Protokoll nr 4 - verksamhetsår 15/16 Sammanträde i kårstyrelsen 24 november 2015 på Yard

Transkript

1 Protokoll nr 4 - verksamhetsår 15/16 Sammanträde i kårstyrelsen 24 november 2015 på Yard Närvarande: Kårordförande Vice kårordförande Vice kårordförande Suppleant Monika Lundell Lucas Domeij Karl Peterson Magnus Andersson Tommy Kjellqvist Per Sirenius Stina Lindell Maria Nordin Åhörare under senare hälften av mötet: Dront Henrik Erlandsson Dront Johan Strihagen Frånvarande:, kassör Suppleant Mariela Du Rietz Concha Ferreira Alessandra Winterpil Nils Lundkvist 1. Mötet öppnas 2. Val av justeringsperson och mötessekreterare Diskussion om förenkling av denna punkt. Tommy har läst stadgarna och jämfört med tidigare år. Det är tillräckligt att ordförande justerar protokollet som sekreteraren har skrivit. Det kan vara samma sekreterare varje gång. Beslut att välja Kalle som kårsekreterare, dvs att skriva protokoll vid varje styrelsemöte Beslut att ordförande (Monika) justerar protokollet från varje styrelsemöte 3. Godkännande av dagordning Ordförande föreslår att lägga in två nya punkter, Brådskande och Lite mindre brådskande, före de vanliga punkterna Försäljning, Stugfrågor, osv. Detta i hopp om att hinna diskutera alla brådskande ärenden i början av mötet i stället för på slutet under Övriga frågor där de riskerar att bordläggas pga tidsbrist. Beslut att godkänna dagordningen enligt ordförandes förslag. 4. Föregående protokoll Bordläggs, behöver diskuteras närmare. 5. Datum för nästa möte 10 december 2015, 18.30, Yard

2 6. Kårens ekonomi och medlemmar Alessandra är frånvarande men har skickat resultat- och balansrapport via facebook. Allt ser bra ut. Monika rapporterar att kåren har 115 medlemmar som är mellan 8 och 25 år samt ytterligare ett antal medlemmar som är äldre än 25. Diskussion om förberedelserna inför ansökan om kommunala och statliga bidrag vid årsskiftet. Uppdrag ges till Kalle att se över Dronts närvarolistor för perioden juli-december Brådskande ärenden 7.1 Val av ersättare för Mariela Mariela har meddelat styrelsen att hon önskar avgå som ledamot fr.o.m Diskussion om detta. Koll av regelverk ger att styrelsen inte kan välja en suppleant som ständig ersättare utan att detta val måste göras vid varje styrelsemöte. Suppleanten ersätter under mötet ledamoten i allt utom attestering. Val av Maria att ersätta Mariela som ledamot vid dagens styrelsemöte. 7.2 Attestreglerna Tommy har hittat filen. Monika har läst reglerna noggrant, finner dem väl genomtänkta och ser ingen anledning att ändra dem. Diskussion om de ändå inte är lite väl krångliga eftersom tre personer brukar vara inblandade i varje utlägg. Styrelsen enas dock om att det är en bra princip att man inte ska attestera sina egna utlägg. Beslut att fortsätta följa dessa attestregler, se bilaga Nycklarna, del 1 En ny nyckel till uthyrningsdelen har tillverkats på Lions begäran. Det kostade 208 kronor. Enligt tidigare styrelsebeslut ska Lions stå för kostnaden, men Lions önskar ny bekräftelse av att detta inte kan kvittas mot det arbete som de har lagt ned på kökskrenoveringen. Beslut att Lions ska betala för tillverkningen av de nycklar som de behöver. Köksrenoveringen hör ihop med Lions hyra, inte med deras nycklar. 7.4 Köksrenoveringen, del 1 Lions har bett RNS att välja kakel till köket. Uppdrag till Kalle och Tommy att kolla om de kan hitta snyggt kakel hemma som de kan donera till RNS. Om inte ska Kalle påminna Lions om att de tidigare sagt att de hade lämpligt kakel att donera. Uppdrag till Maria att välja lämpligt kakel för max 1000 kronor om inte Kalle och Tommy hittar något. Maria ska inte inhandla kaklet utan bara välja. Därefter meddelar hon sitt val till Monika, som kontaktar Lions, som inhandlar och fraktar kaklet till Yard. Räkningen betalas av RNS. Lions utför arbetet. 7.5 Kommunikationsstrategi, del 1 Diskussion om facebookgruppen för ledare/utmanare. Vem riktar den sig egentligen till och är vi säkra på att målgruppen vet om att den finns? Beslut att facebookgruppen för ledare/utmanare riktar sig till alla som någonsin har varit ledare/utmanare i RNS. Uppdrag ges till Lucas och Kalle att verka för att alla tidigare ledare/utmanare i RNS blir inbjudna till facebookgruppen. Beslut att det är kårens ordförande och vice ordförande som ska vara administratör för kårens facebookgrupper. Uppdrag ges till Lucas att se till att rätt personer har administratorrättigheter för kårens facebookgrupper.

