Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Luftvärnsregementet (Lv 6) i Halmstad den 8 december 2010

Transkript

1 1(13) Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Luftvärnsregementet (Lv 6) i Halmstad den 8 december 2010 Förelägganden 1. Lv 6 ska, i enlighet med 3 kap. 1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4), fortlöpande planera och styra arkivets avgränsning och organisation. Härmed avses bland annat att inventera handlingsflödet, att fastställa vilka handlingar som tillhör Lv 6:s arkiv och att utreda hur kommande organisationsförändringar påverkar arkivbildningen (se avsnitt 5 i inspektionsrapporten. Avsnittet innehåller dels en sammanfattande redogörelse för föreläggandet och dels redogörelser för respektive avdelning vid Lv 6). 2. Lv 6 ska, i enlighet med 7 kap.1-2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4), fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring och vid behov inkomma med framställning om gallring till Krigsarkivet (avsnitt 5). 3. Lv 6 ska framställa och överföra handlingar i enlighet med 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4) (avsnitt 6). 4. Lv 6 ska, i enlighet med 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1), upprätta dokumentation för de elektroniska handlingar som bildar arkiv hos Lv 6 (avsnitt 6). 4. Lv 6 ska, i enlighet med 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4), komplettera arkivredovisningen så att den omfattar samtliga handlingar, såväl på papper som elektroniska handlingar, vilka enligt punkt 1 ovan tagits om hand för arkivering (avsnitt 7). 5. Lv 6 ska, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till att de handlingar som tillhör Lv 6:s arkiv ges ett tillfredsställande skydd (avsnitt 8). Anmärkningar 1. Lv 6 bör upprätta dokument- och arkivbildningsplaner. Krigsarkivet önskar en redogörelse för vidtagna åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 3 augusti 2011.

2 2(13) Krigsarkivets sammanfattande synpunkter Krigsarkivet genomförde den 7 december 2010 en inspektion av arkivvården vid Lv 6. Inspektionen var väl förberedd av Lv 6 och Försvarsmaktens logistik Arkivavdelningen (FMLOG ArkivA). Föregående inspektion ägde rum den 26 september Lv 6 har vidtagit vissa åtgärder sedan föregående inspektion för att komma till rätta med de brister som då uppmärksammades. Trots det kan Krigsarkivet dessvärre konstatera att arkivvården inte heller denna gång kan anses som fullt godtagbar. Lv 6 har inte i tillräcklig utsträckning styrt och planerat arkivets avgränsning och organisation. Vid inspektionen blev det tydligt att mycket återstår att utreda kring såväl Lv 6:s arkivbildning som arkivbildningen i Försvarsmakten i stort. I Lv 6:s verksamhet förekommer flera handlingstyper för vilka hanteringen inte är reglerad. Lv 6 måste därför fastställa vilka handlingar som ska tillhöra arkivet, se över vilka handlingar som kan gallras utifrån redan befintliga bestämmelser om gallring och om det finns behov av att Riksarkivet föreskriver om gallring. Hit hör också frågor om hur Lv 6 framställer, överför, hanterar, förvarar och vårdar elektroniska handlingar som ingår i arkivet. Lv 6 har upprättat en arkivbeskrivning men i övrigt släpar arkivredovisningen efter, liksom vid inspektionen En del handlingstyper som bildar arkiv hos Lv 6 omfattas inte heller av den nuvarande arkivredovisningen. Främst gäller det handlingar som förvaras vid avdelningarna eller i digital mappstruktur på Lv 6:s nätverk. Det fortsatta arbetet med arkivets avgränsning och organisation kan innebära att ytterligare handlingstyper som ska ingå i arkivbildningen kommer att identifieras. Krigsarkivet har vidare kunnat konstatera brister i förvaringen av handlingar som tillhör Lv 6:s arkiv. Dels saknas en större central arkivlokal i Halmstad garnison och dels finns det brister i hur regementets handlingar förvaras ute på enheterna. Krigsarkivet är medvetet om att Lv 6:s möjligheter att komma till rätta med bristerna i flera fall är avhängigt Försvarsmaktsgemensamma lösningar. Ett antal projekt har redan initierats som syftar till att förbättra arkivvården inom myndigheten Försvarsmakten. Här kan nämnas arbetet med att se över behoven av förvaring av arkivhandlingar och att skapa en central arkivlokal i Försvarsmakten, arbetet med att införskaffa ett ärende- och dokumenthanteringssystem samt arbetet med att upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar och att införskaffa ett system för bevarande av elektroniska handlingar. Krigsarkivet menar att utfallet av projekten är kritiskt för arkivvården vid Försvarsmaktens organisationsenheter och för hur Försvarsmakten ska kunna komma till rätta med de strukturella brister som Krigsarkivet, i flera fall, påtalat under många år. Föreläggandena i rapporten ska därför också ses som riktade till andra berörda delar av Försvarsmakten, i synnerhet HKV och FMLOG ArkivA. I rapporten tas Försvarsmaktens gemensamma frågor och problem upp i de avsnitt där de ämnesmässigt hör hemma. Det innebär att avsnitten innehåller såväl specifik rapportering kring Lv 6 arkivhantering som generella resonemang om motsvarande för Försvarsmakten. Inspektion 1. Lv6 verksamhet och organisation Lv 6 är Försvarsmaktens enda luftvärnsförband. Regementet sätter upp två luftvärnbataljoner som ska ingå i det nationella insatsförsvaret samt de två hemvärnsbataljonerna i Halland. Lv 6 genomför också

