3 Remiss evenemangsstrategi Beslutsärende (handlingar bifogas, 14 sid) Föredragande: Benny Wennberg

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Servicenämnden Tid Onsdagen den 27 september 2017 kl. 13:00 Plats Magistern Enligt uppdrag Marcus Kindahl Föredragningslista 1 Dagordning/övriga frågor/justering 2 Information från chefer Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Närvarande chefer 3 Remiss evenemangsstrategi Beslutsärende (handlingar bifogas, 14 sid) Föredragande: Benny Wennberg 4 Delårsuppföljning och prognos augusti Servicenämnden Beslutsärende (handlingar bifogas, 42 sid) Föredragande: Patrik Ohlsson, Martina Adiels Balk 5 Policy för inköp och upphandling Beslutsärende (handlingar bifogas, 7 sid) Föredragande: Maria Kleveborn, Sara Gripstrand 6 Sammanträdesdagar servicenämnden 2018 Informationsärende (handlingar bifogas, 1 sid) Föredragande: Marcus Kindahl 7 Information parkeringar i Kalmar Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Stefan Larsson

2 Servicenämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 8 Komponentredovisning Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Yvonne Norman 9 Kranmärkning Kalmar kommun Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Björn Hedbäck, Sara Gripstrand 10 Budgetmål livsmedel definition Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Björn Hedbäck, Sara Gripstrand 11 Information från förvaltningschefen Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 12 Rapport från kontaktmannaskap 13 Anmälan av delegationsbeslut 14 Anmälningsärenden 15 Övriga frågor

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Benny Wennberg SFN 2017/ Remiss - evenemangsstrategi Servicenämnden Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att serviceförvaltningens yttrande ska utgöra svar på remissen av Evenemangsstrategi för Kalmar. Bakgrund Destination Kalmar har tagit fram ett förslag till Evenemangsstrategi för Kalmar. Denna strategi innefattar vision och syfte, verktyg för värdering och urval, organisation och ansvarsfördelning samt uppföljning. Många verksamheter inom Kalmar kommun och dess bolag samverkar runt evenemangen. Därför har strategin skickats på remiss innan den beslutas i kommunfullmäktige. Yttrande En evenemangsstrategi är ett viktigt dokument som skapar förutsättningar för ett framgångsrikt och tydligt arbete med evenemang. Ett av syftena med strategin är att förtydliga hur evenemangsarbetet organiseras och ansvarsfördelas samt att samordna och optimera de personella och ekonomiska resurserna för evenemangsarbetet. Serviceförvaltningen skulle önska att det förtydligas ytterligare i strategin. Inte minst gäller det hantering av kostnaderna. Serviceförvaltningen anser att det för en komplett utvärdering av ett evenemang är viktigt att redovisa samtliga kostnader kopplade till evenemanget, även interna kostnader. Detta blir viktigt när vi ska prioritera vilka evenemang som ska satsas på och få vägledning i vilka evenemangsarenor som ska utvecklas. Ekonomiskt stöd och övriga resurser kan inte beslutas av en styrgrupp, utan alla evenemang måste ha en egen beslutad budget som även innehåller interna kostnader. Självklart vill även serviceförvaltningen utifrån våra olika uppdrag aktivt verka för att förvaltningar och bolag agerar koordinerat, men beslut om ekonomiska resurser måste fattas inom respektive verksamhet. Benny Wennberg Förvaltningschef Bilagor Evenemangsstrategi för Kalmar Skrivelse Destionation Kalmar Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39 Tel vx

4 Kalmar Till nämnder och styrelser i Kalmar kommun/kommunala bolag. Remiss angående evenemangsstrategi för Kalmar 2013 beslutades ett program för idrottsturism med syfte och mål att utveckla fler idrottsevenemang och därmed öka den idrottsturistiska omsättningen. Arbetet har bl.a. gett ökade intäkter till näringslivet, skapat nya arbetstillfällen, inneburit stor medieexponering - lokalt, nationellt och internationellt. Strategin kring idrottsturismen ingår nu som en del av evenemangsstrategin och som hanterar alla olika typer av evenemang. Det nya strategidokumentet innefattar vision och syfte, verktyg för värdering och urval, organisation och ansvarsfördelning samt uppföljning. Många verksamheter inom Kalmar kommun och dess bolag samverkar runt evenemangen. Destination Kalmar och kommunens styrgrupp för evenemang vill därför ha in era synpunkter på strategin innan den lyfts upp för beslut i kommunfullmäktige. Senast den 6 oktober behöver jag ha in ert yttrande via mail. Med vänlig hälsning: Pär Israelsson Projektledare Evenemang Destination Kalmar AB par.israelsson@kalmar.com Destination Kalmar AB info@kalmar.com Ölandskajen 9

5 EVENEMANGSSTRATEGI FÖR KALMAR

6 NULÄGE OCH BAKGRUND Kalmar har haft en fantastisk utveckling de senaste åren som evenemangskommun. Allt fler externa aktörer väljer Kalmar för sina evenemang och många av kommunens egna arrangörer har skapat långsiktiga och framgångsrika arrangemang inom både idrott och kultur. Evenemangen skapar tillväxt för kommunen genom en växande besöksnäring och stärker varumärket Kalmar och dess identitet. Evenemangsarbetet har lett till ökad samverkan mellan näringen, kommun och föreningsliv vilket är en viktig förutsättning för den fortsatta utvecklingen. I Kalmar kommun finns både de stora och små evenemangen, de lokala och internationella beslutades ett program för idrottsturism med syfte och mål att utveckla fler idrottsevenemang och därmed öka den idrottsturistiska omsättningen. Arbetet har gett ökade intäkter till näringslivet, skapat nya arbetstillfällen, inneburit stor medieexponering - lokalt, nationellt och internationellt. Strategin kring idrottsturismen ingår nu som integrerad del av denna evenemangsstrategi och som hanterar alla olika typer av evenemang. Evenemangsstrategin skapar förutsättningar för ett framgångsrikt och tydligt evenemangsarbete. Strategidokumentet innefattar vision och syfte, verktyg för värdering och urval, organisation och ansvarsfördelning samt uppföljning. Ett evenemang är en tillställning eller händelse som är avgränsad i tid och rum samt inkluderar ett uttalat innehåll, arrangörer och deltagare/besökare.

7 BESLUTADE BUDGETMÅL OCH INRIKTNINGAR Ur kommunens verksamhetsplan med budget 2017 och vision 2025 : Besöksnäringen utvecklas väl i hela Kalmarsundsregionen och bidrar inte bara med upplevelser och arbetstillfällen, utan även till regionens marknadsföring. Genom satsningar på Kalmars unika historia och kulturbebyggelse, vår vackra landsbygd samt idrotts- och kulturevenemang har vi utvecklats till ett av landets mest attraktiva besöksmål. Vårt rika föreningsliv inom både idrott och kultur är en viktig grund för den fortsatta utvecklingen. Kalmar är en upplevelsestad med rikt kulturellt utbud. Konserter och teaterföreställningar ges året om och vi lyckas locka både sverigeelit och världsartister till vår region. Under en 10-årsperiod har omsättningen mångdubblats och sysselsättningen har hängt med. Vi kan konstatera att kommunens insatser har betalat sig och vi fortsätter våra satsningar på att göra hela Kalmar attraktivt året om. Vi ser också att samarbetet med näringslivet måste öka. Fler partners måste vara med om vi ska kunna behålla det utbud Kalmar erbjuder i dag och för fortsatt utveckling.

8 VISION OCH SYFTE VISION FÖR EVENEMANGSARBETET Kalmar ska vara en attraktiv kommun att arrangera i. Evenemangen ska bidra till att fler väljer Kalmar som destination och till en ökad livskvalitet och stolthet hos de boende i kommunen. Kalmar ska erbjuda ett brett, spännande och mångfacetterat evenemangsutbud spritt över hela året. SYFTE MED DENNA STRATEGI - Vara ett verktyg för att koordinera evenemangsfrågorna. - Förtydliga hur evenemangsarbetet organiseras och ansvarsfördelas. - Ligga till grund för vilka evenemang Kalmar ska prioritera och vara vägledande för vilka evenemangsarenor som ska utvecklas. - Samordna och optimera de personella och ekonomiska resurserna för evenemangsarbetet. STRATEGI FÖRHÅLLNINGSSÄTT I Kalmar kommun ska det vara enkelt att genomföra olika typer av evenemang genom god samverkan, tydliga strukturer och roller, god tillgänglighet och funktionella lösningar. - Bemötandet ska vara positivt och möjliggörande, informationen tydlig och handläggningen ska ske utan onödiga fördröjningar. - För smidig hantering, tidigt träffa tillståndsgruppen. - Den kommunala organisationen har en styrgrupp för evenemang. - Evenemangsarbetet ska ske i nära samverkan med föreningar, näringsliv, organisationer och förbund - lokalt, regionalt, nationellt och internationellt. - Kalmar ska arbeta med evenemangsvärderingar inför beslut vid nya evenemangsförfrågningar (se vidare under evenemangsvärdering och evenemangspyramiden). STÖDFORMER OCH RESURSER Utifrån fastställda kriterier kan arrangörer erhålla olika former av stöd. Här avses direkt ekonomiskt stöd, hjälp med marknadsföringsinsatser, subventionerad eller fri upplåtelse av lokaler, anläggningar och mark eller annat praktiskt stöd i form av tjänster eller tillhandahållande av material och utrustning. Berörda kommunala förvaltningar och bolag förfogar var för sig över olika resurser för att kunna stödja evenemangsarbetet.

9 ORGANISATION OCH ANSVAR KALMAR KOMMUN Kalmar kommuns nämnder, styrelser, bolag och förvaltningar ska verka för att evenemangsarbetet sker i enlighet med strategin. Detta genom att: - Aktivt arbeta för att samordna kommuns resurser på ett så effektivt sätt som möjligt. - Tillhandahålla en väl fungerade organisation, infrastruktur samt god service vid planering och genomförande av evenemang. Samhällsbyggnadskontoret/TME samordnar detta arbete. - Via tillståndsgruppen lotsa arrangörer och tidigt beskriva vad som krävs för att få nödvändiga tillstånd. - Ansvara för bokningar och drift av kommunens arenor. - I samarbete med Destination Kalmar AB utveckla verktyg som evenemangshandbok och arenabeskrivningar som underlättar för arrangörer. - I särskilda fall lämna evenemangsstöd vid strategiskt viktiga evenemang. - Kultur- och fritidsförvaltningen handlägger dessutom projektstöd som kan sökas till evenemang som arrangeras av föreningslivet. Förvaltningen är även arrangör och samordnare av olika evenemang.

10 4 DESTINATION KALMAR AB Destination Kalmar har den övergripande uppgiften, att i samarbete med näringslivet, utveckla, profilera och marknadsföra Kalmar som besöksmål. Bolaget ska även samordna och utveckla evenemangsutbudet i Kalmar genom att utveckla, värva, lotsa och i särskilda fall genomföra evenemang. - Destination Kalmar arbetar med Kalmars evenemangsutveckling. - Bolaget ska kommunicera och hålla evenemangsstrategin levande. - Vara första kontakt vid evenemangsförfrågningar samt lotsa och stödja evenemang av större karaktär. - Projektleda/vara medarrangör vid större evenemang som beslutats av kommunstyrelsen eller Destination Kalmar AB:s styrelse. - Aktivt värva evenemang som bidrar till att uppfylla evenemangsstrategins mål. I första hand nivå 3-5 i evenemangspyramiden. - Bidra med olika typer av stöd till strategiskt viktiga evenemang. FLER VIKTIGA PARTER Utöver Kalmar kommun med Destination Kalmar AB finns många viktiga aktörer som verkar för att utveckla Kalmar som evenemangskommun. Näringslivet, kulturinstitutioner, föreningar, Kalmar City, Kalmarsalen m.fl. som alla arbetar för att värva och genomföra evenemang.

11 ORGANISATION STYRGRUPP En strategisk evenemangsgrupp med representanter från Destination Kalmar, serviceförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret, kommunledningskontoret och kultur- och fritidsförvaltningen träffas regelbundet för att säkerställa smidig hantering och handläggning av evenemangen. Evenemangsstrategin är styrande för gruppens arbete. Berörda kommunala nämnder och bolagsstyrelser ska utifrån sina respektive uppdrag aktiv verka för att förvaltningar och bolag agerar koordinerat. Gruppen kan även besluta om ekonomiskt stöd och övriga resurser. PLANERINGSGRUPP En arbetsgrupp med fokus på det praktiska genomförandet av de olika evenemangen i kommunen med TME (samhällsbyggnadskontoret), Destination Kalmar, kultur- och fritidsförvaltningen, serviceförvaltningen och kommunikationsenheten. Gruppen träffas regelbundet och hanterar aktuella arenafrågor, resursbehov, logistik m.m. GENOMFÖRANDEGRUPP Är ett forum för avstämning med utförare av olika tjänster vid evenemang. Gruppen planerar de direkta arbetsinsatserna och består av TME, Destination Kalmar, kultur- och fritidsförvaltningen, Kalmar Energi, serviceförvaltningens produktions och IT-avdelning mfl. TILLSTÅNDSGRUPP I Kalmar finns också en särskild tillståndsgrupp som hanterar tillstånds- och säkerhetsfrågor runt evenemangen. Gruppen träffas varje månad för att gemensamt träffa arrangörer och diskutera nödvändiga tillståndsfrågor. Tillståndgruppen består av representanter från polis, brandkår, samhällsbyggnadskontorets bygglovs-, TME och miljöenhet, kultur- och fritidsförvaltningen, socialförvaltningen och Destination Kalmar AB.

