Svartbäcken nr 1 Samfällighetsförening

Transkript

1 Svartbäcken nr 1 Samfällighetsförening Kallelse till ordinarie stämma Onsdagen den 20/3 Klockan 19:30 i Svartbäcksskolans matsal Kom och gör din röst hörd Välkomna! Vi ber er att läsa igenom denna kallelse och dess bilagor före årsstämman samt förbereda eventuella frågor eller synpunkter. Styrelsen Svartbäcken nr 1 Samfällighetsförening Hemsida: Mailadress: info@svartbackennr1.se Facebook: Samfällighetsföreningen Svartbäcken 1 Org nr:

2 Dagordning vid årsstämman Stämmans öppnande 2. Fråga om stämman är stadgeenligt utlyst 3. Anteckning av närvarande och upprättande av röstlängd 4. Fastställande av dagordning 5. Val av ordförande för stämman 6. Val av sekreterare för stämman 7. Val av två justeringsmän - tillika rösträknare 8. Styrelsens förvaltningsberättelse 9. Revisionsberättelse 10. Bokslut 11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 12. Val av ledamöter och suppleanter till styrelsen 13. Val av styrelseordförande 14. Val av revisorer och revisorssuppleanter 15. Tillsättande av valberedning 16. Ersättning till styrelse och revisorer 17. Framställningar från styrelsen 18. Inkomna motioner 19. Styrelsens förslag till budget kommande verksamhetsår 20. Styrelsens förslag till debiteringslängd för kommande verksamhetsår 21. Grannsamverkansgruppen informerar 22. Övriga frågor 23. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 24. Stämmans avslutande

3 Styrelsens förvaltningsberättelse för verksamhetsåret Allmänt Styrelsen har sedan föregående stämma bestått av: Remona de Maré Ssv 104, Ordförande Jenny Järtby Ssv 54, Sekreterare Thomas Edman Gbv 58, kassör Martin Kinnunen Ssv 108, suppleant Armiche Alonso Gbg 20, suppleant Följande personer har varit revisorer och revisorsuppleant: Johan Tilliander, Linda Bennerstam, revisorer Lars Larsson, revisorsuppleant Följande personer har ingått i valberedningen: Kim Andersson och Jessica Jansson 2. Ekonomi Föreningens ekonomiska ställning framgår mer i detalj av bokslutet. Föreningens nominella inkomst var kronor. Beroende på antal städdagar och deltagande vid städdagarna så kan den summan skifta. Under 2018 fick föreningen in kronor. 14 fastigheter har en fordran på totalsumma av kronor. Föreningens ekonomiska ställning framgår mer i detalj av bokslutet. 3. Genomförd verksamhet Styrelsen har haft 10 möten, 7 protokollförda och 3 informella möten under året. Styrelsen har sammanställt och skickat ut ett antal e-postmedelande samt Informationsskriften till nya medlemmar. Styrelsen har planerat, köpt material och genomfört två arbetsdagar. En på våren och en på hösten, där underhåll och reparation av våra gemensamma utrymmen och utrustning har genomförts. Styrelsen har tecknat nytt sommar- och vinterunderhållsavtal med Trädgård och Plogtjänst AB. Styrelsen har anlitat diverse underentreprenörer för underhållsarbeten. Styrelsen har haft fortlöpande kontakter med Villaägarnas Riksförbund, Haninge Kommun, andra myndigheter och sakkunniga för att få hjälp och råd. Styrelsen har löpande anskaffat förbrukningsmaterial. Styrelsen har löpande hand om administrations arbete som ekonomin, fortlöpande underhåll. Styrelsen har fortlöpande uppdaterat föreningens hemsida. Hemsidans adress är: Grannsamverkangruppen har haft 6 protokollförda möten. Styrelsen har tagit ner tallar på röda gården enligt motion från årsstämman Styrelsen har enligt motion 2018 renoverat del av lekställning på röda gården samt renovering av pingisbord. Styrelsen har på uppdrag av motion från årsstämman 2018 inför skaffat fler farthinder samt gjort placeringskartor för dessa. Styrelsen har tillkallat till en extra stämma baserat på två motioner från årsstämman 2018, gällande föreningens lekmiljöer. Styrelsen har på uppdrag av extra stämman införskaffat familjegunga till röda gården. Styrelsen har påbörjat arbetet med renovering av gula gårdens lekmiljö, bla ansökt om bygglov för lekställning. Styrelsen har åtgärdat och behandlat efter inbrottet i rödas förråd. Haft kontakt med både polis, försäkringsbolag, hantverkare mfl. Styrelsen har införskaffat 2st säkerhetsdörrar för föreningens förråd som en åtgärd efter vårt inbrott.

