PROTOKOLL. Protokoll från Styrelsemöte i Borgholm Energi AB samt

Transkript

1 1 Paragrafer 1-27 Protokoll från Styrelsemöte i samt Plats och tid Badhusgatan 4,, 09:00 Ekerum Resort , 14:30 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Cecilia Ahlström (S), ersättare för Joel Schäfer (S), förste vice ordförande Tomas Lind (FÖL), andre vice ordförande 1-18 Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Ingvar Svensson (V) Birger Palm (S) Övriga deltagande Anders Lindholm, VD, Annika Hermansson, Martin Johansson, Thomas Ekberg, Jens Odevall, Annika Karpfors Förtydligande På grund av tidsbrist avbröts styrelsemötet och återupptogs igen den Underskrifter Annika Karpfors Carl Malgerud (M) Tomas Lind Sekreterare Ordförande Birger Palm

2 2 och Paragrafer 1-27 Innehållsförteckning FORMALIAÄRENDEN 1 BEAB Styrelsemöten Inledning 2017/51 5 INLEDANDE ÄRENDEN 2 VD rapporterar / Månadsuppföljning / Avvikelserapportering 2017/ TAXEFINANSIERADE VERKSAMHETER Beslutsärenden, taxefinansierat 5 BEAB Huvudkontor arbetsmiljö 2017/ Smörblomman 13, lokalanpassning 2017/ Resedan 8 - Sanering 2017/ Taxeprojekt oförmedlade förbindelsepunkter 2017/ Försäljning av Kastlösa vindkraftpark 2016/ Informationsärenden, taxefinansierat 10 Taxeprojekt VA 2017/

3 3 och Paragrafer Hamnprojekt / Revisionsrapport 2016 "Granskning av kommunens hamnverksamhet" 2017/ Revisionsrapport - Granskning av intern kontroll 2017/ Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer 2016/ Avrapportering av projekt avsaltningsverk i Sandvik 2016/ Avfallssortering matavfall 2017/ SKATTEFINANSIERADE VERKSAMHETER Beslutsärenden, skattefinansierat 17 Osten förstudie etablering av bolagsverksamheter 2017/ Budget för gräs/snö vid verksamhetslokaler 2017/ Arbetsmiljöproblem - Kostverksamheten 2017/ Arbetsmiljöproblem - Kostverksamheten 2017/

4 4 Paragrafer Arbetsmiljöproblem - Kostverksamheten 2017/ Informationsärenden, skattefinansierat 22 Översyn skötselavtal badplatser 2017/ ÖVRIGA ÄRENDEN 23 Återrapportering från KS och KSAU 2017/ Teman för styrelsemöten / Styrelsen BEAB upplägg / Nomineringar till Styrelsen för Avfall Sverige AB 2017/ Restlista /10 43

5 5 1 Dnr 2017/51 BEAB Styrelsemöten Inledning Ordförande Carl Malgerud förklarar mötet öppnat och hälsar deltagarna välkomna. Styrelsen utser Tomas Lind att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. Dagordningen enligt kallelse godkänns med tilläggsärende o Belysningspunkt på Återvinningsstationen Borgholm (Birger Palm)

6 6 2 Dnr 2017/20 VD rapporterar 2017 Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. VD Anders Lindholm rapporterar om aktuella möten och ärenden. - Gata Park resurser - Presidiet träffar KSAU på fredag den 15 december - Strategidag Ekerum den 20 december - Fastigheter o Värmesystem Soldalen o Hammaren 8 o Återvinningsstation kalkylfrågor, projekt, belysningspunkt - KSRR Information presenteras på sammanträdet.

7 7 3 Dnr 2017/1 Månadsuppföljning 2017 Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Skattefinansierat: Gata Park uppvisar en negativ budgetavvikelse på 683 tkr, vilket är bättre än tidigare år. Det är främst externa köp som är högre än budget. Hamnar ligger på budget. Fastighetsförvaltningen åt kommunen är på väg att avslutas hos. Kost uppvisar en positiv budgetavvikelse på 51 tkr. De minskade asylportionerna har verksamheten hanterat ekonomiskt bra. Lokalvård uppvisar en positiv budgetavvikelse på 597 tkr. Det beror främst på effektivare resursutnyttjande. Transport uppvisar en positiv budgetavvikelse på 42 tkr. Förråd uppvisar ett negativt resultat på 118 tkr. Ett eventuellt underskott vid årets slut bärs av de verksamheter som använder förrådet. Taxefinansierat: Återvinning och Avfall uppvisar ett positivt resultat på 1737 tkr. Det är lite lägre än föregående år på grund av ökade resurser och genomförda förbättringar. VA uppvisar ett positivt resultat på 7421 tkr. Avskrivningarna och personalkostnaderna är lägre än budgeterat. Ett eventuellt överskott vid årets slut avsätts till investeringsfond. Egen fastighetsförvaltning uppvisar ett negativt resultat på 264 tkr. Hyran för Osten fattas. Bostäder uppvisar ett negativt resultat på 573 tkr. En del underhåll har genomförts under året. Kost och Lokalvård externt uppvisar ett positivt resultat på ca 300 tkr. Fjärrvärme uppvisar ett positivt resultat på 1064 tkr. Ett normalår hittills. Vindkraft uppvisar ett positivt resultat på 665 tkr. Det är bättre resultat än föregående år pga högre elpris. Elnät uppvisar ett positivt resultat på 4902 tkr. Fakturering av projekt har påbörjats tidigare än föregående år.