12 5. STORA NATIONELLA OCH INTERNATIONELLA Ex. EM, VM, kongresser, UEFA Dam- EM (engångstillfällen) 4. NATIONELLA OCH INTERNATIONELLA Ex. SM, landskamper, Ironman, stora & unika konserter 3. STÖRRE REGIONALA OCH MINDRE NATIONELLA Ex. Kalmar Stadsfest, Kalmar FF:s hemmamatcher. 2. STÖRRE LOKALA OCH REGIONALA Ex. Ljus på kultur, Kalmarsund Pride, Kalmarmilen, Nattloppet. 1. LOKALA Ex. Marknader, hemmamatcher i lägre divisioner, författarbesök, mindre konserter. EVENEMANGSPYRAMIDEN Evenemangspyramiden är ett sätt att identifiera och kategorisera kommunens olika typer av evenemang. Ingen nivå ska ses som viktigare än någon annan utan modellen är ett sätt beskriva evenemangens olika förutsättningar, vilka aktörer som arbetar med vad och vilka insatser som behövs. NIVÅ 1-2 utgör basen i kommunens evenemangsutbud. Här finns bredden av evenemang som genomförs regelbundet, bland dessa finns också evenemang som har potential att utvecklas till en högre nivå i pyramiden om projektägaren så vill. Ett sådant utvecklingsarbete kräver såklart tydliga mål och strategier och förutsätter ofta en bred samverkan av mellan olika aktörer. Evenemangen på nivå 1-2 hanteras i första hand av kultur- och fritidsförvaltningen. EVENEMANG PÅ NIVÅ 3-5 innebär en oftast ett långsiktigt och målmedvetet arbete med tydliga strategier och bred samverkan. Satsningar på denna nivå kan både vara initierade av någon av Kalmars egna aktörer eller som ett resultat av ett aktivt värvande av ett evenemang och hanteras normalt av Destination Kalmar AB.

13 NIVÅ 1 LOKALA Här finns alla de evenemang som framförallt arrangeras av det lokala idrotts- och kulturlivet. Det kan vara konserter, hemmamatcher i lägre divisioner, teaterföreställningar, författarbesök, företagsevent, marknader m.m. Ansvaret på genomförandet ligger oftast helt på arrangören själv. Evenemangen är ofta återkommande och drivs med en enklare strukturer. NIVÅ 2 STÖRRE LOKALA OCH REGIONALA (OFTAST ÅTERKOMMANDE EVENEMANG) Bland dessa evenemang finns större lokala festivaler, viktiga näringslivsevenemang och hemmamatcher i de lite högre divisionerna. Planering och genomförande kräver oftast en samverkan mellan olika parter. Evenemangen innebär ett långsiktigt planerande och en tydlig ansvars- och arbetsfördelning. Exempel på evenemang på nivå 2 är kulturfestivalen Ljus på kultur, Kalmarsund Pride och Nattloppet. NIVÅ 3 STÖRRE REGIONALA OCH MEDELSTORA NATIONELLA På denna nivå finns både större konserter och shower såväl som etablerade cuper, tävlingar och derbyn. Arbetet präglas samarbete och tydlig organisation med professionella aktörer inblandade. Hit räknas evenemang som Kalmar stadsfest och Kalmar FF:s hemma matcher. NIVÅ 4 NATIONELLA OCH INTERNATIONELLA Här finns evenemang som svenska och nordiska mästerskap, landskamper, stora konserter, shower och föreställningar. Denna typ av evenemang kräver ofta ett aktivt värvningsarbete av Destination Kalmar AB och/eller annan aktör. Evenemangen kan komma att behöva extra stöd och resurser från kommunen. Exempel på evenemang på denna nivå är Iron Man samt stora och unika konserter/föreställningar. NIVÅ 5 STORA OCH INTERNATIONELLA (ENGÅNGSTILLFÄLLEN) På nivå fem finns de riktigt stora evenemangen som är viktiga för att stärka stadens och regionens attraktionskraft och varumärke. Hit räknas europamästerskap, världsmästerskap, forskningssymposier och stora internationella kulturevenemang. Evenemangen kräver ett långsiktigt arbete med värvning och planering och genomförandet innebär bred samverkan och delaktighet. Arbetet kan ledas av Destination Kalmar eller annan aktör. Kommunen spelar en viktig roll i denna typ av evenemang med evenemangsbidrag och övriga resurser från berörda förvaltningar. UEFA Dam-EM som Kalmar var värdstad för 2013 räknas till nivå 5.

14 VERKTYG VID EVENEMANGSPLANERING Alla evenemang ger vinster till en mängd intressenter. Vid ett lyckat arrangemang är värdet av vinsterna till och med långt större än vad det kostar att anordna och delta i evenemanget. Event Impact Calculator är ett prognosverktyg som sammanställer ett evenemangs påverkan på ekonomiska, miljömässiga och sociala faktorer. Siffrorna matas in i fem enkla steg och sammanställs till en rapport färdig att användas som ett verktyg inför beslut om kommunen/arrangören ska satsa på ett evenemang eller inte. Event Impact Calculator är framtagen av Riksidrottsförbundet och Göteborg & Co på uppdrag av Vinona.

15 UPPFÖLJNING En viktig del i att utveckla en framgångsrik evenemangskommun består i att ta fram relevanta underlag vad de olika evenemangen generar vad gäller samhällseffekter (ekonomiska, sociala och miljömässiga). Dessa ska förmedlas och kommuniceras och ge förutsättningar för kloka och långsiktiga beslut kring den fortsatta inriktningen av evenemangsarbetarbetet. DE OLIKA EVENEMANGEN KAN UTVÄRDERAS GENOM ATT TEX: - Mäta antalet besökare. - Mäta antalet gästnätter. - Mäta antalet deltagare. - Mäta evenemangets påverkan på miljön. - Genomföra attitydundersökningar och varumärkesuppföljning. - Redovisa vilka sidoeffekter evenemanget har gett före, under och efter.

16 Pär Israelsson Projektledare Evenemang Johan Göransson Projektledare Idrottsturism/Evenemang

17 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Patrik Ohlsson SFN 2017/ Servicenämnden Delårsuppföljning och prognos augusti Servicenämnden Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsuppföljning, prognos och måluppföljning efter augusti, och överlämna den till kommunstyrelsen. Bakgrund Enligt anvisningarna för ekonomi- och verksamhetsuppföljning ska servicenämnden lämna en uppföljning och prognos efter andra tertialet till kommunstyrelsen. Benny Wennberg Förvaltningschef Patrik Ohlsson Ekonom Bilagor Delårsuppföljning och prognos - augusti - Servicenämnden Uppföljning intern kontroll Uppföljningsrapport verksamhetsplan Serviceförvaltningen Administration Tel vx Fax patrik.ohlsson@kalmar.se

18 Delårsuppföljning och prognos Augusti Servicenämnden

19 Innehåll Verksamhetsmål 3 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 4 Central ledning och administration 4 Gata och park 4 Kost 4 Lokaler och lokalvård 5 Transport 5 Upphandling 5 Kvalitet i verksamheten 6 Synpunktshantering 6 Personalredovisning 7 Tillsvidareanställda 7 Sjukfrånvaro 7 Kompetensutveckling 8 Rekrytering 8 Driftsredovisning 9 Utfall och prognos 9 Investeringsredovisning 10 Utfall och prognos 10 Bilagor 11 Uppföljningsrapport verksamhetsmål 11 Uppföljningsrapport intern kontroll 11

20 Verksamhetsmål Måluppfyllelse Uppfyllda/ Klara Positiv trend/ Pågående Oförändrad eller negativ trend/ Ej påbörjat Totalt Nämndsmål 4 (20 %) 7 (35 %) 9 (45 %) 20 Aktiviteter * Uppdrag * Förvaltningen har inte aktiviteter på förvaltningsövergripande nivå; dessa återfinns på verksamhets- och enhetsnivå. Bland de mål som har bedömts som Oförändrad eller negativ trend/ Ej påbörjat finns tre mål som mäts först under tertial 3. 3

21 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar Central ledning och administration Serviceförvaltningens ledningsgrupp har under året jobbat med vision 2025 och hur förvaltningen ska möta de stora utmaningarna som en stor befolkningsökning medför. Ytterligare invånare kräver bland annat cirka kvadratmeter i lokaler för förskola, skola, äldreomsorg och fritidsverksamheter. En centralisering av HR, löner och kommunikation till kommunledningskontoret har inneburit ett större tryck på serviceförvaltningens administration. Projekten inom kustmiljö fortsätter att få bidrag till olika åtgärder för att främja en god vattenstatus i både våra vattendrag och i Kalmarsund. Projektet Levande vattendrag har fått cirka 2 mnkr för att restaurera Ljungbyån, Halltorpsån och Hagbyån genom att återskapa livsmiljöer för fisk, insekter och fåglar som gått förlorade på grund av människans påverkan. Projektet Giftfria trädgårdar har genomförts. Målet med projektet var att ska skapa opinion som höjer kunskapsnivån hos konsumenterna för att på så sätt långsiktigt påverka handeln att intressera sig av att sälja alternativa produkter så att det blir lätt att hitta rätt. Under andra tertialet har serviceförvaltningen tagit över EU-projektet LifeSURE. Projektet går ut på att ta upp m3 sediment ska fram till och med 2021 tas upp i Malmfjärden för att visa hur man på ett hållbart sätt kan återställa den ekologiska statusen i vattnet. Gata och park Stormen och översvämningen i början av januari har inneburit stora reparationer vilket medför kostnader för förvaltningen, mest på grund av att många bryggor, landfästen och stränder tog skada. Bryggan och upprustningen av badplatsen i Vita sand invigdes den 11 juni. Driftsnivån inom park- och fritidsverksamheten kräver ett 30-tal medarbetare via arbetsmarknadsåtgärder. På grund av minskat utbud av arbetsmarknadsåtgärder är antalet 2017 cirka hälften, vilket märkbart har sänkt servicenivån inom åtgärder som städning och bekämpning av ogräs. Den höga investeringstakten bidrar även till försenade åtaganden inom drift. Ogräsbekämpning utmed våra gator har blivit en svårhanterad situation utifrån nuvarande metoder. Under sensommaren testas en maskin för att effektivisera ogräsbekämpningen. Kost Beslut i slutet av 2016 angående utbyte av smörgåsmargarin innebär ökade kostnader för verksamheten under Ytterligare merkostnader följs av beslutet eftersom andelen av omättade fetter i övriga livsmedel behöver ökas. Kostverksamheten har fått ökade kostnader under 2017 på grund av en kraftig prishöjning på mejeriprodukter. Nytt grossistavtal ska tecknas under hösten vilket i normalfallet ger lägre livsmedelspriser. Indikationer finns på att det inte blir så denna gång. En ökning av barn och elever i kombination med försenade byggprojekt kommer under året innebära paviljonglösningar. Detta är fördyrande för kostverksamheten då det innebär ökade transportkostnader och ett ineffektivt arbettsätt där kökspersonal får springa till flera olika enheter för att servera få portioner. För att möta prisökningarna på livsmedel minskas bland annat antalet dagar då helt kött serveras till förmån för fler dagar då populära köttfärsrätter serveras. Detta sammanfaller med önskemål som har framkommit i vårens kundundersökning där eleverna önskat mer färsrätter. 4