4 4. Övrigt Styrelsen fick i uppdrag av extrastämman i juni 2018 att förnya lekområdet på Gula gården. Gulagårdens arbetsgrupp presenterade ett förslag på en ny lekställning och under extra stämman togs det beslut. Enligt stämmans beslut av presenterad lekställning så kunde arbetsgruppen fortsätta sitt arbete. Det visade sig att vi behövde ansöka om bygglov så detta gjordes hösten 2018 (pga. att den hade tak och väggar). Inför ansökan var föreningen tvungen att undersöka markförhållandena inför byggnationen. Därför påbörjades schaktarbetet. Tyvärr fick vi avslag på bygglovet av Haninge kommun. Vill ni veta mer så kan ni läsa mer på föreningens hemsida under protokoll (Ärende nr: Bygg ). Kommunens beslut bilaga 1 Revisionsberättelse. Presenteras på stämman av revisorerna

5 Bokslut för verksamhetsåret Inkomster Ingående balans Medlemsavgifter Ersättning inbrott försäkringsbolag Återbetalning Pg (1) Summa intäkter ,87 kr* ,00 kr 6 400,00 kr 40,00 kr ,87 kr Fordran 14 fastigheter har en fordran kr *) Varav reparationsfonden är ,46= ,46 Utgifter Driftkostnader (el) Kabel-tv avgift Vinterunderhåll Sommarunderhåll Löpande underhåll Serviceavtal Villaägarna, inkl. försäkring Styrelsen & revisorer & grannsamverkan Övriga kostnader Summa kostnader 2018 Utgående balans Summa ,79 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,75 kr* ,00 kr 2 400,00 kr ,00 kr ,54 kr ,33 kr** ,87 kr Sen förra året ,46 *De största posterna i eget underhåll var: Container kr Trädfällning kr Säkerhetsdörrar kr Farthinder ,25 kr Renovering röda under eget underhåll kr Övriga kostnader ,70 kr **) Varav reparationsfonden är ,46 Förnyande av lekområde (budget ) Gula lekområdets kostnader ,80 kr Röda lekområdets kostnader kr Kvar av budget ,20 kr som nu ligger i reparationsfonden Not (1) Överdebiterat av plusgiro

6 Valberedningens förslag Valberedningens förslag inför årsmötet den 20 mars Kompletteringar kan komma att redovisas på stämman. Styrelsen: Remona de Maré Jens Söder 2 år omval 2 år nyval Ordförande: Remona de Maré 1 år Revisor: Robert Olsson Patricia Sandgren 1 år nyval 1 år nyval Revisorssuppleant: Lars Larsson 1 år omval Valberedning till årsstämman 2020: Vakans (Bör bestå av representanter från både gula och röda gården)

7 Styrelsens framställningar inför årsstämman Teckna sommar och vinterunderhåll för Yrkar på att samfällsavgiften för alla medlemmar höjs inför kommande renoveringar av stödmurar och garage. (Underhållningsplan) 3. Styrelsen yrkar på inrådan av valberedningen, att höja arvoden för arbetande revisorer som granskar räkenskaperna och skriver under revisionsberättelsen. Förslag är att dem ska ersättas med 600:- vardera.

