Inspektion av arkivvården vid Sveriges lantbruksuniversitet

Transkript

1 Inspektionsrapport 1 (9) Inspektion av arkivvården vid Sveriges lantbruksuniversitet Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) inspekterades av Riksarkivet den 16 december Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid universitetet. Den senaste inspektionen genomfördes år 2004 (dnr /2727) och avsåg enbart universitets arkivredovisning. Vid inspektionen fann Riksarkivet att arkivförteckningen inte omfattade samtliga typer av handlingar. SLU fick därför föreläggande om att uppdatera arkivförteckningen med kartor och ritningar som förvarades vid tekniska avdelningen. Redovisning av vidtagna åtgärder inkom till Riksarkivet i december Senast Riksarkivet inspekterade hela arkivvården vid SLU var år 1993 med en uppföljningsinspektion år Närvarande vid inspektionen: Från Sveriges lantbruks universitet Chefsarkivarie Byråassistent Arkivassistent Systemchef (del av inspektionen) IT-chef (del av inspektionen) Universitetsdirektör (del av inspektionen) Vice universitetsdirektör (del av inspektionen) JEP-chef (del av inspektionen) Registrator (del av inspektionen) Från Riksarkivet Anna-Kristina Andersson, arkivarie Nora Liljeholm, arkivarie FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet konstaterar att följande åtgärder ska vidtas av Sveriges lantbruksuniversitet och senast den 30 juni 2010 redovisas skriftligt till Riksarkivet. De brister som ska åtgärdas är följande: Upprätta en strategi för bevarande enligt 3 kap. 1 RA-FS 2009:1. Upprätta dokumentation enligt 5 kap. RA-FS 2009:1 till universitets elektroniska handlingar som inte har dokumenterats, t.ex. webbplatsen.

2 Inspektionsrapport 2 (9) INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Sveriges lantbruksuniversitet finns på fem orter med Uppsala som huvudort för merparten av universitets centrala ledning och administration. Rektor har det övergripande ansvaret för arkivvården vid universitetet. Ansvaret har dock delegerats inom organisationen. Universitetets olika organisatoriska enheter fungerar som egna arkivbildare. Vid institutionerna har prefekterna det formella ansvaret för arkivvården. Det praktiska arbetet, t.ex. verkställande av gallring och uppdatering av arkivredovisningen, utförs på institutionsnivå vanligtvis av institutionssekreteraren. På institutionsnivå ligger även ansvaret för institutionens elektroniska handlingar. Vid avdelningen för juridik, ekonomi och personal finns en enhet för juridik och dokumentation där arkivfunktionen är placerad. I denna ingår en chefsarkivarie, en arkivassistent och en byråassistent. Den centrala arkivfunktionen styr arkivbildningsprocessen för universitetet genom bl.a. handböcker, mallar och kontroll av enheternas arkiv. Flera styr- och stöddokument beträffande arkivvården, såsom mallar till arkivredovisning, finns tillgängliga via universitetets webbplats. De anställdas kunskap om offentlighets- och arkivlagstiftningen bedöms av representanterna från universitetet vara något blandad. På forskarnivå uppfattas kunskaperna vara mycket bristfälliga. Utlämnande av allmän handling sker på institutionsnivå och hanteringen varierar mellan institutionerna. 2. Styrdokument Ansvarsförhållandena som beskrivits ovan beträffande arkivvården har inte dokumenterats eller fastställts på annat sätt. Däremot finns flera styrdokument för arkivbildningsprocessen. En diarie- och dossierplan används vid registrering av allmänna handlingar. Av planen framgår även om de allmänna handlingarna inom respektive område registreras eller hålls ordnade på annat sätt. Vidare finns en lathund för diarieföring och arkivering som bl.a. innehåller beskrivning av hantering av e-post och personadresserad post. Universitetet har flera detaljerade och i vissa fall processorienterade gallrings- och dokumenthanteringsplaner. Vid universitetet finns även ett delvis inaktuellt policydokument rörande digitalt bevarande. Dokumentet togs emellertid fram innan Riksarkivets nya föreskrifter om elektroniska handlingar trädde i kraft.

