DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 10 Avd (motsv): Nämndförvatningen / Adm DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Nämndprotoko med kaeser, handingar PapperIT* O Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Förvat. exp Närarkiv Datumordn. Verksamhetsberättese PapperIT* O Förvat. exp. Datumordn. Protokoskopior från andra PapperIT* K Div. rum Datumordn. förvatningar och nämnder Diarium Kron. ordn. Diarieförda handingar PapperIT* O / K Förvat. exp Fastighetsakter Närarkiv / Föredr istor 2 år inaktuaitet 10 år A 1 Föredragningsistor garas efter 2 år 10 år 1 ex bevaras i diarieförda handingar. Se A 1 10 år C 1 Postista m.m. PapperIT* O / K Handäggare Kron. ordn. inaktuaitet Röstbrevåda eer dyikt Ljudfi O Handäggare Sort. ordn. Garas vid inaktuaitet Inkomna / upprättade handingar av PapperIT* O / K Aa rum Kron. ordn. ringa eer tifäig betydese IT, pärm mm inaktuaitet 10 år Ingår i A2 Postista garas vid inaktuaitet Väsentig information dokumenteras Epost och SMS e. dy. PapperIT* Digitat O / K Förvat exp Närarkiv Fastighetsakter / inaktuaitet Boggar Digitat Handäggare inaktuaitet Cookiefier IT O Handäggare Syst. ordn. Inaktuaitet 10 år Väsentig information dokumenteras och ingår då i A2

2 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 11 Avd (motsv): Nämndförvatningen / Adm DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Anteckningar i Mijöreda PapperIT* O Mijöreda inaktuaitet Deegationsbesut PapperIT* O Närarkiv Fastighetsakter rörande fastigheter 10 år Ingår i A2 Deegationsbesut övriga PapperIT* O Närarkiv Dnr. ordn. Erinringar mot försag ti Fastighetsakter föreäggande / 10 år Ingår i A2 10 år Begäran om handräckning Fastighetsakter / 10 år Ingår i A 1 Remisshandingar Fastighetsakter 10 år Ingår i A 1 / Enkätsvar (t ex SCB e.d.) PapperIT* O / K Handäggares rum System. ordn., IT inaktuaitet Skrifter, info, utredningar, cirkuär mm från andra förvatningar, myndigheter, företag, föreningar och förbund PapperIT* K Div. rum Syst. ordn. inaktuaitet Fastighetsakter PapperIT* O / K Förvat. exp Närarkiv Fastighetsakter 10 år A 2 Se även nedan

3 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 12 Avd (motsv): Nämndförvatningen / Adm DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Ekonomihandingar PapperIT* K Förvat. exp. Närarkiv Underag ti intern och externfakturering PapperIT* O Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Handäggares rum Syst. ordn., IT Avta PapperIT* O Förvat. exp. Syst. ordn. Inventarieförteckning för speciamateria för verksamheten Egenproducerat informationsmateria, sammanstäningar av egna inventeringar, projekt, besvärsundersökningar, resutat och kampanjer. PapperIT* O Div.rum Syst. ordn., IT inaktuaitet skickas ti ekonomikontoret Syst. Ordn. 10 år Se KS/Ekonomikontoret inaktuaitet, se anm. PapperIT* O Div. rum Diverse sätt Omedebart F 1 Personahandingar PapperIT* K Förvat. exp. Syst. ordn., IT inaktuaitet Avser smärre avta. Större avta diarieförs. Jämför KS; upphanding och dokumenthanteringspan 10 år D 1 1:a förteckningen och sedan vart 3:e år år bevaras. Förvaras på förvatningsexp. en finns på personakontoret Tjänstgöringsbetyg / intyg PapperIT* O / K Förvat. exp. Personnr. 10 år Finns på personakontoret Personasamta: protoko / anteckningar PapperIT* O Chef Syst. ordn. 2 år Sekretess Os kap 39