8 Inkomna motioner Motion 1. Vi skulle vilja öka trivseln ute på röda gården med ett picknickbord så att fler familjer kan samlas tillsammans då våra bänkar idag är väldigt nergångna. Picknickbord Gullviva 1,3x2,9m från Hags. Pris 8.250:- inkl. Moms. Styrelsens kommentar: Stämman 2018 har redan bifallit. Motion 2 Underhåll. Fortsatt upprustning av lekställning på röda gården med nya golv samt lekbord från Hags. Pris 9.700:- inkl. Moms Styrelsens kommentar: Styrelsen anser att detta går under allmänt underhåll. Motion 3 Underhåll. Upprustning av staket runt gungorna på röda gården då flertal av brädorna ruttnat sönder. Pris 28x120 14:-/m åtgång ca 50m 700:-. 22x95 11:-/m åtgång ca 80m 880:-. 45x45 11:-/m åtgång ca 50m 700:- Infästningsmaterial 500:-. Detta är inkl moms. Med vänlig hälsning, Kim Andersson Styrelsens kommentar: Styrelsen anser att detta går under allmänt underhåll. Motion till Svartbäcken Nr1 Samfällighets årsstämma 2019, Björken på Röda gården Bakgrund/Motivering Björken som står på röda gården mellan gungorna och lekplatsen/sandlådan har vuxit sig väldigt stor och skräpar ner och skymmer både förmiddags som eftermiddagssol, beroende var man bor. Men än mer bekymrande är att med åldern så har björken även blivit lite trött och börjat tappa grenar, vissa mindre, men även större, som nu senast vid stormen vid årsskiftet. Med det finns det risk för att någon person skadar sig eller att något hus/förråd skadas, vem ersätter för skador uppkomna av nedfallna grenar eller än värre om hela trädet skulle rasa? Samfälligheten? Vi har gott om övrig växtlighet på gården med lönnar och buskage, så björken i sig inbringar inget större värde vad gäller grönska. Bedömning/Förslag Mitt förslag är att denna övervuxna björk tas ner och att stubben fräses bort och att vi sen krattar ut lite jord och sår gräs, för att den inte ska orsaka skada på egendom eller person. Kostnad uppskattas till ca 10000kr (baserat på att när vi senast tog ner träd så kostade det 18750kr, men då var det 2st större tallar, denna gång gäller det 1st björk). Björn Larsson Gbv 40 Styrelsens kommentar: Styrelsen föreslår att stämman beslutar.

9 Motion gällande ett förtydligande av styrelsens uppdrag **Vad som ska ingå i styrelsens arvoderade uppdrag bör förtydligas samt vad den som skrivit en motion som godtas har för ansvar att se till att besluten genomförs. Arvodet är 6000 kr/per styrelsemedlem. Det motsvarar ett inkomstbortfall för kr per år för föreningen. Vi menar att det motsvarar ca 5 arbetsveckor, 200 timmar, som styrelsemedlemmar skulle kunna lägga på förbättringsområden i samfälligheten. Motionsskrivarna och säkerligen fler i samfälligheten undrar vad som hänt med: ökad belysning på röda gården, nyplantering av buskar och gräs, bänkar, bord. Vissa delar av tidigare inkomna beslutade motioner och förbättringar har åtgärdats men andra inte. Förslag: Styrelsen genomför arbetet kring inkomna motioner. Godtagna motioner ska vara åtgärdade i rimlig tid. Tidsram beslutas när motionen godtas på årsmötet. Information från styrelsen förbättras. Information från styrelsen anslås på hemsida och anslagstavlor i området. På arbeten över kr ska tre olika offerter tas in och därefter väljs det mest kostnadseffektiva gällande pris och kvalité. Om medlemmar i samfälligheten vill plantera växter på de gemensamma ytorna eller placera möbler, solskydd etc. ska medlem i styrelsen alltid tillfrågas före. Motionsskrivare: Malinda Flogby Emanuelsson Malin Palmborg Styrelsens kommentar: Styrelsen anser att detta inte är en motion. Styrelsen tar åt sig av synpunkterna och kommer att utarbeta ett dokument över motioner som beslutas och ska åtgärdas som läggs upp på föreningenshemsida. **Se bilaga 2 av styrelsens uppdrag