3 Inspektionsrapport 3 (9) 3. Arkivbildning Sveriges lantbruksuniversitet bildades Arkivet består dels av universitets egna handlingar från 1977 och framåt, dels av handlingar tillhörande flera föregångare till universitetet. Vid inspektionstillfället diskuterades vilka typer av handlingar som är allmänna och som ska arkiveras. Chefsarkivarien påpekade bl.a. att forskningshandlingar och elektroniska handlingar, t.ex. uppgifter i en databas, är allmänna handlingar vilka därmed ska ingå i universitetets arkiv. Riksarkivet vill i detta sammanhang understryka att elektroniska handlingar; dels sådana som blir arkiverade enligt 3 3 st arkivförordningen (SFS 1991:446), dels andra typer av elektroniska handlingar, även måste överföras till bevarande och få ett lämpligt bevarandeformat enligt Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2). Se vidare under avsnitt 4. Framställning och hantering av handlingar. Diarieföring Registreringen av vissa av universitetets allmänna handlingar sker i systemet Godis (Generellt Objektorienterat Diarieföringssystem) som använts sedan Godis är uppdelat i serier efter universitetets olika enheter. De olika enheterna registrerar handlingar som inkommit till eller upprättas vid enheten och arkiverar dem sedan i enhetens arkiv. Inga handlingar skannas in eller bevaras på annat sätt i sysmet. E- post skrivs ut och arkiveras på papper. Diarieförda handlingar ordnas årsvis efter saknummer och löpnummer. Vid universitetsadministrationen ansvarar handläggarna för att allmänna handlingar diarieförs, skrivs ut och läggs i akten samt att akten rensas vid ärendets avslut. Innan arkivering kontrollerar registrator akten. SLU kommer att ta ett nytt system i bruk, Public 360, med funktioner för dokument- och ärendehantering. I samband med införandet av Public 360 kommer SLU börja skanna handlingar till systemet. Universitetet har utrett och förberett en logisk koppling mellan de skannade filer och övrig ärendeinformation. SLU kommer att ha en blandad miljö för de diarieförda handlingarna med både pappershandlingar och elektroniska handlingar. På sikt kommer dock universitetet att inkomma med framställan om att gallra pappershandlingarna efter skanning. Övriga handlingar Anmälningshandlingar Anmälan till SLU:s kurser och program sker via webbplatsen och anmälningshandlingarna hanteras i systemet NyA. Uppgifterna från NyA förs efter

4 Inspektionsrapport 4 (9) sista antagningsomgången in i studieregistret Ladok. (NyA behandlas under 4. Framställning och hantering av handlingar) Utbildningshandlingar Universitetets utbildningshandlingar finns både digitalt och på papper. Utbildningen dokumenteras i huvudsak genom studieregistret Ladok, studiehandledningssystemet Front och Studentportalen. Till Ladok finns också ett antal stödsystem. Vidare finns något som kallas handlingar rörande utbildning och avser bl.a. scheman, resultatlistor, examensarbeten, doktorsavhandlingar som upprättas vid institutionerna. Dessa handlingar arkiveras idag på papper och ingår i institutionernas arkiv. Flera av dem borde även ha upprättas i eller finnas tillgängliga via Ladok, Studentportalen m.fl. Uppgifter ur systemen har med andra ord inte förts över till bevarande. Examenshandlingar Vid Avdelningen för student- och studieservice hanteras ansökningar om examensbevis. Handlingarna ställs av en gång per år och ordnas i alfabetiskordning. Forskningshandlingar Forskningsverksamheten dokumenteras bl.a. genom separata forskningsprojekt, där ibland ett projekt kan utgöra en egen arkivbildare. Inom verksamheten används flera olika system som upprättats eller utnyttjas av universitetet. Det finns även ett flertal forskningsstödjandesystem och publikationssystem. Sveriges lantbruksuniversitet har ingått i ett försöksprojekt rörande digital arkivering av forskningsdata. Vid SLU, Luleå tekniska universitet och Umeå universitet finns systemet DSpace för att tillgängliggöra forskningsdata på webben. Det finns ingen automatisk koppling mellan universitetets forskningssystem och DSpace utan forskarna för manuellt in uppgifter i databasen. Vetenskapsrådet ska fatta beslut om en eventuell fortsättning på projektet. SLU kommer emellertid att gå vidare och rikta in arbetet på en bredare e- arkivlösning som omfattar såväl forskningshandlingar som utbildningshandlingar och administrativa handlingar. Administrativa handlingar För hanteringen av administrativa handlingar använder universitet Agresso för ekonomiadministration, Baltzar för fakturahantering och Primula för personaladministration. Därutöver finns flera stödsystem såsom lokalbokningssystem. Beträffande ekonomihandlingar ställs bokslut, balansräkning, resultaträkning m.m. av vartannat år. Handlingarna arkiveras på papper medan grundbok och huvudbok finns i Agresso. Personalhandlingar förs med fem års intervall över till universitetsadministrationens arkiv. Personaldossiéer sorteras efter personnummer.