8 8 Likviditeten är god. Ytterligare ett lån för avsaltningsverket på 20 mkr har tagits upp och betalas ut 15 december. Statistik över bilar och båtar i hamnar redovisas. Nivåerna är ganska stabila över åren. Det är viktigt att vi får statistik även från de utarrenderade hamnarna. presenteras på sammanträdet. Månadsuppföljning per den sista november Skickas till Annika Hermansson, Ekonomichef

9 9 4 Dnr 2017/130 Avvikelserapportering Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. VA Ledningsnät: Oplanerade störningar i leveransen Vattenläcka Vallmogatan Sandvik Vattenläcka Spjutterum Vattenläcka Löttorp Kundtjänst: FetchPlanner (FP) / BFUS Container Avvisade vikter p.g.a. de lagts in manuellt av Suez i FP och lästs in på ett senare datum än efterföljande inläsning. Systemet behöver få avläsningarna i ordningsföljd. Omfattningen är 105 poster/tillfällen med totalt drygt kg á 2,21 kr inkl. moms mellan Fortsatt rutin blir att inför varje debitering söka upp eventuellt avvisade kilon i MFU. Problemet ska inte fortlöpa då Suez nu ska ha utrustning i sina bilar så att informationen kan läggas in i systemet direkt vid tömningstillfället. Avvisade vikter är inlagda manuellt och faktureras i samband med ordinarie fakturakörning i början av december. Kärlavfall Avvikelsen kritiskt fel i FP stoppade export till BFUS vilket gjorde att vikter och avgifter inte kommit med vid fakturering. Avvikelsen skapas från vågsystemet i sopbilarna trots att kärlet blivit tömt pg.ga. en felaktig inställning i FP. Detta har pågått sedan vi gick i drift i november -16. Inställningen är nu rättad. Sommarkunder Drabbade kunder med sommarabonnemang är ca 960 st. Merparten av dessa kunder får beloppet överfört på nästa års faktura. Drygt 200 st. där beloppet överstiger 200 kr får en extra faktura i december med medföljande

10 10 informationsbrev. För sommarkunderna handlar det om drygt kg á 3,77 kr inkl. moms. Helårskunder Drabbade kunder med helårsabonnemang är ca 1080 st. Dessa vikter kommer att läggas på vid ordinarie fakturakörning i början av december. Kunder med belopp som överstiger 200 kr får medföljande informationsbrev. För helårskunderna handlar det om drygt kg á 3,77 kr inkl. moms. Avslutade avtal kg går inte att debitera då de dåvarande ägarna flyttat eller avslutat avtalen. Lokalvård: Lokalvårdsavdelningen får information externt att det förekommer skabb på Förskolan Skogsbrynet. Lokalvårdschef och Lokalvårdare har inte fått till sig denna information, Lokalvårdschef tar kontakt med Skogsbrynet för att höra om informationen stämmer. Och får det bekräftat, förskole pedagogen menade att det endast var en familj och de har nu behandlats. Lokalvårdschef ifrågasätter varför man inte delgivit lokalvården denna information som är mycket viktig för att minska smittspridning och skydda sig själv, det gäller i högsta grad lokalvårdens arbetsmiljö likaväl som förskolans personal och barn. Åtgärd Att skolledningen tar detta på fullaste allvar och ser till att det blir en bra arbetsmiljö för alla. Det är av yttersta vikt att alla som blir berörda får information om ev., utbrott av Infektioner, smittspridning av parasiter m.m. Lokalvårdschef skickade i samband med tillbudet över en utarbetad rutin för distribution ut till utbildningsförvaltningens personal för att minimera riskerna med smittspridning framöver. Kostverksamheten: Elever från Slottskolan, som äter lunch i Viktoriaskolans matsal, klättrade ut genom fönstret i den lilla matsalen. Kvar stod disk på borden. Andra elever kastade tallrikar med mat på golvet och gick. Det var rena cirkusen. Ingen från Utbildningsförvaltningen var rastvakt och kostverksamhetens personal har inte i sin arbetsbeskrivning att hålla ordning i matsalen, som är skolans ansvar. Händelsen inträffade under vecka Det behövs en person som hela tiden rör sig runt i matsalen, och inte bara står vid dörrkarmen och hänger. En vuxen person som har elevernas respekt och som hanterar problem när de uppstår.

11 11 Även ljudvolymen i matsalen har ökat dramatiskt, och kökets personal får en ansträngd arbetsmiljö av detta. Sammantaget är det ingen vidare arbetsmiljö för kökets personal alls i matsalarna och vi behöver lyfta frågan så att en förändring kan ske. Förslag till åtgärd Säkerställa att Utbildningsförvaltningen har tillräckligt med rastvakter i skolmatsalen för att främja matro och trivsel. Säkerställa att Utbildningsförvaltningens rastvakter hanterar problem som uppstår direkt vid det inträffade. Anders Lindholm föredrar ärendet. Tjänsteskrivelse Skickas till Markus Wertwein Ros Åsa Amnér Anna Thisell Ingela Götberg