4 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 13 Avd (motsv): Nämndförvatningen / Adm DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Medarbetarsamta PapperIT* O Chef Syst. ordn. 2 år Kan innehåa sekretess Lönesamta PapperIT* O Chef Syst. ordn. 2 år Ansökningshandingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt för den som överkagat, och sammanstäning över aa sökande PapperIT* O / K Exp Dnr / akt 7 år Ks E1 Ansökningshandingar ti utysta befattningar / tjänster där vederbörande ej fått tjänsten Ansökningshandingar för ej edigförkarad tjänst PapperIT* K Exp Närarkiv Kron. ordn. Dnr / akt 3 år Se anm PapperIT* O / K Exp e.d. inaktuaitet Vissa handingar ti personakontoret Begärd handing återsänds Begärd handing återsänds Arbetsmijökommitté / Samverkansgrupps / MBLprotoko med handingar PapperIT* O Närarkiv Div. rum Datumordn. 10 år A 4 Dokumenthanteringspan Papper K Arkivredog. Revideras årigen med kommunarkivarie Körjournaer PapperIT* O Exp Binummerre gisterordning 2 år Incident och skaderapportering, med biagor PapperIT* O / K Handäggare Syst. ordn. inaktuaitet et översänds ti Ks säkerhetssamordnare

5 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 20 Avd (motsv): Häsoskyddsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Ansökan och anmäningar, föreägganden, tiståndsbesut, besiktningar avseende avoppsärenden en 13 och 14 Förordning om farig verksamhet och häsoskydd Ansökan och besut om dispens från sop / atrinhämtning ( 9 RF och 15 kap 18 mijöbaken) Besut om överkagande i renhåningsärenden Förfrågan och kagomå av rutinartad karaktär i renhåningsärenden Anmäningar m vissa offentiga okaer (38 FMH) Besut om avgift i enskit fa, rörande häsoskyddsärende Radonärenden Radonmätningsrapporter från t.ex. MRM Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Fastighetsakter Fastighetsakter Då förhåanden ändras Fastighetsakter 10 år PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter 10 år PapperIT* O / K Aa rum Ansökan eer anmäan och besut enigt okaa häsoskyddsförordningar Fastighetsakter Se anm A 2 Fastighetsakter 10 år A 2 Fastighetsakter 10 år A 2 PapperIT* O / K Handägg.rum / Närarkiv Syst. ordn. e.d. PapperIT* O / K Handägg rum Syst ordn pärm Garas vid inaktuaitet/n y rapport 10 år A 3 A3 Inspektionsrapporter Fastighetsakter 10 år

6 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 21 Avd (motsv): Häsoskyddsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Buermätning Fastighetsakter 10 år Kan ingå i A2 eer garas vid inaktuaitet Utredning av sanitära oägenheter Fastighetsakter 10 år A 2 Övriga ärenden angående sanitära oägenheter för människors häsa Fastighetsakter 10 år efter sista noteringen Övriga häsoskyddsärenden Fastighetsakter 10 år A 2 Tobak Anmäan om försäjning, föreägganden, inspektioner Anmäan om vissa offentiga okaer (38 FMH) Nikotinäkemede anmäan om försäjning, föreägganden, inspektioner Fastighetsakter Fastighetsakter Fastighetsakter Besut om avgift i enskit fa Fastighetsakter Utredningar om uftföroreningar PapperIT* O Närarkiv Fastighetsakter / Ansökan och besut om att håa PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter orm inom område med detajpan eer områdesbestämmeser Ansökan och besut om att håa djur inom område med detajpan eer områdesbestämmeser PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter

7 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 22 Avd (motsv): Häsoskyddsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Ansökan och besut, angående nedgrävning av död häst PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter 10 år Ingår i A 2 Täktärenden Fastighetsakter Poismyndighetens besut om tistånd inom panagt område, angående skyddsjägare PapperIT* K Förvat. exp. Syst. ordn. e. d. inaktuaitet Ingår i A 1

8 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 30 Avd (motsv): Mijöskyddsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Anmäningar, besiktningar, tiståndsbesut och tisyn om mijöfarig verksamhet enigt Mijöbaken Regeringen / Mijödomstoen / Länsstyresens utredningar, besut, t ex kungöreser, samrådsanteckningar, besiktning, inkomna yttranden / synpunkter från enskida, organisationer och myndigheter. Framstäningar ti Länsstyresen om överåtese och besut om tisyn Redovisning från änsstyresen av transporterad mängd farigt avfa Mijökonsekvensbeskrivningar (MKB) Mijörapporter (Mijöbaken kap 26, 20) Kontroprogram som vunnit aga kraft Åkagarens besut med anedning av MHN:s begäran om åtasprövning Tiståndsbesut (9 kap 6 MB och 5 FMH) från Länsstyresen Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Fastighetsakter Fastighetsakter / 10 år Genomförda projekt ink. ritningar, beskrivningar (MKB) samrådsredogöreser. Ingår i A 2 Fastighetsakter PapperIT* K Närarkiv Årsvis 5 år A 3 PapperIT* O Närarkiv Fastighetsakter / Fastighetsakter PapperIT* O Närarkiv Fastighetsakter PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter Garas vid inaktuaitet Ingår i A 2