22 Kost omsorg har under våren börjat erbjuda matgäster som besöker restaurangerna på Stensberg och Oxhagshemmet att köpa alkohol i form av vin eller öl till måltiden. Uppföljningen efter 3 månader visar att det inte finns några hinder att fortsätta med det samt att en utökning av försäljning av spritdrycker vid valda tillfällen kan ske. Lokaler och lokalvård Kalmars nya brandstation är klar och verksamheten har flyttat in. Byggnaden är tekniskt komplex och kräver hög närvaro och tillsyn för att upprätthålla funktionen. Ett omfattande renoveringsprojekt är igång i Lindsdals sporthall och fritidsgård. Ytterligare en totalrenovering är uppstartad i Rockneby i gott samråd med skolan som utrymt hela byggnaden. Byggstart har skett för om- och tillbyggnad av Halltorpsskolan och Hagbyskolan. Projektering pågår för nybyggnad av förskola, skola, kök och matsal på Djurängsskolan. Beräknad byggstart är vid årsskiftet. Även Falkenbergsskolan får nya lokaler då det befintliga hus 10 ska ersättas. Bygglovet är överklagat varför exakt datum för byggstart är osäkert. Ett hårt tryck på marknadens aktörer i byggbranschen påverkar tidplaner för bland annat ny förskola i Lindsdal. Inför höstens skolstart har Kalmarsunds-, Funkabo- och Lindsdalsskolan drabbats av skadegörelse. Lokalvården har under året tecknat nya kontrakt gällande bland annat brandstationen, Ekonomi- och Lönecenter samt ökat öppethållande i Kalmar sportcenter. Transport Transportcentralen försöker även fortsättningsvis att påverka Kalmar kommuns förvaltningar att välja fordon med el, biogas eller laddhybrid när det är dags för nya/uppdaterade leasingavtal. I december 2016 installerade kommunen sin första HVO(biodiesel)pumpen som under 2017 har testats främst av serviceförvaltningens fordon och i utvalda delar av entreprenadmaskinerna. Upphandling Kostnaderna för köp av juristhjälp har ökat i och med att nya lagen om offentlig upphandling (LOU) infördes vid årsskiftet Det har även skett en ökning av antalet överprövningar i början på året. 5

23 Kvalitet i verksamheten Synpunktshantering Under de två första tertialen har 61 synpunkter inkommit till serviceförvaltningen ( 2016: 147). TME:s flytt till Samhällsbyggnadskontoret är en orsak till minskningen då de har stått för cirka en tredjedel av förvaltningens synpunkter. Synpunkterna fördelades enligt följande: 3 avvikelser, 36 klagomål, 16 förbättringsförslag och 6 beröm. 56 av synpunktern var från allmänheten och 5 från interna. 25 från kvinnor och 29 från män, 7 har inte angivet kön. Det noteras att samtliga 6 beröm har inkommit från kvinnor. 14 av dessa synpunkter berör enhet gata och då främst inom snöröjning/sandsopning. Enheten arbetar ständigt för att förbättra denna verksamhet samtidigt som det inom dessa områden är väldigt svårt att tillgodose samtliga behov. 6

24 Personalredovisning Tillsvidareanställda Personalstruktur 31 Aug Tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Antal Årsarbetare 274,5 214,8 489,3 265,1 213,3 478,4 Genomsnitt sysselsättningsgrad i % 95,0 98,6 96,5 94,7 98,7 96,4 Andel heltider i % 79,6 95,0 86,2 77,1 94,4 84,7 Medelålder 48,1 47,2 47,7 48,1 47,7 47,9 Personalomsättning i % 1,1 3,7 2,2 0,4 1,8 1,0 Vid augusti månads slut fanns 507 tillsvidareanställda i serviceförvaltningen varav 289 kvinnor (57 procent) och 218 män (43 procent). Det innebär en ökning på totalt två personer från årsskiftet. För tillsvidareanställda var medelåldern 48,1 år för kvinnor och 47,2 år för män. Genomsnittlig sysselsättningsgrad var 96,5 procent, vilket var något högre än vid årsskiftet (96,2 procent) för samtliga tillsvidareanställda (95,0 procent för kvinnor och 98,6 procent för män). Personalomsättningen till och med augusti var 2,2 procent. Antal Kvinnor Åldersfördelning <= 29 år år år år år Män Sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro i % av ordinare arbetad tid tom 31 juli Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt år 2,5 1,7 2,2 3,8 3,9 3, år 4,3 3,4 3,9 5,0 2,5 3, år 6,8 4,4 5,7 7,2 4,4 5,9 Totalt 5,3 3,7 4,6 5,9 3,6 4,9 Sjukfrånvaron till och med juli 2017 landade på 4,6 procent på förvaltningen (kvinnor 5,3 procent, män 3,7 procent). Detta innebär en minskning jämfört med motsvarande period föregående år (4,9 procent). Serviceförvaltningen kommer fortsätta fokusera på att hålla sjukfrånvaron på en låg nivå och arbeta 7

25 förebyggande och hälsofrämjande. För att uppnå hälsofrämjande arbetsplatser arbetar förvaltningen bland annat vidare med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kompetensutveckling I maj anordnade förvaltningen en chefsdag. Cheferna har även gått en halvdagsutbildning inom fördjupad hbtq-kunskap och fick då bland annat verktyg för att kunna arbeta vidare med ämnet på APT. Förvaltningens personal har även deltagit i både externa utbildningar, konferenser samt i kommunens interna utbildningar utifrån behov. Rekrytering Rekrytering av nya medarbetare inom specifika områden, exempelvis ingenjörer, spetskompetens inom upphandling, IT-personal samt kockar fortsätter att vara en utmaning. Detta beror främst på den rådande arbetskraftsbristen inom dessa yrken. 8

26 Driftsredovisning Utfall och prognos Driftsredovisning 2017 Tkr Budget Utfall Prognos Skillnad Verksamhet aug Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Summa Efter andra tertialet visar prognosen för serviceförvaltningen ett resultat på +300 tkr. Central ledning och administration redovisar ett överskott på 450 tkr till stor del på partiella föräldraledigheter, men även beroende på minskade övriga kostnader såsom IT och telefoni. Verksamheten för gata och park redovisar en prognos på -1 mnkr. Bedömningen är att stormen och översvämningen i början av januari har gett merkostnaderna för verksamheten på cirka 1 mnkr. Från och med 2017 ska serviceförvaltningen betala en dagvattenavgift till Kalmar Vatten för bortledning av dagvatten från allmänna platser och gator. Avgiften beräknas bli cirka 650 tkr för 2017 vilket inte är medräknat i budget. Kommunens höga investeringstakt gör att resurser avsedda för drift läggs på projekt. Detta hjälper upp det prognostiserade minusresultatet. Kostverksamheten redovisar totalt ett positivt resultat på 750 tkr. Beslutet i slutet av 2016 angående utbyte av smörgåsmargarin innebär en ökad kostnad på cirka 500 tkr för kost skolas verksamhet. Ytterligare en följd av beslutet är att andelen omättade fetter behöver ökas i matsedeln, vilket innebär merkostnader på cirka 1,4 mnkr. En omföring i budget 2017 mellan kostverksamheterna (kost omsorg och kost skola) på 1,7 mnkr täcker stora delar av kostnadsökningen som detta beslut medför. Detta möjliggjordes tack vare minskade personalkostnader och ökad försäljning inom omsorgsverksamheten. De ökade grönsakspriserna beroende på vädersituationen vid Medelhavet i början av året samt en prishöjning under våren på i snitt 10 procent på mejeriprodukter kan dock innebära att det blir svårt för kost skola att hålla budget. För att möta prisökningarna på livsmedel minskas bland annat antalet dagar då helt kött serveras till förmån för fler dagar då populära köttfärsrätter serveras. Kost skola prognostiserar därmed ett nollresultat. För kost omsorg kompenseras de högre livsmedelspriserna av lägre personal- och mattransportkostnader än budgeterat och beräknas ge ett positivt resultat på 750 tkr. Upphandling prognostiserar ett överskott på 100 tkr beroende på högre intäkter än budgeterat, bland annat på grund av sålda utbildningar gällande ändringar i LOU. Kalmar kommun kommer under 2017 att införa komponentredovisning i anläggningsregistret. Detta innebär fler detaljer i anläggningsregistret samt att avskrivningar anpassas efter verklig livslängd. Följden kommer att innebära en omfördelning av kostnader från drift till investering. Det kommer även medföra förändringar av kapitalkostnaderna. Eventuella avvikelser orsakade av principförändringen kommer att tas centralt hos kommunen. 9

27 Investeringsredovisning Utfall och prognos Investeringsredovisning 2017 Tkr Budget Utfall Prognos Skillnad Verksamhet aug Central ledning och administration Centralförråd IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Summa Serviceförvaltningen har fått i uppdrag att köpa in kopiatorer samt kaffe- och vattenautomater i Kalmar kommun allt eftersom leasingavtalen löper ut. Investeringarna redovisas på centralförrådet och beräknas hamna på 3,4 mnkr för Transport har ökat sitt investeringsbehov 2017 på grund av ändringar i investeringsplanen. Förändringarna innefattar att en traktor, en hjullastare och en lastbil tidigareläggs samt att verksamheten utökar med en lastbil och ett släp. En spolbil och en lastbil som beräknades levereras under 2016 har senarelagts. Detta sammantaget bidrar till ökningen på totalt 11,6 mnkr mot investeringsbudgetet. 10

28 Bilagor Uppföljningsrapport verksamhetsmål Uppföljningsrapport intern kontroll 11

29 Organisationsenhet: Servicenämnd Period: Augusti År: 2017 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Martina Adiels Balk, :47 1

30 EGNA VERKSAMHETSSPECIFIKA MÅL OCH AKTIVITETER Under denna rubrik kan förvaltningar och bolag lägga in egna mål och aktiviteter som man vill följa upp, och som saknar koppling till kommunfullmäktiges fokusområden och mål. Servicenämndens egna mål Under denna rubrik kan servicenämnden lägga in eventuella nämndsmål och aktiviteter som inte är kopplade till fullmäktigemålen. För att det arbete som redovisas under denna rubrik ska bli synliggjort i de centrala uppföljningarna bör man skriva in relevanta delar i kommentarerna under kommunfullmäktiges respektive fokusområde. X Nämndsmål - Anställningsprocessen Kartlägg automatisering av anställningsprocessen. Ytterligare planeringsmöten med verksamhet samt internt på IT genomförda. Kartläggning pågår. X Nämndsmål - Energianvändning nybyggnation Vid upphandling av nybyggnation ska det säkerställas att energianvändningen är 20 procent lägre än kraven enligt Boverkets byggregler (gällande 2016). Lindsdalsskolans två nya skolbyggnader i etapp 1 har utvärderats: Hus 08 var estimerat till en energiförbrukning av 68 kwh/kvm. Lagkravet sade 107 kwh/kvm. Utfallet visar på 70 kwh/kvm vilket får betecknas som ett gott utfall som når uppsatt mål. Hus 09 var estimerat till 74 kwh/kvm. Lagkravet sade 92 kwh/kvm. Här visar utfallet på en förbrukning av 101 kwh/kvm. Avvikelsen förklaras av att driftfunktioner påverkades då hus 10 byggdes till i etapp 2. Hus 10 är sammanbyggt med hus 09 i en andra etapp och då rubbas den befintliga anläggningen under byggtiden. X Nämndsmål - Kundnöjdhet IT Kundnöjdhet för IT ska ligga på minst 95 procent. På frågan "Hur nöjd är du med det arbete IT just utfört?" nås 89 procent nöjda kunder och på "Hur nöjd är du med IT:s bemötande?" är betyget 92 procent. Målet nås således inte. IT verksamheten ser fortfarande svårigheten att skilja på ITs leveranser och övriga IT-relaterade leveranser. X Nämndsmål - Kundnöjdhet kost omsorg Kundnöjdhet ska ligga på minst 90 procent för kost omsorg. Detta mål mäts under hösten X Nämndsmål - Kundnöjdhet kost skola Kundnöjdhet ska ligga på minst 75 procent för kost skola. Martina Adiels Balk, :47 2

31 72 procent av skolbarnen tycker maten smakar bra. En liten förbättring sedan föregående mätning men under målet på 75 procent. X Nämndsmål - Kvalitetsindex lokalvård Kvalitetsindex för beställd lokalvård ska ligga på minst 97 procent. Mätning för tertial 2 ger ett utfall på 96,3 procent. Något under målvärdet, men sammanlagt för året så ligger mätningen över mål. Antalet mätningar under tertial 2 var betydligt färre än för första tertialet, vilket är i linje med historiken. X Nämndsmål - Matsvinn Matsvinnet i skolmatsalarna ska vara lägre än föregående års siffra. Mätning av svinn av mat från tallrik mäts fyra gånger per år. Två gånger oannonserat och två gånger föranmält. En oanmäld mätning har skett under vecka 7 och en föranmäld mätning har skett vecka 17. Båda resultaten hamnade på 15 gram. Detta är i linje med fjolårets sammanvägda värde. X Nämndsmål - Minskad energianvändning Energianvändning avseende uppvärmning, el, och tappvarmvatten (kwh per kvadratmeter Atemp yta) ska minska med 20 procent från 2010 till 2017 med hjälp av energitjänsteprojektet. Projektet ligger totalt, ackumulerat, på kr under den garanterade besparingen ( kr). Uppföljningen innehåller nu 41 fastigheter. Elbesparingen presterar över den projekterade nivån med kr medan fjärrvärmen underpresterar med kr mot garanterat. Oljan sparar kr mer än projekterat och närvärmeverken underpresterar med kr jämfört med garanterad nivå. Besparingarna är fortfarande preliminära då alla verksamhetsförändringar ännu inte är inlagda. X Nämndsmål - Planering och implementering av nya IT-system Serviceförvaltningen ska vara med från start vid planering och implementering av samtliga nya IT-system till kommunal verksamhet. Inga systeminföranden som ej var med i verksamhetsplan har genomförts fram till 31 augusti. Detta beror förmodligen på att systeminföranden ej sker under semesterperiod. X Nämndsmål - Produktions verksamheter i SCB:s medborgarundersökning Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå ett genomsnittsbetyg på 6,5 av 10 avseende nedanstående områden: Tillgång till parker, grönområden och natur. Belysning av gång- och cykelvägar Martina Adiels Balk, :47 3