12 12 5 Dnr 2017/144 BEAB Huvudkontor arbetsmiljö Styrelsen beslutar att för 2018 tilläggsbudgetera 240 tkr enligt Alt. 2 nedan. Det har under en längre tid påtalats att ljudnivån för de som sitter i kontoren längs korridoren är oacceptabelt hög. Det finns olika alternativ för att åtgärda problemet. Klinkergolv har börjat spricka med plattsläpp till följd. Linoleum-mattor i flera kontor har börjat släppa. Detta har skett nyligen i nedre änden på korridoren och reparerats. Troligen härrör sig skadorna av rörelser i betongplattan och avsaknad av dilatationsfogar för att kunna motverka dessa krafter. Den typ av klinkerplatta som har använts finns ej längre att tillgå, vilket gör reparationsarbeten i större omfattning omöjligt att utföra på ett utseendemässigt tillfredställande sätt. Det finns inga klinkerplattor på marknaden som är likvärdiga. Vi har inte kunnat påvisa några förhöjda fuktnivåer i betongplattan. Alt.1 Komplettera med ljudabsorbenter på väggar och nederdelar av glaspartier. En offert på detta har tagits in och hamnar på ca kr. Alt. 2 Befintliga klinkergolv (utöver kök, mötesrum och korridor vid fastigheter) rivs ut, slipas, behandlas och ersätts med Textilplatta Epoca classic, samma textilplatta som har använts i Gata-Parks lokaler på Osten. Befintliga linoleumgolv i kontor rivs ut, slipas, behandlas och ersätts med textilplatta Epoca classic. Offert har tagits in på 228 tkr förutsatt att arbetet kan genomföras i 2 delar. Tillkommande kringkostnader beräknas till ca kr. Total kostnad 240 tkr. Konsekvensbeskrivning Alt. 1 Enligt leverantör kan vi med dessa åtgärder uppnå en god dämpning av ljudnivåerna, detta till en förhållandevis låg kostnad och små ingrepp. Detta alternativ löser endast problemet med ljudnivån. Alt. 2 Vi kommer på sikt vara tvungna att åtgärda golv i korridor och kontor oavsett ljudnivå. Detta på grund av byggnadstekniska problem som medför plattsläpp och släpp av

13 13 mattor. Ljudnivån kommer väsentligt att förbättras med denna textilmatta. Dock kommer lösningen med relativt höga kostnader och en problematisk logistik för kvarboende i kontoren, under utförandetiden. VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Tjänsteskrivelse Skickas till Tobias Selldén, Fastigheschef

14 14 6 Dnr 2017/145 Smörblomman 13, lokalanpassning Styrelsen beslutar att för 2018 tilläggsbudgetera 250 tkr för anpassning av lokal 04 i Smörblomman 13. Fastigheter avser att anpassa lokal 04 på Smörblomman 13 till ny hyresgäst. En hyresökning tas ut som dels avser att täcka anpassningskostnader samt anpassning till marknadsmässig hyra. Hyran har förhandlats och godkänts av ny hyresgäst. Lokalen i fråga är den som Gata-Park har hyrt för vinterförvaring, detta avtal sträcker sig till Gata-Park har då möjlighet att avträda lokalen under våren, varvid anpassning kan ske och ny hyresgäst tar över. Detta innebär en minskad kostnad för Gata-park och en ökad intäkt för Fastigheter. VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Tjänsteskrivelse Skickas till Tobias Selldén, Fastighetschef

15 15 7 Dnr 2017/152 Resedan 8 - Sanering Styrelsen beslutar att godkänna kostnaderna om 2 mkr för att påbörja sanering av Resedan 8. Gällande sanering av Resedan 8 För att påskynda processen för byggnation bör de saneringsåtgärder enligt tidigare framförd rapport från DGE utföras så skyndsamt som möjligt. Denna del gäller det som idag tillhör Resedan 8, vilket är merparten av den mark som måste saneras. Det vill säga, inte de delar som idag tillhör fastigheterna 9 och 10. Dessa kan ej påbörjas förrän lantmäteriförrättningen vinner laga kraft. En förutsättning för genomförande är dock att det saneringstillstånd som lämnades in godkänns av samhällsbyggnadsförvaltningens miljöenhet. Utförande kan ske genom det RAM-avtal som Borgholm Energi har gällande marktjänster. Kostnaderna beräknas uppgå till 2mkr för denna del. VD Anders Lindholm föredrar ärendet tillsammans med Fastighetschef Tobias Selldén. Tjänsteskrivelse Skickas till Tobias Selldén, Fastighetschef

16 16 8 Dnr 2017/146 Taxeprojekt oförmedlade förbindelsepunkter Styrelsen beslutar att den framlagda kommunikationsplanen återremitteras och framläggs igen i april Noteras på restlistan. Styrelsen begär uppdatering vid varje styrelsemöte. I enlighet med tidigare beslut av Protokoll , 158, Dnr 2017/15, se nedan, bifogas som beslutsunderlag kommunikationsplan för projektet oförmedlade förbindelsepunkter. Beslut av Protokoll , 158, Dnr 2017/15: Styrelsen beslutar godkänna 1. Att i enlighet med presenterad tidplan och uppskattat resursbehov, förmedling genomförs av etablerade oförmedlade förbindelsepunkter. 2. Att beslutet kan genomföras efter av styrelsen godkänd kommunikationsplan. Taxestrateg Jesper Slöjdare, Kommunikationschef Anna Thisell och Strateg Markus Pile föredrar ärendet. Kommunikationsplanen presenteras. Tjänsteskrivelse Kommunikationsplan för oförmedlade förbindelsepunkter VA av Skickas till Jesper Slöjdare, Taxe-strateg Anna Thisell, Chef för kundtjänst och kommunikation

