Socialnämnden Linda Larsson. Kallelse till arbetsutskott: Datum: Måndagen den 12 mars 2012, kl 9.00 cirka Kallelse/Underrättelse

Transkript

1 Socialnämnden Linda Larsson Kallelse/Underrättelse 6 mars (7) Till ledamöterna i Socialnämnden och till övriga inom SOF för kännedom Kallelse till arbetsutskott: Datum: Måndagen den 12 mars 2012, kl 9.00 cirka i konferensrum Rügen, plan 4, Rådhuset, Visborgsallén 19 Ordinarie ledamot som inte kan delta på arbetsutskottet anmäler detta till Linda Larsson som kallar in ersättare. Telefon eller e-post linda.larsson02@gotland.se Information gemensamt med hälso- och sjukvårdsnämnden Beskrivning av beroendevårdskedjan Arbetstekniska hjälpmedel Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) vxl E-post registrator_son@gotland.se Bankgiro Plusgiro Org nr Webbplats

2 Socialnämnden Region Gotland 2 (7) Dagordning för socialnämndens arbetsutskott 12 mars Justeringsledamot i tur: AU Nina Hallberg 2. Socialdirektören informerar* - Ny ersättare i nämnden - Klimatanläggning - Uppföljning parboende Ekonomi 3. Förvaltningsberättelse 2011 för Stiftelsen för Konsul Otto Åkermans hem Bilaga s.1-19 Sammanfattning: Socialnämnden utgör styrelse för stiftelsen Konsul Otto Åkermans hem. Stiftelsen förvaltar fastigheten Apeln 7 i Visby. För driften svarar Region Gotland. Förslag till beslut: Socialnämnden godkänner förvaltningsberättelse 2011 för Stiftelsen Konsul Otto Åkermans hem. 4. Utdelning av stiftelsemedel 2011 s Bilaga Sammanfattning: Socialförvaltningen har på kommunstyrelsens uppdrag beslutat om fördelning av stiftelsemedel för år Förslag till beslut: Redovisningen av utdelade stiftelsemedel för 2011 läggs till handlingarna. 5. Förändring i regelverk för hjälpmedel s Bilaga Information om ärendet ges vid gemensamt möte med hälso- och sjukvårdsnämndens arbetsutskott. Förslag till beslut: - Regelverket för hjälpmedel ändras så att det som benämns som arbetstekniskt hjälpmedel blir ett personligt hjälpmedel. - Eventuell kostnadsökning ska delas lika mellan hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden i avvaktan på utredningen om organisation, ledning, styrning och uppföljning av Region Gotlands hjälpmedelsverksamhet.

3 Socialnämnden Region Gotland 3 (7) Verksamhetsfrågor 6. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete s Bilaga Sammanfattning: Socialstyrelsen har beslutat om en ny föreskrift för Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Syftet med ledningssystemet är att fastställa principer för ledning av verksamheten och få systematik i arbetet med att säkra och utveckla kvaliteten i verksamheterna. Förslag till beslut: Socialnämnden antar föreliggande förslag till övergripande styrdokument och riktlinjer för det systematiska kvalitetsarbetet. 7. Fastställande av patientsäkerhetsberättelser 2011 i egen regi s Bilaga Sammanfattning: Socialnämnden är vårdgivare för den kommunala hälso- och sjukvården i egen regi. Förslag till beslut: Socialnämnden godkänner patientsäkerhetsberättelsen Information om patientsäkerhetsberättelser 2011 från enskild regi Bilaga s Sammanfattning: Ansvarig vårdgivare ska årligen upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Förslag till beslut: Socialnämnden beslutar att godkänna informationen. 9. Beslut om övergripande överenskommelse med hälso- och sjukvårdsnämnden, individuell plan samt om vuxna personer med psykiska funktionsnedsättningar Bilaga s Sammanfattning: Socialstyrelsen har genomfört en tillsyn av kommunernas insatser till personer med psykiska funktionsnedsättningar avseende samverkan mellan nämnderna enligt socialtjänstlagen och patientsäkerhetslagen. I beslutet föreskriver Socialstyrelsen att Regionfullmäktige ska ingå en överenskommelse om samarbetet samt att psykiatriska kliniken och socialnämnden ska upprätta en överenskommelse om individuell plan.

4 Socialnämnden Region Gotland 4 (7) Nuvarande överenskommelse om vuxna personer med psykiska funktionsnedsättningar är underskriven av förvaltningscheferna för respektive förvaltning men inte antagen av respektive nämnd. Därför bör detta göras. Förslag till beslut: Socialnämnden beslutar att fastställa övergripande överenskommelse mellan hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden. fastställa överenskommelse om personer med psykiska funktionsnedsättningar fastställa överenskommelse om individuell plan enligt 2 kap. 7 SoL och 3 f HSL. fattat beslut överlämnas till ledningskontoret för expediering till Socialstyrelsen. 10. Medborgarförslag behov av korttidsenhet på södra Gotland Bilaga s Sammanfattning: Barbro Lindh-Forsell anför i ett medborgarförslag behov av en korttidsenhet på södra Gotland. Korttidsboende kräver hög personaltäthet och omfattande hälso- och sjukvårdsinsatser varför verksamheten bör koncentreras till ett och samma ställe. Äldreboendet i Katthammarsvik ska minska behovet på tillfälliga korttidsplatser. Korttidsenhetens 32 platser i Visby bedöms vara tillräckliga. Förslag till beslut: Socialnämnden avslår medborgarförslaget. 11. Medborgarförslag om att göra seniorboendet Kråkan Storgatan 44 i Hemse till särskilt boende s Bilaga Sammanfattning: Carina Gustavsson och Ann-Marie Eliasson anför önskemål om att göra om seniorboendet Kråkan i Hemse till särskilt boende. En omformning av Kråkan kräver investeringar och ombyggnationer. Fastigheten är privatägd och socialnämnden saknar investeringsmedel. Om fler platser behövs för särskilt boende på södra Gotland finns möjlighet att utöka äldreboendet i Hemse. Förslag till beslut: Socialnämnden avslår medborgarförslaget.

5 Socialnämnden Region Gotland 5 (7) 12. Anmälan gällande avsaknad av lokal/samlingsplats för äldre s Bilaga Sammanfattning: Roma PRO har i skrivelse till Socialstyrelsen påtalat behov av samlingslokaler i Roma och önskar att lokaler i Klostergården åter ska öppnas. Under 2009 samt 2010 har socialnämnden besvarat medborgarförslag om att bevara befintliga terapilokaler för möjlighet till samvaro. Socialnämnden ställde sig då positiv till att möjliggöra för frivilligorganisationer att bedriva verksamhet och att medfinansiera halva hyran för en samlingslokal. För att utbetalning skulle kunna ske begärdes en verksamhetsplan in. Någon plan inkom inte. Socialnämnden avser inte att vidta ytterligare åtgärder i frågan. Förslag till beslut Socialnämnden lämnar detta yttrande som svar till Socialstyrelsen. 13. Information om effekter av nya bestämmelser om vistelsebegreppet Bilaga s Sammanfattning: En utvärdering av effekterna av nya regler för förtydligande av ansvarsfördelningen mellan bosättningskommun och vistelsekommun har gjorts med syfte att förbereda organisationen inför sommaren Förslag till beslut Socialnämnden antar föreliggande förslag till åtgärder. 14. Uppdrag om att utreda nytt boende för ensamkommande asylsökande barn Bilaga s Sammanfattning: Det finns ett ökande behov av kommunala boendeplatser för ensamkommande asylsökande barn varför förutsättningarna för att utöka antalet platser bör utredas. Förslag till beslut: Socialnämnden ger socialförvaltningen i uppdrag att utreda förutsättningarna för regionen att ta emot fler ensamkommande flyktingbarn. 15. Uppföljning av motion från Vänsterpartiet angående socialt bistånd till barns fritid s Bilaga Sammanfattning: Kommunfullmäktige biföll 2009 en motion från Vänsterpartiet om att socialnämnden inom befintlig verksamhet ska vidareutveckla och följa upp det arbete som bedrivs angående bistånd till fritidsaktiviteter för barn med behov av insatser. I arbetet som bedrivs riktas särskild uppmärksamhet till barn i familjer som haft

6 Socialnämnden Region Gotland 6 (7) försörjningsstöd under längre tid. För ungdomar med egna inkomster från feriearbeten räknas inte dessa inkomster in i normberäkningen, vilket innebär att ungdomarna kan använda sina inkomster till fritidsaktiviteter. För barn och unga som förekommer inom Barn- och familjeenheten görs utredning och eventuell vårdplan enligt BBIC-modellen vari fritidsaktiviteter uppmärksammas. Förslag till beslut: Socialnämnden godkänner informationen. 16. Individrapportering - ej verkställda beslut, 31 december 2011 Bilaga s Sammanfattning: Rapportering av ej verkställda beslut gällande äldreomsorg, omsorg om funktionshindrade samt individ- och familjeomsorg. Förslag till beslut: Sammanställningen om gynnande ej verkställda beslut den 31 december 201 enligt socialtjänstlagen kap 4 1 och LSS 9 överlämnas till regionfullmäktige och kommunens revisorer. 17. Månadsrapport IFO februari 2012 s Bilaga Sammanfattning: Ekonomiskt bistånd och placeringar med kommentarer. Förslag till beslut: Socialnämnden godkänner informationen. 18. Information om slutrapport för projekt för samhällsorientering Bilaga s Sammanfattning: Socialnämnden fattade 2011 beslut om att ansöka om statlig ersättning för insatser gällande utveckling av samhällsinformation för nyanlända invandrare. Insatsen skulle ta fram en plan för hur 60 timmars samhällsorientering skulle genomföras på Gotland. Under arbetets gång blev det tydligt att det inte var socialtjänsten som skulle ansvara för utförandet. Ett avtal har slutits mellan socialförvaltningen och gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen, där Komvux ska genomföra samhällsinformation enligt gällande lagstiftning. Förslag till beslut: Socialnämnden beslutar att godkänna informationen och överlämna rapport till Länsstyrelsen i Gotlands län.

7 Socialnämnden Region Gotland 7 (7) 19. Upphandling av Personligt ombud Sekretessärende 20. Övriga frågor Hanna Westerén ordförande

8 1

9 2

10 3

11 4

12 5

13 6

14 7

15 8

16 9

17 10

18 11

19 12

20 13

21 14

22 15

23 16

24 17

25 18

26 19

27 20

28 21

29 22

30 23

31 24

32 25

33 26

34 Socialnämnden Planera Utföra Utveckla Följa upp Ledningssystem för kvalitet Mars

35 Ledningssystem för kvalitet God kvalitet inom socialtjänsten och LSS-verksamheten samt den hälso- och sjukvård som bedrivs inom socialnämndens olika verksamheter innebär bland annat att tjänsterna bygger på rättssäkerhet, god tillgänglighet, respektfullt bemötande, delaktighet och att socialtjänstens insatser uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten. Insatserna ska vara kunskapsbaserade och effektivt utförda. Kvalitetsarbetet ska säkerställa att en god kvalitet i socialtjänsten, LSS verksamheten och den hälso- och sjukvård som bedrivs inom socialnämndens olika verksamheter upprätthålls och vidareutvecklas. Det ska ge underlag för effektiv resursanvändning och information till medborgare, politiker och medarbetare. Kvalitetsarbetet ska ha en tydlig struktur och genom allas delaktighet skapa en lärande organisation som ger förutsättningar för förbättrings- och utvecklingsarbete. Socialstyrelsen har givit ut föreskrifter och allmänna råd till vägledning för hur det systematiska kvalitetsarbetet ska bedrivas, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9. Dessutom innehåller de lagar som i olika avseenden reglerar socialnämndens olika verksamheter avsnitt som understryker vikten av kontinuerligt kvalitetsarbete. Ansvarsfördelning och organisation för kvalitetsarbete Ett välfungerande kvalitetsarbete förutsätter att det finns en tydlig ansvarsfördelning och befogenheter för att implementera, utveckla och vidta åtgärder inom verksamheterna. Socialnämnden beslutar genom strategier och övergripande mål i styrkort och fastställer ledningssystem, riktlinjer, kvalitetsdokument och kvalitetsgarantier. Insatser inom socialtjänsten skall vara av god kvalitet. För utförande av socialnämndens uppgifter skall det finnas personer med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Socialtjänstlagen (SoL) 3 kap. 3 Gäller även lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) SFS 1990:52 och för lagen om vård av missbrukare (LVM) SFS 1988:870. Socialdirektören har det yttersta ansvaret för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten, utse verksamhetschefer enligt HSL samt MAS medicinskt ansvarig sjuksköterska. Beställarchef har övergripande ansvar för kvalitetskrav och systematisk uppföljning. Utifrån uppföljningen dokumenteras handlingsplaner som åläggs utförare som inte 1 28

36 uppfyller kraven. Beställarchef ansvarar även för myndighetsutövning, det vill säga utredning, beslut och beställning av individuella insatser som ska motsvara den enskildes behov av vård och stöd. Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) ansvarar för att förvaltningen har system som säkrar en hög patientsäkerhet och en god och säker vård. MAS ansvarar även för att det finns system för anmälningar av vårdskador och risk för vårdskador, hantering av avvikelser, säkra rutiner för läkemedelshantering, att dokumentationen sker enligt patientdatalagen och att delegeringar av arbetsuppgifter är förenliga med säkerhet för patienterna. MAS deltar i kvalitetsuppföljningar och ansvarar där för uppföljningen av hälso- och sjukvårdsinsatserna. Avdelningschef har ett samlat ledningsansvar så att verksamheterna bedriver en god vård och omsorg med hög kvalitet och patientsäkerhet. Avdelningschef ansvarar för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Det innefattar även att göra risk- och händelseanalyser, utöva egenkontroll och ta emot och utreda synpunkter från brukare. Avdelningschef ska varje år upprätta en övergripande verksamhetsplan, kvalitetsberättelse (SoL, LSS) och patientsäkerhetsberättelse (HSL) i samband med årets bokslut. Enhetschef ansvarar för att bryta ned målen till verksamhetsmål och att kvalitetsarbetet förankras hos medarbetare. Enhetschef ansvarar för att skapa strukturer och processer för att möjliggöra delaktighet i ett aktivt kvalitetsarbete och har ansvar för uppföljning av resultat, analys av resultat och för att vidta de förbättringsåtgärder som krävs. Enhetschef ska även löpande bedöma om de finns risk för att händelser kan inträffa som kan medföra brist i verksamhetens kvalitet, utöva egenkontroll samt ta emot och utreda synpunkter och avvikelser. Verksamhetschef enligt HSL ansvarar för att säkerställa patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården samt kontinuerligt samråda med MAS. Verksamhetschefen ansvarar för att skapa strukturer och processer för att möjliggöra delaktighet i ett aktivt kvalitetsarbete och har ansvar för uppföljning av resultat, analys av resultat och för att vidta de förbättringsåtgärder som krävs. Vidare ska verksamhetschefen löpande bedöma om det finns risk för att händelser kan inträffa som kan medföra brist i verksamhetens kvalitet, utöva egenkontroll samt ta emot och utreda synpunkter och avvikelser. Inom hälso- och sjukvård/ tandvård skall kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Hälso- och sjukvårdslagen 31 och tandvårdslagen 16 Verksamheten enligt denna lag skall vara av god kvalitet och bedrivas i samarbete med andra berörda samhällsorgan och myndigheter. Verksamheten skall vara grundad på respekt för den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Den enskilde skall i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som ges. Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. För verksamheten enligt denna lag skall det finnas den personal som behövs för att ett gott stöd och en god service och omvårdnad skall kunna ges. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)

37 Medarbetare har ansvar för att känna till och arbeta i enlighet med riktlinjer och rutiner utifrån ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete. Medarbetare ska medverka i risk- och avvikelsehantering, delta i arbetet med uppföljning av mål och reslutat samt visa engagemang utifrån styrkortets värderingar, omtanke, förtroende och delaktighet. Samtliga medarbetare har skyldighet att rapportera avvikelser och tillbud. Vad ingår i ledningssystemet för kvalitet? För att få kunskap och kunna bedöma kvaliteten i och resultaten av verksamheten krävs metoder för uppföljning och utvärdering samt en systematisk dokumentation av detta arbete. Ledningssystemet för kvalitet innehåller en struktur för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Riktlinjer finns för vad, hur och när uppföljning och utvärdering ska göras. Ledningssystemet för kvalitet består av tre delar: Beskrivning av hur det systematiska kvalitetsarbetet är uppbyggt och principerna för hur verksamheten ska ledas Processer och rutiner för att säkra verksamhetens kvalitet Processer och rutiner för att säkra att samverkan mellan olika verksamheter och myndigheter möjliggörs. Utgångspunkter för kvalitetsarbetet: Gällande lagar och föreskrifter (socialtjänstlagen 3 kap. 3, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade 6, hälso- och sjukvårdslagen 31 och tandvårdslagen 16 samt patientsäkerhetslagen 2010:659 3 kap. Nationella riktlinjer Socialnämndens styrkort Medborgaren i fokus och brukarmedverkan Ledningens engagemang och ansvar för kvalitetsarbetet Personalens medverkan Kvalitetsdokument Kvalitetsgarantier Evidens i praktik Mål för kvalitetsarbetet Styrkort Socialtjänsten, verksamheten enligt LSS samt hälso- och sjukvården styrs utifrån Region Gotlands vision, värderingar, strategier och mål. Visionen och värderingarna och strategierna ska genomsyra alla nämnders mål. Allt arbete ska bygga på delaktighet, förtroende och omtanke. 3 30

38 Styrkorten stödjer kvalitetsarbetet utifrån flera olika perspektiv och mål: Ekonomin ska vara uthållig och i balans ur ett generationsperspektiv. Brukarna/kunderna ska uppleva att de får tjänster av god kvalitet, är informerade, delaktiga och respektfullt bemötta. Medarbetare och ledare ska trivas, vara engagerade, ta ansvar och utvecklas för att möta framtidens utmaningar. Verksamhetens processer ska ge resultat av god kvalitet till kostnader i nivå med jämförbara kommuner och landsting. Socialnämndens strategier För att fullfölja sitt uppdrag lyfter socialnämnden fram ett antal strategiskt viktiga vägval. Nämnden vill låta barnperspektivet genomsyra allt arbete prioritera barn och ungdomar möjliggöra inflytande och säkra likabehandling agera förebyggande, främja folkhälsa och tillgänglighet arbeta för att så många som möjligt har arbete/sysselsättning utifrån vars och ens förmåga satsa på kompetensutveckling och ett professionellt ledarskap informera tydligt och använda ett begripligt språk. Processer och rutiner Vårdgivare och de som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska identifiera, beskriva och fastställa de processer som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet utarbeta och fastställa rutiner som beskriver hur och vem som ansvarar för de olika aktiviteterna som ingår i processerna. Samverkan Vårdgivare samt de som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska identifiera de processer där samverkan med andra verksamheter, vårdgivare, myndigheter, föreningar och andra organisationer behövs för att säkra kvaliteten och förebygga att patienter drabbas av vårdskada. Dessa processer är bland annat säkerställda genom gemensamma överenskommelser mellan olika förvaltningar eller fastställda i socialförvaltningens kvalitetsdokument. Utförande verksamheter ska upprätta rutiner för hur dessa ska implementeras och följas. Systematiskt förbättringsarbete Riskanalys Vårdgivare samt de som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska fortlöpande bedöma om det finns risk för händelser som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Det ska ske genom att 4 31

39 uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. Egenkontroll Socialförvaltningens beställande enheter genomför årligen generella uppföljningar av samtliga verksamheters kvalitet riktade och fördjupade uppföljningar av ett antal verksamheter som antingen är av särskilt intresse eller där det förekommit allvarliga brister jämförande analyser av verksamheternas resultat. Synpunkter och klagomål på verksamheten Vårdgivare eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska säkerställa att synpunkter och klagomål tas tillvara på ett snabbt och effektivt sätt för att åtgärda och förebygga brister i verksamheten. Dokumentation och systematisering av synpunkter och klagomål är ett viktigt underlag för förbättringsarbete och utveckling av verksamheten. Alla iakttagelser som utgör ett underlag för förbättringsarbete ingår i synpunkter och klagomål, även det som tidigare benämnts fel och brister och vårdavvikelser. Från brukare, närstående, myndigheter och andra intressenter För verksamheter i egen regi används socialförvaltningens system Säg vad du tycker eller det regionövergripande systemet Tyck till. För verksamheter i enskild regi används det system som verksamheten anger. Möjlighet att anmäla klagomål till Socialstyreslen enligt patientsäkerhetslagen 7 kap. 10. Från personal i verksamheten För verksamheter i egen regi används socialförvaltningens rapporteringssystem Flexite. För verksamheter i enskild regi används det system som verksamheten anger. Rapporteringsskyldighet Lex Maria För personal som utför hälso- och sjukvårdsuppgifter finns bestämmelserna om rapporteringsskyldighet om vårdskada eller risk för vårdskada i 6 kap. 4 patientsäkerhetslagen om utredningsskyldighet i 3 kap. 3 patientsäkerhetslagen SOSFS 2005:28 om anmälningsskyldighet lex Maria. För verksamheter i egen regi används socialförvaltningens rapporteringssystem Flexite. För verksamheter i enskild regi används det system som verksamheten anger. 5 32

40 När patient drabbats av en allvarlig vårdskada eller utsatts för risk att drabbats av en allvarlig eller utsatts för risk att drabbas skall en bedömning av MAS göras om det inträffade skall anmälas till Socialstyrelsen enligt lex Maria. Lex Sarah För personal som fullgör uppgifter inom socialtjänsten finns bestämmelser om rapporteringsskyldighet i 12 kap. 3 socialtjänstlagen. Bestämmelser om hur man ska dokumentera, utreda eller avhjälpa ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande finns i 14 kap. 6 socialtjänstlagen. För personal som fullgör uppgifter i verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) finns bestämmelser om rapporteringsskyldighet i 24 b LSS. Bestämmelser om hur man ska dokumentera, utreda eller avhjälpa ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande finns i 24 LSS. För verksamheter i egen regi används socialförvaltningens rapporteringssystem Flexite. För verksamheter i enskild regi används det system som verksamheten anger. Sammanställning, analys och förbättrande åtgärder Socialförvaltningens beställaravdelning gör årliga sammanställningar och analyser av förvaltningens inkomna rapporter, klagomål och synpunkter som en del av myndighetens kvalitetsuppföljning. Resultatet kan bidra till att synliggöra kvalitetsbrister hos enskilda verksamheter eller verksamhetsområden och ge underlag till kvalitetsförbättrande åtgärder. Förbättring av processer och rutiner ska säkras, när analysen visar behov därav. Varje verksamhet gör även sin egen sammanställning och analys för att identifiera förbättrings- och utvecklingsområden i den egna verksamheten. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Alla vårdgivare samt de som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS är skyldiga att säkerställa att personalen arbetar i enlighet med ledningssystem och riktlinjer. För detta krävs att verksamheten upprättar rutiner, skapar strukturer och tydliggör processer för hur detta ska ske. Personalen ska ges förutsättningar att utveckla och säkra kvaliteten i det dagliga arbetet för att underlätta detta måste personalen få information och ges möjlighet till inflytande i verksamhetens kvalitetsarbete. 6 33

41 Dokumentationsskyldighet Åtgärder, resultat och hur kvalitetsarbetet utvecklats ska dokumenteras, följas upp och analyseras både på förvaltningsnivå och på enhetsnivå genom en kvalitetsberättelse som ingår som en bilaga till årsberättelsen. En upprättad mall för denna kvalitetsberättelse ska användas. Vårdgivaren ska årligen upprätta en patientsäkerhetsberättelse. En upprättad mall ska användas. Medborgarna ska ha tillgång till information om socialtjänstens insatser, dels som underlag för egna val samt dels för att synliggöra socialtjänstens verksamhet. Spridning av information om verksamhetens resultat internt är också viktigt. Styrdokument med inriktning för kvalitetsarbetet enligt ledningssystemet SOSFS 2011:9. Riktlinjer ger vägledning för kvalitetsarbetet utifrån ledningssystemet. Riktlinjer ansvarar beställarchefer för. Rutiner beskriver hur riktlinjen ska hanteras inom avdelningar och enheter. Rutinen ska anpassas för efter lokala förutsättningar. Rutiner ansvarar avdelningar och enheter för. Det gäller även enskild regi som socialnämnden har avtal med. Riktlinjer Till detta styrdokument hör även riktlinjer för kvalitetsarbete. Dessa riktlinjer är avsedda att ge vägledning hur och när uppföljning och utvärdering ska göras. 7 34

42 Förslag Riktlinjer Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom Socialförvaltningen 35

43 Innehållsförteckning sida 1 Inledning 3 2 Processer och rutiner 4 3 Samverkan 4 - Branschråd 5 - Överenskommelser mellan socialförvaltningen och hälso- och 5 sjukvårdsförvaltningen - Anhörigstöd 5 - Finsam 5 - Barnsam 6 - Barnnätverket 6 - Barnahus 6 - Familjefrid 6 - Sociala insatsgrupper 6 - Samråd med handikapporganisationerna 6 - Frivilligorganisationer och anhörigstöd 7 4 Systematiskt förbättringsarbete 8 - Risk och händelseanalys 8 - Gemensam rutin för gränsöverskridande 9 - Egenkontrol 9 - Utredning av avvikelser 11 Klagomål och synpunkter samt avvikelser - Rapporteringsskyldighet, Allvarliga missförhållanden eller påtaglig 15 risk för allvarliga missförhållanden enligt Sol och LSS - Anmälan av lex Sarah 18 - Rapportering av vårdskador och risk för vårdskador 19 - Anmälan av lex Maria 21 - Sammanställning och analys samt förbättrande åtgärder 22 5 Förbättring av processerna och aktiviteterna 22 6 Dokumentationsskyldighet 22 - Patientberättelse 22 - Kvalitetsberättelse 22 Bilagor Förklaringar av förkortningar Sekretessprövning och polisanmälan Delegationsordning 26 36

44 1 Inledning Detta dokument redovisar socialförvaltningens övergripande och gemensamma riktlinjer för processer, ansvarsfördelning, riskanalys, egenkontroll, samverkan, utredningar av olika avvikelserapporteringar, lex Sarah, lex Maria samt delaktighet och dokumentation. Ledningssystemet ska stödja struktur, organisation, ansvar, delaktighet och systematiskt förbättringsarbete på alla nivåer. Innehållet utgår från socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9 samt de lagstiftningar som redovisas i ledningssystem för kvalitetsarbetet. I kvalitetsarbetet ingår att verksamheten uppfyller de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade. Ett systematiskt kvalitets- och patientsäkerhetsarbete innebär att arbetet ska vara långsiktigt och hållbart. Brukare- och patientperspektiv ska vara inriktat på förebyggande arbetssätt, ständiga förbättringar och samverkan mellan olika aktörer. I samverkan ska sekretess eller tystnadsplikt beaktas mellan nämnder, förvaltningar och mellan hälso- sjukvård och socialtjänst. För myndigheter som handlägger ärenden eller genomför insatser i socialtjänst och hälso- och sjukvård gäller offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Tystnadsplikten regleras i socialtjänstlagen för enskild regi som bedriver verksamhet enligt SoL eller LSS. För privata vårdgivare gäller patientsäkerhetslagen (PSL). I ledarkontrakt och medarbetarkontrakt ska ingå ansvar för kvalitetsarbete enligt föreskrift, styrdokument, riktlinjer samt att dokumentera rutiner i verksamheterna. Egen regi och enskild regi, som socialnämnden har avtal med, ansvarar för att skapa rutiner utifrån styrdokumentet och riktlinjerna. Ledningssystemet kommer att utvecklas och revideras löpande vid nya lagstiftningar, föreskrifter, nya uppdrag, processer och översyn av riktlinjer. 37

