingar (e-dokument) i pappersform vilket de också ska göra vid Ing 2. Krigsarkivet anser vidare att rutiner för hantering och arkivering av handlingar vid NBG:s grundutbildningsbataljon vid Ing 2 ska införas. Enligt vad som uppgavs vid inspektionen är tidsbrist en orsak till att inga rutiner har fastställts. Krigsarkivet vill oavsett detta understryka svårigheterna med att i efterhand ta hand om handlingar för arkivering. Vanligtvis innebär detta tids- och kostnadskrävande merarbete både för förbandet och för FMLOG:s arkivpersonal. Krigsarkivet känner inte till att det fastställts några gemensamma rutiner eller direktiv för dokumenthantering och arkivbildning för NBG-verksamheten inom FM. Under 2008 kommer Krigsarkivet att fortsätta att inspektera arkivtjänsten för vissa organisationsenheters NBG-verksamhet. 11. Garnisonsexpeditionen Garnisonsexpeditionen utgörs för tillfället av 2 ½ tjänst. För SWEDEC:s räkning hanterar expeditionen sammanlagt (öppna, hemliga och kvalificerat hemliga) ca 4000 handlingar/år och för Ing 2:s räkning ca Antalet hemliga skrivelser har på sistone ökat. Registratorerna gör grundregistrering och gör även, i förekommande fall, tilläggsregistrering på handläggare. Det är inte särskilt vanligt förekommande att e-post lämnas in för registrering. Däremot är, enligt uppgift, både SWEDEC:s och Ing 2:s handläggare duktiga på att lämna tillbaka handlingar efter handläggning av ett ärende. Här fördes också en diskussion kring expediering och distribuering av skrivelser vilket ser olika ut för SWEDEC och Ing 2. SWEDEC:s utgående skrivelser tas ut av expeditionen från särskild mapp på gemensamt nätverk och expedieras när arkivexemplar överlämnats till expeditionen. Ing 2:s handläggare skickar utgående skrivelse via e-post till expeditionen för expediering. 12. Arkivlokaler Mellanarkiv I lokalen förvaras SWEDEC och Ing 2:s inkommande och utgående skrivelser från Handlingarna har inte ordnats och förtecknats, inte heller i konceptförteckning. De inkomna skrivelserna står i avvaktan på 5-årsgallring. Då TFG 801: att gälla och ersatts av FM:s tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrade RA-FS 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det innebär att inkomna skrivelser som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, och som i övrigt inte har någon betydelse kan gallras när de inte längre behövs för verksamheten. Arkivarien menar att man bör fortsätta att tillämpa 5-årsgallring eftersom chansen då är större att handläggarna har hunnit avsluta ärenden och

7 lämna över handlingarna för arkivering. Därigenom kan onödigt extraarbete undvikas i det fall som handlingarna redan arkivlagts i boxar som etiketterats och förtecknats. Krigsarkivet har i sak inget att erinra mot detta men vill påpeka att Försvarsmakten att 5-årsgallring av inkommande skrivelser inte är ett standardförfarande vid statliga myndigheter. En nackdel med sådan gallring är att arkivförteckning för serierna med inkomna och upprättade skrivelser kan upprättas först efter 5 år. Väl fungerande och väl kända rutiner för dokumenthantering är ett annat sätt att undvika att skrivelser i onödan finns kvar ute hos handläggarna. Här finns även ett notbestånd från Hemvärnets musikkår som innehåller noter som samlats in från olika arkivbildare; Jönköpings regemente, Kalmar regemente och Norra Smålands regemente. TFO fastställer att vid förband förvarade musikalier är att betrakta som del av förbandets arkiv och skall levereras till Krigsarkivet. I TFG 924: ges dock möjlighet till undantag från kravet på leverans om t.ex. en hemvärnsmusikkår har behov av notmaterialet. Däremot ställs krav i föreskriften att förteckning över musikalierna insändas till Krigsarkivet. KrA har mottagit en sådan förteckning. Vidare förvaras i lokalen arbetsunderlag till historik om Göta ingenjörregemente som skall införlivas i arkivet efter regementet. Valvet I valvet förvaras följande arkivbestånd (förutom de senaste årens handlingar som alltså finns i rum 112): Ing Ing Ing FarbC FM FarbC SWEDEC Datum som ovan Carl Billengren Arkivarie