Arbetsgrupp D-huset. Vilka är vi? Vad gör vi? Vad är på gång?

Transkript

1 Arbetsgrupp D-huset Vilka är vi? Vad gör vi? Vad är på gång?

2 Arbetsgrupp D-huset Arbetsgruppen inför flytt till D-huset Marcus Jungevall, ekonom UF (sammankallande) Erika Sjöding, samordnare UF Samuel Zethson, controller KFU Per-Olof Svedin, utbildningsledare FFK Margareta Johansson, samordnare TFK

3 Arbetsgrupp D-huset Gruppens huvuduppgifter Principer för kostnadsfördelning Gemensamma utrymmen Personalrum, entré, mötesrum Servicetjänster Brandsäkerhet/HLR/miljö Trivsel

4 Arbetsgrupp D-huset Personalrummet Plan 2

5 Arbetsgrupp D-huset Personalrummet Plan 3

6 Arbetsgrupp D-huset Personalrummet i siffror 159 sittplatser (76 st plan 2, 83 st plan 3) 22 mikrovågsugnar (11 st per våning) 4 kaffeautomater (2 st per våning) 7 kylskåp (3,5 st per våning) 1 frys (0,5 st per våning) 8 diskmaskiner (4 st per våning)

7 Arbetsgrupp D-huset Mötesrum Målsättningen är att ett förslag på inredning och ITutrustning i de olika mötesrummen i D-huset och i Key ska presenteras till gruppens nästa möte 6/12. Gruppen har även fått uppdrag att ge namn till de olika mötesrummen i D-huset. Vi återkommer med information kring hur det ska gå till.

8 Arbetsgrupp D-huset Servicetjänster Gruppen håller på att se över våra avtal gällande extra servicetjänster som vi idag har med lokalvården. Dessa servicetjänster avser bland annat: Extra lokalvård i personalrummet Post- och godshantering HUS-servicetjänster Transporter Hantering av toner, papper, kontorsmaterial mm

9 Arbetsgrupp D-huset Servicetjänster Gruppen kommer även se över eventuellt behov av avtal kring växter i D-huset.

10 Arbetsgrupp D-huset Brandsäkerhet/HLR/miljö Respektive organisations brandsamordnare ser gemensamt över rutiner för brandsäkerhet i D-huset. Olika aktiviteter i vår planeras för att öka vår medvetenhet om brandsäkerhet i de nya lokalerna. Information om respektive organisations HLR (Hjärt-Lungräddning)-utbildade personal samlas in och kommer synliggöras i D-huset.

11 Arbetsgrupp D-huset Brandsäkerhet/HLR/miljö forts Avfallshanteringen i D-huset ses över för att få så bra och miljövänliga flöden av avfall som möjligt, för att underlätta både för medarbetare och LiU:s avfallshantering.

12 Arbetsgrupp D-huset Trivsel En grupp med representanter från de olika organisationernas egna festkommittéer kommer bilda en trivsel-grupp för D-huset. Gruppen kommer bland annat ansvara för: Invigning Gemensamma aktiviteter Respektive organisations festkommittéer kommer kvarstå även efter flytten.

13 Arbetsgrupp D-huset Studiebesök D-huset I slutet november/början december kommer studiebesök i D-huset anordnas för alla som ska flytta dit. På studiebesöken kommer representation från Akademiska Hus och projektet finnas på plats. Följande tider gäller: 28/11 kl 9-10 FFK 29/11 kl 9-10 TFK 30/11 kl 9-10 KFU 5/12 kl 9-11 UL

14 Arbetsgrupp D-huset Studiebesök D-huset 5/12 kl IBL 6/12 kl UF (USB) 6/12 kl 9-10 UF (UFK, JE, LIS) 7/12 kl 9-10 UF (DA, MoS, UE) 12/12 kl UF (EFA) 13/12 kl UF (HRA) 16/12 kl UF uppsamlingsheat (anmälan senast 9/12 till Marcus Jungevall)

15 Information till UF-medarbetare

16 Arbetsgrupp D-huset Information till UF-medarbetare Rensning av personalrum pågår och förråd är på gång. I december kommer detaljerade packinstruktioner att skickas ut med uppgifter om vad som ska packas i vad samt var kärl för det som kastas kommer att finnas. Tänk på att inte ställa saker i korridorerna med tanke på brandsäkerheten. Uppmärkning av möbler i Origo kommer också snart ske. Börja rensa redan nu!

17 Arbetsgrupp D-huset Information till UF-medarbetare forts. Respektive enhetschef har fått i uppgift att skicka in uppgifter om: Placering av medarbetare i kontorsytorna. Önskemål om lämpliga och mindre lämpliga veckor för flytt av verksamheten. Uppgifterna behövs redan nu för underlätta flyttplanering, märkning vid packning, skyltning mm. Era enhetschefer har även fått ritningar över era kontorsytor, så ni kan få en bild av tänkt möblering.

18 Arbetsgrupp D-huset Information till UF-medarbetare forts. Inför flytten kommer detaljerade flyttinstruktioner att skickas ut, vilka bland annat kommer att innehålla: Flyttschema Vad kan jag förvänta mig av flyttdagen? Vilket stöd (ergonomi, IT mm) som kommer att finnas till hands i samband med flytten.

19 Arbetsgrupp D-huset Information till UF-medarbetare forts. Just nu pågår en förnyad konkurrensutsättning av arbetsplats-möblerna till D-huset, så om några veckor vet vi exakt vilka möbler det blir. Beställning av möbler till resursrum, personalrum mm är också på gång att läggas för att skapa en rimlig leveranstid. Byte av kontorsstolar pågår och ska vara klart innan årsskiftet. UF:s standardstol heter RH Logic 400 och är klädd i svart tyg med armstöd som standard.

20 Arbetsgrupp D-huset Kontaktpersoner inom UF Marcus Jungevall: Samordning, lokaler, inredning, avtal, samarbete fakultetskanslierna. Åsa Borg: Kommunikation. Anna-Karin Fungbrandt: Beställningar, flyttlogistik. Erika Sjöding: Brandsäkerhet/HLR/miljö. Erik Joelsson: IT. Lina Landström och Pernilla Eriksson: HR-stöd, förändringsarbete.

21 Marcus Jungevall, UF Kansli