3 3(13) vid Luftvärnets stridsskola (LvSS) den specifika luftvärnsutbildningen och ansvarar också för att utveckla luftvärnsfunktionen i Försvarsmakten. 2. Inspektionens omfattning Inspektionen inleddes med en inledande presentation av Lv 6:s verksamhet och organisation med förväntade förändringar, styrdokument för arkivvården, tillämpningen av offentlighetsprincipen, elektroniska handlingar och IT-system samt ett allmänt hållet samtal kring Lv 6:s arkivvård med återkoppling till föregående inspektion. Krigsarkivet har därefter träffat företrädare för: FMLOG Expeditionsavdelningen, LvSS, Utbildningsenheten, Garnisonsenheten, 61. luftvärnsbataljonen och Teknisk enhet. Företrädare för FMLOG ArkivA deltog under hela inspektionen. Sammantaget behandlades frågor om styrning och planering av arkivbildningen och därmed sammanhängande rutiner och styrdokument, arkivredovisning, förvaring och skydd av handlingar samt framställning, vård och bevarande av elektroniska handlingar. 3. Uppföljning av förelägganden och anmärkningar från föregående inspektionstillfälle - Lv 6 skall fastställa rutiner för arkivtjänstens bedrivande. Endast delvis åtgärdat (se vidare avsnitt 5). - Lv 6 skall vid framställningen av handlingar använda material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Återstår att åtgärda vad gäller elektroniska handlingar (avsnitt 6). - Handlingar som skall bevaras digitalt skall, om så inte har skett, överföras till format för digitalt långtidsbevarande. En plan för digitalt långtidsbevarande av handlingarna skall också upprättas. Inte åtgärdat. Återstår att utreda i vilken utsträckning detta är aktuellt (avsnitt 6). - Lv 6 arkiv fr.o.m skall förtecknas. Likaså skall arkiven fram t.o.m förtecknas och eventuellt levereras. Inte åtgärdat (avsnitt 7). Anmärkningar - Lv 6 bör upprätta arkivbildnings- och dokumenthanteringsplaner (A/D-planer). D/A-planer har inte upprättats men det finns enligt uppgift med i planeringen för Lv 6 bör komplettera den verksamhetsöverenskommelse rörande arkivtjänsten som är upprättad med FMLOG, med avseende på Lv 6 åtaganden som kund. Överenskommelsen har kompletterats och utgår ifrån Försvarsmaktens tjänstekatalog. - Lv 6 bör genomföra grundläggande utbildning av personalen i arkivtjänst. Genomfört Lv 6 bör se till att även arbetshandlingar och dyl. rörande projekt bevaras i högre utsträckning. Generella rutiner har införts.

4 4(13) 4. Organisation och ansvar för arkivvården Chefen för Lv 6 är ytterst ansvarig för vården av arkivet och kontaktperson för arkivvården finns i staben (G 0). Lv 6 köper arkivtjänst av FMLOG ArkivA. 5. Arkivbildning. Styrning och planering av arkivets avgränsning och organisation. Gallring Grundläggande bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen (1990:782) och i Arkivförordningen (1991:446) samt i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). I 3 Arkivlagen fastställs att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Myndighetens allmänna handlingar och dess arkiv är således tätt förbundna. I 3 arkivförordningen finns bestämmelser om när en handling är arkiverad. Av Förordning med instruktion för Försvarsmakten (2007:1266) följer att varje organisationsenhet inom Försvarsmakten att anse som myndighet i arkivhänseende och ansvarar därför för vården av sitt eget arkiv. I 3 kap i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1 1, föreskrivs att varje myndighet fortlöpande ska planera och styra arkivets avgränsning och organisation. Bestämmelserna grundar sig i arkivlagens krav på att myndigheterna ska organisera arkiven så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas samt att avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska ingå i arkivet. Ett effektmål bör bli att en s.k. god offentlighetsstruktur kan upprätthållas. Ytterligare bestämmelser om god offentlighetsstruktur finns i 4 kap i OSL, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) En förutsättning för styrning och planering är att det finns fastställda rutiner för arkivvården. Rutinerna kan dels innehålla generell information om innehållet i relevanta lagar och föreskrifter på arkivområdet samt övergripande information om ansvarsförhållanden och roller inom myndigheten och dels särskilda rutiner för myndighetens hantering av handlingar. Hanteringsrutinerna bör omfatta en handlings hela livscykel och däri förekommande moment, alltifrån framställning, över hantering och redovisning fram till arkivering och långsiktigt bevarande. För myndigheter med omfattande arkivbildning bör s.k. dokumenthanterings-/arkivbildningsplaner (D/A-planer) upprättas. Med ledning av det underlag som Krigsarkivet har tagit del av på förhand samt vad som framkom vid inspektionen, gör Krigsarkivet bedömningen att Lv 6 i viss, men inte tillräcklig utsträckning har styrt och planerat arkivets framväxt och organisation. Som generellt styrdokument för arkivvården finns ett avsnitt om arkivtjänst i Lv 6:s arbetsordning (ArbO). Dokumentet innehåller hanteringsanvisningar för vissa specifika handlingstyper och en beskrivning av ansvarsförhållanden för arkivvården på en övergripande nivå. Det är bra att det i ArbO framhålls att arkivet utgörs av andra handlingstyper än registrerade skrivelser och att arkivering av arbetshandlingar från projekt särskits lyfts fram. På den här punkten har det skett en förbättring sedan föregående inspektion. 1 ändrade 1997:4 och 2008:4