9 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 31 Avd (motsv): Mijöskyddsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Täktärenden, Länsstyresens besut om överåtese av täkttistånd Fastighetsakter / Utredningar om uft, vatten och PapperIT* O Närarkiv Fastighetsakter markföroreningar samt kemikaier / Kungöreser vid anmäningsärenden PapperIT* O Närarkiv Fastighetsakter / Övrig provtagning (ackredit ab) Fastighetsakter / Anmäan från försäkringsgivare om Fastighetsakter betaningsförsummese, / mijöskadeförsäkring PCB i byggnader Fastighetsakter / Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Då verksamhet upphör 2 år Ingår i A 2 PCB föreäggande eer förbud Fastighetsakter Ozon årsrapporter Fastighetsakter / Ködmedier, sammanstäning över Syst. ordn. årig rapportering e. d. Ködmedier, försag ti PapperIT* O Närarkiv Fastighetsakter föreäggande och besut om / föreägganden Anmäan om vissa cisterner i mark Fastighetsakter samt ovan mark Kontrorapporter för inomhuscisterner / Fastighetsakter / 5 år Ingår i A 2 5 år 5 år at. 10 år ev. föreäggande, se protoko. Ingår i A 2

10 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 32 Avd (motsv): Mijöskyddsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Handäggning ang. spridning av kemiska bekämpningsmede Handäggning ang. förorenad mark Nedskräpning föreäggande och besut enigt26 kap 9 och 15 kap 30 MB Anmäan om inrättande av värmepumpanäggning ( 17) Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Fastighetsakter / Fastighetsakter / Fastighetsakter / Fastighetsakter / Övriga ärenden Fastighetsakter / Emissions och månadsprotoko Syst. ordn. från Homen Paper AB och Vargön e. d. Aoys AB 2 år Inspektionsrapporter PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter 10 år Ingår i A 2 Vattenanayser PapperIT* K Närarkiv 10 år Mijöskydd rörande jordbruk Fastighetsakter / Mijöskydd rörande oyckor e.d. Fastighetsakter / Mijöskydd rörande nedskräpning Fastighetsakter 10 år e.d. / Inventering av mijöfarigt avfa vid tandäkarmottagningar PapperIT O / K Närarkiv Besut om avgift i enskit fa Fastighetsakter

11 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 40 Avd (motsv): Naturvårdsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Anteckningar om arkiv Kommunaa naturreservat PapperIT* O / K Handägg.rum Syst. ordn. Kontinuerigt, A 6 / Närarkiv e.dy. omedebart Skötsepaner PapperIT* O / K Handägg rum /Närarkiv Syst. Ord. e.dy. Garas vid inaktuaitet A 6 Natur och kuturvårdsärenden koppade ti fastighet Fastighetsakter Samråd (yttranden) Syst. ordn. 10 år A 6 naturvårdsärenden Naturreservat (statiga, Nygårdsängen resp Dabobergen) Syst. ordn. 10 år A 6 LIPProjekt m f (Husjön, Da) PapperIT* O / K Handägg.rum Syst. ordn. projektens F 2 / Närarkiv e.d. avsut Naturvård övriga ärenden Syst. ordn. 10 år A 6 Natura 2000ärenden PapperIT O / K Närarkiv Syst ordn. 10 år A 6

12 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 50 Arkivbidare: Mijö och Häsoskyddsnämnd Arkivansvarig: Peter Amqvist Avd (motsv): Livsmedesverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Registrering och godkännande av Fastighetsakter ivsmedesanäggningar Anmäan om mindre ändring av ivsmedesoka Fastighetsakter Tistånd för ivsmedeshantering på / Fastighetsakter 5 år Ingår i A 2 annat stäe än ivsmedesoka Exp. Livsmedesverkets besut om godkännande av ivsmedesokaer PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter Vikorat godkännande av Fastighetsakter Ingår i A 2 ivsmedesanäggning inaktuaitet Tidsbegränsat godkännande av ivsmedesanäggning Fastighetsakter inaktuaitet Ingår i A 2 Återkaande av godkännande av ivsmedesanäggning PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter 10 år Anmäan om ny ägare Fastighetsakter Besut och underag om avgift i enskit fa = riskkassning Fastighetsakter inaktuaitet Ingår i A 2 Föreäggande och besut om PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter 10 år Ingår i A2 sauförbud Av ivsmedesverket meddeade vikor eer sauförbud för kännedom PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter upphävandet Ingår i A 2 Besut om omhändertagande av ivsmede PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter

13 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 51 Arkivbidare: Mijö och Häsoskyddsnämnd Arkivansvarig: Peter Amqvist Avd (motsv): Livsmedesverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Anmäan om smittsam sjukdom vid ivsmedeshantering Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Fastighetsakter 5 år eer tidigast när verksamheten upphör Åtashandingar Fastighetsakter Föreäggande, förbud, rättese på Fastighetsakter annans bekostnad / Egenkontroprogram Fastighetsakter / inaktuaitet Inspektionsrapporter PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter 10 år Anaysprotoko ivsmede PapperIT* O Närarkiv / Handägg.rum Kron. ordn. Projektinriktad kontro, / Syst. ordn. beskrivning och resutat Handäg. rum e.d. Anaysprotoko vattenanäggningar PapperIT* K Närarkiv Kron. ordn. Föjesedar aboratorieprov PapperIT* K Handägg.rum Kron. ordn. Ingår i A 2 3 år Dricksvattenprotoko vattenanäggning bevaras 10 år F 2 10 år A 5 Se SBN; Vaverket försäkran att prov anänt ti ab.

14 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 60 Avd (motsv): Djurskyddsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad OBS! Djurskyddsärendena övertogs av Länsstyresen Ansökan om tistånd att yrkesmässigt eer i större omfattning bedriva hästhåning Ansökan om tistånd att yrkesmässigt eer i större omfattning bedriva hund eer katthåning Ansökan, besut och tisyn om tistånd för viss djurhåning Ansökningar och besut för ridskoeverksamhet, kennar, päsdjursfarmer mm, samt besut om återkaat tistånd Ansökan och besut avseende zooaffär e. d. Besut och meddeanden från andra myndigheter ar rörande förprövning av Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Fastighetsakter Fastighetsakter Fastighetsakter Fastighetsakter Fastighetsakter Fastighetsakter PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter djurstaar ar rörande betesgång PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter 10 år efter sista notering Anteckningar om arkiv

15 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 61 Avd (motsv): Djurskyddsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad OBS! Djurskyddsärendena övertogs av Länsstyresen Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Anteckningar om arkiv ar rörande djurskydd Fastighetsakter, om ej annat anges Obefogade anmäningar angående djurskydd, vika inte eder ti åtgärd PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter 10 år Poismyndighetens besut för kännedom enigt Lag om tisyn över hundar och katter på tisynsprotoko, avseende hygien och djurhäsa vid anäggning med mjökproduktion, samt hos kennar e. d. PapperIT* K Närarkiv Fastighetsakter 10 år PapperIT* K Närarkiv Syst. ordn. e. d. inaktuaitet

16 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 70 Avd (motsv): Strategiskt mijöarbete DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Projekt Syst. Ord Remisser (yttranden/synpunkter) Syst. ordn Vattenverksamhet Syst. ordn. Paner vattenverksamhet Syst. ordn. Vattenvårdsförbund Syst. ordn. Vattendirektiv Syst. ordn. Vägpaner/broar/järnvägar Syst. ordn. Infrastrukturärenden Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet Anteckningar om arkiv 10 år LIP och Kimp är överfyttat ti Ann Osson 10 år 10 år Egna remissvar bevaras 10 år F 2 10 år F 2 10 år F 2 10 år F 2 10 år F 2

17 VÄNERSBORGS KOMMUN Sid 80 Avd (motsv): Smittskyddsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Reviderad Råttsaneringsbevis fartyg Föreäggande / förbud i enskida fa för att hindra spridning av samhäsfariga sjukdomar Besut om ersättning vid förstöring av ägodear för att hindra spridning av samhäsfariga sjukdomar Egna sammanstäningar / utredningar av t ex vatten och ivsmedesburen smitta Förvaringspats Sorteringsform Garing Tidsfrist för everans ti kommunarkivet PapperIT* O / K Förvatn. exp. Syst. Ordn. Syst. ordn. e. d. / Handäg. rum Syst. ordn. e. d. Kron. ordn. 10 år 10 år 10 år Anteckningar om arkiv 1 år Sekretesshandingar. Även handingar från smittskyddsäkare