32 Underhåll och skötsel av gång- och cykelvägar Snöröjning av gång- och cykelvägar Belysning av gator och vägar Underhåll och skötsel av gator och vägar Snöröjning av gator och vägar Belysning i kommunens motionsspår Kommunens åtgärder mot klotter och annan skadegörelse Renhållning av parker och allmänna platser i din kommun Arbetet fortsätter med belysningen där kontinuerliga åtgärder på driftstörningar åtgärdas. Ett arbete med utbyte av kvicksilverlampor till LED belysning är påbörjat. Behovet av ny-/förbättrad belysning ses över. Underhållet av vägar samt gång/cykelvägar. 20 procent av kommunens vägar ses över årligen med hjälp av RoSY systemet samt att en beläggningsplan följs. Akuta åtgärder i vägarna görs vid behov. Snöröjning görs efter målbeskrivningen som ses över varje år. Klotter - löpande notering av klottret samt borttagning. Borttagning av kränkande klotter prioriteras. X Nämndsmål - Uppföljning ramavtal 25 procent av ramavtalen ska följas upp per år vad gäller kvalificeringskriterier. Totalt finns 228 ramavtal som ska följas upp, detta innebär uppföljning av 57 ramavtal per år. Under året har 16 av dessa följt upp, vilket medför att uppnått 33 procent av årets uppföljningar uppnåtts. Ytterligare 13 avtalsuppföljningar är påbörjade. Orsaker till att uppföljningen tar längre tid än förmodat är bland annat att de avtal som följts upp är stora och tidskrävande, till exempel utförare av omsorgsboende. En annan orsak till tidsåtgången är att nuvarande fakturasystem gör att det tar mycket lång tid att följa upp fakturor medan det för avtal som är inlagda i e-portal är mycket enklare att hantera. Nämndsuppdrag - Tillgänglighet kommunens lokaler Pågående Kommunens lokaler ska vara tillgängliga för alla. Förvaltningen ska till nämnden rapportera behovet av insatser och kontinuerligt avrapportera hur tillgängligheten utvidgas. Rådhusets tillgänglighet till plan två och tre har diskuterats med Länsstyrelsen. Rådhuset är ett byggnadsminne varför Länsstyrelsen ej är positiva till en hiss. Stensbergs handikappsplatser anpassas för att följa de korrekta måtten enligt gängse normer. Nämndsuppdrag - Cykelparkeringshus vid stationsområdet Ej påbörjad Serviceförvaltningen ska, genom cykelprojektet, driva frågan att bygga ett cykelparkeringshus vid stationsområdet. Ett cykelparkeringshus kan innehålla funktioner som bland annat möjlighet till laddning av elcyklar, uthyrning av barnvagnar och inlåsning av väskor. Cykelfrågor överflyttades från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under mars På grund av detta kommer ingen rapportering att ske på detta uppdrag. Nämndsuppdrag - Belöningssystem förslag Genomförd Förvaltningen får i uppdrag att införa belöningssystem som uppmärksammar nytänkande och goda förslag. Martina Adiels Balk, :47 4

33 Rutin "Belöningssystem inom serviceförvaltningen" togs i drift och information har getts till personalen. FOKUSOMRÅDE - ORDNING OCH REDA I EKONOMIN Kommunallagen slår fast att kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både lång och kort sikt. God ekonomisk hushållning har både ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Serviceförvaltningen strävar efter att kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet ska genomsyra allt arbete som sker i verksamheterna. Uppföljningar av budgetföljsamhet görs månatligen på verksamhetsnivå. Flera av verksamheterna använder även löneprognoser för att kunna följa lönerna detaljerat. Uppföljningar av timmar görs vid de verksamheter som finansieras via timdebitering. Genomlysning av förvaltningens verksamheter är under genomförande för att se vilken påverkan den väntade befolkningsökningen har fram till I detta arbetet tas förändringen i den demografiska försörjningsbördan upp och hur förvaltningens arbete kan effektiviseras för att möta denna förändring samt möjlighet att åstadkomma önskad höjning av ambitionsnivå. Fullmäktigemål - Investeringarna Investeringarna ska självfinansieras till minst 50 procent över en rullande femårsperiod. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Nettokostnaderna Nettokostnaderna ska begränsas till högst 99 procent av skatteintäkter, generella statsbidrag och kommunal utjämning över en rullande femårsperiod. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Se nämndsmål "Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet" X Nämndsmål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Serviceförvaltningens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt Uppföljningar av budgetföljsamhet görs månatligen på verksamhetsnivå. Flera av verksamheterna använder även löneprognoser för att kunna följa lönerna detaljerat. Uppföljningar av timmar görs vid de verksamheter som finansieras via timdebitering. Förvaltningen strävar efter att kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet ska genomsyra allt arbete som sker i verksamheterna. För de verksamheter där det finns nyckeltal och jämförelser i Kolada används dessa. Eftersom serviceförvaltningens verksamheter till stor del består av intern service saknas nyckeltal för dessa i Kolada. Istället används då nyckeltal som finns specifikt för den branschen, till exempel Repab för lokalvård. Där det finns liknande externa leverantörer görs jämförelser vad gäller exempelvis pris. Årliga undersökningar görs inom flera av verksamheterna när det gäller kundnöjdhet. Nyckeltalen redovisas i årsrapporten. Den samlade bedömningen efter andra tertialet är att nämnden har god budgetföljsamhet och att resurserna används på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Martina Adiels Balk, :47 5

34 Uppdrag - Hyresupphandling simhall Pågående Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med servicenämnden pröva hyresupphandling som alternativ till att bygga ny simhall i egen regi. Detaljplanearbete uppstartat i Snurrom. Volymskiss baserat på reviderat funktionsprogram beställt för att ge en indikation på anläggningens storlek och kostnad. FOKUSOMRÅDE - ETT GRÖNARE KALMAR Kommunens miljöbokslut för 2015 visade på att Kalmar är en av Sveriges grönaste städer. Vi har under flera år tagit stora steg för ett bättre klimat- och miljöarbete. Kalmar ska fortsätta ligga i framkant och vårt arbete ska präglas av konkreta insatser som ger effekt både på kort och lång sikt. Vi tar vårt ansvar och visar vägen i miljöarbetet med utgångspunkt från de nationella miljökvalitetsmålen. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Serviceförvaltningens arbete bidrar inom en rad områden till fokusområdet "ett grönare Kalmar". Samlastningscentralen bidrar till att minska antalet transporter. Transportcentralen arbetar för att kommunens leasingfordon ska drivas med el, biogas eller laddhybrid samt att dubbfria däck ska användas i största möjliga utsträckning. Transportcentralens fordon samt utvalda entreprenadmaskiner använder nu enbart HVO (HVO är en syntetisk diesel som framställs av förnybara råvaror) som drivmedel. Med anledning av en omdefiniering av begreppet "närproducerat" så är det oklart om målet kring ekologisk och närproducerad kost kommer att uppnås under året. Kalmar kommun har inom projektsamarbetet Race For The Baltic tagit fram en åtgärdsplan som ska reducera årligt utsläpp med 3 ton fosfor per år och 50 ton kväve per år. Serviceförvaltningens del är 2 ton fosfor och 27 ton kväve, genom åtgärder inom jordbruket, anläggande av våtmarker, restaurering av Surrebäckens utlopp och skörd av musslor. För att genomföra åtgärderna krävs finansiering och erforderliga tillstånd vilket beräknas ta flera år. Kalmars arbete har ett tydligt underifrånperspektiv och det finns en stor styrka i det lokala och ideella engagemanget från de nyetablerade vattenråden och kustmiljögrupperna. Life Sure projektet uppstartat. Innebär ett omhändertagande av bottensediment i Malmfjärden. Projektet löper på fyra år. Kalmar sportcenters solcellsanläggning är i drift och har fram till augusti producerat kwh (energi till en mindre villa). Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Cykelfrågor överflyttades från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under mars På grund av detta kommer ingen rapportering att ske på detta mål. X Nämndsmål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Cykelfrågor överflyttades från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under mars På grund av detta kommer ingen rapportering att ske på detta mål. Fullmäktigemål - Ekologisk och närproducerad mat Andelen ekologisk och närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 70 procent år 2020, varav cirka 30 procent ska vara ekologiskt. Martina Adiels Balk, :47 6

35 Se nämndsmål "ekologisk och närproducerad mat". X Nämndsmål - Ekologisk fruktstund Andelen ekologisk frukt i skola och förskola ska uppgå till 40 procent Under förstå halvåret 2017 har 29 procent av frukten som köpts in varit ekologisk. Målet kommer inte att uppnås under året. Huvudorsak är bristande ekonomi, men även något lägre kvalitet på vissa ekologiska frukter gör att konventionell frukt beställs. X Nämndsmål - Ekologisk och närproducerad mat Andelen ekologisk eller närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 58 procent år 2017 Ingen rapportering för tertial 2 på grund av pågående revidering av begreppet "närproducerat". Fullmäktigemål - Fossilbränslefri kommun Kalmar kommun ska vara en fossilbränslefri kommun år Se nämndsmål "hållbara transporter" samt "ersätta diesel med HVO". X Nämndsmål - Ersätta diesel med HVO Diesel ska ersättas med HVO för transportcentralens fordon och utvalda delar av entreprenadmaskiner under Målet uppnått då transportcentralens fordon samt de utvalda entreprenadmaskinerna använder nu enbart HVO som drivmedel. X Nämndsmål - Hållbara transporter För att få hållbara transporter ska andelen fordon fördubblas med el, biogas eller laddhybrid i transportcentralens leasingflotta från 60 till 120 till utgången av Målet om dubblering uppnåddes under tertial 1. Antalet el- eller gasfordon är vid denna mätning uppe i 134 vilket innebär en ökning under tertial 2 med 12. Fullmäktigemål - Klimatneutrala resor och godstransporter År 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. Se nämndsmål "hållbara transporter" samt "ersätta diesel med HVO". Fullmäktigemål - Kollektivtrafiken Resandet med kollektivtrafiken ska årligen öka. Martina Adiels Balk, :47 7

36 Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Solcellsanläggningar 2018 ska det finnas 25 solcellsanläggningar på kommunens byggnader. X Nämndsmål - Solcellsanläggningar 2018 ska det finnas 25 solcellsanläggningar på kommunens byggnader. Kalmar sportcenters solcellsanläggning är i drift och har fram till augusti producerat kwh (energi till en mindre villa). Fullmäktigemål - Vatten Våra vattendrag och Kalmarsund ska successivt uppnå god status. Se nämndsmål "vatten". X Nämndsmål - Vatten Våra vattendrag och Kalmarsund ska successivt uppnå god status. Kalmar kommun har inom projektsamarbetet Race For The Baltic tagit fram en åtgärdsplan som ska reducera årligt utsläpp med 3 ton fosfor per år och 50 ton kväve per år. Serviceförvaltningens del är 2 ton fosfor och 27 ton kväve, genom åtgärder inom jordbruket, anläggande av våtmarker, restaurering av Surrebäckens utlopp och skörd av musslor. För att genomföra åtgärderna krävs finansiering och erforderliga tillstånd vilket beräknas ta flera år. För att klara målet 2021 behövs dessutom en långsiktig planering tillsammans med Kalmar vatten och Samhällsbyggnadskontoret om hur resterande utsläppsminskning på 4 ton fosfor och 22 ton kväve ska genomföras. Kalmars arbete har ett tydligt underifrånperspektiv och det finns en stor styrka i det lokala och ideella engagemanget från de nyetablerade vattenråden och kustmiljögrupperna. Under andra tertial 2017 har följande skett: Musselskörd: Kalmar kommun har genom samarbete med Vattenbrukscentrum ost tillsatt en konsult som formulerar bransch-riktlinjer för fodermusselodlare i Östersjön. Det är viktigt att sådana riktlinjer finns för att primärproducenten ska kunna garantera en säker produkt. För att lyckas med åtagandet enligt kommunens åtgärdsplan krävs att årlig skörd av musslor från Kalmar kommuns kustvatten ökar från nuvarande kapacitet på 10 ton per år till 110 ton per år En sådan ökning skulle kräva en uppskalning från nuvarande 4 odlingsenheter på 100 m till 44 odlingsenheter. Kalmar och Borgholms kommuner samarbetar med SLU, Region Östergötland och företaget Musselfeed AB för att finna avsättning för skördade musslor. Övrigt: Ett antal biotopvårdsprojekt pågår för att genomföra biotopvård i Ljungbyån, Hagbyån, Halltorpsån och Snärjebäcken, med stöd av olika externa finansiärer. Kommunikationskampanj tillsammans med vattenråden om Giftfria Trädgårdar Arbetet med LOVA-projektet för vattenåtgärder kring Törnebybäcken, skolprojektet Vattendetektiver (som numera får stöd från SydostLeader), samt samordning av vattenråden och Kalmarsundskommissionen har fortsatt. Life Sure projektet uppstartat. Innebär ett omhändertagande av bottensediment i Malmfjärden. Projektet löper på fyra år. Uppdrag - Kalmar cykelstad Ej påbörjad Samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden får i uppdrag att fortsätta projektet Kalmar cykelstad. Uppdraget förlängs fram till och med Martina Adiels Balk, :47 8