45 2 Processer och rutiner Beskrivna processer ökar rättssäkerheten för brukaren, ger möjlighet att identifiera och säkra delar i tjänsten som är problematiska samt möjlighet att identifiera onödiga led som minskar effektiviteten. När tjänsterna är tydligt beskrivna, möjliggörs att följa upp och utvärdera, vilket stödjer ett fortsatt kvalitetsarbete. Processkartorna är underlag för diskussioner om hur verksamheten bedrivs och hur den skall utvecklas, analys av felkällor samt diskussioner om förbättringsmöjligheter Processkartläggningar ska finnas på viktiga eller vanligt förekommande tjänster inom alla verksamheter. Det kan gälla huvudprocesser, ledningsprocesser och stödprocesser. Identifierade processer för utredning, beslut, beställning och utförande av insatser beskriver de arbetsflöden som pågår inom olika verksamheter och i gränssnitt med andra förvaltningar. Analyser av verksamhetens resultat kan ge underlag för förbättrings- och utvecklingsarbete av processer och rutiner. Avdelnings- och enhetschef ansvarar för att bedöma vilka processer, rutiner och aktiviteter som verksamheten behöver identifiera, kartlägga och fastställa för att uppfylla krav och mål. Ansvarig chef ska identifiera vilka lagar och föreskrifter som gäller för verksamheter inom hälso- och sjukvård, socialtjänst och/eller stöd och service till vissa funktionshindrade. 3 Samverkan Många personer som är i behov av insatser från socialtjänsten, LSS-verksamhet och hälso- och sjukvården ställer krav på tydligt ansvar för att samverka och samarbeta med flera aktörer. Av identifierade processer, riktlinjer och rutiner ska framgå hur samverkan bedrivs inom den egna verksamheten. Processerna ska även säkerställas så att samverkan genomförs mellan vårdgivare eller verksamheter inom socialförvaltningen och mellan egen regi och enskild regi. Samverkan gäller även gränsöverskridande arbete med andra förvaltningar, myndigheter och organisationer. Beställar-, avdelnings- och enhetschef ansvarar för att säkerställa att det finns rutiner som tydliggör ansvar, samarbete internt, externt och utbyte av information som gäller brukare. Rutiner ska finnas som säkerställer information enligt sekretesslagstiftningen och tystnadsplikten. Grunden är att få samtycke av den enskilde vid överföring av information. 38

46 Branschråd Socialförvaltningens beställaravdelning samverkar med samtliga utförare genom branschråd, ett för varje insatsområde, såsom hemtjänst, daglig verksamhet LSS etc. Två gånger per år kallar beställaravdelningen till branschråd och det främsta syftet är att ha en dialog mellan beställare och utförare. Branschråden fungerar även som informationskanal och som ett forum för kunskapsspridning mellan de olika utförarna. Rutiner har tagits fram mellan egen och enskild regi i de fall man har gemensamma brukare. Överenskommelser mellan SOF och HSF Målet för hälso- och sjukvården är en god hälsa och vård på lika villkor för hela befolkningen enligt hälso- och sjukvårdslagen. Vården skall ges med respekt för alla människors lika värde och för den enskilda människans värdighet. I vissa livssituationer behöver medborgare stöd och insatser från både hälsooch sjukvården och från socialtjänsten. Den enskilde ska möta en väl fungerande och integrerad organisation och resurser ska utnyttjas effektivt. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen och socialförvaltningen träffar överenskommelser som ett led i systematiskt kvalitetsarbete. Överenskommelserna kan beröra psykiskt funktionsnedsatta, vårdhygien, läkarmedverkan i särskilda boenden, delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter, samordnad vårdplanering m. fl. Samtliga finns på hemsidan för socialförvaltningen samt på för enskild regi Beställar-, avdelnings- och enhetschef ansvarar för att överenskommelserna är kända och implementerade i verksamheterna. Anhörigstöd i samverkan med HSF och SOF Utbildningsgrupper hålls för anhöriga till närstående med nydiagnostiserad demenssjukdom (inom 1-2 år) av minnesmottagningens kurator och sjuksköterska i samarbete med anhörigkonsulenten. Målet är att anhöriga ska få kunskap om sjukdomen, läkemedel, bemötande mm samt vilken hjälp och stöd som finns i samhället. För att säkra att anhöriga som hjälper en närstående får information och stöd använder biståndshandläggarna en rutinblankett Intresseanmälan för anhörigstöd. För att sprida information om anhörigstödet och förmedla kontakter vid behov har ansvariga chefer utsett anhöriglänkar från boendestödet i hemtjänsten och på särskilt boende i egen och enskild regi. Finsam Gotland Socialförvaltningen ingår som en part i samordningsförbundet Finsam Gotland tillsammans med Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen samt Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Målgruppen är personer i förvärvsaktiv ålder, som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser. 39

47 Samordningsförbundets uppdrag är att arbeta med rehabiliterande insatser ur ett individ- och grupperspektiv samt att stödja fortsatt samarbete mellan parterna utifrån målgruppens behov. Detta görs genom att driva projekt, påverka strukturer samt arrangera mötesplatser. Barnsam Förvaltningscheferna i SOF, BUF, GVF, HSF och KFF fungerar som ett strategiskt utskott för barn- och ungdomsfrågor i koncernledningsgruppen samt utgör tillsammans med utsedda nyckelmedarbetare och folkhälsochefen Barn- Sam. Barnnätverket För behov av samverkan och samordning i operativa frågor som inte ingår i Barnsam-uppdraget finns ett nätverk med representanter från BUF, GVF, HSF, KFF, SOF och LK som på förvaltningschefernas uppdrag identifierar och hanterar frågor som kräver samverkan över organisatoriska gränser. Nätverket arbetar inom ramen för deltagande verksamheters ordinarie uppdrag och resurser och rapporterar årligen till förvaltningscheferna. LK är sammankallande genom enheten för folkhälsa och välfärd. Barnahus I ärenden där det finns misstanke om övergrepp eller våld mot barn samverkar individ- och familjeomsorgen med åklagare, polis samt hälso- och sjukvården för att samordna utredningsinsatser. Familjefrid Familjefridsteamet inom individ- och familjeomsorgen samverkar externt med hälso- och sjukvårdens kvinnofridsgrupp. Internt samverkar teamet med äldreomsorgen och omsorgen om funktionshindrade i ärenden där våld förekommer. Sociala insatsgrupper Individ- och familjeomsorgen deltar i ett samarbete med polisen, barn- och utbildningsförvaltningen, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen samt kultur- och fritidsförvaltningen för att genom individuella handlingsplaner koordinera samhällets insatser för att minska nyrekryteringen till kriminella grupperingar. Målgruppen är ungdomar i åldern år. Samråd med handikapporganisationerna Enligt Program för handikappfrågor sker samarbete med handikapporganisationerna på flera nivåer ex regionstyrelsen, nämndnivå och verksamhetsnivå. För socialnämnden finns en samrådsgrupp som möts minst två gånger per år. Vid dessa möten bjuds även alla handikapporganisationer in. Syftet är dialog och utbyte av information. En utbildningsdag anordnas årligen av regionens handikappråd och samtliga nämndernas samrådsgrupper bjuds in. Samråd sker mellan avdelningen Omsorg om funktionshindrade och intresseföreningar. Fyra gånger per år träffas avdelningschef, verksamhetsutvecklare och de intresseföreningar som har anknytning till LSS- verksamheten. De föreningarna är RSMH (Riksförbundet för social och mental hälsa), FUB (Före- 40

48 ningen för barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning), AAF (Autism och Aspergerföreningen), RBU (Riksförbundet för rörelsehindrade barn och ungdomar), Attention och Funkisam (Funktionsnedsatta i samverkan). Syftet med samrådsgruppsmöten är att byta information om vad som är på gång inom avdelningen respektive intresseföreningarna. Via samrådet ska vi också kunna identifiera eventuella samarbetsområden som t.ex gemensamma utbildningar. Frivilligorganisationer Samverkan med frivilligorganisationerna och anhörigstöd Sedan år 2000 har socialförvaltningen i samarbete med frivilligorganisationer på Gotland byggt upp anhörigcenter och mötesplatser för anhöriga och deras närstående på sju olika platser på hela ön. Anhörigcenter finns i Fårösund, Slite, Hemse och Klintehamn på Röda Korsets kupor och mötesplatser efter behov, f.n. i Burgsvik och Roma. I Visby ligger anhörigcenter på Gråbo seniorboende, som från 2012 kommer att utökas till Röda Korsets kupa en gång i månaden. Där är cirka 35 frivilliga medhjälpare varav några även är medhjälpare i de anhöriggrupper som hålls av anhörigkonsulent/anhörigombud. De frivilliga representerar i huvudsak Röda Korset men även några pensionärsorganisationer och intresseföreningar för funktionsnedsatt ingår; t.ex. Föreningen Dementia, Strokeföreningen och Parkinsonföreningen. Några frivilliga medhjälpare har också själva varit anhörigvårdare. Programmen på anhörigcenter planeras tillsammans med anhörigombuden inför varje termin. Stående program är olika friskvårdsaktiviteter t.ex. stavgång, utflykter och olika trivselaktiviteter som hålls av frivilliga. De har också medverkat på rekreationsdagar för anhöriga. Alla frivilliga medhjälpare får minst en dags utbildning med innehållet frivillig socialt arbete och anhörigstöd. Utbildningen hållas av RK i samarbete med anhörigkonsulenten. Det finns tre lokala nätverk på Norra Gotland, Visby och på södra Gotland för informationsutbyte och främja samverkan mellan intresseföreningar, handläggare, äldreomsorgen och anhörigstödet. 41

49 4 Systematiskt förbättringsarbete Förbättringsarbete är ett brett område som omfattar kunskap kring processer, modeller för praktiskt förbättringsarbete på såväl grupp- som individnivå. Syftet med systematiskt förbättringsarbete är att på ett organiserat sätt fånga upp, utveckla och genomföra idéer som finns bland personalen i ett brukarperspektiv. Förbättringsarbete kan ske dagligen i verksamheten eller i förbättringsprojekt. Nedan visas förbättringsprocessen. Risk- och händelseanalys Riskanalys och händelseanalys är två olika metoder för att identifiera risker vid planerade/kommande förändringar samt att analysera varför allvarliga händelser uppstått. Utifrån ett systemperspektiv ges möjligheter att använda lärdomar av misstag och goda exempel. Syftet med riskanalys Kvalitetssäkra socialtjänstens och hälso och sjukvårdens arbete inom socialförvaltningen Förebygga icke önskvärda händelser Reducera onödiga risker Sprida kunskap Syfte med händelseanalys Utreda varför en händelse uppstått Undanröja eller minska risken för att liknande händelser skall uppstå En del i det systematiska kvalitetssäkerhetsarbetet Sprida kunskap 42

50 Grundutredningen görs på varje enhet, med hjälp av analysledare från annan enhet. Inom beställaravdelningens utvecklingsenhet finns resurser för stöd och hjälp. Gemensam rutin för gränsöverskridande risk- och händelseanalys Socialförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen har en gemensam rutin för gränsöverskridande risk- och händelseanalyser. Rutinen ska bidra till att tydliggöra och underlätta samverkan mellan förvaltningarna när en risk och händelseanalys berör båda förvaltningarna. Den ska också bidra till att långsiktigt säkra det systematiska kvalitets- och säkerhetsarbetet mellan socialförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Handböcker och material finns på hemsidan. Egenkontroll Socialförvaltningens beställarchefer ansvarar för att följa upp de kvalitetskrav som ställs på vårdgivare eller den som bedriver socialtjänst och verksamheter enligt LSS. Egenkontrollens resultat ska vara till nytta för brukare, medarbetare, ledning och socialnämnd. Syftet är att få syn på direkta kvalitetsbrister, få kunskap om olika verksamheter och synliggöra förbättrings- och utvecklingsområden. Detta görs genom: Generell uppföljning av samtliga utförande verksamheters kvalitet genom årlig digitalt frågeformulär Riktade och fördjupade uppföljningar av ett antal verksamheter som antingen är av särskilt intresse eller där det förekommit allvarliga brister. Avser uppföljning av SoL, LSS, LVU, LVM, HSL och patientsäkerhetslagen. Brukarundersökningar Branschråd inom respektive verksamhetsområde Sammanställning och analys av verksamheternas klagomål och synpunkter Sammanställning och analys av avvikelser, vårdskador och missförhållanden. Jämförande analyser av verksamheternas resultat utifrån nationella kvalitetsregister, öppna jämförelser och andra nationella mätningar 43

51 Resultaten av uppföljningen redovisas till socialnämnden i förvaltningens årsredovisning och kvalitetsuppföljning. De kan utgöra en del av underlaget för framtida planering och utveckling för att förbättra verksamheterna. För brukaren kan resultaten av uppföljningen utgöra ett underlag för att kunna välja utförare av insatser där det är möjligt. Detta förutsätter att resultaten publiceras på ett användarvänligt sätt. Avdelnings- och enhetschef ska upprätta åtgärdsplaner utifrån identifierade förbättringsområden utifrån resultat av uppföljning. 44

52 Utredning av avvikelser Klagomål och synpunkter samt avvikelser Vårdgivare eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ta emot klagomål, synpunkter och rapporter om avvikelser på verksamheten, tidigare benämnt fel och brister och vårdavvikelser. Det ska vara säkerställt att dessa tas emot på ett snabbt och effektivt sätt för att åtgärda och förebygga brister i verksamheten. Synpunkter, klagomål och beröm ger oss värdefull information och möjlighet att genom förbättrad verksamhet, höja kvaliteten och säkerheten för brukarna. Alla iakttagelser som utgör ett underlag för förbättringsarbete ingår i klagomål och synpunkter, även det som tidigare benämnts fel och brister och vårdavvikelser. Klagomål och synpunkter kan komma från: brukare och deras närstående, personal, vårdgivare, de som bedriver socialtjänst, de som bedriver verksamhet enligt LSS, myndigheter och föreningar, andra organisationer och intressenter. Hantering av klagomål och synpunkter från brukare, patienter, klienter, närstående, myndigheter och föreningar, andra organisationer och intressenter Socialförvaltningen använder Säg vad du tycker (klagomål och synpunkter på verksamheterna personligen, per telefon, via mail eller via blanketten säg vad du tycker ) eller Tyck till! som är system för att identifiera våra starka och svaga punkter. Det ger oss en möjlighet att förbättra kvaliteten och utveckla verksamheterna. Klagomål och synpunkter som kommer in till regionen ska tas emot och registreras av den regiongemensamma registraturen vid serviceförvaltningen och slussas vidare till den chef som berörs av de klagomål och synpunkter som kommit in. Personer kan vara anonyma när de lämnar sin synpunkt, men det kan då vara svårt att åtgärda och återkoppla synpunkterna. All personal som tar emot muntligt klagomål och synpunkt ska dokumentera och skicka till registrator samt informera den enskilde om detta samt vilken chef som är ansvarig för att vidta åtgärder. De som lämnat klagomål och/eller synpunkter ska få brev med information om att synpunkter har tagits emot och om vem som ansvarar för utredningen ska ske inom en vecka och inom två veckor få en återkoppling. Hantering av klagomål, synpunkter och avvikelser från personal i den egna verksamheten Var och en som är verksam inom socialförvaltningen ska rapportera klagomål och synpunkter inklusive avvikelser enligt SoL, LSS och HSL i rapporteringssystemet Flexite. Om medarbetare inte har tillgång till dator kan det ske muntligt eller via blankett Länk till närmaste chef som registrerar avvikelser i Flexite. 45

53 Flexite är ett rapporteringssystem som visar vem som rapporterat vad som rapporterats vilka åtgärder som vidtagits statistik Rapportering av avvikelser sker i Flexite, systemet skickar rapporten till närmaste chef. Chefen analyserar och utreder de klagomål eller synpunkter inkl avvikelser samt beslutar om åtgärd. Den beslutade åtgärden följs upp inom respektive verksamhet. Den medarbetare som rapporterat i Flexite informeras genom automatisk återkoppling via mail i systemet. Rapport Alla Analys Närmaste chef Beslut om Åtgärd Närmaste chef Uppföljning Närmaste chef Stängd Beställarchef ansvarar för att: - riktlinjen för klagomål, synpunkter och avvikelser på verksamheten (bland annat säg vad du tycker och avvikelsehantering) är känd bland all personal Avdelnings- och enhetschef ansvarar för att: - skapa en rutin i sin verksamhet - broschyren och blanketten finns lättillgänglig inom verksamheten - brukare/anhöriga, får information om hur man kan lämna sina synpunkter - ta emot klagomål, synpunkter och rapporter om avvikelser, bedöma om behov finns att genomföra en utredning enligt rapporteringsskyldigheten - vidta eventuella åtgärder - dokumentera och rapportera åtgärderna i till registrator - meddela berörd personal - meddela vidtagna åtgärder till den person som lämnat synpunkter - avsluta ärendet, meddela registrator, registrera i W3D3. Verksamheter i enskild regi ska rapportera klagomål och synpunkter inkl. avvikelser SoL, LSS och HSL i det system som finns för verksamheten. Förtydligande av ansvar: Personal i egen regi upptäcker händelse hos annan verksamhet inom egen regi 46

54 Rapportering - Personal som i egen regi upptäcker en händelse/avvikelse hos brukare som berör annan verksamhet inom egen regi, ska rapportera händelsen till sin närmaste chef. Rapportera i Flexite. Åtgärd - Närmaste chef som tar emot rapporten av sin personal och kontaktar ansvarig chef i den verksamhet som är berörd. Chefen omdirigerar rapporten i Flexite till ansvarig chef där händelsen har uppstått. Analys, åtgärder, uppföljning och dokumentation: Berörd chef fortsätter handläggningen. Rapporterar åtgärder och uppföljning i Flexite. Personal i egen regi upptäcker händelse hos brukare i enskild regi Allt fler brukare har insatser som utförs av flera utförare både inom egen regi och mellan egen regi och enskild utförare. Rutiner ska finnas för avvikelsehantering inom egen regi och enskild regi samt mellan egen regi och enskild regi. Rapportering - Personal som i egen regi upptäcker en händelse/avvikelse hos brukare som berör enskild regis verksamhet, ska rapportera händelsen till sin närmaste chef. Åtgärd - Närmaste chef i egen regi som tar emot rapporten av sin personal, kontaktar ansvarig chef i den enskild verksamhet där händelsen har uppstått. Dokumentationen ska ske i den enskildes akt hos respektive chef. Analys, åtgärder, uppföljning och dokumentation: Berörd chef fortsätter handläggning av ärendet. Personal i enskild regi upptäcker händelse hos brukare i egen regi Allt fler brukare har insatser som utförs av flera utförare både inom egen regi och mellan egen regi och enskild utförare. Rutiner ska finnas för avvikelsehantering inom egen regi och enskild regi samt mellan egen regi och enskild regi. Rapportering - Personal som i enskild regi upptäcker en händelse/avvikelse hos brukare som berör egen regi verksamhet, ska rapportera händelsen till sin närmaste chef i enskild regi. Åtgärd - Närmaste chef i enskild regi som tar emot rapporten av sin personal och kontaktar ansvarig chef i egen regi där händelsen har uppstått. Dokumentera i den enskildes akt hos respektive chef. Analys, åtgärder, uppföljning och dokumentation: Berörd chef fortsätter handläggning av ärendet. 47

55 Enskild regi Enligt föreskriften för ledningssystem ska även enskild regi som socialnämnden har upphandlat följa riktlinjer för klagomål- och synpunktshantering och avvikelser. De verksamheter enligt valfrihetssystemet LOV för hemtjänst och daglig verksamhet LSS i enskild regi har skyldighet att använda de riktlinjer som socialnämnden fastställt. Övrig enskild regi som socialnämnden har avtal med kan erbjudas att använda socialförvaltningens riktlinjer. Enskild regi ansvarar för att ska skapa egen rutin enligt ovanstående områden och ska ha ett system för hantering av klagomål, synpunktshantering och avvikelser. En redovisning ska lämnas till socialnämnden varje år. Uppföljning Beställaravdelningen ansvarar för en årlig sammanställning av klagomål och synpunkter (bl.a. Säg vad du tycker och avvikelser) i samband med årsredovisningen till socialnämnden. en sammanställning av redovisningar från verksamheter i enskild regi i samband med årsredovisningen. Ledningskontoret ansvarar för en årlig uppföljning av Tyck till! för Region Gotland. 48

56 Rapporteringsskyldighet Rapportering av missförhållanden eller risk för missförhållanden Lagrum och föreskrift Skyldigheten att rapportera och utreda samt avhjälpa och undanröja missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden regleras enligt; 7 kap. 6 första stycket och 14 kap. 3 6 SoL 23 e första stycket och 24 b 24 e LSS. Anmälningsskyldigheten till Socialstyrelsen vid allvarliga missförhållanden eller påtagliga risker för allvarliga missförhållanden regleras enligt 14 kap. 7 SoL och 24 f LSS. Lex Sarah regleras även i Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd SOSFS 2011:5. VEM ska rapportera De som är skyldiga att rapportera missförhållanden eller risk för missförhållanden är: Alla anställda som fullgör uppgifter inom socialtjänsten Uppdragstagare (ej familjehem) Praktikanter eller motsvarande under utbildning Deltagare i arbetsmarknadspolitiskt program Personer som bör rapportera men som inte är skyldiga att göra det är: Familjehem Frivilligarbetare Informationsskyldighet Information om skyldigheten att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden ska alltid ges till all personal som omfattas av skyldigheten när han eller hon påbörjar en anställning, ett uppdrag eller en praktikperiod. I informationen ska ingå kunskaper om hur rapporten ska göras och till vem den ska skickas. Informationen ska därefter ges återkommande, minst en gång per år till alla berörda. VAD ska rapporteras Handlingar som utförts, eller som någon har låtit bli att utföra, och som innebär ett hot mot eller medfört konsekvenser för den enskildes liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa ska rapporteras. Upprepade händelser som var för sig inte behöver vara missförhållanden kan tillsammans utgöra ett missförhållande. Om det finns en påtaglig risk för ett missförhållande som är uppenbar eller påtaglig så ska även den rapporteras. 49

57 Rapporteringen gäller den som får insatser inom verksamheten eller kan komma ifråga för insatser inom verksamhet. Det senare innebär att rapporteringsskyldigheten även gäller missförhållanden för enskilda som ansökt men ännu inte fått beslut om insatser eller som fått beslut om insatser men där beslutet ännu inte är verkställt. Rapportering kan även gälla för verksamhet med allmänt inriktade insatser såsom öppna och ej biståndsbedömda verksamheter. Till VEM ska man rapportera Skyldigheten att rapportera enligt lex Sarah gäller endast i den verksamhet som rapportören är verksam i. Om en rapporteringsskyldig person får kännedom om ett missförhållande eller risk för missförhållande i en annan verksamhet än den egna ska händelsen rapporteras till ansvarig chef för den berörda verksamheten samt till beställarchef. Verksamheter i Region Gotlands egen regi Rapporteringsskyldigheten ska ske till närmaste chef via rapporteringssystemet Flexite. Systemet skickar automatisk en rapport till socialnämnden i Region Gotland. Se rutiner länk Om verksamheten utför insatser åt någon annan nämnd t ex vid tillfällig vistelse på Gotland ska ansvarig chef informera den nämnd som beslutat om insatsen. Verksamheter i enskild regi I yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet ska rapporten skickas till den som bedriver verksamheten. Information om rapporten ska även skickas till den socialnämnd som fattat beslut om insatsen till den enskilde. Assistansbolag som utför insatser beslutade av Försäkringskassan bör informera socialnämnden om rapporterade missförhållanden eller risk för missförhållanden. Utredningsförfarande Rapporter om missförhållanden eller risk för missförhållanden utreds av den som bedriver verksamheten, detta gäller både i egen regi och i enskild regi. Utredning av lex Sarah är en del av det systematiska kvalitetsarbetet i varje verksamhet och kan därför inte genomföras av någon utanför verksamheten. Den chef som mottagit en rapport ska omedelbart vidta de åtgärder för berörda brukare och personal som krävs för situationen. Dokumentation av utredningen och vidtagna åtgärder ska ske fortlöpande. I egen regi sker detta via rapporteringssystemet Flexite. 50

58 Enskild regi ska ha egna riktlinjer och rutiner för hur utredningen ska dokumenteras. Samtliga handlingar i enskild regi ska bevaras 5 år, vid avtal med socialnämnden kan de överlämnas till nämnden efter gallring. Den enskilde som berörs bör alltid underrättas om ett missförhållande som har inträffat och missförhållandet ska också dokumenteras i den enskildes akt. Polisanmälan Om brott misstänks skall ansvarig utredare uppmana den enskilde eller dennes ställföreträdare att omgående polisanmäla händelsen. Se vidare bilaga Sekretessprövning vid polisanmälan. Det råder inte sekretess för uppgift om personal. Rutiner Varje verksamhet ska upprätta rutiner för hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden ska fullgöras. Dessa rutiner ska finnas lättillgängliga i verksamheten och vara kända av samtlig personal. 51

59 Anmälan av allvarliga missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden till Socialstyrelsen, lex Sarah VEM ska anmäla Om utredningen visar att händelsen var ett allvarligt missförhållande eller risk för ett allvarligt missförhållande ska den som bedriver verksamheten anmäla det till Socialstyrelsen. Verksamheter i egen regi anmäler i enlighet gällande delegationsordning (bilaga 3). bilaga Verksamheter i enskild regi anmäler enligt verksamhetens riktlinjer. HUR ska anmälan ske Anmälan ska ske snarast och på Socialstyrelsens särskilda blankett länk. Utredningen ska bifogas anmälan, den behöver inte vara avslutad när anmälan görs men ska skickas in senast inom två månader från anmälan (se bilaga 3). Information Den som anmäler ett allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande till Socialstyrelsen ska informera socialnämnden om detta. Assistansbolag som utför insatser beslutade av Försäkringskassan bör informera socialnämnden om anmälan. Informationen ska omfatta vad som har framkommit under utredningen, ställningstagandet samt vidtagna och planerade åtgärder. Den nämnd som har gjort en anmälan till Socialstyrelsen ska lämna information om anmälan till den nämnd som har beslutat om insatsen för den enskilde, om det är en annan nämnd än den som har gjort anmälan, vid till exempel tillfällig vistelse på Gotland. Den enskilde bör alltid underrättas om anmälan. Rutiner Verksamheten ska upprätta rutiner för hur skyldigheten att anmäla allvarliga missförhållanden och risk för allvarliga missförhållanden ska fullgöras. Dessa rutiner ska finnas lättillgängliga i verksamheten och vara kända av samtlig personal. 52