5 Inspektionsrapport 5 (9) 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar Handlingar rörande antagningen hanteras i det gemensamma antagningsregistret NyA. Verket för högskoleservice (VHS) har till uppgift att på uppdrag av universitet och högskolor biträda vid antagning. Ett avtal mellan universitetet och VHS reglerar uppdraget. SLU är på uppdrag av Naturvårdsverket datavärdar för resultat inom olika undersökningar inom miljöövervakning. Ansvaret för handlingarna behandlas i korthet på myndigheternas webbplatser. Där framgår att Naturvårdsverket äger de data som samlats in inom miljöövervakningen medan SLU har ansvar för att lagra, arkivera och tillhandahålla data till dem som önskar ta del av handlingarna. Ansvarsförhållande regleras genom avtal. Bevarandefrågor såsom krav på format har emellertid inte beaktats enligt SLU. Överföring till bevarande SLU har inte överfört elektroniska handlingar till särskilt system för bevarande. DSpace betraktas enbart som ett försök att ta fram metoder för digital arkivering och publicera forskningsdata. Universitetets elektroniska handlingar lagras idag genom back-up-systemet, vilket bl.a. innebär att handlingarna inte har fått ett lämpligt bevarandeformat. Vid universitetet är man medveten om att detta är en ohållbar lösning och planerar att överföra merparten av e-handlingarna till xmlformat. SLU samarbetar också med Linköpings universitet om att införa en e- arkivlösning som omfattar respektive universitets samtliga elektroniska handlingar. Inom kort kommer SLU att byta webb med vilken det också ska vara möjligt att göra automatiserade och periodvisa avställningar. SLU:s nuvarande webbplats har med andra ord ännu inte överförts till bevarade. Kungliga bibliotekets insamlande av webbsidor och eventuellt kommande krav om pliktleveranser omfattar inte bevarandetekniska frågor. Ett eventuellt pliktleveransförfarande till Kungliga biblioteket ersätter heller inte arkivlagens (SFS 1990:782) krav på att en myndighets allmänna handlingar ska bevaras hos myndigheten. Strategi för bevarande SLU har inte upprättat någon strategi för bevarande, det vill säga beskrivning av myndighetens åtgärder för att säkerställa bevarande av de elektroniska handlingarna, enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) (RA-FS 2009:1). Strategin ska omfatta en myndighets samtliga elektroniska handlingar, dvs. såväl olika system som webbplats. Vid SLU finns ett policydokument beträffande digitalt bevarande av elektroniska handlingar. Dokumentet upprättades innan Riksarkivets nya föreskrifter om elektroniska handlingar trädde i kraft och stämmer därför inte överens med kraven i

