SWEDEC bör i högre utsträckning än idag kontinuerligt överlämna handlingar för arkivering i centralarkivet.

Transkript

1 INSPEKTIONSRAPPORT / Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Totalförsvarets ammunitions- och minröjningscentrum (SWEDEC) i Eksjö den 28 november Förelägganden. SWEDEC ska tillse att alla handlingar som hör till dess arkiv förvaras i arkivlokaler som uppfyller de tekniska krav som ställs i RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3; Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Om godkända arkivlokaler inte kan iordningställas eller uppbringas kan handlingar förvaras i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd (se avsnitt 4) SWEDEC ska med hänvisning till RA-FS 1991:1 med ändring RA-FS 1997:4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, 7 kap, utföra en gallringsutredning avseende systemet EOD IS. Utredningen bör göras i samarbete med produktägaren, Högkvarteret (avsnitt 10). Anmärkningar. SWEDEC bör slutföra arbetet med dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner. SWEDEC bör i högre utsträckning än idag kontinuerligt överlämna handlingar för arkivering i centralarkivet. Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 5 september Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet har den 28 november 2007 inspekterat arkivvården vid SWEDEC i Eksjö och blev där väl mottaget av organisationsenhetens och FMLOG:s personal. Inspektionen var väl förberedd och omfattade sektioner ur staben, Amröjskolan och Operativa Stödenheten samt tillhörande frågor rörande SWEDEC:s förvaring av handlingar, arkivredovisning och dokumenthantering. Vid flera av de avdelningar som besöktes vid SWEDEC förvarades handlingarna i god ordning och personalen var väl insatt i gällande gallringsföreskrifter och hanteringsregler. Krigsarkivet ser också med tillfredsställelse på att kontaktpersoner utsetts på de olika avdelningarna, likaså att ett aktivt arbete med att utarbeta och införa dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner (D/A-planer) bedrivits. Krigsarkivet kan således sammanfattningsvis konstatera att arkivvården vid SWEDEC bedrivs på ett tillfredsställande sätt Inspektion. 1. SWEDEC:s organisation och verksamhet.

2 SWEDEC är Försvarsmaktens kompetenscentrum för ammunitions- och minröjning. Verksamheten utgörs främst av utbildning, utveckling och operativt stöd. SWEDEC är även resurs för det civila samhället. Centrat bedriver en omfattande utbildning av både militär och civil personal från hela världen. Bland andra huvuduppgifter kan nämnas ansvaret för Försvarsmaktens IT-system för ammunitions- och minröjning, EOD IS. Organisatoriskt består SWEDEC förutom av staben av Utvecklingsenheten (UtvE), Amröjskolan (AmröjS) och Operativa Stödenheten (OpstödE). 2. Ekonomichef En D/A-plan finns för funktionen. Planen gäller i sitt nuvarande skick men bör uppdateras vad gäller förteckningar över förordnanden. Dessa har tidigare inarbetats i bokslutet. Numera används en särskild blankett som används för olika typer av förordnanden. Separata sammanställningar görs dessutom för alla typer av förordnanden. Bland övriga handlingar som upprättas och hanteras kan nämnas rapporter i system Tellus och årsredovisning. Årsbokslut upprättas av FMLOG:s ekonomiredovisningsenhet i Karlskrona och översänds till SWEDEC. 3. Chefssekreterare Här hanteras handlingar som upprättats eller justerats av chefen för SWEDEC. Det rör sig om SWEDECorder, beslutshandlingar och protokoll från SG Arbetsmiljö från 2006 och En utmärkt D/Aplan finns men vissa av de handlingar som redovisas här hanteras inte längre av chefssekreteraren. Ledningsmötesprotokoll förs inte längre av chefen vid SWEDEC och det är den befattningshavare som för protokoll som ska ansvara för att protokoll skrivs ut och tas om hand för arkivering. Protokoll som upprättats under senare delen av 2006 och under 2007 ligger endast digitalt. De ska därför skrivas ut och tillföras SWEDEC:s arkiv. Vad gäller handlingens justering (som förvisso inte är en arkivfråga) kan man enligt uppgift se till att protokollen skrivs under av rätt person i efterhand. Till planen ska även läggas till koordineringsmötesprotokoll vilka utgör beslutshandlingar. 4. Personalsektionen En dokumenthanteringsplan finns upprättad för sektionen. Denna följs i möjligaste mån, t.ex. har avställda personalakter överlämnats för arkivering vid centralarkivet. Vid sektionen förvaras i god ordning personalakter för SWEDEC:s anställda. Ordningen är god även inom akterna där olika handlingstyper förvaras i mappsystem. Däremot är förvaringen av akterna mindre god då de förvaras i dokumentskåp i trä vilka inte torde ge ett fullgott skydd mot brand, brandgas och skadlig upphettning samt vatten och skadlig fukt. Enligt RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3; Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, får handlingar förvaras i förvaringsskåp (t ex dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp, dataskåp) som ger motsvarande skydd som en arkivlokal utförd i enlighet med föreskriften (3 kap, 1 ). Med motsvarande skydd menas att skåpet tillsammans med byggnadens och lokalens förutsättningar motsvarar de krav som ställs på arkivlokaler. En arkivlokal skall normalt vara utförd så att den skyddar mot brand i angränsande utrymme under 120 minuter. Med detta avses också att arkivlokalen skall skydda mot skadlig upphettning, som för pappershandlingar är 70 grader C, och för magnetiska och optiska databärare 55 grader C. Skyddet kan ordnas genom att arkivlokalen utförs i den brandtekniska klassen EI120 samt vid behov kompletteras med åtgärder för att klara skyddet mot skadlig upphettning.