60 Rapportering av vårdskador och risk för vårdskador Lagrum och föreskrift Hälso- och sjukvårdspersonal är skyldig att rapportera risk för vårdskada samt händelser som har medfört eller kunnat medföra vårdskador enligt: 6 kap 4 Patientsäkerhetslagen (2010:659) VEM ska rapportera Alla som bedriver hälso- och sjukvårdsuppgifter. den som har legitimation för ett yrke inom hälso- och sjukvården den som biträder en legitimerad yrkesutövare Verksamheter som omfattas av: Hälso och sjukvårdslagen (1982:763) VAD skall rapporteras Vårdskada: Skada som bidragit till kroppsligt eller psykiskt lidande, sjukdom eller dödsfall som hade kunnat undvikas om adekvata åtgärder vidtagits. Hälso- och sjukvårdspersonal har motsvarande rapporteringsskyldighet även när det gäller andra skador än vårdskador till följd av säkerhetsbrister i verksamheten. Till vem ska man rapportera All hälso och sjukvårdspersonal är skyldig att rapportera vårdskada eller risk för vårdskada för att bidra till att hög patientsäkerhet upprättas. Verksamheter i Region Gotlands regi Rapporteringen ska ske till närmaste chef i rapporteringssystemet Flexite. Se rutiner länk Verksamheter i enskild regi I yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet ska vårdavvikelsen skickas till den chef som bedriver hälso och sjukvårdsverksamheten. Information ska kunna redovisas till socialnämnden. Utredningsförfarande Rapporten om vårdskada eller risk för vårdskada utreds av den chef som bedriver verksamheten, detta gäller både egen och enskild regi. Utredningen av vårdskador är en del av det systematiska kvalitetsarbetet i varje verksamhet. Den chef som mottagit en rapport om vårdskada ska omedelbart vidta de åtgärder för berörd patient och personal som krävs för situationen. 53

61 Dokumentation av utredningen och vidtagna åtgärder ska ske fortlöpande. I egen regi sker detta i rapporteringssystemet Flexite. Enskild regi ska ha egna riktlinjer och rutiner för hur utredningen ska dokumenteras. Skyldighet att informera patienter om inträffade vårdskador Vårdgivaren, enhetschef/ verksamhetschef eller den som enhetschef/ verksamhetschef utser, ska snarast informera en patient som drabbats av en vårdskada om 1. att det inträffat en händelse som har medfört en vårdskada, 2. vilka åtgärder som vårdgivaren avser att vidta för att en liknande händelse inte ska inträffa igen, 3. möjligheten att anmäla klagomål till Socialstyrelsen enligt 7 kap. 10, 4. möjligheten att begära ersättning enligt patientskadelagen (1996:799) eller från läkemedelsförsäkringen, samt 5. patientnämndens verksamhet Information ska lämnas till en närstående till patienten, om patienten begär det eller inte själv kan ta del av informationen Uppgift om den information som har lämnats ska antecknas i patientjournalen. Rutiner Varje verksamhet ska upprätta rutiner hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja vårdskador och risk för vårdskador ska fullgöras. Dessa rutiner ska finnas lättillgängliga i verksamheten och vara kända av samtlig personal. 54

62 Anmälan av allvarlig vårdskada eller händelse som medfört risk för allvarlig vårdskada till Socialstyrelsen, lex Maria Lagrum Anmälningsskyldighet till Socialstyrelsen vid en negativ händelse eller ett tillbud regleras i SOSFS 2005:28 anmälningsskyldighet enligt lex Maria. Patientsäkerhetslagen (2010:659) 3kap 5 VAD är en allvarlig vårdskada 1. vårdskada som är bestående och inte ringa 2. har lett till att patienten fått ett väsentligt ökat vårdbehov VEM ska anmäla Socialnämnden har genom delegation givit medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS, i uppdrag att anmäla händelser som medfört allvarliga vårdskador eller risk för allvarliga vårdskador till Socialstyrelsen. I enskild regi ska anmälan göras av medicinskt ansvarig sjuksköterska i samråd med den enskilde vårdgivaren. HUR ska anmälan ske Anmälan ska ske inom två månader efter händelsen på Socialstyrelsens särskilda blankett för lex Maria anmälan. Anmälan ska innehålla en intern utredning som ska innefatta 1. händelseförloppet, 2. omedelbart vidtagna korrigerande åtgärder, 3. identifierade orsaker till händelsen, 4. riskbedömning, dvs sannolikheten för att liknande händelser skall inträffa igen och tänkbara konsekvenser, 5. händelser av liknande art som tidigare har inträffat i verksamheten, 6. riskförebyggande åtgärder som vidtagits med utgångspunkt från riskbedömningen. Information Patienten ska underrättas om att en händelse som medfört allvarlig vårdskada eller sjukdom föranlett en lex Maria anmälan, och ges möjlighet att i anslutning till anmälan beskriva sin upplevelse av händelsen. Om information inte kan ges till patienten skall den i stället lämnas till närstående som även ges möjlighet att beskriva sin upplevelse av händelsen. 55

63 Sammanställning och analys samt förbättrande åtgärder Enhets-, avdelnings- och beställarchef ansvarar för att redovisa underlag för analys och förbättringsåtgärder i delårsrapport och årsredovisning samt kvalitetsuppföljningen. 5 Förbättring av processerna och aktiviteterna Vid analys av verksamheternas resultat under året ska särskilt beaktas kvaliteten av processer och behov av förbättringar. Beställarchef samt avdelnings- och enhetschef ansvarar för att kartlägga, utveckla och dokumentera handlingsplaner. 6 Dokumentationsskyldighet Arbetet och arbetsformer med systematiskt kvalitetsarbete ska dokumenteras löpande utifrån ledningssystemets uppbyggnad (kap 4) och om det systematiska förbättringsarbetet (kap 5). Syftet är att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheterna. Beställarchef samt avdelnings- och enhetschef ansvarar för att dokumentera kvalitetsarbetet. Patientsäkerhetsberättelse Vårdgivaren ska dokumentera hur det organisatoriska ansvaret för patientsäkerheten är fördelat inom verksamheten. Vårdgivaren ska årligen upprätta en patientsäkerhetsberättelse av vilken det ska framgå 1. hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, 2. vilka åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten, 3. vilka resultat som har uppnåtts. Patientsäkerhetsberättelsen ska hållas tillgänglig för den som önskar ta del av den. Vårdgivare i enskild regi ska delge socialnämnden sina patientsäkerhetsberättelser. Kvalitetsberättelse enligt SoL och LSS Avdelningschef och enhetschef ska årligen upprätta en kvalitetsberättelse, av vilken det ska framgå 1. hur kvalitetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, 2. vilka åtgärder som vidtagits för att öka kvaliteten, 3. vilka resultat som har uppnåtts. Beställarchef ansvarar för sammanställning från avdelningarnas underlag för analys, resultat med förslag till åtgärder och förbättringsarbete. Kvalitetsberättelsen presenteras i årsredovisningen, på hemsida och i andra former. Andra intressenter ska kunna ta del av underlaget/resultaten på hemsidan. 56

64 Bilaga 1 Förklaringar av förkortningar SON SOF HSF BUF GVF KFF LK RK Socialnämnden Socialförvaltningen Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen Ledningskontoret Röda korset HSL Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) LOV Lagen om valfrihetssystem (LOV) reglerar vad som ska gälla när myndigheter låter enskilda själva välja leverantör bland godkända leverantörer i ett valfrihetssystem LSS Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) LVM Lag om vård av missbrukare i vissa fall (1998:870) LVU Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga(1990:52) OSL Lagen om offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) PDL Patientdatalagen (2008:355) PSL Patientsäkerhetslagen (2010:659) PUL Personuppgiftslagen (1009:204) SoL Socialtjänstlagen (2001:453) SoLPUL Lag om behandling av personuppgifter inom socialtjänstlagen (2001:454) 57

65 Bilaga 2 Sekretessprövning och polisanmälan Vid allvarlig förseelse eller om det finns anledning att misstänka att en inträffad händelse innefattar brottslig handling skall personalärendet hanteras i enlighet med Allmänna Bestämmelser, AB och upprättad delegationsordning i personalfrågor. Sekretess Sekretess gäller inom socialtjänsten för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. (26 kap 1 Offentlighets- och sekretesslagen, OSL). Enhetschefen ansvarar för att personalen informeras om bestämmelsen och undertecknar förbindelse om tystnadsplikt. I situationer där det finns misstanke om brott mot den enskilde ska frågan om polisanmälan prövas skyndsamt. Utgångspunkten är alltid att det är den enskildes sak att polisanmäla, men om den enskilde/vårdnadshavare, företrädare väljer att inte göra anmälan, eller inte har förmåga att göra det, måste det prövas om verksamheten ska ta ansvar för polisanmälan. Innan polisanmälan görs måste bedömas om uppgifter kan lämnas ut enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Undantag från sekretess gäller barn som far illa. De som är anställda vid myndigheter vars verksamhet berör barn och ungdom (under 18 år) har anmälningsskyldighet enligt 14 kap 1 SoL om de i sin verksamhet får kännedom om något som kan innebära att socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd. Personal har enligt samma bestämmelse uppgiftsskyldighet vid socialtjänstens utredning av barnets förhållanden. Sekretess bryts vid vissa typer av brott bla. vid brott mot minderåriga. Sekretessen hindrar då inte att en uppgift, som annars är belagd med sekretess, lämnas till en åklagarmyndighet eller en polismyndighet, om uppgiften angår misstanke om brott som riktas mot någon som inte fyllt arton år och om det är brott mot liv och hälsa, brott mot frihet och frid eller sexualbrott (10 kap 26 OSL). Även uppgifter om narkotikabrott riktat mot någon som inte fyllt arton år får lämnas till en åklagarmyndighet eller en polismyndighet (10 kap 22 OSL). Sekretessbelagd uppgift om misstanke om begånget brott får lämnas till en åklagarmyndighet eller en polismyndighet endast om misstanken angår 1. brott för vilket det inte är föreskrivet lindrigare straff än fängelse i ett år, 2. försök till brott för vilket det inte är föreskrivet lindrigare straff än fängelse i två år, eller 3. försök till brott för vilket det inte är föreskrivet lindrigare straff än fängelse i 58

66 ett år, om gärningen innefattat försök till överföring av sådan allmänfarlig sjukdom som avses i 1 kap. 3 smittskyddslagen. (10 kap 23 OSL) Uppgifter om vilken befattning som har delegation att fatta beslut om polisanmälan framgår av delegationsordningen för respektive avdelning. 59

67 Bilaga 3 Delegationsordning SON Individ- och familjeomsorgen 1. ALLMÄNNA ÄRENDEN/GEMENSAMT Ärende Lagrum Lägsta delegat 1.4 Lex Sarah Anmälan om missförhållanden eller risk för missförhållanden 7 kap 6 och 14 kap 2 7 socialtjänstlagen (SoL) Ta emot rapport om missförhållande eller risk för missförhållanden enligt SOL SON Dokumentera, utreda och avhjälpa eller undanröja utan dröjsmål ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande SON Anmälan och utredning till socialstyrelsen om allvarligt missförhållande eller risk för allvarligt missförhållande enligt Lex Sarah. SON kap 3 punkt 3 SOL Enhetschef 14 kap 6 SOL Enhetschef 14 kap 7 SOL Beställarchef/avdelni ngschef IFO 60

68 Handläggarenheten Omsorg om funktionshindrade Äldreomsorg 1. ALLMÄNNA ÄRENDEN/GEMENSAMT 1.3 Lex Sarah Anmälan om missförhållanden eller risk för missförhållanden 7 kap 6 och 14 kap 2 7 socialtjänstlagen (SoL). Anmälan om missförhållanden eller risk för missförhållanden 23 e och 24 a 24 f (LSS) Ärende Lagrum Lägsta delegat Ta emot rapport om missförhållande eller risk för missförhållanden enligt SoL, LSS SON kap 3 punkt 3 SoL Enhetschef Dokumentera, utreda och avhjälpa eller undanröja utan dröjsmål ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande SON Anmälan och utredning till socialstyrelsen om allvarligt missförhållande eller risk för allvarligt missförhållande enligt Lex Sarah. SON kap 6 SoL 24 e LSS 14 kap 7 SOL 24 f LSS Enhetschef Beställarchef Kommunal hälso- och sjukvård Hela avsnitt 6, SON Ärende Lagrum Lägsta delegat 6.1 Beslut om anmälan till Socialstyrelsen om vårdskada (lex Maria), egen regi Patientsäkerhetslag en 3 kap 5 Medicinskt ansvarig sjuksköterska 6.2 Beslut om anmälan till Socialstyrelsen om vårdskada (lex Maria), enskild regi Patientsäkerhetslag en 3 kap 5 Medicinskt ansvarig sjuksköterska i samråd med enskild 6.3 Anmäla till Socialstyrelsen att legitimerad personal kan utgöra en fara för patientsäkerheten Patientsäkerhetslag en 3 kap 7 vårdgivare Verksamhetschef i samråd med medicinskt ansvarig sjuksköterska 61

69 62

70 Socialförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare egen regi Äldreomsorg Omsorg om funktionshindrade Gerd Silk Elisabeth Cederlund-Ekman Medicinskt ansvariga sjuksköterskor 63

71 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 6 Uppföljning genom egenkontroll 7 Samverkan för att förebygga vårdskador 7 Riskanalys 8 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 8 Hantering av klagomål och synpunkter 8 Resultat 9 Övergripande mål och strategier för kommande år

72 Sammanfattning En av de viktigaste åtgärderna som vidtagits för att öka patientsäkerheten är ett strukturerat arbete genom kvalitetsregister och nationella mätningar. Resultaten har omsatts på enhetsnivå. Riktade uppföljningar har synliggjort förbättringsområden inom dokumentation enligt patientdatalagen, kompetensutvecklingsbehov, vårdhygien, rapportering av vårdskador eller risk för vårdskador m fl. Analys sker strukturerat av tillgängliga data och bidrar till verksamheternas egenkontroll. Ett antal medarbetare har utbildning i såväl riskanalys som händelseanalys vilket bidrar till möjligheten att strukturerat analysera såväl risker som uppkomna händelser. Socialförvaltningen har genom avvikelsehanteringssystemet Flexite en god överblick över rapportering av vårdskador och risk för vårdskador. Klagomål och synpunkter som inkommer till enheterna och avdelningarna återkopplas till den som lämnat synpunkter. Utvalda förbättringsområden förs över i avdelningens styrkort. Samverkan med patienter/närstående sker genom bl a delaktighet i vårdplanering, läkarkontakter, anhörigträffar Bedömningen är att det bedrivs en god och säker vård. Det finns förbättringsområden främst genom att fortsätta det strukturerade sätt som man byggt upp inom förvaltningen, på avdelningen och på respektive enhet. Utöver detta kommer en särskild satsning att göras för att skapa rutiner och riktlinjer utifrån SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. 3 65

73 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Övergripande mål och strategier för patientsäkerhetsarbetet beskrivs i socialnämndens styrkort. Under större delen av 2011 var det styrkort från 2010 som gällde. Följande mål beskrivet: Brukarna/ kunderna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta. Äldreomsorgen har beskrivit framgångsfaktorer som berör patientsäkerheten Brukarnas individuella behov tillgodoses genom aktuella och kommunicerande vårdplaner Brukarna/patienterna får en god och säker vård. Säkra sjuksköterskornas dokumentation enligt patientdatalagen. All omvårdnadspersonal läser vårdplanerna. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Socialnämnden är vårdgivare och utser verksamhetschefer enligt Hälsooch sjukvårdslagen (HSL). Det finns 26 verksamhetschefer inom egenregin. Verksamhetschef enligt HSL ansvarar för att säkerställa patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården samt kontinuerligt samråda med medicinskt ansvarig sjuksköterska. Verksamhetscheferna ansvarar för att skapa strukturer och processer för att möjliggöra delaktighet i ett aktivt kvalitetsarbete och har ansvar för uppföljning av resultat, analys av resultat och för att vidta de förbättringsåtgäder som krävs. Löpande bedöma om de finns risk för att händelser kan inträffa som kan medföra brist i verksamhetens kvalitet, utöva egenkontroll samt ta emot och utreda synpunkter och avvikelser. Två medicinskt ansvarig sjuksköterskor(mas) finns i Beställaravdelningen och har fördelat ansvarsområdena mellan sig så att en riktar sig mot äldreomsorg och den andra mot Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och socialpsykiatri. Medicinskt ansvarig sjuksköterska ansvarar för att förvaltningen har system som säkrar en hög patientsäkerhet och en god och säker vård. MAS ansvarar även för att det finns system för anmälningar av vårdskador och risk för vårdskador, säkra rutiner för läkemedelshantering, att dokumentationen sker enligt patientjournallagen och att delegeringar av arbetsuppgifter är förenliga med säkerhet för patienterna. MAS deltar i kvalitetsuppföljningar och ansvarar där för uppföljningen av hälso- och sjukvårdsinsatserna. 4 66

74 Socialnämnden har delegerat ansvaret för patientsäkerheten Patientsäkerhetslagen 3 kap 5 Medicinskt ansvarig sjuksköterska 3 kap 7 Verksamhetschef HSL SOSFS 2008:1 om användning av medicintekniska produkter i hälsooch sjukvården 3 kap. 6-7 Verksamhetschef HSL 4 kap. 5-6 Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig sjuksköterska utformar riktlinjer för patientsäkerheten. Riktlinjerna fastställs av socialnämnden. För praktiskt genomförande kompletteras riktlinjer med rutiner. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Vårdskador registreras i avvikelsesystemet Flexite. I systemet dokumenteras även orsak till skadan samt åtgärd och uppföljning. Arbetet med vårdskadorna sker på respektive enhet i nära samarbete mellan enhetschef och omvårdnadsansvarig sjuksköterska. I vissa fall görs händelseanalyser för att kartlägga händelser, dra lärdom och samla erfarenhet som kan förebygga att liknande händelser upprepas. Om allvarlig vårdskada uppstår så rapporteras detta till medicinskt ansvarig sjuksköterska. I dessa fall görs en händelseanalys. MAS bedömmer om anmälan enligt lex Maria ska ske till Socialstyrelsen. I stort sett alla patienter på särskilda boenden och många inom omsorgen om funktionshindrade registreras i kvalitetsregistren Senior Alert och Svensk Palliativregistret. Senior Alert stärker det tvärprofessionella arbetssättet och bidrar till utveckling av den förebyggande processen för de äldre. I Svenska palliativregistret beskrivs bl a smärtlindring, brytpunktssamtal, symtomlindring under sista levnadsveckan. Medverkan i dessa register ger förutsättningar för att få syn på systemfel och att strukturerat förbättra vården. Under året har verksamheterna deltagit i nationell trycksårmätning samt vårdhygien. 5 67

75 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Inom Omsorgen om funktionshindrade (OOF) och Äldreomsorgen(ÄO) följer patientsäkerhetsarbetet gällande lagar och föreskrifter, riktlinjer, styrkort, kvalitetsdokument, kvalitetsgarantier och andra styrande direktiv. Avvikelser hanteras sedan enligt förvaltningens rutin. På enhetsnivå analyseras avvikelserna och man vidtar åtgärder. Inom avdelningens ledningsgrupp arbetar man mer övergripande med avvikelser för att hitta förbättringsområden som gäller för avdelningarna. För att minska antalet vårdskador har verksamheterna bl a arbetat med följande områden: Informationsvägar mellan boendeassistenter och sjuksköterskor såväl dagtid som kväll och natt. Samarbetet med andra yrkesprofessioner t ex logoped Utbildning för personal gällande roll, funktion och ansvar. Rutiner för samtycke så att legitimerad personal får tillgång till sammanhållen journalföring. Observera nattfastans längd och de risker det kan medföra Rutiner vid identifiering av brukare i samband med hälso- och sjukvårdsinsatser. Rutiner för årliga vårdplaneringen i samverkan mellan patient sjuksköterska, läkare, boendeassistenter, anhöriga/närstående. Ankomstsamtal Lokala rehabiliteringsrutiner Utvecklat arbetet med vårdplaner Särskilja arbetsplatsträffar gentemot brukarforum Vid allvarliga avvikelser eller händelser genomförs händelseanalyser. Detta sker ibland på enhetsnivå men kan även ske i samarbete med avdelningens verksamhetsutvecklare eller med medicinskt ansvarig sjuksköterska. Vid planerade förändringar där man ser en risk för patientsäkerheten genomförs riskanalyser. Ett exempel på detta är den riskanalys som gjordes inför planerade neddragningar för sjuksköterskor. 6 68

76 Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll sker genom att granska och analysera resultat från de mätningar som på olika sätt genomförs inom verksamheterna under året. Exempel på sådana mätningar är öppna jämförelser, äldreguiden kvalitetsregister, beställaravdelningens kvalitetsuppföljning, brukarundersökning och säg vad du tycker. Dessa granskningar sker i olika forum, beroende av art. Då verksamheterna arbetar med målsättningar genom strykort så analyseras resultaten från de olika mätningarna och förbättringsområden väljs ut och beskrivs i form av framgångsfaktorer, aktiviteter, mål och mätningar. Vid vårdhygienmätning har man kunnat se ett förbättringsområde när det gäller personalens förhållningssätt och attityder i området vårdhygien. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS 2011:9, 4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Det finns flera övergripande överenskommelser mellan socialförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Exempel sådana överenskommelser är: Samordnad vårdplanering Vårdhygien Tandvård Habilitering Psykiska funktionshinder Egenvård Verksamhetsförlagd utbildning för sjuksköterskor Läkarmedverkan i särskilda boenden Delegeringar Möten med hälso- och sjukvårdsförvaltningen har genomförts i olika samverkansforum för att identifiera processer för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada. Samverkansmöten har under 2011 skett med barn- och vuxenpsykiatrin, rehabiliteringen. akuten, ambulansen samt gällande informationsöverföring. 7 69

77 Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 I de fall det i verksamheten planerar en förändring som kan medföra risk för vårdskada genomförs riskanalys. Processen som kartläggs granskas i detalj. Riskerna bedöms utifrån sannolikhet och allvarlighetsgrad, och de bakomliggande orsakerna till riskerna identifieras. Sedan utarbetas förslag till åtgärder som ska förhindra riskerna att inträffa och man beslutar hur arbetet skall följas upp. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Samtliga medarbetare skall följa rutinen att rapportera händelser som medfört eller som kunnat medföra skada eller sjukdom hos patienten. Rapport av händelser rapporteras i avvikelsesystemet Flexite. För de medarbetare som av någon anledning inte har tillgång till dator eller har svårt med handhavandet finns en blankett lätt tillgänglig. Rutinen innefattar även att avvikelser kan rapporteras till direkt närmaste chef. De händelser där ansvarig chef bedömer att händelsen har medfört eller hade kunnat medföra allvarlig vårdskada skickas vidare till medicinskt ansvarig sjuksköterska för bedömning av om lex Maria-anmälan ska ske. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Klagomål och synpunkter som inkommer till enheterna och avdelningarna följer socialförvaltningens rutin. Inkomna handlingar registreras i ärendehanteringssystemet och ett meddelande går ut till avsändaren att ärendet är mottaget och att svar på synpunkterna kommer att ges av ansvarig i ärendet. Ansvarig enhetschef kontaktar sedan vederbörande eller skriver ett svar på den inkomna handlingen. Inkomna synpunkter och klagomål sammanställs. Utvalda förbättringsområden förs över i avdelningens styrkort. Nedanstående tabell beskriver de Fel och brister som inkommit varav en del berör patientsäkerheten. Verksamhet Äldreomsorg Omsorg om funktionshindrade Handläggarenhet Annan 1 Summa

78 Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Sammanställning och analys sker inom avdelningarna på olika nivåer. Övergripande sker detta i ledningsgrupp som träffas kontinuerligt. Inom äldreomsorgen finns även ett kvalitetsforum. I dessa forum går man igenom avvikelserna och man beslutar vilka övergripande områden som man behöver jobba vidare med för att öka kvaliteten och patientsäkerheten. På enheterna arbetar man på lite olika sätt med vårdavvikelser. Ett exempel är kvalitetsråd där man aktivt går igenom avvikelser och tar fram åtgärder, utser ansvariga mm Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med närstående sker på flera olika sätt. Närstående ges möjlighet, om den enskilde så önskar, att delta vid ankomstsamtal, årlig vårdplanering, läkarkontakter och övriga möten. Utöver detta genomförs även anhörigträffar samt att anhöriga/närstående informeras om förvaltningens blankett Säg vad du tycker och att de gärna kan lämna synpunkter där. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Vårdavvikelser Vårdavvikelser analyseras kontinuerligt på olika nivåer i organisationen såväl på varje enhet som förvaltningsövergripande. Medicinskt ansvarig sjuksköterska analyserar de händelser där patient har fått en allvarlig skada eller riskerat att få en allvarlig skada i hälso- och sjukvården. Informationsöverföring Läkemedel Fall Övrigt Totalt I nedanstående tabell redovisas vårdavvikelser som inkommit till medicinskt ansvarig sjuksköterska för bedömning och de som efter utredning visats givit allvarlig skada eller sjukdom och därför anmälds enligt SOSFS 2005:28 lex Maria Antal vårdavvikelser 20 Beslut enligt lex Maria Område Fall Koldioxidretention Förväxling Fall 9 71

79 En anmälan enligt 3kap 7 Patientsäkerhetslagen (2010:659) om yrkesverksam person som utgör fara för patientsäkerheten har gjorts. Riktade uppföljningar Tre riktade uppföljningar har skett av medicinskt ansvarig sjuksköterska, Stuxgården, Åvallegården och Bostäder med särskild service (Irisdalsgatan 131, 133, Rutegatan 53 och Buntmakargatan 65). Riktade uppföljningar har synliggjort förbättringsområden inom dokumentation enligt patientdatalagen, kompetensutvecklingsbehov, vårdhygien, rapportering av vårdskador eller risk för vårdskador m fl. Övergripande mål och strategier för kommande år Under 2012 kommer patientsäkerhetsarbetet att fortsätta på det strukturerade sätt som man byggt upp inom förvaltningen, på avdelningen och på respektive enhet. Utöver detta kommer en särskild satsning att göras för att skapa rutiner och riktlinjer utifrån SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

80 73

81 Socialförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Hattstugan vård och utbildning AB Pia Lindell Jane Lindell Ljunggren 74

82 Innehållsförteckning Övergripande mål och strategier 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 6 Uppföljning genom egenkontroll 6 Samverkan för att förebygga vårdskador 7 Riskanalys 7 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 7 Hantering av klagomål och synpunkter 7 Resultat 8 Övergripande mål och strategier för kommande år 8 75