5 5(13) Lv 6 måste dock fortsatt utreda arkivbildning och mer aktivt avgränsa arkivet. Precis som övriga delar av Försvarsmakten har Lv 6 en verksamhet som involverar andra organisationsenheter och andra myndigheter, och där många olika handlingstyper inkommer och upprättas. Vid avdelningarna förekommer flera handlingstyper för vilka det inte är klarlagt om de ska ingå i arkivbildningen eller om de överhuvudtaget utgör allmänna handlingar. FMLOG:s arkivarie kommer under våren 2011 att besöka avdelningarna för att stödja Lv 6 i det arbetet. Krigsarkivets föreläggande om styrning och planering av arkivets avgränsning och organisation riktas, i de delar där så är relevant, även till Försvarsmakten i stort. Verksamheten vid Lv 6 liknar den som finns vid andra organisationsenheter. Här kan som exempel nämnas funktionsutveckling och utbildning. Även om organisationsenheterna är ansvariga för sina respektive arkiv är det knappast rationellt att de ska tillämpa egna lösningar eller göra egna utredningar där samordning är möjlig. Ett annat skäl till att finna gemensamma lösningar på arkivområdet är att Försvarsmakten i framtiden sannolikt kommer att utgöra en enda arkivbildare. FMLOG Expeditionsenheten Vid expeditionen förvaras främst Lv 6:s registrerade skrivelser för föregående och innevarande år. I en pärm märkt Arkiv generellt förvaras utan någon synbar ordning olika handlingstyper t.ex. order, beslut om förordnanden och e-postmeddelanden. En del order registreras i diariet medan andra typer av order hålls ordnade på annat sätt. De sistnämnda finns i huvudsak som elektroniska kontorsdokument på Lv 6:s nätverk. Det finns ett tydligt behov av rutiner för hanteringen av de handlingstyper som lämnas in till och förvaras vid expeditionen. Diarium med olika typer av register har ännu inte skrivits ut vilket egentligen strider mot bestämmelserna i Riksarkivets gallringsbeslut 1991:11, om utgallring av vissa handlingar i datorstödet DIANA. Där föreskrivs att vissa handlingar ska framställas på arkivbeständigt papper senast fem år efter varje kalenderårs slut. Försvarsmakten utreder just nu DIANA i avsikt att bevara systemet som elektroniska handlingar. Krigsarkivet ser positivt på ett sådant bevarande eftersom sökbarheten och tillgängligheten avsevärt kommer att förbättras om DIANA bevaras i ursprungligt skick. Under de omständigheterna är det därför i sin ordning att Lv 6 inte har följt bestämmelserna i Riksarkivets föreskrifter. Luftvärnets stridsskola (LvSS) Skolan består av de tre avdelningarna Utvecklingsavdelningen (UtvA), Utbildningsavdelningen (UtbA) och Studieavdelningen (StudieA). LvSS utbildar inom ramen för officersprogrammet (OP) och specialistofficersprogrammet (SOU) blivande luftvärnsofficerare i de delar av ämnena militärteknik, krigsvetenskap och ledarskap som rör luftvärnets materiel och taktik. Anställda officerare vidareutbildas också i luftvärnstjänst för insatsorganisationens behov. Skolan är också funktionsansvarig för luftvärnet inom Försvarsmakten, vilket innebär utveckling av luftvärnsfunktionen genom bl.a. studier och tester på uppdrag av Högkvarteret (HKV), andra organisationsenheter eller externa myndigheter, t.ex. Försvarets materielverk (FMV). En annan uppgift är att utarbeta reglementen för luftvärnet. Handlingar rörande förbandsutveckling upprättas i huvudsak som registrerade skrivelser. I materielutvecklingsarbetet tillkommer en omfattande mängd arbetshandlingar 2. I ArbO finns generella bestämmelser om att arbetshandlingar från projekt ska bevaras. Lv 6 behöver ändå en tydligare styrning av arkivbildning i projekten. Det måste fastställas vilka handlingar som faktiskt allmänna 2 Minnesanteckningar och mellanprodukter

6 6(13) samt vilka handlingar, oavsett om de är allmänna eller inte, som ska tillföras arkivet. Bestämmelser om att en myndighet ska arkivera även sådana handlingar som avses i tryckfrihetsförordningen 2 kap. 9, om de är av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning, finns i 3 kap. 2 RA-FS 1991:1 3. Ytterligare bestämmelser som är tillämpbara på detta område är Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, RA-FS 1999:1 4. Även Riksarkivets rapport 1997:2, Offentlighet och sekretess i myndigheters forskningsverksamhet, kan ge riktlinjer i det fortsatta arbetet med att utreda arkivbildningen i Försvarsmaktens funktionsutvecklingsprocess. De kurser som ges vid LvSS genomförs inom ramen för flera olika typer av utbildning. Dels rör det sig om yrkes- och befattningskurser (YBK) 5 dvs. utbildning som ges inom Försvarsmakten för att kompetensförsörja myndigheten. YBK kan läsas som enstaka kurs eller inom ramen för sammanhållen utbildning, t.ex. specialistofficersutbildning (SOU) eller OP vid Försvarshögskolan (FHS). Det innebär också att en specifik kurs samtidigt kan ges dels som en enstaka kurs och dels som en kurs i en sammanhållen utbildning. Handlingar som förekommer i utbildningsverksamheten är ex. protokoll, skolorder, examinationsunderlag och egenproducerade läromedel samt kursunderlag. Det upprättas kurspärmar som sammanhållet dokumenterar skolans kurser. En del kurspärmar för genomförda kurser har lämnats vidare för förvaring i garnisonens gemensamma arkivlokal. LvSS använder sig också av databasen KASKEN som har tagits fram av Försvarsmaktens tekniska skola (FMTS). Även om KASKEN i huvudsak nyttjas av FMTS är de införingar (handlingar) i KASKEN som har gjorts av Lv 6, allmänna handlingar där och tillhör därför Lv 6:s arkiv. FMLOG