3 I säkerhetsskåp på personalchefens rum finns även RALS-underlag samt vitsord och tjänstgöringsomdömen. 5. Receptionen I anslutning till SWEDEC:s reception förvaras en del handlingar. Det är mestadels gallringsbara handlingar som t.ex. kvittenser för hemliga och kvalificerat hemliga handlingar. I särskilt utrymme finns kopior av ansökan om utkvittering av vapen. Dessa hanteras av säkerhetsansvarig på SWEDEC och liksom vid Ing 2 lämnas originalet till vapenförrådet vid FMLOG Försörjningsenheten. En kopia finns kvar vid Ing 2: s säkerhetsavdelning. Enligt uppgift läggs uppgifterna också i LIFT (Lednings- och informationssystem för förnödenhetsförsörjning och teknisk tjänst). En gallring av originalbeslutet kan möjligtvis göras när vapnet återlämnas men det bör utredas om det för t.ex. kontroll kan finnas skäl att ha en något längre gallringsfrist än så eller om handlingstypen ska bevaras. 6. Amröjskolan AmröjS utbildar militär-, polis- och civil personal i ammunitions- och minröjning. Kurserna bedrivs till stor del som yrkes- och befattningskurser. Förutom detta bedrivs även missionsanpassade kurser för särskilda förband eller civila intressenter. Inga nivåhöjande kurser ges vid AmröjS. Kurshandlingarna hålls ordnade i pärmar (en pärm/kurs) och innehåller kursbeskrivningar, deltagarlistor, kursintyg och liknande. Så snart en kurs har genomförts lämnas pärmen för arkivering vid centralarkivet. Skriftliga prov bevaras i tio år för att vid behov kunna granskas i efterhand. Detta som en säkerhetsåtgärd för att kunna kontrollera särskilda individers kunskaper i händelse av olyckor och andra avvikelser. Tidigare har kurshandlingarna varit ordnade och förtecknade i ett flertal olika F-serier men efter omordning har ett färre antal serier skapats som innefattar något större grupper av kurser. Vid AmröjS finns även FM:s minsökhundar. Dessa kommer från början från Försvarsmaktens hundtjänstenhet (FHTE) men utbildas vid SWEDEC. SWEDEC äger hundarna och står för alla kostnader. Däremot bor hundarna utplacerade hos olika privatpersoner, s.k. fodervärdar. Med dessa upprättas särskilda avtal som förvaras i hundförarnas personakter. 7. Garnisonsexpeditionen Garnisonsexpeditionen utgörs för tillfället av 2 ½ tjänst. För SWEDEC:s räkning hanterar expeditionen sammanlagt (öppna, hemliga och kvalificerat hemliga) ca 4000 handlingar/år och för Ing 2.s räkning ca Antalet hemliga skrivelser har på sistone ökat. Registratorerna gör grundregistrering och gör även, i förekommande fall, tilläggsregistrering på handläggare. Det är inte särskilt vanligt förekommande att e-post lämnas in för registrering. Däremot är, enligt uppgift, både SWEDEC:s och Ing 2:s handläggare duktiga på att lämna tillbaka handlingar efter handläggning av ett ärende. Här fördes också en diskussion kring expediering och distribuering av skrivelser vilket ser olika ut för SWEDEC och Ing 2. SWEDEC:s utgående skrivelser tas ut av expeditionen från särskild mapp på gemensamt nätverk och expedieras när arkivexemplar överlämnats till expeditionen. Ing 2:s handläggare skickar utgående skrivelse via e-post till expeditionen för expediering.