37 Cykelprojekt övergick från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under tertial 1. Serviceförvaltningen utför nu endast arbete kring cykelfrågor på uppdrag från samhällsbyggnadskontoret. Uppdrag - Giftfri miljö i förskolor och skolor Genomförd Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att tillsammans med barn- och ungdomsnämnden, Södermöre kommundelsnämnd och servicenämnden ta fram en plan för hur, samt också starta med att fasa ut farliga ämnen i förskole- och skolmiljöer för att skapa en sådan giftfri miljö som möjligt. Handlingsplan är framtagen och remiss har behandlats och besvarats i servicenämnd Handlingsplanen gick sedan på återremiss på fullmäktigemöte. Nytt beslut förväntas tas i Samhällsbyggnadsnämnden. Serviceförvaltningens del i uppdraget att ta fram handlingsplan bedöms som genomförd. Uppdrag - Upphandlingspolicy och uppförandekod Pågående Kommunstyrelsen tillsammans med servicenämnden får i uppdrag att göra en översyn av nuvarande upphandlingspolicy och uppförandekod. Arbetet fortgår och planeras vara klart i höst. Intervjuer med personal som arbetar med upphandling inom kommun och bolag har genomförts. FOKUSOMRÅDE - ETT VÄXANDE ATTRAKTIVT KALMAR Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Uttalande tillagt i Ändringar i Verksamhetsplan med budget 2017 och ekonomisk planering : Vi gör nu en paus i vårt deltagande som Fairtrade City. Vi fortsätter att arbeta med frågor om Fairtrade som en del av kommunens arbete med att ta ännu större socialt och etiskt ansvar i frågor gällande upphandling av varor och tjänster. Serviceförvaltningens arbete är en del i att skapa ett attraktivt Kalmar. Förvaltningens arbete inom park- och fritidsverksamhet bidrar till att göra kommunen till ett attraktivt besöksmål. Underhållsarbete på fritids- och kulturanläggningar såsom till exempel badplatser, vandringsleder, sportanläggningar och utomhusscener bidrar till att skapa ett rikt fritids- och kulturutbud. Gatuverksamheten arbetar med upprustning av vägar och cykelvägar. Förvaltningen deltar även i tillgänglighetsarbetet. Arbete med åtgärder för att förbättra trygghetskänslan hos kommunens innevånare genomförs, bland annat genom årlig siktröjning vid motionsspåren och förbättrad belysning på mörka platser. Fullmäktigemål - Arbetslösheten Kalmar ska ha lägre arbetslöshet än riket och våra jämförelsekommuner. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Bostadsplanering Till och med 2018 ska Kalmar planera för 2500 bostäder, varav 300 småhus. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Företagsklimat Martina Adiels Balk, :47 9

38 I och med Kalmar kommuns satsning på "Förenkla helt enkelt" så ska Nöjd-Kund-Index (NKI) i SKL:s mätning avseende företagsklimatet årligen öka. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Trygg residenskommun Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun. Se nämndsmål "Trygg residenskommun". X Nämndsmål - Trygg residenskommun I Statistiska centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå värdet 6,5 av 10 på frågan Hur tryggt och säkert kan du vistas utomhus på kvällar och nätter? Produktionsverksamheten arbetar bland annat med årlig siktröjning på motionsspåren samt förbättrad belysning på mörka platser för att få en tryggare kommun. Hur detta kommer att påverka kommuninvånarnas trygghetskänsla kan dock inte ses förrän statistiska centralbyråns mätningar görs under hösten Fullmäktigemål - UF-företagare År 2017 ska 30 procent av gymnasieeleverna prova att vara UF-företagare. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Uppdrag - Bullervall i Djurängen Pågående Samhällsbyggnadsnämnden (tidigare Servicenämnden) får i uppdrag att anlägga en bullervall i Djurängen. Detta för att dämpa bullret från Ölandsleden. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta uppdrag. Byggnation pågår, samhällsbyggnadskontoret projektleder. Uppdrag - Föreningarnas hus Pågående Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med kultur- och fritidsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden utreda förutsättningarna för en upprustning av Folkets Park med syfte att skapa ett "Föreningarnas hus" med pensionärsorganisationerna som bas. I uppdraget ingår också att utveckla området som park. Projektet leds av kommunledningskontoret där serviceförvaltningen är en av deltagarna i arbetsgruppen. FOKUSOMRÅDE - HÖG KVALITET I VÄLFÄRDEN I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Medborgare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Fokusområdets text i sin helhet finna att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Serviceförvaltningen bidrar till fokusområdets uppfyllande genom sitt arbete med lokalvård, kost och IT samt nybyggnation och underhåll av befintliga lokaler. Martina Adiels Balk, :47 10

39 Fullmäktigemål - Bästa skolkommun Kalmar ska bli en av Sveriges 30 bästa skolkommuner år (I SKL:s Öppna Jämförelser) Serviceförvaltningen hänvisar till de kvalitetsmätningar som genomförs inom verksamheterna lokalvård, kost och IT som redovisas under "egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Förvaltningens arbete med nybyggnation och underhåll av befintliga lokaler bidrar till målets uppfyllande. Fullmäktigemål - Bästa äldreomsorgskommun Kalmar ska bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år (I SKL:s Öppna Jämförelser) Serviceförvaltningen hänvisar till de kvalitetsmätningar som genomförs inom verksamhetenar lokalvård, kost och IT som redovisas under "egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Förvaltningens arbete med nybyggnation och underhåll av befintliga lokaler bidrar till målets uppfyllande. Fullmäktigemål - Hälsa och välbefinnande Skillnaderna i hälsa och välbefinnande mellan olika socioekonomiska grupper och olika delar av kommunen ska minska. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Uppdrag - Barn och ungas psykiska hälsa Ej påbörjad Alla nämnder får i uppdrag att utifrån välfärdsbokslutet arbeta med att förbättra barn och ungas psykiska hälsa. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta uppdrag. FOKUSOMRÅDE - VERKSAMHET OCH MEDARBETARE Kalmar kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare och ett föredöme. Vi eftersträvar en trygg arbetsmiljö där människor trivs och känner sig delaktiga. För att klara av detta behöver vi samverka inom kommunen och samarbeta externt med andra kommuner för att utveckla kompetensen och organisationen. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Serviceförvaltningens sjukfrånvaro ligger generellt lägre än den totala siffran för Kalmar kommun och några särskilda åtgärder har därför inte vidtagits. Projektet "Ett lyft för serviceförvaltningen" som genomförts tillsammans med Centrum för idrott och hälsa har avslutats under tertial 2. Resultatet av Linneuniversitetets studie baserad på projektet kommer att redovisas i förvaltningens ledningsgrupp under hösten. Nyanställningar i förvaltningen görs med anställningsgrad 100 procent. Jämställdhetsarbetet utför via förvaltningens process "Plan för lika rättigheter och möjligheter". Verksamheterna gör kartläggningar och åtgärdsprogram tas fram. Fullmäktigemål - Heltid som norm Vid nyanställning ska heltid vara norm. Samtliga nyanställningar i förvaltningen under tertial 2 har varit med anställningsgrad 100 procent. Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Martina Adiels Balk, :47 11

40 Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad. Det pågår ett centralt arbete inom HR kring bland annat den nya diskrimineringslagen, där jämställhetssäkrad verksamhet ingår. Detta arbete planeras vara klart Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Den sammanlagda sjukfrånvaron för januari till juli ligger på 4,7 procent. Förra året låg motsvarande siffra på 4,9 procent, det vill säga att sjukfrånvaron är något lägre i år än för samma period förra året. X Nämndsmål - Ett lyft för serviceförvaltningen Serviceförvaltningens medarbetare ska få stöd för att utveckla en god hälsa, bland annat genom förvaltningens knäböjprojekt. Projektet slutfördes under tertial 2. Linneuniversitetets redovisning av resultatet av sin studie av projektet kvarstår och kommer att göras under hösten. Martina Adiels Balk, :47 12

41 Organisationsenhet: Servicenämnd År och fas: Intern kontroll Inmatning Uppföljning Intern kontroll Alla risker grupperade på process Martina Adiels Balk, :56 1

42 Ledningsprocesser Fastställa mål och fördela resurser Ta fram statistik Ta fram budget och följa upp den Hantera mål och uppdrag Ta fram underlag genom omvärldsbevakning Risk att resurser är otillräckliga. Risk att resurser är otillräckligna för att utföra förvaltningens uppdrag samt att förvaltningen inte kan möta upp framtida krav. Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) : Budgetuppföljning och prognos genomförs och presentaras för nämnd månadsvis för kontinuerlig uppföljning. Framtida krav måste finnas med som ett fokus i planeringsarbetet. Kontinuerliga avstämningar görs med KLK. Inga ytterligare kontrollmått. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment - Avstämningar Budgetuppföljning och prognos genomförs och presentaras för nämnd månadsvis för kontinuerlig uppföljning. Framtida krav måste finns med som ett fokus i planeringsarbetet. Kontinuerliga avstämningar görs med KLK. Inga ytterligare kontrollmoment. Enligt prognosen vid efter andra tertialet kommer förvaltningen att hålla sig inom budgetramarna. Inga omdisponeringar av budgetmedel ser ut att behöva bli nödvändiga i årets budget för att nå de uppsatta målen. Risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Det finns risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Detta kan bero på flera olika anledningar t ex att målen inte är kända hos medarbetarna, att det finns oklarheter i organisationen, att rutiner inte fungerar med mera. Det finns risk för att mål, uppdrag och beslut som inte finns med i verksamhetsplanen utan i andra handlingsplaner, strategier och program inte följs upp. Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) : Utifrån kommunfullmäktigesmål formuleras mål för servicenämnden. Dessa bryts sedan ner i de verksamheter där målet kan påverkas. Tertialuppfölningar av mål och uppdrag redovisas för nämnd, ledningsgrupp, samverkan och på arbetsplatsträffar. Budgettilldelningen ses över inför ny budget. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Avstämning mål/budget Avstämning mål/budget tertialvis så att vi har resurser för att nå satta mål alternativt göra prioriteringar utifrån ekonomiska förutsättningar. Enligt prognosen vid efter andra tertialet kommer förvaltningen att hålla sig inom budgetramarna. Inga omdisponeringar av budgetmedel ser ut att behöva bli nödvändiga i årets budget för att nå de uppsatta målen. Risk felbedömning omvärldsrisker Risk för felbedömning av risker i omvärlden. Risk för att förvaltningens tjänstemän blir överhopade med information och gör felbedömningar. Risk för att oväntade händelser inträffar som påverkar verksamheten och ekonomin. Risk att felaktiga prognoser leder till felaktiga satsningar/indragningar. Martina Adiels Balk, :56 2

43 Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) : Konsekvensen om kommunen skulle göra felbedömningar av omvärlden skulle kunna leda till allvarlig skada och påverkan för verksamheten. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Avstämning presidie Om signaler på att en allvarlig situation skulle dyka upp görs alltid en avstämning med presidie, detta så att verksamheten leds i rätt riktning.viktigt med tillförlitliga prognoser och planeringsdirektiv. Ingen allvarlig situation enligt kontrollmomentet har identifierats under tertial 2. Organisera, leda och följa upp verksamheten Följa upp verksamheten Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem Leda och fördela arbetet Bevaka och informera om lagar och förordningar Risk för otydliga/ej kända arbets- och uppdragsbeskrivningar Risk för att arbets- och uppdragsbeskrivningar samt arbetsuppgifter inte är kända av medarbetarna eller är otydligt utformade. Detta kan leda till att medarbetare arbetar med fel saker eller inte vet hur de ska prioritera bland arbetsuppgifterna. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid lagändring Det finns risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid en eventuell lagändring. Den kommunala verksamheten tenderar att bli mer och mer detaljstyrd via lagar och regler. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risk för bristande beslutsunderlag Risk för att de beslutsunderlag som förmedlas till politikerna är bristfälliga, vilket skulle kunna leda till att felaktiga beslut fattas eller att beslut fattas på felaktiga grunder. Brister kan föreligga vid målrapportering eller att informationen inte presenteras på ett optimalt sätt. Det kan också finnas risk för att felaktig information hämtas från system som inte har uppdaterats korrekt (felaktig filöverföring, fel vid manuell registrering, system fungerar inte på avsett sätt, mänskliga faktorn). Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Risk för att arbetsuppgifter/uppdrag inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt Risk för att arbetsuppgifter inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt. Detta kan bero på den aktuella arbetsinstruktionen, att rutiner saknas, inte är kända eller inte följs av andra anledningar. En annan orsak kan vara att arbetsuppgiften utförs sällan av medarbetaren eller att arbetsuppgiften kräver särskild kompetens. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Martina Adiels Balk, :56 3