ArkivA resonerade kring hur man på bästa sätt skulle kunna lösa arkiveringen av Lv 6:s uppgifter i KASKEN och föreslog att handlingarna överlämnas till FMTS. Ett sådant överlämnande är tänkbart trots att det egentligen inte är förenligt med den s.k. proveniensprincipen, dvs. att en myndighets arkiv ska hållas samman som en enhet och sammanhörande med myndighetens organisation och verksamhet. Försvarsmaktens utbildningsverksamhet genomförs i samverkan mellan organisationsenheterna och i vissa fall även med externa myndigheter. I verksamheten tillkommer handlingar som kan vara både inkomna till eller upprättade hos en organisationsenhet. Det kan för en utomstående upplevas som svårt att få grepp om hur processerna kring utbildningen ser ut, hur de löper över organisations- och myndighetsgränser och hur dokumentation och arkivbildning i processerna ser ut. Det sistnämnda har Krigsarkivet uppfattat som att inte heller Försvarsmaktens skolor alltid kan redogöra för. Det finns emellertid flera styrdokument som beskriver Försvarsmaktens utbildningsverksamhet och de processer och aktiviteter som ingår, varav ett grundläggande är Försvarsmaktens studieadministrativa handbok. Handboken innehåller bl.a. bestämmelser om antagning, kursplaner och kursrapportering. Andra styrdokument som Krigsarkivet tagit del av är Generella bestämmelser Specialistofficersutbildning och Antagningsordning för aspirantutbildning och specialistofficersutbildning 7. Styrdokumenten innehåller också anvisningar för hur olika handlingstyper ska skickas mellan organisationsenheter och externa myndigheter och i vissa fall även vilken organisationsenhet som ska stå för bevarandet. Enligt vad Krigsarkivet erfar har FMLOG ArkivA inte varit involverade i att ta fram direktiven. I avsnittet Dokumentation av FM inomverksutbildning: Kursplaner i handboken finns bestämmelser om att kursplaner arkiveras digitalt av FMUE enligt rutiner för arkivering av 3 ändrade 1997:4 och 2008:4. 4 ändrade 2002:1. 5 YBK kallades tidigare icke nivåhöjande utbildning , Bilaga 1 till MHS K beteckning 19100:1087/10: , HKV beteckning 19100:50478

7 7(13) studierelaterade handlingar 8. I en fotnot sägs att rutinerna höll på att tas fram när avsnittet reviderades under 2008 men Krigsarkivet vet inte om de sedan dess har fastställts. Däremot känner Krigsarkivet till att det sedan 2005 pågått ett arbete med en D/A-plan för utbildningsrelaterade handlingar i Försvarsmakten men om det är den som avses i handboken är oklart. I det fall kursplanerna ska bevaras digitalt måste också bestämmelserna i RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2 följas. Det är heller inte klart om det med gallring menas att övriga organisationsenheter kan gallra kursplanerna och att de enbart ska bevaras vid FMUE. I RA-MS 2005:65 har Riksarkivet föreskrivit om gallring av studieadministrativa handlingar vid organisationsenheterna från och med Kursplaner finns inte med bland de handlingstyper som ska gallras. RA-MS 2005:65 är för övrigt obsolet och behöver ses över och ändras. Ett exempel är handlingstypen Ansökan med bilagor som ska gallras ett år efter beslut om antagning fattats. Preskriptionstiden för olaga diskriminering är numera två år varför ansökningshandlingar måste bevaras längre än ett år vilket t.ex. görs på universitet och högskolor. En annan verksamhet vars arkivbildning Krigsarkivet uppfattar som oklar är den verksamhetsförlagda utbildningen (VFU) som, på uppdrag av FHS, genomförs av Försvarsmaktens skolor som en del i OP. I verksamheten inkommer och upprättas handlingar som måste tillföras skolornas arkiv. I många fall rör det sig om handlingar som upprättats av FHS och som sedan tillsänts Försvarsmakten och vice versa. Det hela kompliceras av att VFU-kurserna parallellt kan ges som en fristående YBK eller som en del av SOU. FHS har fastställt en D/A-plan för utbildningshandlingar med tillhörande anvisningar om att upprätta kurspärmar med ett fastställt innehåll 9. Där framgår att anvisningarna även omfattar VFU-kurserna och att kurspärmar ska upprättas även av Försvarsmaktens organisationsenheter samt att pärmarna dessutom ska skickas i kopia till FHS. På så sätt sker en dubbelarkivering. FMUE har enligt uppgift från arkivarien vid FHS granskat D/A-planen och givit sitt godkännande 10. Däremot tillfrågades inte FMLOG ArkivA. Krigsarkivet efterlyser en generell genomgång av de olika styrdokumenten för att se hur dessa överensstämmer med den arkivbildning som faktiskt sker samt en genomgång av RA-MS 2005:65 med förslag på nödvändiga ändringar. Utbildningsenheten (UtbE) Enheten inrättades vid halvårsskiftet 2010 genom en sammanslagning av utbildningsgruppen för hemvärnet; Hallandsgruppen och Livkompaniet samt utbildningsstödsavdelningen (Utbstödavd). Vid Livkompaniet kommer grundläggande militärutbildning (GMU) att genomföras. GMU ersätter den tidigare värnpliktsutbildningen. Kompaniet ansvarar även för att genomföra kompletterande militärutbildning (KMU) 11 för dem som ska gå vidare till officersutbildningen. I verksamheten upprättas t.ex. kompanirapporter och direktiv och rapporter i samband med övningar. Handlingar från tiden innan omorganisationen har överförts till cd-skivor och lämnats till FMLOG:s arkivarier för utskrift och arkivläggning. 8 FMUE- Försvarsmaktens utbildningsenhet vid Militärhögskolan Karlberg , FHS 116/8: E-post till Krigsarkivet KMU har tidigare kallats aspirantutbildning (AspU).