4 8. Arkivlokaler Mellanarkiv I lokalen förvaras SWEDEC och Ing 2:s inkommande och utgående skrivelser från Handlingarna har ej ordnats och förtecknats, inte heller i konceptförteckning. De inkomna skrivelserna står i avvaktan på 5-årsgallring. Då TFG 801: upphört att gälla och ersatts av FM:s tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrade RA-FS 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det innebär att inkomna skrivelser som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, och som i övrigt inte har någon betydelse kan gallras när de inte längre behövs för verksamheten. Arkivarien menar att man bör fortsätta att tillämpa 5-årsgallring eftersom chansen då är större att handläggarna har hunnit avsluta ärenden och lämna över handlingarna för arkivering. Därigenom kan onödigt extraarbete undvikas i det fall som handlingarna redan arkivlagts i boxar som etiketterats och förtecknats. Krigsarkivet har i sak inget att invända mot detta men vill påpeka att Försvarsmakten att 5-årsgallring av inkommande skrivelser inte är ett standardförfarande vid statliga myndigheter. En nackdel med sådan gallring är att arkivförteckning för serierna med inkomna och upprättade skrivelser kan upprättas först efter 5 år. Väl fungerande och väl kända rutiner för dokumenthantering är ett annat sätt att undvika att skrivelser i onödan finns kvar ute hos handläggarna. Här finns även ett notbestånd som används av Hemvärnets musikkår och som innehåller noter som samlats in från olika arkivbildare; Jönköpings regemente, Kalmar regemente och Norra Smålands regemente. TFO fastställer att vid förband förvarade musikalier är att betrakta som del av förbandets arkiv och skall levereras till Krigsarkivet. I TFG 924: ges dock möjlighet till undantag från kravet på leverans om t.ex. en hemvärnsmusikkår har behov av notmaterialet. Däremot ställs krav i föreskriften att förteckning över musikalierna insändas till Krigsarkivet. KrA har mottagit en sådan förteckning. Vidare förvaras i lokalen arbetsunderlag till historik om Göta ingenjörregemente som skall införlivas i arkivet efter regementet. Valvet I valvet förvaras följande arkivbestånd (förutom de senaste årens handlingar som alltså finns i rum 112): Ing Ing Ing FarbC FM FarbC SWEDEC Operativa stödenheten Enhetens verksamhet innefattar bl.a. stöd till nationella och internationella insatser avseende ammunitions- och minröjning och handläggning av ärenden inom erfarenhetsåterföring och utvärdering av organisationer. För delar av verksamheten finns dokumenthanteringsplaner. Bland de handlingar som hanteras kan nämnas lessons learned-rapporter samt REGAM (Rapport efter genomförd ammunitionsröjningsverksamhet). REGAM diarieförs men hålls separat ordnade dels i kronologisk ordning (nationella) insatser och dels missionsvis vad gäller internationella insatser.