17 17 9 Dnr 2016/133 Försäljning av Kastlösa vindkraftpark Styrelsen beslutar att ge VD i uppdrag att gå vidare i försäljningen av Kastlösa vindkraftpark. Bakgrund Borgholm Energi äger 8 st vindkraftverk i Kastlösa som driftsattes 1997/98. Markarrendet för vindkraftparken går ut Samtliga verk är avskrivna, undantaget investeringar som ersätter havererade växellådor, totalt återstående värde 576 tkr november Värdering genomförd 2015 av Bravi HB ansåg parken ha en driftslivlängd fram till Om detta skall förlängas förbi 2020 behövs omfattande investeringar. Flodmans el och energi, som har driftservice på Kastlösa verken, fick i uppdrag att ta fram en åtgärdslista för nödvändiga investeringar som avlägsnar de mest aktuella problem och missförhållanden med verken. Det omedelbara investeringsbehovet uppgår till 870 tkr. Investeringsbehovet kvarstår. I oktober 2017 brann motorhuset på ID 903 i Kastlösa. ID 903 var ett av verken som identifierades med minst investeringsbehov. Ekonom Daniel Njord Petersson redogör för ärendet. Styrelseledamot Birger Palm reserverar sig för beslutet. Tjänsteskrivelse. Bilaga 1: Kastlösa vindkraftpark , analys och kalkyl framtagen av Daniel Njord Petersson och Robin Hillström. Skickas till Daniel Njord Petersson, ekonom Annika Hermansson, ekonomichef

18 18 10 Dnr 2017/127 Taxeprojekt VA Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Dagsläge Avtalskunder: Möte med LRF Borgholms kommungrupp genomfördes 8/11 på avsaltningsverket i Sandvik. Anders Lindholm, Markus Wertwein Ros och Tina Pile förevisade verket varefter vi informerade om behovet av förändrad hantering av avtalskunder för kommunalt VA. Behov av anpassning till över tid förändrade omvärldskrav och därtill hörande justeringsbehov av nuvarande debiteringsmodell för lantbruk. Bra frågeställningar och en öppen diskussion genomsyrade kvällen och budskapet nådde fram. Kommungruppen har sedan kommit tillbaka med en förfrågan om att bilda en arbetsgrupp för att vidare diskutera utformning av debiteringsmodell för lantbruk. Deltagare respektive första mötesdatum är i dagsläget ej fastställt. Frågan ligger hos kommungruppen. Möte med Böda Sand Camping AB, som representant för campingnäringen inom Borgholms kommun, genomfördes 16/11. Precis som vid tidigare möten med politiska lokalgrupperna och med LRF var avsikten att skapa en förståelse för behovet av anpassning, att förankra de förslag till debiteringsmodeller projektet har arbetat fram. Ett mycket bra möte med öppen dialog och bra frågor resulterade i: En förståelse/accept av behovet av anpassning av debiteringsmodellen för Camping. En önskan att fortsätta diskussionen kring debiteringsmodellens utformande genom att involvera Camping Öland. Representant för Camping Öland är som nästa steg i processen kontaktad för ett inledande möte. I dagsläget är dock inte datum fastställt.

19 19 Mörbylånga kommun: I samband med beslut om VA-taxa 2018 i KF 27/11 presenterades skevheter i nuvarande taxa gällande debitering av dagvatten samt föreslagna justeringar och ny fördelning av avgifterna. Kommande aktiviteter Avtalskunder Borgholms kommun: Dec 2017 (prel) - Uppföljande möte med arbetsgruppen med LRF. Dec 2017 (prel) - Inledande möte med Camping Öland. Mörbylånga kommun: Jan 2018 (prel) - Möten med KLU, politiska partigrupper, representanter för LRF och Camping under januari för att för Mörbylånga kommuns del i projektet: skapa en förståelse för behovet av anpassning förankra de förslag till debiteringsmodeller för avtalskunder projektet har arbetat fram Ärendets behandling Ärendet uppdateras och presenteras vid varje styrelsemöte. Jesper Slöjdare föredrar ärendet. Tjänsteskrivelse Skickas till Jesper Slöjdare, Taxestrateg

20 20 11 Dnr 2017/56 Hamnprojekt 2017 Styrelsen beslutar att godkänna Del Ett, Slutrapporten av Åtgärds - och Handlingsplan för Hamnprojekt Under hösten har en projektgrupp bestående av verksamhetschefer och tjänstemän tagit fram de dokument som enligt T. Cederholms rapport saknades inom område Hamnar. Dessa dokument utgör Åtgärds- och handlingsplanen som ligger till grund för hur, ska möta projektets sjätte effektmål, att minska antalet akutåtgärder. Projektgruppen har konstaterat att arbetet är så omfattande att det har behövt delas upp i två delar. Det styrelsen tar del av idag är Del Ett. Åsa Amnér föredrar ärendet. Meddelas att Del 2 av rapporten är påbörjad, ansvarig är Jesper Slöjdare, taxe-strateg. Tjänsteskrivelse Presentation på mötet Skickas till Åsa Amnér, chef för Kostverksamheten Hans Johannesson, chef för Gata Park Hamnar Jesper Slöjdare, taxestrateg