6 Inspektionsrapport 6 (9) 3 kap. RA-FS 2009:1. Bl.a. föreslås optiska skivor till databärare för universitetets elektroniska handlingar. Riksarkivet har på senare tid ändrat uppfattning om möjligheten ett ge råd om användning av optiska skivor då typer, fabrikat m.m. blivit oöverskådligt och därigenom omöjligt att bedöma. Riksarkivet förespråkar därför snarare bevarande på hårddisk, t.ex. genom en säker RAID-lösning, än optiska skivor. Myndigheten ska dock välja lagringssätt efter myndighetens behov av åtkomst m.m. till de elektroniska handlingar som förts över till bevarande. Dokumentation Systemchefen vid SLU har en förteckning över samtliga system vid universitetet. Ansvaret är dock delegerat till olika systemägare inom organisationen. Institutionerna ansvarar med andra ord för de specifika system som finns vid enheten. Samordning och viss styrning sker bl.a. genom s.k. förvaltningsplaner. SLU har upprättat förvaltningsplaner till de system som finns vid universitetet. Som underlag inför inspektionen skickade SLU in tre förvaltningsplaner tillhörande bevarande- och tillgängliggörandesystemet för forskningsdata DSpace, diarieföringssystemet Godis och arkivredovisningssystemet UWA. Förvaltningsplanerna är utformade efter en mall som innehåller information om bl.a. förvaltningsobjekt, förvaltningsaktiviteter, rutiner förvaltningsorganisation och säkerhet. Planerna klarlägger i första hand ansvarsroller och rutiner. I slutet på de förvaltningsplaner som Riksarkivet har tagit del av finns också hänvisning till vidare information om systemen. Riksarkivet vill påminna SLU om att bestämmelserna i 5 kap. RA-FS 2009:1 omfattar samtliga typer av elektroniska handlingar, vilket innebär att även universitetets webbplats ska dokumenteras. SLU bör även stämma av förvaltningsplanerna och tillhörande dokumentation med 5 kap. RA-FS 2009:1 då kraven på dokumentation till viss del har utökats i förhållande till tidigare föreskrift. Systemförvaltningsmodell, IT-säkerhet och ändringslogg Universitetet tillämpar en delvis egenutvecklad systemförvaltningsmodell som bygger på ett antal olika metoder från bl.a. andra universitet och kommunsektorn. Beträffande IT-säkerhet utgår universitetet från den nu upphörda Verket för förvaltningsutveckling (Verva):s föreskrifter på området. Universitetet uppfattar även spårbarhet som en mycket viktig del i hanteringen av system. I de större systemen hanteras och bevaras därför ändringsloggar. I 4 kap. 9 RA-FS 2009:1 anges också att myndigheterna ska säkerställa bevarandet av de ursprungliga elektroniska handlingarna innan ändringar görs, om inte handlingarna ska gallras i enlighet med lag, förordning eller myndighetsföreskrifter.