5 Vad gäller den del av verksamheten som hanterar avveckling av skjutfält fanns vid inspektionen endast ett utkast till dokumenthanteringsplan men denna skulle enligt uppgift kompletteras inom kort. OpstödE har, förutom registrerade skrivelser, ännu inte överlämnat handlingar för arkivering vid centralarkivet vilket bör göras så snart som möjligt 10. EOD IS ADB-systemet EOD IS (Explosive Ordnance Disposal Information System) är framtaget för att stödja ammunitions- och minröjning på operativ nivå. Systemet används vid planering av insatser och vid lokalisering, identifiering och oskadliggörande av ammunition och minor. Systemet består av en databas på server med uppkopplade fjärrklienter. Detta gör det möjligt för användare att inte bara titta på databasen utan att även kunna lägga in uppgifter. Vid SWEDEC sker en validering av de uppgifter som läggs in. HKV är produktägare för EOD IS men systemet utvecklas och administreras vid SWEDEC. Databasen innehåller information om ammunition och minor. Information utgörs av uppgifter om effekternas funktion, utseende, teknisk data och tekniker för röjning av effekterna. Dessutom finns i EOD IS ett geografiskt delsystem för positionering och presentation. Informationen om ammunitions- och mineffekterna inhämtas från flera olika externa källor. Vid SWEDEC görs även tester och egen dokumentation som resulteras i att uppgifter läggs in i databasen. Handlingar i databasen finns även i pappersformat. Under 2000 besökte Krigsarkivet på begäran SWEDEC för ett rådgivande besök kring gallring och bevarande av utdata från EOD IS. Vid besöket konstaterade Krigsarkivets representant att EOD IS inte innehåller några allmänna handlingar utan enbart arbetshandlingar varför bestämmelser om gallring i t.ex. arkivlagen inte behövde beaktas. Krigsarkivet har nu efter både den senaste arkivinspektionen och den inspektion som gjordes 2004 funnit skäl till att ompröva sin hållning i denna fråga och istället konstatera att både ADB-systemet och pappersarkivet torde utgöra allmänna handlingar. Krigsarkivet anser av följande skäl att EOD IS innehåller allmänna handlingar: Systemet används av hela Försvarsmakten samt andra myndigheter (och även utländska intressenter). Upptagningarna i EOD IS torde är tillgängliga för dessa myndigheter om de med tekniskt hjälpmedel (dvs. dator) kan läsa och uppfatta upptagningarna i EOD IS. Därmed skulle huvudkriteriet för vad som utgör allmän handling vara uppfyllt i enlighet med bestämmelserna i Tryckfrihetsförordningen 2:3. Det relevanta i det här fallet är att handlingarna är förvarade hos Försvarsmakten. Uppgifter som läggs in i systemet kan i enlighet med bestämmelserna i Tryckfrihetsförordningen 2:6 anses vara inkomna till de myndigheter som använder och har tillgång till EOD IS när annan har gjort den tillgänglig för myndigheten i sådan form att den kan läsas eller uppfattas. Vad gäller de uppgifter som Försvarsmakten själv lägger in torde dessa upptagningar bli allmänna då de produceras inom ramen för s.k. faktiskt handlande. Det lagrum som då är relevant är Tryckfrihetsförordningen 2:7. Här finns bestämmelsen om att en handling ska anses upprättad vid en myndighet när den justerats eller på annat sätt färdigställts. Detta gäller dels den dokumentation som SWEDEC själv skapar i och med tester och försök med ammunitions- och mineffekter och som läggs in i EOD IS men måste även anses gälla uppgifter som inhämtats från andra myndigheter eller andra befintliga källor och som läggs in i systemet. Även de utskrivna pappersexemplaren från EOD IS är att anse som allmänna handlingar. Vad gäller beva-

6 rande av EOD IS anser Krigsarkivet att fokus ska ligga på ett digitalt bevarande med hänsyn till sök- och sammanställningsmöjligheterna i databasen. Generellt gäller att digitala filer bör långtidsbevaras i standardiserade, system- och leverantörsoberoende format med lång teknisk livslängd. För ett ADB-system som bevaras digitalt ska också finnas en plan för långtidslagring som ska innehålla uppgifter om använda format och databärare och uppgifter om rutiner för läsbarhetskontroll och vård och drift av systemet. Krigsarkivet vill påpeka att man uppfattar det som att ett digitalt bevarande av EOD IS också förordas av Försvarsmakten. Att systemet har förvaltats och vidmakthållits under en längre period tyder på detta. Krigsarkivet vill också understryka att man på intet vis uppfattar det som om att Försvarsmakten negligerar eller missköter vidmakthållandet och förvaltningen av EOD IS. Däremot är det av vikt att bevarandet fastställs formellt enligt Riksarkivets föreskrifter. 11. Utvecklingsenheten. Enheten bedriver en omfattande test- och utvecklingsverksamhet inom bl.a. röjning och lokalisering av minor och ammunition. Verksamheten bedrivs i projektform och dokumenteras i projektrapporter som arkiveras i serien med registrerade skrivelser. I rapporterna finns detaljerade hänvisningar till övrig dokumentation som upprättats eller inkommit under projektet gång. Det kan vara dokumentation i form av registrerade skrivelser, minnesanteckningar etc. Krigsarkivet vill dock påminna om att det i ett projekt, förutom allmänna handlingar, också kan förekomma arbetshandlingar som ska tas om hand för arkivering om de är av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Krigsarkivet vill i det här fallet inte minst understryka betydelsen för framtida forskning. Sådana arbetshandlingar blir allmänna handlingar om de tas om hand för arkivering. Generella föreskrifter för gallring och bevarande av handlingar som uppkommer i en myndighets forskningsverksamhet finns i RA-FS 1999:1. Datum som ovan Carl Billengren Arkivarie