BILAGA 1 - RAPPORTERINGSINSTRUKTION AVIKATORN

Transkript

1 Dokumentnummer D BILAGA 1 - RAPPORTERINGSINSTRUKTION AVIKATORN Avvikelsehantering

2 INSTRUKTION D (7) Revisionsförteckning Rev Datum Upprättad av Information Uppdaterad efter work shop Rev efter avvikelsemöte Kompletterad med arbetsmiljö, samt ändrad till Bilaga Godkänd efter remiss i LGR Godkänd efter remiss i LGR BILAGA 1 - RAPPORTERINGSINSTRUKTION AVIKATORN Avvikelsehantering Källförteckning [1] Rutin för Avvikelsehantering D [2] Bilaga 2 Handläggarinstruktion Avikatorn D [3] Bilaga 3 Förteckning på behöriga personer i Avikatorn D

3 INSTRUKTION D (7) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 SYFTE OMFATTNING DEFINITION Avvikelse Flygsäkerhet/airsiderelaterat Luftfartsskydd/Security Driftanmärkning Fordonstrafik Ramptjänst, ej direkt flygsäkerhetsrelaterad Arbetsmiljöärende... Fel! Bokmärket är inte definierat. 3.3 Kundsynpunkt... Fel! Bokmärket är inte definierat. 3.4 Miljöärende Felanmälan INSTRUKTION Övergripande processbeskrivning Hur man rapporterar en avvikelse... 6

4 INSTRUKTION D (7) 1 SYFTE Syftet med detta dokument är att göra det tydligt för var och en hur och vad man rapporterar i Avikatorn. 2 OMFATTNING Alla har ett ansvar att rapportera in händelser som kan klassas som en avvikelse eller störning i verksamheten, dvs något som avviker från beslutade eller förväntade standards. Dessa kan tex vara flygrelaterade, miljörelaterade, eller driftsrelaterade. Felanmälan ses inte som en avvikelse och ska INTE göras i Avikatorn. Tydligare definitioner, se nedan. 3 DEFINITION 3.1 Avvikelse En avvikelse är något som avviker från vårt regelverk (AR), våra rutiner, standards eller innebär någon form av fara för flygsäkerhet eller luftfartsskydd. En avvikelse kommer, om den inte åtgärdas, leda till minskad effektivitet i vår dagliga verksamhet, minskad säkerhet, minskat förtroende för vår flygplats och en låt-gå-kultur. Observera att avvikelse inte ska förväxlas med felanmälan. En avvikelse kan tex kategoriseras under något av följande: Flygsäkerhet/airsiderelaterat Avvikelser inom flygsäkerhet kan vara tex incursions, felaktig push back, riskabel fordonskörning, fågelkollision eller avsaknad av varselkläder Luftfartsskydd/Security Exempel på avvikelser inom luftfartsskydd är ogiltig/felande badge, dörr mot airside som inte stängts eller besökare utan ledsagning Driftanmärkning Fordonstrafik När det brister i utrustning eller rutiner i handhavande - Swedavias eller externa aktörers. Bör dock inte förväxlas med Felanmälan! Om någon bryter mot de fordonsregler som finns definierade i AR, tex hastighetsöverträdelse, felparkering eller ogiltigt fordonstillstånd Ramptjänst, ej direkt flygsäkerhetsrelaterad Kan tex innebära felaktig lastning, felaktig avisning, fel hantering av klossar och koner eller otillåten tankning.

5 INSTRUKTION D (7) 3.2 Miljöärende 3.3 Felanmälan Miljöärenden kan innebära flygbullerklagomål, eller förorenande utsläpp till mark, vatten eller luft, ex oljeläckage. Ett miljöärende kan ofta uppstå som konsekvens av någon annan avvikelse. En felanmälan ska göras när något går sönder i normalt bruk, som en följd av normal förslitning och som kräver en snabb insats. Skriver man en avvikelse kommer det automatiskt gå ett par dagar pga ren administration. Felanmälan görs till ÖVC, tel Om felet kvarstår, trots felanmälan, kan en avvikelse skrivas, eftersom detta då tyder på fel i eller avsteg från våra rutiner. Exempel på felanmälan: En rulltrappa som har stannat. Lampor som inte fungerar 4 INSTRUKTION 4.1 Övergripande processbeskrivning 1) Rapportering av avvikelse enligt nedan instruktion. 2) Automatiskt går till Rapportcentralen i Stockholm som kategoriserar ärendet och fördelar ut ärendet till lämplig handläggare. 3) Handläggaren hanterar ärendet enligt handläggarinstruktion och utser intressenter som ska ha information om ärendets progress. För att rapportören ska kunna få återkoppling på ärendet krävs att man angett sin adress (eller är upplagd som intressent eller handläggare). Efter uppföljning avslutas ärendet av handläggaren. Som rapportör ska du kunna kräva att få en återkoppling på vilken åtgärd som vidtagits.

6 INSTRUKTION D (7) 4.2 Hur man rapporterar en avvikelse Avvikelser kan rapporteras in via intranätet eller extranätet. För registrerade handläggare går det även att rapportera via QDHB, vilket inte beskrivs här. 1) På intranätet, gå in via Stöd och Service och Avvikelsehantering, Klicka på Till Avikatorn, alternativt på extranätet via Avvikelserrapport och Skicka avvikelserapport. Följande vy kommer då upp: 2) Fyll i samtliga uppgifter i det gröna fältet. Om man inte fyller i Epost så minskar möjligheterna för att få återrapportering på ärendet. 3) Fyll i så mycket som möjligt i det vita fältet. Händelsebeskrivning måste fyllas i. Fyll gärna i: Vad som hänt Vilka inblandade Risk eller effekt av händelsen Vad du tror orsakade händelsen Om åtgärder redan är vidtagna

7 INSTRUKTION D (7) Ju tydligare information, desto enklare för Rapportcentral och Handläggare att jobba vidare med ärendet. Tänk på att Rapportcentralen ska kunna kategorisera ditt ärende och utse handläggare utifrån din beskrivning. 4) Fyll i de framslumpade siffrorna i fältet nedan. 5) Innan rapporten skickas in ska man ta ställning till om man vill lämna ytterligare information för detaljering av ärendet, genom att klicka Ja eller Nej i det gula fältet nedan: Här har man möjlighet att ytterligare definiera ärendet, vilken kategori det tillhör, på vilket område avvikelsen inträffade och om något särskilt system var inblandat. Förklaring till rubrikerna fås genom att ställa musmarkören över texten. Gäller avvikelsen tex luftfartsskydd klickar man Avvikelse och därefter underkategori Luftfartsskydd i rutan till höger, se bilden ovan. 6) När formuläret är ifyllt trycker man på Skicka och ett automatiskt går till Rapportcentralen.