83 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Hattstugan följer Region Gotlands riktlinjer/policyn utifrån gängse lagstiftningar och som är anvisade i upprättat upphandlingsavtal, lokala tillägg kan förekomma. Vi har rutin/policydokument som alla har tillgång och vetskap omkring. Nyanställda samt vikarier blir introducerade i detta. Vi är mycket noga med att alla har den information och kunskap om verksamheten, vad uppdraget / vi kräver vad gäller hög kvalitet, ansvar, uppträdande, bemötande gentemot alla inblandade. Samt stor noggrannhet och en levande dialog med alla i verksamheten. Vi kan nämna att vi för att hålla hög kvalitet och säkerhet ger lång introduktion till nyanställda/vikarier olika beroende på tidigare erfarenhet och kunskap men i snitt 2 veckor. Vi låter hellre aldrig nya vikarier gå själva utan en fastanställd bredvid den första månaden. Delegationer ges först när vi ser att personen känner de boende väl. Att Hattstugan ska ligga i framkant vad gäller att ge säker omvårdnad som stärker individens självbestämmande och trygghet. Att få vara i en miljö där meningsfullhet och delaktighet trots svår sjukdom, främjas. Att få ha frihet att kunna vistas både inne och ute, i samhällets utbud /gemenskap av olika slag i trygghet och att vårt boende ger verklig hemkänsla. Vi arbetar mycket med yttre och inre miljö/atmosfären som vi får kvitto på kvitto på att det verkligen fungerar som lugnande och tillvaratar den enskildes resurser. Vi ser att med detta arbete så behövs det mycket mindre antidepressiva och lugnande medel ges och detta i sig innebär en säkrare omvårdnad, mindre av alla svåra biverkningar detta ger. All personal informeras kontinuerligt om rutiner för att säkerställa en god omvårdnad utifrån vårt systematiska kvalitets och värdegrundsarbete. Vilket vilar på uppdragets innehåll som alla har vetskap om. All personal har mycket god utbildning och delaktighet i beslut och överenskommelser för arbetet. All personal har varit delaktiga i att ta fram rutiner och policyn som säkerställer en arbetsplats där individen är i fokus. Dokumentationer av olika slag, enl Hsl och Sol, samt genomförandeplaner och levnadsberättelser är också något vi hela tiden arbetar för att säkerställa och utveckla omvårdnaden och delaktigheten för den enskilde. Att verkligen ha fokus på individens behov, resurser och vilja, för 76

84 att kunna möta och ge trygghet, delaktighet, meningsfullhet och bidra till självbestämmande. Alla medarbetare har också ansvarsområde, att vara kontaktperson till de boende och detta är reglerat i dokument vad som innefattar detta ansvarsområde. Vi har också en mycket nära dialog med anhöriga/närstående kring individen för att säkerställa att vi uppfattar och tar till vara den enskildes behov och resurser på det bästa sätt. Kontaktpersonen är väl känd av anhörig. Vi byter inte kontakpersoner under boendetiden om inget mkt oförutsett händer. Vid varje arbetsplatsträff har vi på dagordningen en punkt där vi diskuterar kvalitet och värdegrund, samt om det är något som avviker från gängse beslut och överenskommelser vad gäller individnivå. Alla boendes status / behov/ tas upp vid varje träff (1g/mån) för att säkerställa att alla får det de behöver vad gäller medicinska och sociala behov. Om det behöver ändras ngt i genomförande / tillvägagångssätt vid olika arbetsmoment.vi har kommit mycket långt vad gäller ovanstående. Det är ett sätt att kontinuerligt säkerställa uppföljning och snabbt åtgärda ev brister. Vi har kvalitetssäkrat levnadsberättelsen/genomförandeplanen och inflyttningsrutinerna b la. som bidragit till en tryggare inflyttning och delaktighet för den enskilde. Vi arbetar utifrån olika tekniker och metoder som också säkerställer att individen får olika behov tillgodosedda. Tex reminichens, validation, taktil beröring, musik-rörelse osv. utprovat för var och en. Alla medarbetare har utbildning i de olika dokumentationskrav verksamhetsområdet kräver. Alla medarbetare har i övrigt en gedigen utbildnings nivå inom området de verkar. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Verksamhetschefen är ansvarig för att tillgodose att Hsl insatser och paramedicinska behov tillgodoses. Det finns ansvarig sjuksköterska Oas och utsedd Pal. 77

85 All personal är informerade om på vilket sätt / vem de ska kontakta när något oförutsett händer. Hur kontakter tas olika tider /dygn/helg/vardagar. Sjuksköterskekontakter tas direkt av all personal eller i samförstånd med ledningen för Hattstugan. Nattetid så har tjänstgörande personal alltid tillgång, årets alla nätter, att ringa ledningen för konsultation eller att det behövs hjälp på plats så kommer vi dit. Detta bidar till att dels underlätta för personal men också för att den boende ska få tillgång till den hjälp den för tillfället behöver. Vi skickar aldrig in en boende ensam till sjukhuset oavsett om det är dag eller natt. Utan det följer alltid med en personal det kan också vara en anhörig men oftast är det en personal. Vi skriver också ner personens olika behov, resurser, viktigt att notera ang den enskilde osv och lämnar till berörd avd om det är så att personen behöver läggas in. Ledningen för Hattstugan har att se till att lagar och förordningar följs och att implementera att återkoppling sker till berörda samt att händelser dokumenteras och vidarebefordras enl regler. Samt att beslut och åtgärder görs klara för alla inblandade. Alla är informerade vad gäller hanteringen klagomål/brister, avvikelser av olika slag och på vilket sätt detta ska dokumenteras/hanteras. Riskanalyser görs dels vid inflyttning och så fort en känsla av risk/ ändrat omvårdnadsbehov inom ngt riskområde identifieras så tas kontakt med ssk för vidare beslut om åtgärd. Allt i nära samarbete med tjänstgörande sjuksköterska som i sin tur har kontakt med Pal och rehab.personal vid behov. Anhörigkontakter tas enl ök av personal för tillfället/insats/behov. Detta tas också upp på medarbetarsamtal, rutiner och policyn samt om vederbörande har utvecklingsideer omkring detta att ta tillvara. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Om vårdskada sker så har ledningen tillsammans med sjuksköterskan att tillämpa gängse regler och handhavande reglerat i avtal/lagar. Alla informeras och tar del av det uppkomna lika så hur åtgärderna görs. Vi har aldrig under dessa 17 år haft ngn vårdskada på boendet. Det vi har haft är några fall med behov av sjukhusvård. 78

86 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Vi har policydokument kring detta och att alla är informerade om / vad / hur ska ske om ngt uppkommer som kan relateras till av vårdskada. Om gängse utredningsförfarande osv. Se ovan skrivna mål. Vi har inte haft ngt av detta så vi har ingen egen erfarenhet av hur rutinerna håller vid skada. Vi ser att med nära, otroligt kunnig personal och där verksamhetscheferna arbetar i det direkta omvårdnadsarbetet är det nära att snabbt se och diskutera omvårdnadsbehoven och utförandet. Att vi för diskussioner kring detta vid varje arbetsplatsträff ser vi som ett kvalitetsförfarande samt att ha uppföljningar av specifika vårdinsatser tillsammans med ssk och Pal. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Vi tar tillfället i akt vid de årliga uppföljningar uppdragsgivaren introducerar. Samt att vi vi efter resultatet av Öppna jämförelser blir redovisat så tittar vi på hur vi ligger till i jämförelse med andra och om vi på ngt sätt avviker och om det är ngt förbättringsområde utifrå detta vi bör arbeta vidare med. Brukarundersökningarna som görs centralt är också en viktig utgångspunkt vad gäller förbättringar. Vi har årligen planeringsdagar som vi går igenom verksamhetens resultat samt att hitta förbättrings/utvecklingsområden. Här är alla medarbetares kunskap, idéer och tankar/intressen viktiga för att hitta nya viktiga områden att utveckla. Samt vilken ytterligare kunskap som behövs för detta. Vi har en ständigt dialog med anhöriga hur de ser på vårt sätt att arbeta, hitta nya tankar idéer. Behov som kan komma fram i dialog och hur vi kan underlätta för anhörigas behov. Vi har något år haft intervjuer med anhöriga om hur de ser på den vård vi ger samt hur kontakten upplevs. Vi har alltid ett antal uppföljningssamtal med anhöriga upp till 5mån efter avslutande vård. Det är frivilligt men alla erbjuds detta och de flesta tackar ja till 2-3 samtal. 79

87 Granskning av journaler görs dels av ssk med jämna mellanrum sen gör ledningen genomgångar av tex genomförandeplane och Sol att det stämmer med behoven. Minst 2ggr år. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS 2011:9, 4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Här har vi samverkan med ssk, Pal, arbetsterapeut, sjukgymnast, dietist om så behövs. Så att vid varje enskilt tillfälle upprätta en plan för vad som uppstått, hur detta ska åtgärdas, vilka kontakter och vilka ansvarsområden som behöver tydliggöras. Sen kommunicera detta med alla inblandade. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Detta genomförs dels vid inflyttning samt när behov uppstår av olika slag. Det gäller fall, aggressivitet, depression, läkemedelspåverkan, extra tillsyn av annan art, nutrition, hud. Vi har en levande dialog hela tiden, och det är en av våra inbyggda kvalitetsparameter så vi bedömer som helt naturligt detta kommer till kännedom snabbt och åtgärdas på en gång. Att kontrollera medicintekniska produkter årligen. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Detta förfarande och ansvar är alla medarbetare helt på det klara med på vilket sätt och vilket ansvar som vilar på var och en. Detta indroduceras också vikarier i. Detta sker efter gängse lagar/regler och ssk informeras direkt. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Vi har rutiner och policy kring detta som alla är medvetna om. Samma dokument som Regionen med lokal anpassning där så behövs.. Detta förfarande följer vi vid inkommet ärende. Vi har även informerat anhöriga i detta. Hur de kan framföra sina tankar och åsikter. Att vi gärna tar emot för att bli ännu bättre. Detta utreds och kommuniceras med inblandade utan dröjsmål. Vi har under alla 17 år inte haft ngn inkommet klagomål/synpunkt. 80

88 Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Eftersom vi inte haft några inkomna ärenden så har vi ingen praktisk erfarenhet. Men vi använder samma dokument/förfarande som Regionen så det bör hålla hos oss också om/när så behövs. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Som vi beskrivit tidigare i detta dokument så har vi mycket nära samverkan med anhöriga. Vi lägger mycket vinn om och tid på att fånga upp anhörigas tankar, frågor, behov av insyn-kunskap osv om sjukdomen, förlopp, metoder osv. Att ha anhöriga som känner trygghet och delaktighet underlättar att ha en verksamhet som håller hög kvalitet och boende som får vara delaktiga i livet trots svår sjukdom. Det betyder mycket för alla men också att man får ta hänsyn till och största respekt för tidigare roller/förhållande. Vi har också en mkt väl fungerande palliativ vårdfilosofi som vi fått mkt mkt beröm för av anhöriga. Där vi ser mkt till att hela teamet fungerar och att planer upprättas så alla känner en stor trygghet. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Eftersom vi inte haft något uppkommet fall så har vi inte något att rapportera här förutom att vi hela tiden har en öppen dialog och att vi nogsamt har detta i fokus för att inte hamna i någon situation. Men vi är väl medvetna om att hur noga man än är så kan det uppkomma. Att då som vi ha vana att prata och ha öppen dialog och struktur på arbetet så vet vi med oss att vi utan dröjsmål agerar och åtgärdar. Övergripande mål och strategier för kommande år Fortsätta vårt värdegrundsarbete, något som rönt stort intresse runt om i landet. Vår sk Hattstugemodell med att ha en verksamhet som verkligen ser till individens behov och resurser att får vara delaktig i livet, livet ut. Hur få allt från sociala innehållet till minska medicinering få en friskare personalstab ( vi har Sveriges lägsta sjukskrivning enl Svenskt näringsliv, ca 0,3%), minskade klagomål, delaktiga anhöriga osv osv. Vi är anlitade i stort sätt varje vecka i ngn kommun för att utbilda/föreläsa skräddarsydda utbildningar efter kommuners/boendes behov. Vi har utvecklat metoder och tekniker som underlättar kommunikationsförmågan, att vara delaktig, främjar rörelse osv, osv som också alla är intresserade av att få kunskap kring. Våra spec ansvarsområden dagligen som gör att vi alltid kan finnas hos de boende och att inte lämna dom ensamma i vardagsrum, eller behöva städa bort deras bästa vakna tid osv. På vilket sätt vi arbetar med att använda deras lägenheter till gemensamma aktiviteter mm.vi har varit ute i minst 80 tal kommuner och återkommande i olika kommuner för större utb insatser. Vi har ock- 81

89 så många studiebesök på Hattstugan där vi delger arbetsmodeller, miljöns betydelse osv. Vi kommer att gå igenom rutiner och policyn i syfte att säkerställa verksamheten mot nya ingångna avtalet med Region Gotland Vi kommer under 2012 att göra en stor genomlysning av Hattstugans arbete som kommer att dokumenteras på olika sätt. VI, ledningen, kommer också under 2012 att genomgå en högskoleutb 7,5 p i Värdegrundsarbete samt att personalen ska genomgå olika utb. i bla värdegrundsarbete, dokumentation, nutrition, samtalsmetodik, presentationsteknik.allt detta för att säkerställa en god och säker omvårdnad för de som bor på Hattstugan. Samt att vi vill vara föregångare och budbärare av nya råd och rön hur det kan fungera i det verkliga omvårdnadsarbetet. 82

90 Socialförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Stiftelsen Gotlands sjukhem Gunilla Gustafsson Verksamhetschef 83

91 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 5 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 5 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 5 Uppföljning genom egenkontroll 6 Samverkan för att förebygga vårdskador 7 Riskanalys 7 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 7 Hantering av klagomål och synpunkter 7 Resultat 8 Övergripande mål och strategier för kommande år 9 84

92 Sammanfattning Verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som följer SoL, HSL, Patientsäkerhetslagen, TVL samt mål och kvalitetskrav som Socialnämnd har antagit för äldreomsorg inom Region Gotland. Stadgarna för Stiftelsen Gotlands sjukhem är styrdokument i verksamheten. Ledningssystemet för kvalitetsarbete är ett levande material med årlig uppdatering och ges stor vikt i uppmärksamhet och utrymme. År 2011 hade verksamheten 25 brukare/patienter fördelat på 4 palliativa platser samt 21 särskilda boendeplatser För att höja patientsäkerheten har utbildningar genomförts enligt antagen studieplan för Som bland annat utbildning i läkemedel, äldrefysiologi, biverkningar, interaktioner. Utbildning i hantering av vissa medicintekniska produkter som infusioner, injektioner och material. Utbildning i förflyttningsergonomi för att på rätt och säkert sätt förflytta vårdtagaren. Säkra stödet till våldsutsatta äldre personer och personer med funktionshinder, en utbildning till alla medarbetare. Stor vikt läggs vid formell kompetens samt introduktion på arbetsplatsen i samband med anställning. Uppdaterat ankomstsamtal underlag till vårdplan och genomförandeplan. Patientansvarig läkare för samtliga boende vid verksamheten. En annan del av arbetet är att hantera avvikelser, fel och brister där ett systematiskt arbete förs för att höja patientsäkerheten. Övriga förbättringsåtgärder 2011 är införandet av kvalitetsregister Senior Alert samt Palliativa registret. Patientsäkerheten följs upp med egenkontroller av olika riskområden: Prevalensmätning Bashygien och klädregler Kvalitetsuppföljning enkät från Region Gotland Uppföljning av delegering av arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården olika datum Mätning av aktuella läkemedel i medeltal per boende vid Gotlands sjukhem Läkemedelsgenomgång Haccp uppföljning i kök Begränsningsåtgärder Medicntekniska produkter sängar samt bl a takliftsbesiktning Decontaminator temperatur kontroll mm Risknivå bedöms vid ankomstsamtal och inför inflyttning till boendet vid behov uppförs riskbedömning och handlingsplan. Till- 85

93 bud/vårdskador identifieras och hanteras enligt uppsatta rutiner i ledningssystemet som medarbetarna följer i syfte är att minimera antalet tillbud och vårdskador. Synpunkter positiva/negativa hanteras av verksamhetschef och behandlas i form av information/diskussion som förs i arbetsgrupp samma dag. Återkoppling till den som tagit upp ärendet. Patienter och närstående involveras vid hembesök, ankomstsamtal, vårdplanering och återkommande uppdateringar. I all kommunikation mellan boende och deras närstående förs en fortlöpande dialog tillsammans med sjukhemmets läkare, sjuksköterskor, arbetsterapeut och övriga medarbetare. Måluppfyllelse De viktigaste målen som uppnåtts är att: Fallavvikelser minskat Läkemedelsavvikelser minskat Läkemedel i medeltal låg förbrukning/per boende i nivå med 2010 Inga trycksår 2010 och 2011 vid aktuella mättillfällen 86

94 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som följer SoL, HSL, Patientsäkerhetslagen, TVL samt mål och kvalitetskrav som Socialnämnd har antagit för äldreomsorg inom Region Gotland. Stadgarna för Stiftelsen Gotlands sjukhem är styrdokument i verksamheten. Ledningssystemet för kvalitrtsarbete är ett levande material med årlig uppdatering och ges stor vikt i uppmärksamhet och utrymme. År 2011 hade verksamheten 25 brukare/patienter fördelat på 4 palliativa platser samt 21 särskilda boendeplatser Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Styrelsen vid Stiftelsen för Gotlands sjukhem har vårdgivaransvar. Verksamhetschef har efter delegation ansvar för planering, ledning och egenkontroll av patientsäkerheten. Ansvariga sjuksköterskor har omvårdnadsansvar för patienten/brukarens patientsäkerhet inom sitt yrkesområde. Sjukhemmets läkare och övriga medarbetare ansvarar inom sitt yrkesansvar. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Registrering av avvikelser som gäller munhälsa, vardagsrehabilitering, medicintekniska produkter, begränsningsåtgärder, trycksår, fall, nutrition samt läkemedelshantering. Åtgärd: Upptas i personalgrupp och i olika möten. Uppföljning: Återkoppling av avvikelser och eventuella förbättringsåtgärder som kan leda till rutinförändring. Årlig sammanställning görs och redovisas för styrelsen samt Region Gotland senast februari månads utgång. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Vid anställning kontroll av behörighet samt kompetens. behörighetskontroll hos Socialstyrelsen. Utbildningar som höjer patientsäkerheten och kopplat till registrerade avvikelse och dess förbättringsåtgärder bland annat introduktion, munvårdsutbildning. Införandet av Kvalitetsregister Senior Alert. Utbildning i fallprevtion, svårläkta sår. Haccp uppföljning i kök. Tillsyn och kontroll av livsmedelsanläggning av livsmedelsinspektör. 87

95 Nutritionsgrupparbete. Utbildning i konsistensanpassad kost. Införande av Kvalitetsregister Palliativa registret. Hygienutbildning. Klädkod och prevalensmätning i bashygien i omvårdnadsarbetet. Läkemedelsgenomgång minst en gång per år. Mätning av aktuella läkemedel för boende vid Gotlands sjukhem. Uppdatering delegationer. Utbildning i läkemedel, äldres fysiologi, biverkningar och interaktioner. Alternativa metoder. Utbildning i hantering av vissa medicintekniska produkter som infusioner, injektioner. Uppdaterat läkaransvar för samtliga boende vid verksamheten. Att på rätt sätt förflytta vårdtagaren på ett säkert sätt med utbildning i förflyttningsergonomi. Utbildning inom demensvård. Säkra stödet till våldsutsatta äldre personer och personer med funktionshinder i utbildning till alla medarbetare. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Öppna jämförelser Äldreguiden/ 2 ggr 23/2 samt 24/11 år Enkät angående personer med demenssjukdom eller demensliknande beteende 1 ggr/år 30/6. Prevalensmätning bashygien och klädregler / 10 observationer / 1 ggr 27/10 vecka 43. Kvalitetsuppföljning Enkät från Region Gotland 1 ggr/år 16/12. Uppföljning av delegering av arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården 1 ggr/år 10/5. Överenskommen uppföljning statistik 1 ggr/år 25/.1 Mätning av aktuella läkemedel för boende vid Gotlands sjukhem 1 ggr/år 25/7. Läkemedelsgenomgång minst en gång per år eller vid behov/olika datum. Uppföljning av delegationer 1 ggr/år olika datum. Vårdtyngdsmätning 4 ggr/år v 46. Boendeenkät vart 3e/år Haccp uppföljning kök 1 ggr/år 17/3. Begränsningsåtgärder larm, sammanställning 1 ggr7år 10/1. Medicintekniska produkter sängar samt bl a takliftsbesiktning 30/6, egenkontroll 1 ggr/år 18/1. Decontaminator temperaturkontroll 1 ggr/år 27/10. 88

96 Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS 2011:9, 4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Enligt 4 Kap. 6. Rutiner för information överföring av boende. Hembesök för samordnad vårdplanering. Rutin för kontakt med läkare. Förskrivningsrätt inkontinenshjälpmedel. Läkemedelsförskrivnig samt transport från apotek. Rutiner för Ambulanstransport. Transport av laboratorieprov. Rutin för samverkan med rehabiliteringspersonal, fastighetsskötare. Rutin för Omvårdnadsansvarig sjuksköterska och kontaktpersoner. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Vi arbetar efter att inga händelser/vårdskador skall uppstå. Följer uppsatta rutiner samt har daglig dialog i arbetslagen. Närhet till ansvarig läkare och sjuksköterska samt verksamhetschef. Vid ankomstsamtal bedöms risknivå och vid behov skrivs riskbedömning och handlingsplan, när risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i vår verksamhets kvalitet. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Enligt rutin i ledningssystemet vid verksamheten. Blankett avvikelserapport. Avvikelsen upprättas av berörd inblandad personal samt dess åtgärder lämnas till verksamhetschef för registrering och uppföljning. Dokumenteras i verksamhetens avvikelsesystem. Händelserna utreds, analyseras och återkopplas till medarbetarna och inblandade brukare ev dess närstående. Sammanställning en gång per år. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Rutin enligt lednings och kvalitetssystem i verksamheten. Blankett finns i de boendes lägenhet. Synpunkter behandlas och dokumenteras av verksamhetschef. Information och diskussion förs i arbetsgrupp samma dag samt återkoppling till den som tagit upp ärendet. 89

97 Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Region Gotlands Mas får redovisning av dokumentation av synpunkter vid insyn. Styrelsen erhåller samma redovisning före februari månads utgång.. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Görs vid hembesök, ankomstsamtal, vårdplanering och återkommande uppdateringar. Nära kontakt med läkare, sjuksköterskor och arbetsterapeut. I dialog mellan boende och deras nästående förs en fortlöpande dialog tillsammans med medarbetarna för att höja patientsäkerheten. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Övergripande mål Verksamhetsplan, kvalitetsplan, utbildningsplan, etikpolicy samt Region Gotlands kvalitetsdokument inom Särskilt boende. 90

98 Delmål Ämne Åtgärder Resultat Fallolyckor Trycksår Nutrition Hygien Utbildning i fallprevention, riskanalyser samt riskbedömningar. Rutiner för att förebygga fall. Höftskyddsbyxa. Senior alert Vardagsrehabilitering Trycksårsförebyggande åtgärder enligt rutin. Riskbedömning enligt Senior Alert. Tryckavlastande medicintekniska produkter. Utbildning svårläkta sår. BMI, viktkontroller, konsistensanpassning. Nutritionsgruppsarbete. Uppdatering av nutritionspolicy. Haccap möte med köket. Utbildning i Konsistensanpassad kost. Lokala rutiner Utbildning i Bashygien Klädkod rutin Punktprevalensmätning bashygien Decontaminatorer, temperaturkontroller Öppna jämförelser, äldreguiden. Totalt 20 fallavvikelser. Sammanställning redovisas för Region Gotland och styrelsen Öppna jämförelser, äldreguiden. Senior Alert sammanställning.. Sammanställning redovisas för Region Gotland och styrelsen Öppna jämförelser, äldreguiden. Senior Alert sammanställning.. Individuella resultat följs upp i vårdplan av omvårdnadsansvarig sjuksköterska och läkaren. Målning utförd enl plan. Resultat via SKL hemsida, utan anmärkning Kök Läkemedel Utbildning läkemedel biverkningar, interaktioner mm Uppdatering av delegationer Läkemedelsgenomgångar Mätning av aktuella läkemedel per boende Begränsningsåtgärd Medicinteknisk utrustning Livsmedelstillsyn och kontroll av livsmedelsanläggning Miljö och hälsa. Lokala rutiner Lokal rutin Sänglarm, dörrlarm, sänggrind Lokal rutin Egenkontroll Takliftsbesiktning Utan anmärkning Redovisas inför Styrelsen Gotlands sjukhem Totalt 3 läkemedelsavvikelser Minst 1 per boende Medelvärde 4,88 läkemedel per boende Sammanställning 1 ggr/år Service och underhåll enligt rutin Utan anmärkning 91

99 Måluppfyllelse Resultat kopplat till egna mål och strategier Fallavvikelser minskat Läkemedelsavvikelser minskat Läkemedel i medeltal låg förbrukning/per boende i nivå med 2010 Inga trycksår 2010 och 2011 vid aktuella mättillfällen Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsarbete 2012 Åtgärd Resultat Dokumentation angående avvikelser som gäller fallolyckor, tryckskador, läkemedel och medicinteknisk utrustning Vis allvarlig risk för personskada eller allvarlig risk för personskada görs Lex Maria utredning och anmälan av läkare Riskbedömningar för fallolyckor, tryckskador och undernäring vid inflyttning Prevalensmätning hygien Extraordinära händelser Utbildning, handledning, samverkan och information utom och inom verksamheten ex för att förhindra vårdskada (vinterkräksjuka) Datorisering för kommunikation Forskning och utveckling inom äldreomsorg Hälsobefrämjande åtgärder ex. taktil massage, egenvård Värdegrund i respektfullt bemötande, enskildes värdighet, integritet och självbestämmande Läkemedel Antibiotikaförskrivning Nutrition Begränsningsåtgärder Synpunkter, klagomål. 92

100 Socialförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Solrosen Gotlands Serviceboende AB Anna Wid Leg.ssk 93

101 Innehållsförteckning Övergripande mål och strategier 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 3 Struktur för uppföljning/utvärdering 3 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 3 Uppföljning genom egenkontroll 4 Samverkan för att förebygga vårdskador 4 Riskanalys 4 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 4 Hantering av klagomål och synpunkter 4 Resultat 5 Övergripande mål och strategier för kommande år 5 94