3 7.6 Utbildning, del 1 Monika rapporterar att kursen Leda scouting (tidigare kallad BAS/Bamse) kommer att ges i januari i Danderyd. Tre föräldrar till spårarscouter gick kursen i höstas. Alla tre har sedan dess deltagit som extraledare och därmed gett välkommen avlastning för spårarscouternas ordinarie ledare. Uppdrag ges till Monika att bjuda in fler föräldrar att gå kursen Leda scouting. 7.7 Sommarlägret Tommy rapporterar från informationsmötet om distriktslägret Sjö för alla. Lägret verkar roligt och det finns en bra planeringsgrupp. Den enda nackdelen är priset som kan bli så högt som 2500 kronor för hela lägerveckan. Detta hänger ihop med att lägret ska hållas på en campingplats som måste hyras. Denna avgift går då till distriktet. I avgiften till distriktet ingår preliminärt att en ledare per sju scouter åker gratis. Därtill kommer kårens omkostnader, men dessa kan förhoppningsvis hållas nere genom tidigare avsättningar i budgeten. Nästa steg blir att utse en lägergrupp inom RNS och att börja informera om lägret. Det är bra om lägergruppen är en blandning av äldre och yngre scouter, t.ex. från Dront, som därmed kommer att lära sig hur man arrangerar ett läger. Tommy anmäler sig till lägergruppen och det gör även Sibban som vill vara materialansvarig. Även Lucas Domeij och Henrik Erlandsson anmäler sig. Därtill visar Pontus Lepp intresse. Beslut att följande personer ingår i lägergruppen: Tommy, Sibban, Lucas, Henrik och kanske Pontus. Uppdrag ges till lägergruppen att självständigt verka för ett bra sommarläger. Övriga styrelsen förväntar sig regelbundna rapporter, men inte att bli inblandad i varje detalj eller att känna till när lägergruppen har möten. Uppdrag ges till Tommy att sätta ett pris på lägret, t.ex. genom att kontakta Carla om förra årets lägerbudget. Uppdrag ges till lägergruppen att ge information om lägret på julavslutningen den 8 december. Helst ska ett första lägerbrev vara klart tills dess. 7.8 Julavslutningen Diskussion om punkterna på programmet. Monika är samordnare. Monika skickar ut inbjudan till alla kårmedlemmar. Samling i bibliotekets hörsal. Monika tar reda på när den är bokad och vilken utrustning som finns. Det är viktigt att det finns en projektor för bildspelet. Kalle är konferencier under ceremonin i hörsalen. Spårarscouterna håller luciatåg. Märkesutdelning Kanske utlysning av tävling om nytt kårmärke. Tommy förbereder detta. Kanske ledarinvigning av Charlotte Bäckström. Monika kollar om hon vill det. Kanske avtackning av Mariela. Monika kollar om Mariela kan närvara på julavslutningen. Bildspel av det gångna scoutåret, inklusive kår-lanet, jamboreen i Japan, sommarlägret, etc. Lucas samlar ihop bilder och sätter ihop bildspelet. Information om sommarlägret. Lägergruppen fixar detta. Fackeltåg från biblioteket till Yard. Sibban köper facklor, ca 50 st. Fika på Yard. Maria gör inköpen. Handlingslista: lussebullar, pepparkakor, saft, kaffe, te, mjölk Förutom att fika ställer vi upp några informationsbord på Yard om t.ex. följande: Bokbord: t.ex. spårarhandboken, ledarboken, gröngölingsboken, broschyrer av olika slag Sommarlägret: svara på frågor om vad ett läger egentligen är. Visa en typisk packningslista. Scoutmärken: visa tavlan med scoutskjortan ordentligt, svara på frågor om vad märkena betyder och var de ska sitta. 7.9 Julstädning av Yard Ska vi be en grupp frivilliga föräldrar städa Yard innan julavslutningen? Det är lite ont om tid. Beslut att inte göra någon särskild julstädning av Yard. Den vanliga städningen räcker.