21 21 12 Dnr 2017/147 Revisionsrapport 2016 "Granskning av kommunens hamnverksamhet" Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Styrelsen begär återkoppling under pågående process. Med utgångspunkt i bifogad revisionsrapport Granskning av kommunens hamnverksamhet - Borgholms kommun av Feb 2016 utförd av PWC, samt i Borgholm Energis Rapport Åtgärd och Handlingsplan, Hamnutredning 2017 återkopplas vidtagna och planerade åtgärder. Avsikten med åtgärderna är att uppfylla de kontrollmål som granskas i revisionsrapporten för att, som det uttrycks i revisionsrapporten, säkerställa att hamnverksamheten sköts på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Taxestrateg Jesper Slöjdare föredrar ärendet. Tjänsteskrivelse Revisionsrapport Granskning av kommunens hamnverksamhet Återkoppling revisionsrapport Granskning av kommunens hamnverksamhet, Jesper Slöjdare Skickas till Jesper Slöjdare, Taxestrateg

22 22 13 Dnr 2017/150 Revisionsrapport - Granskning av intern kontroll Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Styrelsen begär återkoppling under pågående process. Med utgångspunkt i revisionsrapporten Granskning av intern kontroll - Lekmannarevisionerna i av Dec 2015 utförd av PWC samt i för Borgholms kommun gällande Reglemente för intern kontroll (KF ) återkopplas vidtagna och planerade åtgärder. Avsikten med åtgärderna är att uppfylla de kontrollmål som granskas i revisionsrapporten och därigenom åtgärda de brister gällande intern kontroll som påtalas i revisionsrapporten. Taxestrateg Jesper Slöjdare föredrar för ärendet. Tjänsteskrivelse Återkoppling revisionsrapport Granskning av intern kontroll (med bilagor) Skickas till Jesper Slöjdare, Taxe-strateg

23 23 14 Dnr 2016/2 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Mark- och miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till mark- och miljööverdomstolen vid Svea hovrätt och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. Nedan redovisas en sammanställning av samtliga ärenden som för Borgholm Energi är aktuella i Mark- och Miljödomstolen samt övriga rättsliga tvister. Förändringar i mål som har tillkommit sedan senaste redovisningen är färgmarkerade. M xxx-xx Djurstadtorp 2:59 Ärende: Kund har bestridit anläggningsavgifter för vatten till fastigheten Djurstadtorp 2:28. Borgholms Kommun intog Djurstadtorps-området i verksamhetsområde för vatten år Status: Ärendet hänskjutet till Mark- och Miljödomstolen. Dom: Övrigt: Ombud: M Klinta 24:6 Ärende: Bebyggd tomt inom detaljplan och verksamhetsområde. Ärendet gäller utebliven betalning på anläggningsavgift för vatten och spillvatten. Förbindelsepunkt förmedlades

24 Fastigheten anslöts till ledningsnäten 1988, inga anläggningsavgifter eller brukningsavgifter är debiterade sedan tidigare. Status: Ärendet hänskjutet till Mark- och Miljödomstolen. Borgholm Energi skall yttra sig gällande svarandes handlingar senast Dom: Övrigt: Ombud: Inger Green VD Anders Lindholm presenterar ärendet. Tjänsteskrivelse Skickas till VA-chef Markus Wertwein Ros

25 25 15 Dnr 2016/124 Avrapportering av projekt avsaltningsverk i Sandvik Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslut om investering av bräcktvattenverk togs i Kommunfullmäktige Projektledning samt projektering utförs av WSP med full insyn av Borgholm Energi. Projektledare hos WSP är Pontus Göransson. Projektgrupp hos Borgholm energi är Markus Wertwein Ros, Tina Pile, Torgny Färm, Roger Lundby Persson samt Daniel Petersson. Tidplan: Verket beräknas vara klart för drift under juni månad Budget: Beräknad budget för projektet är 113,2 Mkr varav avsaltningsverkets del är 84,5 Mkr. Uppföljning av Ekonomin kommer att ske löpande genom rapportering till Daniel P. Upphandlingar Pågår: - Ledningsnät etapp 2 upphandling avbruten och överprövad. Sandahls överprövning gällande avbrytandet av upphandlingen fick avslag i Förvaltningsrätten i Växjö. Sandahls har överklagat Förvaltningsrättens beslut till Kammarrätten i Jönköping. Kammarrätten meddelade prövningstillstånd, Mål nr Borgholm Energi har via Lindahl yttrat sig i Målet, senast Ledningsnät förstärkning Löttorp, Entreprenad är påbörjad och beräknas vara klar under december Ny upphandling startad gällande etapp 2 med förbehåll om avbrytande om Sandahls överklagan får bifall sista svarsdag Ledningsnät etapp 3 publicerad, sista svarsdag Pågående Aktiviteter - Injustering av process Återstående arbeten: - Entreprenaden blev godkänd på fortsatt slutbesiktning som hölls Överenskommelse om när fel skall vara avhjälpta:

26 26 o E-anmärkningar och övergripande samordnad provning skall vara avhjälpta senast Enligt överenskommelse vid SB2 har Beställaren rätt att innehålla 5 % av kontraktssumman till dess att ovanstående punkter är avhjälpta. o S-anmärkningar avseende dokumentation kvarstår under garantitiden. Övriga Sanmärkningar enligt respektive bilaga. o Prestandatest skall vara utförd senast Prestandatestet utförs enligt överensstämmelse med beställaren och entreprenören kallar en månad innan planerad tidpunkt för testets utförande. o Utredning angående koagulant skall vara klar senast Övrigt Vattendom kommer att sökas utöver undantagsregeln. WSP tar fram teknisk beskrivning samt MKB, Mikael Berglund advokatfirman Fröberg Lundholm är ombud. Ansökan om vattendom är inskickad till Mark och Miljödomstolen. Kungörelse gällande ansökan gick ut från Mark- och Miljödomstolen Vattenverket kopplades in mot ledningsnätet i större omfattning den 21:a juni. Leveransområde för Sandvik är idag från Kvarnstad i norr till Palmelund i söder. Utbildning av Borgholm Energis driftspersonal genomfördes , Borgholm Energis personal hanterar därefter den löpande driften av verket. VD Anders Lindholm presenterar ärendet. Tjänsteskrivelse Skickas till VA-chef Markus Wertwein

27 27 16 Dnr 2017/126 Avfallssortering matavfall Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Läget avseende insamling och behandling av hushållsavfall i Borgholms kommun beskrivs nedan. Testkörning Tekniska Verken Två testkörningar av avfallet har gjorts i Linköping, hos Tekniska Verken som har en likadan maskin för optisk sortering som KSRR har. Tekniska Verken tar emot hushållsavfall från 11 kommuner. Den första leveransen till Linköping gjordes , efter Ölands Skördefest då avfallet bedöms motsvara läget vi har sommartid. Innehållet i två av tre containrar kunde sorteras i Tekniska Verkens maskin. Bedömningen var att jämfört med andra kommuner som levererar in avfall till optisk sortering var leveransen något sämre än snittet. Den andra leveransen kördes och anses motsvara avfallet som samlas in under vinterhalvåret. Leveransen var av bättre kvalitet än den föregående och allt avfall sorterades. Inga tekniska problem avseende sorteringen kunde konstateras. Därmed kunde vi konstatera att det hushållavfall som uppkommer i Borgholms kommun efter Skördefesten och fram till sommaren bör vara möjligt att sortera i den typ av maskin som KSRR har numera. Dokumentation Från och med har vi fått protokoll på alla avfallsleveranser till KSRR, med fotodokumentation. Avfallsklassning KSRR har börjat klassa om hushållsavfallet som Borgholm Energi levererar till verksamhetsavfall, vilket framgår av de protokoll som nämns ovan. Endast en levererad container (11,7 ton) har haft avfall klassat som sorterbart, vilket var och det avfallet ska också enligt KSRR ha sorterats optiskt. Omklassningen till verksamhetsavfall är inte juridiskt korrekt, enligt uppgift från jurist inom branschorganisationen Avfall Sverige. Vi har bestridit alla delar av fakturan för

28 28 avfallsleveranserna till KSRR i oktober som syftar på verksamhetsavfall, vilket enligt fakturan kostar 1600 kr/ton att lämna till KSRR. Åtgärder för att underlätta sortering hos KSRR Det nya insamlingsavtalet med Suez, som började gälla , innebär att avfallet inte får komprimeras i sopbilarna och skall behandlas med försiktighet vid omlastning. Detta avser vi följa upp kontinuerligt. Sedan vecka 47 samlas hushållsavfall hos kunder med container in separat och lastas om separat. Detta avfall levereras i egen container till KSRR för förbränning. Resultat Den första avfallsleveransen med hushållsavfall utan avfall från kunder med container togs emot vid Moskogen , då två tjänstemän från Borgholm Energi var med. Avfallet klassades utan vidare som möjligt att sortera optiskt och så gjordes också. Övrigt Ytterligare förbättringar inom avfallshanteringen i kommunen är under diskussion, men dessa kommer att ta sin tid att värdera, då avfallshanteringen är ganska komplex och det ena påverkar det andra. Vi räknar med att bilden klarnar under 2018, då abonnemang, omlastning, föreskrifter, taxa med mera ska ses över. Vad gäller antal gröna påsar i avfallet finns en del att göra och både målsättning och mätmetoder kommer att diskuteras och värderas. VD Anders Lindholm föredrar ärendet Brev från KSRR till styrelsens ordförande lästes upp. Bilaga från Rosengrens Advokatbyrå delades ut på mötet. Bilaga Anbudsformulär delades ut på mötet. Input från styrelse och kommunchef. Tjänsteskrivelse Behandling av hushållsavfall/ matavfall med optisk sortering, utredning/uppföljning Bilagor till utredningen

29 29 Skickas till Catherine Hevelius, chef ÅoA Markus Pile, strateg Markus Wertwein Ros Jens Odevall, kommunchef

30 30 17 Dnr 2017/142 Osten förstudie etablering av bolagsverksamheter Styrelsen beslutar att godkänna tilläggsäskande om 100 tkr till förstudie gällande etablering av bolagets verksamheter på Osten. En möjlighet som skulle vinna strategiska, ekonomiska, geografiska och sociala fördelar är att verksamheterna; el-nät, fjärrvärme, logistik och snickarna samlas under ett och samma tak med Gata-Park och VA på Osten. För att utreda möjligheterna och kostnaderna kring detta bör en förstudie genomföras. Kostnader för förstudie beräknas till 100tkr. Förstudie beräknas kunna påbörjas i början av Representanter för respektive verksamhet, facklig företrädare samt lämpliga konsulter bör ingå i den grupp som förstudien avser. Fastigheter kommer att leda projektet. Förstudien kommer att ligga som underlag för beslut om eventuellt genomförande. VD Anders Lindholm och Fastighetschef Tobias Selldén föredrar ärendet. Tjänsteskrivelse Skickas till Tobias Selldén, Fastighetschef