7 Inspektionsrapport 7 (9) Handlingar på papper Vid SLU finns en butik som köper in papper, etiketter och aktomslag. Institutioner och övriga enheter köper i sin tur produkter från butiken. Universitetet använder leverantörsförsäkran. Ljud- och bildupptagningar samt fotografier SLU har förtecknat videoinspelningar, bildspel och pappersfotografier som upprättats i samband med promotion- och installationstillfällen. Databärarna har i vissa fall ordnats tillsammans med övriga handlingar. Det framgår av arkivförteckningen att volymerna även innehåller andra databärare än papper. Riksarkivet påpekade att vid eventuell leverans av handlingarna till Riksarkivet krävs att de olika databärarna ordnas och förtecknas i separata serier. Universitetets pappersfotografier har ordnats i syrefria kuvert och förtecknats i ett separat system, där man också dokumenterat vad fotot föreställer. Förekomsten av liknande handlingar; t.ex. digitala fotografier, ljud- och bildupptagningar, på institutionsnivå, framförallt inom forskningsverksamheten, bedöms inte vara omfattande. På institutionsnivå förekommer i vissa fall pappersfotografier, diabilder och glasplåtar. Handlingarna förvaras i särskilda förvaringsmedel. 5. Gallring Förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. reglerar gallring av uppgifter i antagningsregister och studieregister. För gallring av uppgifter i studieregister gäller bestämmelserna i 2 kap. 7 och för antagningsregister finns gallringsbestämmelser i 4 kap. 6. SLU har dokumenterat tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter (RA-FS) genom beslut eller gallrings- och dokumenthanteringsplaner. Riksarkivet ser positivt på universitetets arbete med de gallrings- och dokumenthanteringsplaner som har anpassats efter universitetets verksamhet och strukturerats efter processer. Vid inspektionstillfället diskuterades gallringsfristen för e-postloggar som enligt SLU:s tillämpningsbeslut uppgår till 8 veckor. I praktiken bevarar SLU e- postloggar i 2 år. Bevarandetiden för e-postloggar kommer att ändras till 1 år. SLU har flera myndighetsspecifika gallringsföreskrifter (RA-MS). En del av dem är inaktuella då t.ex. arkivbildaren upphört men verksamheten fortsatt inom en annan institution. SLU kommer att inkomma med en framställan om förnyade beslut. För att undgå att organisationsändringar påverkar gallringsbesluten bör SLU framöver anges som arkivbildare.

8 Inspektionsrapport 8 (9) 6. Arkivredovisning Universitetets arkivbildare har separata arkivredovisningar. Samtliga arkivredovisningar finns tillgängliga på SLU:s webbplats genom verktyget University web archive (UWA). UWA är ett arkivredovisningssystem där universitetets olika arkivbildare ansvarar för att uppdatering av redovisningen sker. SLU har ambitionen att det nya dokument- och ärendehanteringssystemet ska ersätta UWA, dvs. uppgifter från arkivredovisningen ska integreras med registrering av universitetets allmänna handlingar som diarieförs. Arkivbeskrivning Det exempel på arkivbeskrivning som skickades in inför inspektionen avsåg universitetsadministrationen. I denna arkivbeskrivning finns en tydlig redogörelse för universitetets arbetsuppgifter och organisation, viktigare typer av handlingar och sökingångar till arkivet. Arkivbeskrivningen för universitetsadministrationen uppdaterades senast år Institutionerna upprättar egna arkivbeskrivningar. Arkivförteckning SLU använder allmänna arkivschemat som förteckningsplan. Under 2011 kommer SLU att utveckla en ny arkivredovisning enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 2008:4). Forskningsprocessen är redan kartlagd och SLU:s nuvarande diarie- och dossierplan är även strukturerad efter universitetets verksamhetsområden och processer. Arkivförteckningarna omfattar arkivbildarnas olika typer av handlingar. Universitetets publikationer, såsom avhandlingar, finns upptagna i arkivförteckningen. Gallringsbara handlingar redovisas inte i arkivförteckningen. Institutionerna använder gallringsprotokoll. De typer av handlingar som får gallras redovisas i universitetets gallrings- och dokumenthanteringsplaner. Vid inspektionstillfället genomfördes en stickprovskontroll för att följa två ärenden i diariet via arkivförteckningen till arkivboxen. I båda fallen återfanns uppgifter om ärendena i arkivförteckningen och akterna återfanns i arkivet. 7. Arkivlokaler SLU har flera arkivlokaler. Vid universitetsadministrationen finns tre arkivlokaler. Institutionerna har egna lokaler. Vidare finns ett centralarkiv dit upphörda arkivbildare flyttar sina arkiv.

9 Inspektionsrapport 9 (9) Någon kontroll av universitetets arkivlokaler genomfördes inte under inspektionen. Riksarkivet kan dock vid ett senare tillfälle inspektera lokalerna. Anna-Kristina Andersson Arkivarie