4 7.10 Försäljning av julsaker Ganska många scouter säljer individuellt och några har anmält sig till den gemensamma försäljningen vid Roslags-Näsby tågstation och på avslutningen. Styrelsen låter Alessandra och Mariela besluta självständigt om upplägget, inklusive att ställa in delar av det om det t.ex. är för få anmälda eller alltför dåligt väder. 8. Lite mindre brådskande 8.1 Rapport från stämman i Roslagens scoutdistrikt Monika och Sibban representerade RNS på stämman. Verksamhetsplanen diskuterades via ett påverkanstorg. RNS yrkade för att distriktet ska prioritera AU-verksamheten för utmanarscouter framför alla andra aktiviteter. Yrkandet fick många plustecken och togs med i den slutliga verksamhetsplanen. Trots tidigare varningar fick valberedningen ihop en styrelse. Ordförande blir Carl Axberg med tillträde i januari I vår blir det en extrastämma i Norrtälje. Tills dess ombeds fler kretsar, bl.a. Täby och RNS, ta fram kandidater till distriktets valberedning. 8.2 Kårens framtidsstrategi Diskussion om uppföljningen av förra årets strategiresa. Som första steg behöver alla i styrelsen läsa vad som kom fram ur resan. Uppdrag ges till Kalle att ta fram sammanfattningen från förra årets strategiresa. 8.3 Ledarvård samt vård av kårens övriga vuxna Vilka aktiviteter kan vi ha för att pigga upp våra ledare, funktionärer och engagerade föräldrar. Bordläggs. 8.4 Nycklarna, del 2 Systemansvaret för nycklarna har nu förts över från Ingmar Blomqvist till Monika Lundell. Vår servicestation är Täby Lås i Näsbydal. Varje nyckel kostar 208 kronor att tillverka och vi kan inte få högre rabatt än 10%. Diskussion om eventuellt byte av nyckelsystem från Assa säkerhetsnycklar till RFID tags. Det verkar som att ett sådant system kan installeras utan alltför hög kostnad. Uppdrag ges till Tommy och Sibban att prioritera undersökningen av vilken RFID-lösning som är lämpligast. Beslut att Monika kan dela ut nycklar till kårmedlemmar utan deponiavgift. Detta eftersom det verkar allt troligare att vi snart får en RFID-lösning. 8.5 Kommunikationsstrategi, del 2 Vem är intresserad av att jobba med kårens kommunikation? Det finns flera aspekter på detta: teknik, innehåll, utformning, etc. Diskussionen ger att Lucas är intresserad av att hålla på med tekniken men att alla i styrelsen måste hjälpa till med innehållet. Uppdrag ges till Lucas att ordna så att alla i styrelsen kan logga in i Wordpress. Uppdrag ges till Lucas att vara huvudansvarig för att uppdatera webbsidan vid behov. Dock kan även andra i styrelsen uppdatera webbsidorna via sitt Wordpress-konto. Uppdrag ges till hela styrelsen att hjälpa till med innehållet på webbsidan. 8.6 Utbildning, del 2 Monika rapporterar att det finns flera intressanta kurser att gå på Scouternas folkhögskola, t.ex. läderkurs, trygga möten, AL-kurs, Treklöver Gilwell. Det börjar bli dags att tillsätta en KUL, dvs en KårUtbiLdare. Vem är intresserad? Monika anmäler sig. Beslut att Monika blir kårens KUL