31 31 18 Dnr 2017/157 Budget för gräs/snö vid verksamhetslokaler Styrelsen beslutar att föreslå KS att flytta budgeten för gräsklippning och snöröjning vid verksamhetslokaler från Kommunens Fastighetsavdelning till Gata/Park. Summa 434 tkr. Tjänsterna gräsklippning och snöröjning vid kommunens verksamhetslokaler utförs av Gata/Park. Budgeten har tidigare legat hos BEAB:s Fastighetsavdelning, där kostnaden bokats per objekt. Baserat på utfall 12 månader bakåt budgeterar vi för totalt 950 mantimmar och 450 maskintimmar Se bifogad specifikation över budget per lokal. I de mantimmar som görs utan maskin ingår ett handburet redskap, t ex trimmer, häcksax, snöslunga. I priset för mantiden ingår även transport till platsen (bil + släp). Timpriset är samma som finns i taxan beslutad av KF. Bortkörning av avfall ingår, inkl tippavgift på Kalleguta (20 tkr). Konsekvensbeskrivning Om budgeten inte flyttas kan inte Gata/Park utföra tjänsterna, kostnaden ryms inte inom befintlig ram. Konsekvenser: De maskiner Gata/Park investerat i får en lägre utnyttjandegrad. Det leder till högre kostnad för utförda tjänster. Om kommunen väljer att utföra tjänsterna i egen regi måste de investera i maskinutrustning: o Enklare utrustning kan leda till att det tar längre tid att utföra tjänsten. o Kapitalbindning på två enheter med låg utnyttjandegrad leder till högre kostnader. Slutsats: För kommunen som helhet blir det mest kostnadseffektivt att låta den enhet som har utrustning och erfaren personal utföra tjänsten. Annika Hermansson föredrar ärendet.

32 32 Tjänsteskrivelse Skickas till Kommunstyrelsen Annika Hermansson, ekonomichef

33 Dnr 2017/149 Arbetsmiljöproblem - Kostverksamheten Styrelsen beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att förbättra lastbryggan och bryggan vid sophanteringen på Viktoriaskolans kök Lastbryggan på Viktoriaskolans kök är trång och smal, men fungerar trots det ok för varuleveranser. Bryggan fortsätter sedan in, bakom porten, där köket har sin container och sina kärl för återvinning. Där är förutsättningarna för att hantera avfallet på ett personsäkert sätt minimala. Utrymmet bakom porten är inte anpassat för ändamålet. Problemen för arbetsmiljö och personsäkerhet är följande: 1. Det finns inte plats för återvinningskärlen på lastbryggan, som är för smal. I och med att kärlen måste stå där blir det farligt för personalen som lätt kan falla bakåt och vi har redan ett anmält tillbud. (kopia på anmälan bifogas) 2. Hade återvinningskärlen stått på marken hade kökets personal behövt byta skor eftersom vi riskerar kontaminering i köket om vi går in med samma skor i köket efter att vi lämnat soporna. Det finns varken logisk eller optimal plats för kärlen på marken heller. 3. Containern kommer inte tillräckligt nära lastbryggan och man måste nu ta ett kliv till en lös trappstege, som står en bit ifrån lastbryggan, och sedan kasta den tunga säcken. Det blir tungt och riskabelt för personalen att ta steget ut i luften. Stegen är också så pass tung att den inte går att flytta. Stegen används även av lokalvården när de slänger sina sopor, och bryggans förhållanden är lika svåra för dem. Sammansfattningsvis kan sägas att lastbryggan måste göras om bakom porten, i anslutning till containern, så att personalens säkerhet och arbetsmiljö kan garanteras. Vårt förslag är att bredda bryggan och ordna en riktig plats för återvinningskärlen. Vi erbjuder självklart möjligheten för er att själva bilda er en uppfattning om situationen på plats.

34 VD Anders Lindholm rapporterar ärendet. Tjänsteskrivelse Skyddsrond Viktoriaskolan Protokoll Riskbedömning och Åtgärdsplan Skickas till Kommunstyrelsen Åsa Amnér, Chef för Kostverksamheten

35 Dnr 2017/149 Arbetsmiljöproblem - Kostverksamheten Styrelsen beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att åtgärda problemet med proppskåpet på Viktoriaskolans kök enligt förslaget i tjänsteskrivelsen. På Viktoriaskolans kök har vi mycket elektrisk utrustning, och vi har mycket vatten. Även i matsalen finns eluttag och golvet körs med skurmaskin. Detta leder till att vi har ett antal avbrott som gör att vi måste byta proppar i proppskåpet. Proppskåpet sitter i källaren. För att ta sig dit behöver kökets personal gå igenom matsal och kapprum, ut på skolgården och ner i källaren. Källaren är inte ren. Ur arbetsmiljösynpunkt är det inte lämpligt att personalen går ner där i sina arbetskläder. Under vintertid då betongtrappan ner i källaren inte alltid är skottad och dessutom är hal är det ännu mindre lämpligt. Personalen får gå utan jacka eftersom tiden till ombyte inte finns. Skorna är heller inte anpassade för utomhusmiljöer och det finns risk för kontaminering när samma skor används utomhus och inomhus. Det vi behöver är ett skåp med säkringar i anslutning till köket, så vi lätt och snabbt kan åtgärda felen själva. Vi erbjuder självklart möjligheten för er att själva bilda er en uppfattning om situationen på plats. VD Anders Lindholm rapporterar ärendet. Tjänsteskrivelse Skyddsrondsprotokoll 2017