44 Risk för dubbelarbete alternativt att uppgifter inte blir utförda Risk för dubbelarbete mellan enheter och mellan förvaltningar alternativt att uppgifterna inte blir utförda. Om inte ansvarsfördelningen är tillräckligt tydlig när kommunen fördelar uppdrag och projekt finns det risk för att flera enheter/förvaltningar arbeta med samma saker varvid dubbelarbete kan uppstå. Resurser tas då i anspråk som skulle kunna användas till annat. Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) : Risken bedöms som störst mellan förvaltningar. När två förvaltningar är inblandade finns risk att beslut dröjer och att dubbelarbete sker. Till exempel kan lekpark som inte längre uppfyller krav bli kvar i samma skick eftersom beslut saknas. Nya reglementen och en ansvarsfördelning mellan SF/SBK tas fram. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Uppföljning reglemente Följ upp nya reglementet och dess tillämpning. Avstämning med verksamheterna, per tertial. Gränsdragningslista mellan serviceförvaltningen - samhällsbyggnadskontor et (SBK) är framtagen och beslutad. Förvaltnings och produktionschef deltar ibland på ledningsmöten hos SBK. Martina Adiels Balk, :56 4

45 Huvudprocesser Allmänt främja Kalmars näringsliv Lotsa företagare i den kommunala organisationen Genomföra företagsbesök Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet Genomföra starta-eget kurser Hantera etableringsfrågor Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Tillhandahålla räddningstjänst Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning av brandskydd Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning brandskydd mellan hyresgäst och förvaltningen. Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) : Gränsdragningslista med ansvarsfördelning brandskydd är framtagen och driftad hösten Denna lista ska fyllas i tillsammans hyresgäst/fastighetsförvaltare för alla nya och uppdaterade avtal. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontroll gränsdragn ingslista Ett stickprov på nya/uppdaterade hyresavtal per tertial att gränsdragningslista har tagits fram tillsammans med hyresgästen. Gränsdragningslistan har under tertial 1 använts vid nya avtal för Lindsdalsskolan och Sjöängsskolan. Risk för IT intrång/säkerhet Risk för IT intrång/säkerhet Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 2) : Brandväggarna finns som fångar de försök till intrång som görs. Risk för brand i serverhall Risk för brand i serverhall Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) : Ny serverhall byggs i den nya brandstationen. Dess utformning är enligt MSBs krav. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Slutbesiktning Byggnad inryms i brandstation byggd enligt MSB:s krav vilket kontrolleras vid slutbesiktning. Ej slutbesiktigad under tertial 1. Martina Adiels Balk, :56 5

46 Risk för brand i verkstadens däcksförråd Risk för brand i verkstadens däcksförråd Riskvärde: 3 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 3) : Enskild brandcell. Inget lättantändligt material eller kemikalier förvaras i däcksförrådet. Risk för drunkningstillbud/olycka. Risk för drunkningstillbud/olycka i samband med sjöhantering. Riskvärde: 3 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 3) Risk för att el slås ut Risk för att el slås ut Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Reservel finns på kritiska punkter. Rutin finns Risk för att vattenförsörjning slås ut Risk för att vattenförsörjning slås ut. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Möjlighet att förse kritiska punkter med reservvattentankar. Rutin finns. Bidra till individers utveckling och lärande Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola Anordna gymnasial vuxenutbildning Bedriva och utveckla gymnasial utbildning Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning Främja ett rikt kultur- och fritidsliv Erbjuda kulturaktiveter Erbjuda undervisning Svara för informationsförsörjning Stödja föreningslivet Sköta inom- och utomhusanläggningar för idrott och friluftsliv Risk bristande tillgänglighet vid lekplatser och bryggor Äldre bryggor och lekplatser inte planerade utifrån ett tillgänglighetsperspektiv. Riskvärde: 3 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 1) Martina Adiels Balk, :56 6

47 : Planering och utformning av bryggor och lekplatser görs hos SBK. Förvalta och utveckla det fysiska samhället Prioritera och samordna fysisk planering Handlägga lantmäterifrågor Planera trafikmiljön Handlägga lov enlig PBL Producera och hantera geografisk information Planera för infrastruktur/kommunikationer Planera mark till bostäder och verksamhet Sälja anläggningstillgångar Förvalta och utveckla allmän platsmark Förvalta och utveckla kommunal mark Hantera bidrag till enskilda vägar Hantera markreservationer Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser Genomföra exploatering och investeringar Bedriva tillsyn enligt PBL Handlägga anmälan enligt PBL Svara för vård, omsorg och sociala tjänster Hantera invandrar- och flyktingfrågor Lindra effekter av arbetslöshet Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning Tillhandahålla olycksfallsförsäkring Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering Erbjuda energirådgivning Hantera frågor om naturvård Hantera avfall Ta emot felanmälan Bidra till bättre livsmiljö för människor, djur och natur Hantera strandskyddsdispens Risk att tillbud och olyckor inte rapporteras Risk att tillbud och olyckor inte rapporteras. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Regelbunden information vid samverkansmöten om vikten att rapportera tillbud och olyckor. Risk att det finns brister i egenkontroll Risk att kontrollpunkter i egenkontrollprogram för inte följs. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) : Inom kostverksamheten är risken lägre då tydliga rutiner finns samt inspektioner från SBK görs. Öka kunskap och efterlevnad av kontrollprogram inom produktionsverksamheten. Martina Adiels Balk, :56 7

48 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Checklistor Uppföljning av relevanta checklistor inom egenkontrollen. Relevanta listor framtagna och används i verksamheten. Risk för ammoniakutsläpp ishallar Risk för ammoniakutsläpp från ishallens kylanläggning. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) : Rutin för besiktning och daglig kontroll finns. Larm finns. Risk olycka på lekplats/utegym Lekplats/utegym - olycka på grund av undermålig utrustning Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) : Årliga besikningar genomförs. Risk för kemikalieutsläpp Kemikalieutsläpp - till avlopp eller mark. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk för smittspridning Risk att sticka sig på använd spruta. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Rutiner för hantering av avfall som kan innebära risk finns. Risk skada pga ej korrekt tillagad kost Risk att person skadas till följd av felaktig kosthantering. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Egenkontrollprogram och rutiner finns för att säkerställa de parametrar som kan leda till att dessa typer av problem uppstår. Regelbundna kontroller av miljö och hälsa på SBK. Risk specialkost Risk att person med behov av specialkost får fel kost. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Martina Adiels Balk, :56 8

49 : Skola/omsorg informerar kostverksamheten om behov av specialkost. Rutiner finns sedan framtagna för att säkerställa att felaktig kost inte serveras till de personer som är i behov av specialkost. Allergier Risk att icke godkända kemikalier används Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) : Kemikalier som får användas av verksamheten återfinns på kemikalielista och tas från centralförrådets sortiment. Smittspridning Risk att icke tillräckligt effektiva kemikalier används vilket kan leda till smittspridning. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) : Kemikalier som får användas av verksamheten återfinns på kemikalielista och tas från centralförrådets sortiment. Martina Adiels Balk, :56 9

50 Stödprocesser Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Hantera finansförvaltning Handlägga finansieringsfrågor Arbeta med dagliga ekonomiprocesser Arbeta med fastighetstaxering Risk i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritets reglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) : Konsekvensen av om det inträffar bedöms som stor då skadan kan bli allvarlig eller har stor påverkan på verksamheten. Dels kan SF betala fakturor som de inte ska betala eller teckna avtal till felaktigt pris eller andra oförmånliga villkor om fel person beslutar om detta. Detta leder både till förtroendeskada om det skulle komma fram i media eller bland medarbetarna men också ekonomisk skada i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Avstämning Avstämning av 5 fakturor/enhet per tertial. I de stickprov som gjordes första tertialet framkom attest av egna fakturor på totalt sju fakturor. Fakturorna gällde kurs- och representationskostnader. Återkoppling har skett till berörda och även till övriga för kännedom då detta kan vara ett förvaltningsövergripande problem. I de stickprov som gjordes andra tertialet framkom attest av egna fakturor på två fakturor. Fakturorna gällde representationskostnader. Återkoppling har skett till berörda och även till övriga i ledningsgruppen för kännedom då detta kan vara ett förvaltningsövergripande problem. Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13. Risk för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Fungerar inte hanteringen korrekt kan detta leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelsekostnader, leverantörernas förtroende för kommunen skadas, ej tillförlitlig redovisning kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) : Sannolikheten att det brister i hanteringen av leverantörsfakturor bedöms till en 4 då detta kan hända varje vecka. Konsekvensen om det blir fel bedöms till en 3:a då skadan kan bli allvarlig och den kan ha stor påverkan på verksamheten. Om inte hanteringen fungerar kan detta leda till ökade kostnader i form av påminnelseavgifter och räntor, leverantörernas förtroende för kommunen skadas och beslut kan fattas på felaktiga grunder. Martina Adiels Balk, :56 10

51 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Uppföljning fakturor Kontrollmoment: Uppföljning av förfallna fakturor månadsvis samt avstämning av 5 fakturor/enhet per tertial för representation, kurser och resor. Vid de stickprov som togs första tertialet återfanns två fakturor för representationskostnader där syfte ej angivits på den ena och deltagare saknades på den andra. Förfallna fakturor har följts upp varje vecka och utskick har då gjorts till berörda. I genomsnitt ligger totala förfallna fakturor på cirka 30 stycken varav majoriteten tillhör Fastighet. Under perioden har det skett oförutsedda förändringar i personalgruppen på fastighetsavdelningen, vilket har inneburit tillfälliga svårigheter att få iväg fakturorna i tid. Vid de stickprov som gjordes på andra tertialet återfanns 13 fakturor för representations-, rese- och kurskostnader där syfte och/eller deltagare ej angivits. Förfallna fakturor har följts upp varje vecka och utskick har då gjorts till berörda. I genomsnitt ligger totala förfallna fakturor på cirka 20 stycken varav majoriteten tillhör Fastighet. Risk för brister i redovisningen Brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet kan innebära att beslut fattas på felaktiga grunder. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Kontroll av underlag vid rättelse av redovisning. Rutiner för redovisning finns. Risk för brister i hantering av kundfakturering Risk att fakturering inte sker i rätt tid. Risk att debiterade avgifter inte följer tagna taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroende för kommunen kan skadas. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Rutiner för fakturering finns. Risk; Brist i hantering av mervärdesskatt Felaktig redovisning av ingående moms kan ge upphov till skattetillägg och skada förtroendet för kommunens redovisning. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Rutiner finns för hantering av moms. Risk - Brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål. Risk för att handkassor redovisas i fel period. Risk att förteckningen över handkassorna inte är aktuell. Risk att handkassorna utbetalas utan korrekt underlag. Dessa risker kan leda till att handkassor försvinner eller uppstår. Att skattetillägg kan utgå på grund av felaktigt redovisad ingående moms. Kategori: Risk i finansiell rapportering Martina Adiels Balk, :56 11

52 Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Användning av handkassor är begränsad i förvaltningen. Risk- Fakturabetalning i byggprojekt Risk att betalning inte sker enligt arbetsplan, mot utfört arbete och enligt betalningsplan där sådan finns upprättad. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) : Kontroll av att betalningsplanen följs. Risk i reglering av hyreskontrakt Risk i reglering av hyreskontrakt. Kategori: Finansiell risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) : Kontroll att bevakningsrutinen fungerar. Hantera ärenden och dokument Hantera post Hantera arkiv och bevarandefrågor Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande arkivlag Risk för att diarieföring, arkivering och gallring inte sker enligt gällande arkivlag. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende dokumenthanteringshanteringsplaner och arkivplaner. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Kommunövergripande och förvaltningsspecifik dokumenthanteringsplan finns och är upptagen i ledningsgrupp. Risk i ärendehantering. Risk att ärenden inte hanteras eller besvaras. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Hantering av synpunkter görs i streamflow, på så sätt "försvinner" inte ärenden utan att vara hanterade. Informera och kommunicera Välja hur vi ska informera Publicera och samordna Kalmar.se Hantera presskontakter Producera trycksaker Martina Adiels Balk, :56 12