8 8(13) Hallandsgruppen består idag av två hemvärnsbataljoner, en hemvärnsmusikkår samt en hemvärnsflyggrupp. Bataljonerna kommer att slås samman till en gemensam bataljon för upptagningsområdet. De handlingar som tillkommer i frivilligverksamheten rör dels de frivilliga och deras anställning och dels utbildningen som genomförs inom ramen för frivilligverksamheten. Personanknutna handlingar som utbildningskort och avtal avställs en gång om året för de personer som avslutar sin frivilliga anställning. I samband med det överlämnas handlingarna till FMLOG:s arkivarier. Utbildningshandlingar förekommer som order, övningsunderlag och protokoll. De registreras inte i DIANA utan hålls ordnade för sig. I RA-MS 2003:45 finns bestämmelser om gallring av vissa uppgifter som rör totalförsvarspliktiga hos Försvarsmakten. Författningen rör egentligen indata och utdata till Pliktverkets informationssystem (PLIS) och Systemet för krigsplacering (SYOM) och i 2 föreskrivs att gallring får göras under förutsättning att Försvarsmakten fastställer ett särskilt tillämpningsbeslut 12. En del handlingar som rör totalförsvarspliktiga ska dock undantas från gallring. De handlingstyper som är relevanta i det här sammanhanget är avtal/kontrakt rörande frivillig försvarsverksamhet och hemvärnet samt utbildningskort/arkivkort. RA-MS 2003:45 innehåller bestämmelser som är inaktuella, t.ex. vad gäller patientjournaler för värnpliktiga, och bör därför ses över och ändras. Krigsarkivet menar att det överhuvudtaget finns behov av att utreda gallring och bevarande för handlingar som tillkommer i frivilligverksamheten. I nuläget är det avgörande att det finns lokala rutiner, antingen de är fastställda eller ad-hoc, för att handlingarna ska tas om hand för arkivering. Precis som för flera andra verksamheter inom Försvarsmakten är det även här lämpligt att arkivbildningen ses över i syfte att ta fram gemensamma hanteringsrutiner. Garnisonsenheten (GarnE) Enheten ansvarar för verksamheter och områden som är gemensamma för Halmstad garnison; informationsverksamhet, övningar och skjutfält, miljö och infrastruktur. Fram t.o.m ingick även Försvarshälsan (FH) men den ingår nu organisatoriskt i Marinbasen (MarinB). Krigsarkivet avser dock att ta upp FH i rapporten och ge förelägganden till Lv 6 där det är möjligt. Liksom enhetens verksamheter är också arkivbildningen tämligen brokig och det finns ett behov av att se över handlingsflödet. Inarbetade rutiner finns dock för delar av arkivbildningen, t.ex. protokoll från enhetsmöten men för huvuddelen av arkivbildningen saknas rutiner. Ett exempel är informationsmaterial i form av publikationer och trycksaker samt e-post. E-post används vid GarnE som ett stöd vid handläggning och beslut men det är inte säkert att e-postmeddelanden tillförs arkivet. Bristfällig arkivering av e-post torde vara ett generellt problem i statsförvaltningen. E-post utgör i stor utsträckning allmänna handlingar som i många fall tillhör myndigheternas arkiv. Expedierade och mottagna e-postmeddelanden ska behandlas och arkiveras enligt samma förutsättningar och regler som gäller skrivelser på papper. I Handbok i expeditionstjänst (HEX 99) har Försvarsmakten fastställt interna bestämmelser för hantering av e-post. FH använder sig i huvudsak av vårddokumentationssystemet Profdoc Vision. Man förvarar dock en hel äldre men fortfarande aktuella pappersjournaler, dels på läkarsekreterarens arbetsrum och dels i ett utrymme i källaren. Journalerna i källaren förvaras dels i boxar men en stor del står öppet på hyllorna. En del av boxarna är märkta I 16/Lv 6 och det är oklart vem som är arkivbildare. FH ställde sig frågande till om TFG 801: , Journalhandlingar för anställda m.fl. fortfarande ska tillämpas. Författningen innehåller bestämmelser om hanteringen av patientjournaler, bl.a. att patientjournaler inte ska överlämnas när en anställd byter tjänstgöringsställe inom Försvarsmakten. Denna bestämmelse strider mot vad som föreskrivs i RA-MS 2005:34. Krigsarkivet har utgått ifrån att TFG 12 Beslutat genom , HKV beteckning :79456.