36 Skickas till Kommunstyrelsen Åsa Amnér, Chef för Kostverksamheten

37 Dnr 2017/149 Arbetsmiljöproblem - Kostverksamheten Styrelsen beslutar att föreslå KS att åtgärda temperaturproblemet på Viktoriaskolans personalrum och kontor. I 3 års tid har jag bett om hjälp att få värme i personalrum, där medarbetarna byter om, samt kontoret på Viktoriaskolans kök, utan resultat. Vi har 14 grader i dessa utrymmen i dagsläget, och hösten har bara börjat. Jag har haft kontakt med Borgholm Energis fastighetsavdelning på den tiden som vi hade ansvaret, då fick vi en liten värmefläkt. Jag har haft kontakt med kommunens fastighetsavdelning, Valentin Folkemark som nu har slutat, utan att få hjälp, och nu senast kommunens fastighetstekniker utan resultat. I förra veckan tröttnade vi och anmälde arbetsmiljöproblemet till Arbetsmiljöverket via vårt Skyddsombud. Min förhoppning är att de kan hjälpa oss att trycka på, och tvinga fram akuta åtgärder omgående. Jag har för avsikt att stänga köket om vi inte får värme, för det är orimligt att be personal byta om i 14 grader. Vilka andra verksamheter gör det? Det är också orimligt att man ska utföra kontorsarbete i täckjacka och torgvantar. Denna skrivelse skickas också till Skyddskommittén för kännedom att informationen är framförd från kostverksamheten. VD Anders Lindholm rapporterar ärendet. Tjänsteskrivelse Skickas till Kommunstyrelsen Åsa Amnér, chef Kostverksamheten

38 Dnr 2017/148 Översyn skötselavtal badplatser Styrelsen beslutar att uppdra åt bolagsledningen att ta fram en kostnadsberäkning innan ärendet presenteras för KS. På uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott se bifogat utdrag ur sammanträdesprotokoll , Dnr 2015/ KS har en utredning genomförts av badplatserna I kommunen. Utredningen är bilagd tjänsteutlåtande i kallelsen för styrelsens information. Julia Persson, Gata-Park, presenterar utredningen. Tjänsteskrivelse Utredning badplatser 2017 Skickas till Julia Persson,Gata-Park Annika Hermansson, Ekonomichef

39 Dnr 2017/154 Återrapportering från KS och KSAU Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Utdrag ur sammanträdesprotokoll från KS och KSAU som berör BEAB och/eller BELNAB. VD Anders Lindholm rapporterar ärendet. KS Sammanträdesdatum Dnr 2017/ KS 358 KSAU Sammanträdesdatum Dnr 2015/ KS 356

40 Dnr 2017/155 Styrelsen BEAB upplägg 2018 Styrelsen beslutar att anta temaupplägget för styrelsemöten Styrelseledamot Anders Nyholm har på uppdrag av styrelsens ordförande lämnat förslag på teman och mötesplatser för styrelsesammanträden Styrelseledamot Anders Nyholm presenterar temaupplägg för styrelsemöten Påpekas att förslagen kan komma att justeras under året. Tjänsteskrivelse Bilagt förslag

41 Dnr 2017/155 Styrelsen BEAB upplägg 2018 Styrelsen beslutar att anta förslaget för sammanträdesdagar samt datum för bolagsstämma Sammanträdena för Styrelsen för och Borgholm Energi Elnät AB föreslås till den andra onsdagen I varje månad (med undantag för januari och augusti, där mötena istället ligger den tredje onsdagen i månaden). I juli månad uppehåll. Bolagsstämma föreslås till den 4 april Datum för styrelsemöten januari 14 februari mars (studiebesök på TV och Bixia i Linköping med övernattning) 21 mars 4 april Bolagsstämma 11 april 9 maj 13 juni 15 augusti 12 september 10 oktober 14 november 12 december Styrelsens sekreterare Annika Karpfors föredrog ärendet. Tjänsteskrivelse

42 Dnr 2017/156 Nomineringar till Styrelsen för Avfall Sverige AB Styrelsen beslutar att tillstyrka nomineringarna till styrelsen för Avfall Sverige AB. Till styrelsen för BEAB har inkommit intresseförfrågan från valberedningen för Avfall Sverige AB, Malmö, om nomineringar för val till styrelse och revision för Avfall Sverige. Deras styrelse består av tio förtroendevalda och åtta tjänstemän. Anders Lindholm (tjänsteman) och Carl Malgerud (förtroendevald) har båda visat intresse för uppdraget. Via brev har nomineringarna meddelats valberedningen för Avfall Sverige. Styrelsens ordförande Carl Malgerud rapporterar ärendet. Tjänsteskrivelse

43 Dnr 2017/10 Restlista 2017 Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Ärendets behandling Restlistan uppdateras enligt sammanträdesdatum. VD Anders Lindholm presenterar och uppdaterar restlistan. Restlista