5 8.7 Roller Frågan om tilldelning av övriga roller bordläggs till nästa möte. Styrelsen tar god tid på sig med rolltilldelningen. Anledningen är att det gäller att få rätt person på rätt plats så att rollen inte riskerar att kännas betungande. 8.8 Köksrenoveringen, del 2 Det köptes ett överskåp för mycket. Vad ska vi göra med det? Frågan bordläggs till nästa möte. 8.9 Rekrytering Monika påpekar att det nog är många som inte vet att det finns en scoutkår i vår röda stuga. Att hänga upp en namnskylt på fasaden mot Stockholmsvägen vore ett enkelt sätt att synliggöra kåren och kanske rekrytera fler medlemmar. Diskussion om förra styrelsens planer på att ha en banderoll på taket. Det stupar på kostnaden och på att bygglov krävs för takinstallationer. En plåtskylt på fasaden vore billigare och fyller samma funktion. Diskussion om vad det i så fall ska stå på skylten. Det kan räcka med bara Scouterna. Namnet på kåren är inte det viktiga. Uppdrag ges till Magnus och Stina att fråga kansliet om man kan köpa en skylt med Scouterna hos dem Kalendarium Diskussion om att det vore bra att presentera ett kalendarium på julavslutningen. Uppdrag ges till Magnus att ta fram ett preliminärt kalendarium. 9. Inkomna skrivelser Inga inkomna skrivelser. 10. Rapporter och information Se punkt 7 och Dagsläget på avdelningarna Tättingar, Insekter, Gnagare, Dront: ingen rapport. Sleipner: Lång diskussion om läget. Nils och Maria, som är AL respektive äventyrarscout, rapporterar att mötena ibland känns röriga, trots att det märks att ledarna har gjort ett gediget jobb med planeringen. Det är många faktorer som inverkar. Uppdrag ges till Sibban och Magnus att ta kontakt med Nils om vilket stöd de kan bidra med. 12. Försäljning Se punkt Stugfrågor Se punkt 8 Därtill har det kommit en förfrågan från Täby karateförening om att hyra ut Yard till 4-5 norrmän över en helg från fredag till söndag. De ringer tillbaka om de är fortsatt intresserade. Beslut att 1000 kr är en skälig hyra för denna typ av uthyrning.

6 14. Materielfrågor Sibban rapporterar att han har kollat hur mycket gasol som finns på Yard. Kvantiteten är mindre än en hushållsförbrukning och den är välventilerad. 15. Utbildningar, arrangemang och tävlingar Se punkt 7 och Läger Se punkt Övriga frågor 17.1 Dagordningens utformning Dagens möte gick mycket bra trots att det var många punkter och många närvarande. Mötet kunde slutföras inom tidsramen utan nämnvärd stress. Det är möjligt att alla punkterna hade kunnat avhandlas utan att dela upp dem i Brådskande och Lite mindre brådskande. Till nästa gång prövar vi att gå tillbaka till den ordinarie dagordningen. Diskussionen visar speciellt att styrelsen inte vill missa rapporterna från avdelningarna. Dessa bör läggas tidigt i dagordningen. 18. Nästa möte Se punkt 5, men det tål att upprepas här: 10 december 2015, 18.30, Yard 19. Mötet avslutas Vid protokollet: Justeras: Karl Peterson, kårsekreterare Monika Lundell, kårordförande