10 Budgetförslag 2019 Vinterunderhåll Sommarunderhåll Löpande underhåll Driftkostnader (el) Serviceavtal Villaägarna (försäkring) Kabel-TV avgift Revisorer och möten Övriga kostnader Städrabatt Reparationsfonden Summa kr kr kr kr kr kr 3.000kr kr kr kr kr

11 Debiteringslängd (Lantmäteriet) Styrelsen avser att under 2019 för varje medlem i samfälligheten som inte ingår i styrelsen uttaxera en ordinarie avgift på kr (sjutusen trehundra femtio kronor). Totalt blir detta kr. Beloppet delas upp i kvartalsavgifter enligt följande. Kvartal 2: 1650 kr sista inbetalningsdag (gäller ) Kvartal 3: 1900 kr sista inbetalningsdag (gäller ) Kvartal 4: 1900 kr sista inbetalningsdag (gäller ) Kvartal 1: 1900* kr sista inbetalningsdag (gäller ) Årsmötesprotokollet gäller som årsfaktura på samtliga belopp och det är den enda informationen om samfällighetsavgiften som delas ut. Påminnelser kan komma att skickas ut med E-post. *) Vid deltagande på båda städdagarna kommer den sista kvartalsavgiften vara 1100 kronor. Vi höjer belöningen till 400 per städdag och fastighet. Lagstadgad påminnelseavgift á 50 kr tillkommer samt efter förfallodatum ränta diskonto +8%. Alla avgifter som tillkommer vid kontakt med kronofogdemyndigheten debiteras berörd fastighet. 1:5 Billerud Caroline 1:6 Andersson Niclas/Östberg Mona 1:7 Johanson Bengt/Monica 1:8 Bodin Jan/Gunilla 1:9 Engman Thomas/Caroline 1:10 Jani Pitkäjärvi/Hildur Vigfusdottir 1:11 Nilsson Niklas/Konstantina 1:12 Lundell Ulla 1:13 Emanuelsson Ulf/Flogby Emanuelsson Malinda 1:14 Armiche Alonso/ Jenny Augustsson 1:15 Sparr Ann 1:16 Bergkvist Sören/Lisbeth 1:17 Andersson Kim/Andersson Heléne 1:18 Delläng Christer 1:19 Pinar Ugur Selman/Petek 1:20 Silvernäs Tony/Sandgren Patricia 1:21 Ekwall Jesper/Cecilia 1:22 Lundin Roger/Maria 1:23 Grenrot Ute 1:24 Cardenes Mona/Sjöberg Alexandra 1:25 Edman Thomas/Christina 1:26 Andersson Per-Arne/Eva 1:27 Marén Helsing Lotta / Helsing Jan 1:28 Rickenberg Tommy/Carola 1:29 Johansson Per/Birgitta 1:30 Cöster Johan/Linda 1:31 Mogren Jonny / Cecilia 1:32 Larsson Björn 1:33 Giassemis Andreas / Palmborg Malin 1:34 Blomberg Ingemar 1:35 Notlöv Petra 1:36 Liljendahl Åsa 1:37 Krzysztif Grasza/Wioletta 1:38 Piehl Johan / Johansson Pernilla 1:39 Tilliander Johan / Tilliander Godén Annika 1:40 Söder Jens/Marie 1:41 Bennerstam Linda 1:42 Müller Holger/Helene 1:43 Johansson Leif 1:44 Robrandt-Almquist Anna 1:45 Clements Rogan/Ann 1:46 Frick Lars-Erik/Ann-Catherine 1:47 Tiberg Carina/Kent 1:48 Rydesten Roger 1:49 Wagnefors Kjell/Karin 1:50 Kronsjö Sven-Åke/Berit 1:51 Ericson Kjell/Karlsson Britt 1:52 Blomstedt Sven-Erik/Christina 1:53 Karjalainen Jari/Olofsson Lena 1:54 Flodin Mikael/Anna 1:55 Olsson Robert/ Marie 1:56 Hammar Johan/Jansson Liv 1:57 Larsson Lars/Birgitta 1:58 Dauber Fredrik / Sundström Elin 1:59 Gebel Birgit / Djupedal Ulf 1:60 Akhmedov Samir/ Seidel Denice 1:61 Janesköld Kennet/Gunborg 1:62 Skeppström Per 1:63 Meijer /Ove 1:64 Axelsson Lindholm Christina 1:65 Bengtsson Tomas/Bergström Cindy 1:66 Rajkai György 1:67 Alderstad Wilkinson Kate/Wilkinson Nathalie 1:68 Ahlgren Örjan/Gudrun 1:69 Björn Hellström/Jenny Järtby 1:70 Standert Lars Roland/Sara 1:71 Odeltorp Gunnar/Danuta 1:72 Selin Sven-Inge/Birgitta 1:73 Dinnetz Peter/Ann-Charlotte 1:74 Jansson Jessica / Karlström Franz 1:75 Norman Ulf/Birgitta 1:76 Salomonsson Lars/Gun 1:77 Jansson Jenny/Smith Neil 1:78 Åkerlund Jane/Åke 1:79 Vuori Markku/Yvonne 1:80 Burgwedel Steffan/Nyrén Ylwa 1:81 Claesson Mats/Svedgård Helena 1:82 Franklin Ulla 1:83 By Mikael/Sofia 1:84 Olenmo Krister 1:85 Dahlin Johan / Nordén Camilla 1:86 De Maré Sebastian/Remona 1:87 Erik Fant 1:88 Olivares Rossana Del Carmen/Kinnunen Martin Reservation för ändrade ägardata. Antalet fastigheter och deras beteckning är det viktigaste.