53 Risk för att informationen inte når fram eller att den inte tas emot Risk för att information inte når fram eller att den inte tas emot. Risken finns både orsakad av den mänskliga faktorn samt att det kan finnas brister i tekniska lösningar. Risk finns också att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet för att nå mottagaren. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Rutiner för kommunikation finns. Leverera IT-stöd Bistå med IT-stöd Införa och hantera drift av IT-system Förändra IT-miljön Leverera ny dator-arbetsplats Risk för att IT-system inte stödjer användarna Risk för att IT-system inte stödjer användarna och att arbetsuppgifter därmed inte kan utföras på ett optimalt sätt. Till exempel om inte användare hittar den information som han/hon söker. Kategori: IT-risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Systemförvaltarmodell finns. Systembehov ska lösas i samråd med IT. Risk att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar Risk för oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad. Kategori: IT-risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) : Det behövs en systemförvaltarmodell och ny informationssäkerhetspolicy. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Granskning Granska att systemförvaltarmodell och ny informationssäkerhetspolicy tagits fram under Informationssäkerhetspolicy är publicerad. Dokument kring informationssäkerhet är framtagna och överlämnade till KLK för publicering i kommungemensam verksamhetshandbok Risk för att IT-system eller telefonisystemet inte fungerar på avsett sätt Risk för att IT-system eller telefonisystemet slutar att fungera. Risk för bristande kompetens inom system (sällananvändare) vilket skulle kunna leda till att systemet inte fungerar på avsett sätt eller att information som hämtas från systemen blir felaktig eller bristfällig. Risk för att IT-support saknas när systemen slutar fungera eller när kompetensen brister. Kategori: IT-risk Martina Adiels Balk, :56 13

54 Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Rutiner för risk och sårbarhet finns. Dock saknas prioriteringslistor från förvaltningarna kring vilka system som är de mest kritiska. Risk oklarhet kring IT leveransens tillgänglighet Information saknas om vilka system som behöver prioriteras vilket kan leda till en felaktig prioritering. Information om vad verksamheten förväntar sig av ett system saknas. Kategori: IT-risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) : Prioriteringslista måste tas fram av förvaltningarna. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Prioriteringslista Avstämning i årsrapport att prioriteringslista tagits fram. Följs upp vid årsrapport. Risk att system köps ute i verksamheter utan IT:s kännedom. System för samma hantering kan finnas i flera av kommunens verksamheter vilket innebär en onödig kostnad. Informationssäkerhet, drift och underhåll av systemet beaktas ej vid införskaffandet. Kategori: IT-risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Mål att följa upp hur många system som införskaffas utan IT:s medverkan under Rekrytera, utveckla och avveckla personal Rekrytera personal Genomföra löneöversyn Genomföra förhandlingar Arbeta med kompetensutveckling Arbeta med personaladministration Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats Administrera lokal och central samverkansgrupp Genomföra tvisteförhandlingar Genomföra intresseförhandlingar Handlägga pensionsfrågor Hantera och utbetala lön Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Arbeta med vårt inre miljöarbete Risk i lönehantering Det finns risk i hanteringen av lön då flera steg är beroende av den mänskliga faktorn. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester, föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns risk att redovisningen av lönen blir fel. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 3 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 1) : Respektive chef granskar och godkännermedarbetarens tidsrapportering. Martina Adiels Balk, :56 14

55 Risk att förvaltningen inte kan säkerställa kompetensförsörjningen Risk att förvaltningen inte kan säkerställa kompetensförsörjningen inom samtliga områden då det kan vara svårt att rekrytera rätt kompetens. Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) : Viktigt att vara attraktiv arbetsgivare. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Uppföljning av genomförda avgångssamtal. Tertial 1 för de senaste 12 månaderna. (Avidentifierade) Resultatet av samtliga avgångssamtal samlas hos personalenhetens chef på kommunledningskontoret. Här genomförs sedan en analys och uppföljning av dessa samtal. På grund av ovanstående så kommer inte serviceförvaltningen att genomföra detta kontrollmoment då det blir dubbel hantering. Risk att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet ej uppfylls Risk att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Vid medarbetarsamtal, medarbetarenkäter och arbetsplatsträffar ska brister i arbetsmiljön fångas upp men risk finns för brister i uppföljningsarbetet efter enkäter och medarbetarsamtal. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Rutiner finns. Risk att rehabilitering inte sker på korrekt sätt Risk att rehabilitering inte sker på korrekt sätt. Det finns risk för att verksamheten inte känner till sitt ansvar för rehabilitering. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) : Rutiner för rehabilitering finns. Stödja och utveckla den demokratiska processen Administrera nämndens/styrelsens verksamhet Hantera motioner Hantera medborgarförslag Genomföra allmänna val Genomföra medborgardialoger Hantera interpellationer och frågor Delegationsbeslut Risk finns för att delegationsbeslut inte rapporteras och det finns risk för att tagna beslut inte verkställs. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Martina Adiels Balk, :56 15

56 : Rutiner för rapportering finns. Risk - PUL (Personuppgiftslagen) Risk att PUL inte följs. (Ersätts av nya dataskyddsförordningen under 2018) Kategori: Legal risk Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 4) : Utbildning i nya dataskyddsförordningen. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Uppföljning av utförd utbildning. Uppföljning av utförd utbildning i dataskyddsförordningen. Utbildning kommer att ske under året. Tillhandahålla lokaler Beställa installation och funktion för telefoni och data Lösa verksamhetens behov av lokaler Arbeta med larm/styr och övervakning av fastigheter Genomföra uppdrag kring nybyggnation Överlämna entreprenad till Drift&service Hantera uppdrag på Drift&service Hyra ut lediga lokaler externt Hantera felanmälan Arbeta med energieffektivisering Planera underhåll av fastigheter Risk för dolda fel. Risk för dolda fel i byggkonstruktion. Kan visa sig plötsligt efter lång tid och kräva omedelbar åtgärd. Detta påverkar i sin tur övrigt planerat underhåll. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risk för orationell hantering av lokaler Att funktionen för att lösa verksamhetens lokalbehov inte är samlat hos fastighet kan leda till att samordningsvinster uteblir. Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontroll reglemente t Kontroll att reglementet följs vilket stäms av i årsrapport. Stäms av i årsrapport. Varierande fabrikatsflora LOU gör att leverantörer varierar per projekt. Varje leverantör använder sina fabrikat. Detta göra att fastighetsservice ständigt måste hålla kompetens och reservdelslager för många fabrikat. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) : Martina Adiels Balk, :56 16

57 Rutiner finns för att hantera detta. Risk vid avsaknad av larm Att larm inte finns på fastighet kan leda till skada på egendom och person. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk vid överlämning av byggprojekt till drift Risk att bristande överlämning från bygg till drift leder till felaktiga grunder för garantitider och besiktningar. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk i felanmälan Risk för ej hanterad/felaktigt hanterad felanmälan Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk avtalade hyror Risk att avtalade hyror inte används vid fakturering. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Tillhandahålla varor och tjänster Tillhandahålla vaktmästeritjänster Tillhandahålla telefonisttjänster Upphandla telefoner och datorer Förvalta IT-system Lösa ärenden till helpdesk Hantera förändringar av IT-infrastrukturen Lösa verksamhetens behov av lokaler Hantera våra försäkringar Arbeta med inköp och upphandling Arbeta med skal- och personskydd Hantera kundbeställningar, leveranser och förråd Anskaffa material från leverantörer Planera och utföra städuppdrag Utföra transporter Underhålla, reparera och besiktiga fordon Köpa/leasa fordon och motorredskap Planera och leverera kostverksamhet Risk att inköp inte sker enligt avtal. Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd. Kategori: Legal risk Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Martina Adiels Balk, :56 17

58 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontroll via fakturor Kontrollmoment: Tertialvis avstämning leverantörer via fakturor. Stickprov 2 verksamheter. Vid stickproven första tertialet uppkom två fakturor där förvaltningen brister i avtalstrohet gällande arbetskläder samt belysning. Återkoppling har skett till berörda och även till övriga för kännedom då detta kan vara ett förvaltningsövergripande problem. Vid stickproven gjorda av upphandlingsenheten på andra tertialets fakturor framkom 22 fakturor där förvaltningen brister i avtalstrohet. Återkoppling har skett till berörda och även till övriga i ledningsgruppen för kännedom då detta kan vara ett förvaltningsövergripande problem. Risk för överklaganden Överklaganden kan göra att upphandling tar mer tid än planerat vilket kan leda till otillåtna direktupphandlingar. Kategori: Legal risk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Risk transporter Risk att transporter sker utanför gällande lagstiftning. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk fordon Risk att fordon som inte är trafikvärdiga släpps ut från verkstad till förvaltningarna. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risk brand i kemikalieförråd Risk att brand uppstår i centralförrådets kemikalieförråd. Riskvärde: 2 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 2) Martina Adiels Balk, :56 18

59 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Maria Klevebron SFN 2017/ Servicenämnden Policy för inköp och upphandling Förslag till beslut Servicenämnden godkänner dokumentet Policy för inköp och upphandling och överlämnar ärendet till kommunstyrelsen för beslut. Bakgrund Servicenämnden har tillsammans med kommunledningskontoret fått i uppdrag att se över Kalmar kommuns upphandlingspolicy och uppförandekod. Uppdraget tilldelades Sara Gripstrand och Maria Kleveborn. Genomförande Arbetet startades upp med att intervjua personal som arbetar med upphandling dagligen på Kommunledningskontoret, Samhällsbyggnadskontoret och Serviceförvaltningen samt de kommunala bolagen. Detta följdes upp med omvärldsbevakning där andra kommuner som ligger i framkant vad gäller upphandling kontaktades. Förslag till ny upphandlingspolicy arbetades fram och har presenterats för samtliga som intervjuats tidigare, som har fått kommentera underlaget. Det framtagna förslaget är en policy för inköp och upphandling med tillhörande riktlinjer där uppförandekoden tagits bort. Istället kommer vi att i upphandling och avtal ta med kontraktsvillkor som är aktuella för den specifika upphandlingen. Maria Kleveborn Upphandlingschef Sara Gripstrand Strateg ekologisk hållbarhet Bilagor Policy för inköp och upphandling Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Tel vx Fax

60 Handläggare Datum Maria Kleveborn, Sara Gripstrand Policy för inköp och upphandling Upphandlingspolicyn med tillhörande riktlinjer gäller kommunens samtliga nämnder och förvaltningar samt de majoritetsägda kommunala bolagen. Alla typer av upphandlingar omfattas, däribland varor, tjänster och entreprenad. En tydlig upphandlingsprocess ska säkerställa att policyn följs och att den omsätts i avtalsvillkor. Systematisk samverkan och erfarenhetsutbyte ska ske mellan förvaltningar och bolag. Utgångspunkten är att krav som ställs även ska gälla för underleverantörer. Styrelse, nämnd eller motsvarande organ har ansvar för att upphandlings-verksamheten sköts i överensstämmelse med lag, annan författning och denna policy. Kalmar kommun ska genom ansvarsfulla och medvetna upphandlingar och inköp medverka till utvecklingen av ett hållbart samhälle, som präglas av miljömässigt och socialt ansvarstagande, demokrati, solidaritet och rättvisa villkor. Upphandling ska bidra till att kommunens verksamhetsmål nås. Kalmar kommun ser positivt på leverantörer som bidrar till en hållbar samhällsutveckling lokalt och globalt. Det innebär att: 1. All upphandling ska vara affärsmässig, kostnadseffektiv och följa upphandlingslagstiftningen. 2. All upphandling ska genomföras så att beställaren får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet, rätt miljöprestanda och hög säkerhet till mest fördelaktiga totalkostnad. 3. All upphandling ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas. 4. Förutsättningar ska skapas för små och medelstora företag, nystartade företag samt idéburen sektor att delta i upphandlingarna. 5. De produkter, tjänster och entreprenader kommunen betalar för ska produceras/utföras under goda arbetsrättsliga villkor, i nivå med kollektivavtal, och med respekt för mänskliga rättigheter och miljö. 6. Principen om alla människors lika värde och rätt att bli behandlade på lika villkor ska säkerställas. 7. Det som kommunen köper in ska främja en god miljö och en god hälsa lokalt och globalt, t.ex. i form av svenska djurskyddskrav. Särskild hänsyn ska tas till barn och unga. Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Tel vx