102 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Vi för ständigt en dialog kring patiensäkerheten för att på alla sätt förhindra att patientsäkerheten äventyras. Var fjärde vecka har varje avdelning brukarmöte. Där diskuteras alla boende. All personal, sjuksköterska samt verksamhetschef deltar och det förs en dialog kring vad som kan göras preventivt för de boende. På brukarmötena samt arbetsplatsträffar diskuteras kontinuerligt vilka händelser som kan få följder som innebär att rutiner behöver ses över. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Patientsäkerheten är något som ständigt diskuteras på Solrosen. De avvikelserrapporteringar som kommer in gås igenom av omvårdnadsansvarig sjuksköterska som gör en första bedömning, och skriver kommentarer. Därefter hanterar verksamhetschefen avvikelsen. Därefter sker en rapportering till styrelsen. Alla avvikelser dokumenteras i patientjournaenl och anhöriga blir informerade. Varje år genomförs en brukarenkät där boende och anhöriga får berätta i text hur de upplever vården som ges på Solrosen. Alla anhöriga bjuds även in till regelbundna anhörigträffar där personal, sjusköterska, verksamhetschef och vd informerar om verksamheten. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Solrosen arbetar efter gällande lagar och föreskrifter, och all personal uppmanas att skriva avvikelserapporter när det skett en händelse som medfört eller har kunnat medföra skada för den boende. Det finns förtryckta blanketter att fylla i. Omvårdnadsansvarig sjuksköterska samtalar med personal som skrivit avvikelserapporteringen. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Under förra året har patientsäkerhetsarbetet inneburit att vi registerat i Senior Alert, palliativa registret samt genomfört årskontroller tillsammans med patientansvarig läkare, omvårdnadsansvarig sjuksköterska, omvårdnadspersonal och anhöriga. Mediciner har setts över för att minska fallrisken. T ex lugnande mediciner har minskats för att minska fallrisken. Tydliga signeringslistor för personal, aktuella medicinlistor. Genomförandeplaner finns för alla boende på enheten. I preventivt syfte har de boende som behöver larmmatta, rörelselarm. Många boende har höftskyddsbyxor. 95

103 Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Uppföljning av egenkontroll sker regelbundet. Brukarenkäter genomförs för att kunna identifiera de eventuella områden som behöver förbättras. Vår verksamhet registrerar i de nationella kvalitetsregistren och utifrån dessa tar vi fram statisrik för att se förbättringsområden. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS 2011:9, 4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Ansvarig sjuksköterska på enheten ansvarar för regelbundna kontroller av de medicintekniska produkter som enheten har. Sjukgymnast och arbetsterapeut kommer och tillsammans med personal och sjuksköterska genomförs åtgärder som bedömts av alla tillsammans. Varje vecka kommer patientansvarig läkare för rond, och däremellan har omvårdnadsansvarig sjuksköterska och läkare telefonkontakt. Vid behov tar sjuksköterska kontakt med dietist för rådfrågning. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Riskbedömningar genomförs av omvårdnadsansvarig sjuksköterska direkt vid inflyttning. Modifierad Nortonskala, Mini Nutrinional Assessment samt Downton Fall Risk Index används för bedömmingar. Checklista för ett säkrare hem/hemmiljö används. Individuella riskbedömningar görs kontinuerligt och dokumenteras i journalpärmen. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 All personal uppmanas att skriva avvikelser när de skett en händelse som kan ha medfött skada. Se tidigare svar Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Inkommer det klagomål till verksamhetschefen eller sjuksköterska diskuteras dessa och efter det sker en analys om rutiner behöver eller ändras eller göras om för att minska risken för vårdskador. Så fort ett behov uppstår bokas det ett samtal med anhöriga där en analys görs och det ses över rutiner igen. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 De sker alltid en sammanställning. 96

104 Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Anhöriga informeras alltid om det skulle uppkomma någon vårdskada. Vid fall ringer den omvårdnadsansvarige sjuksköterskan och informerar om det inträffade samt om vilka åtgärder som är vidtagna, t ex köp av höftskyddsbyxor. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Enheten ser kontinuerligt över resultaten, och varje år ser man över om andelen vårdskador minskat eller ökat. Övergripande mål och strategier för kommande år Personal går utbildningar, och det är för närvarande en undersköterska som går vidareutbildningen till silviasyster. Kommande år skall enheten arbeta med att strukturera dokumentationen för att få en sammanhängande dokumentation. 97

105 Pjäsen Socialförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Attendo Pjäsen Monica Stuxberg HSL Agneta Pettersson SOL 98

106 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 6 Uppföljning genom egenkontroll 9 Samverkan för att förebygga vårdskador 9 Riskanalys 10 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 10 Hantering av klagomål och synpunkter 11 Resultat 12 Övergripande mål och strategier för kommande år 13 99

107 Sammanfattning På pjäsen arbetar omvårdnadspersonal, sjuksköterskor, arbetsterapeut och sjukgymnast tillsammans som ett team. Målet är att minimera antalet läkemedelsavvikelser, att arbeta aktivt med att reducera förekomsten av fall samt att utveckla och säkerställa den vård och omsorg som bedrivs. Anhöriga och boende involveras i omvårdnaden genom vårdplanering vid inflytt på pjäsen och ny vårdplanering görs en gång per år eller oftare om vårdadsbehovet förändras. Patiensäkerhetsarbetet består till stor del av vårt lokala kvalitetsarbete som bedriv enligt de rutiner och riktlinjer som vi har i Attendo/region Gotland. Arbetet är utformat så att vi på enheten har en kvalitetsgrupp som månadsvis träffas för att gå igenom föregående månads händelser. Samverkan sker även med kommunens MAS bl.a med läkemedelsrutiner, läkarförsörjning och vid behov händelseanalyser. För att utveckla och säkra kvaliteten och patientsäkerheten i verksamheterna har vi skapat ett kvalitetsindex. Indexet är ett instrument som sammanställer ett antal parametrar för att mäta kvalitén på våra enheter. Alla medarbetare har gått en certifierad kontaktmannaskapsutbildning under året, där stor vikt har lagts på dokumentationen och att alla brukare skall ha en genomförandeplan. Samtliga boende är registrerade i Senior alert och sjuksköterskorna jobbar aktivt med dessa omvårdnadsplaner och med uppföljningsarbetet. All personal är informerad om sin skyldighet om att skriva avvikelser och att göra Lex Sara anmälningar om behov uppstår. Sjuksköterskorna har delegeringsutbildning för omvårdnadspersonalen varje månad och all personal skall uppdatera sin delegering 1 gång per år. Egenkontroll genomförs årligen på alla Attendos enheter. I den ingår en omfattande kontroll av Hälso- och sjukvården. Kontrollen genomfördes senast februari Resultatet av granskningen av HSLdokumentationen var 97 % och SOL-dokumentationen låg på 98 %, vilket var godkänt. Resultatet på egenkontrollen var 98% och ny kontroll kommer att genomföras i februari Kundens egenkontroll är genomförd och åtgärdad till 90 %, det som inte är åtgärdat kommer att finnas med i 2012 mål. 100

108 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Strategin har varit att bibehålla och höja kompetensen hos våra medarbetare och på så vis tydliggöra uppdraget vi har så att vi kan ge en trygg och säker vård till våra boende. Genom att göra boende och anhöriga mer delaktiga genom vårdplanering vid inflytt och sen en gång per år eller vid någon förändring hos den boende tror vi att säkrare/bättre vård kan ges. Att arbeta med/kring individuella planer och insatser hoppas vi på att våra boende och anhöriga känner sig mer delaktiga i patientsäkerhetsarbetet. Målet är att minimera antalet läkemedelsavvikelser, att arbeta aktivt med att reducera förekomsten av fall samt att utveckla och säkerställa den vår och omsorg som bedrivs. En viktig del i Pjäsen kvalitetsarbete är att genomföra riskanalyser och detta görs när någon flyttar in hos oss och vid ev förändring av allmäntillståndet hos den boende. Genom att arbeta enligt företagets kvalitetssystem som utgår ifrån att brukaren alltid ska var i centrum och att delaktighet är grunden till nöjdhet, genom detta säkrar vi kraven på kvalitet i omvårdnaden. Att göra händelseanalyser vid allvarliga händelser/lex Maria för att ta reda på vad som har hänt och hur vi kan åtgärda och förhindra att det inträffade inte skall hända igen är en strategi vi arbetar efter. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Patientsäkerhetsarbetet bedrivs på vår enhet enligt de rutiner och riktlinjer som vi har i Attendo/region Gotland och i samverkan med kommunens MAS. Arbetet är utformat så att vi på enheten har en kvalitetsgrupp som månadsvis träffas för att gå igenom föregående månads samtliga händelser som då följs upp, diskuteras, analyseras och dokumenteras i ett kvalitetsprotokoll. På så vis kan avvikelser vara utgångspunkten för att nya rutiner och arbetsmetoder tas fram. 101

109 Gruppen består av kvalitetssamordnare, verksamhetschef, sjuksköterska och sjukgymnast/arbetsterapeut samt kvalitetsombud, vilka är representanter från de olika avdelningarna. Arbetsfördelningen ser ut så här: Kvalitetssamordnare Leder den lokala kvalitetsgruppen Sammanställer statistik Skriver protokoll Sjuksköterska Gör den första bedömningen samt individuella åtgärder vid händelser/avvikelser och om verksamhetschef bör informeras. Sjuksköterskan informerar sjukgymnast/arbetsterapeut vid behov. Verksamhetschef Har ansvar för att der finns kvalitetssystem samt Att dessa är kända av medarbetarna Att man systematiskt arbetar med säkring, uppföljning och utveckling Att man arbetar med att göra riskanalyser Att händelserna diskuteras och återkopplas på gruppmöten och arbetsplatsträffar Verksamhetscheferna har det övergripande ansvaret på enheten för patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet. All personal har skyldighet att skriva avvikelser/händelser och att göra Lex Sara anmälningar vid behov. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 För att utveckla och säkra kvaliteten och patientsäkerheten i verksamheterna har vi skapat ett kvalitetsindex. Indexet är ett instrument som sammanställer ett antal parametrar för att mäta kvalitén på våra enheter. Delarna som mäts är: Händelser/avvikelser Särskilda händelser Brukarundersökning Positiva händelser Innovationer och projekt Egenkontroll Externa granskningar De olika parametrarna är viktade på olika sätt och sammanställs sedan till ett index. Sammanställningen utförs av månads- och kvartalsrappor- 102

110 ter där man kan följa dels de olika delarna och dels det totala värdet på kvalitén i verksamheterna 12 månader tillbaka. Det är lätt att se hur det utvecklas och man kan snabbt sätta in åtgärder om behov finns. Totalt i Attendo har ett index på 75 % i november Plan 1, 3 100% 80% 60% 40% 20% 0% Kvalitetsindex dec-10 jan-11 feb-11 mar-11 apr-11 maj-11 jun-11 jul-11 aug-11 sep-11 okt-11 nov-11 <50% 50-75% >=75% Attendo genomsnitt Mål Plan 2,4 100% 80% 60% 40% 20% 0% Kvalitetsindex dec-10 jan-11 feb-11 mar-11 apr-11 maj-11 jun-11 jul-11 aug-11 sep-11 okt-11 nov-11 <50% 50-75% >=75% Attendo genomsnitt Mål Plan 1, 3 har haft ett snitt på 68% under hel år skillnaderna mellan enheterna beror på att plan 1 och 3 ej fick godkänt på brukarundersökningen. Januari, november hade enheten särskilda händelser i juni ett allvarligt klagomål. Plan 2, 4 har haft ett snitt på 95% under hel år, sänkning i oktober beror på Lex Maria anmälan. Mål och strategier för patientsäkerhetsarbetet beskrivs i styrkort för året. Utvecklingsarbetet sker via projektplaner där uppföljning/utvärdering är planerat. Åtgärderna följs sedan upp via grupp-, APT- och kvalitetsmöten och i den årliga verksamhetsberättelsen. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast håller tillsammans med verksamhetschefen och omvårdnadspersonal rapporter var fjärde i veckan med respektive grupp. Då har teamet möjlighet att på ett mer ingående sätt diskutera omvårdnadssituationen på avdelningen. Varje vecka återfinns en läkare på Pjäsgatan som då även gör hembesök hos de brukare som är i behov av läkarvård. På Pjäsgatan sker ett ständigt arbete med att hantera de händelser som inträffar, samt eventuella klagomål och synpunkter som kommer verksamheten till kännedom. Genom en god dialog mellan sjukgymnast, arbetsterapeut, sjuksköterska, omvårdnadspersonal och verksamhets- 103

111 chef analyseras de risker som präglar den dagliga verksamheten och det hålls månadsvis kvalitetsmöten där alla händelser gås igenom och åtgärder samt förslag till förbättringar tas fram. Målet är att minimera antalet läkemedelsavvikelser, att arbeta aktivt med att reducera förekomsten av fall samt att utveckla och säkerställa all den vård och omsorg som bedrivs. Samtliga boende är nu registrerade i Senior alert och sjuksköterskorna jobbar aktivt med dessa omvårdnadsplaner och med uppföljningsarbetet. Riskbedömningar gällande fall, trycksår och nutrition har genomförts på alla våra brukare. Även arbetsterapeuten och sjukgymnasten deltar i arbetet med Senior alert. Detta görs vid varje ny inflytt, uppföljning efter tre månader och efter sex månader görs en ny bedömning. Åtgärder diskuteras på uppföljningsmöten och gruppmöten på varje enhet. Vårdplaner upprättas även i vårt dokumentationssystem Safe Doc. Arbetsterapeuten utför årligen ADL-bedömning. Observationer i de vardagliga aktiviteterna görs för att bedöma hjälpbehov, fallrisk eller annan skaderisk i det vardagliga. Utifrån bedömningen påbörjas vid behov relevanta insatser, såsom höftskyddsbyxor där kontakt tas med den som är ansvarig för brukarens ekonomi för att diskutera möjligheten till inköp av höftskyddsbyxor. Förstahandsvalet av höftskyddsbyxor är SafeHip AirX då det är de höftskyddsbyxor som har styrkts i flest vetenskapliga studier. Vid förskrivning av individuella och arbetstekniska hjälpmedel kommuniceras informationen till omvårdnadspersonalen och sjuksköterskorna muntlig, skriftligt och genom handledning. Alla hjälpmedel funktionskontrolleras minst en gång per år samt vid utprovning, service och om eventuella frågetecken kring hjälpmedlets status gör sig gällande. Rehabpersonal handledning av omvårdnadspersonalen är en viktig del i patientsäkerhetsarbetet. Personalen instrueras kontinuerligt vad gäller förflyttning och mobilisering. Detta för att öka säkerheten för båda parter i en förflyttningssituation. Personalen uppmanas också att ta tillvara de boendes egna resurser vilket gör att brukarnas fysiska förmågor bibehålls längre, vilket också förebygger olycksrisken. Sjuksköterskorna har delegeringsutbildning med omvårdnadspersonalen varje månad och all personal skall uppdatera sin delegering 1 gång per år. Inför varje delegeringsbeslut har det gjorts en noggrann och professionell bedömning som har innefattat ett kunskapsprov. Varje månad görs kontroll av de avvikelser som gäller delegerade uppgifter, hur de dokumenteras, åtgärdas och följs upp. Delegeringsförfarandet sker på ett patientsäkert sätt på enheterna. 104

112 Vid de tillfällen när en boende skall flytta in hos oss med ett stort omvårdnadsbehov/medicinskt behov så får personalen möjlighet till utbildning/uppdatering på Visby lasarett. Vid läkemedelsgenomgångarna deltar läkaren, omvårdnadsansvarig sjuksköterska och kontaktpersonen i syfte att få helhetsbilden av den boendes situation. Vi registrerar även samtliga dödsfall i Palliativa registret och resultatet skall användas till olika förbättringsåtgärder. Under året har det genomförts trycksårs- och hygienmätning, där resultatet inte var så positivt för oss och detta kommer vi att arbeta med under Centralt i kvalitetsarbetet på Pjäsgatan och i Attendo i stort är dokumentationen, vilken är den viktigaste delen i såväl informationsöverföringen som patientsäkerheten. På Pjäsgatan sker dokumentationen i Safe Doc, enheterna har dokumentationsstödjare med kunskaper som kan hjälpa och stötta sina arbetskollegor i den dagliga dokumentationen. Genomförandeplaner och vårdplaner upprättas i samband med att en brukare flyttar in varpå uppföljningar görs årligen eller så snart behov uppstår. Alla medarbetare har gått en certifierad kontaktmannaskapsutbildning under året, där stor vikt har lagts på dokumentationen och att alla brukare skall ha en genomförandeplan. Som ett led i det dagliga kvalitetsarbetet finns det en kontaktman, samt en vice kontaktman, för varje brukare på Pjäsgatan. Denne känner sina brukare särskilt väl och har oftast regelbunden kontakt med närstående och god man. Kontaktmannens huvuduppgift är att skapa trygghet och bidra till god kontinuitet och hög kvalitet. Kontaktmannen upprättar genomförandeplaner, deltar vid vårdplaneringar och omvårdnadsmöten samt är aktiv i arbetet med att säkerställa brukarnas välbefinnande och livskvalitet. I det dagliga arbetet så är det kontaktmannen som ansvarar för dusch, städning, klädtvätt, inköp, tidsbokningar till frisör etc och aktiviteter. Om det inträffar händelser som är av allvarligare karaktär på Pjäsgatan, såsom Lex Sarah, Lex Maria och övriga allvarliga händelser där brukare kommit till skada görs en händelseanalys. Tillsammans med kommunens MAS analyseras händelsen med fokus på att identifiera aktuella risker och utarbeta åtgärder som förhindrar att händelsen kan återupprepas. Även sådana händelser behandlas på kvalitetsmöten och arbetsplatsträffar. Allvarliga händelser utreds inte av medarbetare på enheten. Under året har vi haft två händelser som blivit Lex Maria ärenden och 105

113 utifrån dessa har vi bla uppdaterat våra dokumentationsrutiner och hur anhöriga skall/bör bemötas för en bättre relation? Verksamheten följer Region Gotlands riktlinjer när det gäller förvaring, arkivering och överlämnande av journalhandlingar. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Under ett verksamhetsår granskas Pjäsgatan utifrån en rad olika faktorer. Den interna egenkontrollen granskar kvalitetsarbetet utifrån arbetet med rutiner och riktlinjer samt dokumentation och kvalitetsarbete. I arbetet med egenkontrollen deltar samtliga yrkeskategorier och fokus ligger på att brukarnas trygghet och säkerhet ska vara garanterad. Därtill görs årligen granskningar av Region Gotland, övriga undersökningar med utgångspunkt i närståendes och brukares upplevelse av vården på Pjäsgatan genomförs såväl internt som externt. Egen granskning av SOL- dokumentationen har gjorts, liksom loggkontroll av behörighet till journaler för personalen. Apoteket har gjort en kvalitetsgranskning ang läkemedelshanteringen. Socialstyrelsen gjorde en tillsyn hos oss i september ang deras uppdrag av regeringen att göra en nationell tillsyn av vården och omsorgen om äldre. Avtalsuppföljningen med Region Gotland är gjord under Kvalitetsindex, företagets eget system, jämförelse varje månad. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS 2011:9, 4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Pjäsgatan ingår i äldreomsorgens avtal med primärvården och vi tillhör Visby norr. Tjänstgörande sjuksköterska ansvarar för att läkare kontaktas vid förändringar i boendes hälsotillstånd. Om ärendet ej bedöms som akut skrivs det upp till nästföljande rond. Om ärendet är akut kontaktas vardagar ansvarig läkare och övriga tider jourläkare via sjukvårdsrådgivning. Varje vecka kommer ansvarig läkare och har rond på enheten på tisdagar och torsdagar. Vid förändring i boende hälsotillstånd tar sjuksköterska kontakt med ansvarig läkare alt på jourtid med jourläkare via sjukvårdsrådgivning. Om läkare beslutar att boende ska skickas akut till sjukhus och tid finns skriver läkare remiss som medföljer. Boende ska vara ID-märkt, kopia på medicinlista, omvårdnadsmeddelande journal utdrag med anamnes och kontaktuppgifter skrivs ut och medföljer, anhöriga informeras. Om boende har demenssjukdom, inte kan göra sig förstådd pga. språksvårigheter eller afasi följer alltid omvårdnadspersonal med till sjukhuset. 106

114 Samverkan sker även med kommunens MAS när det gäller särskilda händelser, läkemedelsrutiner mm. Under kvällar och helger när verksamhetschefen inte är i tjänst träder den tjänstgörande sjuksköterskan in i den arbetsledande rollen. Vid behov har vi tillgång till Visby lasaretts medicintekniska enhet. I vår verksamhet har vi gruppmöten där samtliga yrkeskategorier ingår där varje boende gås igenom för att identifiera/förebygga risker. Paramedicinarna har regelbundna utbildningar/handledning avseende lyftteknik, gångträning och profylax för att förebygga tryckskador och kontrakturer. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 För att händelser skall kunna förebyggas görs riskbedömningar och skyddsåtgärder vid inflytt samt vid förändrat status. Under 2011 har vi tillsammans med äldreomsorgens MAS gjort riskoch händelseanalys vid allvarliga händelser. Risk- och händelseanalyser har gjorts men inte dokumenterats. Vid varje gruppmöte med samtliga yrkeskategorier bedöms risker och det vidtas åtgärder vid behov. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Vid varje händelse som avser en vårdskada eller risk för vårdskada är det medarbetarnas skyldighet att skriva en avvikelse. En gång om året tas rapportsskyldigheten upp på APT och även skyldigheten att rapportera en Lex Sara tas upp vid samma tillfälle. Sjuksköterska gör den första bedömningen samt individuella åtgärder vid händelser/avvikelser och om verksamhetschef bör informeras. Sjuksköterskan informerar sjukgymnast/arbetsterapeut vid behov. Avvikelserna går sedan till kvalitetsgruppen som sammanträder en gång i månaden, där avvikelserna behandlas. Åtgärder återkopplas till gruppen samt tas upp på gruppmöte, vid större händelser tas det upp på APT. Kvalitetssamordnaren tar upp allt av vikt på APT. Kvalitetsprotokollet kopieras och lämnas ut till varje grupp. 107

115 Vid varje kvalitetsmöte sammanställs avvikelser och skickas till MAS samt till Attendos kvalitetsavdelning. Brister i analys finns vilket kommer att åtgärdas under Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Synpunkter och klagomål från brukare eller anhöriga ber vi möjligaste mån att få skriftligt för vidare utredning/åtgärd, vi har som policy att ge återkoppling inom fem arbetsdagar. Synpunkter och klagomål skall sedan vidare till kvalitetsgruppen samt redovisas till företaget och ingår i vårt kvalitetsindex. Återkoppling till personalen sker på gruppmöten och APT. Vid allvarliga händelser informeras kunden och regionchefen direkt. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Sammanställningen sker i företagets eget analysverktyg, kvalitetsindex. Genomgång sker varje månad på enhetsmötet med regionchefen. Kvalitetsutvecklaren för regionen sammanställer uppgifterna till kvalitetsindex och har särskild kompetens för att vara en resurs för verksamhetschefen avseende analys, bedömning och åtgärd. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 id varje ny inflytt genomförs en vårdplanering där den boende och deras anhöriga deltar tillsammans med omvårdnadsansvarig sjuksköterska och kontaktpersonen. Vid detta möte inhämtas önskemål om hur omvårdnaden skall se ut och genomföras. Här ges möjlighet för brukaren och anhöriga att påverka hur omvårdnaden skall genomföras. Vårdplanering görs sen en gång per år eller oftare om situationen för en brukare förändras. I kontaktpersonens uppdrag ingår att ha en god relation till närstående. För att uppnå detta har vi infört närstående kontakt vilket innebär att kontaktpersonen ringer närstående efter överenskommelse. Detta skall dokumenteras i vårt dokumentationssystem. Företagets riktlinje är att närstående kontakt en gång i månaden, vi har valt närståendes önskemål. Brev till anhöriga skickas ut en gång per månad. Varannan månad har vi boråd på Attendo Pjäsen, där en boenderepresentant från varje deltar. 108

116 Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Strukturmått Samtliga personal har utbildats under året i demensutbildning ABC och en person läser till Sylviasyster, psykisk ohälsa (1 dag), två ur personalgruppen genomför en valideringsutbildning till undersköterskor. Sjuksköterskorna har deltagit i en eftemiddagutbildning ang smärta, smärtlindring och smärtskattning. Utbildning i rapportutdrag ur palliativa registret, samt deltagit vid möten/utbildningar ang Senior alert. Regionens MAS hade utbildning en dag för sjuksköterskorna ang miniq. De har även varit på företagets närverksträff och sjuksköterskans roll i Attendo. Jane från Hattstugan har haft handledning i bemötande av dementa vid tre olika tillfällen under året. All personal har genomgått en certifierad kontaktmannaskapsutbildning Processmått 65 läkemedelsgenomgångar har genomförts av 102 boende. Vid mätning av hygien- och klädrutiner uppfyllde ingen medarbetare alla punkter, vilket är ett mycket negativt resultat. 94 fallbedömningar har genomförts, varav 84 gjordes det en bedömning på att de hade en fallrisk och en plan upprättades för att förebygga fall 84 trycksårsbedömningar har genomförts. Varav 43 bedömdes ha risk för att utveckla eller ha trycksår och samtliga har planer för åtgärder. 92 nutritionsbedömningar har genomförts under året. 68 stycken bedömdes ha risk för att utveckla eller lida av undernäring och samtliga med risk har planer. 40 av 102 boende har en riskbedömning gjord ang. att vi var tvungna att låsa dörren till grupperna där dessa bor. Resultatmått Vid trycksårsmätningen hade 26 boende av 97 hade någon form av tryckskada. Två allvarliga händelser har lett till Lex Maria under året. Vårdrelaterade infektioner har vi ingen statistik på. Måluppfyllelse Målet att alla boende skulle ha en uppdaterad inkontinensplan uppnåddes till 80 %. Uppdaterad HSL-dokumentation med obligatoriska vårdplaner uppnåddes till 90%. 109

117 Vårdplaneringar och riskbedömningar är genomfört till 100%, uppföljning av riskbedömningarna är uppföljt till 75%. Målet att utarbeta en fungerande delegeringsrutin/utbildning uppnåddes till 100%. Uppföljning av den basala hand- och klädhygienen 50%. ADL-status genomfört på samtliga boende uppnåddes till 100%. Förbättra och uppdatera genomförandeplananerna har uppnåtts till 80%. Förbättra individanpassade vård genom att genomförandeplanerna efterföljs uppnåddes till 75%. Ökad delaktighet och nöjdhet genom borådet uppnåddes till 90%. Att kontaktpersonen kontaktar anhöriga enligt önskemål minst en gång per månad uppnåddes till 60%. Övergripande mål och strategier för kommande år Registrering av avvikelserapporter som gäller fall, läkemedel, tryckskador och VRI. Förbättra kommunikationen mellan yrkesgrupperna Öka personalens följsamhet till basala hygienrutiner Minska antalet avvikelser avseende tryckskador och öka kunskapen om förebyggande åtgärder Patientsäkerhetsmål 2012 Strategier 2012 Minska vårdskador och risken för Verksamhetschefen gör risk- och vårdskada händelseanalys samt sammanställning var tredje månad. Utveckla avvikelsehanteringen Införa SBAR och att sjuksköterskorna har omvårdnadsmöten varje vecka där de är OAS. Hygienansvarig på varje grupp, egenkontroll 4 ggr/år. webbutbildning. Nutritionsutbildning 110