9 9(13) 801: skulle upphävas i samband med att RA-MS 2005:34 trädde i kraft, men så har inte skett. Krigsarkivet är av den uppfattningen att bestämmelserna i RA-MS 2005:34, som i sin tur kommer att revideras, är de som gäller i nuläget. 61. luftvärnsbataljonen (61. lvbat) Bataljonen består av en stabsdel och fyra kompanier med underställda plutoner. Man har på ett föredömligt sätt fastställt vissa rutiner för arkivvården och arkivlägger bl.a. order och protokoll. Bataljonsstabschefen nämnde dock ett antal fall där arkivbildningen inte var utredd; handlingar som uppkommer i samband med övning och träning i fält, handlingar i system SWECCIS, handlingar som tillkommer vid radarövervakning samt krigsdagböcker. Teknisk enhet (TeknE) Vid enheten finns en stridsträningsanläggning, Lv STA som används för att öva och simulera luftvärnsstrid. Lv STA är inte ett egenutvecklat system utan en s.k. COTS-produkt (Commercial Off The Shelve). I övningsverksamheten tillkommer handlingar som skulle kunna vara såväl allmänna handlingar som arkivhandlingar. Lv 6 måste således utreda den eventuella arkivbildningen i Lv STA. Liknande anläggningar torde finns på andra håll inom Försvarsmakten och Försvarsmakten har, Krigsarkivet veterligen, inte undersökt i vilken utsträckning träningsanläggningar och simulatorer utgör eller innehåller allmänna handlingar som ska arkivläggas. Frågan är dock av principiellt intresse och har kommit upp vid andra arkivinspektioner. I övrigt finns vissa kortfattade rutiner för enhetens expeditionstjänst. Av rutinerna framgår att enhetsorder, enhetsrapporter, protokoll och lessons learned-handlingar ska arkivläggas. Organisatoriska förändringar och överlämnande av arkiv Försvarshälsan har sedan årsskiftet 2010/2011 omorganiserats i fyra regionala enheter som organisatoriskt ingår i Norrbottens regemente (I 19), Livgardet (LG), Skaraborgs regemente (P 4) och Marinbasen (MarinB). Försvarshälsan Halmstad ingår numera i MarinB. Lv 6 ska liksom övriga förband där Försvarshälsan tidigare ingått, ta hänsyn till hur omorganisationen kommer att påverka arkivbildningen. Det är troligt att bestånden med pappersjournaler kan behöva överlämnas till de fyra organisationsenheter som fortsatt blir huvudmän. I HKV:s omstruktureringsbeslut finns inte några direktiv om arkivhantering 13. Arkivlagen innehåller generella bestämmelser om när och hur en myndighet får avhända sig allmänna handlingar. Enligt 11 3 arkivförordningen får Riksarkivet meddela föreskrifter om överlämnande av arkiv eller delar av arkiv till en annan myndighet vilket regelmässigt görs i samband med att en statlig verksamhet övergår till en annan statlig myndighet och denna behöver överta hela eller delar av företrädarens arkiv. I 9 kap. 2 RA-FS 1991:1 föreskrivs att en myndighet som övertar handlingar från en annan myndighet inte får sammanblanda handlingarna med det egna arkivet. Om det finns särskilda skäl kan dock den övertagande myndigheten få införliva vissa handlingar i det egna arkivet. Av 9 kap 1 RA-FS 1991:1 framgår att framställning om överlämnande inges till respektive arkivmyndighet. 6. Framställning och överföring , HKV beteckning 02324:57842

10 10(13) Enligt 5 2 p. arkivlagen ska myndigheter vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Ytterligare bestämmelser om framställning och överföring finns i 4 kap. RA-FS 1991:1 14. Där föreskrivs att myndigheten ska välja medium och databärare med beaktande av att handlingarna ska kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas på ett tillfredsställande sätt och att hänsyn ska tas till olika mediers förutsättningar för sökbarhet och tillgänglighet. Vidare framgår att handlingarna ska framställas så att de kan läsas och överföras till annan databärare under den tid som de ska bevaras. Riksarkivet har föreskrivit om elektroniska handlingar 15 i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd, RA-FS 2009:1, om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd, RA-FS 2009:2, om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). 16 Elektroniska handlingar kan t.ex. vara kontorsdokument, databaser, sammanställningar ur databaser, strukturerade dokument, e- postmeddelanden, digitala bilder, skannade handlingar och webbsidor. I 3 kap. RA-FS 2009:1 föreskrivs att myndigheter ska upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar och att denna ska innehålla uppgifter om bl.a. val av format av system i drift, val av format för bevarande och planer för överföring till annan databärare och överföring till bevarande. Till skillnad från tidigare föreskrifter på området finns här också bestämmelser om att myndigheterna redan vid planering och utveckling av system ska ta hänsyn till bevarande m.m. Under 1990-talet och i början av 2000-talet har Krigsarkivet vid ett flertal inspektioner informerat om bestämmelserna i Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar. Samtidigt har Krigsarkivet beslutat föreskrifter om gallring av elektroniska handlingar i olika IT-system parallellt med att sammanställningar och rapporter i pappersform bevarats. Under senare år har emellertid policyn varit att elektroniska handlingar ska bevaras i ursprungligt skick. Lv 6 har, till skillnad från andra organisationsenheter i Halmstad garnison, inte för avsikt att bevara kontorsdokument som elektroniska handlingar, en hållning som alltså inte förenlig med Riksarkivets policy. En annan förutsättning för att elektroniska handlingar ska kunna framställas och bevaras på ett tillfredsställande sätt är att myndigheterna upprättar nödvändig dokumentation. Vilken dokumentation som ska finnas framgår av RA-FS 2009:1. För de försvarsmaktsgemensamma systemen ansvarar funktionen CIO (Chief information officer) vid HKV för att upprätta systemdokumentation. För Lv 6:s del gäller kraven på dokumentation de system eller databaser för vilken man är produktägare, t.ex. Lv STA. För elektroniska handlingar som ska gallras i sin helhet, dvs. som varken bevaras på ursprungligt medium eller som utskrifter, krävs endast en översiktlig dokumentation i enligt med 5 kap. 4 1 strecksatsen i RA-FS 2009:1. Krigsarkivet efterlyser sammantaget en fördjupad redogörelse för hur Lv 6 i förekommande fall avser att uppfylla kraven i RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2. Det är viktigt att poängtera att Krigsarkivet inte förväntar sig att Lv 6 på egen hand kan, eller ens ska, lösa alla frågor kring hantering och bevarande av elektroniska handlingar. Krigsarkivets föreläggande riktar sig därför även här i högsta grad till Försvarsmakten i stort. Frågor om framställning, hantering och bevarande av elektroniska handlingar står för tillfället på Försvarsmaktens agenda, exempelvis aktualiserade av införandet av system PRIO och ett systemstöd för ärende- och dokumenthantering. Krigsarkivet uppmärksammas vid varje arkivinspektion på det 14 ändrade 1997:4. 15 Motsvaras av begreppet upptagning för automatiserad behandling i TF 2 kap Föreskrifterna ersatte RA-FS 2003:1 och RA-FS 2003:2.