61 2 (6) 8. Kommunens upphandlingar ska bidra till att personer som står långt från arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning. 9. Kommunens leverantörer ska agera etiskt och ansvarsfullt. Där ingår att inte kringgå eller utnyttja skattebestämmelser i syfte att uppnå andra skatteeffekter än lagstiftaren avsett. 10. Meddelarfrihet ska gälla för leverantörer som utför tjänster åt kommunen inom vård, skola och omsorg. 11. Kalmar kommun strävar efter att i större utsträckning använda sig av funktionsupphandling, och om möjligt innovationsupphandling. 12. Upprättade ramavtal ska kännas till och användas i första hand. 13. Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp. Riktlinjer till Policy för inköp och upphandling Riktlinjerna är avsedda att förtydliga och utveckla bestämmelserna i policyn. 1) All upphandling ska vara affärsmässig, kostnadseffektiv och följa upphandlingslagstiftningen Affärsmässighet innebär att alla som är inblandade i en upphandling agerar professionellt med kommunens bästa för ögonen. Kommunens riktlinjer mot mutor och jäv ska alltid följas. Vid alla kontakter ska leverantörerna behandlas likvärdigt och reglerna om offentlighet och sekretess ska beaktas. Samverkan mellan kommunens upphandlande enheter, inklusive de kommunala bolagen ska ske när behoven sammanfaller. Där så är fördelaktigt ska upphandling genomföras tillsammans med våra samverkanskommuner eller andra upphandlande myndigheter. Innan inköp eller upphandling sker ska det först undersökas om kommunen har möjlighet att utföra kontraktet med egna befintliga resurser. Så kan vara fallet med utförande av viss service eller konsulttjänster som kommunikation eller HR. Anskaffning av vara eller tjänst ska vara planerad i så god tid att denna policy kan säkerställas. Tidplanen ska innehålla utrymme för att ta fram förfrågningsunderlag av god kvalitet, tillräcklig tid för utvärdering samt rimlig leveranstid för leverantören. 2) All upphandling ska genomföras så att beställaren får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet, rätt miljöprestanda och hög säkerhet till mest fördelaktiga totalkostnad Totalkostnadstänkande innebär att kostnader ska värderas ur ett livscykelperspektiv. Drift, underhåll, frakt och livslängd är exempel på parametrar att ta hänsyn till. 3) All upphandling ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas Sund konkurrens är en förutsättning för goda affärer. Kommunen är skyldig att begära in och kontrollera bevis avseende obligatoriska uteslutningsgrunder. För att främja konkurrens på lika villkor ska kommunen även använda lagstiftningens möjligheter avseende frivilliga uteslutningsgrunder.

62 3 (6) Upphandling ska vara en del av kommunens arbete med att motverka organiserad brottslighet. Lagens principer om icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet, ömsesidigt erkännande och konkurrens ska alltid respekteras. Direktupphandling får ske under lagstadgade tröskelvärden och ska göras enligt den process, som återfinns i kommunens verksamhetssystem. Upphandlingen ska dokumenteras. 4) Förutsättningar ska skapas för små och medelstora företag, nystartade företag samt idéburen sektor att delta i kommunens upphandlingar Kalmar kommun strävar efter att ha en varierad leverantörsbas där även mindre företag och företag från idéburen sektor ingår. Vid planering av upphandling och inköp ska hänsyn tas till mindre företags behov av information och framförhållning. Detta kan t.ex. ske genom att undvika korta tider mellan tilldelningsbeslut och avtalsstart och genom tidig dialog med leverantörerna, genom att krav skrivs i form av särskilda kontraktsvillkor eller att på hemsidan informera om kommande upphandlingar. Större upphandlingar ska om möjligt utformas så att det är möjligt att lägga anbud på avgränsade delar. En bedömning av de samlade kravens inverkan på möjligheterna för små och medelstora företag att delta i upphandlingen ska göras innan upphandlingen publiceras. I de upphandlingar där marknadsanalysen visar att det är möjligt ska upphandlingen reserveras för sociala företag. 5) De produkter, tjänster och entreprenader kommunen betalar för ska produceras/ utföras under goda arbetsrättsliga villkor, i nivå med kollektivavtal, och med respekt för mänskliga rättigheter och miljö Kalmar kommuns Särskilda kontraktsvillkor avseende leveranskedjor ska användas i de upphandlingar där det inte är låg risk för brott mot ILO:s grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet, FN:s barnkonvention samt tillverkningsländernas nationella lagstiftning om arbetarskydd, arbetsmiljölagstiftning, arbetsrätt och miljölagstiftning. Detta gäller för hur varor tillverkas samt hur tjänster och entreprenader utförs. Arbetstagare som utför upphandlade kontrakt i Sverige ska ha arbetsvillkor motsvarande de villkor som arbetsmarknadens parter i Sverige har kommit överens om i kollektivavtal, eller hängavtal. Därför ska Kalmar kommun där det är behövligt ställa krav på lön, semester och arbetstid samt försäkringsskydd och pensioner. Detta ska tydligt regleras i avtalsvillkor mellan Kalmar kommun och leverantören. Lagens möjligheter att begära in förklaring, och om behövligt förkasta ett anbud om miljö-, social- och arbetsrättsliga skyldigheter har åsidosatts ska användas, t.ex. vid anbud med misstänkt låga anbudspriser. Kopplat till de sociala kontraktsvillkoren ska finnas skrivningar om sanktioner vid avtalsbrott, samt att leverantören ska acceptera en revision från Kalmar kommun eller oberoende tredje part.

63 4 (6) 6) Principen om alla människors lika värde och rätt att bli behandlade på lika villkor ska säkerställas Alla leverantörer måste följa och uppfylla för tjänsten gällande lagstiftning, till exempel socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd till vissa funktionshindrade, arbetsrättslagstiftning och diskrimineringslagen. Med lagstiftning likställs även myndigheters föreskrifter. Kalmar kommuns beslutade ambitioner om jämställdhet, hbtq, tillgänglighet och antidiskriminering ska tillämpas. Kontraktsvillkor om anti-diskriminering, där krav på aktiva åtgärder tydligt framgår, ska användas. Där det är relevant ska förtydliganden kopplat till tillgänglighet göras, t.ex. gällande universell utformning av offentliga miljöer, produkter och tjänster. Leverantören ska kunna visa hur lagstiftningen om aktiva åtgärder för att motverka diskriminering följs. Ett jämställdhetsperspektiv ska användas vid all upphandling för att säkerställa att kvinnor, män, flickor, pojkar och personer av annat kön garanteras likvärdig service och rättvis fördelning av resurser. I de fall upphandlingen påverkar nyss nämnda likvärdighet och resursfördelning ska upphandlingen som helhet ta hänsyn till att levererad produkt, tjänst eller entreprenad främjar jämställdhet för användaren. Krav ska ställas på att leverantören själv bedriver ett proaktivt jämställdhetsarbete. 7) Det som kommunen köper in ska främja en god miljö och en god hälsa lokalt och globalt, t.ex. i form av svenska djurskyddskrav. Särskild hänsyn ska tas till barn och unga. Kommunen ska samarbeta med ansvarstagande och seriösa leverantörer, så att ingen leverantör får konkurrensfördelar genom att förvärra situationen i miljön, lokalt och globalt. Tjänster och produkter som medför låg miljöpåverkan ska väljas. Kommunens upphandling ska även främja nya miljösmarta idéer. Cirkulära kretslopp, dvs. där avfall minimeras genom bland annat smart design och återanvändning, ska uppmuntras. Krav ska ställas på att leverantören har kunskap om sin miljöpåverkan och arbetar systematiskt för att hantera den. Vidare ska analys av miljöpåverkan ur ett livscykelperspektiv göras inför varje upphandling, för att avgöra om ytterligare miljökrav ska ställas. Om relevant ska Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier användas. Även för varor, tjänster och entreprenader där myndigheten inte har formulerat kriterier ska miljökrav ställas, om relevant utifrån miljöpåverkan. Utfasningsämnen från kemikalieinspektionens PRIO-lista får inte användas om det inte särskilt kan motiveras då de är cancerogena, mutagena eller har andra särskilt farliga egenskaper. Energieffektivitet ska prioriteras genom att livscykelkostnad för energikrävande produkter beräknas och utvärderas. Möjligheten att använda någon form av energitjänst, där leverantören garanterar en besparingsnivå som finansierar åtgärder eller andra merkostnader, ska utvärderas. Det etiska och ekologiska sortimentet ska kontinuerligt utökas. Kaffe, socker och te samt bananer som upphandlas ska vara producerade enligt principer för rättvis handel och vara märkta med t.ex. Fairtrade. Palmolja ska minimeras, och där den inte kan uteslutas ska den vara certifierad enligt nivå segregerad. Krav ska ställas på att kött, mjölk och ägg har produ-

64 5 (6) cerats med en djurskyddsnivå som motsvarar de svenska kraven, liksom att de inte kommer från djur som behandlats med hormoner eller antibiotika i tillväxtfrämjande syfte. Krav ska ställas på statistik för ursprungsmärkning och tydlig innehållsdeklaration. Förutsättningar ska skapas för livsmedel odlat eller uppfött i närområdet. Vid alla upphandlingar kopplade till miljöer där människor vistas ska hänsyn tas till kortsiktig och långsiktig hälsa. Barns och ungas miljöer är särskilt prioriterade. Våra upphandlingar ska bidra till att skapa en så giftfri förskola och skola som möjligt. 8) Kommunens upphandlingar ska bidra till att personer som står långt från arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning Vid tjänstekontrakt och entreprenader ska utredas om det är möjligt och lämpligt att ställa krav som innebär att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning med ordinarie arbetsuppgifter. Syftet är att bidra till framtida kompetensförsörjning och att stärka integration och social hållbarhet i bredare bemärkelse. Ungdomar, utrikes födda och personer med funktionsnedsättning är prioriterade målgrupper. Kalmar kommun har tillsammans med Arbetsförmedlingen tagit fram en rutin för arbetet, som ska användas. 9) Kommunens leverantörer ska agera etiskt och ansvarsfullt. Där ingår att inte kringgå eller utnyttja skattebestämmelser i syfte att uppnå andra skatteeffekter än lagstiftaren avsett. Kalmar kommun har nolltolerans mot givande och/eller tagande av muta samt mot alla former av korruption. Kommunens leverantörer ska inte använda eventuella kryphål i skattelagstiftningen för att minska sin skattebörda i Sverige. Överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ska ej tillämpas. Kalmar kommun förbehåller sig rätten att begära ut land-förlandredovisning av skatt, som ger en helhetsbild av leverantörens totala internationella verksamhet. Uppgifter som leverantören förbinder sig att lämna ut begränsas enbart av nationell- och internationell lagstiftning. Kontraktsvillkor om affärsetik ska användas i alla avtal. 10) Meddelarfrihet ska gälla för leverantörer som utför tjänster åt kommunen inom vård, skola och omsorg. Privatanställda inom offentligt finansierad vård, skola och omsorg omfattas av lagstiftningen om meddelarskydd. Detta ska finnas specificerat i avtalsvillkor i relevanta upphandlingar. 11) Kalmar kommun strävar efter att i större utsträckning använda sig av funktionsupphandling, och om möjligt av innovationsupphandling. Kommunen ska ständigt utvärdera och omvärdera behoven av produkter och tjänster. Nytänkande inom den kommunala organisationen ska stimuleras. Inför en upphandling ska en analys göras av om en funktionsupphandling är ett resurseffektivt alternativ. I särskilda fall kan innovationsupphandling vara relevant.

65 6 (6) 12) Upprättade ramavtal ska kännas till och användas i första hand. Kommunens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid inköp som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses. Vid avsteg ska skälen dokumenteras av ansvarig chef. Där det är möjligt ska avrop ska ske via kommunens e-handelssystem eller på Centralförrådet. 13) Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp. Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och till eventuella andra relevanta parametrar. Alla ramavtal ska följas upp minst en gång under avtalstiden. Hållbarhetskrav ska följas upp systematiskt med en riskbedömning som grund. Sysselsättningskrav ska följas upp löpande, i samverkan med arbetsförmedlingen. Där det är effektivt ska uppföljningen ske i samverkan med andra köpare. Om avvikelser upptäcks är Kalmar kommuns utgångspunkt att dessa ska åtgärdas. I de fall överenskomna åtgärder inte genomförs inom den tidsram som satts upp kan sanktioner bli aktuella. Detta ska vara tydligt reglerat i avtal mellan Kalmar kommun och leverantören.

66 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marcus Kindahl SFN 2017/ Servicenämnden Sammanträdesdagar servicenämnden 2018 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta nedanstående tidsplan för servicenämndens nämnds- och presidiemöten för Bakgrund Nämndsmöte Presidiemöte Onsdag 13:00 Onsdag kl 08:15 *Tisdag kl 08:15 Lokal Lokal 31 januari Magistern 17 januari Borgmästarrummet 28 februari 14 februari 21 mars 7 mars 25 april 11 april 30 maj 16 maj 20 juni 5 juni* 29 augusti 15 augusti 26 september 12 september 24 oktober 10 oktober 21 november 7 november 12 december 28 nov Möteslokal är preliminär och kan exempelvis skifta i samband med att nämndsammanträde sker i anslutning till studiebesök i förvaltningens verksamheter. Marcus Kindahl Nämndsekreterare Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39 Tel vx Marcus.Kindahl@kalmar.se