12 Inventarieförteckning Förråd Röda Gula Summa Förlängningsstege till gavelstegar Stege, vikbar Stege, förlängningsbar, 2 delar Förvaringshyllor Skopa för brunnsrensning Snöskovlar (räv) Ogräsgrepe Kalkspridare Skottkärra Kratta Flagga 1-1 Utegrill 1-1 Sandbox Säkerhetsskåp 1-1 Trädgrenssekatör med skaft Trädgrenssåg Ogrässkrapa 1-1 Sekatör 3-3 Popnittång Lövsäckar Plåtskåp 1-1 Motorsåg Röjsåg inklusive säkerhetsutrustning Häcksax, elektrisk Farthinder, ca Kylskåp Kvicksilverlampor 80 W För förbrukning Kvicksilverlampor 125 W -"- Glödlampor till garage 60 W -"- Säkringar 10 A -"- Lampkupor, plastglober -"- Markeringskäppar, färg orange -"- Skruv, spik, bultar och popnitar -"- Vägskyltar -"- Diverse mtrl

13 Fullmakt För att få delta i omröstningar på årsstämman, måste du ha full rösträtt. Om en fastighet ägs av två eller flera personer, det vill säga om fler än en person har lagfart på fastigheten, måste antingen: alla ägarna delta på stämman (och får då ett röstkort) eller så måste den ägare som deltar i stämman medföra en fullmakt från fastighetens samtliga andra delägare, för att få rösträtt. Det är tillåtet att på stämman rösta via ombud med fullmakt. Fullmakten måste då, vid delat ägande, vara undertecknad av alla andra delägare av fastigheten. Ett ombud får bara företräda en fastighet Fullmakt Härmed uppdrags åt med adress Att föra undertecknads talan vid Svartbäcken nr 1 Samfällighetsförenings årsstämma den 20 mars Fullmakten gäller endast för angiven dag och möte. I händelse av ajournering till senare tillfälle, måste således en ny fullmakt utfärdas. Egen/egna namnteckningar Namnförtydliganden Adress/adresser Fastighetsnummer Svartbäcken 1:

14 Bilaga 1

15

16

17 Bilaga 2