11 11(13) stora behov som uppenbarligen finns av ett system för att hantera ärenden och de handlingar som uppkommer i samband med handläggningen. Försvarsmakten har tidigare gjort försök att upphandla och införa ett gemensamt system men det har hittills aldrig genomförts fullt ut 17. Vissa organisationsenheter har därför på eget initiativ tagit fram lokala lösningar, t.ex. HKV PROD INFRA, Generalläkaren och Militärhögskolan Halmstad (MHS H). Försvarsmakten har under senare tid, i projektet VIDAR arbetat för att införskaffa ett system som ska kunna möta behoven. Man har då dels övervägt att upphandla ett helt nytt system och dels undersökt möjligheterna att använda PRIO för ändamålet. Enligt Krigsarkivet är det av stor vikt att VIDAR genomförs som planerat. Att skriva ut elektroniska handlingar och bevara dem i pappersform är en form av gallring då det innebär förlust av möjliga sammanställningar och sökmöjligheter. Att fortsätta på det sätt som nu görs med att bevara elektroniska handlingar genom utskrift är inte förenligt med gallringens syften såsom de uttrycks i förarbetena till arkivlagen 18, Riksarkivets policy, regeringens handlingsplan för e-förvaltning 19 eller utvecklingen inom andra delar av statsförvaltningen. Krigsarkivet vill här tydligt understryka betydelsen av att en gemensam lösning kring hur Försvarsmakten framställer, hanterar, vårdar och bevarar elektroniska handlingar kommer till stånd. Hanteringen av elektroniska handlingar har, som Krigsarkivet kunnat konstatera, inte varit tillfredsställande Arkivredovisning Inför inspektionen har Krigsarkivet tagit del av arkivbeskrivning samt utkast till innehållsförteckning för Göta luftvärnsregementes (Lv 6) arkivförteckning Arkivbeskrivningen utgör en god introduktion till arkivet och har förbättrats avsevärt sedan föregående inspektion. Hänvisningen till Pliktverket, numera Totalförsvarets rekryteringsmyndighet, för handlingar rörande värnpliktiga bör dock revideras då handlingar rörande värnpliktiga även torde finnas i Lv 6:s arkiv. Krigsarkivet kan konstatera att Lv 6:s arkivredovisning fortfarande släpar efter avsevärt. Sedan föregående inspektion har endast förteckningen för resterande delar av beståndet från Göta luftvärnsregemente fram till och med kompletterats, men inte i den utsträckning att beståndet är färdigförtecknat. Fortfarande kvarstår att förteckna delbestånden och arkivbildningen fr.o.m Krigsarkivet vill framhålla att arkivförteckningens betydelse ur offentlighetssynpunkt har ökat beroende på komplexiteten i arkivbildningen och det tilltagande intresset av att ta del av information. Arkivförteckningen är det enda instrument som redovisat myndighetens totala arkivbestånd oavsett medium och förvaringsplats (jämför med t.ex. diarie/dossiéplan som endast redovisar de handlingar och ärendetyper som registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen). Påståendet om den ökade komplexiteten i arkivbildningen gäller i högsta grad Försvarsmaktens organisationsenheter vars verksamheter spänner över ett brett spektrum, där verksamheter som är s.k. faktiskt handlande utgör en betydande del. Enligt 6 kap. 4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1 (ändrade 1997:4 och 2008:4), ska arkivet förtecknas i en enda för myndigheten gemensam 17 Redan 1986 fanns i projekt STAF planer på att införa ett ADB-stöd i stabs- och expeditionstjänst 18 Proposition 1989/90:72 om arkiv, s Regeringen, handlingsplan för e-förvaltingen. Nya grunder för IT-baserad verksamhetsutvecklingen i offentlig förvaltning (2008). 20 Se bl.a. Dnr KrA /572, Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Högkvarteret i Stockholm den april I samband med att Lv 6 flyttade till Halmstad från Göteborg överlämnades delar av arkivet till Krigsarkivet.