118 SUDERGÅRDEN Socialförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Attendo Sudergården Birgitta Johansson 111

119 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 5 Uppföljning genom egenkontroll 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 6 Riskanalys 7 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 9 Hantering av klagomål och synpunkter 10 Resultat 11 Övergripande mål och strategier för kommande år

120 Sammanfattning Riskbedömningar gällande fall, trycksår och nutrition har genomförts på alla brukare. Registreringar sker även i Senior Alert. Personal som rapporterar i Senior Alert har vidare utbildning av systemet för registrering i Senior Alert. Kvalitetsarbetet bedrivs på våra enheter enligt de rutiner och riktlinjer som vi har i Attendo. Arbetet är utformat så att vi på enheten har en kvalitetsgrupp som månadsvis träffas för att gå igenom föregående månads samtliga händelser. Egenkontrollen kan också göras i sin helhet eller i valda delar vid behov, när något/några områden i verksamheten behöver granskas. Det kan vara önskemål från uppdragsgivaren och/eller Attendos ledning. Syftet är att förbättra och utveckla verksamheten. En noggrann analys av verksamheten görs. Det är viktigt att få fram orsakerna och i samband med granskningen görs en riskanalys. Ofta görs granskningen gemensamt av kvalitets- och personalavdelningen. Om risker eller brister upptäcks ansvarar regionchefen för att en handlingsplan upprättas och följs upp. Resultatet och åtgärdsplanen följs upp på de månatliga regionmötena tills alla brister är åtgärdade. 113

121 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Att minimera riskerna för de boende och att ge en säker vård och omsorg. Strategin har varit att bibehålla och höja kompetensen för att tydliggöra uppdraget vi har för medarbetarna så att de kan ge en trygg och säker vård till våra boende. Göra boende och anhöriga genom vårdplaneringar vid inflytt och sen en gång per år eller vid någon förändring hos den boende. Läkemedelsgenomgångar Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Patientsäkerhetsarbetet består till stor del av vårt lokala kvalitetsarbete. Kvalitetsarbetet bedrivs på våra enheter enligt de rutiner och riktlinjer som vi har i Attendo. Arbetet är utformat så att vi på enheten har en kvalitetsgrupp som månadsvis träffas för att gå igenom föregående månads samtliga händelser. Gruppen består av kvalitetssamordnare, verksamhetschef, sjuksköterska och sjukgymnast/arbetsterapeut samt kvalitetsombud, vilka är representanter från de olika avdelningarna. Ansvarsfördelning: Kvalitetssamordnare Leder den lokala kvalitetsgruppen Sammanställer statistik Skriver protokoll Sjuksköterska Gör den första bedömningen samt individuella åtgärder vid händelser/avvikelser och om verksamhetschef bör informeras. Sjuksköterskan informerar sjukgymnast/arbetsterapeut vid behov Verksamhetschef Har ansvar för att det finns kvalitetssystem samt att dessa är kända av medarbetarna att man systematiskt arbetar med säkring, uppföljning och utveckling att man arbetar med att göra riskanalyser att händelserna diskuteras och återkopplas på arbetsplatsträffar Verksamhetschefen har det övergripande ansvaret på enheten för patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet. 114

122 Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Riskbedömningar gällande fall, trycksår och nutrition har genomförts på alla brukare. Registreringar sker även i Senior Alert. Personal som rapporterar i Senior Alert har vidare utbildning av systemet för registrering i Senior Alert. Eventuella åtgärder har diskuterats under daglig rapportering och följts upp på vårdlagsmöten. Föregående månads händelser följs upp, diskuteras, analyseras och dokumenteras i ett kvalitetsprotokoll. Händelserna blir till statistik som skickas till Attendo kvalitetsutvecklare, varpå ett kvalitetsindex skapas för respektive verksamhet. Med utgångspunkt i kvalitetsmötet kan exempelvis nya rutiner och arbetsmetoder skapas, vilka förankras på verksamhetens arbetsplatsträffar. Därtill har punkten Kvalitet och Utvecklingen stort fokus på arbetsplatsträffar. Vi arbetar med att förebygga händelser och följer upp. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Under året har det inte inträffat några allvarliga avvikelser som Lex Maria på Sudergården Alla medarbetare har gått en certifierad kontaktmannaskapsutbildning under året, där stor vikt har lagts på dokumentationen och att alla brukare skall ha en genomförandeplan. Riskbedömningar gällande fall, trycksår och nutrition har genomförts på alla brukare. Registreringar sker även i Senior Alert. Personal som rapporterar i Senior Alert har vidare utbildning av systemet för registrering i Senior Alert. Eventuella åtgärder har diskuterats under daglig rapportering och följts upp på vårdlagsmöten. Kvalitetssamordnare har gått utbildning i risk- och händelseanalys under året. Metoden har vidareutvecklats av Kvalitetsavdelningen på Attendo och anpassats för äldreomsorgen. Som utgångspunkt har Socialstyrelsens metod för Riskanalys och Händelseanalys använts Händelseanalys kommer att genomföras på alla allvarligare händelser och riskanalys kommer att göras vid alla större förändringar i verksamheten. För att enheterna ska kunna lära av varandra läggs avidentifierade risk- och händelseanalyser ut på Attendos interna hemsida. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll Egenkontroll genomfördes i februari 2011 samtliga verksamheter innebär i huvudsak att man kontrollerar om de formella kraven från myndigheter uppfylls. Man kontrollerar gör också en uppföljning av hur rutiner och riktlinjer i verksamheten finns och efterlevs. Egenkontrollen är en granskning av verksamheten med hjälp av ett internt analysinstru- 115

123 ment. Särskilda utarbetade instrument finns för äldreomsorg. Med Egenkontrollen granskas hur vi följer rutiner och riktlinjer utifrån gällande lagar samt författningar. I kontrollen ingår även att ställa frågor till medarbetarna om viktiga riktlinjer och rutiner för att se om de är kända och implementerade. Vidare ingår att se om avtal och tillstånd följs och om utlovade förbättringsåtgärder efter myndigheters och uppdragsgivares granskningar är vidtagna och följs. Om enheten har haft tillsyn från någon myndighet eller uppdragsgivare och dessa har funnit brister ska en åtgärdsplan ha utarbetats och arbetet vara påbörjat. Granskningen utförs centralt från kvalitetsavdelningen. 95 % av frågorna ska vara godkända för att uppnå ett godkänt resultat. Sudergårdens resultat för 2011 skickar med vårat resultat med Som består av fem områden: Ledning, Socialtjänst, Hälo-och sjukvård, Kompetens och samverkan. Under varje område finns ett antal underrubriker som i sin tur genererar i ett antal frågor. Underrubriker är: struktur, system, säkerhet, arbetsmiljö, insatser, kost, dokumentation, läkemedel, omvårdnad, hygien, stödfunktioner, kompetensutveckling, metod och arbetssätt, extern och intern samverkan samt information. Sammanlagt består egenkontrollen utav cirka 130 frågor. Andel godkända 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Struktur System Säkerhet Arbetsmiljö Insatser Kost Dokumentation Säkerhet Dokumentation Läkemedel Säkerhet Omvårdnad Hygien Stödfunktioner Extern och Intern Information Dessutom ska dokumentationen vara godkänd för att uppnå godkänt resultat. Resultatet resulterar i en åtgärdsplan för de delar i Egenkontrollen som inte blivit godkända. Sudergården blev inte godkänd för vi hade inte godkänd SOL & HSL dokumentation Åtgärdsplanen ligger till grund för fortsatt förbättrings- och utvecklingsarbete. Vi har utbildat samtliga medarbetare i dokumentation. Vi har dokumentationsstödjare i varje arbetsgrupp och de granskar några dokumentationer i månaden. 116

124 Målet Målet är att genom Egenkontrollen kunna visa att de verksamheter vi bedriver är av god kvalitet samt vara ett instrument för kvalitets- och förbättringsarbete. Syftet Genom Egenkontrollen säkrar vi vår interna process i företaget. Vi får genom resultatet en temperaturtagning på enheten och ett konkret underlag för att kunna förbättra och förändra verksamheten så att vi uppnår uppsatta mål. Vi skapar förtroende hos såväl brukare, anhöriga som uppdragsgivare/kund när vi klart och tydligt kan visa vad vi kan och vad vi behöver förbättra. Åtgärdsplan och uppföljning Resultatet med tillhörande åtgärdsplan ska sedan diskuteras inom verksamheten för att komma fram till tidsangivelser för förbättringsarbetet och vem/vilka som är ansvariga för de olika delarna. Verksamhetschefen har huvudansvaret för att de delar som inte blev godkända åtgärdas. Uppföljning ska också ske på de enhetsmöten som verksamhetschefen har tillsammans med regionchefen. Resultatet och åtgärdsplanen följs även upp på de månatliga regionmötena där Vd, Regionchef, controller, personal- marknads- och kvalitetsutvecklare deltar. Åtgärdsplanen följs upp tills samtliga brister är åtgärdade och då släcks egenkontrollen. Syftet med detta är att brister ska åtgärdas så snart det är möjligt och inte återkomma i nästa års egenkontroll. Medarbetarnas delaktighet Medarbetarna ska vara med under egenkontrollen för att kunna svara på eventuella frågor och uppvisa de delar de ansvarat för. Frågorna som KVU ställer riktas till slumpmässigt utvalda medarbetare för att göra resultatet så rättvisande som möjligt.för att gagna delaktigheten tilldelas medarbetarna särskilda områden som de ska uppdatera och underhålla under året. Det kan vara delar i åtgärdsplaner men även att tillse att redan fungerande rutiner och arbetssätt fortsätter att fungera bra. Granskning Egenkontrollen kan också göras i sin helhet eller i valda delar vid behov, när något/några områden i verksamheten behöver granskas. Det kan vara önskemål från uppdragsgivaren och/eller Attendos ledning. Syftet är att förbättra och utveckla verksamheten. En noggrann analys av verksamheten görs. Det är viktigt att få fram orsakerna och i samband med granskningen görs en riskanalys. Ofta görs granskningen gemensamt av kvalitets- och personalavdelningen. Om risker eller brister upptäcks ansvarar regionchefen för att en handlingsplan upprättas och följs upp. Resultatet och åtgärdsplanen följs upp på de månatliga regionmötena tills alla brister är åtgärdade. 117

125 Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS 2011:9, 4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Tjänstgörande sjuksköterska ansvarar för att läkare kontaktas vid förändringar i boendes hälsotillstånd. Om ärendet ej bedöms som akut skrivs det upp till nästföljande rond. Om ärendet är akut kontaktas vardagar ansvarig läkare och övriga tider jourläkare via sjukvårdsrådgivning. Varannan vecka kommer ansvarig läkare och har rond på enheten. Sudergården använder sig av kväll - natt organisation under kvällar, nätter så SSK inom Region Gotland och helger använder vi oss av Primärvårdens DSK för Gotlands Region. Under kvällar, nätter och helger då verksamhetschefen inte är i tjänst träder den tjänstgörande sjuksköterskan på Pjäsen in i den arbetsledande rollen.även samverkan med Region Gotlands MAS sker regelbundet när det gäller bland annat särskilda händelser, läkemedelsrutiner och läkarförsörjning. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 En riskanalys är en systematisk identifiering och bedömning av en risk. En riskanalys görs för att upptäcka risker som kan leda till att en brukare skadas och för att ta fram konkreta åtgärder som eliminerar risker. En riskanalys kan göras på verksamhetsnivå och på organisatorisk nivå. Nedan ges exempel på situationer då en riskanalys kan göras: Återkommande iakttagelser av en risk eller mindre allvarliga händelser inom en specifik arbetsprocess. Medarbetares upplevelse av att ett arbetsmoment eller en viss situation är riskfylld. Organisationsförändringar Införande av nya metoder Införande av nya tekniska produkter. Vid bedömning av åtgärdsförslag i en händelseanalys Person i chefsposition utser ett analysteam. Riskanalysen genomförs i 7 olika steg: 1. Uppdrag ges av chefsperson att analys ska göras 2. Beskriv den process som analysen gäller 3. Identifiera risker i processen och dess bakomliggande orsaker 4. Bedöm riskens storlek utifrån allvarlighetsgrad och sannolikhet för inträffande. Använd mall för riskmatris (se riskmatrismall längre fram i dokumentet) 118

126 5. Ta fram åtgärdsförslag för att minska eller eliminera risken 6. Bedöm åtgärdsförslagens effekt genom att använda mall för riskmatris 7. Ta fram en slutrapport som lämnas till uppdragsgivare (kan vara regionchef eller verksamhetschef) samt regional kvalitetsutvecklare. I processbeskrivningen som beskriver praxis anges tydligt var i processen analysen startar och var den slutar. Brainstorma i varje processteg och ställ frågorna: Vad kan gå fel i detta steg? Vilka konsekvenser ger det för brukare/klienten? Alla aktiviteter och risker förs in i ett analysschema där man gör en bedömning av konsekvens, allvarlighetsgrad och sannolikhet för att risken ska inträffa (se bilaga riskmatrismall). Bakomliggande orsaker identifieras och åtgärdsförslag utarbetas.åtgärderna ska rikta sig mot de bakomliggande orsakerna, vara konkreta och realistiska, kunna genomföras inom en rimlig tidsplan samt kunna utvärderas. Uppdragsgivaren är den som ansvarar för vilka av åtgärdsförslagen som ska genomföras/prövas. En risk- eller händelseanalys ska alltid avslutas med att uppdragsgivaren (verksamhetschef /regionchef) beslutar om vilka åtgärder som ska vidtas mot de bakomliggande orsakerna eller vilka åtgärder som ska vidtas så att konsekvenserna begränsas vid en händelse. Efter detta beslut följer ett förbättringsarbete med implementering av eventuella förändringar i verksamheten. Det är av stor vikt att resultatet av händelse- och riskanalyser sprids i företaget så att alla medarbetare kan ta lärdom av inträffade händelser eller identifierade risker. Verksamhetschefen/regionchefen ska därför alltid informera den regionala kvalitetsutvecklaren som i sin tur ansvarar för spridning av kunskaperna i företaget. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 All personal har skyldighet att skriva avvikelser/händelser. Sjuksköterska håller tillsammans med verksamhetschefen och omvårdnadspersonal rapporter var sjätte i veckan med respektive avdelning. Då har teamet möjlighet att på ett mer ingående sätt diskutera omvårdnadssituationen på avdelningen. Var annan vecka återfinns en läkare på Sudergården som då även gör hembesök hos de brukare som är i behov av läkarvård. 119

127 På Sudergården sker ett ständigt arbete med att hantera de händelser som inträffar, samt eventuella klagomål och synpunkter som kommer verksamheten till kännedom. Genom en god dialog mellan sjukgymnast, sjuksköterska, omvårdnadspersonal och verksamhetschef analyseras de risker som präglar den dagliga verksamheten och det hålls månadsvis kvalitetsmöten där alla händelser gås igenom och åtgärder samt förslag till förbättringar tas fram. Målet är att minimera antalet läkemedelsavvikelser, att arbeta aktivt med att reducera förekomsten av fall samt att utveckla och säkerställa all den vård och omsorg som bedrivs. Rapportering och anmälan av risk för vårdskada och vårdskada Det finns en skyldighet att rapportera risker för vårdskador och vårdskador. Denna rapporteringsplikt bryter tystnadsplikten. Vidare finns en anmälningsskyldighet för viss personal vid hantering av läkemedel enligt 6 kap 11 Patientsäkerhetslagen Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 För att utveckla och säkra kvaliteten och patientsäkerheten i verksamheterna har vi skapat ett kvalitetsindex. Indexet är ett instrument som sammanställer ett antal parametrar för att mäta kvaliteten på våra enheten. Delar som mäts är: Händelser/avvikelser Särskilda händelser Brukarundersökning Positiva händelser Innovationer och projekt Egenkontroll Externa granskningar De olika parametrarna är viktade på olika sätt och sammanställs sedan till ett index. Sammanställningen utgörs av månads- och kvartalsrapporter där man kan följa dels de olika delarna och dels det totala värdet på kvalitén i verksamheterna 12 månader tillbaka. Det är lätt att se hur det utvecklas och man kan snabbt sätta in åtgärder om behov finns. Kvalitetsindex Sudergården 100% 80% 60% 40% 20% 0% Kvalitetsindex dec-10 jan-11 feb-11 mar-11 apr-11 maj-11 jun-11 jul-11 aug-11 sep-11 okt-11 nov-11 <50% 50-75% >=75% Attendo genomsnitt Mål 120

128 Enhet - Resultat i perioden 77% Enhet - Genomsnitt under året 84% Resultatet för november 2011 är fel det ska vara 85 % inte medräknat ett projekt som vi har här på Sudergården. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 När det inkommer avvikelser på Sudergården. Verksamhetschef, sjuksköterska, rapporter om händelser, även kallade avvikelser. I rapporterna framgår vad som har inträffat, vilka omständigheter som har identifierats samt vilken personal som tjänstgjorde vid tidpunkten. Så snart rapporten förs vidare inleds arbetet med att identifiera och analysera orsakerna och riskerna som omgärdar händelsen. Underlagen tas sedermera med till den lokala kvalitetsgruppen som träffar en gång per månad. En kvalitetssamordnare håller i mötet där verksamhetschef, sjuksköterska, sjukgymnast och omvårdnadspersonal deltar. Föregående månads händelser följs upp, diskuteras, analyseras och dokumenteras i ett kvalitetsprotokoll. Händelserna blir till statistik som skickas till Attendo kvalitetsutvecklare, varpå ett kvalitetsindex skapas för respektive verksamhet. Med utgångspunkt i kvalitetsmötet kan exempelvis nya rutiner och arbetsmetoder skapas, vilka förankras på verksamhetens arbetsplatsträffar. Därtill har punkten Kvalitet och Utvecklingen stort fokus på arbetsplatsträffar. Vi arbetar med att förebygga händelser och följer upp. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Omvårdnadsansvarig SSK kallar till vårdplaneringsmöte inom två veckor efter inflytt samt fortlöpande minst en gång per år. Vid vårdplanering deltar pt (om så är möjligt) anhöriga/god man, kontaktperson, omvårdnads ansvarig SSK och rehabpersonal. Om boende avböjer vårdplanering ska detta dokumenteras. SSK har kontakt med anhörig om risk uppstår erbjuder anhöriga att delta vid eventuellt läkarebesök. Erbjuder samtal efterbehov. För att delge och involvera våra närstående i patientsäkerhetsarbetet beskriver och diskuterar vi vårt kvalitetsarbete på våra närståendemöten. Vid behov kontaktas närstående vid individuella händelser/avvikelser. 121

129 Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Strukturmått. Två grupper av tre har gått demensutbildning ABC och en person läser till Sylvisyster. All personal har genomgått en certifierad kontaktmannaskapsutbildning. Processmått Alla 30 har haft läkemedelsgenomgångar. Vid mätningen av hygien och klädrutiner uppfyllde inte medarbetarna alla punkter, vilket är ett mycket negative resultat fallbedömningar har genomförts, varav 17gjordes det en bedömning på att de hade en fallrisk och en plan upprättades för att förebygga fall - 21 trycksårsbedömningar har genomförts. Varav 6 bedömdes ha risk för att utveckla eller ha trycksår och samtliga har planer för åtgärder nutritionsbedömningar har genomförts under året. 9 stycken bedömdes ha risk för att utveckla eller lida av undernäring och samtliga med risk har planer. Resultatmått Vi har inga med infektioner eller trycksår. Måluppfyllelse. Under våren och höst hölls närståendemöten för varje avdelning vilka var mycket uppskattade. Nöjdhet hos närstående har främjats genom öppenhet, delaktighet, kommunikation och snabb återkoppling vid synpunkter eller klagomål. Sjuksköterska och omvårdnadspersonal har varit centrala i det första mötet med närstående där många synpunkter har fångats upp och åtgärdats. Genomförandeplaner har skapats inom utsatt tid och kontaktmännen har haft kontinuerlig dialog med närstående. Sjuksköterska har upprättat riskbedömningar utifrån BMI, trycksår och fallrisk samt dokumenterat detta i vårdplaner. Vidare har samtliga nyinflyttade brukare erbjudits en munhälsobedömning Övergripande mål och strategier för kommande år Implementera hygien- och klädrutiner hos personalen. Nu när personalen går en vidare utbildning i rapportsystemet Senior Alert så kommer vi att kunna utnyttja det mera. Två av personalen kommer att validera till USK. 122

130 Socialförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Klintehamn LSS Helen Holmberg Verksamhetschef Yvonne Christiansen HSL-ansvarig sjuksköterska 123

131 Innehållsförteckning Övergripande mål och strategier 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 3 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 4 Uppföljning genom egenkontroll 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 6 Riskanalys 6 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 7 Hantering av klagomål och synpunkter 7 Resultat 8 Övergripande mål och strategier för kommande år 9 124

132 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Övergripande mål för 2011 har varit att ge våra boende en trygg och säker tillvaro i sitt boende och att vårdskador förebyggs och åtgärder vidtas vid avvikelser. Detta skulle ske genom ett kontinuerligt kvalitetsarbete, en utveckling av händelsehanteringskedjan och vara känt av alla medarbetare. Mål för 2011 har bl a varit en förbättrad informationsöverföring och samverkansrutiner samt att ha genomförandeplaner som beskriver den boendes behov och förutsättningar, mål och metod för att få en god levnadsnivå. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Verksamheten i Klintehamn består av tre enheter; gruppboendena Vildrosen och Smitterbergsväg samt serviceboendet Lästgatan. I gruppboendena finns fem boende i varje, i serviceboendet finns 10 boende i egna lägenheter utspridda i ett större område i Klintehamn. Totalt 20 boende. I verksamheten finns en verksamhetschef, kvalitetssamordnare och kvalitetsombud på varje enhet. I verksamheten finns totalt 24 tillsvidareanställda medarbetare. Attendo LSS i Klintehamn har eget HSL-ansvar vilket innebär att vi har en sjuksköterska anställd på 75 %. Arbetet består av dels sjukvårdande uppgifter, dels samordning, förebyggande arbete samt utvecklingsfrågor inom HSL. Avtal finns med AttendoCare s äldreboende Pjäsen i Visby om sjuksköterskeinsatser då vår sjuksköterska inte är i tjänst. Patientsäkerhetsarbetet består till stor del av vårt lokala kvalitetsarbete. Kvalitetsarbetet bedrivs på våra enheter enligt de rutiner och riktlinjer som vi har inom Attendo LSS. Arbetet är utformat så att vi i verksamheten har en kvalitetsgrupp som månadsvis träffas för att gå igenom föregående månads samtliga händelser samt följa upp tidigare händelser. Kvalitetsgruppen består av kvalitetssamordnare, verksamhetschef, sjuksköterska och kvalitetsombud, vilka är representanter från de tre enheterna 125

133 Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Kvalitetssamordnare Leder den lokala kvalitetsgruppen Sammanställer statistik Skriver protokoll Sjuksköterska Gör den första bedömningen samt individuella åtgärder vid händelser/avvikelser och om verksamhetschef bör informeras. Sjuksköterskan informerar sjukgymnast/arbetsterapeut vid behov. Verksamhetschef Har ansvar för att det finns kvalitetssystem samt att dessa är kända av medarbetarna att man systematiskt arbetar med säkring, uppföljning och utveckling att man arbetar med att göra riskanalyser att händelserna diskuteras och återkopplas på arbetsplatsträffar Verksamhetschefen har det övergripande ansvaret i verksamheten för patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Under året har det en särskild händelse enligt Lex Sarah rapporterats på enheten Vildrosen. Händelse utreddes men ansågs inte vara av allvarlig karaktär och ärendet ledde därför inte vidare till Socialstyrelsen. Händelsen har ändå lett till att åtgärder vidtagits då det gäller informationsöverföring samt frågor som har med personalkultur och bemötande att göra. Riskbedömningar gällande fall, trycksår och malnutrition har genomförts i gruppbostäderna där det bor företrädesvis äldre och multihandikappade personer. I serviceboendet Lästgatan har riskbedömningar gjorts utifrån individens problematik, t ex självdestruktivitet och olika former av missbruk. Riskbedömningar har i vissa fall upprättats i samråd med kvalitetsutvecklaren i företaget. Riskbedömningar och eventuella åtgärder har diskuterats kontinuerligt och följts upp på arbetsplatsträffar och kvalitetsmöten. Riskbedömningar har revideras regelbundet då man bedömt att risker förändras, ökat eller minskat över tid. 126

134 Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Under 2011 har kvalitetsindex för verksamheten i Klintehamn varit i snitt 82 %. Månaderna augusti, oktober och november var kvalitetsindex 100 %. Snittet i regionen var 79 %. Kvalitetsindex Klintehamn LSS % 80% 60% 40% 20% 0% Kvalitetsindex jan-11 feb-11 mar-11 apr-11 maj-11 jun-11 jul-11 aug-11 sep-11 okt-11 nov-11 dec-11 <50% 50-75% >=75% Attendo genomsnitt Mål Orsaken till ett lägre kvalitetsindex de första sex månaderna var en icke fullt godkänd egenkontroll i februari. Andra halvåret då index några månader var 95 % har det berott på formalia med protokollet. Sjuksköterskan förnyar årsvis aktuella delegeringar för omvårdnadspersonal gällande hälso-och sjukvårdsuppgifter. Inför varje delegeringsbeslut har det gjorts en noggrann och professionell bedömning som har innefattat ett kunskapstest. Direkt då sjuksköterskan gjort delegeringar skickas kopior av delegeringen till regionens MAS. Varje månad görs kontroll av de avvikelser som gäller delegerade uppgifter, hur de dokumenteras, åtgärdas och följs upp. Delegeringsförfarandet sker på ett patientsäkert sätt. Egenkontroll genomförs årligen på alla Attendos enheter. I den ingår en omfattande kontroll av Hälso- och sjukvården. Senaste kontrollen genomfördes i juli Resultatet av den granskningen var 97 %. Apoteket Farmacie genomför årligen en kvalitetsgranskning och rapporterar detta Senaste granskningen gjordes i september 2011 med godkänt resultat. För att delge och involvera våra närstående i patientsäkerhetsarbetet beskriver och diskuterar vi vårt kvalitetsarbete vid träffar med närstående och gode män. Vid behov kontaktas närstående vid individuella händelser/avvikelser. 127

135 Statistik händelser/avvikelser 2011 Händelse/avvikelse Klintehamn LSS Läkemedel Glömt att signera 8 Ej överlämnat läkemedel 12 Felmedicinering 0 Dosavvikelse 3 Felinformation 2 Kan, vill ej ta 3 Fall Ingen skada 20 Skada ej sjukhusvård 5 Sjukhusvård 2 Omvårdnad Utförande 2 Dokumentation 1 Hot och våld 5 Avvikit från enheten 10 Larm 1 Leverantör 1 Informationsöverföring internt 1 Informationsöverföring externt 2 Övrigt 11 Totalt har det under året varit 89 händelser (111 st 2010) Antalet läkemedelsavvikelser var 28 st (48 st 2010). Antalet fall var 27 st (39 st 2010). Antalet indicier som gällt brister i omvårdnad var till 3 st (11 st 2010). Rapporter som gäller person som avvikit från enheten och ett mindre antal övriga avvikelser var 26 st under året en markant ökning från 2010 då det var 7 st. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS 2011:9, 4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap

136 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 All personal har skyldighet att rapportera avvikelser/händelser, detta skall göras efter de direktiv som utformas av kvalitetsgruppen. Medarbetare har skriftligt intygat att man tagit del av informationen gällande medarbetares skyldighet att rapportera missförhållanden och risk för missförhållanden i verksamheten. Statistik och minnesanteckningar skickas månatligen till kvalitetsutvecklare/mas i regionen. Protokollet innehåller kort beskrivning av händelserna, orsak, beslutade åtgärder, ansvarig, datum för uppföljning samt uppföljning från föregående månad. Stor vikt läggs vid att kedjan är komplett. Inte minst att regelbunden uppföljning sker. Kvalitetsutvecklaren sammanställer sedan statistiken och rapporterar till ledningen samt delger regionens MAS. Alla protokoll sparas på enheten och centralt i företaget. För att utveckla och säkra kvaliteten och patientsäkerheten i verksamheterna finns inom Attendo ett kvalitetsindex. Indexet är ett instrument som sammanställer ett antal parametrar för att mäta kvaliteten på våra enheter. Delarna som mäts är: Händelser/avvikelser Särskilda händelser Brukarundersökning Positiva händelser Innovationer och projekt Egenkontroll Externa granskningar De olika parametrarna är viktade på olika sätt och sammanställs sedan till ett index. Sammanställningen utgörs av månads- och kvartalsrapporter där man kan följa dels de olika delarna och dels det totala värdet på kvalitén i verksamheterna 12 månader tillbaka. Det är lätt att se hur det utvecklas och man kan snabbt sätta in åtgärder om behov finns. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap

137 Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 För att uppnå målet att ge våra boende en trygg och säker tillvaro i sitt boende då det gäller HSL har ett intensivt förebyggande arbete skett och det finns idag inga vårdskador i verksamheten. Vid alla avvikelser har åtgärder vidtagits som sedan följts upp på arbetsplatsträffar och kvalitetsmöten. Vi har haft ett kontinuerligt kvalitetsarbete och en utveckling av händelsehanteringskedjan. Alla medarbetare vet idag vad händelsehantering innebär och hur man skall gå tillväga vid en händelse/avvikelse. De har också kännedom om risker och uppföljning av dessa. Vi har arbetat med att förbättra informationsöverföringen främst genom kunskaper i dokumentationssystemet SafeDoc. Vi har också utvecklat kvalitetsmöten och händelserapportering samt inrättat en ledningsgrupp med platsansvariga från varje enhet, sjuksköterska och vc för att åstadkomma en större samsyn med gemensamma rutiner och förbättrad informationsöverföring på respektive enhet. Vi har förbättrat rutinerna vid arbetsplatsträffar där kvalitetsarbetet alltid finns med som en stående punkt. Sjuksköterskan har under året etablerat en nära samverkan med patientansvarig läkare och har haft täta och kontinuerliga kontakter med såväl läkaren som vårdcentralen i övrigt. Samverkan har också skett med psykiatri och habilitering när behov funnits. Rutiner har upprättats för hur information får lämnas om den boende och samtycke har i varje enskilt fall inhämtats såväl muntligt som skriftligt från den boende/god man. De boende har nya genomförandeplaner som beskriver den boendes behov och förutsättningar, mål och metod för att få en god levnadsnivå. Dessa har bearbetats vid arbetsplatsträffar och även reviderats vid behov. Vid årets slut har årsberättelser upprättats för varje boende där man utvärderar genomförandeplanens mål och delmål och hur de uppnåtts. Mål för 2011 har varit att minska antalet händelser gällande läkemedelshantering vilket har uppnåtts genom systematiskt arbete och uppföljning. Åtgärderna har varit information till delegerade medarbetare och mer frekvent kontroll och uppföljning. Antalet läkemedelsavvikelser har minskat med 42 %. Antalet fall har minskat med 28 % genom regelbundet kvalitetsarbete och fallprevention. 130

138 Vi har ett ökat antal händelser då boende avvikit från enheten. Orsaken till ökningen är till stor del att medarbetare rapporterat detta som avvikelser mer frekvent än tidigare år. Åtgärder har vidtagits för att minska dessa avvikelser, det har diskuterats både inom enheten, på kvalitetsmöten och i samverkan med andra aktörer. Totalt har antalet händelser från 2010 till 2011 minskat med ca 20 %. Övergripande mål och strategier för kommande år Målet för 2012 är att stärka den boendes trygghet och säkerhet genom att ytterligare förbättra kvalitetsarbetet och ha färre avvikelser. Detta skall ske genom ett förebyggande arbete och ökade kunskaper och ökad medvetenhet hos både boende och medarbetare. Informationsöverföringen kan ytterligare förbättras och samverkan stärkas. Genomförandeplaner skall utvecklas och tydligt beskriva mål och delmål samt metod för hur man tillgodoser de boendes behov för en bättre hälsa och livskvalitet. Utvärdering och reflektion av gjorda insatser skall göras kontinuerligt. 131

139 Socialförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Skogsgården Hajdes, Fröjel Benny Jacobsson 132

140 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 4 Uppföljning genom egenkontroll 4 Samverkan för att förebygga vårdskador 4 Riskanalys 5 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 5 Hantering av klagomål och synpunkter 5 Resultat 5 Övergripande mål och strategier för kommande år 5 133

141 Sammanfattning Som framgår av den vidare berättelsen hänförs mycket av patientsäkerhetsarbetet till de individuella genomförandeplanerna. Genomförandeplanerna baseras bl.a på individuella behov, analyser av genomförda insatser, riskanalyser och resulterar slutligen i arbetsplaner och individuella utvecklingsmål. För närvarande pågår en revidering av Skogsgården Hajdes verksamhets-system. Denna revidering som sker under avser att anpassa verksamhetsystemet till Social-styrelsens föreskrifter om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9. 134

142 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Övergripande mål eller strategier att hänföra till patientsäkerhet framgår av den årligen upprättade verksamhetsplanen. För 2011 är vidareutveckling av rutiner för genomförandeplaner att hänföra till utvecklingsmål för patientsäkerhet. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Det organisatoriska ansvaret för Skogsgården Hajdes verksamhetsystem och därmed de rutiner som gäller patientsäkerhet åligger verksamhetsledaren. Enhetscheferna har det operativa ansvaret som tills stora delar kan hänföras till upprättande och uppföljning av genomförandeplaner vilket i dagsläget får anses vara verksamhetens egenkontroll för patientsäkerhetsarbetet. Som stödresurs för framtagande av riktlinjer för patientsäkerhetsarbetet finns en sjuksköterska. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Någon direkt numerisk mätning av vårdskador görs ej. Uppstår vårdskador upprättas en avvikelserapport där verksamhetsledaren har det övergripande ansvaret för att åtgärder genomförs enligt gällande rutiner. Gällande övergripande mål och strategier (se ovan) så ansvarar verksamhetens ledningsgrupp för uppföljning/utvärdering. Individuella mål som finns angivna i genomförandeplaner ansvarar respektive enhetschef för. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Som tidigare nämnts är genomförandeplanen det väsentligaste arbetssättet för att åtgärda brister och arbeta preventivt med hänsyn till patientsäkerhet. Som övergripande insatser under det gångna året kan främst räknas insatser genom handledning där frågor gällande patientsäkerhet beaktas. I övrigt gäller individuella mål som formulerats i genomförandeplaner. 135

143 Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Se ovanstående rubrik Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet. Med hänsyn till verksamhetens omfattning finns idag inget behov utöver detta för att utöva egenkontroll för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS 2011:9, 4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Se svar föregående fråga. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Vid upprättande och revidering av genomförandeplaner görs relativt varje patients individuella behov och förmågor en riskanalys som både beaktar psykosociala förhållanden liksom fysiska. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Utöver rutiner för Lex Sarah används som ovan nämnts avvikelserapporter. Rutinen för avvikelserapportering ger anvisningar om vilken information som skall dokumenteras och hur rapporten skall hanteras mellan olika organisatoriska funktioner. I rutinen finns angivet rubriker som; beskrivning av händelse, föreslagen och beslutad åtgärd samt vilka som skall delges information om avvikelsen. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Eventuella klagomål och synpunkter vilka inte uppstår inom verksamheten men är riktade emot denna adresseras till verksamhetschef. Det finns inga rutiner för hur dessa skall analyseras eller sammanställas. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 I det pågående arbetet med att anpassa dagens verksamhetssystem till SOSFS 2011:9 kommer denna punkt åtgärdas. 136

144 Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Patienter och god man eller legala företrädare har möjlighet att delta vid upprättande av genomförandeplaner. Därmed finns möjlighet att avgöra om planerna överensstämmer med personens individuella behov. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Inga numeriska resultatmått förekommer. Måluppfyllelse gällande genomförandeplan granskas men sammanställs ej. Övergripande mål och strategier för kommande år Inga numeriska mål för Utvecklingsmål gällande utveckling av arbetssätt kommer att fastställas i anslutning till upprättande av verksamhetsplan Individuella utvecklingsmål framgår av respektive patients genomförandeplan. 137

145 Socialförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Nygårds Vård Gotland Conny Hörnsten, verksamhetschef och föreståndare 138

146 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 5 Uppföljning genom egenkontroll 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 6 Riskanalys 6 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 6 Hantering av klagomål och synpunkter 6 Resultat 7 Övergripande mål och strategier för kommande år 7 139

147 Sammanfattning De viktigaste åtgärderna som Nygårds Vård Gotland AB vidtagit för att öka patientsäkerheten är följande: Fasta rutiner finns för bl a avvikelsehantering, riskbedömning, medicinhantering och brandskydd. Ett antal policies beträffande patientsäkerhet, och Nygårds kvalitetsarbete har upprättats. Nygårds anställda i ledningsfunktion har lämnat utdrag ur Polisens Person- och belastningsregister. Patientsäkerheten följs upp två gånger dagligen vid ordinarie rapporttillfällena. Avvikelserapporter diskuteras och ev åtgärder föranledda av avvikelserapport meddelas vid närmast påföljande personalmöte. Ansvar för att identifiera eventuella vårdskador åligger i första hand varje boendes kontaktpersoner samt den boendes omvårdnadsansvariga sjuksköterska. Misstanke om vårdskada ska omedelbart rapporteras till ansvarig arbetsledare (ssk) eller till föreståndare. Inträffad vårdskada och/eller upptäckt risk för vårdskada hanteras skyndsamt. Närmast överordnad vidtar åtgärd samt underrättar vid behov anhörig och Nygårds uppdragsgivare. Händelsen dokumenteras. Rapport sker även till medicinskt ansvarig läkare på Nygårds och efter bedömning Psykiatriska kliniken samt beträffande hälso- och sjukvårdsfrågor till MAS. Genom införda fasta rutiner för, samt klargörande av gällande ansvarsfördelning för avvikelsehantering, riskbedömning, medicinhantering och brandskydd är samtliga personalkategorier informerade om vikten av aktivt arbete med patientsäkerhet. Det ske framför allt genom att varje anställd uppmanas att rapportera risker, tillbud och negativa händelser under försäkran om att sådan rapportering inte belastar rapportören negativt. Nygårds boendes och deras närståendes synpunkter och klagomål som har betydelse för patientsäkerheten hanteras alltid skyndsamt. Nygårds boende informeras kontinuerligt om sina möjligheter och rättigheter att klaga på eventuella upplevda missförhållanden mm. Rutin för att anonymt anmäla eller med uppgivande av sitt namn har gjorts känd för samtliga boende och deras anhöriga. En muntlig enkätundersökning genomförs återkommande av Nygårds ledning där varje boende kan lämna synpunkter på hur Nygårds anställda sköter sina arbetsuppgifter och bemöter den boende. Resultatet av Nygårds systematiska patientsäkerhets- och kvalitetsarbete är att incidenter av olika slag minimerats samt att de boende öppet redovisar hur och om de trivs på Nygårds. 140

148 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Verksamhetens övergripande mål och strategi är att ge de boende på Nygårds god omvårdnad och vård, hög livskvalitet samt bra bostadsförhållanden med hög integritet, att fortlöpande analysera och utvärdera verksamheten, att göra rätt saker vid rätt tillfälle, att vara en god arbetsgivare samt att fokusera på att minimera vårdskador. Nygårds vård och omhändertagande av målgruppen bygger på vetenskap och beprövad erfarenhet och sker respektfullt med ett individuellt bemötande. Vården sker i samråd och delaktighet med varje boende/patient. Vården är lättillgänglig för den boende eftersom det alltid finns sjuksköterska på plats/jourhavande liksom snabb tillgång till konsultläkare i psykiatri. Rutiner finns för när kontakter ska tas med konsultläkare, primärvårdsläkare samt regionens psykiatri samt för varje boendes tandvård. Att ha fungerande rutiner för rapportering om avvikelser samt för rapportering enl Lex Sarah och Lex Maria. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Nygårds har en Verksamhetschef tillika föreståndare, en bitr verksamhetschef med huvudsakligen administrativa arbetsuppgifter samt två biträdande föreståndare. Verksamhetschef/föreståndare har det övergripande ansvaret för att verksamheten vid Nygårds fungerar. Biträdande föreståndare har ansvar för läkemedelshantering, provtagning, läkarkontakter. Varje boende har tilldelats en omvårdnadsansvarig ssk samt två omvårdnadsansvariga kontaktpersoner ur övrig vårdpersonal. Varje boende har en IVP individuell vårdplan enl HSL. Kontaktpersonernas ansvar är att rapportera till ansvarig ssk som bedömning om vårdbehov. Ansvarig ssk rapporterar till ansvarig läkare samt till verksamhetschef/föreståndare, Två daglig rapport-tilfällen samt regelbundna behandlingskonferenser med eller utan konsultläkare i psykiatri två ggr/mån. Nygårds arbetar mot individuella mål för varje boende med utgångspunkt i uppdragsgivarens syfte med placeringen av den boende. De boendes kontaktpersoner och omvårdnadsansvarig ssk planerar vård- och omsorgsåtgärder i nära samarbete med den boende. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Föreståndare och biträdande föreståndare har ett återkommande uppdrag att påminna personalen om vikten av att följa fastställda rutiner 141

149 samt att påminna om ändrade rutiner. Inträffade avvikelser beträffande bl a felmedicineringar, självskador och olika incidenter räknas, grupperas och analyseras. Vid behov ändras rutiner skyndsamt. Rutiner och utfall av analysarbetet diskuteras återkommande vid dagliga rapporttillfällen och de månatliga arbetsplatsträffarna samt vid två planeringsdagar höst och vår. Syftet är att minimera antalet vårdskador. Nygårds skriftliga rutin för arbetet med boenden placerade i öppen LRV och öppen LPT har setts över. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Omvårdnadspersonal får på skriftlig delegation tilldela de boende medicin från apo-dos och de boendes personliga dosetter. Nygårds har under 2011utbildart all personal om rutiner för medicinhantering. Utgångspunkt är bland annat ett av Regionen fastställt frågeformulär. Vid handledning av personalen har rutiner och bemanningsbehov återkommande diskuterats beträffande Nygårds boenden med självskadebeteenden. Nygårds konsultläkare i psykiatri för ständigt en diskussion kring diagnostik och behandling samt val av och dosstorlek beträffande de boendes mediciner. Konsultläkaren har under 2011 haft ett flertal personalutbildningar om diagnostik, behandlingsstrategier och förhållningssätt. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Nygårds har inte gjort några jämförelser med nationella kvalitetsregister. Nygårds har inte gjort några jämförelser med öppna jämförelser eller med resultat för andra verksamheter. Jämförelser med mellan nuvarande verksamhet och tidigare görs löpande i den dagliga verksamheten. Varje fredag har varje boende möjlighet att skatta hur veckan har varit genom att ange en siffra från 0 till 10. Dokumentation sker. Nygårds konsultläkare gör en gång per månad en genomgång av journaler, labrapporter och annan aktuell dokumentation. Nygårds storlek, geografiska omfattning och de nära kontakterna mellan olika personalkategorier innebär att exempelvis förhållningssätt och attityder hos personalen är ständigt uppmärksammande. I förekommande fall då felaktigt beteende hos personal noteras har föreståndaren enskilt samtal med berörd anställd. Dokumentation sker vid behov. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Boende på Nygårds, som omfattas av tvångslagstiftning (öppen LPT resp LRV) har villkor från Förvaltningsrätt som gäller boende, tillsyn samt föreskrift om nödvändiga kontakter med Psykiatriska kliniken. Exempelvis ska permissioner eller vistelser utanför Nygårds ske efter beslut i samråd med regionens chefsöverläkare. Samrådsförfarande 142

150 gäller även beträffande tillsyn, övervakning samt ändrade boendeförhållande inom Nygårds område. Kontinuerlig kontakt hålls med regionens chefsöverläkare beträffande boende med självskadebeteende. För alla boende preciserar ansvarig socialförvaltning Nygårds uppdrag. Nygårds gör en genomförandeplan för den boende samt uppföljningar till den boendes uppdragsgivare varje halvår. Ansvarig socialförvaltning gör regelbundna individuella uppföljningar beträffande den boendes behov av att vistas på Nygårds. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Riskbedömningar sker huvudsakligen vid två dagliga rapport-tillfällen (eller oftare) och mer längsiktigt vid behandlingskonferenser, arbetsplatsträffar samt vid läkarronder. Vid riskbedömningar används bl a tidigare avvikelserapporter samt personalens och ledningens dagliga iakttagelser som analysunderlag för bedömning av ev framtida risker. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Fast rutin finns för avvikelsehantering. Någon anställd skriver i avvikelseformulär om inträffad vårdskada/felmedicinering/händelse etc. Ifyllt formulär överlämnas skyndsamt till tjänstgörande arbetsledare/verksamhetschef/föreståndare som bedömer behov av åtgärd. Åtgärd återrapporteras snarast till all personal och övrig ledningspersonal vid dagliga rapporttillfällen och arbetsplatsträffar. Återkopplig av avvikelserapporter sker också vid Nygårds planeringskonferenser höst och vår. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Nygårds har de senaste åren inte fått några klagomål och synpunkter från ovan angivna. I förekommande fall skulle Nygårds skyndsamt sammanställa, analysera och åtgärda förekommande klagomål och synpunkter, dokumentera vad företaget gjort samt återkoppla dokumentationen till berörd myndighet. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Se ovan! Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Varje boende och denn/as/es anhöriga informeras skriftligen om rutiner för klagomålshantering, om sina kontaktpersoner, omvårdnadsansvarig ssk samt ansvarig läkare. Den boende kan klaga anonymt eller med 143

151 angivande av sitt namn. Den boende uppmanas också muntligen att snarast ta upp eventuella klagomål med Nygårds föreståndare/bitr föreståndare. Låsta postlådor finns uppsatta för skiftliga klagomål/synpunkter från de boende och information har givits till de boende om att klagomål endast läses av föreståndare/bitr föreståndare. Nygårds är angeläget om att upprätthålla ett bra samarbete med de boendes anhöriga samtidigt som sekretessbehovet tillgodoses. Den boendes samtycke ska inhämtas. kontinuerliga diskussioner förs med den boende och patientansvarig läkare/ssk beträffande aktuell medicinering och eventuella risker för vårdskador. Anhörigs del i den boendes medicinering föregås av medgivande av den boende p g a sekretessbestämmelser. Den boende tillfrågas alltid om anhörig får medverka vid medicinering vid ex vis besök i anhörigs bostad/gemensam resa. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Begreppen Strukturmått och Processmått används inte i Nygårds verksamhet. Andelen patienter (boende) på Nygårds med vårdskador är för 2011: Felmedicineringar 2 st Infektioner 0 Självskador 14 st Trycksår 0 Felmedicineringar ar bestått av förväxling av mottagare av ap-dos. Antalet är färre än tidigare år och aktivt arbete pågår för i att helt eliminera felmedicineringar. Nygårds anställda uppmanas följa de enkla rutinerna för medicinering som finns upprättade och har gjorts kända. Trots dygnetruntbemanning för aktuell boende med självskaderisk har antalet självskador varit oundvikliga under föregående år. Under de två år den boende varit placerad på Nygårds finns dock en positiv utveckling. Självskadorna har över tid ändrat karaktär och sedan nov 2011 finns en positiv tendens hos den boende, som nu uppfattas ha insikt om alternativ. Övergripande mål och strategier för kommande år Utarbetande av och implementering av Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SoS FS 2011:9. Strategi: Nygårds fortsätter på den inslagna vägen: Att ge de boende på Nygårds god omvårdnad och vård, hög livskvalitet samt bra bostadsförhållanden med hög integritet, Att fortlöpande analysera och utvärdera verksamheten. Att göra rätt saker vid rätt tillfälle och Att vara en god arbetsgivare. 144

152 Socialförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Gotlands Vård Psykiatri Sigrid Nordberg 145

153 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 5 Uppföljning genom egenkontroll 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 6 Riskanalys 6 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 6 Hantering av klagomål och synpunkter 6 Resultat 7 Övergripande mål och strategier för kommande år 8 146

154 Sammanfattning Sammanfattning av patientsäkerhetsberättelsen bör inte överskrida en sida. Sammanfattningen bör innehålla: De viktigaste åtgärderna som vidtagits för att öka patientsäkerheten Hur patientsäkerheten har följts upp genom egenkontroll Hur risker för vårdskador identifierats och hanterats Hur hälso- och sjukvårdspersonalen bidragit till ökad patientsäkerhet genom att rapportera risker, tillbud och negativa händelser Hur patienter och närståendes synpunkter och klagomål som har betydelse för patientsäkerheten har hanterats Hur patienter och närstående involveras i patientsäkerhetsarbetet De viktigaste resultaten som uppnåtts 147

155 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Kvalitetspolicy Gotlands Vård psykiatri erbjuder vård och rehabilitering för personer med allvarligt psykisk störning, neuropsykiatriska diagnoser med tidigare missbruksproblematik, allvarliga tilläggs funktionsnedsättningar. Omvårdnaden, rehabiliteringen och den medicinska behandlingen skall hålla en nationellt hög kvalitet. Målsättningen för verksamheten är att genom ett professionellt vårdarbete förbättra eller lindra de psykiska problemen och att öka livskvaliteten mot ett mer självständigt liv. För att uppnå denna målsättning arbetar med genomförandeplaner, upprättade rutiner för omvårdnadsarbetet och med ett omfattande kvalitetsarbete och med personalutvecklande insatser. Vi ser en stor vikt vid att ha meningsfull sysselsättning för våra boenden. Viktiga moment inom verksamheten skall styras av upprättade rutinbeskrivningar, som vid inskrivning, medicinhantering, akuta händelser och journalhantering. Rutiner skall också styra andra viktiga processer inom verksamheten som utvecklingssamtal och nyrekrytering av personal. Kvalitetspolicyn skall vara känd, förstådd, förverkligad och upprätthållen inom hela personalgruppen. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 De styrdokument som gäller för egenkontroll utgår ifrån gällande lagar och föreskrifter för ledningssystem för kvalitet samt de riktlinjer, rutiner och anvisningar som finns i verksamheten. Att med kvalitetssystem utveckla och förbättra kvaliteten i verksamheten samt att systematiskt följa upp att de insatser som ges håller en god och säker kvalitet. Arbetet ska bedrivas enligt principen: Planera Genomföra Utvärdera - Förbättra Verksamhetschefen ansvarar för att egenkontroller genomförs, dokumenteras, följs upp och upprättar åtgärdsplaner för aktuella förbättringsområden. Månatligen informerar verksamhetschefen företagets styrelse om avvikelser, risksituationer, hot /våld, fallskador osv. 148

156 Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Avvikelserapporten är en intern handling. Syftet med rapporten är att uppmärksamma olika felaktigheter, rutiner eller misstag i verksamheten. Avvikelserapporten är ett viktigt underlag för förbättringsåtgärder inom verksamheten. Avvikelsrapporten finns tillgängliga för all personal i ISOX En avvikelserapport skall upprättas vid riskhändelse i verksamheten, som medfört eller skulle kunna medföra risk eller skada. Avvikelserapporten skall lämnas till verksamhetschefen. Ifyllda avvikelserapporterna skall samlas i systemet och följas upp och avslutas på arbetsplatsträffarna. Rapport sker regelbundet till styrelsen antal avikelser, typ av avvikelser Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Se ovan dokumenationssystemet ISOX(dokumentationssystem) innebär att vi har en samlad bild av avvikelser, hot/våld, riskbedömninga. Riskbedömningar är inskrivna så att de kommer fram i försättsblad i dokumentationsystemet, det är åskådliggörs när man dokumenterar eller läser anteckningar. Enständig förbättring och utveckling av dokumenationsystemet fortskrider. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Jämförelser av verksamhetens resultat med uppgifter i nationella och regionala kvalitetsregister, SILS kvalitetsregister Jämförelser av verksamhetens resultat dels med öppna jämförelser, dels med resultat för andra verksamheter, Inom koncernen jämförs resultat, idéer och tips om förbättringar och utbyts, utvärderas och analyseras. Jämförelser av verksamhetens nuvarande resultat jämfört med tidigare resultat Internkontroll varje år, brukarenkät varje år, personalenkät varje år Målgruppsundersökningar, Granskning av journaler och annan dokumentation mm, Undersökning av om det finns förhållningssätt och attityder hos personalen som kan leda till brister i verksamhetens kvalitet, 149

157 Utbildning, fortbildning och handledning av personal. Medarbetarsamtal. Verksamhetschef och SSK arbetar nära personalgruppen etiska diskussioner förekommer dagligen. Analys av patientnämndsärenden Har inga Inhämtande av synpunkter från revisionsrapporter. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Under 2011 hade vi två inläggningar på psykiatrisk klinik, 4 vårddygn tillsammans. En boende hade ASIH-insatser för vård i livets slut, mycket bra samarbete. Problem med att anlita kommunens arbetsterapeuter/sjukgymnaster för hjälpmedelsutprovning detta har nu löst sig genom avtal med annan vårdgivare. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Riskanalys finns inskriven i genomförandeplan/vårdplan och revideras minst var sjätte månad, vad gäller boende. Brister i verksamheten skrivs som avvikelser och åtgärdas snarast, samt att dialog sker på arbetsplatsträff. Det sker även en samverkan med de fackliga organisationerna på arbetsplatsen. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Se om avvikelser ovan, avvikelser utreds av verksamhetschef i samverkan med sjuksköterska sammanställs och rapporteras till styrelsen. Verksamhetschefen har även ekonomiskt utrymme att åtgärda allvarliga brister omgående. Vid återkopplig till personal genomförs alltid samtal med verksamhetschef och ssk. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Ris och ros Lämna förbättringsförslag, synpunkter och klagomål. Lämna blanketten i vår brevlåda eller sänd med post till Gotlands Vård, Hoburgsvägen 41, Burgsvik. Datum Vem lämnar synpunkter, den det berör, anhörig, annan Enhet Dina synpunter Namn Telefon 150