12 12(13) arkivförteckning. Förteckningen får delas upp i flera delförteckningar om det underlättar upprättande och användning. Försvarsmaktens organisationsenheter har traditionellt förtecknat arkiven i flera olika delförteckningar så att varje avdelning inom en organisationsenhet redovisas separat. Med tanke på Försvarsmaktens frekventa omorganisationer menar Krigsarkivet att en sådan uppdelning är mindre lämplig och rekommenderar Lv 6 att avstå från denna. I 15 kap 11 sekretesslagen (1980:100) fanns bestämmelser om att myndigheterna skulle upprätta en beskrivning över de register som förs med automatiserad behandling. I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) har bestämmelserna gjorts teknikneutrala så att de numera gäller en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. För att kunna upprätthålla en god offentlighetsstruktur är det emellertid en förutsättning att myndigheterna har en god översikt vilka ITsystem som man förfogar över. Särskilt viktig blir en sådan översikt när det gäller IT-system som innehåller allmänna handlingar. Handlingar i Lv 6:s IT-system är idag inte förtecknade i arkivförteckning vilket försvårar allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar ur systemen. Inför inspektionen skickade Lv 6 två dokument som redovisar Lv 6:s programapplikationer. Dokumenten motsvarar inte de tidigare bestämmelserna i sekretesslagen och bidrar egentligen inte till att förbättra Lv 6:s offentlighetsstruktur. 8. Förvaring av allmänna handlingar Enligt 6 Arkivlagen ska myndigheternas arkiv skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Handlingar som tillhör en myndighets arkiv ska i enlighet med 3 kap. 1 i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd, RA-FS 1994:6 22, om planering, utförande och drift av arkivlokaler, förvaras i arkivlokal som ger skydd mot vatten och skadlig fukt, brand, brandgas och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. I enlighet med samma paragraf får handlingar förvaras i förvaringsskåp (t ex dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp, dataskåp) som ger motsvarande skydd som en arkivlokal utförd i enlighet med föreskriften. Med motsvarande skydd menas att skåpet tillsammans med byggnadens och lokalens förutsättningar motsvarar de krav som ställs på arkivlokaler. Krigsarkivet genomförde endast en kort okulär besiktning av garnisonens gemensamma arkivlokal vilken inte torde uppfylla skyddskraven i RA-FS 1997:3. Flera försök har gjorts för att ställa i ordning en fullgod arkivlokal vid Halmstad garnison men det har av olika anledningar aldrig kommit längre än till planeringsstadiet. Det kan därför konstateras att regelefterlevnaden på denna punkt har varit allt annat än tillfredsställande. Bristerna i förvaringen har även konstaterats av FMLOG ArkivA i samband med projektet LOKINVENT, Inventering av lokaler för förvaring av allmänna handlingar i Försvarsmakten. Som en fortsättning av inventeringen har FMLOG ArkivA fått i uppdrag att se över vilka behov av arkivlokaler det finns i Förvarsmakten på både kort och lång sikt. I uppdraget ingår också att undersöka förutsättningarna till att ha en eller flera gemensamma arkivlokaler för Försvarsmaktens organisationsenheter. Resultatet av undersökningen kommer givetvis att påverka Lv 6 och Krigsarkivet inser att det finns anledning att ta hänsyn till de direktiv som bör följa på undersökningen. Lv 6 har oavsett det fortsatt ansvar för att skydda sitt arkiv. Krigsarkivet har uppmärksammat ytterligare brister i förvaringen av Lv 6 arkiv. Det ska dock understrykas att även de är iakttagelser i samband med besöken på enheterna, Krigsarkivet har inte 22 ändrade 1997:3

13 13(13) gjort någon fördjupad inspektion av förvaring och skydd i form av t.ex. genomgång av ritningsunderlag, brandskyddsdokumentation etc. På FMLOG:s expedition förvaras Lv 6:s diarieförda skrivelser i skåp som inte uppfyller skyddskraven t. ex. vad gäller brand, brandgas eller skadlig upphettning. Vid UtbE förvaras handlingar rörande hemvärnet och frivilligverksamheten i träskåp eller på öppna hyllor. Det har redan konstaterats att FH sedan årsskiftet ingår i MarinB. Krigsarkivet redovisar trots det sina intryck av förvaringen av patientjournaler i den här rapporten. Den källarlokal i vilken FH förvarar journalerna torde inte uppfylla skyddskraven i Riksarkivets föreskrifter. Lokalen är försedd med en enkel trädörr samt fönster som eventuellt sänker brandskyddet. Ytterligare journaler förvaras hos läkarsekreteraren, i säkerhetsskåp. Här finns också några tomma dokumentskåp i brandklass 120 P. Det är viktigt att känna till att dokumentskåpen (för pappershandlingar) inte ger det skydd mot skadlig upphettning som man talar om i 10 kap, 8 RA-FS 1997:3. Det innebär att pappershandlingar som förvaras i brandklassade dokumentskåp avsedda för pappershandlingar kan skadas i händelse av brand. De flesta standarder som dokumentskåp testas i enlighet med och som är avsedda för pappershandlingar tillåter en temperaturökning i skåpet motsvarande 150 grader C. Pappershandlingar kan skadas vid betydligt lägre temperaturer. Redan vid 70 grader C kan skadliga effekter uppstå. För att uppnå ett skydd mot sådana skadliga effekter kan pappershandlingarna förvaras i brandklassade förvaringsskåp avsedda för datamedia, som enligt de flesta teststandarder endast tillåter en temperaturökning i dokumentskåpet motsvarande 50 grader C då det utsätts för en standardbrand. För att få ett skydd mot skadlig upphettning kan en lösning också vara att placera brandklassade dokumentskåp för papper i erforderlig brandteknisk klass i en miljö där brandbelastningen är mycket låg, eller i en egen brandcell endast avsedd för förvaring av allmänna handlingar dvs. brandcell utförd i erforderlig brandteknisk klass, utan brandstiftare, och med låg brandbelastning. Vid inspektionen informerades Krigsarkivet om att Lv 6 förvarar gallringsbara handlingar i ett närarkiv som inte uppfyller skyddskraven. Lokalen inspekterades emellertid inte vid detta tillfälle. Datum som ovan Carl Billengren Arkivarie