158 Adress Önskar personlig kontakt Vill vara anonym Ifylls av Gotlands Vård Mottagen datum Av Åtgärd Till enskild person Till APT Till Samverkansråd Återkoppling till klagande Resultat, nöjd,.missnöjd, annat Meddela företagsledning Signatur Några klagomål har ej inkommit via socialstyrelsen eller patientnämnd. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Som ovan sammanställning och inrapportering till styrelsen. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Anhöriga inbjuds att delta i biståndsuppföljningar, vårdplaneringar om den boende samtycker till detta. Resor till fastlandet sker varje år för dem som har anhöriga där. Släktforskning genomförs för att återuppta nätverk som brustit i och med långa vårdvistelser. Närstående har alltid möjlighet till övernattning om de önskar vid besök. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Strukturmått. 85%av personal är USK eller mentalskötare eller annan högskoleutbildning adekvat för vårt område. Samtlig personal har vidareutbildning i psykiatri. Processmått. Regelbundna riskanalyser, månatliga läkemedels avstämningar. Resultatmått Inga trycksår, inga vårdrelaterade infektioner 151

159 Måluppfyllelse Vi anser att vi väl lever upp till de uppsatta målen för vår verksamhet, vi vill dock inta en ödmjuk hållning i vårt sändiga lyssnande till de hos oss boende personerna och deras synpunkter. Även lyssna till de synpunkter som kommuner/placerare som har boende placerade hos oss har. Vi anser att det är viktigt att få nya infallsvinklar, idéer och förslag för att fortsätta vår förbättring av vår verksamhet inom Gotlands Vård Psykiatri. Övergripande mål och strategier för kommande år För 2012 gör vi en utbildningsinsats för vår personal med föreläsningar om psykossjukdomar, minnessvårigheter, förvirringstillstånd, autism och aspberger, personlighetsstörningar, vårdarens attityder, stigmatisering, etiska aspekter, självskadebeteenden, substansberonde, mm. Utveckling av vårt sysselsättningsutbud. Upplevelseträdgård i Havdhem Utveckla till att servera hemlagad mat som de boende kan medverka att laga. 152

160 153

161 154

162 Hälso- och sjukvårdsnämnden Socialnämnden Handlingstyp Överenskommelse 1 (2) Övergripande överenskommelse Övergripande överenskommelse mellan hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden avseende samverkan Bakgrund Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) och Socialnämnden (SON) beskrivs i respektive nämnds reglemente. Enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) och Socialtjänstlagen (SoL) ska samverkan ske mellan kommun och landsting när medborgare behöver stöd och insatser från både HSN och SON. Förvaltningarna ansvarar för att samverkan sker så att den enskilde möter väl fungerande, integrerade organisationer och att resurserna utnyttjas effektivt. Syfte Överenskommelsen Är del av det systematiska kvalitetsarbetet enligt Socialstyrelsens föreskrift (SOSFS 2011:9). Utgör grund för överenskommelser inom specifika områden som nämnderna gemensamt bestämmer Samverkan Förvaltningarna ska i god tid ömsesidigt informera varandra om verksamhetsförändringar av betydelse. För att värna patientsäkerhet och kvalitet ska samverkan ske mellan medicinskt ansvarig sjuksköterska och chefläkare Arbetsordning Respektive nämnd fastställer överenskommelser. Förvaltningarnas samverkan leds av förvaltningscheferna HSF och SOF. Ärenden bereds av förvaltningsgemensam arbetsgrupp enligt uppdragsbeskrivning. Dokumentnamn Övergripande Överenskomelse HSN SON Framtagen av Leif Ohlsson Gerd Silk Godkänd avl HSN resp SON Upprättat Reviderat 2012-XX-XX Version. 6 Webbplats 155

163 Hälso- och sjukvårdsnämnden Socialnämnden Region Gotland 2 (2) Respektive förvaltning ansvarar för implementering inom organisationen. Aktuella överenskommelser ska finnas tillgängliga på Uppföljning Uppföljning av överenskommelser sker årligen i februari månad till gemensamt arbetsutskott och därefter till respektive nämnd. Alla överenskommelser ska ha nyckeltal. 156

164 157

165 158

166 159

167 160

168 161

169 162

170 163

171 Hälso- och sjukvårdsnämnden Socialnämnden Handlingstyp Överenskommelse 1 (2) Individuell plan Överenskommelse mellan hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden avseende individuell plan Bakgrund Individuell plan ska i vissa fall upprättas enligt 3f HSL och 2 kap. 7 SoL. När den enskilde har behov av insatser från både hälso- och sjukvården och från socialtjänsten ska landstinget tillsammans med kommunen upprätta en individuell plan. Syfte Syftet med överenskommelsen är att Tydliggöra huvudmännens ansvar för samverkan kring enskilda personer som har behov av såväl hälso- och sjukvård som socialtjänst. Reglera samverkan mellan parterna Utgöra underlag för rutiner om upprättandet av individuell plan Samverkan Den verksamhet som ser behovet ska begära hos den andre att en individuell plan upprättas då det bedöms behövligt för att den enskilde ska få sina behov tillgodosedda, Den enskildes samtycke krävs. Individuell plan ska upprättas utan dröjsmål. Närstående kan delta om det är lämpligt och den enskilde inte motsätter sig det. Av planen ska framgå 1. vilka insatser som behövs 2. vilka insatser respektive huvudman ska svara för 3. vilka åtgärder som vidtas av någon annan än landstinget och kommunen 4. vem av huvudmännen som ska ha det övergripande ansvaret för planen DokumentnamnIndividuell plan Framtagen av Gunnar Ramstedt Gerd Silk Godkänd avl HSN resp SON Upprättat Reviderat Version. 1 Webbplats 164

172 Hälso- och sjukvårdsnämnden Socialnämnden Region Gotland 2 (2) Skyldighet att samplanera är inte begränsat till personer med stora behov, utan i alla fall där insatser från landsting och kommun behöver samordnas. Skriftliga och väl kända rutiner ska finnas gällande förfarandet om en av huvudmannen begär att en individuell plan ska upprättas. Planering ska göras med hänsyn till sekretessbestämmelser. Den enskilde bör få ta del av den individuella planen i skriftlig form. Barnperspektiv I 2 g HSL, 6 kap. 5 PSL samt 1 kap. 2 och 3 kap. 5 SoL framgår att såväl hälso- och sjukvården som socialtjänsten ska beakta barns behov av information, råd och stöd om barnets förälder eller någon annan vuxen som barnet varaktigt bor tillsammans med har en psykisk störning eller funktionsnedsättning, är missbrukare eller har en allvarlig fysisk sjukdom. Rutiner Rutiner ska utarbetas inom aktuella områden. Arbetet påbörjas när det gäller personer med psykisk funktionsnedsättning, äldre personer och personer som har stöd enligt LSS. Bilagor Här länkas rutiner då de fastställts Uppföljning Hur överenskommelserna ska följas upp Mål Ansvarig Journalgranskning 100% korrekta Chefläkare och MAS 165

173 166

174 167

175 168

176 169

177 170

178 171

179 172

180 173

181 174

182 175

183 Region Gotland MEDBORGARFÖRSLAG Till REGION GOTLAND Regionfullmäktige i 9fl11 x, 1 1 Region Gotland /Ull-II l l VISBY Förslaget Skriv här kortfattat vad du anser att regionfullmäktige skall besluta om. Texta tydligt. Korttid enhet för södra Gotland Motivering Skriv här varför du anser att regionfullmäktige bör fatta det beslut som du ovan föreslagit. Räcker inte utrymmet fortsätter du på ett eller flera fristående ark som fogas till detta. Texta tydligt. Jag anser att södra Gotland behöver en korttidsenhet. Behovet är stort. Det skulle bespara brukare och anhöriga onödigt långa resor, dessutom lätta på det tryck som enheten på Korpen har. Det gäller att vara rädd om den egenvård som finns. Tryggheten som brukaren känner av att inte vara allt för långt hemifrån är viktig. De äldre blir fler och fler. Information om behandling av personuppgifter För att kunna fullgöra uppgiften att handlägga ditt medborgarförslag kommer dina personuppgifter att lagras och registreras i diarium inom Region Gotland, Om du samtycker härtill, kan ditt namn komma att publiceras på internet i protokoll, kallelser och handlingar som behandlar detta medborgarförslag. Jag samtycker till internetpublicering Jag samtycker inte till internetpublicering fx] fl Förslagsställare m.m. Du kan inte vara anonym utan det måste gå att utreda om du är folkbokförd på Gotland. Ofullständiga uppgifter kan leda till att ditt förslag inte kan behandlas som ett medborgarförslag. Datu» Namrrteck«i«p / f <5<%>t ^n^u^^^i - $5^ '&*& Namnförtydligande "" Barbro Lindh- Forsell Adress Havdhem Libbenarve 662 Postadress Havdhem E-postadress barbroforsell@hotmail.com Region Gotland - blankett för medborgarförslag Sidan 1 av 2176

184 177

185 178

186 Region Gotland REGION GOTLAND?nn flfi-na /Ull -Ub U 8 MEDBORGARFÖRSLAG Regionfullmäktige i Region Gotland 62i 81 VISBY Förslaget Skriv här kortfattat vad du anser att regionfullmäktige skall besluta om. Texta tydligt. Grö> om SfirWfirWrt^/ Äta/ *,an ^/or^a/tfa? <V^ /-/zfrisz. till s&vik. i It b o ie. >A a ^ Motivering Skriv här varför du anser att regionfullmäktige bör fatta det beslut som du ovan föreslagit. Räcker inte utrymmet fortsätter du på ett eller flera fristående ark som fogas till detta. Texta tydligt. -f/ev il t boende 1/ilU^i /Ifattan Kar varii ralrol«dr/ ar Lrxn bo i köp pc.w (vnl^v-ica om. f aulider. S QeWvdWixry kels o /1-^ mmcn -^ UQ.Yv\Y\Qa)f En^agygJ ocvi. *. ^"* - KQyYipelenl- pgvv>acd Snvn fevsi Information om behandling av personuppgifter För att kunna fullgöra uppgiften att handlägga ditt medborgarförslag kommer dina personuppgifter att lagras och registreras i diarium inom Region Gotland. Om du samtycker härtill, kan ditt namn komma att publiceras på internet i protokoll, kallelser och handlingar som behandlar detta medborgarförslag. Jag samtycker till internetpublicering Jag samtycker inte till internetpublicering Förslagsställare m.m. Du kan inte vara anonym utan det måste gå att utreda om du är folkbokförd på Gotland. Ofullständiga uppgifter kan leda till att ditt förslag inte kan behandlas som ett medborgarförslag. IH1 Cl Se, Region Gotland - blankett för medborgarförslag Sidan 1 av 2 179

187 180

188 181

189 Socialstyrelsen BESLUT T/Region Öst/Sek Dnr /2011 1(2) Lisbeth Boklund Region Gotland REGION GOTLAND Socialnämnden Visborgsallén l Visby Ärendet Anmälan gällande avsaknad av lokal/samlingsplats för socialgemenskap för äldre Socialstyrelsens beslut Socialstyrelsen överlämnar bifogad kopia på klagomål till ansvarig nämnd för handläggning inom ramen för nämndens klagomålshantering, i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:11) om ledningssystem för kvalitet i verksamhet, enligt SoL, LVU, LVM och LSS. Socialstyrelsen finner inte skäl att inleda tillsyn med anledning av inkommen anmälan. Nämnden ska dock senast den 6 februari 2012 återrapportera till Socialstyrelsen vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av anmälan Ärendet avslutas. Bakgrund Den 6 februari 2012 inkom till Socialstyrelsen en anmälan angående avsaknad av lokal/samlingsplats för äldre. Den samlingsplats som finns på orten är liten och räcker inte till. Andra gemensamhetslokaler ligger långt från orten dit äldre har svårt att komma till. Skälen för beslutet Det är Socialstyrelsens uppfattning att klagomål och synpunkter mot kommunal verksamhet i första hand ska tas emot och utredas av företrädare för den ansvariga nämnden. Socialnämnden har det yttersta ansvaret för att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagar och föreskrifter SOCIALSTYRELSEN Telefon Fax socialstyrelsen@socialstyrelsen.se Org nr STOCKHOLM Plusgiro

190 SOCIALSTYRELSEN Dnr /2011 2(2) Beslut i detta ärende har fattats av sektionschefen Lena Renman. Inspektör Lisbeth Boklund har varit föredragande. För Socialstyrelsen Lena Renman Lisbeth Boklund Kopia till: Roma PRO Gotland, Ordf Irene Magnusson, Bruksgatan Romakloster 183

191 Roma kloster den 2 december L,.. Tisdagen den 22 november tog ROma PRO på Gotland ett enigt beslut att anmäla Region Gotland till Socialstyrelsen,för stor nonchalans vad gäller de äldres grundläggande sociala gemenskaphetsbehov. Många här sitter ensamma hemma i ensamhet och isolering. Anmälan grundar sej på 5 kapitlet 4:de paragrafen i socialtjänstlagen.roma är en av de större tätorterna,belägen mitt på Gotland.Fram till dec.2009 fanns det en väl fungerande samlingsplats,på dåvarande äldreboendet Klostergården. Byggnaden finns fortfarande kvar i regionens regi.här finns stort kök,stor matsal,stor terapilokal,andra samlingsrum. Nytt äldreboende byggdes,som togs i drift i början på2010,men där finns ingen samlingslokal,eller terapi,där finns ingenting där äldre som bor hemma kan få komma att deltaga i. På ett stormöte där politiker deltog, valdes en interimstyrelse som skulle arbeta med,att på något sätt kunna öppna upp dessa lokaler igen. l snart två år har denna styrelse förhandlat med det som nu är region Gotland,men utan resultat.det finns inget intresse från regionens sida,där man tycker att det finns lokaler så det räcker.detta grundar man på,att det finns en bygdegård och ett församlingshem.observeras bör,att dessa lokaler ligger 3 km. från Roma samhälle,med den nackdelen,att det är för långt för våra äldre att ta sig dit,vilket man inte har någon som helst förståelse för inne på regionkontoret.närmaste terapilokal ligger i Visby,17 km.bort. Enda samlingsplatsen som idag finns i Roma att tillgå,är en liten lokal som tillhandahålles av hyresgästföreningen.l denna lokal finns de plats för 20 personer.här får man hyra för olika sociala gemenskapsträffar.det är många tårade ögon hos de äldre här,när man inte får deltaga i gemenskapen p.g.a. att lokalen inte rymmer mer än 20 st,för att inte tala om våndan,hos dem som får avisa dessa äldre, från denna goa gemenskap,där det ordnas med både mat och kaffesammankomster.det knyter sej i bröstet hos många. Observeras bör,att bara några steg härifrån ligger Klostergården,som under 2 år stått tomt och som innehåller alla de lokaler som behövs för de äldres trivsel,men som de tyvärr är utestängda ifrån av de styrande i regionen. Det skulle gå att öppna upp dessa lokaler vilken dag som helst,eftersom byggnaden fortfarande ägs av regionen. Kommunens enda motivation,att inte öppna upp dessa,är att det inte finns pengar.roma PRO anser att man prioriterar att lägga pengarna på fel saker. Vad gör man när ingen i regionen bryr sej om våra åldre här i Roma.Jo,vi tar en sista chans,när det blir en sådan här situation och vänder oss till er på Socialstyrelsen för att be om hjälp,för skapas det nya lagar,är de väl till för att följas,syftar på 5 kapitlet 4:de paragrafen.lokalerna finns,engagerat folk finns,många organisationer kommer att utnyttja dessa för de äldres behov,det är barapolitikernas engagemang som saknas. 184

192 Vi vet att den sociala gemenskapen är bättre än alla mediciner i världen. Nu hoppas vi att med Er hjälp på Socialstyrelsen,att Ni med tanke på den nya lagen,kan tvinga(kanske fel ord)region Gotland att göra som lagen säger,medverka till,att lokalerna på Klostergården öppnas upp igen. Högakningsfullt Roma PRO Gotland. Genom Irene Magnusson ordförande. Bruksgatan 2 Romakloster tel ' 185

193 186

194 Effekter av nya bestämmelser om vistelsebegreppet Bakgrund Beställaravdelningen har fått i uppdrag att utvärdera effekterna av att det 1 maj 2011 infördes nya regler (2001:453), i socialtjänstlagen (SoL), och (1993:387) i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)för att förtydliga ansvarsfördelningen mellan bosättningskommun och vistelsekommun. Utvärderingen ska behandla; vad förändringen har inneburit för biståndshandläggare, avgiftshandläggare och utförare (egen regi och enskild regi) förändringar i volym, insatser och ekonomi hur HSL-insatser hanterats, volym och fakturering Syftet med utvärderingen är att förvaltningen inför sommaren 2012 ska förbereda organisationen och skapa funktionella processer för att handlägga och utföra insatser för personer som är bosatta i andra kommuner och som tillfälligt vistas på Gotland. Utvärderingen har hämtat statistik från verksamhetssystemet och ekonomisystemet samt intervjuat handläggare och utförarchefer. Brukare De flesta som tillfälligt vistas på Gotland gör det under sommartid varför mätperioden varit maj tom september. Endast ett fåtal insatser verkställs under övrig del av året. Merparten av alla beslut är hemtjänst varav några enbart innefattat trygghetslarm eller matdistribution. Ett beslut om korttidsplats och ett beslut om boendestöd har verkställts Brukare Hemtjänsttimmar

195 Antalet brukare har ökat med 44 % och antalet debiterade hemtjänsttimmar har ökat med 73 %. Att antalet timmar ökat mer än antalet brukare kan förklaras med att flera kommuner har mer frikostiga riktlinjer för hemtjänst än vad Region Gotland har. Endast två brukare från Gotland har fått insatser utförda av annan kommun, regionen har fakturerats 650 kr för dessa insatser. Vad beträffar hälso- och sjukvårdsinsatser så har merparten av dessa utförts under dagtid och hanterats av primärvården som i sin tur fakturerat hemlandstinget. Socialförvaltningen har inte i något fall fakturerat hemlandsting eller hemkommun. Delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser av mindre omfattning har utförts av hemtjänsten och ingår i hemtjänsttimmarna. Medarbetare Chefer i utförande verksamheter och handläggare har pekat på en rad svårigheter; Det har varit svårt att planera personalbehovet - rekrytering av sommarvikarier var redan klar och beräknad efter tidigare behov Verkställighetstiden har ibland varit alldeles för kort när man som utförare haft två dagar på sig att verkställa omfattande behov. Besluten har varit mer omfattande och komplexa. Det har förekommit att personer som i hemkommunen har beslut om särskilt boende, demensboende eller hospice nu enbart haft insats i form av hemtjänst. Utredningar har ibland varit bristfälliga, flera år gamla och speglar inte nuläget. Det har inneburit att situationen är helt annorlunda mot vad tidsåtgången i utredningen säger, t ex att boendet är omodernt och ligger avlägset. Brukarna har inte fått information från hemkommunen om vad som gäller beträffande hjälpmedel utan trott att det ordnar sig i den kommun de kommer till. Det har blivit ett arbetsmiljöproblem när personal tvingats jobba i små enkla sommarstugor där t ex en lift inte går in. Det har varit svårigheter att få tag på ansvariga handläggare i hemkommunen. Beställningen har ibland kommit i form av oläsliga faxmeddelanden Det har varit svårt för personalen att förklara för undrande ordinarie brukare varför sommarboende ibland får tätare insatser av t ex städning. Handläggarenheten har inte fått någon begäran från annan kommun om att vara behjälpliga med utredningar. 188

196 Processer Region Gotland har infört LOV (lagen om valfrihet) inom hemtjänst för de brukare som stadigvarande bor i regionen. Under förutsättning av att bosättningskommunen tecknar ett avtal med enskild utförare kan även personer som tillfälligt vistas på Gotland välja annan utförare än regionens egen regi. Enskilda utförare har ingen skyldighet att teckna sådant avtal utan har ibland tackat nej till vissa uppdrag. Socialförvaltningen har inte tillgång till de avtal som tecknats och det går därför inte att ange hur många brukare som fått sina insatser utförda av enskild regi. Ekonomi Socialförvaltningen har fått den ersättning som respektive bosättningskommun betalar sina utförare, ersättningen har varierat från 226kr/tim till som högst 440kr/tim. Totalt har socialförvaltningen debiterat andra kommuner kr för 3013 timmars hemtjänst. Beställaravdelningen har betalt utförare i egen regi med 308 kr/tim, totalt kr. Den administrativa tidsåtgången på beställarenheten beräknas till 60 timmar fakturering mm, 25 timmar kontroll och redovisning och 50 tim handläggning, totalt 135 timmars arbete till en kostnad av ca kr. Intäkter Utgifter Debitering annan kommun 951 Utförare egen regi 928 Administrativa kostnader 40 Resultat Tidigare år har kostnaden för regionen varit ca 500 tkr/år för utförda insatser till personer från andra bosättningskommuner, för 2011 var kostnaderna 17 tkr. Sammanfattning och förslag på åtgärder inför 2012 Målsättningen med att i lagstiftningen förtydliga ansvarsfördelningen mellan bosättningskommun och vistelsekommun var bl a att semesterkommuner inte ska drabbas ekonomiskt och det syftet har uppnåtts för Region Gotland. För att säkra att den enskilde får god vård behöver en del processer förbättras och tydliggöras inför sommaren Redovisning av årets resultat till utförare så att personalbehovet kan planeras i god tid Upprätta en rutin för ärendehantering 189

197 Utskick till alla aktuella kommuner i april med brev och enhetlig mall för beställning. Begäran att beställande kommun bifogar aktuell genomförandeplan tillsammans med utredningen och att behovet av hjälpmedel tydliggörs. Tydlig information till utförare om dokumentationsskyldigheten och att det av dokumentationen måste gå att utläsa när på dygnet insatsen utförts eller när det inte går att utföra en insats. Klargörande hur trygghetslarm ska ersättas. Utarbeta rutin för hälso- och sjukvårdsinsatser inför sommaren

198 191

199 192

200 193

201 194

202 195

203 196

204 197

205 198

206 199

207 200

208 201

209 Individ- och familjeomsorgen: statistik februari 2012 Försörjningsstödet ökar igen. Ingen februarimånad sedan sekelskiftet har haft så stora utbetalningar. Behovet hos ungdomar följer trenden. Arbetslöshet utan ersättning och deltagande i arbetsträning är de största orsakerna till behov av försörjningsstöd. Ungdomar år som deltar i någon arbetsmarknadsåtgärd med aktivitetsstöd utgör en stor del av dem som beviljas försörjningsstöd. Antalet nybesök är i nivå med tidigare. Ekonomiskt bistånd 2012 (Insatserna Ekonomiskt bistånd, Ek bistånd flykting och Ek Hyresgaranti EJ UTGIFTER FÖR SKOGSAM) Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Ackum 12 Ackum 11 Diff Utbetalt kkr kkr 5 506kkr 4 428kkr 5 357kkr 4 501kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr Utbetalt kkr kkr kkr kkr 14 % Hushåll Hushåll Utb per hush kr 7115 kr kkr Utbetalt ekonomiskt bistånd (försörjningsstöd) 1 Utfall Economa Januari månad: kkr Ackumulerat 2012: kkr kkr kkr kkr kkr kkr 0 kkr Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Individ- och familjeomsorgen 2012 Hans Haglund 202

210 2 Utbetalt ekonomiskt bistånd år Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec år kkr 882 kkr 788 kkr 861 kkr 734 kkr 718 kkr 704 kkr 576 kkr 653 kkr 797 kkr 730 kkr kkr år kkr 961 kkr kkr 937 kkr 756 kkr 771 kkr 844 kkr 525 kkr 754 kkr 775 kkr 818 kkr kkr år kkr 835 kkr kkr 983 kkr 855 kkr 936 kkr 922 kkr 851 kkr 850 kkr 854 kkr 996 kkr kkr år kkr 845 kkr kkr 939 kkr kkr 817 kkr 880 kkr 889 kkr 895 kkr 870 kkr 986 kkr kkr år kkr kkr kkr Utbetalt ekonomiskt bistånd till hushåll år kkr kkr 800 kkr 600 kkr 400 kkr 200 kkr år år år år år 2012 kkr Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Individ- och familjeomsorgen 2012 Hans Haglund 203

211 3 Ungdomarnas (18-24 år) andel av utbetalt ekonomiskt bistånd Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec år % 25% 23% 21 % 22 % 21 % 21 % 22 % 23 % 24 % 26 % 26 % år % 26 % 24 % 21 % 21 % 20 % 22 % 18 % 21 % 21 % 22 % 21 % år % 22 % 19 % 22 % 21 % 22 % 21 % 23 % 23 % 21 % 22 % 21 % år % 20 % 23 % 21 % 23 % 18 % 21 % 21 % 21 % 20 % 20 % 20 % år % 20 % 30% Ungdomarnas (18-24 år) andel av totalt utbetalt belopp 25% 20% 15% 10% 5% 0% år år år år år 2012 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Individ- och familjeomsorgen 2012 Hans Haglund 204

212 4 Placeringar HVB Antalet barn och ungdomar som placerats i HVB har minskat något. Vuxna missbrukare som får institutionsvård är just nu väldigt få. Två av de sex placerade har LVM-dom. Insatser i öppenvård är i de flesta fall tillräckliga och ökade kunskaper hos medarbetarna, som ett resultat av deltagande i SKL:s projekt Kunskap till praktik, kan vara en förklaring till det minskade behovet av institutionsvård. SoL, LVU och LVM jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec Institutionsplacering barn och ungdom (varav HVB Östertull och Haima) Institutionsplacering vuxna missbrukare 10 6 Lyftet Kostnader placering 2012 BOU institutionsplacering Vux missbrukare institutionsplacering Familjehem vuxna jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec Individ- och familjeomsorgen 2012 Hans Haglund 205

213 5 Budget BoU Utbetalt Budget MVE Utbetalt Budget Familjehem Vux Utbetalt Utfall Economa BoU Utfall Economa MVE kkr kkr kkr 977 kkr kkr kkr 979 kkr utfall i % 17,5 utfall i % 9,6 utfall i % 10, kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 0 kr Budget BoU Utbetalt BoU kr kr kr kr kr kr 0 kr Budget MVE Utbetalt MVE kr kr kr kr kr kr 0 kr Budget Vux Utbetalt Vux Individ- och familjeomsorgen 2012 Hans Haglund 206

214 Utredningar enligt SoL 11:1 barn och unga Barn- och ungdomsutredningarna ökar inte, men allt fler utredningar tar längre tid att slutföra. 82 av utredningarna avser barn i åldern 0 12 år. Tolv utredningar avser ungdomar 18 år eller äldre. Pågående utredningar vid respektive månadsskifte 0 30 dagar dagar dagar > 120 dagar Totalt Andel över 4 mån Antal med förlängningsbeslut eller över 18 år 1 Jan % 13 1 Feb % 23 1 Mars % 22 1 April 1 Maj 1 Juni 1Juli 1 Aug 1 Sept 1 Okt 1 Nov 1 Dec Avslutade utredningar under månaden 0 30 dagar dagar dagar > 120 dagar Totalt Andel över 4 mån Jan % Feb % Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 6 Individ- och familjeomsorgen 2012 Hans Haglund 207

215 208